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技術 管理装置、管理方法及びプログラム

出願人 NTTテクノクロス株式会社
発明者 生駒勝幸
出願日 2015年10月13日 (6年0ヶ月経過) 出願番号 2015-202210
公開日 2017年4月20日 (4年6ヶ月経過) 公開番号 2017-076183
状態 特許登録済
技術分野 特定用途計算機
主要キーワード 調整フラグ 入替え処理 スケジュール候補 確認結果通知 スケジュール管理ソフトウェア 連絡通知 スケジュール管理情報 自動抽出処理
関連する未来課題
重要な関連分野

この項目の情報は公開日時点(2017年4月20日)のものです。
また、この項目は機械的に抽出しているため、正しく解析できていない場合があります

図面 (11)

課題

スケジュール調整を迅速に行うことが可能な技術を提供する。

解決手段

情報処理装置と接続される管理装置であって、アポイントメント依頼先のユーザのスケジュールを格納するスケジュール管理情報を記憶する記憶手段と、前記情報処理装置から前記依頼先のユーザに対するアポイントメントの依頼を受信する受信手段と、前記アポイントメントの依頼を前記スケジュール管理情報に格納する管理手段であって、前記アポイントメントの日時が、前記スケジュール管理情報に格納されているスケジュールと重複している場合、アポイントメントを優先すべきユーザを示す優先度情報に基づいて、重複しているスケジュールと前記アポイントメントの依頼とを入れ替えるか否かを判断する管理手段と、を有する管理装置を提供する。

概要

背景

企業では、スケジュール管理ソフトウェアを用いて、社員業務管理スケジュールの調整などのスケジュール管理日常的に行っている。

例えば、アポイントメント依頼を受けた社員は、現時点のスケジュールを参照することで対応可否を確認してメール等で回答したり、アポイントメントの内容をスケジュールに登録したりといった作業を行っている。

なお、スケジュール管理を実現する従来技術として例えば特許文献1に開示された技術がある。

概要

スケジュール調整を迅速に行うことが可能な技術を提供する。情報処理装置と接続される管理装置であって、アポイントメントの依頼先のユーザのスケジュールを格納するスケジュール管理情報を記憶する記憶手段と、前記情報処理装置から前記依頼先のユーザに対するアポイントメントの依頼を受信する受信手段と、前記アポイントメントの依頼を前記スケジュール管理情報に格納する管理手段であって、前記アポイントメントの日時が、前記スケジュール管理情報に格納されているスケジュールと重複している場合、アポイントメントを優先すべきユーザを示す優先度情報に基づいて、重複しているスケジュールと前記アポイントメントの依頼とを入れ替えるか否かを判断する管理手段と、を有する管理装置を提供する。

目的

開示の技術は上記に鑑みてなされたものであって、スケジュール調整を迅速に行うことが可能な技術を提供する

効果

実績

技術文献被引用数
0件
牽制数
0件

この技術が所属する分野

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請求項1

情報処理装置と接続される管理装置であって、アポイントメント依頼先のユーザのスケジュールを格納するスケジュール管理情報を記憶する記憶手段と、前記情報処理装置から前記依頼先のユーザに対するアポイントメントの依頼を受信する受信手段と、前記アポイントメントの依頼を前記スケジュール管理情報に格納する管理手段であって、前記アポイントメントの日時が、前記スケジュール管理情報に格納されているスケジュールと重複している場合、アポイントメントを優先すべきユーザを示す優先度情報に基づいて、重複しているスケジュールと前記アポイントメントの依頼とを入れ替えるか否かを判断する管理手段と、を有する管理装置。

請求項2

前記管理手段は、重複しているスケジュールと前記アポイントメントの依頼とを入れ替えるか否かを判断できない場合、重複しているスケジュールと前記アポイントメントの依頼とを入れ替えるか否かを前記依頼先のユーザに問合せ、前記依頼先のユーザから入れ替えると指示を受けた場合に、重複しているスケジュールと前記アポイントメントの依頼とを入れ替える、請求項1に記載の管理装置。

請求項3

前記依頼先のユーザから重複しているスケジュールと前記アポイントメントの依頼とを入れ替えるとの指示を受けた場合に、前記アポイントメントの依頼元のユーザと、重複しているスケジュールの依頼元のユーザとを前記優先度情報に格納する学習手段、を有する、請求項2に記載の管理装置。

請求項4

情報処理装置と接続される管理装置が実行する管理方法であって、アポイントメントの依頼先のユーザのスケジュールを格納するスケジュール管理情報を記憶手段に記憶する記憶ステップと、前記情報処理装置から前記依頼先のユーザに対するアポイントメントの依頼を受信する受信ステップと、前記アポイントメントの依頼を前記スケジュール管理情報に格納する管理ステップであって、前記アポイントメントの日時が、前記スケジュール管理情報に格納されているスケジュールと重複している場合、アポイントメントを優先すべきユーザを示す優先度情報に基づいて、重複しているスケジュールと前記アポイントメントの依頼とを入れ替えるか否かを判断する管理ステップと、を有する管理方法。

請求項5

コンピュータを、請求項1乃至3のいずれか一項に記載の管理装置の各手段として機能させるためのプログラム

技術分野

0001

本発明は、管理装置管理方法及びプログラムに関する。

背景技術

0002

企業では、スケジュール管理ソフトウェアを用いて、社員業務管理スケジュールの調整などのスケジュール管理日常的に行っている。

0003

例えば、アポイントメント依頼を受けた社員は、現時点のスケジュールを参照することで対応可否を確認してメール等で回答したり、アポイントメントの内容をスケジュールに登録したりといった作業を行っている。

0004

なお、スケジュール管理を実現する従来技術として例えば特許文献1に開示された技術がある。

先行技術

0005

特開平05−143539号公報

発明が解決しようとする課題

0006

しかしながら、営業担当社員や企業幹部などのように打合せを頻繁に行う社員の場合、営業中や打合せ中に顧客や自社社員からアポイントメントの依頼を受けることがある。この場合、社員は、迅速にスケジュールの空き時間を確認して打合せ日程調整を行うことができず、打ち合わせ機会を失することがある。なお、同様の問題は、企業内に関わらず日常生活においても一般に発生し得る。

0007

開示の技術は上記に鑑みてなされたものであって、スケジュール調整を迅速に行うことが可能な技術を提供することを目的とする。

課題を解決するための手段

0008

開示の技術の管理装置は、情報処理装置と接続される管理装置であって、アポイントメントの依頼先のユーザのスケジュールを格納するスケジュール管理情報を記憶する記憶手段と、前記情報処理装置から前記依頼先のユーザに対するアポイントメントの依頼を受信する受信手段と、前記アポイントメントの依頼を前記スケジュール管理情報に格納する管理手段であって、前記アポイントメントの日時が、前記スケジュール管理情報に格納されているスケジュールと重複している場合、アポイントメントを優先すべきユーザを示す優先度情報に基づいて、重複しているスケジュールと前記アポイントメントの依頼とを入れ替えるか否かを判断する管理手段と、を有する。

発明の効果

0009

開示の技術によれば、スケジュール調整を迅速に行うことが可能な技術が提供される。

図面の簡単な説明

0010

実施の形態に係るスケジュール管理システムの構成の一例を示す図である。
実施の形態に係る情報処理装置及びスケジュール管理装置機能構成の一例を示す図である。
スケジュール管理情報の一例を示す図である。
優先度情報の一例を示す図である。
スケジュール更新処理及び学習処理の一例を示すシーケンス図である。
メール及び抽出されたアポイントメントの依頼内容の一例を示す図である。
補足依頼メールの一例を示す図である。
スケジュール更新処理及び学習処理の具体例を説明するための図である。
スケジュール自動更新処理の一例を示すシーケンス図である。
緊急時におけるスケジュール自動更新処理の一例を示すシーケンス図である。

実施例

0011

以下、図面を参照して本発明の実施の形態を説明する。なお、以下で説明する実施の形態は一例に過ぎず、本発明が適用される実施の形態は、以下の実施の形態に限られるわけではない。以下、本実施の形態に係るスケジュール管理システムを企業内におけるスケジュール管理に用いる場合を例に説明するが、本実施の形態に係るスケジュール管理システムは、企業内に関わらず一般ユーザがスケジュール管理を行う場合にも適用できる。

0012

システム構成
図1は、実施の形態に係るスケジュール管理システムの構成の一例を示す図である。図1に示すように、実施の形態に係るスケジュール管理システムは、アポイントメントの依頼を行うユーザ(以下、「依頼元」又は「依頼元のユーザ」と呼ぶ)が用いるユーザ端末101〜Nと、情報処理装置20と、スケジュール管理装置30と、アポイントメントの依頼を受けるユーザ(以下、「依頼先」又は「依頼先のユーザ」と呼ぶ)が用いるユーザ端末401〜Nと、を有する。なお、以下の説明おいて、ユーザ端末101〜Nのうち任意のユーザ端末は「ユーザ端末10」と表す。ユーザ端末401〜Nのうち任意のユーザ端末は「ユーザ端末40」と表す。また、依頼元のユーザと依頼先のユーザとを特に区別しない場合は、単に「ユーザ」と表す。

0013

情報処理装置20は、ユーザ端末10及びユーザ端末40との間で送受信されるコミュニケーションに係るデータ(メール、チャット音声通話等)の送受信を行う。情報処理装置20は、例えば、メールサーバチャットサーバ又はVoIPサーバ等である。また、情報処理装置20は、当該データにアポイントメントの依頼が含まれている場合、当該データからアポイントメントの依頼内容(依頼先、日時、場所等)を抽出し、スケジュール管理装置30に送信する。

0014

スケジュール管理装置30は、依頼先のユーザのスケジュールの管理を行う。また、スケジュール管理装置30は、情報処理装置20から受信したアポイントメントの依頼内容に基づいてスケジュールを更新する。

0015

<機能構成>
図2は、実施の形態に係る情報処理装置及びスケジュール管理装置の機能構成の一例を示す図である。

0016

(情報処理装置)
図2(a)に示すように、情報処理装置20は、通信部21と、監視抽出部22と、生成部23とを有する。

0017

通信部21は、ネットワークを介してユーザ端末10、ユーザ端末40及びスケジュール管理装置30と通信する。

0018

監視抽出部22は、ユーザ端末10及びユーザ端末40との間で送受信されるコミュニケーションに係るデータ(メール、チャット、音声通話等)に、アポイントメントの依頼が含まれているか否かを監視する。また監視抽出部22は、当該データにアポイントメントの依頼が含まれている場合、当該データからアポイントメントの依頼内容を抽出し、通信部21を介してスケジュール管理装置30に送信する。

0019

また、監視抽出部22は、抽出したアポイントメントの依頼内容(依頼先、日時、場所等)に不足がある場合、依頼元のユーザに不足している依頼内容を問い合わせるために生成部23にメール又はチャットの送信を指示する機能を有する。

0020

生成部23は、ユーザ端末10に向けて送信するデータ(不足している依頼内容を問い合わせるメール/チャットメッセージ音声ガイダンス、アポイントメントの依頼に対する応答メール/チャットメッセージ/音声ガイダンスなど)を生成し、通信部21を介してユーザ端末10に送信する機能を有する。

0021

(スケジュール管理装置)
図2(b)に示すように、スケジュール管理装置30は、通信部31と、管理部32と、学習部33と、応答指示部34と、候補選定部35と、記憶部36とを有する。記憶部36には、依頼先のユーザのスケジュールが格納されるスケジュール管理情報と、アポイントメントを優先すべきユーザを示す優先度情報とが格納される。

0022

通信部31は、ネットワークを介して情報処理装置20及びユーザ端末40と通信する。

0023

管理部32は、スケジュール管理情報を用いて、ユーザのスケジュールの管理を行う。また、管理部32は、情報処理装置20から受信したアポイントメントの依頼内容に基づいてスケジュールを更新する(アポイントメントの依頼内容をスケジュール管理情報に格納する)。また、管理部32は、アポイントメントの日時がスケジュール管理情報に格納されているスケジュールと重複する場合、重複しているスケジュールとアポイントメントの依頼とを入れ替えるか否かを依頼先のユーザに問い合わせ、問い合わせ結果に応じて、重複しているスケジュールとアポイントメントの依頼とを入れ替えるか否かを判断するようにしてもよい。また、管理部32は、アポイントメントの日時がスケジュール管理情報に格納されているスケジュールと重複する場合、優先度情報に基づいて、重複しているスケジュールとアポイントメントの依頼とを入れ替えるか否かを判断し、判断が出来ない場合に、重複しているスケジュールと前記アポイントメントの依頼とを入れ替えるか否かを依頼先のユーザに問い合わせるようにしてもよい。

0024

なお、管理部32は、Webサーバ機能を含み、ユーザ端末40に対してスケジュール一覧を表示する画面を提供するようにしてもよい。

0025

学習部33は、アポイントメントの日時がスケジュール管理情報に格納されているスケジュールと重複する場合に、重複しているスケジュールとアポイントメントの依頼とを入れ替えるか否かを依頼先に問い合わせた結果を、優先度情報に格納することで学習する機能を有する。

0026

応答指示部34は、アポイントメントの依頼に対する応答メッセージを生成し、生成したメッセージを情報処理装置20から依頼元のユーザ端末10に送信させるために、通信部31を介して情報処理装置20に指示する。

0027

候補選定部35は、スケジュール管理情報から他のアポイントメントの日時の候補を選定する機能を有する。また、選定したアポイントメントの候補を、応答指示部34に通知する。

0028

図3は、スケジュール管理情報の一例を示す図である。スケジュール管理情報は、1つのレコードに1つのスケジュールが格納される。「依頼元」には、依頼元のユーザを一意に特定する情報(例えば、依頼元のユーザの会社名及びユーザ名)が格納される。「自動更新フラグ」は、スケジュール管理装置30により追加又は更新されたスケジュールであることを示すフラグである。図3の例では、10月11日の10:00〜12:00のスケジュールは、W社のY氏からアポイントメントの依頼を受けてスケジュール管理装置30により自動的に追加されたスケジュールであることを意味している。「自動更新フラグ」が付与されていないスケジュールは、ユーザにより追加されたスケジュールであることを意味する。なお、スケジュール管理情報は、ユーザごとに記憶部36に格納されるようにしてもよいし、対象となるユーザを示すカラムを設けることで全てのユーザのスケジュールを1つのスケジュール管理情報で管理するようにしてもよい。

0029

図4は、優先度情報の一例を示す図である。「依頼元」は、依頼元のユーザを一意に特定する情報が格納される。「入れ替え調整フラグ」は、アポイントメントの日時と、既に存在するスケジュールとが重複した場合に、アポイントメントを優先すべき(スケジュールを入れ替えるべき)ユーザ(依頼元)であるか否かを示すフラグである。図4の例では、「自社A氏」、「自社B氏」、「B社C氏」及び「B社D氏」からのアポイントメントは、「B社E氏」及び「自社F氏」とのスケジュールよりも優先すべきであると判断される。なお、優先度情報のレコードは、学習部33により行われる学習処理により適宜追加される。また、予めデフォルトのレコードが格納されていてもよい。

0030

優先度」は、「入れ替え対象フラグ」が設定されている依頼元からのアポイントメントと、「入れ替え対象フラグ」が設定されている依頼元とのスケジュールとが重複した場合に、アポイントメントを優先すべきか否かを判断する際に用いられる。図4の例では、例えば、優先度が1である「自社A氏」及び「自社B氏」からのアポイントメントは、優先度が2である「B社C氏」との間で予定されているスケジュールよりも優先すべき(スケジュールを入れ替えるべき)であると判断される。なお、「入れ替え対象フラグ」が設定されていないレコードについては、「優先度」は不要のため「‐」が設定される。

0031

なお、図4に示す優先度情報の「依頼元」に代えて(又は加えて)、「スケジュール内容」が格納されていてもよい。管理部32は、スケジュール内容(例えば、打ち合わせの重要度等)や、依頼元及びスケジュール内容の両方に基づいてアポイントメントを優先すべきか否かの判断を行うことが可能になる。また、図4に示す優先度情報の「依頼元」に代えて(又は加えて)、「会議場所」が格納されていてもよい。管理部32は、会議場所(例えば、自社会議室よりも顧客の拠点を優先する等)や、依頼元及び会議場所に基づいてアポイントメントを優先すべきか否かの判断を行うことが可能になる。また、優先度情報には複数の項目(「依頼元」、「スケジュール内容」、「会議場所」など)を設定しておき、どの項目に基づいてアポイントメントを優先すべきか否かの判断を行うのかをユーザごと(依頼先のユーザごと)に切替えられるようにしてもよい。

0032

<システムの動作例>
次に、本実施の形態における制御システムの動作例を説明する。なお、以下の説明において、情報処理装置20はメールサーバである前提で説明するが、本実施の形態は、メールサーバに限らず適用することができる。

0033

(スケジュール更新処理及び学習処理)
図5は、スケジュール更新処理及び学習処理の一例を示すシーケンス図である。図5の例では、スケジュール管理装置30は、アポイントメントを受けた場合、依頼先のユーザにスケジュールを更新しても良いか否かの問い合わせを行い、スケジュールを更新してもよいとの指示を受けた場合にスケジュールを更新するように動作する。

0034

テップS101で、ユーザ端末10は、アポイントメントの依頼を含むメールを情報処理装置20に送信する。

0035

ステップS102で、情報処理装置20の監視抽出部22は、ユーザ端末10から受信したメールにアポイントメントの依頼が含まれているかを監視する。監視抽出部22は、メールにアポイントメントの依頼が含まれている場合、メールからアポイントメントの依頼内容を抽出する。ここで、図を用いてステップS101及びステップS102の処理手順の具体例を説明する。

0036

図6は、メール及び抽出されたアポイントメントの依頼内容の一例を示す図である。例えば図6(a1)に示すようなメールをユーザ端末10から受信すると、監視抽出部22は、メール本文意味解析を行うことでアポイントメントの依頼内容を抽出する。抽出されたアポイントメントの依頼内容の例を図6(b)に示す。

0037

例えば、監視抽出部22は、メール本文に「様」の文字列が存在する場合、「様」の前の人名をアポイントメントの依頼先のユーザ名であると判断してもよい。また、「様」の文字列の次の行のうち、「です」の前の人名をアポイントメントの依頼元のユーザ名であると判断してもよい。人名の前に「・・会社、・・社」等の文字列が無い場合、監視抽出部22は、依頼先又は依頼元は自社のユーザであると判断してもよい。

0038

また、監視抽出部22は、メール本文のX月Y日、X/Y等の文字列を、アポイントメントの日付であると判断してもよい。また、監視抽出部22は、アポイントメントの開始時間及び終了時間を、「〜」又は「から」で結合された時間のうち、「〜」又は「から」の手前の時間を開始時間、「〜」又は「から」の後の時間を終了時間と判断してもよい。また、監視抽出部22は、「分」の記載が無い場合は、「00分」であるとみなすようにしてもよい。また、監視抽出部22は、「ビル」、「営業所」、「会議室」、「打ち合わせコーナー」等の文字列が含まれる単語を会議場所と判断してもよい。また、監視抽出部22は、「XXの件」、「YY案件」、「打合せ」、「会議」、「訪問」等の文字列をスケジュール内容と判断してもよい。以上説明した例に限られず、意味解析にはどのような処理手順が用いられてもよい。

0039

なお、図6(a2)に示すように、予め定められたフォーマットで記載されたメールがユーザ端末10から送信されるようにしてもよい。予め定められたフォーマットが用いられることで、情報処理装置20の監視抽出部22は、メール本文の意味解析を行うことなく、アポイントメントの依頼内容を抽出することができる。図5戻り説明を続ける。

0040

ステップS103で、情報処理装置20の監視抽出部22は、メールにアポイントメントの依頼内容が十分に記載されていない場合、アポイントメントの依頼元のユーザに対して情報の補足を促すために、補足依頼メールの送信を生成部23に指示する。生成部23は、補足依頼メールをユーザ端末10に送信する。

0041

図7は、補足依頼メールの一例を示す図である。図7(a)の例では、メールにアポイントメントの終了時間及び会議場所が記載されていないため、図7(b)に示すように、監視抽出部22は、一部の項目を抽出することができない。この場合、生成部23は、例えば図7(c)に示すような補足依頼メールをユーザ端末10に送信する。図5に戻り説明を続ける。

0042

ステップS104で、情報処理装置20の監視抽出部22は、抽出したアポイントメントの依頼内容を含むメッセージをスケジュール管理装置30に送信する。

0043

ステップS105で、スケジュール管理装置30の管理部32は、アポイントメントの依頼内容に含まれる「依頼先」に対応するユーザのスケジュール管理情報を参照し、アポイントメントの日時と重複するスケジュールが存在するか否かを確認する。

0044

ステップS106で、スケジュール管理装置30の管理部32は、アポイントメントの日時と重複するスケジュールが存在しない場合、依頼先のユーザ端末10に、アポイントメントの依頼内容とスケジュールが重複していないことを示す情報とを含む確認依頼メッセージを送信する。

0045

一方、スケジュール管理装置30の管理部32は、アポイントメントの日時と重複するスケジュールが存在する場合、依頼先のユーザ端末40に、アポイントメントの依頼内容とスケジュールが重複していることを示す情報とを含む確認依頼メッセージを送信する。

0046

ステップS107で、ユーザ端末40は、アポイントメントの依頼内容とスケジュールが重複していないことを示す情報とを含む確認依頼メッセージを受信した場合、ユーザ端末40自身の画面にアポイントメントの依頼内容を表示すると共に、依頼先のユーザから、アポイントメントをスケジュールに追加しても良いか否かの指示を受け付ける。

0047

また、ユーザ端末40は、アポイントメントの依頼内容とスケジュールが重複していることを示す情報とを含む確認依頼メッセージを受信した場合、ユーザ端末40自身の画面にアポイントメントの依頼内容を表示すると共に、依頼先のユーザから、スケジュールの入替えを行うのか否かの指示を受け付ける。また、スケジュールの入替えを行ってもよいとの指示を受けた場合、ユーザ端末40は、既に存在するスケジュールの移動先(移動先の日時)に関する指示を受け付けるようにする。

0048

ステップS108で、ユーザ端末40は、ステップS107の処理手順で依頼先のユーザから受け付けた各種指示を含む確認結果通知メッセージをスケジュール管理装置30に通知する。

0049

ステップS109で、スケジュール管理装置30の学習部33は、スケジュールが重複している場合で、かつ、依頼先のユーザからスケジュールの入替えを行ってもよいとの指示を受けた場合、スケジュールの入替え前後の依頼元のユーザを優先度情報に追加する処理を行う。

0050

ステップS110で、スケジュール管理装置30の管理部32は、アポイントメントの日時と重複するスケジュールが存在しない場合で、かつ、アポイントメントをスケジュールに追加しても良いとの指示を依頼先のユーザから受けた場合、アポイントメントの依頼内容をスケジュール管理情報に追加する。

0051

また、スケジュール管理装置30の管理部32は、アポイントメントの日時と重複するスケジュールが存在する場合で、かつ、スケジュールの入替えを行ってもよいとの指示を依頼先のユーザから受けた場合、既に存在するスケジュールを依頼先のユーザから指示された移動先の日時に移動させると共に、アポイントメントの依頼内容をスケジュール管理情報に追加する。

0052

また、スケジュール管理装置30の管理部32は、依頼先のユーザからアポイントメントをスケジュールに追加しないとの指示を受けた場合、アポイントメントの依頼内容をスケジュール管理情報に追加せずに、ステップS111の処理手順に進む。

0053

ステップS111で、スケジュール管理装置30の応答指示部34は、情報処理装置20に応答指示メッセージを送信する。応答指示メッセージには、アポイントメントの依頼内容をスケジュールに追加したか否かを示す情報が含まれる。

0054

ステップS112で、情報処理装置20の生成部23は、アポイントメントの依頼をスケジュールに追加したか否かを示す情報に従って応答メールの文言を生成し、依頼元のユーザ端末10に送信する。応答メールの文言は、例えば、アポイントメントを正常に受け付けたことを示す文言や、スケジュールが重複しているため別日程の候補の連絡を促す文言であってもよい。

0055

なお、以上説明したスケジュール更新処理及び学習処理の変形例として、スケジュール管理装置30の管理部32は、ステップS105の処理手順でアポイントメントの日時と重複するスケジュールが存在しないことを確認した場合、依頼先のユーザへの問い合わせを行わずに(すなわち、ステップS106乃至ステップS109の処理手順を省略)、ステップS110の処理手順でアポイントメントの依頼内容をスケジュール管理情報に追加するようにしてもよい。

0056

ここで、アポイントメントの日時が既に登録されているスケジュールと重複しており、依頼先のユーザからスケジュールの入替えが指示された場合に行われるスケジュール更新処理及び学習処理について具体例を説明する。

0057

まず、自社Z(自社のユーザZ)から自社A(自社のユーザA)に対して、図6に示すアポイントメントの依頼を受けたと仮定する。また、自社Aのスケジュール管理情報には、図3に示すレコードが格納されていると仮定する。

0058

ここで、自社Zからのアポイントメントの日時は10月12日の11時00分〜12時00分であるが、当該時間帯には、既に自社XとA案件に関する打合せを行うとのスケジュールが存在している。

0059

この場合、スケジュール管理装置30の管理部32は、アポイントメントの日時と、既に存在するスケジュールとが重複することを検出し(S105)、自社Aのユーザ端末40にその旨を通知する(S106)。自社Aは、スケジュールの入替えを許可すると共に、既に存在するスケジュール(自社XとのA案件に関する打合せ)を10月12日の14時00分〜15時00分に移動させるとの指示を行う(S107)。ユーザ端末40は、受け付けた指示内容をスケジュール管理装置30に送信する(S108)。

0060

スケジュール管理装置30の学習部33は、自社Zからのアポイントメントは、自社Xのスケジュールよりも優先されるべきであることを学習するため、優先度情報に、自社Zと自社Xとを追加すると共に、自社Zの入替え調整フラグに「○」を付与する(S109)。図8(a)は、自社Zと自社Xとが追加された優先度情報の具体例を示している。

0061

スケジュール管理装置30の管理部32は、自社XとA案件に関する打合せを行うとのスケジュールを10月12日の14時00分〜15時00分に移動させると共に、自社Zからのアポイントメントの依頼内容を10月12日の11時00分〜12時00分のスケジュールとして追加する(S110)。図8(b)は、更新されたスケジュール管理情報の具体例を示している。

0062

(スケジュール自動更新処理)
図9は、スケジュール自動更新処理の一例を示すシーケンス図である。図9の例では、図5の例と異なり、スケジュール管理装置30は、アポイントメントを受けた場合、依頼先のユーザにスケジュールを更新しても良いか否かの問い合わせを行わずにスケジュールを更新するように動作する。また、アポイントメントの日時が既に登録されているスケジュールと重複する場合、優先度情報を用いて自動的にスケジュールの入替え処理を行う。

0063

ステップS201乃至ステップS204の処理手順は、それぞれ図5のステップS101乃至ステップS104の処理手順と同一であるため説明は省略する。

0064

ステップS205で、スケジュール管理装置30の管理部32は、アポイントメントの依頼内容に含まれる「依頼先」に対応するユーザのスケジュール管理情報を参照し、アポイントメントの日時と重複するスケジュールが存在しているか否かを確認する。なお、アポイントメントの日時と重複するスケジュールが存在する場合はステップS206の処理手順に進み、アポイントメントの日時と重複するスケジュールが存在しない場合は、ステップS211の処理手順に進む。

0065

ステップS206で、スケジュール管理装置30の管理部32は、優先度情報に基づいて、スケジュールの入替えを自動で行うのか否かを判断する。以下、管理部32が行う判断処理の具体例を説明する。

0066

具体例1.アポイントメントの依頼元とアポイントメントの日時と重複するスケジュールの依頼元とが優先度情報に含まれており、かつ、アポイントメントの依頼元の「入替え調整フラグ」のみに「○」が付与されている場合、スケジュールの入替えを自動で行うと判断する。一方、重複するスケジュールの依頼元の「入替え調整フラグ」のみに「○」が付与されている場合、スケジュールの入替えを自動で行わないと判断する。

0067

具体例2.アポイントメントの依頼元とアポイントメントの日時と重複するスケジュールの依頼元とが優先度情報に含まれており、かつ、両方の依頼元の「入替え調整フラグ」に「○」が付与されている場合、アポイントメントの依頼元の「優先度」が、重複するスケジュールの依頼元の「優先度」よりも高い場合にスケジュールの入替えを自動で行うと判断する。一方、重複するスケジュールの依頼元の「優先度」が、アポイントメントの依頼元の「優先度」よりも低い(又は同一)の場合、スケジュールの入替えを自動で行わないと判断する。

0068

具体例3.アポイントメントの依頼元とアポイントメントの日時と重複するスケジュールの依頼元とが優先度情報に含まれているが、両方の依頼元の「入替え調整フラグ」に「○」が付与されていない場合、スケジュールの入替えを自動で行わないと判断する。

0069

具体例4.アポイントメントの依頼元とアポイントメントの日時と重複するスケジュールの依頼元とが優先度情報に含まれていない場合、及び、片方の依頼元のみが優先度情報に含まれている場合、スケジュールの入替えを自動で行わないと判断する。

0070

スケジュール管理装置30の管理部32は、スケジュールの入替えを自動で行わないと判断した場合、更にステップS207乃至ステップS209の処理手順を行うことで、スケジュールの入替えを行うのか否かについて依頼先のユーザの指示を受け付けるようにしてもよい。ステップS207乃至ステップS209の処理手順は、それぞれ図5のステップS106乃至ステップS108の処理手順と同一でもよい。また、依頼先のユーザからスケジュールの入替えを行うとの指示を受けた場合、学習部33は、スケジュールの入替え前後の依頼元のユーザを優先度情報に追加するようにしてもよい(S210)。

0071

ステップS211で、スケジュール管理装置30の管理部32は、アポイントメントの日時と重複するスケジュールが存在しない場合、アポイントメントの依頼内容をスケジュール管理情報に追加する。

0072

また、スケジュール管理装置30の管理部32は、ステップS206の処理手順でスケジュールの入替えを自動で行うと判断した場合、スケジュールが入っていない日時を任意に選択し、既に存在するスケジュールを当該選択した日時に移動させると共に、アポイントメントの依頼内容をスケジュール管理情報に追加する。

0073

また、スケジュール管理装置30の管理部32は、ステップS206の処理手順でスケジュールの入替えを自動で行わないと判断した場合で、依頼先のユーザからスケジュールの入替えを行ってもよいとの指示を受けた場合、既に存在するスケジュールを依頼先のユーザから指示された移動先の日時に移動させると共に、アポイントメントの内容をスケジュール管理情報に追加する。一方、アポイントメントをスケジュールに追加しないとの指示を受けた場合、スケジュール管理装置30の管理部32は、アポイントメントの依頼内容をスケジュール管理情報に追加せずにステップS212の処理手順に進む。

0074

ステップS212及びステップS213の処理手順は、それぞれ図5のステップS111及びステップS112と同一であるため説明は省略する。

0075

ステップS214で、スケジュール管理装置30の管理部32は、ステップS211の処理手順でスケジュールの入替えを自動で行った場合、スケジュールの入替えを自動で行ったこと、及び、既に存在するスケジュールを移動させた日時を依頼先のユーザに通知する。

0076

なお、以上説明したスケジュール自動更新処理は、特定のユーザのみに対して適用されるようにしてもよい。例えば、スケジュール管理装置30の管理部32は、アポイントメントの依頼先が予め登録された特定のユーザ(例えば、頻繁にアポイントメントを受ける営業担当社員や企業幹部などを想定)である場合に限り図9の処理手順を適用し、当該特定のユーザ以外である場合は図5の処理手順を適用するようにしてもよい。

0077

(緊急時におけるスケジュール自動更新処理)
図10は、緊急時におけるスケジュール自動更新処理の一例を示すシーケンス図である。例えば打合せや会議の直前に、依頼元のユーザから打ち合わせを遅らせて欲しい等の依頼メールを受けた場合、スケジュール管理装置30は、その旨を依頼先のユーザに通知すると共に、スケジュールを自動的に更新するように動作する。

0078

ステップS301で、ユーザ端末10は、緊急連絡メールを情報処理装置20に送信する。

0079

ステップS302で、情報処理装置20の監視抽出部22は、メール本文に「遅延」、「緊急」、「トラブル」、「遅れます」等の文字列が含まれている場合、緊急連絡メールを受信したと判断する。なお、監視抽出部22は、緊急連絡メールに少なくともスケジュールを一意に特定するための情報(「依頼先」、「依頼元」、「日付」、「開始時間」及び「終了時間」)が含まれているかを確認し、一部の情報が欠落している場合は、アポイントメントの依頼元のユーザに対して情報の補足を促すために、補足依頼メールをユーザ端末10に送信するようにしてもよい(S303)。緊急連絡メールに少なくともスケジュールを一意に特定するための情報が含まれていないと、スケジュール管理装置30は、どのスケジュールに対する緊急連絡なのか判断できないためである。

0080

ステップS304で、情報処理装置20の監視抽出部22は、スケジュールを一意に特定するための情報を含む緊急連絡通知メッセージをスケジュール管理装置30に送信する。

0081

ステップS305で、スケジュール管理装置30の管理部32は、スケジュールを一意に特定するための情報を含む緊急連絡通知メッセージを、依頼先のユーザのユーザ端末40に送信する。ユーザ端末40は、依頼先のユーザに緊急連絡メールを受けたことを通知する。

0082

ステップS306で、スケジュール管理装置30の管理部32は、緊急連絡通知メッセージに含まれる「依頼先」に対応するユーザのスケジュール管理情報を参照し、当該緊急連絡通知メッセージに含まれる「開始時間」及び「終了時間」でスケジュールを更新する。なお、管理部32は、スケジュールを後ろにずらすことが出来ない場合(具体的には、次のスケジュールと重複してしまう場合)は、「開始時間」のみを更新するようにしてもよい。

0083

ステップS307で、スケジュール管理装置30の応答指示部34は、情報処理装置20に応答指示メッセージを送信する。応答指示メッセージには、例えば、緊急連絡メールを正常に受け付けたことを示す情報が含まれる。

0084

ステップS308で、情報処理装置20の生成部23は、応答メールの文言を生成し、依頼元のユーザ端末10に送信する。応答メールの文言は、例えば、緊急連絡メールを正常に受け付けたことを示す文言であってもよい。

0085

スケジュール候補日の自動抽出処理
以上説明した図5のステップS112の処理手順及び図9のステップS213の処理手順において、応答メールに、別日程の候補の連絡を促す文言を含める代わりにスケジュール候補日を含めるようにしてもよい。

0086

このような処理を実現するため、図5のステップS110の処理手順及び図9のステップS211の処理手順において、アポイントメントをスケジュールに追加しないとの指示を依頼先のユーザから受けた場合、スケジュール管理装置30の候補選定部35は、スケジュール管理情報から候補となる日時(スケジュールが入っていない日時)を選択し、選択した日時を情報処理装置20に通知するようにしてもよい。また、情報処理装置20の生成部23は、当該日時が記載されたメールを生成してユーザ端末10に送信するようにしてもよい。

0087

なお、候補選定部35は、依頼元のユーザ、前後の時間のスケジュール、又は位置(会議場所、依頼元(又は依頼先)の会社の所在地など)等に基づいて、適切な候補日を選択するようにしてもよい。具体例として、例えば、候補選定部35は、アポイントメントの依頼に含まれる会議場所と、アポイントメントの依頼先のユーザの会社の所在地との距離が離れている場合、依頼先のユーザが会議場所まで移動するための移動時間を考慮して候補となる日時を選択するようにしてもよい。また、候補選定部35は、候補となる日時に加えて、会議場所の候補を自動的に選択するようにしてもよい。

0088

<実施形態の補足>
図5のステップS106、S108、図9のステップS207、S209、図10のステップS305の処理手順で送受信されるメッセージは、情報処理装置20を介して送受信されてもよい。例えば、当該メッセージの送受信は、メール又はチャットを用いて行われてもよい。

0089

スケジュール管理情報は、スケジュール管理装置30とは異なる他の装置に記憶されていてもよい。この場合、スケジュール管理装置30の管理部32は、当該他の装置に記憶されているスケジュール管理情報を参照及び更新することで実施の形態に係る各種処理を実現する。

0090

本発明は、上記の実施の形態に限定されることなく、特許請求の範囲内において、種々変更・応用が可能である。実施の形態で述べたシーケンスは、矛盾の無い限り順序を入れ替えてもよい。

0091

以上、実施の形態に係るユーザ端末10、情報処理装置20、スケジュール管理装置30及びユーザ端末40が有する各機能部は、これらが備えるCPU及びメモリなどのハードウェア資源を用いて、ユーザ端末10、情報処理装置20、スケジュール管理装置30及びユーザ端末40の各々で実施される処理に対応するプログラムを実行することによって実現することが可能である。また、当該プログラムは、記憶媒体に格納することができる。

0092

なお、実施の形態において、スケジュール管理装置は管理装置の一例である。通信部21は受信手段の一例である。管理部32は管理手段の一例である。学習部33は学習手段の一例である。

0093

10ユーザ端末
20情報処理装置
30スケジュール管理装置
40 ユーザ端末
21通信部
22監視抽出部
23 生成部
31 通信部
32管理部
33 学習部
34応答指示部
35 候補選定部
36 記憶部

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