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技術 文書管理システム、文書処理装置、文書管理方法、およびコンピュータプログラム

出願人 コニカミノルタ株式会社
発明者 佐々木博和
出願日 2015年2月24日 (6年3ヶ月経過) 出願番号 2015-033641
公開日 2016年9月1日 (4年9ヶ月経過) 公開番号 2016-157215
状態 特許登録済
技術分野 計算機間の情報転送 記憶装置の機密保護
主要キーワード 操作キーパネル 特定国 判断結果情報 非居住者 ドキュメント分類 アクセス処理装置 技術データ クラウドサーバ
関連する未来課題
重要な関連分野

この項目の情報は公開日時点(2016年9月1日)のものです。
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図面 (12)

課題

法令上の規制をできるだけ正確に反映して規制の対象となる文書データ禁止された国などに誤って送信されることを防止すること。

解決手段

文書データDQを入力する文書データ入力部31と、文書処理装置が配置された地域の地域コードである第1地域コードTCD1を取得する第1地域コード取得部32と、文書データと第1地域コードとを互いに関連付けてクラウドサーバ5に送信する文書データ送信部34とを有し、クラウドサーバ5は、アクセス処理規制の判断のための規制情報KJを取得する規制情報取得部51と、アクセス処理要求ASYを受け付けたときに、第1地域コード、第2地域コード、および規制情報に基づいて、当該アクセス処理要求に対するアクセス処理規制についての判断を行うアクセス処理規制判断部53を有する。

概要

背景

従来より、オフィスなどにおいて、コピー機MFP(Multi-functional Peripheral :多機能機または複合機)などの文書処理装置が、パーソナルコンピュータなどから入力されまたはスキャナーで読み取って入力される文書データ(画像データ)の処理のために用いられている。

このような文書処理装置に入力された文書データは、内蔵された通信機能を用いて他の文書処理装置などに直接的または間接的に送信すること可能である。その場合に、他の文書処理装置が国外に配置されている場合に、文書データの内容によっては外為法などの法令上の規制を受ける場合がある。

例えば、国内に設置された文書処理装置で入力された文書データをクラウドサーバに送信して保存しておき、このクラウドサーバに国外に配置された他の文書処理装置がアクセスしてその文書データをダウンロードする場合が考えられる。このとき、文書データが規制の対象である場合に、国外の文書処理装置によって文書データがダウンロードされると、その文書データが閲覧されまたは印刷されて不特定多数に情報が開示されるので、国によってはこれが問題となる。

この問題に対応して、利用者居住性居住/非居住情報)を人材情報DBに登録しておき、利用者が文書管理システム内の文書ファイルにアクセスする際に、人材情報DBを参照して国外居住者か否かを判断し、アクセス許可を行うことが開示されている(特許文献1)。

また、ウェブベースにしたデータ交換ツールにおいて、ユーザ国籍が外国国籍の表示を含み、ドキュメント分類事的技術データを含む場合に、ビジネスエリア輸出代表者承認プロセスが完了するまでアクセスを拒否することが開示されている(特許文献2)。

また、端末機からネットワークを介してホストコンピュータドキュメント情報入手要求が送られてきた場合に、端末機から送られる検索者識別情報に基づいて検索者の資格妥当であるかどうかをチェックし、妥当である場合に処理を進めることが開示されている(特許文献3)。

また、GPSによって読み取った地域情報に基づいて、ネットワークを介して地域毎規制内容を取得し、地域毎に異なる規制処理を行うことが開示されている(特許文献4)。

概要

法令上の規制をできるだけ正確に反映して規制の対象となる文書データが禁止された国などに誤って送信されることを防止すること。文書データDQを入力する文書データ入力部31と、文書処理装置が配置された地域の地域コードである第1地域コードTCD1を取得する第1地域コード取得部32と、文書データと第1地域コードとを互いに関連付けてクラウドサーバ5に送信する文書データ送信部34とを有し、クラウドサーバ5は、アクセス処理規制の判断のための規制情報KJを取得する規制情報取得部51と、アクセス処理要求ASYを受け付けたときに、第1地域コード、第2地域コード、および規制情報に基づいて、当該アクセス処理要求に対するアクセス処理規制についての判断を行うアクセス処理規制判断部53を有する。

目的

また、いずれの特許文献1〜4においても、文書を要求する側についての管理またはチェックを行うものであり、文書を提供する

効果

実績

技術文献被引用数
0件
牽制数
0件

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請求項1

文書処理装置文書アクセス処理装置とを備える文書管理システムであって、前記文処理装置は、文書データを入力する文書データ入力部と、当該文書処理装置が配置された地域の地域コードである第1地域コードを取得する第1地域コード取得部と、入力された前記文書データと前記第1地域コードとを互いに関連付けて前記文書アクセス処理装置に送信する文書データ送信部と、を有し、前記文書アクセス処理装置は、前記文書処理装置から送信された前記文書データを格納する文書データベースと、第2地域コードで示される地域に配置された第2の文書処理装置に前記文書データを送信することを内容とするアクセス処理要求を受け付け文書要求受付け部と、アクセス処理規制の判断のための規制情報を取得する規制情報取得部と、前記アクセス処理要求を受け付けたときに、前記第1地域コード、前記第2地域コード、および前記規制情報に基づいて、当該アクセス処理要求に対するアクセス処理規制についての判断を行うアクセス処理規制判断部と、前記アクセス処理規制判断部が前記アクセス処理要求に対応して前記文書データを前記第2の文書処理装置に送信可能と判断した場合に、当該文書データを前記第2の文書処理装置に送信する、文書データ送信部と、を有することを特徴とする文書管理システム。

請求項2

前記第2の文書処理装置を備え、前記第2の文書処理装置は、当該第2の文書処理装置が配置されている地域の地域コードである前記第2地域コードを取得する第2地域コード取得部と、前記第2地域コードを前記アクセス処理要求とともに前記文書アクセス処理装置に送信するアクセス処理要求送信部と、前記文書アクセス処理装置から送信された前記文書データを出力する文書出力部と、を有する、請求項1記載の文書管理システム。

請求項3

前記文書アクセス処理装置は、前記アクセス処理規制判断部が前記アクセス処理要求に対応して前記文書データを送信可能でないと判断した場合に、その判断結果を示す判断結果情報を前記第2の文書処理装置に送信する、請求項2記載の文書管理システム。

請求項4

前記文書アクセス処理装置は、前記アクセス処理規制判断部が前記アクセス処理要求に対応して前記文書データを送信可能でないと判断した場合に、その判断結果を示す判断結果情報を前記文書処理装置に送信する、請求項1記載の文書管理システム。

請求項5

前記文書データベースは、前記アクセス処理規制の対象となる文書データを格納する規制文書データ格納部と、前記アクセス処理規制の対象とならない文書データを格納する一般文書データ格納部と、を備え、前記アクセス処理規制判断部は、前記規制文書データ格納部に格納された文書データに対して前記アクセス処理規制についての判断を行う、請求項1ないし4のいずれかに記載の文書管理システム。

請求項6

前記文書処理装置の前記文書データ送信部は、前記文書アクセス処理装置に送信する前記文書データが前記アクセス処理規制の対象であることを示す規制対象情報を、当該文書データに関連付けて前記文書アクセス処理装置に送信し、前記文書アクセス処理装置は、前記文書データが前記アクセス処理規制の対象であるときにのみ前記アクセス処理要求に対するアクセス処理規制についての判断を行い、前記アクセス処理規制の対象でないときには、前記アクセス処理規制についての判断を行うことなく、前記文書データを前記第2の文書処理装置に送信する、請求項1記載の文書管理システム。

請求項7

前記文書アクセス処理装置は、前記文書データが前記アクセス処理規制の対象であるか否かを当該文書データに含まれる単語に基づいて判断する規制対象判定部と、前記文書データが前記アクセス処理規制の対象であると前記規制対象判定部が判定したときに、当該文書データをアクセス処理規制の対象とすることについての確認を求めるための確認データを前記文書処理装置に送信する確認データ送信部と、を有する、請求項1記載の文書管理システム。

請求項8

前記規制情報は、前記第1地域コードと、前記第2地域コードと、前記第1地域コードで示される地域から前記第2地域コードで示される地域へ前記文書データを送信可能であるかどうかを示す可否情報とを含む、請求項1ないし7のいずれかに記載の文書管理システム。

請求項9

前記第1地域コードおよび前記第2地域コードは、いずれも国を示す国コードである、請求項1ないし8のいずれかに記載の文書管理システム。

請求項10

前記文書処理装置の前記文書データ送信部は、前記第1地域コードを前記文書データに情報埋め込みを行うことによって関連付けを行う、請求項1ないし9のいずれかに記載の文書管理システム。

請求項11

前記文書処理装置は、前記文書データの重要度または信頼性を取得する重要度取得部を有し、当該文書処理装置の前記文書データ送信部は、前記重要度または信頼性を前記文書データと関連付けて前記文書アクセス処理装置に送信し、前記第2の文書処理装置の前記文書出力部は、前記重要度または信頼性についての条件を満たした場合にのみ、前記文書データを出力する、請求項2または3記載の文書管理システム。

請求項12

前記第1地域コード取得部は、当該文書処理装置に割り当てられたIPアドレスに基づいて前記第1地域コードを取得する、請求項1ないし11のいずれかに記載の文書管理システム。

請求項13

前記第1地域コード取得部は、当該文書処理装置が配置された位置を示す位置情報に基づいて前記第1地域コードを取得する、請求項1ないし12のいずれかに記載の文書管理システム。

請求項14

文書データを入力する文書データ入力部と、当該文書処理装置が配置された地域の地域コードである第1地域コードを取得する第1地域コード取得部と、入力された前記文書データと前記第1地域コードとを互いに関連付けてサーバに送信する文書データ送信部と、を有することを特徴とする文書処理装置。

請求項15

前記文書データ送信部は、前記文書データを前記サーバから第2地域コードで示される地域に配置された第2の文書処理装置に送信することを内容とするアクセス処理要求を、当該文書データと関連付けて前記サーバに送信する、請求項14記載の文書管理システム。

請求項16

文書処理装置が配置された地域の地域コードである第1地域コードとともに当該文書処理装置から送信された文書データを格納する文書データベースと、第2地域コードで示される地域に配置された第2の文書処理装置に前記文書データを送信することを内容とするアクセス処理要求を受け付ける文書要求受付け部と、アクセス処理規制の判断のための規制情報を取得する規制情報取得部と、前記アクセス処理要求を受け付けたときに、前記第1地域コード、前記第2地域コード、および前記規制情報に基づいて、当該アクセス処理要求に対するアクセス処理規制についての判断を行うアクセス処理規制判断部と、前記アクセス処理要求に対応して前記文書データを前記第2の文書処理装置に送信可能と判断した場合に、当該文書データを前記第2の文書処理装置に送信する、文書データ送信部と、を有することを特徴とする文書アクセス処理装置。

請求項17

文書処理装置を用いた文書管理方法であって、前記文書処理装置に文書データを入力し、前記文書処理装置が配置された地域の地域コードである第1地域コードを取得し、入力された前記文書データと前記第1地域コードとを互いに関連付けてサーバに送信する、ことを特徴とする文書管理方法。

請求項18

前記文書データを前記第1地域コードで示される地域から第2地域コードで示される地域に配置された他の文書処理装置に送信することを内容とするアクセス処理要求が前記文書アクセス処理装置にあったときに、当該文書アクセス処理装置にアクセス処理規制の判断のための規制情報に基づいて当該アクセス処理要求による前記文書データの送信が可能であるかどうかを判断させ、送信可能と判断した場合に前記文書データを前記他の文書処理装置に送信させる、請求項17記載の文書管理方法。

請求項19

文書処理装置を用いた文書管理方法であって、前記文書処理装置に文書データを入力し、前記文書処理装置が配置された地域の地域コードである第1地域コードを取得し、入力された前記文書データと、前記第1地域コードと、前記文書データを第2地域コードで示される地域に配置された他の文書処理装置に送信することを内容とするアクセス処理要求とを、互いに関連付けて文書アクセス処理装置に向けて送信する、ことを特徴とする文書管理方法。

請求項20

前記文書アクセス処理装置が前記第1地域コードで示される地域から前記第2地域コードで示される地域へ前記文書データを送信可能であったかどうかを判断した結果を示す判断結果情報を、前記文書処理装置が前記文書アクセス処理装置から受信する、請求項19記載の文書管理方法。

請求項21

文書処理装置に用いられるコンピュータプログラムであって、文書処理装置に文書データを入力する処理を実行させ、当該文書処理装置が配置された地域の地域コードである第1地域コードを取得する処理を実行させ、入力された前記文書データと前記第1地域コードとを互いに関連付けてサーバに送信する処理を実行させる、ことを特徴とするコンピュータプログラム。

請求項22

文書アクセス処理装置に用いられるコンピュータプログラムであって、文書処理装置が配置された地域の地域コードである第1地域コードとともに当該文書処理装置から送信された文書データを文書データベースに格納する処理を実行させ、第2地域コードで示される地域に配置された第2の文書処理装置に前記文書データを送信することを内容とするアクセス処理要求を受け付ける処理を実行させ、アクセス処理規制の判断のための規制情報を取得する処理を実行させ、前記アクセス処理要求を受け付けたときに、前記第1地域コード、前記第2地域コード、および前記規制情報に基づいて、当該アクセス処理要求に対するアクセス処理規制についての判断を行う処理を実行し、前記アクセス処理要求に対応して前記文書データを前記第2の文書処理装置に送信可能と判断した場合に、当該文書データを前記第2の文書処理装置に送信する処理を実行する、ことを特徴とするコンピュータプログラム。

技術分野

0001

本発明は、文書処理装置文書アクセス処理装置とを備える文書管理システム、並びに、それに用いる文書処理装置、文書アクセス処理装置、文書管理方法、およびコンピュータプログラムに関する。

背景技術

0002

従来より、オフィスなどにおいて、コピー機MFP(Multi-functional Peripheral :多機能機または複合機)などの文書処理装置が、パーソナルコンピュータなどから入力されまたはスキャナーで読み取って入力される文書データ(画像データ)の処理のために用いられている。

0003

このような文書処理装置に入力された文書データは、内蔵された通信機能を用いて他の文書処理装置などに直接的または間接的に送信すること可能である。その場合に、他の文書処理装置が国外に配置されている場合に、文書データの内容によっては外為法などの法令上の規制を受ける場合がある。

0004

例えば、国内に設置された文書処理装置で入力された文書データをクラウドサーバに送信して保存しておき、このクラウドサーバに国外に配置された他の文書処理装置がアクセスしてその文書データをダウンロードする場合が考えられる。このとき、文書データが規制の対象である場合に、国外の文書処理装置によって文書データがダウンロードされると、その文書データが閲覧されまたは印刷されて不特定多数に情報が開示されるので、国によってはこれが問題となる。

0005

この問題に対応して、利用者居住性居住/非居住情報)を人材情報DBに登録しておき、利用者が文書管理システム内の文書ファイルにアクセスする際に、人材情報DBを参照して国外居住者か否かを判断し、アクセス許可を行うことが開示されている(特許文献1)。

0006

また、ウェブベースにしたデータ交換ツールにおいて、ユーザ国籍が外国国籍の表示を含み、ドキュメント分類事的技術データを含む場合に、ビジネスエリア輸出代表者承認プロセスが完了するまでアクセスを拒否することが開示されている(特許文献2)。

0007

また、端末機からネットワークを介してホストコンピュータドキュメント情報入手要求が送られてきた場合に、端末機から送られる検索者識別情報に基づいて検索者の資格妥当であるかどうかをチェックし、妥当である場合に処理を進めることが開示されている(特許文献3)。

0008

また、GPSによって読み取った地域情報に基づいて、ネットワークを介して地域毎規制内容を取得し、地域毎に異なる規制処理を行うことが開示されている(特許文献4)。

先行技術

0009

特開2012−37946号公報
特開2006−202267号公報
特開2002−82954号公報
特開2003−259079号公報

発明が解決しようとする課題

0010

上に述べた特許文献1による場合は、国内居住者が国外でアクセスした場合にアクセス許可をあたえてしまうという問題がある。また、同一居室に居住者/非居住者が混在している場合が多いと考えられるので、アクセス許可されていない相手に対し、文書ファイルの印刷物タブレット等の画面上の情報を誤って提供してしまう可能性がある。

0011

また、特許文献2による場合は、外国人であると分類されたユーザに対してドキュメント配布する際に輸出代表者の承認が必要であるため、国外へのドキュメント配布のプロセスを自動化できないという問題がある。

0012

また、特許文献3による場合は、ドキュメント情報の入手要求はユーザが入力するので、ユーザが国をって禁止されているドキュメント情報を入手する可能性がある。

0013

また、いずれの特許文献1〜4においても、文書を要求する側についての管理またはチェックを行うものであり、文書を提供する側についての管理またはそれと要求する側との相互の関係についての管理は行われていないので、法令上の規制が必ずしも正確に反映されるとは限らない。

0014

本発明は、上述の問題に鑑みてなされたもので、法令上の規制をできるだけ正確に反映して規制の対象となる文書データが禁止された国などに誤って送信されることを防止することを目的とする。

課題を解決するための手段

0015

本発明の実施形態に係る文書管理システムは、文書処理装置と文書アクセス処理装置とを備える文書管理システムであって、前記文処理装置は、文書データを入力する文書データ入力部と、当該文書処理装置が配置された地域の地域コードである第1地域コードを取得する第1地域コード取得部と、入力された前記文書データと前記第1地域コードとを互いに関連付けて前記文書アクセス処理装置に送信する文書データ送信部と、を有し、前記文書アクセス処理装置は、前記文書処理装置から送信された前記文書データを格納する文書データベースと、第2地域コードで示される地域に配置された第2の文書処理装置に前記文書データを送信することを内容とするアクセス処理要求を受け付け文書要求受付け部と、アクセス処理規制の判断のための規制情報を取得する規制情報取得部と、前記アクセス処理要求を受け付けたときに、前記第1地域コード、前記第2地域コード、および前記規制情報に基づいて、当該アクセス処理要求に対するアクセス処理規制についての判断を行うアクセス処理規制判断部と、前記アクセス処理規制判断部が前記アクセス処理要求に対応して前記文書データを前記第2の文書処理装置に送信可能と判断した場合に、当該文書データを前記第2の文書処理装置に送信する、文書データ送信部と、を有する。

0016

また、例えば第2の文書処理装置を備え、前記第2の文書処理装置は、当該第2の文書処理装置が配置されている地域の地域コードである前記第2地域コードを取得する第2地域コード取得部と、前記第2地域コードを前記アクセス処理要求とともに前記文書アクセス処理装置に送信するアクセス処理要求送信部と、前記文書アクセス処理装置から送信された前記文書データを出力する文書出力部と、を有する。

発明の効果

0017

本発明によると、法令上の規制をできるだけ正確に反映して規制の対象となる文書データが禁止された国などに誤って送信されることを防止することができる。

図面の簡単な説明

0018

文書管理システムの全体的な構成の例を示す図である。
文書処理装置のハードウエア構成の例を示す図である。
クラウドサーバのハードウエア構成の例を示す図である。
携帯端末のハードウエア構成の例を示す図である。
文書管理システムの機能的構成の例を示す図である。
規制情報の例を示す図である。
地域コードが付加された文書データの例を示す図である。
文書処理装置における処理の流れの例を示すフローチャートである。
クラウドサーバにおける処理の流れの例を示すフローチャートである。
要求側の文書処理装置における処理の流れの例を示すフローチャートである。
地域コードの取得における処理の流れの例を示すフローチャートである。

実施例

0019

〔文書管理システムの全体的な構成〕
図1には文書管理システム1の全体的な構成の例が示されている。

0020

図1において、文書管理システム1は、文書処理装置3,4、およびクラウドサーバ5などを含んで構成される。また、文書管理システム1の運用に際して、DNSサーバ6を随時利用することがある。文書処理装置3,4、クラウドサーバ5、およびDNSサーバ6は、ネットワークNWを介してデータまたは情報のやり取りを行うことができる。

0021

ネットワークNWは、インターネット、LAN(Local Area Network;ローカルエリアネットワーク)、他の通信回線などによって構成される。LANには、インターネットに接続するためのルータが必要に応じて設けられる。LANには、DHCP(Dynamic Host Configuration Protocol )の機能が設けられる。LANに所属する各装置は、DHCPの機能によってプライベートIP(Internet Protocol )アドレスが与えられる。また、DHCPの機能を使わず、手動IPアドレス割り振ることもできる。各LANにはユニークなネットワーク識別子が与えられる。

0022

文書処理装置3は、一般に複合機またはMFP(Multi Function Peripherals)などと呼ばれる画像処理装置であって、コピープリントファックススキャン、およびドキュメントサーバなどの機能を集約した装置である。なお、文書処理装置3にはウェブサーバの機能が備わっている。

0023

文書処理装置4は、文書処理装置3と同様な機能を有する画像処理装置である。文書処理装置4として、デスクトップパソコンノート型パソコンタブレットコンピュータスマートフォンスマホ)などの端末装置または携帯端末が用いられることがある。なお、文書処理装置3についても、これらの端末装置または携帯端末を用いることが可能である。

0024

クラウドサーバ5は、文書処理装置3,4などから送信された文書データなどを格納(保存)し、また文書処理装置3,4などからの要求に基づいて文書データなどを送信(転送)するなど、種々のクラウドサービスを行う。クラウドサーバ5は、文書処理装置3,4などに文書データを送信する際に、クラウドサーバ5に文書データを送信してきた元の地域(国)とこれを送信(転送)する相手先の地域(国)とについて、つまり文書データの送信元送信先とについてチェックを行い、法令による規制情報に基づいて送信可能であるかどうかの判断を行う。

0025

クラウドサーバ5は、その他の種々の判断や処理を必要に応じて行い、クライアントに対するクラウドサービスを提供する。文書処理装置3,4は、クラウドサーバ5に対するクライアントとして、クラウドサーバ5から提供される種々のサービスを受けることができる。

0026

なお、文書処理装置3、文書処理装置4、およびクラウドサーバ5は、それぞれ、本発明における「文書処理装置」、「第2の文書処理装置」または「他の文書処理装置」、および「文書アクセス処理装置」の例である。

0027

本実施形態において、文書処理装置3は、地球上の第1地域内に配置され、文書処理装置4は第1地域とは異なる第2地域内に配置されている。

0028

本明細書において、「地域」は、文書データの移動または転送に関し、法令による規制が働くかどうかによって決められる。したがって、法令による規制が働く可能性がない場合には同じ地域とし、可能性がある場合には異なる地域とすればよい。「地域」の典型的な例は「国」である。例えば、文書処理装置3は日本の国内に配置され、文書処理装置4は国外に配置される。したがって、「地域コード」「第1地域コード」「第2地域コード」は、それぞれ、「国コード」「第1国コード」「第2国コード」と言い換えることも可能である。

0029

例えば、「JP(日本)」の外為法では、特定技術を内容とする情報または文書を特定国に向けて送信することについて、許可が必要とされまたは禁止されている。ただし、クラウドサーバ5などにデータやアプリケーションを送信して保存すること自体については、このような規制がないとされている。日本国内でスキャンされた文書データを国内外からアクセス可能なクラウドサービスに保存した場合に、国外に配置された文書処理装置やパーソナルコンピュータなどを用いて閲覧や印刷がなされる可能性がある。また、そのような文書データをクラウドサービスを経由して国外に送信したい場合がある。本実施形態のクラウドサーバ5は、このような場合に、送信元である「JP」と送信先の国(地域)とについてチェックを行い、文書データDQが規制の対象である場合にそれが禁止された国などに誤って送信されることを防止する。

0030

なお、クラウドサーバ5は、文書処理装置3または文書処理装置4と同じ地域に配置されていてもよく、異なる地域に配置されていてもよい。
〔文書処理装置およびクラウドサーバのハードウエア構成〕
図2には文書処理装置3,4のハードウエア構成の例が、図3にはクラウドサーバ5のハードウエア構成の例が、それぞれ示されている。また、図4には文書処理装置4が携帯端末4Bである場合のハードウエア構成の例が示されている。

0031

図2において、文書処理装置3は、CPU(Central Processing Unit )10a、RAM(Random Access Memory)10b、ROM(Read Only Memory)10c、補助記憶装置10d、タッチパネルディスプレイ10e、操作キーパネル10f、NIC(Network Interface Card)10g、モデム10h、スキャンユニット10i、およびプリントユニット10jなどによって構成される。

0032

タッチパネルディスプレイ10eは、ユーザに対するメッセージを示す画面、ユーザがコマンドまたは情報を入力するための画面、およびCPU10aなどが実行した処理の結果を示す画面などを表示する。

0033

操作キーパネル10fは、いわゆるハードウェアキーボードであって、テンキースタートキーストップキー、およびファンクションキーなどによって構成される。

0034

NIC10gは、TCP/IP(Transmission Control Protocol/Internet Protocol )などのプロトコルによってクラウドサーバ5と通信を行う。モデム10hは、ファクシミリ端末との間でG3などのプロトコルで画像データを送受する。

0035

スキャンユニット10iは、プラテンガラスの上にセットされた用紙に記されている文書や画像を読み取って文書データ(画像データ)DQを生成して入力する。

0036

プリントユニット10jは、スキャンユニット10iによって読み取られた文書や画像のほか、図示しないパーソナルコンピュータなどから受信して入力された文書データDQなどを、電子写真プロセスなどを用いて用紙に印刷する。

0037

ROM10cまたは補助記憶装置10dには、コピーの機能や後で述べる種々の機能を実現するためのプログラムが記憶されている。例えば、クラウドサーバ5と連携して文書データを文書処理装置4へ送信するためのプログラムなどである。プログラムは、必要に応じてRAM10bにロードされ、CPU10aによって実行される。補助記憶装置10dとして、ハードディスクまたはSSD(Solid State Drive )などが用いられる。なお、プログラムは、USBメモリなどの可搬性記録媒体、またはネットワークNWを介してインストールするように構成してもよい。

0038

また、RAM10bまたは補助記憶装置10dには、入力された文書データDQを一時的に格納される。

0039

図3において、クラウドサーバ5は、CPU20a、RAM20b、ROM20c、補助記憶装置20d、およびNIC20eなどによって構成される。

0040

NIC20eは、TCP/IPなどのプロトコルによって文書処理装置3,4およびDNSサーバ6と通信を行う。ROM20cまたは補助記憶装置20dには、文書データの送信元(被輸出国)と送信先(輸出国)とについてチェックを行い、法令による規制情報に基づいて送信可能である場合に文書データを送信するためのプログラムなど、クラウドサーバ5における種々の機能を実現するためのプログラムが記憶されている。

0041

図4において、携帯端末4Bは、CPU30a、RAM30b、ROM30c、補助記憶装置30d、液晶ディスプレイ30e、キーボード30f、GPS(Global Positioning System)受信機30g、および通信装置30hなどによって構成される。

0042

携帯端末4Bにおいて、文書データDQは、キーボード30fの操作入力によって、またはネットワークNWや通信装置30hを介してダウンロードすることによって、入力することが可能である。

0043

液晶ディスプレイ30eには、受信した文書データDQの画面、ユーザに対するメッセージを示す画面、ユーザがコマンドまたは情報を入力するための画面、およびCPU30aが実行した処理の結果を示す画面などを表示する。GPS受信機30gは、携帯端末4Bの現在位置を取得する。ROM30cまたは補助記憶装置30dには、携帯端末4Bの種々の機能を実現するためのプログラムが記憶されている。
〔文書管理システムの基本的な機能および処理動作
次に、文書管理システム1の基本的な機能および処理動作について説明する。

0044

図5には文書管理システム1の文書処理装置3,4およびクラウドサーバ5の機能的構成の例が示されている。

0045

図5において、文書管理システム1は、文書処理装置3,4とクラウドサーバ5とを備える。文書処理装置3には、文書データ入力部31、第1地域コード取得部32、重要度取得部33、文書データ送信部34、文書出力部35、操作部36、およびアクセス処理要求送信部37などが設けられる。

0046

文書処理装置4には、文書データ入力部41、第2地域コード取得部42、重要度取得部43、文書データ送信部44、文書出力部45、操作部46、およびアクセス処理要求送信部47などが設けられる。

0047

クラウドサーバ5には、規制情報取得部51、文書要求受付け部52、アクセス処理規制判断部53、規制対象判定部54、確認データ送信部55、文書データ送信部56、第1地域コード記憶部57、第2地域コード記憶部58、ユーザ情報データベースDB1、規制情報データベースDB2、および文書データベースDB3などが設けられる。

0048

本実施形態においては、第1地域に配置された文書処理装置3が送信した文書データDQをクラウドサーバ5が受信して格納する。文書処理装置3または4からアクセス処理要求ASYがあったときに、その文書データDQを第2地域に配置された文書処理装置4に送信する。このとき、クラウドサーバ5は、文書データDQを第1地域から第2地域へ送信することが法令上の規制に違反しないかどうかをチェックし、規制の対象となった文書データDQが禁止された地域または国に誤って送信されることがないように制御する。

0049

すなわち、文書処理装置3は、文書データDQを入力する文書データ入力部31、当該文書処理装置3が配置された地域の地域コードである第1地域コードTCD1を取得する第1地域コード取得部32、および、入力された文書データDQと第1地域コードTCD1とを関連付けてクラウドサーバ5に送信する文書データ送信部34を有する。

0050

クラウドサーバ5は、文書処理装置3から送信された文書データDQを格納する文書データベースDB3、第2地域コードTCD2で示される地域に配置された文書処理装置4に文書データDQを送信することを内容とするアクセス処理要求ASYを受け付ける文書要求受付け部52、アクセス処理規制の判断のための規制情報KJを取得する規制情報取得部51、アクセス処理要求ASYを受け付けたときに、第1地域コードTCD1、第2地域コードTCD2、および規制情報KJに基づいて、当該アクセス処理要求ASYに対するアクセス処理規制についての判断を行うアクセス処理規制判断部53、および、アクセス処理規制判断部53がアクセス処理要求ASYに対応して文書データDQを文書処理装置4に送信可能と判断した場合に、当該文書データDQを文書処理装置4に送信する、文書データ送信部56を有する。

0051

なお、ユーザ情報データベースDB1には、クラウドサーバ5を利用するユーザの氏名、属性ファイルなどへのアクセス権の内容など、ユーザに関する情報が登録される。ユーザ情報データベースDB1は、図示しないユーザ情報管理部によって、情報の取得、更新読み出し、削除などが管理される。なお、ユーザの属性情報は、人事データベースなどにおいて認証情報と関連付けて管理しておき、クラウドサーバ5が人事データベースから取得するようにしてもよい。

0052

また、文書データベースDB3は、図示しない文書データ管理部によって、文書データDQの保存、閲覧、読み出し、削除などが管理される。

0053

文書処理装置4は、アクセス処理要求ASYをクラウドサーバ5に送信することが可能である。すなわち、文書処理装置4は、当該文書処理装置4が配置されている地域の地域コードである第2地域コードTCD2を取得する第2地域コード取得部42、第2地域コードTCD2をアクセス処理要求ASYとともにクラウドサーバ5に送信するアクセス処理要求送信部47、および、クラウドサーバ5から送信された文書データDQを出力する文書出力部45を有する。
〔文書管理システムの他の機能および処理動作〕
次に、上に述べた基本的な機能および処理動作に対して、具体例または変形例として追加される機能および処理動作を説明する。

0054

クラウドサーバ5において、文書データベースDB3が、アクセス処理規制の対象となる文書データDQを格納する規制文書データ格納部DB3Aと、アクセス処理規制の対象とならない文書データDQを格納する一般文書データ格納部DB3Bとを備えるように構成してもよい。

0055

その場合に、アクセス処理規制判断部53は、規制文書データ格納部DB3Aに格納された文書データDQに対してアクセス処理規制についての判断を行う。

0056

また、文書処理装置3において、文書データ送信部34は、クラウドサーバ5に送信する文書データDQがアクセス処理規制の対象であることを示す規制対象情報KTJを、文書データDQに関連付けてクラウドサーバ5に送信する。クラウドサーバ5は、文書データDQがアクセス処理規制の対象であるときにのみアクセス処理要求ASYに対するアクセス処理規制についての判断を行い、アクセス処理規制の対象でないときには、アクセス処理規制についての判断を行うことなく、その文書データDQを文書処理装置4に送信する。

0057

また、クラウドサーバ5は、文書データDQがアクセス処理規制の対象であるか否かを当該文書データDQに含まれる単語に基づいて判断する規制対象判定部54、および、文書データDQがアクセス処理規制の対象であると規制対象判定部54が判定したときに、当該文書データDQをアクセス処理規制の対象とすることについての確認を求めるための確認データKNDを文書処理装置3に送信する確認データ送信部55が設けられる。

0058

また、規制情報KJは、第1地域コードTCD1と、第2地域コードTCD2と、第1地域コードTCD1で示される地域から第2地域コードTCD2で示される地域へ文書データDQを送信可能であるかどうかを示す可否情報KHJとを含むように構成することが可能である。

0059

図6には規制情報KJの例が示されている。

0060

図6において、規制情報KJは、2次元マトリックス状のテーブル形式で構成されている。左端に第1地域コードTCD1が、上端に第2地域コードTCD2が、各交点に可否情報KHJが、それぞれ示されている。第1地域コードTCD1および第2地域コードTCD2は、いずれも国コードで示されている。可否情報KHJは、送信可能であることを示す「○」、条件付きで送信可能であることを示す「△」、送信不可能(送信禁止)であることを示す「×」によって、それぞれ示されている。

0061

例えば、「JP」から「US」へは送信可能であり、「JP」から「ZZ」へは条件付きで送信可能であり、「JP」から「YY」へは送信不可能である。条件付きとは、例えば、文書データDQを修正した場合、文書データDQの一部を削除した場合、他の条件が満たされた場合、送信先において特別の出力制限が行われる場合などである。

0062

なお、このような規制情報KJは、規制情報取得部51が、インターネット上に公開された各国の政府または団体のホームページから取得することが可能である。また、クラウドサーバ5に接続される各国に配置された文書処理装置3,4などから取得することも可能である。また、オペレータがクラウドサーバ5の規制情報データベースDB2に書き込み、または規制情報データベースDB2を更新することも可能である。その場合に、第1地域コードTCD1に示された地域における法令に基づいて、第2地域コードTCD2に対する可否情報KHJを設定すればよい。

0063

また、文書処理装置3の文書データ送信部34は、第1地域コードTCD1を文書データDQに情報埋め込みを行うことによって、文書データDQとの関連付け(紐付け)を行う。例えば、文書データDQの内容である画像の中に、人が認識できない形で第1地域コードTCD1を示す情報を埋め込んでもよい。また、第1地域コードTCD1と文書データDQとをファイルアーカイバによって一纏めにしてもよい。これらの場合に、クラウドサーバ5において、ファイルを展開したり文書データDQから抽出して第1地域コードTCD1を取り出すようにすればよい。

0064

また、文書処理装置3は、文書データDQの重要度JYDまたは信頼SRSを取得する重要度取得部33を有する。文書処理装置3の文書データ送信部34は、重要度JYDまたは信頼性SRSを文書データDQと関連付けてクラウドサーバ5に送信する。

0065

そして、文書処理装置4が文書データDQを受信した際に、文書処理装置4の文書出力部45は、重要度JYDまたは信頼性SRSについての条件を満たした場合にのみ、文書データDQを出力する。

0066

ここで、重要度JYDまたは信頼性SRSは、文書データDQを作成した人またはアップロードした人が設定可能である。例えば、それぞれ、A、B、Cのランクなどのように設定する。重要度JYDについては、その文書データDQがどの程度重要であるかを示す。例えば、規制の対象とならない文書データDQは、重要度JYDを低く設定する。重要度JYDの設定方法によって、アクセス処理要求ASYに対する送信可能な国の範囲を拡げたり狭めたりすることが可能である。

0067

信頼性SRSは、その文書データDQにアクセスできる人を制限する。例えば、アクセスする人の役職部長以上でなければ閲覧できない場合に、信頼性SRSを部長以上と設定する。例えば、取締役、部長、課長、係長の順にアクセス権が低くなっていき、この順に信頼性SRSが低くなっていく。また、文書データDQに対する編集、印刷、閲覧などの行為の種類に応じて、それぞれに信頼性SRSを設定してもよい。なお、このような信頼性SRSは、ユーザ情報データベースDB1から取得することが可能である。または、ユーザごとに信頼性SRSの指標を設定してもよい。

0068

また、第1地域コード取得部32は、文書処理装置3に割り当てられたIPアドレスに基づいて、第1地域コードTCD1を取得する。また、第1地域コード取得部32は、文書処理装置3が配置された位置を示す位置情報に基づいて、第1地域コードTCD1を取得することも可能である。

0069

例えば、DNSサーバ6にアクセスし、文書処理装置3に割り当てられたIPアドレスの逆引きの問い合わせを行ってドメイン名を取得し、ドメイン名に含まれる地域コードから第1地域コードTCD1を取得する。例えば、ドメイン名が「○○○.△△.jp」である場合に、第1地域コードTCD1を「JP」とする。また、世界の国別に割り当てられているIPv4アドレスは、地域インターネットレジストリRIR:Regional Internet Registry) が管理し、RIRとして、APNIC(Asia Pacific Network Information Centre)、ARIN(American Registry for Internet Numbers )、RIPENCC(Reseaux IP Europeens Network Coordination Centre) 、LACNIC(The Latin American and Caribbean IP address Regional Registry)、およびAfriNIC(African Network Information Centre) が、それぞれ管轄する地域の国にIPアドレスを配分し、データベース化している。これらのデータベースを利用することによって、第1地域コードTCD1を取得してもよい。

0070

または、携帯端末4Bに設けられたGPS受信機30gと同様のものを用い、文書処理装置3の現在位置の経度および緯度の情報から第1地域コードTCD1を取得する。またMIB(Management Information Base )情報を用いてもよい。さらにこれらのうちの複数の方法を用いて確度を高めた第1地域コードTCD1を取得してもよい。第2地域コードTCD2についても、これと同様に取得すればよい。

0071

図7には地域コードTCDなどが付加された文書データDQの例が示されている。

0072

図7(A)において、文書データDQ1は第1頁〜第3頁からなり、そのヘッダZK1には、ファイル名FM、地域コードTCD(第1地域コードTCD1)、規制対象情報KTJ、アクセス処理要求ASY、重要度JYD、および信頼性SRSが、属性情報として書き込まれている。

0073

ここで、規制対象情報KTJは、文書データDQ1がアクセス処理規制の対象であるか否かを示すことができる。アクセス処理要求ASYによって、文書データDQ1を他の文書処理装置などに送信することをクラウドサーバ5に要求できる。アクセス処理要求ASYを送信する際に、他の文書処理装置の識別情報および第2地域コードTCD2などを付加しておく。

0074

図7(B)において、2つの文書データDQ2、3が1つのファイルFD1として統合されかつ圧縮され、その中にヘッダZK2が付与されている。ヘッダZK2には、2つの文書データDQ2、3に対する共通の属性情報が書き込まれている。

0075

なお、本実施形態において、文書管理システム1では主として文書を扱うので「文書データDQ」としているが、文書データDQは文書に限られるものではない。つまり、文書データDQには、テキストデータ、文字データ、画像データ、音声データ、動画データ、これらを組み合わせたデータ、これらを中間言語に変換しまたは圧縮したデータなど、種々のデータが含まれる。

0076

また、地域コードTCDには、地域コードTCDそれ自体のほか、地域コードTCDに対応した情報、地域コードTCDに変換可能な情報、地域コードTCDを取得可能な情報などが含まれる。
〔文書管理システムにおける文書管理方法〕
次に、文書管理システム1を用いた文書管理方法の例について説明する。

0077

すなわち、基本的には、文書処理装置3に文書データDQを入力し、文書処理装置3が配置された地域の地域コードである第1地域コードTCD1を取得し、入力された文書データDQと第1地域コードTCD1とを関連付けてクラウドサーバ5に送信する。これは本発明の請求項17に対応する例である。

0078

そして、文書データDQを第1地域コードTCD1で示される地域から第2地域コードTCD2で示される地域に配置された他の文書処理装置4に送信することを内容とするアクセス処理要求ASYがクラウドサーバ5にあったときに、当該クラウドサーバ5はアクセス処理規制の判断のための規制情報KJに基づいて当該アクセス処理要求ASYによる文書データDQの送信が可能であるかどうかを判断し、送信可能と判断した場合に文書データDQを他の文書処理装置4に送信する。

0079

ところで、文書処理装置3は、必要に応じて、異なる文書データDQを何回でもクラウドサーバ5に送信することができる。文書データDQを送信するごとに、その文書データDQを第1地域コードTCD1と関連付ける。つまり、文書データDQと第1地域コードTCD1とのセットをクラウドサーバ5に送信する。文書データDQと第1地域コードTCD1との関連付けの方法として、種々の方法を採用し得る。

0080

クラウドサーバ5は、文書処理装置3から受信した文書データDQを文書データベースDB3に格納する。文書データDQとセットで送られてきた第1地域コードTCD1は、文書データDQとともに文書データベースDB3に格納してもよく、第1地域コード記憶部57に記憶してもよい。

0081

また、文書処理装置3が文書データDQと第1地域コードTCD1とのセットをクラウドサーバ5に送信することに代えて、種々の方法を採用し得る。例えば、文書処理装置3が設置されたときに、第1地域コードTCD1を当該文書処理装置3の識別情報とともにクラウドサーバ5に登録しておき、文書処理装置3からクラウドサーバ5に文書データDQを送信する際には、それと文書処理装置3の識別情報とのセットをクラウドサーバ5に送信する。また、文書処理装置3が最初に文書データDQをクラウドサーバ5を送信するときに、それと第1地域コードTCD1と識別情報とのセットを送信し、これをクラウドサーバ5に登録しておいてもよい。

0082

これによって、クラウドサーバ5には、文書データDQのデータベースが形成され、それぞれの文書データDQは第1地域コードTCD1と関連付けられる。

0083

さて、クラウドサーバ5は、アクセス処理要求ASYを受け付ける。アクセス処理要求ASYは、指定された文書データDQを指定された送り先(アドレス)に送信することを内容とする要求(命令)である。

0084

アクセス処理要求ASYは、例えば、送信すべき文書データDQを識別する情報、要求元の情報、送信先の情報などを含んで構成される。第1地域コードTCD1または第2地域コードTCD2を含んでもよい。要求元または送信先の情報として、例えば、URL(Uniform Resource Locator)、メールアドレスファクシミリ番号、または、要求元または送信先の装置の識別情報などを含めることが可能である。

0085

クラウドサーバ5がアクセス処理要求ASYを受け付ける経緯として、(1)文書処理装置3から受信する、(2)文書処理装置4から受信する、(3)それ以外から受信する、のいずれかの場合がある。

0086

上の(1)文書処理装置3から受信する場合として、例えば、文書処理装置3を操作するユーザが文書データDQを特定の相手に送信したい場合が考えられる。この場合に、ユーザが文書データDQをクラウドサーバ5に送信するに際し、アクセス処理要求ASYを同時に送信する。または、文書データDQの送信より前に、または送信の後に、または随時に、アクセス処理要求ASYを送信してもよい。

0087

すなわち、文書処理装置3に文書データDQを入力し、文書処理装置3が配置された地域の地域コードである第1地域コードTCD1を取得し、入力された文書データDQと、第1地域コードTCD1と、文書データDQを第2地域コードTCD2で示される地域に配置された他の文書処理装置4に送信することを内容とするアクセス処理要求ASYとを、互いに関連付けてクラウドサーバ5に向けて送信する。これは本発明の請求項18に対応する例である。

0088

その場合に、クラウドサーバ5が第1地域コードTCD1で示される地域から第2地域コードTCD2で示される地域へ文書データDQを送信可能であったかどうかを判断した結果を示す判断結果情報HKJを、文書処理装置3がクラウドサーバ5から受信する。

0089

この例によると、ユーザが文書処理装置3から送ったアクセス処理要求ASYに対して、その内容通りに送信されたかどうかをユーザが知ることができる。

0090

特に、クラウドサーバ5が送信可能でないと判断した場合に、文書処理装置3が判断結果情報HKJを受信することによって、アクセス処理要求ASYの内容通りに文書データDQが送信されなかったことをユーザが知ることができ、再度のアクセス処理要求ASYを出したりして対応することが可能となる。これは本発明の請求項4に対応する例である。

0091

上の(2)文書処理装置4から受信する場合として、例えば、文書処理装置4を操作するユーザがクラウドサーバ5の文書データベースDB3を検索し、自分が欲しい文書データDQを見つけた場合が考えられる。この場合に、そのユーザが、欲しい文書データDQについてのアクセス処理要求ASYを、文書処理装置4からクラウドサーバ5に送信する。

0092

この場合に、文書処理装置4から送信したアクセス処理要求ASYに対し、クラウドサーバ5のアクセス処理規制判断部53は、文書データDQを送信可能かどうかを判断する。送信可能と判断した場合は、文書データ送信部56が当該文書データDQを文書処理装置4に送信する。

0093

アクセス処理規制判断部53がアクセス処理要求ASYに対応して文書データDQを送信可能でないと判断した場合に、クラウドサーバ5は、その判断結果を示す判断結果情報HKJを文書処理装置4に送信する。これは本発明の請求項3に対応する例である。

0094

この例によると、ユーザが文書処理装置4から送ったアクセス処理要求ASYに対して、文書データDQまたは判断結果情報HKJの少なくともいずれかが送信されてくるので、ユーザはアクセス処理要求ASYに対するクラウドサーバ5の応答を得ることができ、例えば無応答の状態でいつまでも待つといったことを防止できる。

0095

上の(3)それ以外から受信する場合として、文書データDQを送信したユーザまたは文書データDQを欲しいユーザが、文書処理装置3,4または端末装置4Bまたはそれ以外の文書処理装置または端末装置を操作して、文書処理装置4などに文書データDQを送信したい場合が考えられる。この場合に、そのユーザが、送信したい文書データDQおよび送信先などを特定したアクセス処理要求ASYをクラウドサーバ5に送信する。
〔フローチャートによる説明〕
次に、文書管理システム1における処理動作をフローチャートに基づいて説明する。

0096

図8には文書処理装置3における処理の流れの例が、図9にはクラウドサーバ5における処理の流れの例が、図10には文書処理装置4がアクセス処理要求ASYを行った場合における処理の流れの例が、図11には地域コードの取得における処理の流れの例が、それぞれ示されている。

0097

なお、ここでは、文書管理システム1における上に述べた内容の文書管理方法に関連する部分のみを説明する。

0098

図8において、文書データDQを入力する(#11)、第1地域コードTCD1を取得する(#12)。そして、文書データDQと第1地域コードTCD1とを関連付けでクラウドサーバ5に送信する(#13)。

0099

図9において、規制情報KJを取得し、規制情報データベースDB2を作成しまたは更新する(#21)。文書データDQを受信すると、それを文書データベースDB3の所定の場所に格納する(#22)。このとき、関連付けられた第1地域コードTCD1が存在する場合に、その第1地域コードTを文書データベースDB3または第1地域コード記憶部57に記憶する。

0100

そして、アクセス処理要求ASYがあった場合は(#23でイエス)、文書データDQが規制対象でなければ(#24でノー)、アクセス処理要求ASYで示される送信先に文書データDQを送信する(#28)。

0101

文書データDQが規制対象であれば(#24でイエス)、アクセス処理要求ASYから第2地域コードTCD2を取得し、それと第1地域コードTCD1とに基づいて(#25)、アクセス処理規制についての判断を行う(#26)。規制判断の結果、文書データDQの送信が可能であれば(#27でイエス)、アクセス処理要求ASYで示される送信先に文書データDQを送信する(#28)。送信が可能でない場合には、判断結果情報HKJを送信先に送信する(#29)。

0102

なお、アクセス処理規制についての判断を行う際に規制情報データベースDB2を用いるが、これに代えて、クラウドサーバ5以外に存在する規制情報KJを参照して判断を行ってもよい。

0103

図10において、文書処理装置4は、第2地域コードTCD2を取得し(#31)、これを含めたアクセス処理要求ASYをクラウドサーバ5に送信する(#32)。これに基づいてクラウドサーバ5においてアクセス規制判断が行われ、その結果、文書処理装置4が文書データDQを受信した場合は(#33でイエス)、受信した文書データDQを印刷または表示などによって出力する(#34)。

0104

文書処理装置4が文書データDQを受信することなく(#33でノー)、判断結果情報HKJを受信した場合は(#35でイエス)、受信した判断結果情報HKJを印刷または表示などによって出力する(#36)。

0105

なお、クラウドサーバ5において条件付きで送信可能と判断され、文書データDQが送信された場合に、文書処理装置4は、例えば、文書データDQの一部を削除して出力し、または他の条件が満たされた場合に出力し、または文書データDQの表示のみが行われて印刷が禁止されるなど、種々の出力制限が行われる。この場合に、重要度JYDまたは信頼性SRSに応じて出力制限を行うことも可能である。

0106

図11において、文書処理装置3,4などに割り当てられたIPアドレスを取得し(#41)、その逆引きの問い合わせを行うことによって地域コードTCDを取得する(#42)。

0107

図12において、GPS受信機で受信した位置情報を取得し(#51)、その位置情報に基づいて地域コードTCDを取得する(#52)。

0108

上に述べた実施形態の文書管理システム1によると、各国または各地域の法令上の規制をできるだけ正確に反映し、規制の対象となる文書データDQが禁止された国などに誤って送信されることを防止することができる。

0109

なお、上に述べた実施形態の説明では、文書処理装置3が文書データDQをクラウドサーバ5に送信し、クラウドサーバ5が文書処理装置4に文書データDQを送信する例としたが、文書処理装置4が文書データDQをクラウドサーバ5に送信し、クラウドサーバ5が文書処理装置3に文書データDQを送信する場合でも同様である。また、携帯端末4Bは、クラウドサーバ5に文書データDQを送信してもよく、またクラウドサーバ5から文書データDQを受信してもよい。

0110

このように、クラウドサーバ5において、各国間における規制情報KJを設けたので、いずれの国からいずれの国に対しても規制情報KJによって送信の可否を判断することが可能である。

0111

上の実施形態では、クラウドサーバ5はクラウドサービスを行うものとして説明したが、これに代えて、クラウドサービスを行わない単なるサーバであってもよい。また、そのようなサーバを文書処理装置3の近辺に配置してもよく、または文書処理装置3に備えられたハードウエアの一部をそのようなサーバとして用いてもよい。

0112

その他、文書処理装置3,4、携帯端末4B、クラウドサーバ5、または文書管理システム1の各部または全体の構成、配置、個数、処理の内容または順序などは、本発明の主旨に沿って適宜変更することができる。

0113

1文書管理システム
3文書処理装置(他の文書処理装置、第2の文書処理装置)
4 文書処理装置(他の文書処理装置、第2の文書処理装置)
4B携帯端末(他の文書処理装置、第2の文書処理装置)
5クラウドサーバ(文書アクセス処理装置、サーバ)
31,41文書データ入力部
32 第1地域コード取得部
42 第2地域コード取得部
33,43重要度取得部
34,44 文書データ送信部
35,45文書出力部
37,47アクセス処理要求送信部
51規制情報取得部
52文書要求受付け部
53 アクセス処理規制判断部
54規制対象判定部
55確認データ送信部
56 文書データ送信部
57 第1地域コード記憶部
58 第2地域コード記憶部
DB2規制情報データベース
DB3文書データベース
DQ文書データ
TCD1 第1地域コード
TCD2 第2地域コード
ASY アクセス処理要求
KJ 規制情報
HKJ判断結果情報
KTJ 規制対象情報

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