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技術 届出漏れ防止方法、届出漏れ防止プログラム、及び届出漏れ防止装置

出願人 富士通株式会社
発明者 奈良部光俊小林利佳高井康晴成田加寿子及川聡前沢夕夏
出願日 2017年5月31日 (3年7ヶ月経過) 出願番号 2017-108146
公開日 2018年12月27日 (2年0ヶ月経過) 公開番号 2018-205899
状態 未査定
技術分野
  • -
主要キーワード 漏れ防止装置 環境マネジメントシステム 周知徹底 法令情報 工場長 環境部 スマートデバイス 総務部門
関連する未来課題
重要な関連分野

この項目の情報は公開日時点(2018年12月27日)のものです。
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図面 (12)

課題

官公への届出漏れを防止できる届出漏れ防止方法を提供する。

解決手段

届出漏れ防止方法は、官公庁への届出対象に該当する設備に関する設備情報、前記設備に関する届出に記載される届出者に関する届出者情報、又は前記設備に対して適用される法令に関する法令情報のいずれかを更新した場合に、更新前の前記設備情報、前記届出者情報、及び前記法令情報を互いに関連付けて記憶する記憶部を参照して、更新対象を特定し、特定した更新対象に基づいて、前記届出を担当する部門端末装置に前記届出の提出喚起する通知を送信する、処理をコンピュータが実行する。

概要

背景

環境マネジメントシステム(Environmental Management System:EMS)の国際規格であるInternational Organization For Standardization(ISO)14001が知られている。企業がISO14001の認証を取得して維持・運用することをサポートするシステムも知られている(例えば、特許文献1参照)。企業は環境に関する国内の法令自治体毎の条例など(以下、単に法令という)を順守する義務履行するためにEMSを用いて運用している。

概要

官公への届出漏れを防止できる届出漏れ防止方法を提供する。届出漏れ防止方法は、官公庁への届出対象に該当する設備に関する設備情報、前記設備に関する届出に記載される届出者に関する届出者情報、又は前記設備に対して適用される法令に関する法令情報のいずれかを更新した場合に、更新前の前記設備情報、前記届出者情報、及び前記法令情報を互いに関連付けて記憶する記憶部を参照して、更新対象を特定し、特定した更新対象に基づいて、前記届出を担当する部門端末装置に前記届出の提出喚起する通知を送信する、処理をコンピュータが実行する。

目的

そこで、1つの側面では、官公庁への届出漏れを防止できる届出漏れ防止方法、届出漏れ防止プログラム、及び届出漏れ防止装置を提供する

効果

実績

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牽制数
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請求項1

官公への届出対象に該当する設備に関する設備情報、前記設備に関する届出に記載される届出者に関する届出者情報、又は前記設備に対して適用される法令に関する法令情報のいずれかを更新した場合に、更新前の前記設備情報、前記届出者情報、及び前記法令情報を互いに関連付けて記憶する記憶部を参照して、更新対象を特定し、特定した更新対象に基づいて、前記届出を担当する部門端末装置に前記届出の提出喚起する通知を送信する、処理をコンピュータが実行する届出漏れ防止方法。

請求項2

前記特定する処理は、更新した前記設備情報、前記届出者情報、及び前記法令情報のいずれかと、更新前の前記設備情報、前記届出者情報、及び前記法令情報とを照合し不一致を検出することにより、前記更新対象を特定する、ことを特徴とする請求項1に記載の届出漏れ防止方法。

請求項3

前記送信する処理は、前記通知と併せて、特定した前記更新対象に含まれる届出事項を送信する、ことを特徴とする請求項1又は2に記載の届出漏れ防止方法。

請求項4

前記届出者が所属する企業の人事情報を記憶する記憶部を定期的に参照し、前記人事情報と更新前の前記届出者情報との不一致を検出した場合に、更新前の前記届出者情報を更新する処理を含む、ことを特徴とする請求項1から3のいずれか1項に記載の届出漏れ防止方法。

請求項5

前記法令情報を更新した場合、前記設備を保有する企業の各拠点が管理する前記法令の一覧表を更新する処理を含む、ことを特徴とする請求項1から4のいずれか1項に記載の届出漏れ防止方法。

請求項6

官公庁への届出対象に該当する設備に関する設備情報、前記設備に関する届出に記載される届出者に関する届出者情報、又は前記設備に対して適用される法令に関する法令情報のいずれかを更新した場合に、更新前の前記設備情報、前記届出者情報、及び前記法令情報を互いに関連付けて記憶する記憶部を参照して、更新対象を検出し、検出した更新対象に基づいて、前記届出を担当する部門の端末装置に前記届出の提出を喚起する通知を送信する、処理をコンピュータに実行させる届出漏れ防止プログラム

請求項7

官公庁への届出対象に該当する設備に関する設備情報、前記設備に関する届出に記載される届出者に関する届出者情報、又は前記設備に対して適用される法令に関する法令情報のいずれかを更新した場合に、更新前の前記設備情報、前記届出者情報、及び前記法令情報を互いに関連付けて記憶する記憶部を参照して、更新対象を検出し、検出した更新対象に基づいて、前記届出を担当する部門の端末装置に前記届出の提出を喚起する通知を送信する、処理を実行する処理部を備える届出漏れ防止装置

技術分野

0001

本件は、届出漏れ防止方法、届出漏れ防止プログラム、及び届出漏れ防止装置に関する。

背景技術

0002

環境マネジメントシステム(Environmental Management System:EMS)の国際規格であるInternational Organization For Standardization(ISO)14001が知られている。企業がISO14001の認証を取得して維持・運用することをサポートするシステムも知られている(例えば、特許文献1参照)。企業は環境に関する国内の法令自治体毎の条例など(以下、単に法令という)を順守する義務履行するためにEMSを用いて運用している。

先行技術

0003

特開2003−162612号公報

発明が解決しようとする課題

0004

ところで、企業が履行する上述した義務は多岐に渡っている。このため、企業によっては義務を履行しきれないときがある。例えば、法令によっては企業が管理する設備更新(具体的には新設廃却休止など)を設備が設置された拠点毎に官公届け出ることが求められている。しかしながら、多数の設備が設置された拠点では担当者による官公庁への届出が増大するため、官公庁への届出漏れが生じる可能性がある。

0005

そこで、1つの側面では、官公庁への届出漏れを防止できる届出漏れ防止方法、届出漏れ防止プログラム、及び届出漏れ防止装置を提供することを目的とする。

課題を解決するための手段

0006

1つの実施態様では、届出漏れ防止方法は、官公庁への届出対象に該当する設備に関する設備情報、前記設備に関する届出に記載される届出者に関する届出者情報、又は前記設備に対して適用される法令に関する法令情報のいずれかを更新した場合に、更新前の前記設備情報、前記届出者情報、及び前記法令情報を互いに関連付けて記憶する記憶部を参照して、更新対象を特定し、特定した更新対象に基づいて、前記届出を担当する部門端末装置に前記届出の提出喚起する通知を送信する、処理をコンピュータが実行する。

発明の効果

0007

官公庁への届出漏れを防止することができる。

図面の簡単な説明

0008

図1は届出漏れ防止システムの一例を説明するための図である。
図2サーバ装置ハードウェア構成の一例である。
図3は端末装置のブロック図の一例である。
図4はサーバ装置のブロック図の一例である。
図5は届出マスタテーブルの一例である。
図6は届出漏れ防止システムの動作の一例を示す処理シーケンス図である。
図7は提出喚起通知の一例である。
図8は届出漏れ防止システムの動作の他の一例を示す処理シーケンス図である。
図9は提出喚起通知の他の一例である。
図10は届出漏れ防止システムの動作の他の一例を示す処理シーケンス図である。
図11は提出喚起通知の他の一例である。

実施例

0009

以下、本件を実施するための形態について図面を参照して説明する。

0010

図1は届出漏れ防止システムSの一例を説明するための図である。届出漏れ防止システムSは端末装置100,200,300と届出漏れ防止装置としてのサーバ装置400とを備えている。図1では、端末装置100,200,300の一例としてPersonal Computer(PC)が示されているが、タブレット端末といったスマートデバイスであってもよい。端末装置100は拠点X1に配置される。拠点X1としては例えば企業の本社や本店(以下、単に本社という)などがある。以下、本実施形態では、拠点X1を企業が運用しているEMSを統括する本社の環境本部X1として説明する。端末装置200,300は拠点X2,X3に配置される。拠点X2,X3としては例えば企業が保有する工場や本社以外の事業所などがある。以下、本実施形態では、拠点X2,X3をそれぞれ第1事業所X2及び第2事業所X3として説明する。

0011

第1事業所X2及び第2事業所X3はそれぞれ複数の端末装置200,300を備えている。以下、第2事業所X3については基本的に第1事業所X2と同様であるため、第1事業所X2について説明する。例えば、第1事業所X2は環境部門が使用する端末装置200と、設備部門が使用する端末装置200と、総務部門が使用する端末装置200とを備えている。環境部門は第1事業所X2の環境が法令により要求される要求事項に則っているか否かを評価する。設備部門は例えば第1事業所X2に設置された設備の状況又は状態の管理を担当する。総務部門は例えば第1事業所X2と官公庁との窓口であり、官公庁への届出書の作成と提出を担当する。

0012

一方、サーバ装置400はクラウドCL上の拠点Yに配備される。拠点Yとしては例えば複数のサーバ装置400を集中管理するデータセンターなどがある。以下、本実施形態では、拠点YをデータセンターYとして説明する。

0013

端末装置100,200,300とサーバ装置400は互いに接続されている。より詳しくは、端末装置100,200,300とサーバ装置400は通信ネットワークNWを介して接続されている。通信ネットワークNWとしては例えばインターネットなどがある。したがって、端末装置100,200,300は有線通信無線通信を利用してサーバ装置400にアクセスすることができる。尚、第1事業所X2が備える複数の端末装置200同士は、例えばLocal Area Network(LAN)といった別の通信ネットワーク(不図示)を介して接続されている。第2事業所X3が備える複数の端末装置300同士についても同様である。

0014

次に、上述したサーバ装置400のハードウェア構成を説明する。

0015

図2はサーバ装置400のハードウェア構成の一例である。尚、上述した端末装置100,200,300(より詳しくは、端末装置100,200,300が有する後述の各制御装置)については基本的にサーバ装置400と同様のハードウェア構成であるため、説明を省略する。

0016

図2に示すように、サーバ装置400は、少なくともプロセッサとしてのCentral Processing Unit(CPU)400A、Random Access Memory(RAM)400B、Read Only Memory(ROM)400C及びネットワークI/F(インタフェース)400Dを含んでいる。サーバ装置400は、必要に応じて、Hard Disk Drive(HDD)400E、入力I/F400F、出力I/F400G、入出力I/F400H、ドライブ装置400Iの少なくとも1つを含んでいてもよい。CPU400Aからドライブ装置400Iまでは、内部バス400Jによって互いに接続されている。少なくともCPU400AとRAM400Bとが協働することによってコンピュータが実現される。尚、CPU400Aに代えてMicro Processing Unit(MPU)をプロセッサとして利用してもよい。

0017

入力I/F400Fには、入力装置710が接続される。入力装置710としては、例えばキーボードマウスなどがある。
出力I/F400Gには、表示装置720が接続される。表示装置720としては、例えば液晶ディスプレイがある。
入出力I/F400Hには、半導体メモリ730が接続される。半導体メモリ730としては、例えばUniversal Serial Bus(USB)メモリフラッシュメモリなどがある。入出力I/F400Hは、半導体メモリ730に記憶されたプログラムやデータを読み取る。
入力I/F400F及び入出力I/F400Hは、例えばUSBポートを備えている。出力I/F400Gは、例えばディスプレイポートを備えている。

0018

ドライブ装置400Iには、可搬型記録媒体740が挿入される。可搬型記録媒体740としては、例えばCompact Disc(CD)−ROM、Digital Versatile Disc(DVD)といったリムーバブルディスクがある。ドライブ装置400Iは、可搬型記録媒体740に記録されたプログラムやデータを読み込む。
ネットワークI/F400Dは、例えばLANポートを備えている。ネットワークI/F400Dは上述した通信ネットワークNWと接続される。

0019

上述したRAM400Bには、ROM400CやHDD400Eに記憶されたプログラムがCPU400Aによって格納される。RAM400Bには、可搬型記録媒体740に記録されたプログラムがCPU400Aによって格納される。格納されたプログラムをCPU400Aが実行することにより、後述する各種の機能が実現され、また、後述する各種の処理が実行される。尚、プログラムは後述する処理シーケンス図に応じたものとすればよい。

0020

次に、上述した端末装置100,200,300及びサーバ装置400の機能構成について説明する。

0021

図3は端末装置100のブロック図の一例である。端末装置100は環境本部X1に所属する担当者によって使用される。図4はサーバ装置400のブロック図の一例である。図5は届出マスタテーブル(以下、単に届出マスタという)の一例である。尚、端末装置200,300の機能については基本的に端末装置100の機能と同様である。例えば、端末装置200は第1事業所X2の各部門に所属する担当者によって使用される。端末装置300は第2事業所X3の各部門に所属する担当者によって使用される。このため、端末装置100を一例として説明し、端末装置200,300については説明を省略する。

0022

図3に示すように、端末装置100は入力装置110、表示装置120、及び制御装置130を備えている。制御装置130は入力装置110から入力された情報に基づいて、表示装置120を制御したり、入力された情報を、通信ネットワークNWを介してサーバ装置400に送信したりする。尚、入力装置110は上述した入力装置710と基本的に同様である。また、表示装置120は上述した表示装置720と基本的に同様である。

0023

制御装置130は入力部131、表示部132、通信部133、及び制御部134を含んでいる。入力部131は例えば上述した入力I/F400Fによって実現される。表示部132は例えば上述した出力I/F400Fによって実現される。通信部133は例えば上述したネットワークI/F400Dによって実現される。制御部134は例えば上述したCPU400A及びRAM400Bによって実現される。

0024

入力部131は入力装置110から入力された各種の情報を制御部134に出力する。表示部132は制御部134から出力された各種の情報を表示装置120に出力する。通信部133は制御部134から出力された各種の情報をサーバ装置400に向けて送信する。尚、各種の情報としては、例えば改正後の法令情報や更新後の設備情報などがある。

0025

一方、図4に示すように、サーバ装置400は、届出マスタ記憶部410、順守リスト第1記憶部420、順守リスト第2記憶部430、通信部440、及び処理部としての情報処理部450を備えている。尚、届出マスタ記憶部410、順守リスト第1記憶部420、及び順守リスト第2記憶部430は例えば上述したHDD400Eによって実現される。通信部440は例えば上述したネットワークI/F400Dによって実現される。情報処理部450は例えば上述したCPU400A及びRAM400Bによって実現される。

0026

届出マスタ記憶部410は届出マスタを記憶する。届出マスタは官公庁に提出する届出書に関する法令情報、設備情報、及び届出者情報を互いに関連付けたテーブルである。具体的には、図5に示すように、届出マスタは、マスタID、法令情報、設備情報、及び届出者情報をマスタ情報として含んでいる。届出マスタに事業所を識別する識別情報又は事業所名、その他、各種の情報を含めてもよい。マスタIDはマスタ情報を識別する識別情報である。マスタIDにより互いに関連付けられた法令情報、設備情報、及び届出者情報を一意に特定することができる。また、法令情報、設備情報、及び届出者情報は互いに関連付けられているため、例えば一の法令情報が特定されれば、特定された法令情報と関連付けられた設備情報及び届出者情報を特定することができる。

0027

法令情報は、法令種別、法令名称、及び要求事項を構成要素として含んでいる。法令情報に法令を識別する識別情報を含めてもよい。法令種別は、法令の種別を表している。法令種別としては、例えば環境に関する国内法(例えば消防法大気汚染防止法など)、都道府県や市区の条例、企業が都道府県や市区長町村と締結した協定、その他、実施要項やガイドラインなどがある。法令名称は法令の正式名称又は略称などを表している。要求事項は法令が規定する規定事項であって、例えば法令の条文及び条文番号などが該当する。本実施形態では届出に関する要求事項を示しているが、例えば規制に関する要求事項や義務に関する要求事項を含めてもよい。

0028

設備情報は手続種別及び届出対象設備を構成要素として含んでいる。手続種別は届出書を提出する手続きの理由を表している。手続種別には、例えば設備の新設、除却、休止、移設のほか、設備の構造の変更などがある。届出対象設備は官公庁に提出する届出書の届出対象に該当する設備を表している。届出対象設備としては、例えばボイラー空調設備変電設備などがある。

0029

届出者情報は役職及び資格図5において役職/資格と表記)並びに届出書記載氏名を構成要素として含んでいる。役職及び資格は届出書に記載すべき届出者の役職又は資格を表している。役職としては、例えば代表取締役社長工場長などがあり、資格としては例えば防火管理者や所定の講習受講者などがある。届出書記載氏名は届出書に記載される氏名を表している。尚、詳細は後述するが、届出書記載氏名は人事異動や資格の有効期限切れなどにより定期的に更新される。

0030

図4戻り、順守リスト第1記憶部420は第1事業所X2が順守する法令情報の一覧表である順守リストを記憶する。また、順守リスト第2記憶部430は第2事業所X3が順守する法令情報の一覧表である順守リストを記憶する。このように、順守リストは事業所毎に管理されており、各事業所が順守しないでよい法令情報については除外されている。例えば第1事業所X2が変電設備を保有していなければ、順守リスト第1記憶部420が記憶する順守リストには変電設備に対して適用される法令情報が含まれない。したがって、第1事業所X2であれば、順守リスト第1記憶部420が記憶する順守リストを確認すればよく、届出マスタ記憶部410が記憶する届出マスタの中から自身が順守する法令情報を検索して確認する手間を回避することができる。第2事業所X3についても同様である。

0031

情報処理部450は端末装置100,200,300から送信された情報を通信部440を介して受信し、受信した情報に基づいて情報処理を実行する。例えば、情報処理部450は端末装置100から改正後の法令情報を受信すると、届出マスタ記憶部410にアクセスして改正前の法令情報と改正後の法令情報とを照合して不一致を検出し、検出した不一致に基づいて改正前の法令情報を改正後の法令情報に更新する。届出書の提出期間が改正された場合には、情報処理部450は要求事項に記載された届出提出期間を更新する。その他、情報処理部450は種々の情報処理を実行するが、処理の詳細については後述する。

0032

続いて、届出漏れ防止システムSの動作について説明する。

0033

まず、図6及び図7を参照して、届出マスタの法令情報を更新する場合の動作について説明する。図6は届出漏れ防止システムSの動作の一例を示す処理シーケンス図である。図7は提出喚起通知の一例である。まず、図6に示すように、環境本部X1の端末装置100は届出マスタの法令情報を更新する(ステップS101)。より詳しくは、環境本部X1の担当者は法令情報の改正を調査するツール(アプリ)を使用して法令情報の改正の有無を確認し、法令情報の改正があると、入力装置110を操作して制御装置130に改正後の法令情報を入力する。制御装置130の制御部134は入力装置110から入力された改正後の法令情報を受け付けると、サーバ装置400に向けて送信する。サーバ装置400の情報処理部450は制御部134から送信された改正後の法令情報を受け付けると、届出マスタ記憶部410にアクセスし、届出マスタが管理する改正前の法令情報を改正後の法令情報に更新する。

0034

ステップS101の処理が完了すると、次いで、端末装置100は順守リストの更新を指示する(ステップS102)。より詳しくは、担当者は入力装置110を操作して制御装置130に順守リストの更新の指示を入力する。制御部134は入力装置110から入力された指示を受け付けると、サーバ装置400に向けて送信する。

0035

サーバ装置400の情報処理部450は制御部134から送信された指示を受け付けると、予め定められたワークフローなどに基づいて、順守リストを更新する(ステップS201)。より詳しくは、情報処理部450は指示を受け付けると、届出マスタ記憶部410にアクセスして届出マスタを取得し、取得した届出マスタに基づいて、順守リスト第1記憶部420及び順守リスト第2記憶部430がそれぞれ記憶する各順守リストを更新する。例えば、第1事業所X2に適用される法令情報であれば、情報処理部450は届出マスタの中から第1事業所X2に適用される法令情報を抽出し、抽出した法令情報に基づいて順守リスト第1記憶部420が記憶する順守リストを書き直す。第2事業所X3の場合についても第1事業所X2の場合と同様である。尚、情報処理部450は順守リストを更新する際、更新箇所の色を変更する。詳細は後述するが、この結果、順守リストにアクセスする各事業所の担当者は更新箇所を速やかに確認することができる。

0036

ステップS201の処理が完了すると、次いで、情報処理部450は更新対象を特定する(ステップS202)。上述したように、ステップS101の処理によって法令情報が更新されているため、情報処理部450は更新対象として法令情報を特定し、特定した法令情報の中から更新された部分を特定する。例えば、消防法の要求事項に規定される届出提出期間が更新された場合、その要求事項だけでなく、その要求事項と関連付けられた法令種別及び法令名称も含む法令情報を特定する。情報処理部450が更新された法令情報を特定することにより、特定した法令情報と関連付けられたマスタID、設備情報、及び届出者情報も特定することができる。尚、詳細は後述するが、設備情報が更新されたり、届出者情報が更新されたりした場合には、情報処理部450は更新対象として設備情報や届出者情報を特定する。

0037

ステップS202の処理が完了すると、次いで、情報処理部450は提出喚起通知を全事業所の全部門の端末装置200,300に送信する(ステップS203)。ステップS203の処理が完了すると、全事業所の全部門の端末装置200,300は提出喚起通知を受信する(ステップS301)。より詳しくは、端末装置200,300が備える制御装置の制御部(不図示)が提出喚起通知を受信する。提出喚起通知は、官公庁への届出を担当する総務部門の端末装置200,300に届出書の提出を喚起する通知である。

0038

ここで、情報処理部450は、図7に示すように、電子メールにより提出喚起通知を送信する。提出喚起通知は更新対象として特定した法令情報のマスタID及び法令名称を含んでいる。そして、提出喚起通知は各事業所の担当者向けのメッセージを含んでいる。例えば、環境部門の担当者に対しては更新された順守リストの内容を確認した上で、関係者への周知徹底を喚起するメッセージを含んでいる。設備部門の担当者に対しては更新された順守リストに則った設備の運用を依頼するメッセージを含んでいる。総務部門の担当者に対しては更新された順守リストに則った届出書の提出を依頼するメッセージを含んでいる。これらのメッセージにより、各事業所X2,X3の各部門の担当者はそれぞれ自事業所の順守リストにアクセスする。そして、総務部門の担当者であれば、更新された順守リストに基づいて、改正された法令情報に応じた届出書を作成し、作成した届出書を官公庁に提出する。

0039

次に、図8及び図9を参照して、届出マスタの設備情報を更新する場合の動作について説明する。図8は届出漏れ防止システムSの動作の他の一例を示す処理シーケンス図である。図9は提出喚起通知の他の一例である。尚、以下では一例として第1事業所X2の端末装置200を用いて説明するが、第2事業所X3の端末装置300であってもよい。

0040

まず、図8に示すように、第1事業所X2の端末装置100は届出マスタの設備情報を更新する(ステップS111)。より詳しくは、第1事業所X2の設備部門の担当者は、入力装置110を操作して制御装置130に変更後の設備情報を入力する。制御装置130の制御部134は入力装置110から入力された変更後の設備情報を受け付けると、サーバ装置400に向けて送信する。サーバ装置400の情報処理部450は制御部134から送信された変更後の設備情報を受け付けると、届出マスタ記憶部410にアクセスし、届出マスタが管理する変更前の設備情報を変更後の設備情報に更新する。

0041

また、情報処理部450は制御部134から送信された変更後の設備情報を受け付けると、更新対象を特定する(ステップS211)。上述したように、ステップS111の処理によって設備情報が更新されているため、情報処理部450は更新対象として設備情報を特定し、特定した設備情報の中から更新された部分を特定する。例えば、ボイラーの手続種別が休止に更新された場合、その手続種別だけでなく、その手続種別と関連付けられた届出対象設備も含む設備情報を特定する。情報処理部450が更新された設備情報を特定することにより、特定した設備情報と関連付けられたマスタID、法令情報、及び届出者情報も特定することができる。

0042

ステップS211の処理が完了すると、次いで、情報処理部450は提出喚起通知を第1事業所X2の環境部門及び総務部門の端末装置200に送信する(ステップS212)。ステップS212の処理が完了すると、第1事業所X2の環境部門及び総務部門の端末装置200は提出喚起通知を受信する(ステップS311)。より詳しくは、端末装置200が備える制御装置の制御部(不図示)が提出喚起通知を受信する。

0043

ここで、情報処理部450は、図9に示すように、電子メールにより提出喚起通知を送信する。提出喚起通知は更新対象として特定した設備情報のアクセス先を含んでいる。そして、提出喚起通知は第1事業所X2の担当者向けのメッセージを含んでいる。例えば、環境部門の担当者に対しては該当する設備の順守リストの内容の確認を依頼するメッセージなどを含んでいる。総務部門の担当者に対しては該当する設備の届出書の確認と、届出書の提出を依頼するメッセージを含んでいる。これらのメッセージにより、第1事業所X2の環境部門及び総務部門の担当者はそれぞれ届出マスタの設備情報にアクセスする。そして、総務部門の担当者であれば、更新された設備情報と最新の順守リストに基づいて、変更された設備情報に応じた届出書を作成し、作成した届出書を官公庁に提出する。

0044

次に、図10及び図11を参照して、届出マスタの届出者情報を更新する場合の動作について説明する。図10は届出漏れ防止システムSの動作の他の一例を示す処理シーケンス図である。図11は提出喚起通知の他の一例である。

0045

まず、図10に示すように、サーバ装置400の情報処理部450は予め定められたワークフローなどにより人事情報と照合する(ステップS221)。より詳しくは、情報処理部450は届出者が所属する企業の人事情報を記憶する人事情報記憶部(不図示)を定期的(例えば1ヶ月単位)に参照し、届出マスタ記憶部410が記憶する届出マスタの届出者情報と人事情報とを照合する。尚、人事情報記憶部はサーバ装置400が備えていてもよいし、本社の人事本部に設置された端末装置やサーバ装置が備えていてもよい。

0046

ステップS221の処理が完了すると、情報処理部450は届出者情報と人事情報との不一致を検出したか否かを判断する(ステップS222)。例えば、人事異動などにより代表取締役社長や工場長の氏名が更新されている場合、情報処理部450は届出者情報と人事情報との不一致を検出する(ステップS222:YES)。したがって、人事異動などが発生していなければ、代表取締役社長や工場長の氏名が更新されていないため、情報処理部450は届出者情報と人事情報との不一致を検出しない(ステップS222:NO)。この場合、情報処理部450は後続の処理を実行しない。

0047

情報処理部450は不一致を検出した場合、届出マスタの届出者情報を更新する(ステップS223)。より詳しくは、情報処理部450は届出マスタ記憶部410にアクセスし、参照した人事情報に基づいて、届出マスタが管理する届出者情報を更新する。ステップS223の処理が完了すると、情報処理部450は更新対象を特定する(ステップS224)。上述したように、ステップS223の処理によって届出者情報が更新されているため、情報処理部450は更新対象として届出者情報を特定し、特定した届出者情報の中から更新された部分を特定する。例えば、代表取締役社長が変更された場合、その届出書記載氏名だけでなく、その届出書記載氏名と関連付けられた役職及び資格も含む届出者情報を特定する。情報処理部450が更新された届出者情報を特定することにより、特定した届出者情報と関連付けられたマスタID、法令情報、及び設備情報も特定することができる。

0048

ステップS224の処理が完了すると、次いで、情報処理部450は提出喚起通知を全事業所の全部門の端末装置200,300に送信する(ステップS225)。ステップS225の処理が完了すると、全事業所の全部門の端末装置200,300は提出喚起通知を受信する(ステップS321)。より詳しくは、端末装置200,300が備える制御装置の制御部(不図示)が提出喚起通知を受信する。

0049

ここで、情報処理部450は、図11に示すように、電子メールにより提出喚起通知を送信する。提出喚起通知は変更前の届出者の役職及び資格並びに指名を含んでいる。そして、提出喚起通知は各事業所の担当者向けのメッセージを含んでいる。例えば、環境部門の担当者に対しては更新された届出者情報の確認を依頼するメッセージなどを含んでいる。設備部門の担当者に対しては更新された届出者情報と設備の有無の確認を依頼するメッセージを含んでいる。総務部門の担当者に対しては該当する届出書の有無と届出書の提出を依頼するメッセージを含んでいる。これらのメッセージにより、各事業所X2,X3の各部門の担当者はそれぞれ届出マスタの届出者情報にアクセスする。そして、総務部門の担当者であれば、更新された届出者情報に応じた届出書を作成し、作成した届出書を官公庁に提出する。

0050

以上、本実施形態によれば、サーバ装置400は情報処理部450を備えている。情報処理部450は官公庁への届出対象に該当する設備に関する設備情報、設備に関する届出に記載される届出者に関する届出者情報、又は設備に対して適用される法令に関する法令情報のいずれかを更新した場合、届出マスタ記憶部410を参照して、更新対象を特定する。そして、情報処理部450は、特定した更新対象に基づいて、届出を担当する部門の端末装置200,300に届出の提出を喚起する通知を送信する。これにより、官公庁への届出漏れを防止することができる。すなわち、異なる事業所や部門により法令情報、設備情報、届出者情報のいずれかが更新されても、提出喚起通知が関係者の端末装置に動的に送信されるため、届出漏れの発生を抑制することができる。

0051

以上、本発明の好ましい実施形態について詳述したが、本発明に係る特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。例えば、上述した実施形態では届出書を提出する部門を総務部門としたが、届出書を提出する部門は例えば環境部門であってもよいし、その他の部門であってもよい。

0052

また、上述した実施形態では一例として届出書を用いて説明したが、届出書に代えて申請書であってもよい。さらに、提出喚起通知の送信先については設定により適宜変更してもよい。したがって、例えば情報処理部450は提出喚起通知を環境本部X1の端末装置100や、第1事業所X2の設備部門の端末装置200にバックアップとして送信してもよい。

0053

なお、以上の説明に関して更に以下の付記を開示する。
(付記1)官公庁への届出対象に該当する設備に関する設備情報、前記設備に関する届出に記載される届出者に関する届出者情報、又は前記設備に対して適用される法令に関する法令情報のいずれかを更新した場合に、更新前の前記設備情報、前記届出者情報、及び前記法令情報を互いに関連付けて記憶する記憶部を参照して、更新対象を特定し、特定した更新対象に基づいて、前記届出を担当する部門の端末装置に前記届出の提出を喚起する通知を送信する、処理をコンピュータが実行する届出漏れ防止方法。
(付記2)前記特定する処理は、更新した前記設備情報、前記届出者情報、及び前記法令情報のいずれかと、更新前の前記設備情報、前記届出者情報、及び前記法令情報とを照合し不一致を検出することにより、前記更新対象を特定する、ことを特徴とする付記1に記載の届出漏れ防止方法。
(付記3)前記送信する処理は、前記通知と併せて、特定した前記更新対象に含まれる届出事項を送信する、ことを特徴とする付記1又は2に記載の届出漏れ防止方法。
(付記4)前記届出者が所属する企業の人事情報を記憶する記憶部を定期的に参照し、前記人事情報と更新前の前記届出者情報との不一致を検出した場合に、更新前の前記届出者情報を更新する、処理を含むことを特徴とする付記1から3のいずれか1項に記載の届出漏れ防止方法。
(付記5)前記法令情報を更新した場合、前記設備を保有する企業の各拠点が管理する前記法令の一覧表を更新する、処理を含むことを特徴とする付記1から4のいずれか1項に記載の届出漏れ防止方法。
(付記6)官公庁への届出対象に該当する設備に関する設備情報、前記設備に関する届出に記載される届出者に関する届出者情報、又は前記設備に対して適用される法令に関する法令情報のいずれかを更新した場合に、更新前の前記設備情報、前記届出者情報、及び前記法令情報を互いに関連付けて記憶する記憶部を参照して、更新対象を検出し、検出した更新対象に基づいて、前記届出を担当する部門の端末装置に前記届出の提出を喚起する通知を送信する、処理をコンピュータに実行させる届出漏れ防止プログラム。
(付記7)官公庁への届出対象に該当する設備に関する設備情報、前記設備に関する届出に記載される届出者に関する届出者情報、又は前記設備に対して適用される法令に関する法令情報のいずれかを更新した場合に、更新前の前記設備情報、前記届出者情報、及び前記法令情報を互いに関連付けて記憶する記憶部を参照して、更新対象を検出し、検出した更新対象に基づいて、前記届出を担当する部門の端末装置に前記届出の提出を喚起する通知を送信する、処理を実行する処理部を備える届出漏れ防止装置。
(付記8)前記処理部は、更新した前記設備情報、前記届出者情報、及び前記法令情報のいずれかと、更新前の前記設備情報、前記届出者情報、及び前記法令情報とを照合し不一致を検出することにより、前記更新対象を特定する、ことを特徴とする付記7に記載の届出漏れ防止装置。
(付記9)前記処理部は、前記通知と併せて、特定した前記更新対象に含まれる届出事項を送信する、ことを特徴とする付記7又は8に記載の届出漏れ防止装置。
(付記10)前記処理部は、前記届出者が所属する企業の人事情報を記憶する記憶部を定期的に参照し、前記人事情報と更新前の前記届出者情報との不一致を検出した場合に、更新前の前記届出者情報を更新する、ことを特徴とする付記7から9のいずれか1項に記載の届出漏れ防止装置。
(付記11)前記処理部は、前記法令情報を更新した場合、前記設備を保有する企業の各拠点が管理する前記法令の一覧表を更新する、ことを特徴とする付記7から10のいずれか1項に記載の届出漏れ防止装置。

0054

S届出漏れ防止システム
100,200,300端末装置
400サーバ装置
410 届出マスタ記憶部
420順守リスト第1記憶部
430 順守リスト第2記憶部
440通信部
450 情報処理部

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