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技術 送受信管理システム、送受信管理サーバー、サーバープログラム及び送受信管理方法

出願人 株式会社日本デジタル研究所
発明者 大渕徹尾上涼一和田正嗣河村芳樹坂井浩昭金木脩兵尾崎卓也斎藤康一高木大介小笠原啓
出願日 2018年2月27日 (2年4ヶ月経過) 出願番号 2018-033789
公開日 2019年9月5日 (9ヶ月経過) 公開番号 2019-149042
状態 特許登録済
技術分野 計算機間の情報転送
主要キーワード 公開エリア 統合化処理 仮想サーバー 送受信フラグ 類似範囲 ポート番 BOX内 付加用
関連する未来課題
重要な関連分野

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図面 (20)

課題

ファイル送受信と、メッセージの送受信とを統合管理することで、一元的な管理を可能にする送受信管理システム送受信管サーバーサーバープログラム及び送受信管理方法を提供する。

解決手段

送受信管理システム100−2は、送受信管理サーバー40が、送信側端末から受信側端末に、送信対象ファイルにメッセージを付加したメッセージ付ファイルを送信し、送信側端末から受信側端末に、メッセージを、メッセージ付ファイルとは異なる通信手段によって送信し、送信されたメッセージ付ファイルのメッセージに含まれる件名情報又は当該ファイルのファイル名を含むメッセージ付ファイル関連情報に基づいて、メッセージを関連付けるためのスレッドを生成し、生成されたスレッドを、送信側端末及び受信側端末で参照可能に表示させ、表示されたスレッドに対応したメッセージを表示させる。

概要

背景

従来、例えば、業務内容ファイルを、相手先に送信する場合には、安全かつ確実な方法で相手先に送ることが求められる。
安全かつ確実な方法で相手先に送るものとして、本願の出願人による前の出願に、2014年に公開されたファイル送受信管理システムがある(特許文献1参照)。この文献は、例えば、会計事務所顧問先端末と会計事務所内に設置されたサーバー機といったインターネットを介して接続された装置間でファイルを送信する際に、ファイル属性等から当該ファイルをその相手に送信してよいか否かをシステムが判別して、セキュアな環境で誤送信を防止することを提案している。

その後、ファイルを受領した相手先と、ファイル送信者との間では、ファイルの内容等に関する連絡等、情報のやりとりを行うことがある。特に、会計事務所と顧問先との間で行われるファイルの送信後には、そのような場面が多く発生する。
他方、連絡等の情報のやりとりに関し、複数のユーザ間でメッセージ交換するためのチャットシステムが提案されている(特許文献2、3参照)。

概要

ファイルの送受信と、メッセージの送受信とを統合管理することで、一元的な管理を可能にする送受信管理システム送受信管サーバーサーバープログラム及び送受信管理方法を提供する。送受信管理システム100−2は、送受信管理サーバー40が、送信側端末から受信側端末に、送信対象ファイルにメッセージを付加したメッセージ付ファイルを送信し、送信側端末から受信側端末に、メッセージを、メッセージ付ファイルとは異なる通信手段によって送信し、送信されたメッセージ付ファイルのメッセージに含まれる件名情報又は当該ファイルのファイル名を含むメッセージ付ファイル関連情報に基づいて、メッセージを関連付けるためのスレッドを生成し、生成されたスレッドを、送信側端末及び受信側端末で参照可能に表示させ、表示されたスレッドに対応したメッセージを表示させる。

目的

本発明は、ファイルの送受信と、メッセージの送受信とを統合管理することで、一元的な管理を可能にする送受信管理システム、送受信管理サーバー、サーバープログラム及び送受信管理方法を提供する

効果

実績

技術文献被引用数
0件
牽制数
0件

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請求項1

一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とが、ネットワークによって送受信管サーバーに接続された送受信管理システムであって、前記送受信管理サーバー及び/又は前記送信側端末の制御手段が、送信対象ファイルに付加するメッセージの入力を受け付けた場合に、前記送信対象ファイルに前記メッセージを付加したメッセージ付ファイルを送信するファイル送信手段と、前記ファイル送信手段による通信とは異なる通信手段によって前記メッセージを送信するメッセージ送信手段と、を備え、前記ファイル送信手段は、前記送信側端末のユーザによる送信相手先の選択を受け付ける手段と、前記送信側端末のユーザによる、選択されたファイルの選択された前記送信相手先に対応付けられた送信BOX又はこれに付随する送信用アイコンへの送信指示操作を受け付ける手段と、前記送信指示操作を受けたときに、メッセージ入力を受け付ける手段と、入力されたメッセージを前記送信対象ファイルに付加する手段と、前記送信BOXに対応付けられた送信相手先の受信側端末に、前記メッセージ付ファイルを送信する手段と、を備え、前記メッセージ送信手段は、受け付けた前記メッセージを前記送信対象ファイルに付加する際又は前記メッセージ付ファイルを送信する際に、前記メッセージに含まれる件名情報又は当該ファイルのファイル名を含むメッセージ付ファイル関連情報に基づいて、前記送信側端末及び前記受信側端末において前記メッセージを関連付けて共有するためのスレッドを、自動で生成するスレッド生成手段を備え、前記受信側端末の制御手段が、前記送信された前記メッセージ付ファイルを送信元識別情報に対応付けられた受信BOXに格納して、前記メッセージ付ファイルの前記メッセージと共に前記受信側端末に表示させるファイル表示手段を備え、前記受信側端末の制御手段と、前記送受信管理サーバー及び/又は前記送信側端末の制御手段とが、自動生成した前記スレッドを表示させるスレッド表示手段と、前記スレッド表示手段により表示された前記スレッドを選択することで、前記メッセージを表示させるメッセージ表示手段と、を備えること、を特徴とする送受信管理システム。

請求項2

請求項1に記載の送受信管理システムにおいて、前記送受信管理サーバー及び/又は前記送信側端末の制御手段が、前記ファイル送信手段による処理の後、前記送信BOXに格納した前記メッセージ付ファイルを、前記送信側端末に表示させ、前記受信側端末の制御手段と、前記送受信管理サーバー及び/又は前記送信側端末の制御手段とが、表示された前記メッセージ付ファイルを選択することで、前記メッセージを表示させる手段を備えること、を特徴とする送受信管理システム。

請求項3

一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とが、ネットワークによって送受信管理サーバーに接続された送受信管理システムであって、前記送信側端末から前記受信側端末に、前記送受信管理サーバーを介して送信対象ファイルにメッセージを付加したメッセージ付ファイルを送信するファイル送信手段と、前記送信側端末から前記受信側端末に、前記送受信管理サーバーを介して、前記メッセージを、前記メッセージ付ファイルとは異なる通信手段によって送信するメッセージ送信手段と、前記ファイル送信手段により送信された前記メッセージに含まれる件名情報又は当該ファイルのファイル名を含むメッセージ付ファイル関連情報に基づいて、前記メッセージを関連付けるためのスレッドを生成するスレッド生成手段と、前記スレッド生成手段により生成された前記スレッドを、前記送信側端末及び前記受信側端末で参照可能に表示させるスレッド表示手段と、生成された前記スレッドに関連付けられた前記メッセージを表示させるメッセージ表示手段と、を備えること、を特徴とする送受信管理システム。

請求項4

請求項1から請求項3までのいずれかに記載の送受信管理システムにおいて、前記受信側端末と、前記送受信管理サーバー及び/又は前記送信側端末とは、選択された前記スレッドへの新たなメッセージの入力を受け付けた場合に、メッセージを送信する手段を備えること、を特徴とする送受信管理システム。

請求項5

請求項1から請求項4までのいずれかに記載の送受信管理システムにおいて、前記メッセージ表示手段は、時系列に並べたタイムライン表示により、前記メッセージを表示させること、を特徴とする送受信管理システム。

請求項6

請求項1から請求項5までのいずれかに記載の送受信管理システムにおいて、前記メッセージ表示手段は、前記メッセージ付ファイルに付加されたメッセージと、前記スレッドに入力されたメッセージとを識別可能に表示させること、を特徴とする送受信管理システム。

請求項7

一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とに対して、ネットワークを介して接続された送受信管理サーバーであって、送信対象ファイルにメッセージを付加したメッセージ付ファイルを送信するファイル送信手段と、前記ファイル送信手段による通信とは異なる通信手段によって前記メッセージを送信するメッセージ送信手段と、を備え、前記ファイル送信手段は、前記送信側端末において、送信相手先が選択され、選択されたファイルの選択された前記送信相手先に対応付けられた送信BOX又はこれに付随する送信用アイコンへの送信指示操作を受け付け、メッセージの入力を受け付けたことに応じて、入力された前記メッセージを前記送信対象ファイルに付加する手段と、前記送信BOXに対応付けられた送信相手先の受信側端末に、前記メッセージ付ファイルを送信する手段と、を備え、前記メッセージ送信手段は、受け付けた前記メッセージを前記送信対象ファイルに付加する際又は前記メッセージ付ファイルを送信する際に、前記メッセージに含まれる件名情報又は当該ファイルのファイル名を含むメッセージ付ファイル関連情報に基づいて、前記送信側端末及び前記受信側端末において前記メッセージを関連付けて共有するためのスレッドを、自動で生成するスレッド生成手段を備え、自動生成した前記スレッドを表示させるスレッド表示手段と、生成された前記スレッドに関連付けられた前記メッセージを表示させるメッセージ表示手段と、を備えること、を特徴とする送受信管理サーバー。

請求項8

一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とに対して、ネットワークを介して接続された送受信管理サーバーであって、前記送信側端末から受信した送信対象ファイルにメッセージを付加したメッセージ付ファイルを、前記受信側端末に送信するファイル送信手段と、前記送信側端末から受信した前記メッセージを、前記メッセージ付ファイルとは異なる通信手段によって前記受信側端末に対して送信するメッセージ送信手段と、前記ファイル送信手段により送信された前記メッセージに含まれる件名情報又は当該ファイルのファイル名を含むメッセージ付ファイル関連情報に基づいて、前記メッセージを関連付けるためのスレッドを生成するスレッド生成手段と、前記スレッド生成手段により生成された前記スレッドを、前記送信側端末及び前記受信側端末で参照可能に表示させるスレッド表示手段と、生成された前記スレッドに関連付けられた前記メッセージを、前記送信側端末及び前記受信側端末で参照可能に表示させるメッセージ表示手段と、を備えること、を特徴とする送受信管理サーバー。

請求項9

請求項7又は請求項8に記載の送受信管理サーバーとしてコンピュータを機能させるためのサーバープログラム

請求項10

一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とが、ネットワークによって送受信管理サーバーに接続されたシステムにおける送受信管理方法であって、前記送受信管理サーバーの記憶手段に、前記受信側端末ごとに用意され、前記受信側端末に対応付けられた送信BOXと受信BOXとが登録されており、前記送受信管理方法が、前記送受信管理サーバー及び/又は前記送信側端末の制御手段が、送信対象ファイルに付加するメッセージの入力を受け付けた場合に、前記送信対象ファイルに前記メッセージを付加したメッセージ付ファイルを送信するステップと、前記メッセージ付ファイルの送信に用いる通信とは異なる通信手段によって前記メッセージを送信するステップと、受け付けた前記メッセージを前記送信対象ファイルに付加する際又は前記メッセージ付ファイルを送信する際に、前記メッセージに含まれる件名情報又は当該ファイルのファイル名を含むメッセージ付ファイル関連情報に基づいて、前記送信側端末及び前記受信側端末において前記メッセージを関連付けて共有するためのスレッドを、自動で生成するステップと、前記受信側端末の制御手段が、前記送信された前記メッセージ付ファイルを送信元の識別情報に対応付けられた受信BOXに格納して、前記メッセージ付ファイルの前記メッセージと共に前記受信側端末に表示させるステップと、前記受信側端末の制御手段と、前記送受信管理サーバー及び/又は前記送信側端末の制御手段とが、自動生成した前記スレッドを表示させるステップと、表示された前記スレッドを選択することで、前記メッセージを表示させるステップと、を含むこと、を特徴とする送受信管理方法。

請求項11

請求項10に記載の送受信管理方法において、前記送受信管理サーバー及び/又は前記送信側端末の制御手段が、前記メッセージ付ファイルを送信するステップにおいて、前記送信側端末のユーザによる送信相手先の選択を受け付けるステップと、前記送信側端末のユーザによる、選択されたファイルの選択された前記送信相手先に対応付けられた送信BOX又はこれに付随する送信用アイコンへの送信指示操作を受け付けるステップと、前記送信指示操作を受けたときに、メッセージ入力を受け付けるステップと、入力されたメッセージを前記送信対象ファイルに付加するステップと、前記送信BOXに対応付けられた送信相手先の受信側端末に、前記メッセージ付ファイルを送信するステップと、を含むこと、を特徴とする送受信管理方法。

技術分野

背景技術

0002

従来、例えば、業務内容ファイルを、相手先に送信する場合には、安全かつ確実な方法で相手先に送ることが求められる。
安全かつ確実な方法で相手先に送るものとして、本願の出願人による前の出願に、2014年に公開されたファイル送受信管理システムがある(特許文献1参照)。この文献は、例えば、会計事務所顧問先端末と会計事務所内に設置されたサーバー機といったインターネットを介して接続された装置間でファイルを送信する際に、ファイル属性等から当該ファイルをその相手に送信してよいか否かをシステムが判別して、セキュアな環境で誤送信を防止することを提案している。

0003

その後、ファイルを受領した相手先と、ファイル送信者との間では、ファイルの内容等に関する連絡等、情報のやりとりを行うことがある。特に、会計事務所と顧問先との間で行われるファイルの送信後には、そのような場面が多く発生する。
他方、連絡等の情報のやりとりに関し、複数のユーザ間でメッセージ交換するためのチャットシステムが提案されている(特許文献2、3参照)。

先行技術

0004

特開2014−219705号公報
特開平11−149435号公報
特開平10−154117号公報

発明が解決しようとする課題

0005

上述した特許文献1〜3を用いれば、ファイルの送信と、その後のメッセージ交換とを行うことができる。しかし、2つのアプリケーションを用いるのは、送信者と相手先との双方にとって煩雑であった。また、メッセージ交換の際に、どのファイルに関するものであるかを説明しなければならず、面倒であった。

0006

そこで、本発明は、ファイルの送受信と、メッセージの送受信とを統合管理することで、一元的な管理を可能にする送受信管理システム、送受信管理サーバー、サーバープログラム及び送受信管理方法を提供することを目的とする。

課題を解決するための手段

0007

本発明は、以下のような解決手段により、前記課題を解決する。
第1の発明は、一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とが、ネットワークによって送受信管理サーバーに接続された送受信管理システムであって、前記送受信管理サーバー及び/又は前記送信側端末の制御手段が、送信対象ファイルに付加するメッセージの入力を受け付けた場合に、前記送信対象ファイルに前記メッセージを付加したメッセージ付ファイルを送信するファイル送信手段と、前記ファイル送信手段による通信とは異なる通信手段によって前記メッセージを送信するメッセージ送信手段と、を備え、前記ファイル送信手段は、前記送信側端末のユーザによる送信相手先の選択を受け付ける手段と、前記送信側端末のユーザによる、選択されたファイルの選択された前記送信相手先に対応付けられた送信BOX又はこれに付随する送信用アイコンへの送信指示操作を受け付ける手段と、前記送信指示操作を受けたときに、メッセージ入力を受け付ける手段と、入力されたメッセージを前記送信対象ファイルに付加する手段と、前記送信BOXに対応付けられた送信相手先の受信側端末に、前記メッセージ付ファイルを送信する手段と、を備え、前記メッセージ送信手段は、受け付けた前記メッセージを前記送信対象ファイルに付加する際又は前記メッセージ付ファイルを送信する際に、前記メッセージに含まれる件名情報又は当該ファイルのファイル名を含むメッセージ付ファイル関連情報に基づいて、前記送信側端末及び前記受信側端末において前記メッセージを関連付けて共有するためのスレッドを、自動で生成するスレッド生成手段を備え、前記受信側端末の制御手段が、前記送信された前記メッセージ付ファイルを送信元識別情報に対応付けられた受信BOXに格納して、前記メッセージ付ファイルの前記メッセージと共に前記受信側端末に表示させるファイル表示手段を備え、前記受信側端末の制御手段と、前記送受信管理サーバー及び/又は前記送信側端末の制御手段とが、自動生成した前記スレッドを表示させるスレッド表示手段と、前記スレッド表示手段により表示された前記スレッドを選択することで、前記メッセージを表示させるメッセージ表示手段と、を備えること、を特徴とする送受信管理システムである。
第2の発明は、第1の発明の送受信管理システムにおいて、前記送受信管理サーバー及び/又は前記送信側端末の制御手段が、前記ファイル送信手段による処理の後、前記送信BOXに格納した前記メッセージ付ファイルを、前記送信側端末に表示させ、前記受信側端末の制御手段と、前記送受信管理サーバー及び/又は前記送信側端末の制御手段とが、表示された前記メッセージ付ファイルを選択することで、前記メッセージを表示させる手段を備えること、を特徴とする送受信管理システムである。
第3の発明は、一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とが、ネットワークによって送受信管理サーバーに接続された送受信管理システムであって、前記送信側端末から前記受信側端末に、前記送受信管理サーバーを介して送信対象ファイルにメッセージを付加したメッセージ付ファイルを送信するファイル送信手段と、前記送信側端末から前記受信側端末に、前記送受信管理サーバーを介して、前記メッセージを、前記メッセージ付ファイルとは異なる通信手段によって送信するメッセージ送信手段と、前記ファイル送信手段により送信された前記メッセージに含まれる件名情報又は当該ファイルのファイル名を含むメッセージ付ファイル関連情報に基づいて、前記メッセージを関連付けるためのスレッドを生成するスレッド生成手段と、前記スレッド生成手段により生成された前記スレッドを、前記送信側端末及び前記受信側端末で参照可能に表示させるスレッド表示手段と、生成された前記スレッドに関連付けられた前記メッセージを表示させるメッセージ表示手段と、を備えること、を特徴とする送受信管理システムである。
第4の発明は、第1の発明から第3の発明までのいずれかの送受信管理システムにおいて、前記受信側端末と、前記送受信管理サーバー及び/又は前記送信側端末とは、選択された前記スレッドへの新たなメッセージの入力を受け付けた場合に、メッセージを送信する手段を備えること、を特徴とする送受信管理システムである。
第5の発明は、第1の発明から第4の発明までのいずれかの送受信管理システムにおいて、前記メッセージ表示手段は、時系列に並べたタイムライン表示により、前記メッセージを表示させること、を特徴とする送受信管理システムである。
第6の発明は、第1の発明から第5の発明までのいずれかの送受信管理システムにおいて、前記メッセージ表示手段は、前記メッセージ付ファイルに付加されたメッセージと、前記スレッドに入力されたメッセージとを識別可能に表示させること、を特徴とする送受信管理システムである。
第7の発明は、一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とに対して、ネットワークを介して接続された送受信管理サーバーであって、送信対象ファイルにメッセージを付加したメッセージ付ファイルを送信するファイル送信手段と、前記ファイル送信手段による通信とは異なる通信手段によって前記メッセージを送信するメッセージ送信手段と、を備え、前記ファイル送信手段は、前記送信側端末において、送信相手先が選択され、選択されたファイルの選択された前記送信相手先に対応付けられた送信BOX又はこれに付随する送信用アイコンへの送信指示操作を受け付け、メッセージの入力を受け付けたことに応じて、入力された前記メッセージを前記送信対象ファイルに付加する手段と、前記送信BOXに対応付けられた送信相手先の受信側端末に、前記メッセージ付ファイルを送信する手段と、を備え、前記メッセージ送信手段は、受け付けた前記メッセージを前記送信対象ファイルに付加する際又は前記メッセージ付ファイルを送信する際に、前記メッセージに含まれる件名情報又は当該ファイルのファイル名を含むメッセージ付ファイル関連情報に基づいて、前記送信側端末及び前記受信側端末において前記メッセージを関連付けて共有するためのスレッドを、自動で生成するスレッド生成手段を備え、自動生成した前記スレッドを表示させるスレッド表示手段と、生成された前記スレッドに関連付けられた前記メッセージを表示させるメッセージ表示手段と、を備えること、を特徴とする送受信管理サーバーである。
第8の発明は、一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とに対して、ネットワークを介して接続された送受信管理サーバーであって、前記送信側端末から受信した送信対象ファイルにメッセージを付加したメッセージ付ファイルを、前記受信側端末に送信するファイル送信手段と、前記送信側端末から受信した前記メッセージを、前記メッセージ付ファイルとは異なる通信手段によって前記受信側端末に対して送信するメッセージ送信手段と、前記ファイル送信手段により送信された前記メッセージに含まれる件名情報又は当該ファイルのファイル名を含むメッセージ付ファイル関連情報に基づいて、前記メッセージを関連付けるためのスレッドを生成するスレッド生成手段と、前記スレッド生成手段により生成された前記スレッドを、前記送信側端末及び前記受信側端末で参照可能に表示させるスレッド表示手段と、生成された前記スレッドに関連付けられた前記メッセージを、前記送信側端末及び前記受信側端末で参照可能に表示させるメッセージ表示手段と、を備えること、を特徴とする送受信管理サーバーである。
第9の発明は、第7の発明又は第8の発明の送受信管理サーバーとしてコンピュータを機能させるためのサーバープログラムである。
第10の発明は、一以上の送信側端末と、一以上の受信側端末とが、ネットワークによって送受信管理サーバーに接続されたシステムにおける送受信管理方法であって、前記送受信管理サーバーの記憶手段に、前記受信側端末ごとに用意され、前記受信側端末に対応付けられた送信BOXと受信BOXとが登録されており、前記送受信管理方法が、前記送受信管理サーバー及び/又は前記送信側端末の制御手段が、送信対象ファイルに付加するメッセージの入力を受け付けた場合に、前記送信対象ファイルに前記メッセージを付加したメッセージ付ファイルを送信するステップと、前記メッセージ付ファイルの送信に用いる通信とは異なる通信手段によって前記メッセージを送信するステップと、受け付けた前記メッセージを前記送信対象ファイルに付加する際又は前記メッセージ付ファイルを送信する際に、前記メッセージに含まれる件名情報又は当該ファイルのファイル名を含むメッセージ付ファイル関連情報に基づいて、前記送信側端末及び前記受信側端末において前記メッセージを関連付けて共有するためのスレッドを、自動で生成するステップと、前記受信側端末の制御手段が、前記送信された前記メッセージ付ファイルを送信元の識別情報に対応付けられた受信BOXに格納して、前記メッセージ付ファイルの前記メッセージと共に前記受信側端末に表示させるステップと、前記受信側端末の制御手段と、前記送受信管理サーバー及び/又は前記送信側端末の制御手段とが、自動生成した前記スレッドを表示させるステップと、表示された前記スレッドを選択することで、前記メッセージを表示させるステップと、を含むこと、を特徴とする送受信管理方法である。
第11の発明は、第10の発明の送受信管理方法において、前記送受信管理サーバー及び/又は前記送信側端末の制御手段が、前記メッセージ付ファイルを送信するステップにおいて、前記送信側端末のユーザによる送信相手先の選択を受け付けるステップと、前記送信側端末のユーザによる、選択されたファイルの選択された前記送信相手先に対応付けられた送信BOX又はこれに付随する送信用アイコンへの送信指示操作を受け付けるステップと、前記送信指示操作を受けたときに、メッセージ入力を受け付けるステップと、入力されたメッセージを前記送信対象ファイルに付加するステップと、前記送信BOXに対応付けられた送信相手先の受信側端末に、前記メッセージ付ファイルを送信するステップと、を含むこと、を特徴とする送受信管理方法である。

発明の効果

0008

本発明によれば、ファイルの送受信と、メッセージの送受信とを統合管理することで、一元的な管理を可能にする送受信管理システム、送受信管理サーバー、サーバープログラム及び送受信管理方法を提供することができる。また、本発明によれば、ファイルに付加されたメッセージと、単なるメッセージとを統合的に管理し、異なる仕組みによるメッセージのやり取りを同じタイムライン表示(時系列)で統合して表示することで、メッセージの種類に関わらず時系列上でメッセージを表示、管理ができる。

図面の簡単な説明

0009

(A)は、各実施形態に共通の送受信管理システムの構成を示すブロック図であり、(B)は、サーバーが会計事務所外のデータセンタークラウド上のサーバーである場合の実施例を示す。
(A)は、第1実施形態に係るファイル管理サーバー及びクライアントPCの構成を示すブロック図で、ファイル管理サーバーが会計事務所内又はクラウド/IDCに存在する場合で、クライアントPCは操作や画面表示をする場合の図である。(B)は、第1実施形態に係るファイル管理サーバー及びクライアントPCの構成を示すブロック図で、クラウドとクライアントPCで機能分担する場合の図である。
第1実施形態に係る顧問先端末の機能ブロック図である。
第1実施形態に係るファイル送信の概要図である。
第1実施形態に係る会計事務所から顧問先へメッセージ付ファイルを送信するメッセージ機能の概要を説明するための概念図である。
第1実施形態に係る顧問先から会計事務所へメッセージ付ファイルを送信する態様を説明する図である。
第1実施形態に係る会計事務所の顧問先窓口機能を実現するための前提としての仕組みを説明する概要図である。
第1実施形態に係る送信ファイル保留削除機能を説明するための概念図である。
第1実施形態に係る顧問先から会計事務所へのメッセージ機能の処理を説明するフローチャートである。
第1実施形態に係る会計事務所から顧問先へのメッセージ機能の処理を説明するフローチャートである。
第1実施形態に係る送信ファイルの保留・削除機能を説明するためのフローチャートである。
図7−1の続きである。
第1実施形態に係るWebDAVファイル転送プロトコルを用いた転送用コンテナの例を示す図である。
第1実施形態に係るメッセージファイル送受信履歴管理テーブルの実施例を示す図である。
図9に示す履歴情報集約して生成された案件別の窓口ビュー画面の実施例を示す図である。
第1実施形態に係る例えば会計事務所側で管理される、顧問先ごとのメッセージ/ファイル送信手段管理テーブルの実施例の図である。
第1実施形態に係る例えば会計事務所で顧問先の会計ファイルを作成し、当該顧問先に送信する際のファイル送信統合処理メイン処理を説明するフローチャートである。
図12に示すファイル送信統合処理のサブルーチンを説明するフローチャートである。
第1実施形態に係る顧問先端末からのアクセスに必要なアクセス管理情報の例を示す図である。
第1実施形態に係る会社マスタテーブルの例を示す図である。
第1実施形態に係るファイルアクセス未読既読)記録部の例を示す図である。
第1実施形態に係る担当者マスタテーブルの例を示す図である。
第1実施形態に係る知識マスタテーブルの例を示す図である。
第1実施形態に係る類似範囲テーブルの例を示す図である。
第1実施形態に係る保留時間設定テーブルの例を示す図である。
第1実施形態に係るナレッジ検索処理を説明するフローチャートである。
第1実施形態に係るナレッジ検索機能の画面例を示す図である。
第1実施形態に係る送受信管理システムと、公知技術であるチャット等のWebメッセージシステムとの処理概要図である。
第2実施形態に係る送受信管理システムの処理概要図である。
第2実施形態に係るサーバー及びクライアントPCの構成を示すブロック図で、サーバーが会計事務所内又はクラウド/IDCに存在する場合で、クライアントPCは操作や画面表示をする場合の図である。
第2実施形態に係る会計事務所から顧問先への各種送受信機能の処理を説明するフローチャートである。
第2実施形態に係る画面例(会計事務所側)を示す図である。
第2実施形態に係る画面例(会計事務所側)を示す図である。
第2実施形態に係る画面例(会計事務所側)を示す図である。
第2実施形態に係る画面例(顧問先側)を示す図である。
第2実施形態に係る画面例(顧問先側)を示す図である。
第2実施形態に係る画面例(顧問先側)を示す図である。
第2実施形態に係る画面例(会計事務所側)を示す図である。
第2実施形態に係る画面例(会計事務所側)を示す図である。
第2実施形態に係る画面例(顧問先側)を示す図である。
第2実施形態に係るメッセージ管理DBの例を示す図である。
第2実施形態に係るタイムライン表示処理を説明するフローチャートである。

実施例

0010

以下に、添付図面を参照しながら、本発明の実施の形態を詳細に説明するが、以下の実施例によって本発明は限定されるものではない。

0011

(第1実施形態)
[送受信管理システムの一実施例の構成]
まず、図1−1を用いて、各実施形態に共通の送受信管理システム100の構成について説明する。図1−1(A)は、各実施形態に共通の送受信管理システム100の構成を示すブロック図であり、サーバー40(ファイル管理サーバー、送受信管理サーバー)が会計事務所内にあり、外部の顧問先端末10との間でファイル/メッセージをやり取りする場合を示す。なお、以下の説明では、図1−1(A)について、第1実施形態に係る送受信管理システム100について説明するが、各実施形態に共通の構成である。

0012

図1−1(A)に例示するように、第1実施形態に係る送受信管理システム100は、顧問先端末10と、認証管理サーバー20と、ファイアウォール30と、サーバー40と、複数のクライアントPC50a〜50dとで構成される。また、送受信管理システム100では、顧問先端末10、認証管理サーバー20、及び、ファイアウォール30は、インターネット60を介して接続されている。なお、クライアントPC50a〜50dについて、特に区別無く説明する場合には、クライアントPC50と記載する。なお、クライアントPC50ないし顧問先端末10は、デスクトップ型ノート型パーソナルコンピュータのような設置型の装置の他、軽量なモバイル端末からリモートでアクセスする形で構成された設置型のパーソナルコンピュータ内に構築された仮想PCないし仮想マシンも含むものとする。

0013

会計事務所の職員等が使用するクライアントPC50は、会計事務所内のネットワーク(LAN)で、サーバー40に接続する場合(例えば図1−1(A)のクライアントPC50a〜50c)の他、クライアントPCは、職員が外出先に持ち出したり、自宅に持ち込んで、インターネット等のWAN回線を使用して、サーバー40に接続するようにしてもよい(例えばクライアントPC50d)。

0014

顧問先端末10は、例えば、デスクトップ型PC、タブレット型PC、ノート型PC等の情報処理装置であり、顧問先の事務所等で使用する端末である。顧問先端末10は、事前準備として、認証管理サーバー20へアクセスするURLを保持している。そして、顧問先端末10は、顧問先用ファイル管理アプリケーションソフト(図示せず)を利用し、該URLを用いて認証管理サーバー20にアクセスし、ID、パスワードを入力して、認証管理サーバー20を介してファイアウォール30に認証要求を行うと共に、サーバー40のリモート接続を要求する。そして、顧問先端末10では、サーバー40とのリモート接続が確立した後、リモートアクセスすることによってサーバー40内の公開用エリアに用意された当該顧問先用のフォルダにアクセスすることができる。

0015

顧問先端末10の制御部は、公開用エリアに用意された当該顧問先用のフォルダにアクセスして取得した受信ファイルを、顧問先端末10の記憶部に保存し、受信ファイルないし受信ファイルのリンク先情報を元に、受信ファイルの存在を顧問先端末10の受信BOXに表示する処理を行う。

0016

認証管理サーバー20は、認証に関する情報や、ユーザの契約に関する情報を管理するサーバーであり、顧問先端末10からの認証要求を受け付ける。また、例えば、この認証管理サーバー20は、サーバー40からユーザが契約状況の問い合わせを受け付け、契約状況を応答する。なお、認証管理サーバー20による認証は本発明の必須要素ではなく、あくまで、顧問先端末10からサーバー40へのアクセスのセキュリティレベルを向上させるための一例である。

0017

ファイアウォール30は、会計事務所内のネットワークに対する外部からの不正な侵入を防ぐ機能を有するハードウェアないしソフトウェアを搭載した装置である。このファイアウォール30は、デフォルト状態では、認証管理サーバー20からのアクセスのみを許可し、他装置からのアクセスを拒否することで、安全性を確保している。また、後述するように、ファイアウォール30は、認証管理サーバー20からの指示を受けて、認証管理サーバー20が認証に成功した顧問先端末10のみリモート接続を許可するので、さらに安全性を確保している。

0018

サーバー40は、会計事務所側が管理するサーバー装置であり、同会計事務所のクライアントPC50a〜50dに接続され、顧問先がアクセスできるフォルダに関する情報を管理している。また、サーバー40は、顧問先端末からのアクセスを受け付けるための事前準備として、必要に応じて、各クライアントPC50a〜50dから、顧問先端末のユーザIDとパスワードとを含み、顧問先端末からのアクセスを許可するための顧問先管理情報の登録を受け付け、該ユーザIDとパスワードをID管理テーブル(図示せず)に記憶する。

0019

クライアントPC50は、会計事務所の職員が使用するPCであり、例えば、会計事務所内に設置されたデスクトップ型PC等の情報処理装置や、職員が会計事務所の外に持ち出してインターネット経由でサーバー40にアクセスできるノート型PC、タブレット型PC、スマートフォン等の各種情報端末を含む概念である。本明細書及び特許請求の範囲において、クライアントPCを送信側端末あるいは事務所内端末とも称するが、いずれの場合も事務所内にある場合のみならず、職員が外部に持ち出してサーバー40にアクセスするような場合の端末も含まれる。クライアントPC50では、会計事務所用ファイル管理アプリケーションソフトを利用し、サーバー40内に格納したファイルを、公開用エリア45(図1−4参照)の所望する顧問先のフォルダへ移動させたりメッセージを付加して送出することができる。

0020

図1−1(B)は、サーバー40が会計事務所外のデータセンターやクラウド上のサーバー(仮想サーバーも含む)である場合の実施例を示す。このように、サーバー40を遠隔に設置することで記憶容量の増設災害時の対応を迅速に行うことが可能である。本実施例の各要素の構成及び動作は図1−1(A)の実施例とほぼ同様であり、当業者であれば必要に応じて適切にシステムを構築することができる。

0021

この実施形態においても、会計事務所の職員等が使用するクライアントPC50d、50eは、会計事務所内に設置されて、インターネット経由でサーバー40に接続する場合の他、クライアントPCは、職員が外出先に持ち出したり、自宅に持ち込んで、事務所外から、インターネット経由で、クラウドないしIDCのサーバー40に接続するようにしてもよい。例えば事務所外から事務所システム経由あるいは直接サーバー40にアクセスできるノート型やタブレット型のPCやスマートフォンを含む。
以下、サーバー40は、説明内容に応じて、ファイル管理サーバー40や、送受信管理サーバー40等として説明することがある。

0022

[ファイル管理サーバー40の構成]
図1−2(A)は、ファイル管理サーバー40及びクライアントPC50の構成を示すブロック図で、ファイル管理サーバー40が会計事務所内又はクラウド/IDCに存在する場合で、クライアントPCは操作や画面表示をする場合の図である。本図(A)に示すように、このファイル管理サーバー40は、通信部41、制御部42、記憶部43を備える。このように、ファイル管理サーバー40は、会計事務所内に実在する実サーバーの他、会計事務所内に実在する実サーバー内に構築された仮想サーバーであってもよい。また、クラウド/IDC内にファイル管理サーバー40が存在する場合において、ファイル管理サーバー40が仮想サーバーで構成されている場合のほか、IDC内の実サーバーで構成されていても構わない。ここで、仮想サーバーとは、会計事務所内の実在する実サーバーや、クラウド/IDC上のメモリ資源CPU資源割り当てて、あたかもサーバーが実在するかのようにして、実在の実サーバーと同じ機能を実現できるように構成したサーバーを意味する。

0023

通信部41は、接続されるファイアウォール30及びクライアントPC50との間でやり取りする各種情報に関する通信を制御する。具体的には、通信部41は、ファイアウォール30からユーザID及びパスワードの問い合わせを受信する。また、通信部41は、認証管理サーバー20に契約状況の問い合わせを送信する。また、通信部41は、接続先サーバーのIPアドレスと共に、ポートマッピングの指示をファイアウォール30に送信する。

0024

記憶部43は、制御部42による各種処理に必要なデータ及びプログラムを格納するものであり、顧客管理DB(会社マスタ)43aと、ファイル管理情報格納部43bと、及びファイル格納部43cとを具える。

0025

顧客管理DB43aには、顧問先ごとに会社コード(商号コード、顧問先ID)、顧問先名、契約情報、アクセス管理情報等が予め登録される。会社マスタテーブルの例を図15に示し、ここでは業種決算期資本金売上高等が登録されている。アクセス管理情報は顧問先端末10からのアクセスに必要な情報が登録され、ユーザごとに、リモート接続可能なフォルダのパスを記憶する。図14アクセス管理テーブルの一例を示す。

0026

ファイル管理情報格納部43bは、顧問先IDや年度との関連付け情報、顧問先ごとの非公開エリア内の送受信BOXファイル管理情報、未読・既読管理テーブル(顧問先ごと、ファイルごと、図16)、メッセージ/ファイル送受信履歴管理テーブル図9)、メッセージ/ファイル送信手段管理テーブル(図11)等を格納する。また、後述する集計やナレッジ検索処理で用いる担当者マスタテーブル(図17)、知識マスタテーブル(図18)、類似範囲テーブル(図19)や、送信メッセージや送信ファイルの遅延・保留時間が登録される保留時間設定テーブル(図20)等が登録される。

0027

ファイル格納部43cは、公開用エリアのファイル格納部45と、非公開である会計事務所内ファイルシステム用ファイル格納部47とを備える。公開用ファイル格納部45は、顧問先端末10が会計事務所外からリモート接続可能なファイル格納領域である。公開用ファイル格納部45は、顧問先単位でフォルダが作成されておりファイルが格納される。具体的には、図2−1、図2−2、4に例示するように、顧問先単位のフォルダの下に、送信フォルダ受信フォルダがあり、送信フォルダ、受信フォルダそれぞれのフォルダの中にファイルが格納される。会計事務所内ファイルシステム用ファイル格納部47は会計事務所のLANに接続されたクライアントPC50a〜50cの他、職員が出先や自宅に持ち出したクライアントPC50d〜50eからもインターネットを介してアクセス可能であるが、会計事務所の職員以外からはアクセス不能であり、顧問先ごとに作成されるファイルの実体が格納される(図1−4参照)。なお、記憶部43には上記の他、本明細書に記載される各種処理に必要なプログラム又はプログラムモジュールや他のデータが登録されるものとする。

0028

制御部42は、各種の処理手順等を規定したプログラム及び所要データを格納するための内部メモリを有し、これらによって本明細書記載の種々の処理を実行する。代表的な機能モジュールとして、照合部、送受信BOX管理部ファイル管理部(ファイル送信手段、ファイル表示手段)、メッセージ作成・付与部、メッセージ表示制御部、顧問先窓口ビュー生成部、顧問先窓口ビュー制御部、ファイル送信保留・削除制御部等があるが、他にも本願発明を実現するための各種モジュールを備える。

0029

ここで、クライアントPC50a〜50eの構成は、キーボードマウス操作等を行う入力部、画面表示や印刷処理を行う出力部、ファイル管理サーバー40に対して、LANやインターネット等のネットワーク経由でアクセスするための通信部、ファイル管理サーバー40の記憶部のデータを、一時ないし永続的に記憶しておくためのRAMやHDDないしSSD等の記憶部、アプリケーションプログラム起動して、各種の機能を実現したり、ファイル管理サーバー40にアクセスして、データを取得したり、更新したり、ファイル操作や、メッセージ入力等のGUIを制御するための制御部で構成される。

0030

また、図1−2(B)は、ファイル管理サーバー40及びクライアントPC50の構成を示すブロック図で、クラウドとクライアントPCで機能分担する場合の図である。上記のファイル管理サーバー40がクラウド上に存在する場合において、クライアントPC50が、顧客管理DB(会社マスタ)や会計事務所内ファイルシステムを内部に構成する等スタンドアローン構成となっている場合で、サーバーとの間で適宜、記憶部の構成や制御部の機能を役割分担した場合の例である。この場合、制御部や記憶部の構成や役割は、図の例に限定されず、適宜、ファイル管理サーバー40とクライアントPC50の間で、いずれかに各制御部、各格納部があればよい。図の例では、会計事務所内ファイルシステムがクライアントPCに存在するように記載したが、これに限定されることはなく、クラウドやIDCのサーバーに存在していても構わない。

0031

[顧問先端末10の構成]
図1−3は、顧問先端末10の機能ブロック図である。本図に示すように、顧問先端末10は、入力部11、出力部12、通信部13、制御部14、記憶部15を備える。

0032

入力部11は、ユーザIDやパスワード、ファイルの移動やコピー選択指示等を入力するものであり、キーボードやマウスマイク等を具えて構成される。出力部12は、モニタディスプレイ、必要応じて入力部も兼ねたタッチパネル)やスピーカを具えて構成される。通信部13は、接続される認証管理サーバー20及びファイアウォール30との間でやり取りする各種情報に関する通信を制御する。具体的には、通信部13は、ユーザIDやパスワードを認証管理サーバー20に送信し、接続先サーバーの情報を認証管理サーバー20から受信する。また、通信部13は、接続先サーバー情報とポート番号をファイアウォール30から受信し、リモート接続の要求をファイアウォール30に送信する。

0033

制御部14は、本発明にかかる各種の処理手順等を規定したファイル管理アプリケーションを実行し、及び所要データを格納するための記憶部から必要に応じてデータやテーブルを参照し、これらによって種々の処理を実行するが、特に本発明に関連するものとして、認証要求部、選択指示部、リモート接続要求部、送受信BOX管理部、ファイル管理部、メッセージ作成・付与部、メッセージ表示制御部、ファイル送信遅延(保留)・削除制御部等を備える。

0034

顧問先端末の送受信BOX管理部は、送信BOXと受信BOXを管理する制御手段であって、顧問先ファイルシステムのファイルを送信BOXに投入した場合、記憶部に送信BOXという記憶領域を設けた上で、その記憶領域に実際のファイルが格納されるようにしてもよいし、送信BOXという送信管理用の仮想的なBOXを設けて、ファイルを投入しても、ファイルの格納領域のリンク情報を関連付けることにより、送信するファイルであるとして管理するようにしてもよい。

0035

また、顧問先端末の送信BOXに投入されたファイルは、ファイル管理サーバー40の公開領域を介して、ファイル管理サーバー40の受信側の受信BOXに転送されて、受信側のクライアントPC50から閲覧できるようになる。この場合も、実際には受信側の受信BOXには、実ファイルが格納されてもよいし、ファイル自体は別の記憶領域に格納されて、ファイルを受信したことを示すと共にそのファイルの格納領域のリンク情報を関連づけて管理するようにしてもよい。

0036

認証要求部は、顧問先端末10から認証管理サーバー20を介しファイアウォール30に対して認証の要求を行うと共に、該顧問先端末10のグローバルIPを通知する。リモート接続要求部は、ファイアウォール30から受信した接続先サーバーのアドレス情報とポート番号とを用いて、ファイアウォール30に対して、接続先サーバーとのリモート接続を要求する。

0037

ファイル管理部は、後述する会計事務所へ送信するファイルやメッセージの操作や、送信したファイル/メッセージが会計事務所側で閲覧された場合に送信フォルダのファイル/メッセージに既読のフラグを設定する処理を行う。同様に、会計事務所から送付されたファイルの既読/未読管理や送信遅延状態にあるか送信遅延が解除されて閲覧できる状態になっているかの管理等を行う。

0038

メッセージ作成・付与部は、ファイルが送信BOXにドラッグドロップされた場合にメッセージ入力GUIを立ち上げ、入力されたメッセージを送信ファイルに付加する。ファイル送信保留・削除制御部は、会計事務所のファイル管理サーバー40と連携して、送信ファイルを受信BOXで非表示に保持する送信遅延・保留機能や、削除指示があった場合に受信BOX内の非表示のファイルを削除する処理を行う。

0039

記憶部15は、制御部14による各種処理に必要なデータ、ファイル及び顧問先用ファイル管理アプリケーションソフト等のプログラムを格納するものであり、例えば、RAM(Random Access Memory)、ROM(Read Only Memory)、フラッシュメモリ(flash memory)等の半導体メモリ素子、又は、ハードディスク光ディスク等の記憶装置である。主なものとして、ファイル管理情報格納部と、ファイル格納部を有する。ファイル管理情報格納部は、顧問先IDや年度との関連付け情報、送受信BOX内ファイル管理情報、ファイルごとの未読・既読管理テーブル、メッセージ/ファイル送受信履歴管理テーブル等を備える。ファイル格納部は、顧問先ファイルシステム用ファイル格納部を有する。

0040

[ファイル送受信機能の全体概要]
図1−4は、本発明の前提となるファイル送受信の概要を示すイメージ図であり、これ自体は本願出願人による先の出願である特願2014−219705に開示されたものである。各顧問先の顧問先端末10では顧問先用ファイル管理アプリケーションが動作しており、ファイル管理サーバー40では会計事務所用ファイル管理アプリケーションが動作している。ここで、ファイル管理サーバー40は、一実施例として、会計事務所内に設けられたサーバーで構成される例を例示して説明するが、これに限定されることはなく、例えば、IDC(インターネットデータセンター)上のサーバーや、クラウド上のサーバーとして構成されているものを利用することができる。
ファイル管理サーバー40の記憶部43(図1−2参照)には顧問先からアクセス可能な公開用エリア(公開用ファイル格納部45)と、会計事務所の職員のクライアントPC50a〜50d(図示せず)(図1−1参照)のみからアクセス可能な事務所内エリア(非公開エリアのフォルダ46や会計事務所内ファイルシステム47等のファイル格納部)がある。会計事務所で作成される各顧問先用の会計データ(会計ファイル)ないし財務諸表等の帳表ファイルや文書ファイル原始的には会計事務所内ファイルシステム47に保存される。会計事務所内ファイルシステム47の所望のファイルを顧問先へ送信したい場合、会計事務所の職員はクライアントPC50を操作して、当該ファイルを顧問先ごとに設けられた送信BOX(図1−4、2−1の領域46)に投入すると、公開用エリア45の当該顧問先のフォルダに登録される。

0041

上記のように、以上及び以下の会計事務所側の操作は会計事務所の職員が事務所内又は事務所の外からクライアントPC50を操作して行われる。また、ファイル管理サーバー40がクラウドやIDCに構築された場合にも、同様に、会計事務所の職員が事務所内又は事務所の外からクライアントPC50を操作して行う。

0042

この場合において、会計事務所で作成される各顧問先用の会計データ(会計ファイル)ないし財務諸表等の帳表ファイルや文書ファイルは、クライアントPC50a〜50d内の記憶部に会計事務所内ファイルシステム47を構成して保存してもよいし、クラウドやIDCに構築されたファイル管理サーバー40内に、会計事務所内ファイルシステム47を構成して保存してもよいし、さらには、クラウドやIDCとは別に、会計事務所内にサーバーを構築して保存するようにしてもよい。帳表ファイルは、試算表元帳等の財務諸表のファイルの他、各種の伝票取引の内容を示すデータのファイル、あるいは取引の内容を仕訳データとして入力した仕訳データのファイルであってもよい。また、文書ファイルには、ワープロソフトプレゼン資料作成ソフトで作成したファイルのほか、領収証契約書等の書類等をスキャナ等で読み取った原始証憑データないしエビデンスデータファイル化したものが含まれる。また、各種の部品購入した商品製品を製造するための原材料半製品、製品等の図面をファイル化したものも含まれる。あるいは、帳表ファイルには、申告や各種の申請等の電子申告用のデータをファイル化したものが含まれる。

0043

このとき、ファイル管理サーバー40は会社DB(図15)等を参照して、ファイルに紐付いた顧問先IDと当該ファイルが投入されたフォルダの顧問先情報を照合して、その顧問先用に作成されたファイルが別の顧問先フォルダに投入されないようにする。代替的に、GUI上では投入する送信BOXは1つのみで、ファイルが投入されたときに当該ファイルに紐付けられた顧問先情報から該当する顧問先の送信BOXに自動的に振り分け登録されるようにしてもよい。

0044

上記の処理により、リモート接続された顧問先端末10では、公開エリアの当該顧問先のフォルダに登録されたファイルが顧問先端末10の受信BOXに現れ、これを閲覧・別の場所に保存することができる。逆に、顧問先から会計事務所にファイルを送信したい場合には、顧問先ファイル管理アプリの処理により、顧問先ファイルシステムから送信したい所望のファイルを送信BOXに投入すると、ファイル管理サーバー40の公開用エリア45の当該顧問先のフォルダに格納される。これにより、顧問先端末10で作成又は更新されたファイルは顧問先用ファイル管理アプリケーションを介してファイル管理サーバー40の公開用エリア45に転送され、会計事務所側はこれを閲覧したり事務所内エリア47に保存したりすることができる。

0045

公開エリア45に転送されてきたファイルは、会計事務所内ファイルシステム47に実体が保存された後、事務所内の非公開エリア46内に構成された送受信BOXで、ファイルの実体を一時記憶して表示してもよいし、あるいは、送受信BOXで、ファイルの実体を一時記憶せずに会計事務所内ファイルシステム47に記憶された実体ファイルのリンク情報を記憶しておき、送受信BOXの画面表示の際にリンク情報を利用してファイルの実体にアクセスするようにしてもよい。

0046

公開エリア45には、事務所内(非公開)エリア46に構成された送受信BOXに対応する形で、顧問先ごとにフォルダが作成されており、顧問先単位のフォルダの下に、送信フォルダ、受信フォルダがある。

0047

公開エリア45それ自体は、ファイル転送用の記憶領域なので、必ずしもクライアントPC50から直接的に見える必要はなく、ファイル管理サーバー40の制御部の処理により、顧問先から送付されたファイルやメッセージが公開エリア45に格納された際に、事務所内(非公開)エリアの顧問先毎のフォルダ(顧問先毎の受信BOX)に保存ないし関連付けられた後に、クライアントPC50から顧問先毎の受信BOXを閲覧できるようにしてもよい。

0048

一方、顧問先端末10から公開エリア45を見ると、他の顧問先のフォルダは非表示となり、自社のフォルダの受信BOXと送信BOXのみが見えるようになっている。この場合も、顧問先端末10から公開エリア45が直接見える必要はなく、顧問先端末10の制御部やファイル管理サーバー40の制御部により、会計事務所から送付されたファイルやメッセージが公開エリア45に格納された後、公開エリア45のファイルやメッセージが顧問先端末10の受信BOXに保存ないし関連付けられた後に、顧問先端末10から送付先の会計事務所に関連付けられた受信BOXを閲覧できるようにしてもよい。

0049

これは、会計事務所内ファイルシステムの顧問先ごとに作成されたフォルダ構成ベースに、顧問先のアカウント情報に基づいて、顧問先毎のフォルダのみを切り出して格納すること、あるいは、顧問先ごとに作成されたフォルダ構成の全体を複製した上で、当該顧問先のみのフォルダをアクセス可能とすることにより実現される。なお、送信BOX、受信BOXの下にさらに年度別、種類別等の下層フォルダが設けられていてもよい。

0050

[本発明にかかるメッセージ機能]
図2(図2−1〜図2−2)は、上記のファイル送受信機能に付加するメッセージ機能の概要を説明するための概念図であり、図2−1は、ファイル転送を契機として、メッセージ入力を受け付けてメッセージをファイルに付与して、メッセージ付ファイルを会計事務所から顧問先へ送信する態様を説明する図である。ここで、ファイル管理サーバー40は、一実施例として、会計事務所内に設けられたサーバーで構成される例を例示して説明するが、これに限定されることはなく、例えば、IDC(インターネットデータセンター)上のサーバーや、クラウド上のサーバーとして構成されているものを利用することができる。

0051

また、会計事務所の担当者と、顧問先との間でファイルやメッセージをやり取りする場合を主に説明するが、(会計事務所の担当者に代えて)所定の個人と、(顧問先に代えて)所定のグループメンバーとの間で、グループチャットを行うような場合にも利用することができる。この場合において、図15(会社マスタテーブル)に代えて、グループのIDやグループの名称をグループに所属する担当者IDと共に管理するテーブルを用意すれば、グループのメンバー内でのセキュアなメッセージやファイルの転送を利用した、グループチャット様の機能を実現することができる。また、ファイル管理サーバー40の送信BOXや受信BOXは、主に、顧問先端末ごとに用意されていることを前提に説明するが、顧問先の担当者全員に対し、つまり顧問先ごとに1つ用意されるようにしてもよいし、逆に、顧問先の担当者のグループや役職ごとに用意されるようにしてもよい。

0052

図2−1に丸数字で示す順番に説明すると、クライアントPC50(図示せず)(図1−1参照)からファイル管理サーバー40にアクセスしている職員がファイル転送先の顧問先フォルダを選択し(丸数字1)、当該顧問先用に作成した会計データファイル(例えば「出納帳2506」)を送信BOXにドラッグ&ドロップすると(丸数字2)、フォルダ内に送信するファイルがアイコン表示される(丸数字3)。ドラッグ&ドロップ操作に代えて、ファイルを選択した後、単に、送信BOX内に設けられた送信処理を起動する送信アイコンを押下するようにしてもよい。ここで、送信BOXに投入されたファイルは、必ずしも送信BOXという記憶領域に格納される必要はなく、送信BOXというファイル転送を管理する仮想的な領域にファイルの格納領域のリンク情報を関連付けるようにしてもよい。

0053

同時に、GUI上で図2−1右下に示すような送信先確認・メッセージ入力ウィンドウ立ち上がり、職員は当該ファイルに付加するメッセージを入力することができる(丸数字4)。例えば出納帳を顧問先に転送する場合、メッセージは「6月分の出納帳ファイルを送付します。」等となる。このウィンドウで送信ボタンを押下すると、送信ファイルにコメント情報が付加され、必要に応じて、上述した顧問先IDの照合等による誤送信防止処理を経て、ファイル管理サーバー40の公開用エリア45に登録される(丸数字5〜7)。なお、非公開エリアのファイルシステム47内の実体ファイルも同時に更新されるが、これは必須の構成ではない。

0054

ファイルへのメッセージ付加は、例えばWebDAVといったファイル転送プロトコルを利用することができる。WebDAVを用いた場合のファイルの転送用コンテナの例を図8に示す。転送用コンテナとは、ファイルを転送する際に、あたかもコンテナという大きなケース外箱)がファイルを内部に積載するようなイメージで運搬(転送)することを模した説明で、WebDAVの他、多くのファイル転送プロトコルの転送方法を説明する際に用いられる表現である。このため、現実荷物の送付と同様に、転送用コンテナには、内部の荷物(ファイル)の大きさ(ファイルサイズ)、宛先、送付日時等が記載(登録)される。

0055

本図に示すように、転送用コンテナは、標準プロパティと、拡張プロパティと、転送対象となるファイル本体とからなり、このうちの拡張プロパティに本発明のメッセージの他、後述する保留可否フラグ、未読/既読フラグ等を登録することができる。なお、ファイルへのメッセージ付加はこの例に限るものではなく、例えばファイルのヘッダにメッセージを埋め込んだり、他のプロトコルを利用してもよい。

0056

公開用エリア45にファイルが登録されると、対応する顧問先端末10のアプリケーションと同期され、登録されたファイルが顧問先端末10の受信BOX内に表示される(丸数字8〜9)。顧問先端末10の受信BOXは、顧問先ファイルシステムとは別に設けられた、ファイルを受信したことを示すための仮想的な領域であってもよく、受信したファイル自体は別の記憶領域に格納されていてもよい。これは、会計事務所側からファイルを転送してもよいし、顧問先側からの転送要求に応じる形でもよい。このとき、転送されたファイルには「未読」、「既読」の別を示す表示が付加されてもよい。顧問先端末10のオペレーターが転送されたファイルにフォーカスをあてたり(例えばマウスカーソルを上に移動させる)、当該ファイルを選択操作すると、ファイルに付加されているメッセージが所定欄に表示され、あるいはポップアップ表示される(丸数字10)。ファイルが操作されると未読/既読ステータスが変更され、会計事務所のファイル管理サーバー40にも同期されて、図16のファイルアクセス記録部が更新される。

0057

このように、ファイル転送の操作をきっかけ(契機)として、メッセージ入力を受け付けて、ファイルにメッセージを付与して、ファイル転送の仕組みを応用して、相手先に届けることができる。

0058

帳表等のファイルが届けられた後も、ファイルにメッセージが付与ないし関連付けられているので、ファイルを確認すれば、併せて、そのファイルがどのような経緯や意図、目的(どういう観点で帳表を確認して欲しいか等)をもって送られたのかが一目で分かり、会計データの監査等の効率化が進み、会計事務所の顧問先に対するサービスレベルを向上させることができる。

0059

すなわち、従来のメールソフトのように、メッセージが主(先にありき)で、ファイル添付が従という関係で、ファイルを転送した後に、そのファイルがどのような経緯や意図、目的をもって送られたのかが、ファイルを見ただけでは分からず、財務諸表等の帳表ファイルを中心とした帳表ファイル作成、帳表ファイルの確認・管理が中心となる会計事務所と顧問先間のオペレーションでは使い勝手が悪かったのを、本システムにより解消することができる。

0060

図2−2は、逆に顧問先から会計事務所へメッセージ付ファイルを送信する態様を示す。また、図5に、この場合(顧問先から会計事務所へメッセージファイルを送信)の処理のフローチャートを示す。これらの図に示す顧問先から会計事務所へファイルを送信する場合の処理は、送信元と送信先が入れ替わるだけで上記とほぼ同様であるため、明細書においてその詳細な説明は省略する。

0061

上記実施形態に加えて、あるいは代替例として、本発明の送受信管理システム100では、特段送信すべきファイルがない状態であってもメッセージをやり取りすることができる。図6は、このような実施形態を説明するためのフローチャートである。なお、図5図6において、ファイル管理サーバー40は、一実施例として、会計事務所内に設けられたサーバーで構成される例を例示して説明するが、これに限定されることはなく、例えば、IDC(インターネットデータセンター)上のサーバーや、クラウド上のサーバーとして構成されているものを利用することができる。

0062

例えば会計事務所側から顧問先を指定してメッセージ作成指示を行うと(S6−1〜2)、図2−1の丸数字4で示すようなメッセージ入力ウィンドウが立ち上がり(S6−3)、入力されたメッセージが新規ブランクファイルに付加されて公開用エリアに登録される(S6−4〜6)。後の処理(S6−7〜13)は上記実施例と同様である。このように制御することにより、送るべきファイルがなくても、例えば会計業務に関するメッセージを本発明の会計処理特化させたシステムを用いて顧問先とやり取りすることができ、他のメールソフトをわざわざ起動する面倒を回避することができる。また、例えば顧問先から経理部門アウトソーシングを会計事務所が請け負う場合に、案件やカテゴリごとに1のファイルに付加する形でメッセージをやり取りすれば、やり取りの履歴情報から案件についての進捗の確認や承認申請の状況を分かりやすく表示することが可能となる。

0063

[会計事務所の顧問先窓口機能]
図3は、このような、ファイル転送をきっかけとしてファイルにメッセージを付与してメッセージのやり取りをするシステムの履歴情報を利用して、顧問先が会計事務所と、案件ごとにどのようなやり取りをしたかを一目で確認するための会計事務所の顧問先窓口機能を実現するための仕組みを説明する概要図である。

0064

従って、本図では、顧問先の窓口機能それ自体を説明するというよりは、ファイル転送をきっかけとしてメッセージを付与してファイルと共にメッセージのやり取りをする中で、同一案件のやり取りであることを示す情報(メッセージ間の関連付け情報)をどのようにして付与するかを説明する。

0065

本図において、右側に会計事務所側の操作端末の画面例を示し、左側に顧問先端末10の画面例を示す。本図では、例として「部品購入のために会計事務所が顧問先の預金口座から出金」するための承認及び報告を行う実施例を説明する。図3の右上領域において、メッセージ送付先の顧問先(本実施例ではさらに下層の「承認申請」フォルダ)を選択し、画面上に設けられたメッセージ作成ボタンを押すと、メッセージ入力ウィンドウが立ち上がる(丸数字1〜2)。ここに例えば「X社に対するY部品購入支払のための預金口座からの出金に関してご承認願います。」といったメッセージを入力し、確定させると、メッセージファイルが生成され、該当する顧問先端末に転送される(丸数字3)。メッセージファイルは顧問先端末10の受信BOXに登録され、オペレーターがファイルを選択するとメッセージ内容が表示される(丸数字4〜5)。このメッセージに返信する場合、顧問先端末10の画面上でメッセージ作成ボタンを押すとメッセージ入力ウィンドウが立ち上がり、顧問先は返信メッセージ「〜出金の券、承認しました。」を入力する(丸数字6)。送信ボタンを押すとメッセージファイルが生成され転送されるが、このメッセージファイルは1つ前のメッセージ(又は親メッセージ)に対して応答する形で作成され、同一案件であることの関連付け情報が付加される(丸数字7)。同様に、メッセージを受け取った会計事務所はメッセージ内容を確認し、実際の送金処理を行って、さらに顧問先に「〜支払を完了しました。」というメッセージを送出し、顧問先でこれが確認される(丸数字8〜12)。

0066

このようにやり取りされたメッセージファイルの履歴が、図9に示すような送受信履歴管理テーブルに記録される。本図に示すように、同一案件についてメッセージファイルが1つ前のメッセージ又は親メッセージに対して関連付けられ、送受信日時、件名、メッセージ種別、メッセージ内容等の詳細が蓄積される。これにより、複数回のやり取りを行った場合に、ファイルを指定してやり取りされたメッセージをツリー形式等で一覧表示することが可能となる。すなわち、例えば顧問先側で、1の案件についてやり取りされたメッセージを一覧表示させ、当該案件がどのような経緯で進み現在どのような進捗状況かを把握することができる。図10は、顧問先端末10や、会計事務所の職員のクライアントPC50から要求があった場合等に、図9に示す履歴情報を集約して生成された案件別の窓口ビュー画面の実施例を示す。本図に示すように、例えば承認申請作業や確認依頼作業について、どちらからどのようなメッセージが送信され、それにどのように返信されているか、ひいてはその作業の進捗状況が一目で把握することができる。さらに、例えば会計事務所側で、定期的に各顧問先から承認を得る必要がある処理について、「○月」「承認」といったキーワードでメッセージファイルを抽出し一覧表示させることで、どの顧問先に対していつ承認依頼を送っているか、どの顧問先からいつ承認の返信があったか等を確認して、事務所全体の処理の進捗を把握して必要な処置(例えば電話催促等)を行うことが可能となる。

0067

従来の電子メールの場合だとタイトル名を変更すると管理できなくなるのに対し、本機能を利用することで途中で電子メールのタイトルを変更しても、タイトル変更前とタイトル変更後のメールを合わせて管理することができる。

0068

そして、この顧問先窓口機能を活用すれば、例えば、会計事務所が顧問先企業の経理部門のアウトソーシングしたような場合に、本来、遠隔地にいる会計事務所の職員が、あたかも顧問先企業内の経理部門の担当者であるかのようにして、あたかも企業内で、顧問先企業の責任者に、入出金の承認申請のやり取りをするかのように振る舞う際にも活用することができる。

0069

[ファイル/メッセージの転送保留(遅延設定)・削除機能]
次に、本発明のシステムで実現するファイル/メッセージの転送保留(遅延設定)・削除機能について説明する。ファイルやメッセージを送信した後に、送ったものに間違いがあったと気づく場合がある。これは送信直後に気づくことが多いため、ファイル/メッセージの保留時間又は遅延時間を設定し、この時間が経過するか送信側からの確定操作(所定の条件)があるまで転送先の受信BOX内でファイルを非表示とし、その間は受信側ではファイルやメッセージが見えないようにして、送信側でこれを削除できるようにするものである。図4はこの処理の概念図であり、図7は会計事務所側と顧問先側の処理のフローチャートである。以下の説明において、丸数字への言及は図4の対応する処理を示し、「S」を用いた符号は図7−1〜2のフローチャートの処理ステップを示す。図4及び図7の説明において、ファイル管理サーバー40は、一実施例として、会計事務所内に設けられたサーバーで構成される例を例示して説明するが、これに限定されることはなく、例えば、IDC(インターネットデータセンター)上のサーバーや、クラウド上のサーバーとして構成されているものを利用することができる。

0070

送信先の顧問先とフォルダを選択して所望のファイルを事務所内ファイルシステムから送信BOXにドラッグ&ドロップ(さらに、必要に応じてメッセージ入力)すると(S7−1〜3;丸数字1〜2)、送信BOXに当該ファイルが登録されるが、本実施例では所定の遅延時間が設定され(S7−4)、例えば半透明で表示されて保留状態であることが明示される(S7−5;丸数字3)。このファイルが、必須ではないが上述した誤送信防止処理にかけられた後に(S7−6;丸数字4)、公開用エリア45の顧問先フォルダに格納され、該当する顧問先端末10に転送される(S7−7〜10;丸数字5〜6)。このとき、ファイルは顧問先端末10の一時記憶領域に登録されるが(S7−11)、保留状態であるうちはファイルが受信BOXに非表示とされ、顧問先側で確認したり閲覧することはできない(S7−12;丸数字7)。

0071

そして、予め設定された保留時間が経過するか、会計事務所側で送信確定処理が行われたら(すなわち、所定の条件が満たされたら)、ファイルが送信確定状態となって顧問先端末10の受信BOXに現れ、オペレーターはファイルと、もしあればメッセージを確認することができる(S7−13、18、22、25;丸数字8)。一方、設定された保留時間の経過前に会計事務所側で間違いに気づいた場合、送信側の操作(例えばファイルに対する右クリックから削除指示)により送信したファイルの削除ステータスが通知される(S7−23〜24)。保留時間経過前にこれを受信した顧問先端末10は、一時記憶領域に格納された送信ファイルを削除する(S7−19〜21)。これにより、顧問先端末10ではファイルを受信していなかった扱いとなり、送信ファイルやメッセージが顧問先で閲覧されることはない。

0072

送信保留状態の間にファイル管理サーバー40から削除ステータスが通知されても、そのときに顧問先端末10との間に通信障害が発生していたら通知が届かず、そのまま保留時間が経過してファイルが送信確定状態になってしまう不都合がある。このため、さらなる実施例では、任意であるが、設定時間内にファイル管理サーバー40との間で通信障害が発生していないかを確認し(S7−14)、通信障害があった場合に設定された保留時間を経過しても送信保留状態を維持し(S7−15)、削除ステータス通知の有無をファイル管理サーバー40に問い合わせ、削除ステータスが通知されていたらファイルを削除するようにする(S7−17、21)。これにより、万が一通信障害により削除ステータスが通常処理で顧問先端末10に届かなかった場合でも確実に削除することができる。

0073

送信確定(保留解除)の事実は顧問先端末10からファイル管理サーバー40に送出されるか、ファイル管理サーバー40が判定可能であり(丸数字9)、これによりファイル管理サーバー40側で送信未確定状態(例えば半透明)で表示されていたファイルが通常表示(送信確定状態)に切り替えられる(丸数字10)。なお、送信未確定状態の表示は目視で送信確定状態と区別できればよく、着色したり文字フォントや大きさを変更したりしてもよい。顧問先端末10のオペレーターはファイルやメッセージを閲覧し、必要に応じて顧問先ファイルシステムに保存する。この場合にはファイルステータスが未読から既読へと切り替わり、ファイル管理サーバー40にも通知され表示が切り替わる。

0074

なお、ファイル/メッセージの保留時間、すなわち転送後に顧問先端末で見えるようになるまでの遅延時間は、例えば図20に示すような保留時間設定テーブルで管理される。ここでは、顧問先、案件名又はメッセージ種別ごとに保留時間を予め設定することができる。本実施例ではシステムが保留時間を設定する際(S7−4)に図20の保留時間設定テーブルを参照して、該当する保留時間を自動設定する。この保留時間あるいは遅延時間は、定められた期間でなくても、例えば来月1日等、特定の日時を設定できるようにしてもよい。これによると、年に一度や四半期ごとに定められた手続に合わせて、1又は複数の顧問先に同時に承認依頼や必要なファイルの送信を実行することができる。さらに、遅延時間はファイル送信の都度、送信者から取得するか提示して確認を得るようにしてもよい。

0075

この他、ファイルやメッセージごとに、その都度、遅延・保留時間の設定を受け付けるようにしてもよい。

0076

メッセージ伝達手段の統合化処理
図11は、例えば会計事務所側で管理される、顧問先ごとのメッセージ/ファイル送信手段管理テーブルの実施例の図である。一般に会計事務所は複数の顧問先を抱え、各顧問先で使用しているコンピュータシステムやファイル/メッセージ送受信手段は必ずしも統一されていないため、顧問先ごとに導入及び/又は実際に使用しているメッセージ/ファイル送受信手段を把握しておくことが便宜である。より具体的には、ファイル管理サーバー40の制御部及び/又は送信側端末(クライアントPC50又は顧問先端末10)の制御手段が、アプリケーションプログラムの実行中に、制御部が、ユーザ操作に基づくファイル又はメッセージの転送要求を受け付けた際に、ファイル又はメッセージ送信手段として定義された送信手段のうち、どの送信手段を利用するかを提示することで、いちいち、どの送信手段を利用可能かを調べたりすることなく、相手先にファイルを送信することができる。これにより、システムがファイル/メッセージを送信しようとするときに図11のテーブルを自動で確認し、送信先の顧問先システムで導入/使用されている手段を用いてファイル/メッセージを送出することができる。図12、13のフローチャートを用いてこの処理例を簡単に説明する。

0077

図12は、例えば会計事務所で顧問先の会計ファイルを作成し、当該顧問先に送信する際のメイン処理を説明するフローチャートである。会計事務所システムにおいて例えば出納帳といった会計アプリを起動して、ある顧問先のファイルを作成し、保存する(S12−1〜3)。このファイルを当該顧問先に送信したいと考えた場合、会計事務所内ファイルシステム47(図1−4参照)から目的のファイルを選択し、送信手続を実行すると、図13のサブルーチンが起動する(S12−6〜7)。

0078

図13のサブルーチンにおいて、ファイル管理サーバー40又はクライアントPC50は、ファイル管理サーバー40内に登録されたメッセージ/ファイル送信手段管理テーブル(図11)を参照する。ここで、ファイルを送信したい顧問先で既に利用されている送信手段があれば、利用済みの送信手段を選択する(S13−2、9)。これにより顧問先は普段使用している手段を用いてファイル送受信を行うことができる。利用履歴がない場合、上述した本発明の送受信管理システム100(ここでは「ファイル転送」手段と称す。)を利用可能か、すなわち必要なエージェントプログラムインストールされ設定済みであるかが確認され、利用可能であれば当該ファイル転送手段を優先的に選択する(S13−3、10)。これにより本発明の便利かつ安全なファイル転送手段を用いてファイル/メッセージのやり取りを行うことができる。いずれもなければ、利用可能な送信手段を表示して、複数あればそのなかから1の手段を手動で選択する(S13−4〜5)。このように選択された手段について図11の利用履歴が更新され(S13−6)、当該手段を用いてファイル送信が行われる(S13−7〜8)。

0079

[ナレッジ検索機能]
本システムのメッセージのやり取りの履歴情報を知識として活用することで、次回のメッセージのやり取りの高度化や専門化、省力化を図ることができる。ナレッジ検索機能をおおまかに説明すると、まず、図9(メッセージファイル送受信履歴管理テーブル)で、メッセージごとに、件名や、メッセージIDと担当者ID、及び相手先(顧問先名)との関連付けをして、図15(会社マスタテーブル)で、顧問先名(会社コード)と業種との関連づけをした上で、図19(類似範囲テーブル)で、業種を類似範囲まで広げて検索可能とし、検索して参照した回数等の頻度情報(参照度数)を、図18(知識マスタテーブル)で、メッセージIDごとに管理することができる。これにより、担当者IDを手がかりにより上位の担当者や、件名を手がかりに似たような案件や、相手先の顧問先の業種情報を手がかりに似たような業種のメッセージのやり取りを検索して利用すると共に、内容が充実していたり、高度だったり、より専門的なメッセージのやり取りの参照頻度が向上し、よりよいメッセージが参照されやすくなるように学習が進み、よいメッセージのやり取りが参照される確率を高め、会計事務所の顧問先に対するサービス業務を高度化することができる。

0080

次に、ナレッジ検索機能の詳細について説明する。図17〜22を参照して、メッセージ入力時の支援となる、過去の似たようなメッセージを検索して閲覧・再利用できるナレッジ検索機能について説明する。図17〜19がナレッジ検索機能で用いる各種テーブルであり、図21処理フロー図22が画面例を示す。図17の担当者マスタテーブルには、会計事務所の各職員の氏名、区分有資格者か否か等)、職権レベル等が登録される。図18の知識マスタテーブルには、ファイル又はメッセージごとに、それまで参照又は引用された回数や、この回数に作成した担当者の職権レベル等で重み付けした優先度が登録される。図19の類似範囲テーブルには、キーワードごとに類似範囲として抽出すべき類似範囲が登録される。例えば似たような資本金の顧問先を検索したい場合を想定すると、資本金の値をベースに0.6〜1.5倍といった類似範囲が設定される。これらのテーブルの値は予め設定され、必要に応じて手動又は自動で随時更新されるものとする。ファイル管理サーバー40及び/又はクライアントPC50は、これらのテーブルに基づいて図9に示すメッセージファイル送受信履歴管理テーブルの履歴を検索し、入力中のメッセージに似た内容の過去のメッセージを抽出して提示する。ただし、記載されたすべてのテーブルを用いる必要はなく、また記載された以外のテーブルを用いてもよい。

0081

図21を参照すると、本実施形態のフローチャートは、例えば図2−1の丸数字4の場合のように、メッセージ入力画面が起動するステップから始まる(S19−1)。メッセージ入力画面において、オペレーターがメッセージを入力し始めるとクライアントPC50又はファイル管理サーバー40(以下、単にシステムと称す。)がその情報を分析し、キーワードが自動取得される(S19−2〜3)。キーワードとしては、選択されている送信ファイルからファイル名、件名、顧問先、事務所担当者、メッセージに含まれる単語等が用いられる。メッセージに含まれる単語の切り出し方法は例えば本願出願人による特願2010−152699等に開示している方法を適用することができる。実施例によっては、さらに手入力により検索キーワードをオペレーターから取得してもよい。システムは図19の類似範囲テーブルを用いて検索キーワードを類似範囲に拡張し(S19−4)、拡張されたキーワードに基づいてメッセージファイル送受信履歴管理テーブル(図9)及び知識マスタテーブル(図18)を検索し、類似範囲にあるメッセージを抽出して出力する(S19−5〜6)。このとき、必要に応じて手入力によりキーワードを変更して再検索したり、担当者マスタの権限レベルや知識マスタの参照度数や優先度に応じて検索結果をソートするようにしてもよい。この流れの画面例が図22に示されており、図面右下のように検索結果が一覧表示される。オペレーターは流用できるメッセージ内容があればそのメッセージを選択すると、メッセージ入力画面にその内容が転載され、さらにメッセージを追加・修正する等してメッセージを完成させる。メッセージが参照(流用)された場合、知識マスタテーブル(図18)の当該メッセージの参照度数に1が加算され(S19−7)、使われる頻度が高いメッセージとして以降のナレッジ検索において優先的に抽出されるようにすることができる。

0082

なお、上記実施例は本発明のメッセージ入力機能を前提として説明したが、やり取りされたメッセージの履歴が保存されており、必要な参照テーブルを用意すれば様々なメッセージシステムにこのナレッジ検索機能を適用することができる。

0083

このように、第1実施形態の送受信管理システム100によれば、以下のような効果がある。
(1)簡単な操作をベースとした、ファイル転送を利用したメッセージのやり取りが可能となる。
本発明の送受信管理システム100を例えば会計事務所と顧問先のコンピュータシステムに適用した場合、会計事務所の職員が顧問先を選択すると、その顧問先の送信BOXが表示され、その送信BOXに設けられた送信アイコンへ所望のファイルをドラッグ&ドロップするという簡単な操作を契機として、送信する宛先とファイルが特定され確認できる状態で、送信するファイルに対してコメントやメッセージを入力できるユーザインタフェースを自動的に起動した上で、メッセージの入力を受け付けて、受け付けたメッセージをファイルに対して付加し、ファイル転送の仕組みに乗せて、ファイルと共にメッセージを転送することができる。

0084

換言すると、これまでのメールソフトのようにメッセージ作成が主で、ファイル添付が従であったのと異なり、あたかも相互の立場逆転したように、ファイルが主で、メッセージが従といった関係の新しいファイル転送を利用したメッセージ伝達手段を提要することができる。これにより、ファイルに対する操作を起点として、ファイルとメッセージとを密に関連させることができ、ファイルを相手に送付した後でも、ファイルがどのような経緯、(そのファイルの内容で確認して欲しいポイント等の)意図や目的で送付されたかがすぐに分るというメリットがある。例えば会計事務所と顧問先でやり取りされる帳表ファイルを送受信した後に、所定のフォルダに格納されてからも、その帳表ファイルを選択すれば、ファイル送信の背景となるメッセージを見ることができる。

0085

このように、送信ファイルに簡単なコメントやメッセージを付加して顧問先に送信することができる。顧問先の受信側端末でも、例えば送信側と共通の構成をもった受信BOXでファイルのやりとりを行い、メッセージの確認や返信を行うインタフェースを実現することができる。逆に、顧問先が送信側となって会計事務所が受信側となる場合も同様であり、ファイル管理サーバー40を介して、双方向のファイル/メッセージの送受信を実現することができる。従って、送信側端末と受信側端末は、顧問先端末10やクライアントPC50のいずれか一方を意味し、いずれも送信側ないし受信側の端末となるものとする。会計事務所の顧問先に対するサービスとしては、顧問先の税務会計処理に関して、会計データの入力から、試算表や損益計算書を含む財務諸表等の帳表ファイルを初めとする経営分析資料の作成、経営分析資料に基づく経営指導の他、契約書やレシート等の原始証憑の管理等が行われている。すなわち、このような帳表ファイルや文書ファイル等、ファイルを取り扱うことが中心として、業務が進められる中で、本システムによれば、ファイルがどういう経緯で作成され、どのような観点で確認して欲しいのかといったメッセージやコメントを、簡単にファイルに付与できて、いちいちメール等を探して確認しなくとも送付したファイルを確認すれば、経緯や目的等が分かるようになるというメリットがある。

0086

(2)ファイル転送を利用したメッセージのやり取りの履歴情報に基づき、案件ごとの承認申請等の進捗状況が一目瞭然となる。
上記の簡便なファイル転送の履歴を利用して、今までのやり取りのうち、案件ごとのやり取りの情報を一覧表示して、案件がどこまで進んでいるのか、現在どういうステータスにあるのかが一目で理解することができる。また、案件の上位概念を抽出し、カテゴリ分類したり、まとめて一覧表示したりすることが可能となり、顧問先との情報のやり取りを簡便に管理することができる。

0087

(3)メッセージのやり取りの履歴情報に基づいて、これまでに似たような案件のメッセージのやり取りをしていたかどうかを知識として得るように検索して、次のメッセージのやり取りに利用することができる。
例えば、先輩職員や、税理士等の経営者や指導者が顧問先企業に対してやり取りした高度かつ専門的な内容のメッセージのやり取りを、現在入力中のメッセージや転送するファイルの情報、相手先の企業の業種や会社規模の情報等からキーワードを自動取得して、過去の似たような案件を検索し、今回のメッセージのやり取りの参考にして、内容の高度化、専門化を図ることができる。

0088

(4)ファイル送信後に、相手方端末ないし相手方のサーバーに(メッセージ有り/無しの)ファイルが届いた場合でも、所定の条件が満たされるまで、相手方が閲覧できるまでの遅延時間を持たせると共に、送信側でも送信したファイルが送信遅延状態であることが、送信BOX内で所定のアイコン状態で表示することによって分かり(送信側GUI)、簡単な操作でファイル送信を撤回することができる(送信側GUI+受信側のデータ処理)。

0089

この機能を設けることにより、例えば顧問先識別情報と紐付いていないファイルを誤転送してしまった場合でも、送信先で閲覧できるようになる前に削除することができる。一般に誤送信に気づくのは送信直後であることが多いので、設定された遅延時間の経過や、送信の最終確認指示等の所定条件が満たされるまで送信先での表示を保留にして、その間は送信したファイルを削除できるようにすることで、誤送信の殆どを防止することができる。

0090

また、送信遅延時間を、案件毎や、ファイル毎、相手先ごとに設定できるようにすることで、相手先に無事届けた後で、必要に応じて開示する時間を調整したり、複数の相手に送付した後、同時に閲覧できるように調整すること等が可能となり、より柔軟な管理をすることができる。

0091

なお、電子メールの送出を保留し、削除できる機能は特許文献3に記載されているが、あくまで、送信側の端末やメールサーバーPOPサーバー)内で送信を保留にして、送信自体を保留にするものであり、本願発明のようにファイルやメッセージを相手に届けた後に、相手方が閲覧できる時間を遅延させる等の調整ができるわけではない。このため、例えば、特許文献3では、通信障害等でファイルやメッセージ等がなかなか送付できないといった事態を回避することができないのに対し、本願発明では、通信回線が正常な状態で、まずはファイルやメッセージを届けた後に、回線障害が生じたような場合でも、一定の時間が経過したら閲覧できるようになるといったことができるようになるといった効果がある。

0092

以上のように、本発明では、相手に関連付けられ相手先が明示された送信BOXへの簡単等ラッグ&ドロップ操作で、相手先を確認しつつ、ファイル転送を起動することを出発点として、送信BOX内のファイルの状態(送信未確定状態)をアイコンで一目で分かるように制御し(送信側GUI+受信側で届いたファイルを非表示とするGUI)、その状態では送信BOX内のファイルアイコンを例えばマウスの右クリック等の簡単な操作で削除できるようにする。

0093

(第2実施形態)
第1実施形態では、ファイル送受信機能にメッセージ機能を付加したものを説明した。第2実施形態では、ファイル送受信機能と、このファイル送受信機能とは別のメッセージ送受信機能とを有し、ファイル送受信機能に付加したメッセージを、メッセージ送受信機能によって一元的に管理するものを例に説明する。

0094

[処理概要説明
まず、第2実施形態の送受信管理システム100−2を、第1実施形態の送受信管理システム100と比較して説明する。
図23は、第1実施形態に係る送受信管理システム100と、公知技術であるチャット等のWebメッセージシステム900との処理概要図である。
図24は、第2実施形態に係る送受信管理システム100−2の処理概要図である。

0095

[用語の説明]
・メッセージとは、いわゆるメッセージのほか、やり取りの趣旨、コメント、付記、補足意思伝達内容その他の相手に伝えたい内容を広く含む。
・スレッドとは、メッセージを案件ごとに区別するための括りを示すもので、「スレッド名」は、ファイル名、又は、任意で入力し、若しくは、選択した件名に対応するものである。その他、ファイルに含まれる各種の情報(メッセージ付ファイル関連情報)、例えば、メッセージやファイルに含まれるキーワード等からスレッド名等ファイルに関連する情報に基づいて生成することもできる。「スレッド」は「トピック」とも呼ばれるが、以下「スレッド」で統一する。なお、スレッドとは、一般に、掲示板やメール等を含むメッセージのやり取りにおいて、共通の話題投稿、やり取りをまとめたもの、又は、メッセージやプロパティのテキストやタグ等にテキスト情報を記載したもの等を関連した投稿をグループごとに分類したものを意味するが、本願発明では、これに限られず、2以上の複数のメッセージのやり取りのシステム(アプリ)を統合して、統一的なメッセージのやり取りとして確認可能とするために、あるいは、税務会計業務において取り扱いやすいようにするために、承認や連絡等、業務の案件毎又は業務内容に関連するファイル名に基づいて作成されたものを含む。
・Webメッセージとは、チャット等、Webサーバー等を介してメッセージを送受信するシステムを利用したメッセージである。送受信プロトコルは、HTTP(Hypertext Transfer Protocol)等のテキスト情報を送受信するプロトコルを利用したものが代表例であるが、サーバーを介して、端末間で、テキスト情報を含むメッセージ等の送受信ができる仕組みであればよく、HTTPに限られない。
・タイムライン表示とは、メッセージを時系列で送信時刻順又は書き込んだ時刻順に表示することをいう。送信側と受信側とを混在して、上から時系列順に表示してもよいし、送信側と受信側とを左右に分けた上で、時系列順に表示してもよい。
・ファイル添付メッセージとは、第1実施形態のファイルに対しメッセージを付加する際のメッセージをいう。第2実施形態では、かかる第1実施形態のファイル添付メッセージと、別途追加するWebメッセージとを統合的に管理し、両者のメッセージをシームレスに取り扱う。
・メッセージBOXは、Webメッセージを入力したり、確認するためのUIである。

0096

[第2実施形態の課題]
従来のメールソフトでは、メッセージが主(先にありき)で、ファイル添付が従という関係で、ファイルを転送した後に、そのファイルがどのような経緯や意図、目的をもって送られたのかが、ファイルを見ただけでは分からず、財務諸表等の帳表ファイルを中心とした帳表ファイル作成、帳表ファイルの確認・管理が中心となる会計事務所と顧問先間のオペレーションでは使い勝手が悪かったのを、第1の実施形態による、(WebDAV等のファイル転送プロトコルを利用した)ファイルへのメッセージ付加によるメッセージのやり取りを行うシステムにより改善した。
他方、Webメッセージのようなメッセージシステムでは、HTTPプロトコルをベースに、さらにWebソケットのようなサーバーからのリアルタイムなPUSH送信のプロトコルを利用して、メールシステムPOPSMTP等の(送受信があったことを)ポーリング処理ウォッチする仕組みをベースとしたものに比して、リアルタイム性を向上させたシステムも併用したい要望がある。
しかし、第1の実施形態による、(WebDAV等のファイル転送プロトコルを利用した)ファイルへのメッセージ付加による「ファイル添付メッセージ」でメッセージのやり取りを行うシステムとは別に、HTTPプロトコルやWebソケットを利用した「Webメッセージ」のようなメッセージシステムを利用すると、2重にメッセージシステムを起動して、別々に確認するといった無駄が生じる。
そこで、このような別々のメッセージシステムを統合的に管理して、両者のメッセージをシームレスに一元的に扱うことが目的となる。
以下、この課題を解決するための、実施形態について説明する。

0097

図23に示す送受信管理システム100は、ファイル転送を契機として、メッセージ入力を受け付けてメッセージをファイルに付与して、メッセージ付ファイルを会計事務所から顧問先へ送信するものである。
会計事務所の職員がファイル転送先である顧問先Aの送信BOXに、送信したいファイルをドラッグ&ドロップし(丸番号1)、ファイルに添付するメッセージを入力すると、ファイル管理サーバーは、ファイルの拡張プロパティにメッセージを格納する(丸番号2)。そして、ファイル管理サーバーは、メッセージ付ファイルとして顧問先Aの受信BOXに送信し(丸番号3)、顧問先端末では、受信したファイルに添付されたメッセージを表示する(丸番号4)。

0098

また、図23に示すWebメッセージシステム900は、Webメッセージによるメッセージ交換を行うものである。
会計事務所の職員がWebメッセージを送受信するためのプログラムを起動して、顧問先Aを相手先としたスレッドを生成し、メッセージを入力すると(丸番号1)、メッセージ管理サーバーは、作成したスレッドとメッセージとをDBに登録する(丸番号2)。そして、メッセージ管理サーバーは、メッセージを顧問先Aに送信し、顧問先端末では、受信したメッセージを表示する(丸番号3)。顧問先Aの担当者が、受信したメッセージに対して、回答としてメッセージを入力すると(丸番号4)、メッセージ管理サーバーは、入力されたメッセージをDBに登録する(丸番号5)。そして、メッセージ管理サーバーは、メッセージを会計事務所に送信し、クライアントPCでは、受信したメッセージをタイムライン表示する。

0099

そして、図24に示す送受信管理システム100−2は、図23に示す送受信管理システム100にWebメッセージシステム900の機能を付加して、ファイル添付メッセージによるメッセージ交換と、それ以外のメッセージ交換との仕組みを連携させるものである。より具体的には、送受信管理システム100−2は、ファイル転送を契機として、メッセージ入力を受け付けてメッセージをファイルに付与して、メッセージ付ファイルを会計事務所から顧問先へ送信すると共に、メッセージを交換するためのスレッドを生成し、以降、スレッドを用いたメッセージ交換をも可能にするものである。

0100

会計事務所の職員がファイル転送先である顧問先Aの送信BOXに、送信したいファイルをドラッグ&ドロップし(丸番号1)、ファイルに添付するメッセージを入力すると、送受信管理サーバーは、ファイルの拡張プロパティにメッセージを格納する(丸番号2)。ここで、ファイルへのメッセージ付加は、例えば、上述したWebDAVといったファイル転送プロトコルを利用することができる。
また、送受信管理サーバーは、ファイルへのメッセージ付加をトリガとして、スレッドを自動生成し、メッセージ管理DBに登録する(丸番号3)。
送受信管理サーバーは、メッセージ付ファイルとして顧問先Aの受信BOXに送信し(丸番号4)、顧問先端末では、受信したファイルに添付されたメッセージを表示する。

0101

また、顧問先端末では、メッセージBOXに自動生成したスレッドが生成され、表示される。そして、スレッドを選択することで、メッセージが表示される。ここで、メッセージの送信は、上述したファイル転送で用いるプロトコルとは異なる、別の通信方法を用いて行う(Webメッセージ)。メッセージの送信方法としては、例えば、上述のようなHTTPプロトコルを利用するものや、さらにリアルタイムなやり取りを実現するために、サーバーからのPUSH送信機能としてのWebソケットを利用することによって行うことができる。
表示メッセージに対して、返信用のメッセージを入力すると(丸番号5)、送受信管理サーバーは、メッセージ管理DBにメッセージを登録する(丸番号6)。
会計事務所のクライアントPCでは、受信したメッセージを、ファイルに付与したメッセージと共にタイムライン表示をする(丸番号7)。なお、メッセージ管理DBから顧問先端末にメッセージを転送し、顧問先端末でも受信したメッセージを、ファイルに付与したメッセージと共にタイムライン表示をしてもよい(丸番号8)。

0102

[送受信管理システムの一実施例の構成]
第2実施形態の送受信管理システム100−2の構成は、第1実施形態の送受信管理システム100(図1−1参照)と同様である。
図25は、図1−2(A)に対応した図であり、第2実施形態に係るサーバー及びクライアントPCの構成を示すブロック図で、サーバーが会計事務所内又はクラウド/IDCに存在する場合で、クライアントPCは操作や画面表示をする場合の図である。

0103

記憶部43は、制御部42による各種処理に必要なデータ及びプログラムを格納するものであり、顧客管理DB(会社マスタ)43aと、ファイル管理情報格納部43bと、及びファイル格納部43cとの他に、メッセージ管理DB(メッセージ管理テーブル)43dを備える。

0104

メッセージ管理DB43dには、ファイル付加メッセージから自動生成したスレッドとメッセージ、及び、Webメッセージで生成したスレッドとメッセージが格納される。図28は、メッセージ管理DB43dの例を示す。図28に示すように、メッセージ管理DB43dは、メッセージごとに、送受信日時、添付ファイルがある場合には添付ファイル名及びファイル格納先、スレッドID、スレッド名、メッセージ由来フラグ、送受信フラグ、未読既読フラグ、相手先情報送信元情報、メッセージ種別、メッセージ内容等を記憶する。ここで、スレッドIDは、任意の文字列等であってよく、送受信管理サーバー40が一意に決定するものであってよい。スレッド名は、例えば、ファイル名をそのまま利用してもよいし、メッセージ入力の際に任意で入力又は選択した件名にしてもよい。その他、ファイルに含まれる各種の情報、例えば、メッセージやファイルに含まれるキーワード等からスレッド名等ファイルに関連する情報に基づいて生成することもできる。なお、これは一例であって、他のものをスレッド名にしてもよいが、スレッド名は、その名称から内容が分かりやすいものがよい。メッセージ由来フラグは、ファイルに付加されたメッセージか、Webメッセージかを示すものである。送受信フラグは、会計事務所側から見た送信又は受信を示す。メッセージ種別は、職員等が選択した種別であってもよいし、入力したメッセージの内容から種別を判断してもよい。
ファイル名をそのままスレッド名とする場合は、送信BOXで、メッセージ付のファイルを送信する場合だけでなく、メッセージを付加していないファイルを送信する場合でも、スレッドを自動生成してもよい。
なお、メッセージ種別は、メッセージを体系的に整理して管理するのに好適であるが、メッセージ種別の入力、選択、生成、登録は、任意であって、必須の処理ではない。
また、件名の入力受け付け又は選択も必須ではなく、任意の処理である。

0105

図25の制御部42は、各種の処理手順等を規定したプログラム及び所要データを格納するための内部メモリを有し、これらによって本明細書記載の種々の処理を実行する。代表的な機能モジュールとして、照合部、送受信BOX管理部、ファイル管理部、メッセージ作成・付与部、メッセ時表示制御部、顧問先窓口ビュー生成部、顧問先窓口ビュー制御部、ファイル送信保留・削除制御部の他、ファイル付加メッセージからのスレッド自動生成部(スレッド生成手段、メッセージ送受信手段)、Webメッセージ管理部(メッセージ送受信手段、スレッド表示手段、メッセージ表示手段)、メッセージ統合管理部(メッセージ送信手段)等があるが、他にも本願発明を実現するための各種モジュールを備える。

0106

なお、図示を省略するが、送受信管理サーバー40は、第1実施形態の図1−2(B)に対応する構成を有してもよい。その場合には、上述の図25で説明した、第1実施形態から追加した各機能部及び記憶部が追加になる。

0107

[本発明にかかるファイル及びメッセージ送受信機能]
本発明の送受信管理システム100−2では、ファイルにメッセージを付加する場合の他、ファイルがなくてもメッセージのやりとりができ、ファイルに付加したメッセージと、ファイルがないときのメッセージとを、統合して管理ができるものである。
図26は、第2実施形態に係る会計事務所から顧問先への各種送受信機能の処理を説明するフローチャートである。
図27−1から図27−9までは、各処理における画面例を示す図である。
なお、図26において、送受信管理サーバー40は、一実施例として、会計事務所内に設けられたサーバーで構成される例を例示して説明するが、これに限定されることはなく、例えば、IDC(インターネットデータセンター)上のサーバーや、クラウド上のサーバーとして構成されているものを利用することができる。

0108

図26では、会計事務所側から顧問先を指定して送信BOXでの処理をし、顧問先では、メッセージBOXによる返信を行う場合について説明する。
先ず、処理を開始前の会計事務所側の画面について、会計事務所の職員等がファイルやメッセージ交換の相手として、A社を選択した状態を示す図27−1に基づき説明する。図27−1に示す画面は、第2実施形態の送受信管理システム100−2に基づくものであり、第1実施形態で説明した受信BOXと、送信BOXの他、メッセージBOXが追加されている。メッセージBOXは、Webメッセージを入力したり、確認するためのUIである。メッセージBOXには、送信BOX等と同様に相手先を指定するフォルダがあり、また、スレッド表示エリア(右側上段)とメッセージ入力エリア(右側下段)とが設けられている。スレッド表示エリアには、既にメッセージの交換が行われたスレッド名が「月次報告の件」のスレッドのみが表示されている。

0109

図26戻り、会計事務所側から顧問先を指定してファイルを送信するための処理を行う(S26−1〜2)と、メッセージ入力ウィンドウが立ち上がり(S26−3)、入力されたメッセージが、選択されたファイルに付加されて公開用エリアに登録される(S26−4〜5)。
図27−2は、会計事務所の職員によって行われる、送信BOXにおけるファイルへのメッセージ付加操作に基づく画面例である。図27−2に示す図は、上述の図26のS26−1〜5までの画面での流れにして説明したものである。職員が送信先の顧問先とフォルダを選択し(丸番号1)、送信するファイルをドラッグ&ドロップで送信BOXに移動させる(丸番号2)。そうすると、メッセージ付加用UIが起動されるので(丸番号3)、職員は、件名、種別、メッセージ本文を入力の上送信ボタンを選択することで、メッセージ付ファイルが生成される(丸番号4)。
ここまでの処理は、第1実施形態での会計事務所から顧問先へのファイル送信処理の説明と同様である。

0110

次に、メッセージ入力ウィンドウに入力された件名を元に、メッセージ管理用のスレッドを自動生成し(S26−6)、自動生成したスレッドを元に、ファイルに付加したメッセージをタイムラインで表示する(S26−7)。これらのメッセージBOXでの処理と共に、送受信管理サーバーは、メッセージ管理DBに、メッセージを追加する。
図27−3は、会計事務所側の職員等が、図27−2の操作(ファイルへのメッセージ付加)を行った後に、メッセージBOXを選択した場合の画面例である。図27−1と比較して、スレッド表示エリアに、図27−2においてメッセージ入力ウィンドウに入力された件名であるスレッド名が「預金からの支払の決済申請」のスレッドが自動生成されて追加表示されている。また、タイムラインメッセージ表示エリアに、スレッド表示エリアで選択したスレッドにおけるメッセージの内容と、添付ファイルとが表示される。添付ファイルを選択することで、添付ファイルを開くことができる。図27−3では、「預金からの支払の決済申請」というスレッドが選択され、そのスレッドのメッセージが1件だけタイムライン表示されている様子を示している。
会計事務所側で上述の処理を行うことで、メッセージが付加されたファイルは、顧問先に転送される(S26−8)。

0111

顧問先では、受信BOXでの処理として、ファイルが顧問先端末10(又は送受信管理サーバー40)の記憶領域に格納され(S26−9)、顧問先端末10には、受信BOXにメッセージ付ファイルが表示される(S26−10)。
図27−4は、顧問先側の画面例であり、受信BOXには、ファイルが表示され(丸番号5)、ファイルに付加されたメッセージは、メッセージ表示領域に表示されている(丸番号6)。このメッセージ付ファイルの処理は、第1実施形態と同様である。

0112

次に、メッセージBOXでは、自動生成されたスレッドを元に受信側のスレッドを表示し、ファイルに付加されたメッセージをタイムラインで表示する(S26−11〜12)。
図27−5は、顧問先のA社側におけるメッセージBOXの表示画面例であり、図27−3で説明した会計事務所側での表示と同様に、スレッド表示エリアに、スレッド名が「預金からの支払の決済申請」のスレッドが追加表示され(丸番号7)、タイムラインメッセージ表示エリアに、メッセージの内容と、添付ファイルとが表示される。

0113

ここで、ファイル転送に対する返信を行う場合に、メッセージBOXに表示された対象のスレッドを選択して、メッセージを入力することで(S26−13)、返信メッセージがタイムライン表示に追加されると共に、メッセージが相手先に送信される(S26−14〜15)。
図27−6は、顧問先(A社)におけるメッセージBOXの表示画面例であり、画面上で、会計事務所の職員等から送信されたメッセージ付ファイルに起因して自動生成された「預金からの支払の決済申請」というスレッドを選択して、会計事務所の職員による「部品購入の支払決済の承認願い」のメッセージに返答するために、メッセージ入力領域にメッセージを入力すると、タイムライン表示領域に、会計事務所の職員等からのファイル添付メッセージと共に、顧問先の担当者が入力したメッセージが追加される様子を示す。
このように、ファイルに付加されたメッセージと、その後のメッセージのみのものとを、タイムライン表示として統合した表示ができる。そして、メッセージを時系列に表示できるため、利便性が高いものになる。

0114

会計事務所では、メッセージBOXでの処理として、メッセージ管理DB(図28参照)の情報を元に受信したメッセージを該当するスレッドにタイムライン表示する(S26−16)。
図27−7は、該当のスレッドを選択した際に、タイムライン表示領域に、顧問先で入力されたメッセージが表示されていることを示す。
なお、会計事務所側から顧問先に対してさらにメッセージを送信したい場合には、対象のスレッドを選択して、メッセージを入力後、送信すればよい(S26−17)。
図27−8は、さらにメッセージを入力して送信した場合の図である。

0115

なお、図27−8等で示したメッセージBOXが選択された画面において、新たにスレッドを生成したい場合には、メッセージ入力領域の下側にある「トピック(スレッド)の作成」を選択することで、図示しないメッセージ入力ウィンドウが表示されるので、そこでメッセージを入力すればよい。

0116

また、図26では、会計事務所から顧問先に対してファイルを送信後に、会計事務所と顧問先との間でメッセージ交換をするものを説明したが、これに限定されない。例えば、会計事務所と顧問先との間で、メッセージ交換が行われた後に、ファイルを送信するものであってもよい。また、メッセージ交換と、ファイル送信とを、適宜のタイミングで適宜の者が行うものであってもよい。さらに、顧問先から会計事務所に対してファイル又はメッセージを送信後に、ファイル及びメッセージの送受信を双方で行うものであってもよい。

0117

[本発明にかかるタイムライン表示機能]
本発明の送受信管理システム100−2では、上述したように、メッセージBOXにおいてメッセージをタイムライン表示する。タイムライン表示をする処理について説明する。
図29は、第2実施形態に係るタイムラインの表示処理を説明するフローチャートである。
メッセージBOXの画面を表示させている操作端末のID情報、選択された相手先及びスレッド名の選択を受け付けると(S29−1〜3)、送受信管理サーバー40は、メッセージ管理DBにアクセスし、受け付けた各種情報等に基づいて、スレッドIDを決定し、決定したスレッドIDをキーにしてメッセージを取得する(S29−4)。そして、送受信管理サーバー40は、取得したメッセージの送受信日時、送受信フラグ、未読既読フラグ等を元に、メッセージをタイムライン表示する(S29−5)。

0118

なお、タイムライン表示の際、メッセージ由来フラグによって、メッセージの表示方法を変えてもよい。メッセージの表示方法としては、文字色を変える、文字フォントを変える、文字の大きさを変える、太字にしたり、斜体にしたり、下線を付したりする、どちらのメッセージであるかが分かるアイコンを付す等があるが、様々な方法がある。そして、上述の例のように、ファイルに付加されたメッセージである場合には、ファイルをタイムライン上にも表示する。
その他、送受信フラグや、未読既読フラグによって、メッセージの表示方法を変えてもよい。

0119

なお、上記の説明において、タイムライン表示は、メッセージBOXにおいて所定のスレッドを選択した場合において表示されるように説明したが、これに限られるものではない。例えば、図27−9に示すように、受信BOXや送信BOXにおいて、メッセージ付のファイルを選択した場合において、自動生成したスレッドを自動選択して、そのスレッドに関するメッセージをメッセージ管理DBから取得してタイムライン表示するようにしてもよい。
これにより、スレッドを起点としたメッセージ(ファイル添付メッセージ含む)のやり取りの確認に加え、メッセージ付ファイルを起点としたメッセージのやり取りの確認が可能となる。

0120

このように、第2実施形態の送受信管理システム100−2によれば、以下のような効果がある。
(1)ファイルに付加されたメッセージと、単なるメッセージとを、メッセージBOXという1つのインタフェースで行うことができる。具体的には、メッセージBOXに表示されたスレッドを元に、両者のメッセージを一元的に統合できる。
(2)入力されたメッセージに基づいてスレッドを自動生成するので、操作者自身が作成する必要がなく便利である。また、メッセージの件名が付いたスレッドにするので、分かりやすい名称のスレッドを生成できる。また、ファイル添付メッセージの件名等からスレッドを自動生成するので、似て非なるスレッドを別途、誤って立ててしまうことが無くなり、似たようなスレッドが多数立つとスレッドの管理が煩雑になるのを防ぐ効果がある。

0121

(3)メッセージBOXのスレッドを選択すると、メッセージがタイムライン表示されるので、メッセージがファイルに付加されたものであるか否かに限らず、時系列で見ることができる。
(4)タイムライン表示されたメッセージが、ファイルに付加されたものか否かを識別可能に表示するので、ファイルに付加されたメッセージであるか否かの判断が即時に行える。
(5)メッセージBOXのスレッドを選択すると、新たなメッセージを入力できる。よって、ファイルを送信後に連絡したい場合に、メッセージを交換でき、利便性が高いものにできる。
(6)さらに、送信BOXや受信BOXのメッセージ付ファイルを選択すると、メッセージ付ファイルに基づいて自動生成したスレッドを元に、そのスレッドに関するメッセージがタイムライン表示されるので、メッセージBOXのスレッドを起点としたメッセージと、送信BOXや受信BOXのメッセージ付ファイルを起点としたメッセージとの両者が相互に縦横無尽に確認可能となり、漏れが無く効率的なメッセージの交換が可能となる。

0122

以上、本発明の各種実施形態について様々な図面と共に詳細に説明したが、本発明は上記の実施形態のものに限定されることなく、様々な変更例、変形例として実現することができる。特に、上記実施形態はすべて会計事務所と複数の顧問先とのファイル/メッセージ交換を対象として記載されているが、本発明はこの例に限らず、ファイルの送受信が必要となる様々な業種の企業とその取引先、顧客の間や、個人間でのファイル/メッセージ送受信システムとして利用することができる。本発明を適用しうる業種は、例えば法律事務所特許事務所司法書士事務所等の士業の他、複数の取引先と通信ネットワークを介して重要書類データの送受信を行う一般的な製造業販売業等多種多様な業種が含まれる。

0123

また、本システムのネットワークとして、LANやインターネットを適宜置き換えることで、企業の本社と支店や、ある部門と他の部門等の間で、ファイルやメッセージをやり取りする用途にも利用することができる。サーバー40についても、事務所内や企業内に留まらず、クラウドやIDC上に設置することで、事務所内や企業内のほか、出先や自宅等からのアクセスにも対応でき、さらには、個人間のチャット利用のような用途にも活用することができる。

0124

図示した各装置の各構成要素は機能概念的なものであり、必ずしも物理的に図示の如く構成されていることを要しない。すなわち、各装置の分散・統合の具体的形態は図示のものに限られず、その全部又は一部を、各種の負荷使用状況等に応じて、任意の単位で機能的又は物理的に分散・統合して構成することができる。さらに、各装置にて行われる各処理機能は、その全部又は任意の一部が、CPU及び当該CPUにて解析実行されるプログラムにて実現され、あるいは、ワイヤードロジックによるハードウェアとして実現され得る。

0125

また、本実施例において説明した各処理のうち、自動的に行われるものとして説明した処理の全部又は一部を手動的に行うこともでき、あるいは、手動的に行われるものとして説明した処理の全部又は一部を公知の方法で自動的に行うこともできる。この他、上記明細書や図面中で示した処理手順、制御手順、具体的名称、各種のデータやパラメータを含む情報については、特記する場合を除いて任意に変更することができる。

0126

また、本実施例で説明したファイル送受信管理方法は、予め用意されたプログラムをパーソナルコンピュータやワークステーション等のコンピュータで実行することによって実現することができる。このプログラムは、インターネット等のネットワークを介して配布することができる。また、このプログラムは、ハードディスク、フレキシブルディスクFD)、CD−ROM、MO、DVD等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録され、コンピュータによって記録媒体から読み出されることによって実行することもできる。

0127

10顧問先端末
20認証管理サーバー
30ファイアウォール
40サーバー、ファイル管理サーバー、送受信管理サーバー
50クライアントPC
45公開用エリア
47会計事務所内ファイルシステム
100、100−2 送受信管理システム

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