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技術 情報処理システム、情報処理方法、及びプログラム

出願人 株式会社リコー
発明者 鈴本悠輝
出願日 2014年2月21日 (6年10ヶ月経過) 出願番号 2014-031529
公開日 2015年8月27日 (5年3ヶ月経過) 公開番号 2015-156178
状態 特許登録済
技術分野 付属装置、全体制御 タイプライター等へのデジタル出力 計算機間の情報転送
主要キーワード ゲスト情報 比較項目 存在確認要求 ユーザドメイン 印刷情報受信 出力要求元 ゲストアカウント 負担者
関連する未来課題
重要な関連分野

この項目の情報は公開日時点(2015年8月27日)のものです。
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図面 (16)

課題

データの出力に必要なアカウントを有していないユーザであっても出力権限の付与を可能とすること。

解決手段

情報処理システムは、所定の宛先に対するデータの出力要求を受信し、出力要求の送信元アドレス情報対応付けられて記憶されているユーザ識別情報を特定し、ユーザ識別情報が特定されない場合に、出力要求に係るデータの出力権限を示す権限識別情報を生成し、ユーザ識別情報が特定されたか否かに応じて、データの出力に関して適用される制限の内容を判定し、出力要求に係るデータの出力情報を生成し、該出力情報に、判定された制限を適用し、特定されたユーザ識別情報又は生成された権限識別情報に関連付けて出力情報を記憶し、権限識別情報を出力要求元に送信し、機器からの要求に応じ、当該要求に含まれているユーザ識別情報又は権限識別情報に関連付けられて記憶されている出力情報を、機器に返信する。

概要

背景

従来、PC(Personal Computer)等においてユーザによって入力される印刷指示に応じ、印刷データを直ちに印刷するのではなく、当該ユーザのユーザ名に関連付けて、所定のサーバ又は画像形成装置内の記憶装置に保存するといったシステムが有る。ユーザが、画像形成装置の操作パネルを介してユーザ名及びパスワードを入力すると、当該画像形成装置は、当該ユーザ名及びパスワードに関して認証処理を実行する。認証に成功すると、画像形成装置は、上記記憶装置に保存されている印刷データの中で、当該ユーザ名に関連付けられている印刷データの一覧情報を操作パネルに表示させる。画像形成装置は、当該一覧情報の中から選択された印刷データを上記記憶装置より取得し、印刷を実行する。

このようなシステムによれば、ユーザが、画像形成装置の傍に居る時に印刷物が出力されるため、印刷物が放置されたり、誤って他人に印刷物が持って行かれたりすること等を防止することができる。その結果、印刷された情報のセキュリティを確保することができる。

概要

データの出力に必要なアカウントを有していないユーザであっても出力権限の付与を可能とすること。情報処理システムは、所定の宛先に対するデータの出力要求を受信し、出力要求の送信元アドレス情報対応付けられて記憶されているユーザ識別情報を特定し、ユーザ識別情報が特定されない場合に、出力要求に係るデータの出力権限を示す権限識別情報を生成し、ユーザ識別情報が特定されたか否かに応じて、データの出力に関して適用される制限の内容を判定し、出力要求に係るデータの出力情報を生成し、該出力情報に、判定された制限を適用し、特定されたユーザ識別情報又は生成された権限識別情報に関連付けて出力情報を記憶し、権限識別情報を出力要求元に送信し、機器からの要求に応じ、当該要求に含まれているユーザ識別情報又は権限識別情報に関連付けられて記憶されている出力情報を、機器に返信する。

目的

本発明は、上記の点に鑑みてなされたものであって、データの出力に必要なアカウントを有していないユーザであっても出力権限の付与を可能とすることを目的とする

効果

実績

技術文献被引用数
0件
牽制数
0件

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請求項1

1以上のコンピュータを含む情報処理システムであって、所定の宛先に対するデータの出力要求を、ネットワークを介して受信する受信部と、前記出力要求の送信元アドレス情報対応付けられて記憶されているユーザ識別情報を特定する特定部と、前記特定部によってユーザ識別情報が特定されない場合に、前記出力要求に係るデータの出力権限を示す権限識別情報を生成する第一の生成部と、前記特定部によってユーザ識別情報が特定されたか否かに応じて、前記データの出力に関して適用される制限の内容を判定する判定部と、前記出力要求に係るデータの出力情報を生成し、該出力情報に、前記判定部によって判定された制限を適用する第二の生成部と、前記特定部によって特定されたユーザ識別情報又は前記第一の生成部によって生成された権限識別情報に関連付けて、前記出力情報を記憶する第一の記憶部と、前記権限識別情報を、前記出力要求の送信元に送信する送信部と、ネットワークを介して機器から送信される要求に応じ、当該要求に含まれているユーザ識別情報又は権限識別情報に関連付けられて前記第一の記憶部に記憶されている出力情報を、前記機器に返信する返信部と、を有することを特徴とする情報処理システム。

請求項2

前記第二の生成部は、前記データの出力態様に関して前記判定部によって判定された制限の内容が適用された前記出力情報を生成する、ことを特徴とする請求項1記載の情報処理システム。

請求項3

前記判定部は、第二の記憶部に記憶された条件のうち、前記データの出力要求の内容に合致する条件に対して前記第二の記憶部に記憶されている情報に基づいて、前記データの出力に関する制限の内容を判定し、前記第一の記憶部は、前記判定部によって判定された制限の内容が出力の拒否である場合は、前記データの出力情報を前記第一の記憶部に記憶しない、ことを特徴とする請求項1記載の情報処理システム。

請求項4

前記送信部は、前記判定部によって判定された制限の内容を示す情報を、前記出力要求の送信元に送信する、ことを特徴とする請求項1乃至3いずれか一項記載の情報処理システム。

請求項5

1以上のコンピュータを含む情報処理システムが、所定の宛先に対するデータの出力要求を、ネットワークを介して受信する受信手順と、前記出力要求の送信元のアドレス情報に対応付けられて記憶されているユーザ識別情報を特定する特定手順と、前記特定手順によってユーザ識別情報が特定されない場合に、前記出力要求に係るデータの出力権限を示す権限識別情報を生成する第一の生成手順と、前記特定手順によってユーザ識別情報が特定されたか否かに応じて、前記データの出力に関して適用される制限の内容を判定する判定手順と、前記出力要求に係るデータの出力情報を生成し、該出力情報に、前記判定手順によって判定された制限を適用する第二の生成手順と、前記特定手順によって特定されたユーザ識別情報又は前記第一の生成手順によって生成された権限識別情報に関連付けて、前記出力情報を第一の記憶部に記憶する記憶手順と、前記権限識別情報を、前記出力要求の送信元に送信する送信手順と、ネットワークを介して機器から送信される要求に応じ、当該要求に含まれているユーザ識別情報又は権限識別情報に関連付けられて前記第一の記憶部に記憶されている出力情報を、前記機器に返信する返信手順と、を実行することを特徴とする情報処理方法

請求項6

コンピュータに、所定の宛先に対するデータの出力要求を、ネットワークを介して受信する受信手順と、前記出力要求の送信元のアドレス情報に対応付けられて記憶されているユーザ識別情報を特定する特定手順と、前記特定手順によってユーザ識別情報が特定されない場合に、前記出力要求に係るデータの出力権限を示す権限識別情報を生成する第一の生成手順と、前記特定手順によってユーザ識別情報が特定されたか否かに応じて、前記データの出力に関して適用される制限の内容を判定する判定手順と、前記出力要求に係るデータの出力情報を生成し、該出力情報に、前記判定手順によって判定された制限を適用する第二の生成手順と、前記特定手順によって特定されたユーザ識別情報又は前記第一の生成手順によって生成された権限識別情報に関連付けて、前記出力情報を第一の記憶部に記憶する記憶手順と、前記権限識別情報を、前記出力要求の送信元に送信する送信手順と、を実行させるプログラム

技術分野

0001

本発明は、情報処理システム情報処理方法、及びプログラムに関する。

背景技術

0002

従来、PC(Personal Computer)等においてユーザによって入力される印刷指示に応じ、印刷データを直ちに印刷するのではなく、当該ユーザのユーザ名に関連付けて、所定のサーバ又は画像形成装置内の記憶装置に保存するといったシステムが有る。ユーザが、画像形成装置の操作パネルを介してユーザ名及びパスワードを入力すると、当該画像形成装置は、当該ユーザ名及びパスワードに関して認証処理を実行する。認証に成功すると、画像形成装置は、上記記憶装置に保存されている印刷データの中で、当該ユーザ名に関連付けられている印刷データの一覧情報を操作パネルに表示させる。画像形成装置は、当該一覧情報の中から選択された印刷データを上記記憶装置より取得し、印刷を実行する。

0003

このようなシステムによれば、ユーザが、画像形成装置の傍に居る時に印刷物が出力されるため、印刷物が放置されたり、誤って他人に印刷物が持って行かれたりすること等を防止することができる。その結果、印刷された情報のセキュリティを確保することができる。

発明が解決しようとする課題

0004

しかしながら、上記のようなシステムでは、認証を受けるためのアカウントを予め有しているユーザしか印刷を実行することができない。したがって、例えば、アカウントを有していない来客等には、アカウントを有している人に印刷を依頼しなければならないといった不便がある。そこで、来客等に共通のゲストアカウントを用意することも考えられる。しかし、この場合、複数の来客に対して共通のアカウントが割り当てられるため、或る来客は、他の来客の印刷データの操作が可能となってしまう。その結果、印刷された情報のセキュリティの確保といった、上記システムの特性が失われてしまう可能性が有る。

0005

更に、ゲスト用の画像形成装置を設置することも考えられるが、経済的な負担も増加し、設置スペースも必要とされるため、優れた解決策であるとは言い難い。

0006

本発明は、上記の点に鑑みてなされたものであって、データの出力に必要なアカウントを有していないユーザであっても出力権限の付与を可能とすることを目的とする。

課題を解決するための手段

0007

そこで上記課題を解決するため、1以上のコンピュータを含む情報処理システムは、所定の宛先に対するデータの出力要求を、ネットワークを介して受信する受信部と、前記出力要求の送信元アドレス情報対応付けられて記憶されているユーザ識別情報を特定する特定部と、前記特定部によってユーザ識別情報が特定されない場合に、前記出力要求に係るデータの出力権限を示す権限識別情報を生成する第一の生成部と、前記特定部によってユーザ識別情報が特定されたか否かに応じて、前記データの出力に関して適用される制限の内容を判定する判定部と、前記出力要求に係るデータの出力情報を生成し、該出力情報に、前記判定部によって判定された制限を適用する第二の生成部と、前記特定部によって特定されたユーザ識別情報又は前記第一の生成部によって生成された権限識別情報に関連付けて、前記出力情報を記憶する第一の記憶部と、前記権限識別情報を、前記出力要求の送信元に送信する送信部と、ネットワークを介して機器から送信される要求に応じ、当該要求に含まれているユーザ識別情報又は権限識別情報に関連付けられて前記第一の記憶部に記憶されている出力情報を、前記機器に返信する返信部と、を有する。

発明の効果

0008

データの出力に必要なアカウントを有していないユーザであっても出力権限の付与を可能とすることができる。

図面の簡単な説明

0009

第一の実施の形態における印刷システムの構成例を示す図である。
第一の実施の形態における管理サーバハードウェア構成例を示す図である。
第一の実施の形態における画像形成装置のハードウェア構成例を示す図である。
第一の実施の形態における印刷システムの機能構成例を示す図である。
第一の実施の形態における印刷データの保存処理処理手順を説明するためのシーケンス図である。
ユーザ情報記憶部の構成例を示す図である。
第一の実施の形態の印刷情報記憶部の構成例を示す図である。
第一の実施の形態における印刷情報生成処理の処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。
第一の実施の形態における制限情報記憶部の構成例を示す図である。
第一の実施の形態において画像形成装置が実行する処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。
ログイン画面の表示例を示す図である。
第二の実施の形態における印刷情報生成処理の処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。
第二の実施の形態における制限情報記憶部の構成例を示す図である。
制限の解除方法通知する応答メールの一例を示す図である。
印刷情報記憶部の第二の構成例を示す図である。

実施例

0010

以下、図面に基づいて本発明の実施の形態を説明する。図1は、第一の実施の形態における印刷システムの構成例を示す図である。図1に示される印刷システム1において、一以上のユーザ端末30、メールサーバ40、管理サーバ10、認証サーバ50、保存サーバ60、及び一以上の画像形成装置20等は、LAN(Local Area Network)又はインターネット等のネットワークN1を介して通信可能に接続されている。ネットワークN1の一部又は全部は無線通信ネットワークでもよい。また、ユーザ端末30とネットワークN1との間には、移動体通信網が介在してもよい。なお、印刷システム1は、企業等の或る組織内において運用されていることとする。第一の実施の形態において、当該組織を、「企業A」という。

0011

ユーザ端末30は、印刷システム1のユーザが直接操作する情報処理装置である。例えば、ユーザは、ユーザ端末30を操作して、印刷システム1に対する印刷要求を入力する。ユーザ端末30の一例として、PC(Personal Computer)、携帯電話スマートフォンタブレット型端末、PDA(Personal Digital Assistance)等が挙げられる。複数のユーザ端末30のそれぞれが、相互に異なる機種であってもよい。

0012

なお、本実施の形態において、印刷システム1のユーザは、「正規ユーザ」と「ゲストユーザ」とに区別される。正規ユーザは、印刷システム1に対して(厳密には、後述されるユーザ情報記憶部52に対して)、当該ユーザの情報が登録されているユーザをいう。すなわち、正規ユーザは、印刷システム1のユーザとして予定されているユーザである。正規ユーザの一例として、企業Aの従業員が挙げられる。ゲストユーザは、印刷システム1に対して、当該ユーザの情報が登録されていないユーザをいう。すなわち、ゲストユーザは、本来であれば、印刷システム1の利用権限を有さないユーザである。ゲストユーザの一例として、企業Aへの訪問者等、企業Aの従業員以外の者が挙げられる。

0013

メールサーバ40は、ユーザ端末30から送信される電子メールや、管理サーバ10から送信される電子メール等の転送を行うコンピュータである。例えば、ユーザ端末30は、ユーザからの指示に応じ、印刷要求を含む電子メールを管理サーバ10宛に送信する。印刷要求を含む電子メールには、印刷対象の電子データが添付されている。電子データのデータ形式は所定のものに限定されない。以下、ユーザ端末30から送信される、印刷要求を含む電子メールを、「印刷要求メール」という。

0014

認証サーバ50は、正規ユーザごとに、当該正規ユーザのユーザ名、パスワー、及びメールアドレス等を含む(以下、「ユーザ情報」という。)を管理し、ユーザ情報を用いた処理を実行するコンピュータである。例えば、認証サーバ50は、ユーザ名及びパスワード等が指定された認証要求に応じ、認証処理を実行する。また、認証サーバ50は、メールアドレスの存在確認要求、メールアドレスに対応するユーザ名の取得要求に応じた処理を実行する。すなわち、ユーザ情報には、ユーザ名に対応付けられて、当該ユーザのメールアドレスが含まれている。

0015

管理サーバ10は、印刷要求メールの受信に応じ、印刷要求メールに含まれている電子データについて、印刷データの生成等を実行するコンピュータである。印刷データは、画像形成装置20が解釈可能なデータ形式を有する。管理サーバ10は、生成された印刷データを、印刷要求メールの送信元(送信者)のユーザのユーザ名、又は印刷要求メールごとに生成される識別子に関連付けて、保存サーバ60に送信する。印刷要求メールの送信元アドレスが、ユーザ名に対応付けられて認証サーバ50によって管理されている場合、印刷データにはユーザ名が関連付けられる。印刷要求メールの送信元アドレスが、ユーザ名に対応付けられて認証サーバ50によって管理されていない場合、印刷データには印刷要求メールごとに生成される識別子が関連付けられる。以下、当該識別子を、「PIN(Personal Identification Number)コード」という。なお、PINコードは、当該PINコードに係る印刷データの出力権限を示す識別子であるともいえる。

0016

保存サーバ60は、管理サーバ10より送信された印刷データを保存するコンピュータである。

0017

画像形成装置20は、保存サーバ60に保存されている印刷データのうち、ユーザによって当該画像形成装置20に入力されたユーザ名又はPINコードに関連付いている印刷データの印刷を実行する機器である。

0018

図2は、第一の実施の形態における管理サーバのハードウェア構成例を示す図である。図2の管理サーバ10は、それぞれバスBで相互に接続されているドライブ装置100、補助記憶装置102、メモリ装置103、CPU104、及びインタフェース装置105等を有する。

0019

管理サーバ10での処理を実現するプログラムは、CD−ROM等の記録媒体101によって提供される。プログラムを記憶した記録媒体101がドライブ装置100にセットされると、プログラムが記録媒体101からドライブ装置100を介して補助記憶装置102にインストールされる。但し、プログラムのインストールは必ずしも記録媒体101より行う必要はなく、ネットワークを介して他のコンピュータよりダウンロードするようにしてもよい。補助記憶装置102は、インストールされたプログラムを格納すると共に、必要なファイルやデータ等を格納する。

0020

メモリ装置103は、プログラムの起動指示があった場合に、補助記憶装置102からプログラムを読み出して格納する。CPU104は、メモリ装置103に格納されたプログラムに従って管理サーバ10に係る機能を実行する。インタフェース装置105は、ネットワークに接続するためのインタフェースとして用いられる。

0021

図3は、第一の実施の形態における画像形成装置のハードウェア構成例を示す図である。図3において、画像形成装置20は、コントローラ21、スキャナ22、プリンタ23、モデム24、操作パネル25、ネットワークインタフェース26、及びSDカードスロット27等のハードウェアを有する。

0022

コントローラ21は、CPU211、RAM212、ROM213、HDD214、及びNVRAM215等を有する。ROM213には、各種のプログラムやプログラムによって利用されるデータ等が記憶されている。RAM212は、プログラムをロードするための記憶領域や、ロードされたプログラムのワーク領域等として用いられる。CPU211は、RAM212にロードされたプログラムを処理することにより、各種の機能を実現する。HDD214には、プログラムやプログラムが利用する各種のデータ等が記憶される。NVRAM215には、各種の設定情報等が記憶される。

0023

スキャナ22は、原稿より画像データを読み取るためのハードウェア(画像読取手段)である。プリンタ23は、印刷データを印刷用紙に印刷するためのハードウェア(印刷手段)である。モデム24は、電話回線に接続するためのハードウェアであり、FAX通信による画像データの送受信を実行するために用いられる。操作パネル25は、ユーザからの入力の受け付けを行うためのボタン等の入力手段や、液晶パネル等の表示手段等を備えたハードウェアである。液晶パネルは、タッチパネル機能を有していてもよい。この場合、当該液晶パネルは、入力手段の機能をも兼ねる。ネットワークインタフェース26は、LAN等のネットワーク(有線又は無線の別は問わない。)に接続するためのハードウェアである。SDカードスロット27は、SDカード80に記憶されたプログラムを読み取るために利用される。すなわち、画像形成装置20では、ROM213に記憶されたプログラムだけでなく、SDカード80に記憶されたプログラムもRAM212にロードされ、実行されうる。なお、他の記録媒体(例えば、CD−ROM又はUSB(Universal Serial Bus)メモリ等)によってSDカード80が代替されてもよい。すなわち、SDカード80の位置付けに相当する記録媒体の種類は、所定のものに限定されない。この場合、SDカードスロット27は、記録媒体の種類に応じたハードウェアによって代替されればよい。

0024

なお、本実施の形態において、画像形成装置20は、スキャナ22及びモデム24を必ずしも有していなくてもよい。すなわち、画像形成装置20は、複合機ではなく、プリンタでもよい。

0025

図4は、第一の実施の形態における印刷システムの機能構成例を示す図である。図4において、管理サーバ10は、メール受信部11、アドレス確認部12、印刷制限判定部13、PINコード生成部14、印刷情報生成部15、応答メール生成部16、メール返信部17、及び印刷情報送信部18等を有する。これら各部は、管理サーバ10にインストールされた一以上のプログラムが、CPU104に実行させる処理によって実現される。

0026

管理サーバ10は、また、制限情報記憶部19を利用する。制限情報記憶部19は、補助記憶装置102、又は管理サーバ10にネットワークを介して接続される記憶装置等を用いて実現可能である。

0027

メール受信部11は、印刷要求メールを受信する。印刷要求メールには、ユーザが印刷させたい印刷対象データ(例えば、メール本文添付ファイル等)が含まれる。例えば、ユーザは、ユーザ端末30から印刷対象データを含むメールを、特定のドメインメールアドレス宛(宛先)に送信する。メール受信部11は宛先に当該特定のドメインが設定されたメールを受信することで、当該メールが印刷要求メールであることを認識する。

0028

アドレス確認部12は、認証サーバ50に対して、印刷要求メールの送信元アドレスの存在確認要求を送信することにより、当該送信元アドレスが、認証サーバ50に登録されているか否かを確認する。アドレス確認部12は、送信元アドレスが認証サーバ50に登録されている場合、当該送信元アドレスに対応するユーザ情報を、認証サーバ50より取得する。その結果、送信元アドレスに対応するユーザ情報が特定される。印刷制限判定部13は、送信元アドレスに対応するユーザ情報が特定されたか否か、又は送信元アドレスに対応するとして特定されたユーザ情報に応じて、印刷対象データの印刷に関する制限の要否を判定する。印刷に関する制限とは、例えば、印刷態様出力態様)に対する制限である。印刷制限判定部13は、また、制限が必要であると判定される場合に、該制限の内容を判定する。制限の内容とは、例えば、印刷を拒否したり、印刷の設定情報を強制的に変更したりすることである。制限情報記憶部19は、ゲストユーザであるか否かに応じて、又は正規ユーザのユーザ情報に対応させて、印刷の制限の内容を示す情報を記憶する。PINコード生成部14は、送信元アドレスが認証サーバ50に登録されていない場合(送信元アドレスに対応するユーザ情報が特定されない場合)に、PINコードを生成する。送信元アドレスに対応するユーザ情報が特定されない場合とは、送信元アドレスに係るユーザがゲストユーザである場合である。送信元アドレスに対応するユーザ情報が特定される場合とは、送信元アドレスに係るユーザが正規ユーザである場合である。印刷情報生成部15は、印刷要求メールに対応する印刷情報を生成する。印刷情報には、印刷データや当該印刷データの印刷ジョブに関する情報の他、ユーザ名又はPINコード等が含まれる。印刷制限判定部13によって、制限が必要であると判定された場合、印刷情報生成部15は、該制限の内容が適用された印刷情報を生成する。

0029

応答メール生成部16は、印刷要求メールに対する応答としての電子メール(以下、「応答メール」という。)を生成する。応答メールには、各印刷データに基づく印刷ジョブの識別情報が含まれる。応答メールには、また、印刷要求メールに関してPINコードが生成された場合、当該PINコードが含まれる。

0030

メール返信部17は、印刷要求メールの送信元アドレス宛に、応答メールを返信する。印刷情報送信部18は、印刷情報を保存サーバ60に送信することにより、当該印刷情報を保存サーバ60に保存する。

0031

認証サーバ50は、要求応答部51及びユーザ情報記憶部52等を有する。ユーザ情報記憶部52は、正規ユーザごとに、ユーザ情報を記憶する。要求応答部51は、認証要求、メールアドレスの存在確認要求、及びメールアドレスに対応するユーザ情報の取得要求等に応じた処理を実行する。なお、要求応答部51は、認証サーバ50にインストールされたプログラムが、認証サーバ50のCPUに実行させる処理により実現される。ユーザ情報記憶部52は、認証サーバ50の補助記憶装置、又は認証サーバ50にネットワークを介して接続される記憶装置等を用いて実現可能である。

0032

保存サーバ60は、印刷情報受信部61、印刷情報記憶部62、及び印刷情報提供部63等を有する。印刷情報受信部61は、管理サーバ10より送信される印刷情報を受信し、印刷情報記憶部62に記憶(保存)する。印刷情報提供部63は、画像形成装置20からの印刷情報の取得要求に応じ、印刷情報記憶部62に記憶(保存)されている印刷情報の中で、当該取得要求に指定されているユーザ名又はPINコードを含む印刷情報を画像形成装置20に返信する。

0033

なお、印刷情報受信部61及び印刷情報提供部63は、保存サーバ60にインストールされた一以上のプログラムが、保存サーバ60のCPUに実行させる処理により実現される。印刷情報記憶部62は、保存サーバ60の補助記憶装置、又は保存サーバ60にネットワークを介して接続される記憶装置等を用いて実現可能である。

0034

画像形成装置20は、認証制御部221、印刷情報取得部222、及び印刷制御部223等を有する。これら各部は、画像形成装置20にインストールされた一以上のプログラムが、CPU211に実行させる処理により実現される。認証制御部221は、ユーザより、ユーザ名及びパスワード、又はPINコードの入力を受け付ける。ユーザ名及びパスワードが入力された場合、認証制御部221は、当該ユーザ名及びパスワードの認証を、認証サーバ50に要求する。印刷情報取得部222は、印刷情報の取得要求を保存サーバ60に送信する。当該取得要求には、認証制御部221が受け付けた、ユーザ名及びPINコードの少なくともいずれか一方が指定される。印刷制御部223は、印刷情報取得部222によって取得される印刷データに関して印刷処理を実行する。

0035

以下、印刷システム1において実行される処理手順について説明する。図5は、第一の実施の形態における印刷データの保存処理の処理手順を説明するためのシーケンス図である。

0036

テップS101において、ユーザ端末30は、ユーザからの指示入力に応じ、印刷要求メールを、所定のメールアドレス宛に送信する。印刷要求メールには、印刷対象の電子データが添付されている。所定のメールアドレスは、例えば、管理サーバ10宛のメールアドレスとして予め決められているメールアドレスである。

0037

但し、ユーザがゲストユーザである場合、当該ゲストユーザは、印刷要求メールのCc(Carbon copy)に、いずれかの正規ユーザのメールアドレスを指定する。以下、Ccに指定されたメールアドレスを、「Ccアドレス」という。

0038

Ccアドレスに指定されるメールアドレスの一例としては、例えば、ユーザによる印刷に対する費用の負担先の部署に属する正規ユーザのメールアドレスが挙げられる。例えば、ユーザは、当該部署に属する正規ユーザaとの打ち合わせのために、資料を印刷する必要が有り、正規ユーザaに了承を得た上で、Ccアドレスに正規ユーザaのメールアドレスを指定することが考えられる。

0039

メールサーバ40は、一般的な電子メールの転送用通信プロトコルに従って、印刷要求メールを管理サーバ10宛に転送する(S102)。メールサーバ40は、また、印刷要求メールにCcアドレスが指定されている場合には、当該Ccアドレス宛に対して、印刷要求メールを転送する。その結果、印刷要求メールのCcアドレスにメールアドレスを指定された正規ユーザは、自らのメールアドレスを利用して、印刷を行おうとしている者の存在を知ることができる。したがって、仮に、無断でメールアドレスが利用された正規ユーザは、そのことを知ることができる。

0040

印刷要求メールは、管理サーバ10のメール受信部11によって受信される。印刷要求メールの受信に応じ、管理サーバ10のアドレス確認部12は、印刷要求メールの送信元アドレスを指定して、当該メールアドレスの存在確認要求を認証サーバ50に送信する(S103)。

0041

当該存在確認要求の受信に応じ、認証サーバ50の要求応答部51は、存在確認要求に指定されているメールアドレスが、ユーザ情報記憶部52に記憶されているか否かを確認する(S104)。

0042

図6は、ユーザ情報記憶部の構成例を示す図である。図6において、ユーザ情報記憶部52は、正規ユーザごとに、ユーザ情報を記憶する。ユーザ情報には、例えば、ユーザ名、パスワード、メールアドレス、及び所属部署等が含まれる。ユーザ名及びパスワードは、当該正規ユーザを認証するためのユーザ名及びパスワードである。メールアドレスは、当該正規ユーザのメールアドレスである。所属部署は、当該正規ユーザが所属する部署の部署名である。なお、各正規ユーザについて、他の属性がユーザ情報に含まれてもよい。例えば、正規ユーザの役職名が、ユーザ情報に含まれてもよい。また、一人の正規ユーザに対して、PC用及び携帯端末用等、複数のメールアドレスが登録されてもよい。

0043

ステップS104において、要求応答部51は、存在確認要求に指定されているメールアドレスが、ユーザ情報記憶部52に記憶されているいずれかのユーザ情報のメールアドレスとして含まれているか否かを確認する。

0044

続いて、要求応答部51は、確認結果を含む応答を管理サーバ10に返信する(S105)。確認結果は、メールアドレスの存否を示す情報である。アドレス確認部12は、当該確認結果を受信する。

0045

アドレス確認部12は、確認結果が、メールアドレスが存在しないことを示す場合であって、印刷要求メールにCcアドレスが指定されている場合は、当該Ccアドレスを指定して、当該メールアドレスの存在確認要求を認証サーバ50に送信する(S106)。

0046

当該存在確認要求の受信に応じ、認証サーバ50の要求応答部51は、ステップS104と同様に、存在確認要求に指定されているメールアドレスが、ユーザ情報記憶部52に記憶されているか否かを確認する(S107)。続いて、要求応答部51は、確認結果を含む応答を管理サーバ10に返信する(S108)。当該確認結果には、例えば、Ccアドレスに対応するユーザ名が含まれる。

0047

ステップS105又はS108における確認結果の受信に応じ、管理サーバ10は、印刷要求メールに関して、印刷情報の生成処理を実行する(S109)。続いて、管理サーバ10のメール返信部17は、印刷要求メールに対する応答メールを、印刷要求メールの送信元アドレス宛に返信する(S110)。応答メールは、メールサーバ40によって、印刷要求メールの送信元のユーザ端末30に転送される(S111)。なお、応答メールは、印刷情報生成処理において生成される。

0048

一方、応答メールの返信後、管理サーバ10の印刷情報送信部18は、印刷情報生成処理において生成された印刷データ、及び当該印刷データに関連付けられている情報等を含む印刷情報を、保存サーバ60に送信する(S112)。

0049

保存サーバ60の印刷情報受信部61は、印刷情報を受信すると、当該印刷情報を印刷情報記憶部62に記憶(保存)する(S113)。

0050

図7は、第一の実施の形態の印刷情報記憶部の構成例を示す図である。図7において印刷情報記憶部62は、印刷データごとに、印刷情報を記憶する。印刷情報は、ジョブ名、ユーザドメイン、ユーザ名、PINコード、及び印刷データ等を含む。

0051

ジョブ名は、印刷データごと又は印刷データごとに実行される印刷ジョブごとの識別情報である。ユーザドメインは、印刷要求メールの送信元アドレスに係るユーザの所属を示す情報である。ゲストユーザのユーザドメインの値は、「ゲスト」である。正規ユーザのユーザドメインの値は、当該正規ユーザの所属部署の部署名である。なお、正規ユーザの他の属性が、正規ユーザのユーザドメインの値とされてもよい。例えば、正規ユーザの役職が、ユーザドメインの値とされてもよい。ユーザ名は、当該印刷情報に基づく印刷ジョブに関して責任を有する正規ユーザのユーザ名である。責任を有するユーザとは、例えば、印刷ジョブに関する費用を負担すべきユーザ(但し、実際の負担者は当該ユーザが属する部署等であってもよい。)をいう。PINコードは、印刷要求元のユーザが、ゲストユーザである場合に、当該ユーザに割り当てられたPINコードである。

0052

続いて、ステップS109の詳細について説明する。図8は、第一の実施の形態における印刷情報生成処理の処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。

0053

図5のステップS105において受信された確認結果が、印刷要求メールの送信元アドレスの存在を示すものである場合(S201でYes)、アドレス確認部12は、当該送信元アドレスに対応するユーザ情報を、認証サーバ50より取得する(S202)。すなわち、ユーザ情報記憶部52において、当該送信元アドレスが対応付けられているユーザ情報が取得される。当該ユーザ情報の全部が取得されなくてもよい。本実施の形態では、ユーザ名及び所属部署が取得されればよい。すなわち、印刷要求元のユーザを特定可能なユーザ名と、印刷の制限の要否等を判定するために必要な所属部署が取得されればよい。

0054

続いて、印刷制限判定部13は、制限情報記憶部19を参照して、制限の要否を判定する(S203)。

0055

図9は、第一の実施の形態における制限情報記憶部の構成例を示す図である。図9において、制限情報記憶部19は、ユーザドメインに応じて、印刷設定を構成する項目ごとに、印刷の態様(出力態様)に対する制限の内容を記憶する。なお、図9では、制限の内容の一例として、色属性の変更や、印刷枚数の上限が示されているが、両面印刷集約印刷等が、制限の内容とされてもよい。例えば、制限の内容は、印刷にかかるコスト(費用)が低下するように印刷態様を変更することである。

0056

ステップS203では、ステップS202において取得されたユーザ情報(以下、「対象ユーザ情報」という。)の所属部署の値を、ユーザドメインの値とするレコードが、制限情報記憶部19に記憶されているか否かが判定される。該当するレコードが記憶されていない場合(S203でNo)、ステップS206に進む。該当するレコードが記憶されている場合(S203でYes)、印刷制限判定部13は、当該レコードに基づいて制限の内容を判定する(S204)。図9の例では、部署bに関しては、制限の内容として、印刷枚数の上限が30枚であることが示されている。したがって、対象ユーザ情報の所属部署の値が、部署bであれば、印刷枚数の上限が30であることが、制限の内容として判定される。

0057

続いて、印刷情報生成部15は、印刷要求メールの本文及び添付されている電子データ(印刷対象データ)それぞれの印刷データを生成する(S206)。但し、添付されている電子データのみが印刷データの生成対象とされてもよい。また、当該電子データが、複数のファイルを含むzip形式等の書庫ファイル形式であった場合、印刷情報生成部15は、当該電子データを解凍し、解凍されたファイルごとに印刷データを生成する。したがって、一つの印刷要求メールに対して複数の印刷データ(印刷ジョブ)が生成されうる。また、印刷制限判定部13によって、制限が必要であると判定された場合、該制限の内容が、生成される印刷データに適用される。例えば、印刷データのヘッダ部分(PJL(Printer Job Language)の部分)において、制限の対象となる項目の値が、強制的に変更されてもよい。例えば、合計の印刷枚数が上限値以内となるように、印刷枚数又は印刷部数の項目の値が、強制的に変更されてもよい。

0058

続いて、印刷情報生成部15は、印刷データごとに、印刷情報を生成する(S207)。すなわち、各印刷データに対して、ジョブ名が生成され、印刷情報に含められる。各印刷情報のユーザドメインには対象ユーザ情報の所属部署の値が設定される。また、各印刷情報には、対象ユーザ情報のユーザ名が設定される。ここで生成された印刷情報が、図5のステップS112において、保存サーバ60に送信される。

0059

続いて、応答メール生成部16は、各印刷情報のジョブ名が、例えば、本文に記載された応答メールを生成する(S208)。当該応答メールが、図5のステップS110及びS111において、印刷要求メールの送信元のユーザ端末30に転送される。当該応答メールを閲覧したユーザは、印刷要求メールに応じて生成された各印刷データに対応するジョブ名を知ることができる。但し、送信元アドレスがユーザ情報記憶部52に存在する場合には、必ずしも、応答メールは返信されなくてもよい。例えば、ジョブ名が、電子データのファイル名等に基づいて生成される場合、ユーザは、後述される画像形成装置20の操作時において、各ジョブ名に対応する印刷データの内容を把握可能であるからである。

0060

一方、図5のステップS105において受信された確認結果が、印刷要求メールの送信元アドレスの不在を示すものであり(S201でNo)、ステップS108において受信された確認結果が、Ccアドレスの存在を示すものである場合(S209でYes)、ステップS210〜S216が実行される。

0061

ステップS210において、印刷制限判定部13は、制限情報記憶部19(図9)を参照して、制限の要否を判定する。ステップS210の処理内容は、ステップS203と同様でよい。但し、ステップS210では、ユーザドメインの値が、「ゲスト」であるレコードの有無が判定される。該当するレコードが無い場合(S210でNo)、ステップS214に進む。該当するレコードが有る場合(S210でYes)、印刷制限判定部13は、当該レコードに基づいて制限の内容を判定する(S211)。図9の例では、ゲストユーザに関しては、色属性がモノクロに制限され、かつ、印刷枚数の上限が10枚であることが判定される。

0062

続いて、PINコード生成部14は、印刷要求メールごとのPINコードを生成する(S213)。PINコードは、印刷要求メールごとに異なる値となれば、どのような方法によって生成されてもよい。但し、PINコードは、画像形成装置20の操作パネル25又は操作パネル25に表示されるソフトウェアキーボードを介して容易に入力可能な文字によって構成されるのが望ましい。

0063

続いて、印刷情報生成部15は、印刷要求メールの本文及び添付されている電子データ(印刷対象データ)それぞれの印刷データを生成する(S214)。ステップS214の処理内容は、ステップS206と同様でよい。ここでは、例えば、PJL(Printer Job Language)に関して、色属性の値が強制的にモノクロに変更され、印刷枚数の合計が、10枚以下となるように変更が行われる。したがって、例えば、印刷対象データが、カラーの画像等を含むデータであっても、強制的にモノクロにされる。

0064

続いて、印刷情報生成部15は、印刷データごとに、印刷情報を生成する(S215)。すなわち、各印刷データに対して、ジョブ名が生成され、印刷情報に含められる。各印刷情報の、ユーザドメインには「ゲスト」が設定される。また、各印刷情報には、図5のステップS108の確認結果に含まれているユーザ名、及びステップS213において生成されたPINコード等が設定される。ここで生成された印刷情報が、図5のステップS112において、保存サーバ60に送信される。

0065

続いて、応答メール生成部16は、各印刷情報のジョブ名に加えPINコードが、例えば、本文に記載された応答メールを生成する(S216)。当該応答メールが、図5のステップS110及びS111において、印刷要求メールの送信元のユーザ端末30に転送される。当該応答メールを閲覧したユーザは、印刷要求メールに応じて生成された印刷データの印刷時に画像形成装置20に対して入力が必要とされる、PINコードを知ることができる。また、ユーザは、当該各印刷データに対応するジョブ名を知ることができる。但し、応答メールにジョブ名は必ずしも含まれていなくてもよい。

0066

なお、送信元アドレス及びCcアドレスの双方が存在しない場合、又は送信元アドレスが存在せずに、Ccアドレスが指定されていない場合(S209でNo)、応答メール生成部16は、例えば、エラーメッセージを含む応答メール(以下、「エラーメール」という。)を生成する(S217)。この場合、ステップS110において、エラーメールが返信される。また、この場合、印刷情報は生成されない。したがって、図5のステップS112及びS113は実行されない。すなわち、ユーザは、印刷を行うことはできない。

0067

その後、エラーメール以外の応答メールを受信したユーザは、画像形成装置20の設置場所に赴き、画像形成装置20を操作する。続いて、ユーザの操作に応じて画像形成装置20が実行する処理手順について説明する。

0068

図10は、第一の実施の形態において画像形成装置が実行する処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。

0069

例えば、保存サーバ60に保存されている印刷データの印刷機能の呼び出しに応じ、認証制御部221は、ログイン画面を操作パネル25に表示させる(S301)。

0070

図11は、ログイン画面の表示例を示す図である。図11において、ログイン画面510は、ユーザ名、パスワード、及びPINコード等の入力領域を有する。

0071

例えば、画像形成装置20の操作者が正規ユーザである場合、ログイン画面510には、ユーザ名及びパスワードが入力される。一方、当該操作者がゲストユーザである場合、ログイン画面510には、応答メールで通知されているPINコードが入力される。

0072

なお、正規ユーザであっても、PINコードが入力されてもよい。例えば、正規ユーザが、プライベート用のユーザ端末30のメールアドレス、すなわち、ユーザ情報記憶部52には記憶されていないメールアドレスから印刷要求メールを送信した場合、当該ユーザ端末30に返信される応答メールにはPINコードが含まれている。一方、当該正規ユーザは、別途、ユーザ情報記憶部52に記憶されているメールアドレスから印刷要求メールを送信している場合もある。この場合、当該正規ユーザに関しては、PINコードに関連付けられた印刷データと、ユーザ名に関連付けられた印刷データとが保存サーバ60に保存されている。双方の印刷データに関して、1回のログイン操作で印刷処理の実行を可能とするため、ユーザ名及びパスワードと、PINコードとの双方が同時に入力されてもよい。

0073

ユーザ名及びパスワード、並びにPINコードの少なくともいずれか一方がログイン画面510に入力され、OKボタン511が押下されると、認証制御部221は、ログイン画面510において、ユーザ名及びパスワードが入力されているか否かを判定する(S302)。ユーザ名及びパスワードが入力されている場合(S302でYes)、認証制御部221は、認証処理を実行する(S303)。具体的には、認証制御部221は、入力されたユーザ名及びパスワードが指定された認証要求を、認証サーバ50に送信する。認証サーバ50の要求応答部51は、当該認証要求に指定されているユーザ名及びパスワードの組が、ユーザ情報記憶部52に記憶されているか否かを判定する。当該組が、ユーザ情報記憶部52に記憶されている場合、認証は成功となる。当該組が、ユーザ情報記憶部52に記憶されていない場合、認証は失敗となる。要求応答部51は、認証の正否を示す情報を、認証要求元の画像形成装置20の認証制御部221に返信する。

0074

認証に成功した場合(S304でYes)、印刷情報取得部222は、ログイン画面510に入力されたユーザ名を、指定情報に追加する(S305)。指定情報とは、後段のステップS308において保存サーバ60から印刷情報の一覧を取得する際に、指定される情報をいう。認証に失敗した場合(S304でNo)、ステップS305は実行されない。

0075

ログイン画面510にユーザ名及びパスワードが入力されなかった場合(S302でNo)、ユーザ名及びパスワードに基づく認証に失敗した場合(S304でNo)、又はステップS305に続いて、印刷情報取得部222は、ログイン画面510において、PINコードが入力されているか否かを判定する(S306)。PINコードが入力されている場合(S306でYes)、印刷情報取得部222は、当該PINコードを、指定情報に追加する(S307)。PINコードが入力されていない場合(S306でNo)、ステップS307は実行されない。

0076

続いて、印刷情報取得部222は、指定情報を指定して、印刷情報の一覧を保存サーバ60より取得する(S308)。より詳しくは、印刷情報取得部222は、指定情報を指定して、印刷情報の一覧の取得要求を保存サーバ60に送信する。当該取得要求に応じ、保存サーバ60の印刷情報提供部63は、当該取得要求に指定されている指定情報を含む印刷情報を、印刷情報記憶部62(図7)より取得する。すなわち、ログイン画面510においてユーザ名及びパスワードが入力されている場合、ユーザドメインが「ゲスト」以外であり、当該ユーザ名を含む印刷情報が取得される。ここで、当該ユーザ名に係る正規ユーザのメールアドレスがCcアドレスに指定された、ゲストユーザからの印刷要求メールに基づく印刷情報にも、当該ユーザ名が含まれている。したがって、ログイン画面510においてユーザ名及びパスワードが入力されている場合、ユーザドメインが「ゲスト」であり、当該ユーザ名を含む印刷情報も取得される。その結果、後述より明らかなように、当該正規ユーザは、ゲストユーザからの印刷要求メールに基づく印刷ジョブについても、画像形成装置20に実行させることができる。そうすることで、例えば、画像形成装置20が、ゲストユーザの立ち入り禁止されている区域に設置されている場合において、正規ユーザが、代理で印刷ジョブを実行させることができる。但し、ゲストユーザからの印刷要求メールに含まれる機密情報の保護が優先されるような環境においては、ログイン画面510においてユーザ名及びパスワードが入力されている場合に、ユーザドメインが「ゲスト」であり、当該ユーザ名を含む印刷情報は、取得対象から除外されるようにしてもよい。

0077

一方、ログイン画面510においてPINコードが入力されている場合、ユーザドメインが「ゲスト」であり、当該PINを含む印刷情報が取得される。

0078

また、ログイン画面510においてユーザ名及びパスワードと、PINコードとの双方が入力され、認証に成功している場合、ユーザドメインが「ゲスト」以外であり、当該ユーザ名を含む印刷情報と、ユーザドメインが「ゲスト」であり、当該PINコードを含む印刷情報とが取得される。ログイン画面510においてユーザ名及びパスワードと、PINコードとの双方が入力され、認証に失敗している場合、ユーザドメインが「ゲスト」であり、当該PINを含む印刷情報が取得される。

0079

印刷情報提供部63は、取得された印刷情報の一覧を、画像形成装置20に返信する。なお、ここで返信される各印刷情報には、印刷データは含まれていなくてよい。

0080

続いて、画像形成装置20の印刷情報取得部222は、返信された各印刷情報に含まれているジョブ名等の一覧を操作パネル25に表示させる(S309)。当該一覧は、印刷対象の候補である。すなわち、ユーザは、当該一覧に含まれている印刷情報に関して、印刷の実行指示の入力が可能である。

0081

当該一覧の中から、1以上のジョブ名が選択されると、印刷情報取得部222は、当該ジョブ名に対応する印刷データを、保存サーバ60より取得する(S310)。より詳しくは、印刷情報取得部222は、当該ジョブ名が指定された印刷データの取得要求を保存サーバ60に送信する。保存サーバ60の印刷情報提供部63は、当該取得要求に応じ、当該取得要求に指定されているジョブ名に対応する印刷データを、画像形成装置20に返信する。以下、選択されたジョブ名に係る印刷情報を、「対象印刷情報」という。

0082

なお、入力されたユーザ名やPINコードによって一つの印刷データに対する印刷情報しか取得されなければ、S309の処理を行わずに、印刷情報取得部222が印刷データを取得するようにしてもよい。また、印刷情報提供部63は、印刷情報の一覧を画像形成装置20に返信する代わりに、ユーザ名やPINコードに基づいて取得した印刷データを返信するようにしてもよい。

0083

続いて、印刷制御部223は、当該印刷データに関する印刷ジョブの実行を制御する(S311)。その結果、当該印刷データが印刷された用紙が出力される。この際、当該印刷データに対して制限が適用されている場合、制限が適用された状態で、印刷ジョブが実行される。例えば、出力される印刷枚数が、上限値の範囲内に制限されたり、色属性が強制的にモノクロに変更されたりする。

0084

また、印刷ジョブの実行を示すログには、対象印刷情報に含まれているユーザ名が含まれる。本実施の形態では、ユーザドメインが「ゲスト」であるユーザに係る印刷情報においても、ユーザ名が含まれている。すなわち、いずれの印刷情報にもユーザ名が含まれている。したがって、例えば、ユーザ名に基づいて、印刷ジョブの実行に対する費用の請求先が判定される場合、ユーザドメインが「ゲスト」であるユーザによる印刷ジョブに関しても、費用の請求先が判定可能となる。なお、費用の請求先の識別情報と、各ユーザ名との対応情報は、例えば、HDD214に記憶されている。

0085

また、対象印刷情報のユーザドメインが「ゲスト」以外である場合、すなわち、画像形成装置20の操作者が正規ユーザである場合、印刷制御部223は、ステップS311において、ログイン時に入力されたユーザ名に対応する権限印刷権限)の範囲内で、印刷ジョブを実行する。一方、対象印刷情報のユーザドメインが「ゲスト」である場合、すなわち、画像形成装置20の操作者がゲストユーザである場合、印刷制御部223は、当該ゲストユーザに対応付けられている正規ユーザの権限の範囲内で、印刷ジョブを実行する。但し、ゲストユーザに対する権限の範囲内で印刷ジョブが実行されてもよい。なお、各正規ユーザの権限は、例えば、ユーザ情報記憶部52に記憶されていてもよい。また、各ゲストユーザの権限は、ゲスト情報記憶部に記憶されていてもよい。各ゲストユーザの権限は、共通であってもよいし、個別に異なっていてもよい。

0086

上述したように、第一の実施の形態によれば、ユーザ名及びパスワード等のアカウントが認証サーバ50に登録されていないゲストユーザであっても、印刷権限を与えることができる。したがって、ゲストユーザが、正規ユーザに印刷を依頼する必要性を低減させることができる。また、ゲストユーザには、印刷要求メールごとのPINコードが通知される。したがって、ゲストユーザごとに、擬似的かつ一時的なアカウントを与えることができる。よって、各ゲストユーザが操作可能な印刷データは、当該ゲストユーザからの印刷要求メールに対応した印刷データに限定される。その結果、ゲストユーザ間で、他ユーザの印刷データの操作が容易に可能となってしまうといった状況の発生を回避することができる。

0087

更に、ゲストユーザ用に専用の画像形成装置20を設置する必要性を低減させることもできる。

0088

また、ユーザドメインに応じて、印刷態様に制限を適用することができる。したがって、特に、ゲストユーザによる無制限な利用を抑制することができる。

0089

また、ゲストユーザからの印刷要求メールのCcアドレスには、いずれかの正規ユーザのメールアドレスが指定される。その結果、ゲストユーザによる印刷ジョブに対して、正規ユーザを関連付けることができ、当該関連付けに基づいて、印刷ジョブの費用の請求先等を判定することができる。

0090

また、正規ユーザであるにも拘わらず、正規ユーザに対して登録されているメールアドレスと異なるメールアドレスから印刷要求メールを送信することにより、当該正規ユーザがゲストユーザとして扱われる場合が考えられる。このような場合においても、当該印刷要求メールのCcアドレスには、正規ユーザのメールアドレスの指定が要求されるため、印刷ジョブの費用の請求先等を判定することができる。

0091

なお、ゲストユーザの印刷要求において、正規ユーザのメールアドレスの指定先は、Ccでなくてもよい。正規ユーザのメールアドレスは、Bccに指定されてもよいし、印刷要求メールの宛先のアドレスと共に、Toに指定されてもよい。すなわち、正規ユーザのメールアドレスは、印刷要求メールの送信先に含まれればよい。Cc、Bcc又はToのいずれの場合においても、ゲストユーザによる印刷要求メールが、正規ユーザ宛に送信されることにより、正規ユーザは、自らの名義での印刷ジョブの登録を検知することができる。その結果、正規ユーザは、自らが意図していない不正な印刷ジョブの登録を検知することができる。

0092

なお、同一のゲストユーザが複数の印刷要求メールを送信した場合、それぞれ異なるPINコードを含む複数の応答メールが当該ゲストユーザのユーザ端末30に返信される。このような状況を考慮して、ログイン画面510には、複数のPINコードを入力可能としてもよい。印刷情報取得部222は、当該複数のPINコードのいずれかを含む印刷情報を、保存サーバ60より取得するようにしてもよい。そうすることにより、PINコードごとにログイン及び印刷情報の一覧の表示等を繰り返さなければならないといった煩雑さを解消することができる。

0093

または、管理サーバ10のPINコード生成部14は、生成されたPINコードを、印刷要求メールの送信元アドレスに対応付けて、例えば、補助記憶装置102に記憶してくようにしてもよい。PINコード生成部14は、印刷要求メールの送信元アドレスが、PINコードに対応付けられて補助記憶装置102に記憶されている場合、新たなPINコードは生成せずに、記憶されているPINコードを出力する。この場合、当該PINコードを含む応答メールが返信される。

0094

このようにすれば、同一のゲストユーザが複数の印刷要求メールを送信した場合、当該ゲストユーザには、印刷要求メールごとではなく、一つのPINコードが割り当てられる。したがって、当該ゲストユーザは、ログイン画面510に当該PINコードを入力することで、複数の印刷要求メールに対応した印刷情報の一覧の表示及び印刷等を画像形成装置20に実行させることができる。

0095

また、PINコードには、有効期限が設けられてもよい。有効期限を経過したPINコードは、無効とされてもよい。

0096

次に、第二の実施の形態について説明する。第二の実施の形態では第一の実施の形態と異なる点について説明する。したがって、特に言及されない点については、第一の実施の形態と同様でもよい。

0097

図12は、第二の実施の形態における印刷情報生成処理の処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。図12中、図8と同一ステップには同一ステップ番号を付し、その説明は省略する。

0098

図12では、ステップS203、S204、S208、S210、S211、S216が、それぞれ、ステップS203a、S204a、S208a、S210a、S211a、S216aに置き換えられている。また、ステップS205及びS212が追加されている。更に、ステップS209及びS217は、削除されている。

0099

ステップS203a及びS210aにおいて、印刷制限判定部13は、制限情報記憶部19を参照して、制限の要否を判定する。

0100

図13は、第二の実施の形態における制限情報記憶部の構成例を示す図である。図13において、制限情報記憶部19は、条件に対応させて制限内容を記憶する。条件は、ユーザドメイン、印刷枚数、及びCcアドレス有無等、印刷要求(出力要求)の内容を構成する項目を含む。これらの項目の全てが満たされた場合、当該項目を含む条件は満たされる。ユーザドメインは、印刷要求元のユーザのユーザドメインとの比較項目である。図13の例では、正規ユーザについては、共通化されているが、第一の実施の形態のように、正規ユーザのユーザドメインが、所属部署ごと等に細分化されてもよい。印刷枚数は、印刷データの印刷枚数との比較項目である。Ccアドレス有無は、印刷要求メールのCcアドレスに対する指定の有無、及びCcアドレスに指定されたメールアドレスの存否に対する比較項目である。「無し」は、印刷要求メールのCcアドレスが指定されていないか、又はCcアドレスに指定されているメールアドレスがいずれの正規ユーザのものでもない状態を示す。

0101

制限内容は、条件が満たされた場合に適用される制限の内容を示す。図13において、制限内容は、出力許否及び強制両面等の項目を含む。出力許否は、出力(印刷)を許可するか否かを示す。強制両面は、出力が許可される場合に、強制的に両面印刷を適用するか否かを示す。「○」は、強制的に両面印刷が適用されることを示す。

0102

印刷制限判定部13は、印刷要求メールに関するユーザドメイン、印刷枚数、及びCcアドレスの有無を、制限情報記憶部19の各レコードと照合する。各レコードとの照合は、制限情報記憶部19における配列順に実行される。したがって、配列順が先である(上位である)レコードが、配列順が後である(下位である)レコードに対して優先的に適用される。印刷要求メールに関するユーザドメイン、印刷枚数、及びCcアドレスの有無が、いずれかのレコードの条件に合致した場合、印刷制限判定部13は、制限は必要であると判定する。印刷要求メールに関するユーザドメイン、印刷枚数、及びCcアドレスの有無が、いずれのレコードの条件にも合致しない場合、印刷制限判定部13は、制限は不要であると判定する。制限が不要な場合(S203aでNo又はS210aでNo)、ステップS206又はS213に進む。

0103

制限が必要な場合(S203aでYes又はS210aでYes)、印刷制限判定部13は、印刷要求メールに関するユーザドメイン、印刷枚数、及びCcアドレスの有無に合致したレコードの制限内容の値を、制限の内容として判定する(S204a又はS211a)。例えば、図13の例によれば、正規ユーザによる20枚以上の印刷であれば、強制両面が制限内容として判定される。また、ゲストユーザによる10枚以上の印刷であって、Ccアドレスに正規ユーザのメールアドレスが指定されていない場合は、出力の不許可(出力の拒否)が制限内容として判定される。

0104

なお、図13における2番目のレコードの条件及び制限内容の設定内容は、Ccアドレスに正規ユーザのメールアドレスが指定されている場合には、印刷要求元のユーザがゲストユーザであっても、無制限に印刷を認めようというポリシーに基づく。またCcアドレスに正規ユーザのメールアドレスが指定されていなくても、10枚未満の少量の印刷であれば、ゲストユーザによる印刷を許可しようというポリシーに基づく。但し、斯かるポリシーとは異なるポリシーに基づいて、条件が設定されてもよい。また、条件及び制限内容のそれぞれは、図13の例と異なる項目によって構成されてもよい。

0105

続いて、印刷制限判定部13は、制限内容の出力許否の値が、「許可」であるか否かを判定する(S205又はS212)。当該出力許否の値が、「許可」である場合(S205でYes又はS212でYes)、ステップS206又はS213に進む。当該出力許否の値が、「不許可」である場合(S205でNo又はS212でNo)、ステップS208a又はS216aに進む。

0106

ステップS208a又はS216aにおいて、応答メール生成部16は、応答メールを生成する。ここで、制限が適用された場合、応答メール生成部16は、ステップS204a又はS211aにおいて判定された制限の内容を示す情報を含む応答メールを生成する。そうすることで、応答メールの受信者(印刷の要求元のユーザ)に、要求した印刷に対して適用される制限を通知することができる。また、制限を解除するための方法を示す情報が、応答メールに含められてもよい。制限を解除するための方法とは、制限が適用される条件が満たされないようにするための方法である。例えば、図13において2番目のレコードが適用された場合、図14に示されるようなメッセージを含む応答メールが生成されてもよい。

0107

図14は、制限の解除方法を通知する応答メールの一例を示す図である。図14に示される応答メールには、Ccアドレスに正規ユーザ(社員)のメールアドレスが指定されていないため、印刷ができないことを示すメッセージが含まれている。また、Ccアドレスに正規ユーザのメールアドレスが指定された印刷要求メールの再送を促すメッセージが含まれている。斯かる応答メールによれば、ユーザは、印刷が許可されるために、どのような印刷要求メールを送信すればよいかを、容易に把握することができる。

0108

なお、制限が適用された上で印刷が可能な場合には、制限の内容を示す情報と、制限を適用した印刷を行うためのPINコードとが応答メールに含まれる。例えば、印刷制限判定部13が強制モノクロの制限を適用すると判定し、印刷情報生成部15が、モノクロ印刷の印刷設定で印刷データを生成し、PINコード生成部14がPINコード「1234」を生成した場合、応答メールには「PINコードは1234です。但し、このPINコードで印刷を実行した場合モノクロ印刷となります。カラー印刷を行いたい場合はCcに社員のメールアドレスを指定してメールを再送してください。」といった応答メールが作成され、送信される。

0109

上述したように、第二の実施の形態によれば、第一の実施の形態と同様の効果を得ることができる。また、応答メールによって、印刷に対する制限が通知されることにより、ユーザは、事前に(画像形成装置20を操作する前に)、印刷に対して制限が適用されることを知ることができる。その結果、特に、印刷が許可されない場合に、印刷できないにも拘わらず、画像形成装置20を操作するために移動する手間を省くことができる。なお、第一の実施の形態においても、応答メールに、制限の内容を示す情報が含まれてもよい。

0110

なお、図13に示される制限情報記憶部19における条件の印刷枚数との比較対象が、印刷要求元のユーザについて印刷情報記憶部62に蓄積されている印刷情報に係る印刷枚数の合計値とされてもよい。すなわち、制限情報記憶部19における条件の印刷枚数が、スプール可能な印刷枚数として定義されてもよい。

0111

この場合、例えば、印刷情報記憶部62は、図15に示されるように構成されてもよい。図15に示される印刷情報記憶部62aは、図7に対する印刷情報記憶部62に対して、メールアドレス及び印刷枚数の項目が追加されている。メールアドレスは、印刷要求メールの送信元アドレスである。印刷枚数は、印刷データの印刷枚数である。印刷情報記憶部62aのような構成を採用する場合、ステップS206及びS215において、印刷情報生成部15は、印刷要求メールの送信元メールアドレスと、印刷データの印刷枚数とを印刷情報に含める。

0112

印刷要求元のユーザについて印刷情報記憶部62に蓄積されている印刷情報に係る印刷枚数の合計値は、印刷要求メールの送信元アドレスをメールアドレスの項目に含む印刷情報を、印刷情報記憶部62aから検索し、検索された印刷情報の印刷枚数の総和を求めることにより得ることができる。

0113

なお、上記各実施の形態において、管理サーバ10、認証サーバ50、及び保存サーバ60は、情報処理システムの一例である。印刷データは、出力データの一例である。すなわち、印刷データ以外のデータが、画像形成装置20やそれ以外の機器に出力される場合について、上記各実施の形態が適用されてもよい。メール受信部11は、受信部の一例である。アドレス確認部12は、特定部の一例である。送信元アドレスは、送信元のアドレス情報の一例である。アドレス情報は、利用される通信プロトコルに応じて適宜変更されてよい。例えば、HTTP(HyperText Transfer Protocol)が利用される場合、アドレス情報は、IPアドレス又はURL(Uniform Resource Locator)であってもよい。PINコード生成部14は、第一の生成部の一例である。PINコードは、権限識別情報の一例である。印刷情報生成部15は、第二の生成部の一例である。印刷データ又は印刷情報は、出力情報の一例である。印刷情報記憶部62は、第一の記憶部の一例である。メール返信部17は、送信部の一例である。印刷情報提供部63は、返信部の一例である。

0114

以上、本発明の実施例について詳述したが、本発明は斯かる特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。

0115

1印刷システム
10管理サーバ
11メール受信部
12アドレス確認部
13印刷制限判定部
14PINコード生成部
15印刷情報生成部
16応答メール生成部
17メール返信部
18 印刷情報送信部
19制限情報記憶部
20画像形成装置
21コントローラ
22スキャナ
23プリンタ
24モデム
25操作パネル
26ネットワークインタフェース
27SDカードスロット
30ユーザ端末
40メールサーバ
50認証サーバ
51要求応答部
52ユーザ情報記憶部
60保存サーバ
61印刷情報受信部
62 印刷情報記憶部
63 印刷情報提供部
80SDカード
100ドライブ装置
101記録媒体
102補助記憶装置
103メモリ装置
104 CPU
105インタフェース装置
211 CPU
212 RAM
213 ROM
214 HDD
215 NVRAM
221認証制御部
222 印刷情報取得部
223印刷制御部
B バス

先行技術

0116

特開2004−236348号公報
特開2001−051915号公報

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