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図面 (19)

課題

文書承認プロセスを自動化するワークフローの作成を可能にする。

解決手段

画像形成装置1は、画像読取部5と、文字認識部101と、文字認識された文字情報の中からワークフロー情報を取得するワークフロー情報取得部102と、ワークフロー情報を含むコード画像を作成するコード画像作成部103と、コード画像付き画像を生成する生成部104と、コード画像付き画像のワークフローを作成するワークフロー作成部105と、ワークフローのコード画像付き画像を文書管理サーバー202に出力するネットワークインターフェイス部91と、コード画像を添付した電子メールを承認者に送信する電子メール通信部95と、コード画像付き画像を記録紙に画像形成する画像形成部12と、承認受付部108が承認可を受け付けた場合に署名付き画像を取得する署名付き画像取得部109と、を備える。

概要

背景

特許文献1に記載の情報処理装置管理システムでは、情報管理コンピューターが、個人端末から対象コンピューターに対する操作依頼(対象コンピューターのフォルダファイルの作成、削除、アカウント追加、シャットダウン等)の申請を受けると、当該申請に対する承認可否承認者コンピューターに要求して確認し、承認が確認された場合に個人端末からの操作依頼の実行を対象コンピューターに指示して操作依頼を反映させるとともに、個人端末から送信された操作依頼、当該操作依頼の承認結果、当該操作依頼の反映結果操作結果報告書形式データベースに記憶させることにより、対象コンピューターを管理している。

概要

文書の承認プロセスを自動化するワークフローの作成を可能にする。画像形成装置1は、画像読取部5と、文字認識部101と、文字認識された文字情報の中からワークフロー情報を取得するワークフロー情報取得部102と、ワークフロー情報を含むコード画像を作成するコード画像作成部103と、コード画像付き画像を生成する生成部104と、コード画像付き画像のワークフローを作成するワークフロー作成部105と、ワークフローのコード画像付き画像を文書管理サーバー202に出力するネットワークインターフェイス部91と、コード画像を添付した電子メールを承認者に送信する電子メール通信部95と、コード画像付き画像を記録紙に画像形成する画像形成部12と、承認受付部108が承認可を受け付けた場合に署名付き画像を取得する署名付き画像取得部109と、を備える。

目的

本発明は、上記の事情に鑑みなされたものであり、文書の承認プロセスを自動化するワークフローの作成を可能にすることを目的とする

効果

実績

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請求項1

画像形成装置文書管理サーバーメールサーバーとがネットワークを介して接続された文書承認管理システムであって、前記画像形成装置は、操作部と、申請者によりワークフロー作成指示を前記操作部が受け付けた場合に、申請者が承認者に対して承認を求める文書の画像を取得する画像取得部と、前記画像取得部が取得した画像に含まれる予め定められた領域内の文字文字認識する文字認識部と、前記文字認識部が文字認識した文字情報の中から、承認者の電子メールアドレスを含むワークフロー情報を取得するワークフロー情報取得部と、前記ワークフロー情報取得部が取得したワークフロー情報と、前記画像取得部が取得した画像を特定するための画像特定情報とを符号化したコード画像を作成するコード画像作成部と、前記コード画像作成部が作成したコード画像を前記画像取得部が取得した画像に付したコード画像付き画像を生成する生成部と、前記生成部が生成した前記コード画像付き画像と前記ワークフロー情報取得部が取得したワークフロー情報とを紐付けたワークフローを作成するワークフロー作成部と、前記ワークフロー作成部が作成したワークフローの前記コード画像付き画像を前記文書管理サーバーに出力する出力部と、前記コード画像を添付した電子メールを、前記ワークフロー情報に含まれる前記承認者の電子メールアドレスを送信宛先として前記メールサーバーに送信する電子メール送信部と、予め認証情報を記憶する認証情報記憶部と、前記電子メールを受信した承認者が前記操作部に入力した入力情報と、前記認証情報記憶部に予め記憶された認証情報とが一致するか否かを判断し、当該一致が判断された場合に承認者によるログインであると判断する認証部と、前記電子メールに添付された前記コード画像の読み取りがあった場合、又は、前記認証部にて承認者によるログインであると判断された状態において前記コード画像付き画像についての印刷指示を受け付けた場合に、前記文書管理サーバーに保管された前記コード画像付き画像を読み出す読出制御部と、前記読出制御部により読み出された前記コード画像付き画像を記録紙に画像形成する画像形成部と、前記認証部にて承認者によるログインであると判断された場合に、前記画像形成部により前記コード画像付き画像が画像形成された記録紙の内容についての承認の可否を受け付ける承認受付部と、前記承認受付部において承認可を受け付けた場合に、前記画像形成部により前記コード画像付き画像が画像形成された記録紙に対して当該承認者が署名した署名付き画像を取得する署名付き画像取得部と、を備え、前記出力部は、前記署名付き画像取得部が取得した署名付き画像を前記文書管理サーバーに出力する、文書承認管理システム。

請求項2

前記電子メール送信部は、前記承認受付部において承認の可否を受け付けた場合に、当該承認の可否を通知する電子メールを、前記ワークフロー情報に含まれる前記申請者の電子メールアドレスを送信宛先として前記メールサーバーに送信する、請求項1に記載の文書承認管理システム。

請求項3

前記文書管理サーバーは、文書のステータスを管理するステータス管理部を備え、前記ステータス管理部は、前記文書管理サーバーに保管された前記コード画像付き画像が前記画像形成部にて記録紙に画像形成されると、当該コード画像付き画像にかかる文書のステータスを「審査中」に更新し、前記承認受付部において承認可を受け付けた場合に、当該文書のステータスを「承認済み」に更新し、前記承認受付部において承認の拒否を受け付けた場合に、当該文書のステータスを「拒否済み」に更新する、請求項1又は請求項2に記載の文書承認管理システム。

請求項4

前記認証部は、前記操作部に入力された入力情報と、前記認証情報記憶部に予め記憶された認証情報とが一致するか否かを判断し、当該一致が判断された場合に正規の申請者によるログインであると判断し、前記ワークフロー作成部は、前記認証部にて当該正規の申請者によるログインであると判断され、かつ、正規の申請者によりワークフローの作成指示を受け付けた場合に、前記生成部が生成した前記コード画像付き画像と前記ワークフロー情報取得部が取得したワークフロー情報とを紐付けたワークフローを作成する、請求項1乃至請求項3の何れか1つに記載の文書承認管理システム。

請求項5

前記ワークフロー情報取得部は、前記文字認識部が文字認識した文字情報の中から、前記ワークフロー情報として、マニュアルサインデジタルサイン、及びその両方の何れかであるかを示す承認者による署名の種類を取得し、前記署名付き画像取得部は、(1)前記コード画像が前記承認者による署名の種類としてマニュアルサインを示す場合には、前記画像取得部にて取得された画像を前記署名付き画像として取得し、(2)前記コード画像が前記承認者による署名の種類としてデジタルサインを示す場合には、当該承認者が前記操作部に入力した署名データが前記認証情報記憶部に予め記憶された正しい署名データと一致すると判定されると、前記コード画像付き画像にデジタル署名を示す情報を付加した画像を前記署名付き画像として取得し、(3)前記コード画像が前記承認者による署名の種類としてマニュアルサイン及びデジタルサインの両方を示す場合には、当該承認者が前記操作部に入力した署名データが前記認証情報記憶部に予め記憶された正しい署名データと一致すると判定されると、前記画像取得部にて取得された画像にデジタル署名を示す情報を付加した画像を前記署名付き画像として取得する、請求項1乃至請求項4の何れか1つに記載の文書承認管理システム。

請求項6

前記画像形成装置は、前記コード画像付き画像が画像形成された記録紙に対して手書きで署名されたマニュアルサインと、前記認証情報記憶部に予め記憶された当該承認者のマニュアルサインとが一致するか否かを判断する署名判定部を、更に備え、前記署名付き画像取得部は、(1)前記コード画像が前記承認者による署名の種類としてマニュアルサインを示す場合には、前記署名判定部において一致すると判定されると、前記画像取得部にて取得された画像を前記署名付き画像として取得し、前記署名判定部において一致しないと判定されると、前記署名付き画像として取得せずに、前記承認受付部における承認可を承認の拒否に変更させ、(2)前記コード画像が前記承認者による署名の種類としてデジタルサインを示す場合には、当該承認者が前記操作部に入力した署名データが前記認証情報記憶部に予め記憶された正しい署名データと一致するときに、前記コード画像付き画像にデジタル署名を示す情報を付加した画像を前記署名付き画像として取得し、当該正しい署名データと一致しないと判定されると、前記署名付き画像として取得せずに、前記承認受付部における承認可を承認の拒否に変更させ、(3)前記コード画像が前記承認者による署名の種類としてマニュアルサイン及びデジタルサインの両方を示す場合には、当該承認者が前記操作部に入力した署名データが前記認証情報記憶部に予め記憶された正しい署名データと一致し、かつ、前記署名判定部において一致すると判定されると、前記コード画像付き画像にデジタル署名を示す情報を付加した画像を前記署名付き画像として取得し、前記署名判定部において一致しないと判定された場合、又は、当該正しい署名データと一致しないと判定された場合に、前記署名付き画像として取得せずに、前記承認受付部における承認可を承認の拒否に変更させる、請求項5に記載の文書承認管理システム。

技術分野

0001

本発明は、文書承認管理システムに関し、特に、文書承認プロセスを自動化するワークフローを作成するための技術に関する。

背景技術

0002

特許文献1に記載の情報処理装置管理システムでは、情報管理コンピューターが、個人端末から対象コンピューターに対する操作依頼(対象コンピューターのフォルダファイルの作成、削除、アカウント追加、シャットダウン等)の申請を受けると、当該申請に対する承認の可否承認者コンピューターに要求して確認し、承認が確認された場合に個人端末からの操作依頼の実行を対象コンピューターに指示して操作依頼を反映させるとともに、個人端末から送信された操作依頼、当該操作依頼の承認結果、当該操作依頼の反映結果操作結果報告書形式データベースに記憶させることにより、対象コンピューターを管理している。

先行技術

0003

特開2005−202931号公報

発明が解決しようとする課題

0004

しかしながら、特許文献1では、情報管理コンピューターが、個人端末からの操作依頼の申請に対する承認の可否を承認者コンピューターに確認して対象コンピューターを管理するに際して、その管理履歴(つまり、個人端末からの対象コンピューターに対する操作依頼、その承認結果、対象コンピューターでの反映結果)を、操作結果報告書の形式でデータベースに記憶しているだけであり、承認を求める文書を管理するワークフローシステムではない。このため、特許文献1では、文書の承認プロセスを自動化するワークフローを作成することができない。

0005

本発明は、上記の事情に鑑みなされたものであり、文書の承認プロセスを自動化するワークフローの作成を可能にすることを目的とする。

課題を解決するための手段

0006

本発明の一局面にかかる文書承認管理システムは、画像形成装置文書管理サーバーメールサーバーとがネットワークを介して接続された文書承認管理システムであって、前記画像形成装置は、操作部と、申請者によりワークフローの作成指示を前記操作部が受け付けた場合に、申請者が承認者に対して承認を求める文書の画像を取得する画像取得部と、前記画像取得部が取得した画像に含まれる予め定められた領域内の文字文字認識する文字認識部と、前記文字認識部が文字認識した文字情報の中から、承認者の電子メールアドレスを含むワークフロー情報を取得するワークフロー情報取得部と、前記ワークフロー情報取得部が取得したワークフロー情報と、前記画像取得部が取得した画像を特定するための画像特定情報とを符号化したコード画像を作成するコード画像作成部と、前記コード画像作成部が作成したコード画像を前記画像取得部が取得した画像に付したコード画像付き画像を生成する生成部と、前記生成部が生成した前記コード画像付き画像と前記ワークフロー情報取得部が取得したワークフロー情報とを紐付けたワークフローを作成するワークフロー作成部と、前記ワークフロー作成部が作成したワークフローの前記コード画像付き画像を前記文書管理サーバーに出力する出力部と、前記コード画像を添付した電子メールを、前記ワークフロー情報に含まれる前記承認者の電子メールアドレスを送信宛先として前記メールサーバーに送信する電子メール送信部と、予め認証情報を記憶する認証情報記憶部と、前記電子メールを受信した承認者が前記操作部に入力した入力情報と、前記認証情報記憶部に予め記憶された認証情報とが一致するか否かを判断し、当該一致が判断された場合に承認者によるログインであると判断する認証部と、前記電子メールに添付された前記コード画像の読み取りがあった場合、又は、前記認証部にて承認者によるログインであると判断された状態において前記コード画像付き画像についての印刷指示を受け付けた場合に、前記文書管理サーバーに保管された前記コード画像付き画像を読み出す読出制御部と、前記読出制御部により読み出された前記コード画像付き画像を記録紙に画像形成する画像形成部と、前記認証部にて承認者によるログインであると判断された場合に、前記画像形成部により前記コード画像付き画像が画像形成された記録紙の内容についての承認の可否を受け付ける承認受付部と、前記承認受付部において承認可を受け付けた場合に、前記画像形成部により前記コード画像付き画像が画像形成された記録紙に対して当該承認者が署名した署名付き画像を取得する署名付き画像取得部と、を備え、前記出力部は、前記署名付き画像取得部が取得した署名付き画像を前記文書管理サーバーに出力する、ものである。

発明の効果

0007

本発明によれば、文書の承認プロセスを自動化するワークフローの作成を可能にすることができる。

図面の簡単な説明

0008

本発明の第1実施形態にかかる文書承認管理システムを示す図である。
第1実施形態の文書承認管理システムにおける画像形成装置と文書管理サーバーの主要内部構成例を示す機能ブロック図である。
第1実施形態の文書承認管理処理の一例を示すフローチャートである。
図3に続く文書承認管理処理の一例を示すフローチャートである。
署名種類判定処理の一例を示すフローチャートである。
第1実施形態にかかる文書承認管理システムにおける処理の流れを説明するための図である。
(A)は画像形成装置の表示部に表示された機能選択画面の一例を示す図、(B)は画像形成装置の表示部に表示された認証情報入力画面の一例を示す図である。
(A)は画像形成装置の表示部に表示されたワークフロー作成の選択画面の一例を示す図、(B)は申請者が承認者に対して承認を求める文書のワークフローが作成される流れの一例を示す図である。
(A)はワークフロー情報の設定画面の一例を示す図、(B)は承認を求める文書のスキャン画像における文字認識領域の一例を示す図である。
(A)は申請者からの文書のワークフローについて承認者が承認の可否を決定する流れの一例を示す図、(B)はコード画像の印刷とログインの選択画面の一例を示す図である。
(A)は画像形成装置の表示部に表示された承認者の認証情報入力画面の一例を示す図、(B)は画像形成装置の表示部に表示されたワークフロー選択画面の一例を示す図である。
承認者がマニュアルサインを行うことで文書の承認がされるワークフローの流れを示す図である。
(A)は画像形成装置の表示部に表示された承認可否選択画面の一例を示す図、(B)は承認者が記録紙にマニュアルサインすることを示す図、(C)はマニュアルサインされた記録紙をスキャンすることを示す図、(D)は画像形成装置の表示部に表示されたワークフローが承認済み文書であることを示す図である。
承認者がデジタルサインを行うことで文書の承認がされるワークフローの流れを示す図である。
(A)は画像形成装置の表示部に表示された承認可否選択画面の一例を示す図、(B)は承認者が記録紙にデジタルサインの入力画面の位置の一例を示す図、(C)は画像形成装置の表示部に表示されたワークフローが承認済み文書であることを示す図である。
承認者がマニュアルサインとデジタルサインの両方を行うことで文書の承認がされるワークフローの流れを示す図である。
(A)は画像形成装置の表示部に表示された承認可否選択画面の一例を示す図、(B)は承認者が記録紙にデジタルサインの入力画面の位置の一例を示す図、(C)はマニュアルサインされた記録紙をスキャンすることを示す図、(D)は画像形成装置の表示部に表示されたワークフローが承認済み文書であることを示す図である。
第2実施形態の文書承認管理システムにおける画像形成装置と文書管理サーバーの主要内部構成例を示す機能ブロック図である。

実施例

0009

以下、本発明の第1実施形態の画像形成装置について図面を参照して詳細に説明する。

0010

図1は、本発明の第1実施形態にかかる文書承認管理システムの外観を示す図である。第1実施形態の文書承認管理システム200は、画像形成装置1と文書管理サーバー202とメールサーバー203とがネットワークを介して接続されている。また、承認者の端末装置201は、ネットワークを介して画像形成装置1と接続されている。

0011

文書管理サーバー202は、例えば、文書の管理を自動化するデジタルワークフローを作成する機能を有するサーバーである。

0012

メールサーバー203は、ネットワーク内で、利用者宛の電子メールを管理したり、利用者が送信した電子メールを他のネットワークに配送したりする機能を有するサーバーである。

0013

端末装置201は、例えば、ノート型コンピューター、タブレット型コンピューターデスクトップ型コンピューターなどの端末装置であって、表示部222と、通信部224と、図示しない制御ユニットとを備えている。これらの構成要素は、互いにバスを通じてデータ又は信号の送受信が可能とされている。例えば、端末装置201には、画像形成装置1との間でメールを送受信するための通信アプリケーションインストールされている。

0014

表示部222は、液晶ディスプレイ(LCD:Liquid Crystal Display)や有機EL(OLED:Organic Light-Emitting Diode)などから構成される。

0015

通信部224は、不図示のLANチップなどの通信モジュールを備える通信インターフェイスである。通信部224は、画像形成装置1との通信機能を有する。

0016

次に、画像形成装置1について図面を参照して説明する。画像形成装置1は、例えば、コピー機能プリンター機能スキャナー機能、及びファクシミリ機能のような複数の機能を兼ね備えた複合機である。

0017

図1に示すように、画像形成装置1は、装置本体2と、装置本体2の上方に配置された画像読取部5と、画像読取部5と装置本体2との間に設けられた連結部3とから構成される。

0018

画像形成装置1の外郭を構成する筐体7には、画像形成装置1の様々な機能を実現するための複数の構成機器が収容されている。例えば、筐体7には、画像読取部5、画像形成部12(図2)、定着部13(図2)、給紙部30等が収容されている。

0019

画像読取部5は、原稿搬送部6と、原稿搬送部6により搬送されてくる原稿又は不図示のコンタクトガラスに載置された原稿を光学的に読み取るスキャナーとを有するADF(Auto Document Feeder)である。画像形成装置1が画像読取動作を行う場合、画像読取部5は、原稿搬送部6により搬送されてくる原稿又は不図示のコンタクトガラスに載置された原稿を1枚ずつ読み取ることで、原稿の画像を取得する。

0020

画像形成部12は、感光体ドラム帯電装置露光装置現像装置、及び転写装置を備え、画像読取部5によって読み取られた画像や、ネットワーク接続された複数の端末装置201、文書管理サーバー202、メールサーバー203などや他のファクシミリ装置から送られてくる印刷データを用いて、給紙部30から供給される記録紙に画像を形成(印刷)する。画像形成済みの記録紙は定着部13による定着処理を受けた後、排出トレイ4に排出される。

0021

操作部47は、ユーザーにより操作されるものである。操作部47は、例えば、画像形成装置1により可能な機能の実行を指示するためのスタートキーやユーザー(操作者)の操作を確定させる決定キーエンターキー)、更に、数値入力を行うための数値入力キー等を備える。

0022

また、操作部47は、ユーザーへの操作案内等を表示する表示部473を備えている。表示部473はタッチパネルになっており、ユーザーは表示部473に表示される画像やアイコンに触れることで画像形成装置1を操作することができる。

0023

次に、画像形成装置1の構成を説明する。図2は、第1実施形態の画像形成装置の主要内部構成例を示すブロック図である。

0024

画像形成装置1は、制御ユニット10を備える。制御ユニット10は、プロセッサー、RAM(Random Access Memory)、及びROM(Read Only Memory)などから構成される。プロセッサーは、CPU(Central Processing Unit)、MPU(Micro-Processing Unit)、又はASIC(Application Specific IntegratedCircuit)等である。

0025

画像読取部5は、制御ユニット10による制御の下、光照射部及びCCDセンサー等を有する読取機構を備える。画像読取部5は、光照射部により原稿を照射し、その反射光をCCDセンサーで受光することにより、原稿から画像を読み取る。

0026

画像処理部31は、画像読取部5で読み取られた原稿画像を、必要に応じて画像処理する。例えば、画像処理部31は、画像読取部5により読み取られた画像が画像形成部12により画像形成された後の品質を向上させるために、シェーディング補正等の予め定められた画像処理を行う。

0027

画像メモリー32は、画像読取部5による読取で得られた原稿画像を一時的に記憶したり、画像形成部12による画像形成の対象となる画像を一時的に保存したりする領域である。

0028

画像形成部12は、画像読取部5で読み取られた原稿画像、ネットワーク接続された端末装置201等から受信した印刷データ等の画像形成を行う。

0029

定着部13は、画像形成部12の画像形成処理により表面に画像(トナー像)が形成された記録紙を加熱し、熱圧着により当該画像を記録しに定着させる定着処理を行う。

0030

操作部47は、画像形成装置1が実行可能な各種動作及び処理についてユーザーからの指示を受け付ける。操作部47は、ユーザーへの操作案内等を表示する表示部473を備えている。

0031

ファクシミリ通信部71は、図略の符号化/復号化部、変復調部及びNCU(Network Control Unit)を備え、公衆電話回線網を用いてのファクシミリの送受信を行うものである。

0032

ネットワークインターフェイス部91は、LANボード等の通信モジュールから構成され、当該ネットワークインターフェイス部91に接続されたLAN等を介して、端末装置201と種々のデータの送受信を行う。

0033

電子メール通信部95は、当該電子メール通信部95に接続されたLAN等を介して、承認者の端末装置201に電子メールを送信する。

0034

DD(Hard Disk Drive)92は、各種のデータやプログラム、画像読取部5によって読み取られた原稿画像等を記憶する大容量の記憶装置である。また、HDD92は、予めユーザー(申請者、承認者など)の認証情報を記憶する認証情報記憶部92Aを備えている。

0035

駆動モーター70は、画像形成部12や定着部13等における各回転部材及び搬送ローラー対等に回転駆動力を付与する駆動源である。

0036

制御ユニット10は、制御部100と、文字認識部101と、ワークフロー情報取得部102と、コード画像作成部103と、生成部104と、ワークフロー作成部105と、認証部106と、読出制御部107と、承認受付部108と、署名付き画像取得部109とを備える。

0037

制御ユニット10は、HDD92に記憶された文書管理制御プログラムが上記プロセッサーで実行されることにより、制御部100と、文字認識部101と、ワークフロー情報取得部102と、コード画像作成部103と、生成部104と、ワークフロー作成部105と、認証部106と、読出制御部107と、承認受付部108と、署名付き画像取得部109として機能する。なお、制御ユニット10の上記の各構成要素は、前述の制御プログラムに基づく動作によらず、それぞれハード回路により構成されてもよい。

0038

制御部100は、画像形成装置1の全体的な動作制御を司る。また、制御部100は、画像読取部5、原稿搬送部6、画像処理部31、画像メモリー32、画像形成部12、定着部13、操作部47、表示部473、ファクシミリ通信部71、ネットワークインターフェイス部91、電子メール通信部95、及びHDD(ハードディスクドライブ)92等と接続され、これら各部の駆動制御を行う。

0039

画像読取部5は、申請者によりワークフローの作成指示(後述する図3のS13)を受け付けた場合に、申請者が承認者に対して承認を求める文書の画像を取得する。例えば、画像読取部5は、原稿搬送部6により搬送されてくる原稿(申請者がセットした文書)又は不図示のコンタクトガラスに載置された原稿(申請者がセットした文書)を1枚ずつ読み取ることで、申請者が承認者に対して承認を求める文書の画像を取得する。なお、画像読取部5は、特許請求の範囲における画像取得部の一例となる。

0040

文字認識部101は、画像読取部5が取得した画像に含まれる予め定められた領域内の文字を文字認識する。例えば、文字認識部101は、既知OCR処理を行って、画像読取部5が取得した画像における予め定められた領域内の文字と一致するテキスト文字テキストデータ)を取得する。このようにして、文字認識部101は、画像読取部5が取得した画像の領域内の文字を文字認識する。

0041

ワークフロー情報取得部102は、文字認識部101が文字認識した文字情報の中からワークフロー情報を取得する。このワークフロー情報としては、承認者(つまり、承認者の氏名)、文書のタイトル、承認者の電子メールアドレス、承認者による署名の種類などが含まれる。この承認者による署名の種類としては、承認者が手書き署名するマニュアルサインと、承認者が署名データ(例えばパスワード)を入力するデジタルサインと、その両方のサインとがある。

0042

コード画像作成部103は、ワークフロー情報取得部102が取得したワークフロー情報と、画像読取部5が取得した画像を特定するための画像特定情報とを符号化したコード画像(例えば、QRコード登録商標))を作成する。本実施形態では、コード画像は、JSON形式のテキストQRコード(登録商標)としており、ワークフロー情報と文書内容が大きくなった場合でも、適切にコード画像を生成することができる。なお、コード画像は、JSON形式以外の形式としてもよいし、QRコード(登録商標)以外の二次元コード等としてもよい。

0043

生成部104は、コード画像作成部103が作成したコード画像を画像読取部5が取得した画像に付したコード画像付き画像を生成する。例えば、生成部104は、画像読取部5が取得した画像上の予め定められた位置(例えば、左下など)に、コード画像を配置する。

0044

ワークフロー作成部105は、生成部104が生成したコード画像付き画像と、ワークフロー情報取得部102が取得したワークフロー情報とを紐付けたワークフローを作成する。

0045

ネットワークインターフェイス部91は、ワークフロー作成部105が作成したワークフローのコード画像付き画像を文書管理サーバー202に出力する。なお、ネットワークインターフェイス部91は、特許請求の範囲における出力部の一例となる。

0046

電子メール通信部95は、コード画像を添付した電子メールを、ワークフロー情報に含まれる承認者の電子メールアドレスを送信宛先としてメールサーバー203に送信する。

0047

認証情報記憶部92Aは、ユーザー(申請者、承認者など)の認証情報を予め記憶している。本実施の形態では、認証情報記憶部92Aは、使用許可ユーザーとしての各ユーザー名N001、N002、N003、N004等と、各パスワードABC、DEF、GHI、JKL等と、各ユーザー名のメールアドレス(例えば、aaa@aaa.com、bbb@bbb.com、ccc@ccc.com、ddd@ddd.com等)とが一対一に対応して記憶されている。

0048

認証部106は、電子メールを受信した承認者が操作部47に入力した入力情報と、認証情報記憶部92Aに予め記憶された承認者の認証情報とが一致するか否かを判断し、当該一致が判断された場合に承認者によるログインであると判断する。

0049

読出制御部107は、受信した電子メールに添付されたコード画像の読み取りがあった場合、又は、認証部106にて承認者によるログインであると判断された状態においてコード画像付き画像についての印刷指示を受け付けた場合に、文書管理サーバー202に保管されたコード画像付き画像を読み出す。

0050

画像形成部12は、読出制御部107により読み出されたコード画像付き画像を記録紙に画像形成する。

0051

承認受付部108は、認証部106にて承認者によるログインであると判断された場合に、画像形成部12によりコード画像付き画像が画像形成された記録紙の内容についての承認の可否を受け付ける。

0052

署名付き画像取得部109は、承認受付部108において承認可を受け付けた場合に、画像形成部12によりコード画像付き画像が画像形成された記録紙に対して当該承認者が署名した署名付き画像を取得する。

0053

ネットワークインターフェイス部91は、署名付き画像取得部109が取得した署名付き画像を文書管理サーバー202に出力する。

0054

電子メール通信部95は、承認受付部108において承認の可否を受け付けた場合に、当該承認の可否を通知する電子メールを、ワークフロー情報に含まれる申請者の電子メールアドレスを送信宛先としてメールサーバー203に送信する。

0055

ここで、申請者によるログインについて説明する。認証部106は、申請者が操作部47に入力した入力情報と、認証情報記憶部92Aに予め記憶された認証情報とが一致するか否かを判断し、当該一致が判断された場合に申請者によるログインであると判断する。

0056

ワークフロー作成部105は、認証部106にて当該申請者によるログインであると判断され、かつ、申請者によりワークフローの作成指示を受け付けた場合に、生成部104が生成したコード画像付き画像とワークフロー情報取得部102が取得したワークフロー情報とを紐付けたワークフローを作成する。

0057

これにより、申請者による正規のログインがあり、かつ、申請者によるワークフローの作成指示を受け付けた場合に、コード画像付き画像についてのワークフローが作成されるので、申請者によるワークフローの作成についてのセキュリティを向上させることができる。

0058

文書管理サーバー202は、図2に示すように、文書のステータスを管理するステータス管理部202Aを備える。

0059

ステータス管理部202Aは、文書管理サーバー202に保管されたコード画像付き画像が画像形成部12にて記録紙に画像形成されると、当該コード画像付き画像にかかる文書のステータスを審査中に更新し、承認受付部108において承認可を受け付けた場合に、当該文書のステータスを承認済みに更新し、承認受付部108において承認の拒否を受け付けた場合に、当該文書のステータスを拒否済みに更新する。この構成によれば、文書のステータスが、審査中、承認済み、拒否済みに更新されるので、最新の文書のステータスを把握することができる。つまり、ワークフローの進行状況を把握することができる。

0060

署名付き画像取得部109は、(1)コード画像が承認者による署名の種類としてマニュアルサインを示す場合には、画像読取部5にて取得された画像(つまり、コード画像付き画像が画像形成された記録紙に対して当該承認者が手書きで署名した署名後記録紙の画像)を、署名付き画像として取得する。

0061

署名付き画像取得部109は、(2)コード画像が承認者による署名の種類としてデジタルサインを示す場合には、当該承認者が操作部47に入力した署名データ(例えばパスワード)が認証情報記憶部92Aに予め記憶された正しい署名データ(例えばパスワード)と一致すると判定されると、コード画像付き画像にデジタル署名を示す情報を付加した画像を、署名付き画像として取得する。

0062

署名付き画像取得部109は、(3)コード画像が承認者による署名の種類としてマニュアルサイン及びデジタルサインの両方を示す場合には、当該承認者が操作部47に入力した署名データ(例えばパスワード)が認証情報記憶部92Aに予め記憶された正しい署名データ(例えばパスワード)と一致すると判定されると、画像読取部5にて取得された画像(つまり、コード画像付き画像が画像形成された記録紙に対して当該承認者が手書きで署名した署名後記録紙の画像)にデジタル署名を示す情報を付加した画像を、署名付き画像として取得する。

0063

上記構成によれば、申請者は、承認者に対して署名の種類を指定することができ、承認者の役職などに応じたセキュア構築を図ることができる。また、承認を求める文書の内容、種類、重要度に応じて承認者に対して署名の種類を指定することができ、セキュリティの向上を図ることができる。

0064

次に、第1実施形態の文書承認管理システム200における文書承認管理処理を、図3図5に示すフローチャートなどを参照して説明する。

0065

まず、申請者は、表示部473に表示された図7(A)に示す文書管理アプリケーションの選択ボタンK1をタッチ操作する。表示部473のタッチパネルによるタッチ機能により、文書管理アプリケーションの選択ボタンK1のタッチ操作を示す検出信号が制御部100に出力され、制御部100は、かかる検出信号に基づいて文書管理アプリケーションを起動する(図3のS11)。そして、制御部100は、図7(B)に示す認証情報入力画面を表示部473に表示させる。

0066

申請者は、表示部473に表示された図7(B)に示す認証情報入力画面におけるユーザー名入力欄K2を選択した状態で、英数字のボタン群K4をタッチ操作して、ユーザー名を入力する。続いて、申請者は、パスワード入力欄K3を選択した状態で、英数字のボタン群K4をタッチ操作して、パスワードを入力する。そして、申請者は、OKボタンK5をタッチ操作する。表示部473のタッチパネルによるタッチ機能により、ユーザー名入力欄K2及びパスワード入力欄K3の各入力情報と、OKボタンK5のタッチ操作を示す検出信号とが制御部100に出力され、制御部100は、かかる検出信号に基づいて、ユーザー名入力欄K2及びパスワード入力欄K3の各入力情報を認証部106に出力する。

0067

認証部106は、申請者が操作部47の表示部473に入力したユーザー名とパスワードとを受け付ける(S12)。認証部106は、申請者が操作部47の表示部473に入力した入力情報と、認証情報記憶部92Aに予め記憶されたユーザーの認証情報とが一致するか否かを判断し、一致すると判断された場合に申請者による正規のログインであると判断する(S12「YES」、図6に示す矢印Y1参照)。なお、一致しないと判断された場合には(S12「NO」)、S12に戻る。ここで、予め定められた入力回数を超えて一致しないと判断された場合には、制御部100は本処理を終了させるようにしてもよい。

0068

申請者による正規のログインであると判断された場合(S12「YES」)には、制御部100は、ワークフロー作成の選択画面(図8(A)参照)を表示部473に表示させる。

0069

申請者は、表示部473に表示された図8(A)に示すワークフロー作成の選択ボタンK7をタッチ操作する。表示部473のタッチパネルによるタッチ機能により、ワークフロー作成の選択ボタンK7のタッチ操作を示す検出信号が制御部100に出力され、制御部100は、かかる検出信号に基づいてワークフロー作成指示を受け付ける(図3のS13「YES」)。なお、図8(A)に示すワークフロー作成の選択ボタンK7のタッチ操作が無い場合には(S13「NO」)、制御部100は本処理を終了させる。

0070

画像読取部5は、制御部100による制御の下で、申請者が承認者に対して承認を求める文書の画像をスキャンすることで取得する(S14、図6に示す矢印Y2参照)。すなわち、画像読取部5は、申請者によりワークフローの作成指示(図3のS13)を受け付けた場合に、申請者が承認者に対して承認を求める文書の画像を取得する。

0071

文字認識部101は、画像読取部5が取得した画像に含まれる予め定められた領域内の文字を文字認識する(S15)。当該予め定められた領域については、図9(A)及び図9(B)に示すように、事前に設定することが可能となっている。

0072

具体的には、制御部100は、承認を求める文書の画像が画像読取部5において取得されると、図9(A)に示すワークフロー情報の設定画面を、表示部473に表示させる。申請者が、承認者の領域を設定する設定欄K11をタッチ操作する。表示部473のタッチパネルによるタッチ機能により、設定欄K11のタッチ操作を示す検出信号が制御部100に出力され、制御部100は、かかる検出信号に基づいて、図9(B)に示す承認を求める文書のスキャン画像の先頭ページ画像を、表示部473に表示させる。申請者は、承認者氏名欄を含む領域A4をタッチ操作により設定し、制御部100は、スキャン画像の先頭ページ画像における領域A4を、文字認識部101による文字認識対象領域に設定する。承認者の追加がある場合には、追加欄K15のタッチ操作がされることにより、制御部100は、追加の承認者氏名欄を含む領域A4の追加を受け付ける。

0073

上記と同様に、図9(A)に示すタイトルの領域を設定する設定欄K12のタッチ操作がされると、制御部100は、タイトルを含む領域A1(図9(B)参照)を、文字認識部101による文字認識対象領域に設定する。また、図9(A)に示す承認者の送信アドレスの領域を設定する設定欄K13のタッチ操作がされると、制御部100は、承認者の送信アドレスを含む領域A2(図9(B)参照)を、文字認識部101による文字認識対象領域に設定する。また、図9(A)に示す署名の種類の領域を設定する設定欄K14のタッチ操作がされ、マニュアルサインのみ、又は、マニュアルサイン及びデジタルサインの両方が選択された場合には、制御部100は、署名欄を含む領域A3(図9(B)参照)を、文字認識部101による文字認識対象領域に設定する。また、デジタルサインのみが選択された場合には、制御部100は、署名欄を含む領域A3(図9(B)参照)を、文字認識部101による文字認識対象領域に設定しない。

0074

なお上記では、文字認識部101による文字認識対象領域を適宜に設定できるようになっているが、文字認識部101による文字認識対象領域が予め定められた専用の用紙を用い、文字認識部101が、HDD92に予め記憶された当該専用の用紙における文字認識対象領域を示す情報を読み出し、文字認識対象領域を特定し、この文字認識対象領域(領域A1〜A4など)内の文字を文字認識するようにしてもよい。

0075

ワークフロー情報取得部102は、文字認識部101が文字認識した文字情報の中から、承認者(つまり、承認者の氏名)、文書のタイトル、承認者の電子メールアドレス、承認者による署名の種類(マニュアルサインのみ、デジタルサインのみ、その両方のサイン)などのワークフロー情報を取得する(S16)。

0076

コード画像作成部103は、ワークフロー情報取得部102が取得したワークフロー情報と、画像読取部5が取得した画像を特定するための画像特定情報とを符号化したコード画像(例えば、QRコード(登録商標))を作成する(S17、図6に示す矢印Y3参照)。生成部104は、コード画像作成部103が作成したコード画像を画像読取部5が取得した画像に付したコード画像付き画像を生成する(図6に示す矢印Y4参照)。

0077

ワークフロー作成部105は、生成部104が生成したコード画像付き画像と、ワークフロー情報取得部102が取得したワークフロー情報とを紐付けたワークフローを作成する(S18)。

0078

ネットワークインターフェイス部91は、ワークフロー作成部105が作成したワークフローのコード画像付き画像を文書管理サーバー202に出力する(S19、図6に示す矢印Y5参照)。

0079

上述したS11〜S18の処理により、図8(B)に示すように、文書管理アプリケーションが起動された画像形成装置1に申請者による文書をセットし、かかる文書をスキャンすることで、当該文書の画像が取得される。そして、ワークフロー情報取得部102は、文字認識部101が文字認識した文字情報の中からワークフロー情報を取得する。コード画像作成部103は、ワークフロー情報取得部102が取得したワークフロー情報と、画像読取部5が取得した画像を特定するための画像特定情報とを符号化したコード画像を作成する。生成部104は、コード画像作成部103が作成したコード画像を画像読取部5が取得した画像に付したコード画像付き画像を生成する。ワークフロー作成部105は、生成部104が生成したコード画像付き画像と、ワークフロー情報取得部102が取得したワークフロー情報とを紐付けたワークフローを作成する。このようにして、ワークフローが生成され、開始される。

0080

図3に戻って、上記S19のあと、電子メール通信部95は、コード画像を添付した電子メールを、ワークフロー情報に含まれる承認者の電子メールアドレスを送信宛先としてメールサーバー203に送信する(S20、図6に示す矢印Y6参照)。

0081

図10(A)に示すように、電子メールを受信した承認者は、電子メールに添付されたコード画像を画像形成装置1で印刷し、当該印刷されたコード画像の印刷物を画像形成装置1の画像読取部5によりスキャンすることで、文書管理サーバー202に保管されているコード画像付き画像、つまり、申請者が承認を求める文書の画像を記録紙に印刷し、コード画像付き画像の印刷物に対して承認者が署名し、署名後記録紙の画像を画像読取部5によりスキャンし、署名後記録紙の画像を取得し、文書管理サーバー202に保管するとともに、当該文書のステータスを承認済みに更新することが可能となっている。以下に詳細に説明する。

0082

電子メールを受信した端末装置201の承認者は、電子メールに添付されたコード画像を画像形成装置1に印刷させる。そして、承認者は、コード画像の印刷物を、原稿搬送部6又は不図示のコンタクトガラスにセットする。そして、承認者は、表示部473に表示された図7(A)に示すコード画像スキャンの選択ボタンK8をタッチ操作する。表示部473のタッチパネルによるタッチ機能により、コード画像スキャンの選択ボタンK8のタッチ操作を示す検出信号が制御部100に出力され、制御部100は、かかる検出信号に基づいて画像読取部5によるコード画像の印刷物のスキャンを開始させる(図4のS21、図6に示す矢印Y7参照)。そして、制御部100は、図10(B)に示す選択画面を表示部473に表示させる。

0083

承認者は、表示部473に表示された図10(B)に示すコード画像付き画像の印刷を指示するボタンK21をタッチ操作する(図4のS22「YES」)。表示部473のタッチパネルによるタッチ機能により、ボタンK21のタッチ操作を示す検出信号が制御部100に出力され、制御部100は、読出制御部107に読み出しを指示する。読出制御部107は、文書管理サーバー202に保管されたコード画像付き画像を読み出す(S23、図6に示す矢印Y8参照)。そして、画像形成部12は、読出制御部107により読み出されたコード画像付き画像を記録紙に画像形成する(S24)。そして、ステータス管理部202Aは、文書管理サーバー202に保管されたコード画像付き画像が画像形成部12にて記録紙に画像形成されると、当該コード画像付き画像にかかる文書のステータスを審査中に更新する(S25)。

0084

承認者は、表示部473に表示された図10(B)に示す文書管理サーバーにログインを指示するボタンK22をタッチ操作する。表示部473のタッチパネルによるタッチ機能により、ボタンK22のタッチ操作を示す検出信号が制御部100に出力され、制御部100は、かかる検出信号に基づいて、図11(A)に示す承認者の認証情報入力画面を表示部473に表示させる。

0085

承認者は、表示部473に表示された図11(A)に示す承認者の認証情報入力画面におけるユーザーネーム欄K23を選択して、当該承認者のユーザー名を入力する。続いて、承認者は、パスワード入力欄K24を選択して、パスワードを入力する。そして、承認者は、OKボタンK25をタッチ操作する。表示部473のタッチパネルによるタッチ機能により、ユーザーネーム欄K23及びパスワード入力欄K24の各入力情報と、OKボタンK25のタッチ操作を示す検出信号とが制御部100に出力され、制御部100は、かかる検出信号に基づいて、ユーザーネーム欄K23及びパスワード入力欄K24の各入力情報を認証部106に出力する。

0086

認証部106は、承認者が操作部47の表示部473に入力したユーザー名とパスワードとを受け付ける(S26)。認証部106は、承認者が操作部47の表示部473に入力した入力情報と、認証情報記憶部92Aに予め記憶されたユーザーの認証情報とが一致するか否かを判断し、一致すると判断された場合に承認者による正規のログインであると判断する(S26「YES」、図6に示す矢印Y9参照)。なお、一致しないと判断された場合には(S26「NO」)、制御部100は本処理を終了させる。

0087

承認者による正規のログインであると判断されると(S26「YES」)、制御部100は、図11(B)に示すワークフロー選択画面を表示部473に表示させる。承認者は、表示部473に表示された図11(B)に示すワークフロー選択画面においてワークフローWF1の選択欄K26をタッチ操作する。表示部473のタッチパネルによるタッチ機能により、選択欄K26のタッチ操作を示す検出信号が制御部100に出力され、制御部100は、かかる検出信号に基づいて、図13(A)に示す承認可否選択画面を表示部473に表示させる。なお、図13(A)に示す承認可否選択画面の表示領域A11には、ワークフローWF1についての文書のステータス、追加事項、詳細内容が表示されており、制御部100は、これらのタッチ操作に基づいて、各内容を表示部473に表示させる。

0088

承認者は、コード画像付き画像が画像形成された記録紙の内容、つまり、申請者が承認を求める文書の内容について承認する場合には、表示部473に表示された図13(A)に示す承認の選択ボタンK31をタッチ操作する(S27「YES」)。表示部473のタッチパネルによるタッチ機能により、選択ボタンK31のタッチ操作を示す検出信号が制御部100に出力され、制御部100は、かかる検出信号に基づいて、承認者による署名の種類を判定する署名種類判定処理を実行する(S28)。

0089

ここで、署名種類判定処理について図5を用いて説明する。図5は、署名種類判定処理の一例を示すフローチャートである。署名付き画像取得部109は、上記S21において画像読取部5がコード画像の印刷物をスキャンすることで取得された当該コード画像が、マニュアルサインを示すか否かを判定する(S41)。例えば、署名付き画像取得部109は、当該コード画像に含まれるワークフロー情報のうち、署名の種類を示すワークフロー情報が、マニュアルサインのみ、デジタルサインのみ、及び両方のサインの何れを示すかにより、署名の種類を判定する。

0090

署名付き画像取得部109にて当該コード画像がマニュアルサインのみを示すと判定された場合(S41「YES」)、制御部100は、画像読取部5が署名後記録紙をスキャンするよう制御する(S42)。具体的には、承認者は、図13(B)に示すように、コード画像付き画像が画像形成された記録紙に対して、マニュアルサインによる署名を行う。そして、署名後記録紙が原稿搬送部6又は不図示のコンタクトガラスにセットされると、画像読取部5が署名後記録紙のスキャンを開始する。図13(C)に示すように、署名付き画像取得部109は、署名後記録紙の画像を画像読取部5にてスキャンすることで署名付き画像を取得する(S43)。つまり、図12に示すようにコード画像がマニュアルサインのみを示す場合には、画像形成部12がコード画像付き画像を記録紙に画像形成し、承認者が当該記録紙の内容を承認する場合に当該記録紙に承認者がマニュアルサインをし(図6に示す矢印Y10参照)、署名付き画像取得部109が署名後記録紙を画像読取部5にてスキャンして署名付き画像を取得し、文書のステータスを承認済みに更新するとともに、署名付き画像を文書管理サーバー202に保管する。

0091

一方、署名付き画像取得部109は、当該コード画像がマニュアルサインのみでないと判定された場合(S41「NO」)、当該コード画像がデジタルサインのみを示すか否かを判定する(S44)。署名付き画像取得部109にて当該コード画像がデジタルサインのみを示すと判定された場合(S44「YES」)、制御部100は、表示部473の図15(B)に示すデジタルサインの入力画面におけるデジタルサイン入力欄K41に対して承認者がタッチ操作で入力した署名データ(例えばパスワード)と、認証情報記憶部92Aに予め記憶された正しい署名データ(例えばパスワード)とが一致するか否かを判定する(S45)。制御部100にて署名データの一致が判定されると(S45「YES」)、署名付き画像取得部109は、コード画像付き画像にデジタル署名を示す情報を付加した画像を署名付き画像として取得する(S46)。ところで、制御部100にて署名データが一致しないと判定された場合には(S45「NO」)、S45に戻る。ここで、予め定められたデジタルサイン入力回数を超えて一致しないと判断された場合には、制御部100は本処理を終了させるようにしてもよい。つまり、図14に示すようにコード画像がデジタルサインのみを示す場合には、画像形成部12がコード画像付き画像を記録紙に画像形成し、承認者が当該記録紙の内容を承認する場合に画像形成装置1の操作部47の表示部473に承認者がデジタルサインをし、署名付き画像取得部109がコード画像付き画像にデジタル署名を示す情報を付加した画像を署名付き画像として取得し、文書のステータスを承認済みに更新するとともに、署名付き画像を文書管理サーバー202に保管する。

0092

他方、署名付き画像取得部109は、当該コード画像がデジタルサインのみでないと判定された場合(S44「NO」)、当該コード画像がマニュアルサインとデジタルサインとの両方を示すか否かを判定する(S47)。署名付き画像取得部109にて当該コード画像がマニュアルサインとデジタルサインとの両方を示すと判定された場合(S47「YES」)、制御部100は、表示部473の図17(B)に示すデジタルサインの入力画面におけるデジタルサイン入力欄K41に対して承認者がタッチ操作で入力した署名データ(例えばパスワード)と、認証情報記憶部92Aに予め記憶された正しい署名データ(例えばパスワード)とが一致するか否かを判定する(S48)。制御部100にて署名データの一致が判定されると(S48「YES」)、S42に進む。制御部100は、画像読取部5が署名後記録紙をスキャンするよう制御し(S42)、図17(C)に示すように、署名付き画像取得部109は、署名後記録紙を画像読取部5にてスキャンすることで署名付き画像を取得する(S43)。つまり、図16に示すようにコード画像がマニュアルサインとデジタルサインの両方を示す場合には、画像形成部12がコード画像付き画像を記録紙に画像形成し、承認者が当該記録紙の内容を承認する場合に当該記録紙に承認者がマニュアルサインをし、更に、承認者が画像形成装置1の操作部47の表示部473にデジタルサインをし、署名付き画像取得部109が署名後記録紙を画像読取部5にてスキャンして署名付き画像を取得し、文書のステータスを承認済みに更新するとともに、署名付き画像を文書管理サーバー202に保管する。

0093

そして、S43のあと、又は、S46のあと、制御部100はこの署名種類判定処理を終了させる。

0094

図4に戻って、ネットワークインターフェイス部91は、署名付き画像取得部109が取得した署名付き画像を文書管理サーバー202に出力する(S29、図6に示す矢印Y11参照)。そして、ステータス管理部202Aは、文書のステータスを承認済みに更新する(S30)。制御部100は、マニュアルサインのみの場合には図13(D)に示す領域A12に文書のステータスが「承認済み」であることを表示させ、デジタルサインのみの場合には図15(C)に示す領域A13に文書のステータスが「承認済み」であることを表示させ、マニュアルサインとデジタルサインの両方の場合には図17(D)に示す領域A13に文書のステータスが「承認済み」であることを表示させる。

0095

そして、電子メール通信部95は、承認受付部108において承認可を受け付けた場合に、当該承認可を通知する電子メールを、ワークフロー情報に含まれる申請者の電子メールアドレスを送信宛先としてメールサーバー203に送信する(S31)。そして、S31のあと、制御部100は本処理を終了させる。

0096

一方、承認者は、コード画像付き画像が画像形成された記録紙の内容、つまり、申請者が承認を求める文書の内容について承認を拒否する場合には、表示部473に表示された図13(A)に示す拒否の選択ボタンK32をタッチ操作する(S27「NO」)。表示部473のタッチパネルによるタッチ機能により、選択ボタンK32のタッチ操作を示す検出信号が制御部100に出力され、制御部100は、かかる検出信号に基づいて、文書のステータスを拒否済みに更新する指示をステータス管理部202Aに出力する。すなわち、ステータス管理部202Aは、文書のステータスを承認済みに更新し、承認受付部108において承認の拒否を受け付けた場合に、当該文書のステータスを拒否済みに更新する(S32)。そして、電子メール通信部95は、承認受付部108において承認の拒否を受け付けた場合に、当該承認の拒否を通知する電子メールを、ワークフロー情報に含まれる申請者の電子メールアドレスを送信宛先としてメールサーバー203に送信する(S33)。そして、S33のあと、制御部100は本処理を終了させる。

0097

このように第1実施形態では、画像読取部5は、申請者によりワークフローの作成指示を操作部47が受け付けた場合に、申請者が承認者に対して承認を求める文書の画像を取得する。文字認識部101は、画像読取部5が取得した画像に含まれる予め定められた領域内の文字を文字認識する。ワークフロー情報取得部102は、文字認識部101が文字認識した文字情報の中から、承認者の電子メールアドレスを含むワークフロー情報を取得する。コード画像作成部103は、ワークフロー情報取得部102が取得したワークフロー情報と、画像読取部5が取得した画像を特定するための画像特定情報とを符号化したコード画像を作成する。生成部104は、コード画像作成部103が作成したコード画像を画像読取部5が取得した画像に付したコード画像付き画像を生成する。ワークフロー作成部105は、生成部104が生成したコード画像付き画像とワークフロー情報取得部102が取得したワークフロー情報とを紐付けたワークフローを作成する。ネットワークインターフェイス部91は、ワークフロー作成部105が作成したワークフローのコード画像付き画像を文書管理サーバー202に出力する。電子メール通信部95は、コード画像を添付した電子メールを、ワークフロー情報に含まれる承認者の電子メールアドレスを送信宛先としてメールサーバー203に送信する。認証部106は、電子メールを受信した承認者が操作部47に入力した入力情報と、認証情報記憶部92Aに予め記憶された認証情報とが一致するか否かを判断し、当該一致が判断された場合に承認者によるログインであると判断する。読出制御部107は、電子メールに添付されたコード画像の読み取りがあった場合、又は、認証部106にて承認者によるログインであると判断された状態においてコード画像付き画像についての印刷指示を受け付けた場合に、文書管理サーバー202に保管されたコード画像付き画像を読み出す。画像形成部12は、読出制御部107により読み出されたコード画像付き画像を記録紙に画像形成する。承認受付部108は、認証部106にて承認者によるログインであると判断された場合に、画像形成部12によりコード画像付き画像が画像形成された記録紙の内容についての承認の可否を受け付ける。署名付き画像取得部109は、承認受付部108において承認可を受け付けた場合に、画像形成部12によりコード画像付き画像が画像形成された記録紙に対して当該承認者が署名した署名付き画像を取得する。ネットワークインターフェイス部91は、署名付き画像取得部109が取得した署名付き画像を文書管理サーバー202に出力する。これにより、文書の承認プロセスを自動化するワークフローの作成を可能にすることができる。また、文書管理サーバー202には、コード画像付き画像と、署名付き画像(コード画像付き画像に承認者による署名がされた画像)とが保管されているので、ユーザー(申請者または承認者)はそれらを確認することができ、ワークフローの履歴を把握することができる。

0098

また、承認を求めた文書についての承認の可否の結果が申請者に通知されるので、承認の可否の結果を迅速かつ的確に把握することができる。つまり、ワークフローの進行結果を迅速かつ把握することができる。

0099

次に、第2実施形態に係る文書承認管理システム200について、図18を用いて説明する。図18は、第2実施形態の文書承認管理システムにおける画像形成装置と文書管理サーバーの主要内部構成例を示す機能ブロック図である。

0100

第2実施形態では、署名判定部110を更に備えている点が前述の第1実施形態とは異なるため、署名判定部110について説明する。なお、図2に示した構成と同じ構成については同符号を付して説明を省略する。

0101

署名判定部110は、コード画像付き画像が画像形成された記録紙に対して手書きで署名されたマニュアルサインと、認証情報記憶部92Aに予め記憶された当該承認者のマニュアルサインとが一致するか否かを判断する。

0102

署名付き画像取得部109は、(1)コード画像が承認者による署名の種類としてマニュアルサインを示す場合には、署名判定部110において一致すると判定されると、コード画像付き画像が画像形成された記録紙に対して当該承認者が手書きで署名した署名後記録紙の画像を、署名付き画像として取得し、署名判定部110において一致しないと判定されると、署名付き画像として取得せずに、承認受付部108における承認可を承認の拒否に変更させる。

0103

署名付き画像取得部109は、(2)コード画像が承認者による署名の種類としてデジタルサインを示す場合には、当該承認者が操作部47に入力した署名データ(例えばパスワード)が認証情報記憶部92Aに予め記憶された正しい署名データ(例えばパスワード)と一致するときに、コード画像付き画像にデジタル署名を示す情報を付加した画像を署名付き画像として取得し、当該正しい署名データと一致しないと判定されると、署名付き画像として取得せずに、承認受付部108における承認可を承認の拒否に変更させる。

0104

署名付き画像取得部109は、(3)コード画像が承認者による署名の種類としてマニュアルサイン及びデジタルサインの両方を示す場合には、当該承認者が操作部47に入力した署名データが認証情報記憶部92Aに予め記憶された正しい署名データと一致し、かつ、署名判定部110において一致すると判定されると、コード画像付き画像が画像形成された記録紙に対して当該承認者が手書きで署名した署名後記録紙の画像を、署名付き画像として取得し、署名判定部110において一致しないと判定された場合、又は、当該正しい署名データと一致しないと判定された場合に、署名付き画像として取得せずに、承認受付部108における承認可を承認の拒否に変更させる。

0105

上記第2実施形態によれば、記録紙に対して手書きで署名されたマニュアルサインが、予め記憶済みの承認者のマニュアルサインと一致することを確認でき、ワークフローのセキュリティを更に向上させることができる。

0106

また、上記した各実施形態では、図4のS21において画像読取部5がコード画像の印刷物をスキャンすることで、コード画像を取得しているが、これに限定されない。例えば、承認者の端末装置201で受信した電子メールに添付されたコード画像を画像形成装置1に送信することで、コード画像を取得してもよい。また、承認者が文書管理サーバーにログインすることで、コード画像付き画像を取得してもよい。

0107

また、上記した各実施形態では、生成部104は、コード画像作成部103が作成したコード画像を画像読取部5が取得した画像に付したコード画像付き画像を生成しているが、これに限定されない。例えば、生成部104は、画像読取部5が取得した画像に、コード画像作成部103が作成したコード画像を関連付けた画像を生成し、当該画像をコード画像付き画像としてもよい。

0108

1画像形成装置
5画像読取部(画像取得部)
10制御ユニット
47 操作部
92 HDD
92A認証情報記憶部
91ネットワークインターフェイス部(出力部)
100 制御部
101文字認識部
102ワークフロー情報取得部
103コード画像作成部
104 生成部
105ワークフロー作成部
106 認証部
107読出制御部
108承認受付部
109署名付き画像取得部
110署名判定部

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