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技術 情報管理装置、情報管理方法および情報管理プログラム

出願人 日本電信電話株式会社
発明者 一ノ瀬文明小阪尚子小山晃岸晃司爰川知宏種茂文之
出願日 2016年2月25日 (4年8ヶ月経過) 出願番号 2016-034284
公開日 2017年8月31日 (3年2ヶ月経過) 公開番号 2017-151773
状態 特許登録済
技術分野 特定用途計算機 計算機間の情報転送 デジタル計算機のユーザインターフェイス
主要キーワード 対策会議 担当部局 浸水状況 活動拠点 入力者情報 実施項目 過去ログ 活動ログ
関連する未来課題
重要な関連分野

この項目の情報は公開日時点(2017年8月31日)のものです。
また、この項目は機械的に抽出しているため、正しく解析できていない場合があります

図面 (16)

課題

テンプレート入力指示を的確に行う。

解決手段

テンプレート表示部121は、クライアント端末30に、テンプレートの一覧を選択可能に表示させる。また、連絡文表示部122は、クライアント端末30に、クライアント端末30において選択されたテンプレートとあらかじめ対応付けられた、該テンプレートへの入力を指示するための連絡文の一覧を選択可能に表示させる。そして、連絡処理票表示部123は、クライアント端末40に、クライアント端末30において選択されたテンプレートとクライアント端末30において選択された連絡文とを組み合わせた連絡処理票を表示させる。

概要

背景

従来、自治体や企業等において災害サイバー攻撃等の危機に対応するためのシステムとして、WebEOC(登録商標)が知られている。WebEOCは、災害対策室(EOC:Emergency Operations Center)においてホワイトボードやメール、電話FAX等で共有されてきた災害対応の情報をWeb化し、災害対応を行う全ての部署および組織間で情報を集約し、管理し、共有することで状況認識統一COP:Common Operational Picture)を実現し、効率的な災害対策室の運営サポートする。

また、WebEOCを基に構築されたシステムとして、本部運営のプロセスおよび各フェーズにおける実施項目提示するPlan画面非定型業務についての重要度進捗状況等の情報を管理するDo画面、および、対応や被害の状況を地図や表で俯瞰的に表示するSee画面によってCOPを実現するシステムが知られている(例えば非特許文献1)。

また、このような危機対応のためのシステムにおいては、定型様式、すなわちテンプレートによる情報収集の効率化が図られることがある。この場合、例えば本部組織から現場や関係組織にテンプレートの入力指示参照指示が行われる。

テンプレートの入力指示や参照指示は、自由記述による非定型コミュニケーションで行われる場合が多い。非定型のコミュニケーションとは、口頭、電話、FAX、もしくは電子メール等であり、これらの非定型のコミュニケーションのためのツールは、テンプレートを用いて情報収集を行うシステムとは別に運用されていることが一般的である。

概要

テンプレートの入力指示を的確に行う。テンプレート表示部121は、クライアント端末30に、テンプレートの一覧を選択可能に表示させる。また、連絡文表示部122は、クライアント端末30に、クライアント端末30において選択されたテンプレートとあらかじめ対応付けられた、該テンプレートへの入力を指示するための連絡文の一覧を選択可能に表示させる。そして、連絡処理票表示部123は、クライアント端末40に、クライアント端末30において選択されたテンプレートとクライアント端末30において選択された連絡文とを組み合わせた連絡処理票を表示させる。

目的

また、情報管理装置は、ユーザが使用する端末装置クライアントとし、当該クライアントに上記の情報管理に関するサービスを提供する

効果

実績

技術文献被引用数
0件
牽制数
0件

この技術が所属する分野

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請求項1

危機対応の全体方針を決定する対策本部が、下位組織から情報収集を行うための様式であって、項目ごとの入力形式があらかじめ定められた様式である情報収集様式への入力を前記下位組織に対して指示するための第1の端末に、前記情報収集様式の一覧を選択可能に表示させるテンプレート表示部と、前記第1の端末に、前記第1の端末において選択された情報収集様式とあらかじめ対応付けられた、該情報収集様式への入力を指示するための連絡文の一覧を選択可能に表示させる連絡文表示部と、前記第1の端末からの指示を受け取るための第2の端末に、前記第1の端末において選択された情報収集様式と前記第1の端末において選択された連絡文とを組み合わせた連絡処理票を表示させる連絡処理票表示部と、を有することを特徴とする情報管理装置

請求項2

前記連絡文の内容を変更する連絡文変更部をさらに有し、前記連絡処理票表示部は、前記第2の端末に、前記第1の端末において選択された情報収集様式と前記連絡文変更部によって内容が変更された連絡文とを組み合わせた連絡処理票を表示させることを特徴とする請求項1に記載の情報管理装置。

請求項3

前記連絡処理票表示部は、前記第2の端末に、前記連絡処理票を選択可能に表示させ、前記第2の端末において選択された連絡処理票の情報収集様式の入力を受け付けテンプレート入力部をさらに有することを特徴とする請求項1または2に記載の情報管理装置。

請求項4

前記連絡処理票表示部は、前記第1の端末に、前記連絡処理票を選択可能かつ情報収集様式を参照可能に表示させ、前記第1の端末から、前記第2の端末において選択された連絡処理票の情報収集様式の対応状況の設定を受け付ける対応状況設定部をさらに有し、前記テンプレート表示部は、前記対応状況設定部が受け付けられた設定に基づいて、情報収集様式ごとの前記対応状況を表示させることを特徴とする請求項3に記載の情報管理装置。

請求項5

前記第2の端末において選択された連絡処理票の情報収集様式に関連する連絡処理票を、表示済みの連絡処理票の中から自然言語処理によって抽出し、抽出した連絡処理票の情報収集様式の入力内容を、前記テンプレート入力部に入力するテンプレート抽出部をさらに有することを特徴とする請求項3または4に記載の情報管理装置。

請求項6

危機対応の全体方針を決定する対策本部が、下位組織から情報収集を行うための様式であって、項目ごとの入力形式があらかじめ定められた様式である情報収集様式への入力を前記下位組織に対して指示するための第1の端末に、前記情報収集様式の一覧を選択可能に表示させるテンプレート表示工程と、前記第1の端末に、前記第1の端末において選択された情報収集様式とあらかじめ対応付けられた、該情報収集様式への入力を指示するための連絡文の一覧を選択可能に表示させる連絡文表示工程と、前記第1の端末からの指示を受け取るための第2の端末に、前記第1の端末において選択された情報収集様式と前記第1の端末において選択された連絡文とを組み合わせた連絡処理票を表示させる連絡処理票表示工程と、を含んだことを特徴とする情報管理方法

請求項7

コンピュータを、請求項1から5のいずれか1項に記載の情報管理装置として機能させるための情報管理プログラム

技術分野

0001

本発明は、情報管理装置情報管理方法および情報管理プログラムに関する。

背景技術

0002

従来、自治体や企業等において災害サイバー攻撃等の危機に対応するためのシステムとして、WebEOC(登録商標)が知られている。WebEOCは、災害対策室(EOC:Emergency Operations Center)においてホワイトボードやメール、電話FAX等で共有されてきた災害対応の情報をWeb化し、災害対応を行う全ての部署および組織間で情報を集約し、管理し、共有することで状況認識統一COP:Common Operational Picture)を実現し、効率的な災害対策室の運営サポートする。

0003

また、WebEOCを基に構築されたシステムとして、本部運営のプロセスおよび各フェーズにおける実施項目提示するPlan画面非定型業務についての重要度進捗状況等の情報を管理するDo画面、および、対応や被害の状況を地図や表で俯瞰的に表示するSee画面によってCOPを実現するシステムが知られている(例えば非特許文献1)。

0004

また、このような危機対応のためのシステムにおいては、定型様式、すなわちテンプレートによる情報収集の効率化が図られることがある。この場合、例えば本部組織から現場や関係組織にテンプレートの入力指示参照指示が行われる。

0005

テンプレートの入力指示や参照指示は、自由記述による非定型コミュニケーションで行われる場合が多い。非定型のコミュニケーションとは、口頭、電話、FAX、もしくは電子メール等であり、これらの非定型のコミュニケーションのためのツールは、テンプレートを用いて情報収集を行うシステムとは別に運用されていることが一般的である。

先行技術

0006

小阪 尚子、小山晃、一ノ文明、爰川 知宏、前田 裕二、佐久間 秀一、野崎 貴裕、和田 茉莉、酒井 奈々、西聡明、山 昌弘、圖書 学、長田 正土、蓑輪 研二、「WebEOCを活用した危機管理情報マネジメント支援システム」、NTT技術ジャーナルVol.27、No.3、2015.

発明が解決しようとする課題

0007

しかしながら、従来のテンプレートを用いた危機対応のためのシステムには、テンプレートの入力指示が的確に行われない場合があるという問題があった。

0008

例えば、危機対応のためのテンプレートは、必要なタイミングで最新の情報が入力される必要があるが、このようなテンプレートは普段の業務では使用されないため、指示を出す者がテンプレートの入力のタイミングを把握しているとは限らず、的確な入力指示を出すことができない場合があった。

0009

また、非定型のコミュニケーションには、自由度が高いという利点もあるが、逆に自由度が高すぎるため、要点押さえた質の高い文章を作成し相手に伝えることは簡単ではない。そのため、非定型のコミュニケーションによるテンプレートの入力指示が的確でない場合があった。

課題を解決するための手段

0010

本発明の情報管理装置は、危機対応の全体方針を決定する対策本部が、下位組織から情報収集を行うための様式であって、項目ごとの入力形式があらかじめ定められた様式である情報収集様式への入力を前記下位組織に対して指示するための第1の端末に、前記情報収集様式の一覧を選択可能に表示させるテンプレート表示部と、前記第1の端末に、前記第1の端末において選択された情報収集様式とあらかじめ対応付けられた、該情報収集様式への入力を指示するための連絡文の一覧を選択可能に表示させる連絡文表示部と、前記第1の端末からの指示を受け取るための第2の端末に、前記第1の端末において選択された情報収集様式と前記第1の端末において選択された連絡文とを組み合わせた連絡処理票を表示させる連絡処理票表示部と、を有することを特徴とする。

0011

また、本発明の情報管理方法は、危機対応の全体方針を決定する対策本部が、下位組織から情報収集を行うための様式であって、項目ごとの入力形式があらかじめ定められた様式である情報収集様式への入力を前記下位組織に対して指示するための第1の端末に、前記情報収集様式の一覧を選択可能に表示させるテンプレート表示工程と、前記第1の端末に、前記第1の端末において選択された情報収集様式とあらかじめ対応付けられた、該情報収集様式への入力を指示するための連絡文の一覧を選択可能に表示させる連絡文表示工程と、前記第1の端末からの指示を受け取るための第2の端末に、前記第1の端末において選択された情報収集様式と前記第1の端末において選択された連絡文とを組み合わせた連絡処理票を表示させる連絡処理票表示工程と、を含んだことを特徴とする。

発明の効果

0012

本発明によれば、テンプレートの入力指示を的確に行うことができる。

図面の簡単な説明

0013

図1は、危機対応システム概要を説明するための図である。
図2は、第1の実施形態に係る情報管理装置の構成を示すブロック図である。
図3は、第1の実施形態に係る情報管理装置が各端末に表示させる画面について説明するための図である。
図4は、テンプレート一覧画面の一例を示す図である。
図5は、連絡文雛形リスト画面の一例を示す図である。
図6は、連絡処理票入力画面の一例を示す図である。
図7は、連絡処理票一覧画面の一例を示す図である。
図8は、テンプレート参照画面の一例を示す図である。
図9は、テンプレート入力画面の一例を示す図である。
図10は、第1の実施形態に係る情報管理装置の対応状況設定部について説明するための図である。
図11は、第1の実施形態に係る情報管理装置のテンプレート抽出部について説明するための図である。
図12は、第1の実施形態に係る情報管理装置の処理の流れを示すフローチャートである。
図13は、第1の実施形態に係る情報管理装置の入力指示処理の流れを示すフローチャートである。
図14は、第1の実施形態に係る情報管理装置のテンプレート入力処理の流れを示すフローチャートである。
図15は、プログラムが実行されることにより情報管理装置が実現されるコンピュータの一例を示す図である。

実施例

0014

以下に、本願に係る情報管理装置、情報管理方法および情報管理プログラムの実施形態を図面に基づいて詳細に説明する。なお、この実施形態により本発明が限定されるものではない。

0015

[危機対応システムの概要]
本発明の情報管理装置は、危機対応システムに含まれる装置、または危機対応システムの1つの機能として実現されてもよい。ここで、まず図1を用いて危機対応システムについて説明する。図1は、危機対応システムの概要を説明するための図である。

0016

図1に示すように、危機対応システム1は、ネットワーク2を介して、対策本部3および担当部局4と接続されている。なお、ネットワーク2は、接続される各装置が相互に通信可能に構成されていればよく、例えばインターネットやLAN(Local Area Network)、WAN(Wide Area Network)等で構成することができる。

0017

また、対策本部3および担当部局4には、例えばパーソナルコンピュータスマートフォン等のクライアント端末が備えられており、ユーザは、各クライアント端末のWebブラウザ等を介して、危機対応システム1から提供される情報の参照や、危機対応システム1への情報の送信等を行うことができる。

0018

危機対応システム1は、定型業務に関する情報および非定型業務に関する情報を管理する。ここで、定型業務に関する情報としては、例えば必要な情報を埋めるためのガイドである情報収集様式(テンプレート)がある。一方、非定型業務に関する情報としては、例えば自由記述に対して経験者により情報の重要度、優先度情報種別等が付与された連絡処理票がある。

0019

危機対応システム1は、対策本部3および担当部局4に備えられたクライアント端末に、本部運営のプロセスおよび各フェーズにおける実施項目を提示するPlan画面、非定型業務についての重要度や進捗状況等の情報を管理するDo画面、および対応や被害の状況を地図や表で俯瞰的に表示するSee画面を表示させる。なお、本発明の情報管理装置は、特にDo画面に関する機能を提供する。

0020

[第1の実施形態の構成]
まず、図2を用いて第1の実施形態の構成について説明する。図2は、第1の実施形態に係る情報管理装置の構成を示すブロック図である。図2に示すように、情報管理装置10は、データ通信が可能なネットワーク2によって対策本部3のクライアント端末30および各担当部局4のクライアント端末40と接続されている。

0021

危機対応の際、対策本部3から各担当部局4に対して、テンプレートへの入力指示やテンプレートの参照指示が行われる。ここで、テンプレートとは、危機対応の全体方針を決定する対策本部3が、下位組織、すなわち担当部局4から情報収集を行うための様式であって、項目ごとの入力形式があらかじめ定められた様式である情報収集様式である。このとき、クライアント端末30は、入力を指示するための端末として機能する。一方、クライアント端末40は、指示を受け取るための端末として機能する。

0022

情報管理装置10は、後述する各部の機能により、テンプレートの入力に関する各情報を記憶し、クライアント端末30およびクライアント端末40に各画面を表示させ、また、表示させた各画面への所定の操作を受け付けることで、対策本部3と各担当部局4との間の指示の伝達を実現する。

0023

情報管理装置10は、記憶部11および制御部12を有する。また、記憶部11は、テンプレート情報記憶部111、連絡文情報記憶部112および活動ログ記憶部113を有する。また、制御部12は、テンプレート表示部121、連絡文表示部122、連絡処理票表示部123、連絡文変更部124、テンプレート入力部125、対応状況設定部126およびテンプレート抽出部127を有する。

0024

テンプレート情報記憶部111は、各テンプレートに関する情報を記憶する。また、連絡文情報記憶部112は、テンプレートの入力指示のための連絡文の雛形を記憶する。また、活動ログ記憶部113は、入力された連絡処理票の連絡文と回答文、および入力指示したテンプレートを組み合わせて記憶する。

0025

なお、記憶部11の各部に記憶される具体的なデータについては、制御部12の各部の機能を説明する際に随時説明する。ここで、図3を用いて、制御部12の各部の機能および、各端末に表示される画面の内容および遷移について説明する。

0026

図3は、第1の実施形態に係る情報管理装置が各端末に表示させる画面について説明するための図である。図3に示すように、テンプレート一覧画面121a、連絡文雛形リスト画面122aおよび連絡処理票入力画面124aがクライアント端末30に表示される。また、連絡処理票一覧画面123aは、クライアント端末30およびクライアント端末40の両方に表示される。また、テンプレート参照画面125aおよびテンプレート入力画面125bは、クライアント端末40に表示される。

0027

まず、図3に示すように、テンプレート表示部121は、クライアント端末30に、テンプレート一覧画面121aを表示させることで、テンプレートの一覧を選択可能に表示させる。

0028

ここで、図4を用いてテンプレート一覧画面121aについて説明する。図4は、テンプレート一覧画面の一例を示す図である。図4に示すように、テンプレート一覧画面121aには、テンプレートの番号である「No」、テンプレートを活用する組織の名称である「活用組織名」、対応する地域防災計画マニュアルの番号を示す「地域防災計画マニュアルNo」、テンプレートの名称を示す「テンプレート名」、部局とりまとめ報との連携の有無を示す「部局とりまとめ報連携」、GIS(Geographic Information System)との連携の有無を示す「GIS連携」、テンプレートの目的を示す「テンプレートの目的」、活用のフェーズを示す「活用のフェーズ」、活用のきっかけを示す「活用のきっかけ」、どのタイミングで入力するのかを示す「どのタイミングで入力するのか」、誰が入力するのかを示す「誰が入力するのか」、どこで入力するのかを示す「どこで入力するのか」、どこから情報を入手するのかを示す「どこから情報を入手するのか」、情報の入手手段を示す「情報の入手手段は」、利用者へのアドバイスを示す「利用者へのアドバイス」が表示される。

0029

例えば、「No」が「33」であるテンプレートは、「0401M02」という番号の地域防災計画のマニュアルと対応し、「発注管理」という名称であり、部局とりまとめ報およびGISとの連携はなく、目的が「食料物資を確保するために発注管理を行う」ことであり、フェーズは「応急応期」であり、活用のきっかけは「本部から避難者数の情報が出たら」であり、入力するタイミングは「(1)発注時(2)納品時(3)支払い時」であり、「食料物資調達班」が「部の活動拠点」で「避難支援学校部」から「WebEOC(注文受付ボード)、電話」によって情報を入手し入力するものであり、「注文したものは逐一このテンプレに記録してください。」というアドバイスがされているものである。

0030

また、テンプレート一覧画面121aには、テンプレートの入力状態である「状態」が表示される。テンプレートの入力状態には、例えば「入力依頼中」および「入力完了」がある。これらのテンプレート一覧画面121aに表示される情報は、テンプレート情報記憶部111に記憶される。

0031

また、テンプレート一覧画面121aには、テンプレートごとに入力依頼ボタンが備えられている。クライアント端末30を使用するユーザは、入力依頼ボタンを押下することでテンプレートを選択し、入力依頼を開始する。

0032

そして、テンプレートの入力依頼が行われると、図3に示すように、連絡文表示部122は、クライアント端末30に、連絡文雛形リスト画面122aを表示させることで、クライアント端末30において選択されたテンプレートとあらかじめ対応付けられた、該テンプレートへの入力を指示するための連絡文の一覧を選択可能に表示させる。

0033

ここで、図5を用いて連絡文雛形リスト画面122aについて説明する。図5は、連絡文雛形リスト画面の一例を示す図である。図5に示すように、連絡文雛形リスト画面122aには、選択されたテンプレートに対応する連絡文の雛形についての情報が表示される。連絡文雛形リスト画面122aには、例えば、連絡文の番号である「文書No」、送信先の組織を示す「送信先」、連絡文の件名である「件名」、連絡文の内容である「内容」、連絡文の承認者である「承認者」、添付ファイルを示す「添付」、対応するテンプレートである「テンプレート」が表示される。これらの連絡文雛形リスト画面122aに表示される情報は、連絡文情報記憶部112に記憶される。

0034

図5に示すように、連絡文雛形リスト画面122aには、例えば送信先として「避難支援学校部」および「統括班」が表示され、件名として「避難所の必要物資の集約について」が表示され、内容として「指定のテンプレートにて、物資の希望を受け付けます。本連絡から本日の○○時までに登録頂いた内容にて物資を手配し、○○時を目途に配送したいと思いますので、すみやかに登録頂けますようお願いします。」が表示される。このように、連絡文雛形リスト画面122aには、対策本部が下位組織に指示を行うための非定型な情報である連絡文が、テンプレートと対応付けられて表示される。

0035

また、連絡文雛形リスト画面122aには、連絡文雛形ごとに連絡処理票入力ボタンが備えられている。クライアント端末30を使用するユーザは、連絡処理票入力ボタンを押下することで連絡文雛形を選択し、次の処理へ進む。

0036

そして、連絡文雛形が選択されると、図3に示すように、連絡処理票表示部123は、クライアント端末30に、連絡処理票入力画面124aを表示させる。クライアント端末30を使用するユーザは、連絡処理票入力画面124aを用いて各種情報の入力および選択した連絡文雛形の内容を変更する。

0037

ここで、図6を用いて連絡処理票入力画面124aについて説明する。図6は、連絡処理票入力画面の一例を示す図である。図6に示すように、連絡処理票入力画面124aには、選択されたテンプレートおよび連絡文雛形についての情報である連絡処理票が表示される。また、連絡処理票入力画面124aは、連絡処理票の各情報を変更する操作を受け付ける。例えば、連絡文変更部124は、連絡処理票入力画面124aへの入力に応じて、連絡文雛形リスト画面122aで選択された連絡文の内容を変更する。

0038

例えば、図6の連絡文の内容には、「○○時」と記載されている箇所がある。クライアント端末30を使用するユーザによって、この「○○時」に任意の時刻を入力することができるようにしてもよい。

0039

連絡処理票入力画面124aには、例えば、連絡処理票を識別するIDである「ID」、連絡処理票の起票日時である「起票日時」、連絡処理票の送信元の組織である「送信元」、連絡処理票の送信を行う担当者である「送信者」、送信先の組織を示す「送信先」、事態の深刻性を示す「重要度」、時間的切迫性を示す「緊急度」、連絡文の件名である「件名」、連絡文の内容である「内容」、連絡文の承認者である「承認者」、添付ファイルを示す「添付」、対応するテンプレートである「テンプレート」が表示される。また、連絡処理票入力画面124aには、連絡文の件名および内容が変更可能に表示される。また、対応状況には例えば「未対応」、「対応中」、「完了」、「周知」があり、連絡処理票の起票時の対応状況は「未対応」とする。

0040

また、連絡処理票入力画面124aには保存ボタンが備えられている。クライアント端末30を使用するユーザは、保存ボタンを押下することで連絡処理票を活動ログ記憶部113に記憶させる。

0041

そして、図3に示すように、連絡処理票表示部123は、クライアント端末40に、連絡処理票一覧画面123aを表示させることで、クライアント端末30において選択されたテンプレートとクライアント端末30において選択された連絡文とを組み合わせた連絡処理票を表示させる。また、連絡文変更部124によって連絡文が変更されている場合、連絡処理票表示部123は、クライアント端末40に、連絡処理票一覧画面123aを表示させることで、クライアント端末30において選択されたテンプレートと連絡文変更部124によって内容が変更された連絡文とを組み合わせた連絡処理票を表示させる。

0042

ここで、図7を用いて連絡処理票一覧画面123aについて説明する。図7は、連絡処理票一覧画面の一例を示す図である。図7に示すように、連絡処理票一覧画面123aには、活動ログ記憶部113に記憶されているテンプレートおよび連絡文が組み合わせられた連絡処理票の一覧が表示される。

0043

なお、このとき、連絡処理票一覧画面123aには、テンプレートを含まない連絡処理票であって、危機対応に際して関係者間で行われる自由記述による連絡等に関する連絡処理票も表示される。このような連絡処理票には、例えば、水害時における雨量浸水状況報告対策会議開催指示等に関する連絡処理票が含まれる。

0044

連絡処理票一覧画面123aには、例えば、連絡処理票のレコードの番号である「レコードNo.」、連絡処理票を識別するIDである「ID」、事態の深刻性を示す「重要」、時間的切迫性を示す「緊急」、対応状況を示す「対応状況」、連絡処理票の起票日時である「起票日時」、連絡処理票の送信元の組織および送信を行う担当者である「送信元/送信者」、送信先の組織を示す「送信先」、連絡文雛形リスト画面122aで選択された連絡文の件名および内容である「件名」および「内容」、テンプレート一覧画面121aで選択されたテンプレートおよび入力ボタンを示す「テンプレート」、連絡文に対する回答である「回答」が表示される。そして、クライアント端末40を使用するユーザは、テンプレートの入力ボタンを押下することでテンプレートを選択し、入力を行う。

0045

例えば、「レコードNo.」が「1963」である連絡処理票は、深刻な事態であるが時間的切迫性はなく、対応状況は「対応中」であり、送信元および送信者は「食料物資統括班 山田 太郎」であり、送信先は「避難支援学校部 統括班」および「福祉救護部統括班」であり、件名は「避難所の必要物資の集約について」であり、内容は「指定のテンプレートにて、物資の希望を受け付けます。本連絡から本日の○○時までに登録頂いた内容にて物資を手配し、○○時を目途に配送したいと思いますので、すみやかに登録頂けますようお願いします。」であり、対応するテンプレートは「0401M02_食料物資部への注文受付ボード」であり、「07/29−15:40[避難支援統括班−田中一郎] TMP入力」等の回答がされている。

0046

そして、連絡処理票一覧画面123aでテンプレートの入力ボタンが押下されると、図3に示すように、テンプレート入力部125は、クライアント端末40にテンプレート参照画面125aを表示させる。このように、連絡処理票表示部123は、クライアント端末40に、連絡処理票一覧画面123aを表示させることで、連絡処理票を選択可能かつテンプレートを参照可能に表示させる。

0047

ここで、図8を用いてテンプレート参照画面125aについて説明する。図8は、テンプレート参照画面の一例を示す図である。図8に示すように、テンプレート参照画面125aには、連絡処理票一覧画面123aで選択されたテンプレートが表示される。なお、テンプレートへの入力済みの情報は、テンプレート情報記憶部111に記憶されている。

0048

また、テンプレート参照画面125aには、連絡処理票検索ボタンおよび登録ボタンが備えられている。クライアント端末40を使用するユーザは、登録ボタンを押下することでテンプレートの入力を行う。

0049

テンプレート参照画面125aにおいて登録ボタンが押下されると、図3に示すように、テンプレート入力部125は、テンプレート入力画面125bを表示させ、クライアント端末40において選択された連絡処理票のテンプレートの入力を受け付ける。

0050

ここで、図9を用いてテンプレート入力画面125bについて説明する。図9は、テンプレート入力画面の一例を示す図である。図9に示すように、テンプレート入力画面125bには、選択されたテンプレートの各項目に対応した入力欄が表示される。テンプレート入力画面125bで入力された情報は、テンプレート情報記憶部111に記憶される。

0051

また、テンプレート入力画面125bには、保存ボタンが備えられている。クライアント端末40を使用するユーザは、保存ボタンを押下することで、入力内容をテンプレート情報記憶部111に記憶させ、また、対応状況を活動ログ記憶部113に記憶させる。このとき、活動ログ記憶部113に記憶させた対応状況は、連絡処理票一覧画面123aに反映される。

0052

ここで、図10を用いて、対応状況設定部126による対応状況の設定について説明する。図10は、第1の実施形態に係る情報管理装置の対応状況設定部について説明するための図である。

0053

対応状況設定部126は、クライアント端末30から、クライアント端末40において選択された連絡処理票のテンプレートの対応状況の設定を受け付ける。テンプレート表示部121は、テンプレート一覧画面121aを表示させることで、対応状況設定部126によって受け付けられた設定に基づいて、テンプレートごとの対応状況を表示させる。対応状況設定部126は、連絡処理票一覧画面123aまたは連絡処理票入力画面124aから入力を受け付け、各テンプレートの対応状況を設定する。

0054

対応状況には、前述の通り、「未対応」、「対応中」、「完了」、「周知」があり、連絡処理票の起票時の対応状況は「未対応」である。そして、クライアント端末30を使用するユーザが連絡処理票一覧画面123aに表示されている連絡処理票のテンプレートの入力内容を確認し、対応状況を変更する。

0055

このとき、対応状況設定部126は、対応状況が変更されたことに合わせて、テンプレートの入力状態を変更し、テンプレート一覧画面121aで参照可能にする。例えば、対応状況が「完了」に変更された場合、対応状況設定部126は、「入力依頼中」であった入力状態を「入力完了」に変更する。

0056

次に、図11を用いて、テンプレート抽出部127について説明する。図11は、第1の実施形態に係る情報管理装置のテンプレート抽出部について説明するための図である。テンプレート参照画面125aにおいて、連絡処理票検索ボタンが押下されると、テンプレート抽出部127は、クライアント端末40において選択された連絡処理票のテンプレートに関連する連絡処理票を、過去ログ、すなわち連絡処理票一覧画面123aにおいて表示済みの連絡処理票の中から自然言語処理によって抽出し、抽出した連絡処理票の内容を、テンプレート入力部125に入力する。

0057

このとき、テンプレート入力部125は、内容が入力された状態でテンプレート入力画面125bを表示させる。なお、表示済みの連絡処理票は活動ログ記憶部113に記憶され、連絡処理票に対応するテンプレートおよびテンプレートの入力内容はテンプレート情報記憶部111に記憶されている。

0058

[第1の実施形態の処理]
図12を用いて、情報管理装置10の処理について説明する。図12は、第1の実施形態に係る情報管理装置の処理の流れを示すフローチャートである。図12に示すように、まずテンプレート表示部121は、テンプレート一覧画面121aにテンプレート一覧を表示させる(ステップS11)。ここで、ユーザはテンプレートを選択し、選択したテンプレートに対応する雛形文の登録、もしくは選択したテンプレートを用いた入力指示を行う(ステップS12)。

0059

雛形文の登録が行われる場合(ステップS12、登録)、ユーザの入力に基づいたテンプレートに対応する連絡文の雛形が登録される(ステップS13)。その後、テンプレート表示部121は、テンプレート一覧画面121aにテンプレート一覧を表示させる(ステップS11)。

0060

入力指示が行われる場合(ステップS12、入力指示)、入力指示処理(ステップS14)が行われる。ここで、図13を用いて、入力指示処理について説明する。図13は、第1の実施形態に係る情報管理装置の入力指示処理の流れを示すフローチャートである。

0061

まず、図13に示すように、連絡文表示部122は、連絡文雛形リスト画面122aに連絡文の一覧を表示させ、連絡文の選択を受け付ける(ステップS141)。そして、連絡処理票表示部123は、連絡処理票入力画面124aから入力内容の修正を受け付ける(ステップS142)。このとき、連絡文変更部124は連絡文を変更する。

0062

そして、連絡処理票表示部123は、テンプレートと雛形文を紐付けてテンプレートボタンとともに連絡処理票一覧画面123aに表示させる(ステップS143)。さらに、このとき、テンプレート表示部121は、テンプレート一覧画面121aに、テンプレートの連絡処理票上のID、ステータス、および依頼先を表示させる(ステップS144)。

0063

ここで、図12戻り、連絡処理票一覧画面123aでテンプレートボタンが押下された場合(ステップS15、Yes)、テンプレート入力処理が行われる(ステップS16)。テンプレートボタンが押下されなかった場合(ステップS15、No)、次の処理へ進む。ここで、図14を用いて、テンプレート入力処理について説明する。図14は、第1の実施形態に係る情報管理装置のテンプレート入力処理の流れを示すフローチャートである。

0064

図14に示すように、まず、テンプレート入力部125は、テンプレート参照画面125aにテンプレートを参照可能に表示させる(ステップS161)。ここで、連絡処理票検索ボタンが押下された場合(ステップS162、Yes)、当該テンプレートの内容を含む連絡処理票を表示させる(ステップS163)。連絡処理票検索ボタンが押下されなかった場合(ステップS162、No)、次の処理へ進む。

0065

そして、テンプレート入力部125は、保存ボタンが押下されることで、テンプレートの入力を受け付ける(ステップS164)。このとき、ステップS163で表示された連絡処理票がある場合は、そのテンプレートの入力内容が入力される。そして、テンプレート入力部125は、入力時刻入力者情報自動入力する(ステップS165)。

0066

ここで、図12に戻り、対応状況が完了に更新された場合(ステップS17、Yes)、テンプレート表示部122は、テンプレート一覧画面121aの依頼中ステータスを外す(ステップS18)。また、対応状況が完了に更新されなかった場合(ステップS17、No)、処理を終了する。

0067

[第1の実施形態の効果]
テンプレート表示部121は、クライアント端末30に、テンプレートの一覧を選択可能に表示させる。また、連絡文表示部122は、クライアント端末30に、クライアント端末30において選択されたテンプレートとあらかじめ対応付けられた、該テンプレートへの入力を指示するための連絡文の一覧を選択可能に表示させる。そして、連絡処理票表示部123は、クライアント端末40に、クライアント端末30において選択されたテンプレートとクライアント端末30において選択された連絡文とを組み合わせた連絡処理票を表示させる。

0068

これにより、連絡文にあらかじめテンプレートの入力タイミング等を記載しておくことができるため、指示を出す者がテンプレートの入力タイミングを把握していない場合であっても的確な入力指示を出すことができる。

0069

また、指示を出すための、自由記述による文章を作成する際に雛形を利用することができるようになるため、要点を押さえた質の高い文章を作成しやすくなり、テンプレートへの入力指示が的確になる。

0070

連絡文変更部124は、連絡文の内容を変更する。このとき、連絡処理票表示部123は、クライアント端末40に、クライアント端末30において選択されたテンプレートと連絡文変更部124によって内容が変更された連絡文とを組み合わせた連絡処理票を表示させる。これにより、連絡文中の日時等を変更することができ、的確かつ柔軟な指示を出すことができる。

0071

連絡処理票表示部123は、クライアント端末40に、連絡処理票を選択可能かつテンプレートを参照可能に表示させる。そして、テンプレート入力部125は、クライアント端末40において選択された連絡処理票のテンプレートの入力を受け付ける。これにより、一覧画面からテンプレートの参照、入力ができるため、業務に不慣れな者でもテンプレートの入力を容易に行うことができる。

0072

対応状況設定部126は、クライアント端末30から、クライアント端末40において選択された連絡処理票のテンプレートの対応状況の設定を受け付ける。テンプレート表示部121は、テンプレート一覧画面121aを表示させることで、対応状況設定部126によって受け付けられた設定に基づいて、テンプレートごとの対応状況を表示させる。

0073

これにより、テンプレートへの対応状況を一元管理するとともに、二重の指示を無くし、テンプレートを効率的に活用することができる。また、テンプレートの入力状況随時確認できるため、入力されたテンプレートの見落としを防止することができる。

0074

テンプレート抽出部127は、クライアント端末40において選択された連絡処理票のテンプレートに関連する連絡処理票を、過去ログ、すなわち表示済みの連絡処理票の中から自然言語処理によって抽出し、抽出した連絡処理票のテンプレートの入力内容を、テンプレート入力部125に入力する。これにより、テンプレートの入力を効率良く行うことができる。

0075

システム構成等]
また、図示した各装置の各構成要素は機能概念的なものであり、必ずしも物理的に図示の如く構成されていることを要しない。すなわち、各装置の分散・統合の具体的形態は図示のものに限られず、その全部または一部を、各種の負荷使用状況等に応じて、任意の単位で機能的または物理的に分散・統合して構成することができる。さらに、各装置にて行なわれる各処理機能は、その全部または任意の一部が、CPU(Central Processing Unit)および当該CPUにて解析実行されるプログラムにて実現され、あるいは、ワイヤードロジックによるハードウェアとして実現され得る。

0076

また、本実施形態において説明した各処理のうち、自動的におこなわれるものとして説明した処理の全部または一部を手動的におこなうこともでき、あるいは、手動的におこなわれるものとして説明した処理の全部または一部を公知の方法で自動的におこなうこともできる。この他、上記文書中や図面中で示した処理手順制御手順、具体的名称、各種のデータやパラメータを含む情報については、特記する場合を除いて任意に変更することができる。

0077

[プログラム]
一実施形態として、情報管理装置は、パッケージソフトウェアオンラインソフトウェアとして上記の情報管理を実行する情報管理プログラムを所望のコンピュータにインストールさせることによって実装できる。例えば、上記の情報管理プログラムを情報処理装置に実行させることにより、情報処理装置を情報管理装置として機能させることができる。ここで言う情報処理装置には、デスクトップ型またはノート型のパーソナルコンピュータが含まれる。また、その他にも、情報処理装置にはスマートフォン、携帯電話機やPHS(Personal Handyphone System)等の移動体通信端末、さらには、PDA(Personal Digital Assistant)等のスレート端末等がその範疇に含まれる。

0078

また、情報管理装置は、ユーザが使用する端末装置クライアントとし、当該クライアントに上記の情報管理に関するサービスを提供するサーバ装置として実装することもできる。例えば、情報管理装置は、テンプレートの入力指示を入力とし、連絡処理票を出力とする情報管理サービスを提供するサーバ装置として実装される。この場合、情報管理装置は、Webサーバとして実装することとしてもよいし、アウトソーシングによって上記の情報管理に関するサービスを提供するクラウドとして実装することとしてもかまわない。

0079

図15は、プログラムが実行されることにより情報管理装置が実現されるコンピュータの一例を示す図である。コンピュータ1000は、例えば、メモリ1010、CPU1020を有する。また、コンピュータ1000は、ハードディスクドライブインタフェース1030、ディスクドライブインタフェース1040、シリアルポートインタフェース1050、ビデオアダプタ1060、ネットワークインタフェース1070を有する。これらの各部は、バス1080によって接続される。

0080

メモリ1010は、ROM(Read Only Memory)1011およびRAM(Random Access Memory)1012を含む。ROM1011は、例えば、BIOS(Basic Input Output System)等のブートプログラムを記憶する。ハードディスクドライブインタフェース1030は、ハードディスクドライブ1090に接続される。ディスクドライブインタフェース1040は、ディスクドライブ1100に接続される。例えば磁気ディスク光ディスク等の着脱可能な記憶媒体が、ディスクドライブ1100に挿入される。シリアルポートインタフェース1050は、例えばマウス1110、キーボード1120に接続される。ビデオアダプタ1060は、例えばディスプレイ1130に接続される。

0081

ハードディスクドライブ1090は、例えば、OS1091、アプリケーションプログラム1092、プログラムモジュール1093、プログラムデータ1094を記憶する。すなわち、情報管理装置10の各処理を規定するプログラムは、コンピュータにより実行可能なコードが記述されたプログラムモジュール1093として実装される。プログラムモジュール1093は、例えばハードディスクドライブ1090に記憶される。例えば、情報管理装置10における機能構成と同様の処理を実行するためのプログラムモジュール1093が、ハードディスクドライブ1090に記憶される。なお、ハードディスクドライブ1090は、SSD(Solid State Drive)により代替されてもよい。

0082

また、上述した実施形態の処理で用いられる設定データは、プログラムデータ1094として、例えばメモリ1010やハードディスクドライブ1090に記憶される。そして、CPU1020が、メモリ1010やハードディスクドライブ1090に記憶されたプログラムモジュール1093やプログラムデータ1094を必要に応じてRAM1012に読み出して実行する。

0083

なお、プログラムモジュール1093やプログラムデータ1094は、ハードディスクドライブ1090に記憶される場合に限らず、例えば着脱可能な記憶媒体に記憶され、ディスクドライブ1100等を介してCPU1020によって読み出されてもよい。あるいは、プログラムモジュール1093およびプログラムデータ1094は、ネットワーク(LAN、WAN等)を介して接続された他のコンピュータに記憶されてもよい。そして、プログラムモジュール1093およびプログラムデータ1094は、他のコンピュータから、ネットワークインタフェース1070を介してCPU1020によって読み出されてもよい。

0084

1危機対応システム
2ネットワーク
3対策本部
4担当部局
10情報管理装置
11 記憶部
12 制御部
30、40クライアント端末
111テンプレート情報記憶部
112連絡文情報記憶部
113活動ログ記憶部
121テンプレート表示部
122 連絡文表示部
123連絡処理票表示部
124 連絡文変更部
125テンプレート入力部
126対応状況設定部
127テンプレート抽出部

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