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技術 ファイル利用状況判断装置、ファイル利用状況判断方法及びファイル利用状況判断プログラム

出願人 富士通株式会社
発明者 寺薗浩平烏谷彰岩田敏
出願日 2014年1月7日 (6年5ヶ月経過) 出願番号 2014-001027
公開日 2015年7月16日 (4年11ヶ月経過) 公開番号 2015-130048
状態 特許登録済
技術分野 特定用途計算機
主要キーワード 選定候補 企画提案 参加者識別 他社製品 会議開催場所 参加者テーブル 遷移指示 終了予定
関連する未来課題
重要な関連分野

この項目の情報は公開日時点(2015年7月16日)のものです。
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図面 (15)

課題

会議に沿って参照されたファイルである否かを判断可能なファイル利用状況判断装置を提供する。

解決手段

会議で参照されるファイルを表示する第1の利用者による第1の表示操作と、同じ内容のファイルを表示する第2の利用者による第2の表示操作とを受信する操作ログ受信部340と、第2の表示操作が第1の表示操作に追随している場合に、ファイルが会議に沿って参照されたファイルであると判断する利用状況判断部350を備えるファイル利用状況判断装置300である。

概要

背景

会議開催や進行に伴う種々の作業を支援する会議支援システムが知られている。例えば、会議で利用される予定会議資料事前に会議の開催予定日時と関連付け、会議開催時に会議に参加する端末上にこの会議資料を表示させる技術が知られている(例えば、特許文献1参照)。また、製品開発といった業務プロセスに従って順番に開催される一連の会議に関し、前に開催された会議で取り扱ったデータを次の会議に引き継ぐことで、次の会議の主催者がその会議で取り扱うデータを選定する際の負担を軽減する技術も知られている(例えば、特許文献2参照)。

上述した技術以外にも、会議資料の閲覧状況を管理する閲覧管理装置会議参加者端末装置ユニークな所在情報を送信し、端末装置からその所在情報が指定されたアクセス受け付けた場合、会議資料が会議参加者によって参照されたと特定することで、会議資料の第三者による悪用を防ぐ技術も知られている(例えば、特許文献3参照)。さらに、利用者視聴した会議資料について視聴停留箇所拡大表示等に基づいて利用者の嗜好を評価し、利用者の嗜好にあった議事録などを自動的に配信する技術も知られている(例えば、特許文献4参照)。

概要

会議に沿って参照されたファイルである否かを判断可能なファイル利用状況判断装置を提供する。会議で参照されるファイルを表示する第1の利用者による第1の表示操作と、同じ内容のファイルを表示する第2の利用者による第2の表示操作とを受信する操作ログ受信部340と、第2の表示操作が第1の表示操作に追随している場合に、ファイルが会議に沿って参照されたファイルであると判断する利用状況判断部350を備えるファイル利用状況判断装置300である。

目的

そこで、1つの側面では、本件は、会議に沿って参照されたファイルである否かを判断可能なファイル利用状況判断装置、ファイル利用状況判断方法及びファイル利用状況判断プログラムを提供する

効果

実績

技術文献被引用数
0件
牽制数
0件

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請求項1

会議で参照されるファイルを表示する第1の利用者による第1の表示操作と、同じ内容の前記ファイルを表示する第2の利用者による第2の表示操作とを受信する受信部と、前記第2の表示操作が前記第1の表示操作に追随している場合に、前記ファイルが前記会議に沿って参照されたファイルであると判断する判断部と、を備えるファイル利用状況判断装置

請求項2

前記会議に沿って参照されたファイルに参照回数に応じた評価値を付与する付与部を更に備えることを特徴とする請求項1に記載のファイル利用状況判断装置。

請求項3

前記付与部は、前記会議に沿って参照されたファイルの評価値を該ファイルに含まれるページ数正規化することを特徴とする請求項2に記載のファイル利用状況判断装置。

請求項4

前記判断部は、前記第1の表示操作を行った第1の操作時刻と前記第2の表示操作を行った第2の操作時刻との差分が所定時間以下である場合に、前記第2の表示操作が前記第1の表示操作に追随していると判断することを特徴とする請求項1〜3のいずれか一項に記載のファイル利用状況判断装置。

請求項5

コンピュータが、会議で参照されるファイルを表示する第1の利用者による第1の表示操作と、同じ内容の前記ファイルを表示する第2の利用者による第2の表示操作とを受信し、前記第2の表示操作が前記第1の表示操作に追随している場合に、前記ファイルが前記会議に沿って参照されたファイルであると判断する、処理を実行するファイル利用状況判断方法

請求項6

会議で参照されるファイルを表示する第1の利用者による第1の表示操作と、同じ内容の前記ファイルを表示する第2の利用者による第2の表示操作とを受信し、前記第2の表示操作が前記第1の表示操作に追随している場合に、前記ファイルが前記会議に沿って参照されたファイルであると判断する、処理をコンピュータに実行させるファイル利用状況判断プログラム

技術分野

0001

本件は、ファイル利用状況判断装置、ファイル利用状況判断方法及びファイル利用状況判断プログラムに関する。

背景技術

0002

会議開催や進行に伴う種々の作業を支援する会議支援システムが知られている。例えば、会議で利用される予定会議資料事前に会議の開催予定日時と関連付け、会議開催時に会議に参加する端末上にこの会議資料を表示させる技術が知られている(例えば、特許文献1参照)。また、製品開発といった業務プロセスに従って順番に開催される一連の会議に関し、前に開催された会議で取り扱ったデータを次の会議に引き継ぐことで、次の会議の主催者がその会議で取り扱うデータを選定する際の負担を軽減する技術も知られている(例えば、特許文献2参照)。

0003

上述した技術以外にも、会議資料の閲覧状況を管理する閲覧管理装置会議参加者端末装置ユニークな所在情報を送信し、端末装置からその所在情報が指定されたアクセス受け付けた場合、会議資料が会議参加者によって参照されたと特定することで、会議資料の第三者による悪用を防ぐ技術も知られている(例えば、特許文献3参照)。さらに、利用者視聴した会議資料について視聴停留箇所拡大表示等に基づいて利用者の嗜好を評価し、利用者の嗜好にあった議事録などを自動的に配信する技術も知られている(例えば、特許文献4参照)。

先行技術

0004

特開平5−316107号公報
特開2005−346515号公報
特開2007−328643号公報
特開2007−243253号公報

発明が解決しようとする課題

0005

会議の主催者が会議において用いるべき資料を選定する場合、選定候補の資料が過去に行われた同様の会議で利用され、参加者が会議に沿って参照したか否かという情報は、重要な情報となる。しかしながら、従来は、特許文献3に記載のように、会議参加者が会議資料を参照したことを特定することはできたものの、会議参加者が会議に沿って会議資料を参照したか否かを判断することはできなかった。

0006

そこで、1つの側面では、本件は、会議に沿って参照されたファイルである否かを判断可能なファイル利用状況判断装置、ファイル利用状況判断方法及びファイル利用状況判断プログラムを提供することを目的とする。

課題を解決するための手段

0007

一つの態様では、ファイル利用状況判断装置は、会議で参照されるファイルを表示する第1の利用者による第1の表示操作と、同じ内容の前記ファイルを表示する第2の利用者による第2の表示操作とを受信する受信部と、前記第2の表示操作が前記第1の表示操作に追随している場合に、前記ファイルが前記会議に沿って参照されたファイルであると判断する判断部と、を備えるファイル利用状況判断装置である。

0008

一つの態様では、ファイル利用状況判断方法は、コンピュータが、会議で参照されるファイルを表示する第1の利用者による第1の表示操作と、同じ内容の前記ファイルを表示する第2の利用者による第2の表示操作とを受信し、前記第2の表示操作が前記第1の表示操作に追随している場合に、前記ファイルが前記会議に沿って参照されたファイルであると判断する、処理を実行するファイル利用状況判断方法である。

0009

一つの態様では、ファイル利用状況判断プログラムは、会議で参照されるファイルを表示する第1の利用者による第1の表示操作と、同じ内容の前記ファイルを表示する第2の利用者による第2の表示操作とを受信し、前記第2の表示操作が前記第1の表示操作に追随している場合に、前記ファイルが前記会議に沿って参照されたファイルであると判断する、処理をコンピュータに実行させるファイル利用状況判断プログラムである。

発明の効果

0010

会議に沿って参照されたファイルであるか否かを判断することができる。

図面の簡単な説明

0011

図1は、会議支援システムの一例を説明するための図である。
図2は、会議予定登録装置、ファイル利用状況判断装置及び参加者端末ハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
図3は、会議予定登録装置、ファイル利用状況判断装置及び参加者端末のブロック図である。
図4は、会議ファイル登録処理の一例を示すフローチャートである。
図5は、会議ファイル登録画面の一例である。
図6(a)は、配信テーブルの一例である。図6(b)は、参加者テーブルの一例である。図6(c)は、会議ファイルテーブルの一例である。
図7は、会議ファイル配信処理の一例を示すフローチャートである。
図8は、参加者端末の処理の一例を示すフローチャートである。
図9は、主催者及び各参加者操作ログの一例を示すテーブルである。
図10は、ファイル利用状況判断処理の一例を示すフローチャートである。
図11は、利用状況判断部の動作の一部を例示する説明図である。
図12は、評価値登録・支援画面表示処理の一例を示すフローチャートである。
図13は、会議ファイルテーブルの変化の一例を説明するための図である。
図14は、支援画面の一例を説明するための図である。

実施例

0012

以下、本件を実施するための形態について図面を参照して説明する。

0013

図1は、会議支援システムSの一例を説明するための図である。会議支援システムSは、会議の進行を支援するシステムである。なお、会議には、打ち合わせ会合ミーティング集会など、主催者の下に参加者が集まって特定の題目について話し合うものが含まれる。

0014

会議支援システムSは、図1に示すように、主催者端末100と、会議予定登録装置200と、ファイル利用状況判断装置300と、1又は複数の参加者端末400と、を備える。主催者端末100、会議予定登録装置200、ファイル利用状況判断装置300及び参加者端末400はネットワークNWに接続されている。主催者端末100及び参加者端末400としては、例えばノート型ラップトップ型又は携帯型)のPC(Personal Computer)やタブレット型端末などを採用することができる。会議予定登録装置200及びファイル利用状況判断装置300としては、例えばサーバ装置を採用することができる。特に、会議予定登録装置200としては、スケジューラ機能を有するサーバ装置を採用することができる。

0015

主催者端末100は、会議の主催者によって操作される端末である。例えば、会議の主催者の操作により、開催予定会議情報が入力された場合、主催者端末100は、入力された会議情報を会議予定登録装置200に送信する。会議情報には、開催予定の会議の会議タイトル、会議で使用されるデータファイル又は電子ファイルである会議ファイル、会議の参加者の情報が含まれる。

0016

主催者端末100は、会議開始前には、主催者によって会議室などの会議開催場所に運ばれ、会議において利用される。会議開催中においては、主催者端末100には、閲覧アプリ図1の参加者端末400の画面例参照)が表示される。閲覧アプリは会議ファイルを閲覧するためのアプリケーションソフトウェアである。主催者は、会議の進行に応じて閲覧アプリを操作しながら会議ファイルに含まれる複数のページを進めたり戻したりして所望のページを表示させる。

0017

会議予定登録装置200は、主催者端末100から送信された開催予定の会議情報を登録する装置である。なお、会議予定登録装置200は、主催者による会議情報の入力を支援する機能も有する。

0018

ファイル利用状況判断装置300は、会議開始日時になると、会議予定登録装置200に登録された会議ファイルを取得して、主催者端末100及び参加者端末400に配信する。また、ファイル利用状況判断装置300は、主催者端末100及び参加者端末400における会議ファイルの利用状況(会議に沿って参照されたかどうか)を判断し、判断結果を会議予定登録装置200に送信する。

0019

参加者端末400は、会議の各参加者によってそれぞれ操作される端末である。参加者端末400は、会議開始前には、参加者によって会議室などの会議開催場所に運ばれ、会議において利用される。会議開催中においては、参加者端末400には、主催者端末100と同様、閲覧アプリ(図1参照)が表示される。参加者は、主催者の進行に応じて閲覧アプリを操作しながら会議ファイルに含まれる複数のページを進めたり戻したりして所望のページを表示させる。なお、会議開催中においては、主催者端末100と参加者端末400は、同様の処理を実行するので、主催者端末100は参加者端末の1つであるといえる。また、主催者は、参加者の1人であるといえる。

0020

図2には、会議予定登録装置200のハードウェア構成の一例が示されている。

0021

会議予定登録装置200は、少なくともCPU(Central Processing Unit)301、RAM(Random Access Memory)302、ROM(Read Only Memory)303及び通信I/F(Interface)304を含んでいる。ファイル利用状況判断装置300は、必要に応じて、HDD(Hard Disk Drive)305、入力I/F306、出力I/F307、入出力I/F308、ドライブ装置309の少なくとも1つを含んでいてもよい。これらの各機器301〜309は、内部バス311によって互いに接続されている。少なくともCPU301とRAM302とが協働することによってコンピュータが実現される。

0022

通信I/F304は、例えばポートとPHYチップ(Physical Layer Chip)とを備えている。ファイル利用状況判断装置300は、通信I/F304を介してネットワークNWと接続される。

0023

入力I/F306には、入力装置510が接続される。入力装置510としては、例えばキーボードマウスなどがある。
出力I/F307には、表示装置520が接続される。表示装置520としては、例えば液晶ディスプレイがある。
入出力I/F308には、半導体メモリ530が接続される。半導体メモリ530としては、例えばUSB(Universal Serial Bus)メモリフラッシュメモリなどがある。入出力I/F308は、半導体メモリ530に記憶されたプログラムやデータを読み取る。
入力I/F306及び入出力I/F308は、例えばUSBポートを備えている。出力I/F307は、例えばディスプレイポートを備えている。

0024

ドライブ装置309には、可搬型記録媒体540が挿入される。可搬型記録媒体540としては、例えばCD(Compact Disc)−ROM、DVD(Digital Versatile Disc)といったリムーバブルディスクがある。ドライブ装置309は、可搬型記録媒体540に記録されたプログラムやデータを読み込む。

0025

上述したRAM302は、ROM303やHDD305に記憶されたプログラムを読み込む。RAM302は、可搬型記録媒体540に記録されたプログラムを読み込む。そして、会議予定登録装置200においては、CPU301が、RAM302によって読み込まれたプログラムを実行することにより、図3に示す、会議ファイル登録部210、ファイル評価登録部230、関連会議ファイル抽出部240及び支援画面表示部250として機能する。なお、図3においては、HDD305等により実現される会議ファイル記憶部220についても図示されている。

0026

会議ファイル登録部210は、主催者端末100から送信された開催予定の会議情報を受信し、該会議情報を会議ファイル記憶部220に登録する。

0027

ここで、会議ファイル記憶部220には、図6(a)〜図6(c)に示すように、配信リストテーブル、参加者テーブル及び会議ファイルテーブルが含まれている。

0028

配信リストテーブルは、主催者端末100から送信された開催予定の会議情報を格納するテーブルであり、図6(a)に示すように、「No.」、「主催者名」、「会議開始日時」、「会議終了日時」、「会議タイトル」、「参加者No.」、「ファイルNo.」の各フィールドを有する。「No.」のフィールドには通し番号が格納される。「主催者名」のフィールドには、開催予定の会議情報を送信した主催者の氏名が格納される。「会議開始日時」、「会議終了日時」のフィールドには、主催者が入力した会議の開始予定の日時、終了予定の日時の情報が格納される。「会議タイトル」のフィールドには、主催者が入力した会議のタイトル(名称)が格納される。また、「参加者No.」のフィールドには、会議に参加する参加者のNo.(図6(b)参照)が格納され、「ファイルNo.」のフィールドには、主催者が決定した会議に利用する会議ファイルのNo.(図6(c)参照)が格納される。

0029

参加者テーブルは、参加者名と、参加者IDとを紐付けるテーブルであり、図6(b)に示すように、「No.」、「参加者名」及び「参加者ID」の各フィールドを有する。「No.」のフィールドには、通し番号が格納される。なお、「参加者名」のフィールドには、参加者になり得る人として予め登録されている人の氏名が格納される。「参加者ID」のフィールドには、参加者を識別可能識別子が格納される。例えば図6(b)の参加者テーブルでは、No.=1のレコードとして、参加者名「富士太郎」に対して参加者ID「ftaro」が紐付けられ、No.=2のレコードとして、参加者名「富士花子」に対して参加者ID「fhanako」が紐付けられている。なお、参加者IDとしては、参加者の端末を特定可能な情報(例えば電子メールアドレスの全部又は一部や、IPアドレスの全部又は一部)を用いることができる。これにより、配信リストテーブルで管理される参加者No.を取得できれば、参加者が利用する参加者端末400を特定することができる。なお、例えば、図6(a)の配信リストテーブルのNo.=1のレコードでは、参加者No.が1,2,3であるので、当該会議の参加者が、「富士太郎」、「富士花子」、「山田」であることがわかる。

0030

会議ファイルテーブルは、会議ファイルのファイル名と拡張子と評価値とを紐付けるテーブルであり、図6(c)に示すように、「No.」、「ファイル名」、「拡張子」及び「評価値」の各フィールドを有している。「No.」のフィールドには通し番号が格納され、「ファイル名」のフィールドには、会議ファイルに付与されたファイル名が格納され、「拡張子」のフィールドには、会議ファイルの拡張子が格納される。「評価値」のフィールドには、参加者(主催者を含む)が会議に沿って参照したか否かを示す値が格納される。なお、評価値は、会議に沿って参照された頻度が高いほど大きい値を示す。なお、例えば、図6(a)の配信リストテーブルのNo.=1のレコードでは、ファイルNo.が1,2,3、4であるので、当該会議において利用するファイルが、「製品仕様書v1」、「製品A概要説明資料v1」、「他社製品データ」、「企画提案資料v1」であることがわかる。

0031

図3戻り、ファイル評価登録部230は、会議ファイル記憶部220の会議ファイルテーブルに、ファイル評価(図6(c)の評価値)を登録する。

0032

関連会議ファイル抽出部240は、主催者端末100から支援画面表示指示が送信されてきた場合に、当該指示を受信する。ここで、主催者端末100は、図5に示すような会議ファイル登録画面が表示されている状態で、主催者により「過去会議から流用」ボタンBt2が押されると、支援画面表示指示を関連会議ファイル抽出部240に対して送信するようになっている。関連会議ファイル抽出部240は、支援画面表示指示を受信すると、その段階で図5の会議ファイル登録画面に入力されていた情報(例えば会議タイトル等)に基づいて、関連する会議ファイルの情報を会議ファイル記憶部220から抽出し、支援画面表示部250に送信する。

0033

支援画面表示部250は、関連会議ファイル抽出部240が抽出した会議ファイルの情報を受信した場合、受信した会議ファイルの情報を用いて図14の右側の画面(支援画面と呼ぶ)を作成して、主催者端末100に送信する。主催者端末100では、支援画面を表示する。

0034

ファイル利用状況判断装置300は、前述した会議予定登録装置200と同様の構成(図2の構成)を有しており、CPU301がプログラム(ファイル利用状況判断プログラムを含む)を実行することで、現在日管理部310、配信制御部320、会議ファイル配信部330、受信部としての操作ログ受信部340、及び判断部としての利用状況判断部350としての機能を実現する。

0035

現在日時管理部310は、現在日時を管理する。現在日時は秒刻み(例えばYYYY/MM/DD/hh/mm/ss)で管理されている。

0036

配信制御部320は、現在日時管理部310を監視するとともに、会議ファイル配信部330の動作を制御する。例えば、配信制御部320は現在日時管理部310を監視し現在日時が正秒(00秒)となった場合、会議ファイル記憶部220の配信リストテーブル(図6(a))を確認し、現在日時と一致する「会議開始日時」の会議情報があるか否かを判断する。会議情報があった場合、配信制御部320はその会議情報に含まれる参加者、会議ファイル及び会議終了日時を取得し、これらを会議ファイル配信部330に送信する。

0037

会議ファイル配信部330は、配信制御部320から送信された参加者の情報に基づいて、会議ファイルと会議終了日時を閲覧アプリとともに参加者が利用する参加者端末400に配信する。なお、参加者に主催者が含まれていれば、会議ファイル配信部330は、主催者端末100にも会議ファイルと閲覧アプリを配信する。なお、会議ファイル配信部330は、複数の閲覧アプリが事前に用意されている場合には、会議ファイルのフォーマットに応じた閲覧アプリを選択的に配信する。なお、閲覧アプリは、会議ファイルのフォーマットや配信先(主催者端末100や参加者端末400)の仕様スペック)に応じて会議ファイル配信部330によって動的に生成されて配信されてもよい。

0038

操作ログ受信部340は、参加者端末400(又は主催者端末100)からアップロードされた操作ログを受信する。

0039

利用状況判断部350は、操作ログ受信部340が受信した操作ログに基づいて、会議ファイルの利用状況を判断する。具体的には、利用状況判断部350は、ある参加者(又は主催者)による操作(第1の利用者による第1の表示操作)が行われた操作時刻と他の参加者(又は主催者)による操作(第2の利用者による第2の表示操作)が行われた操作時刻との差分が所定の閾値M(例えば、Mは数秒〜十数秒)以下である場合に、会議ファイルが会議に沿って参照された会議ファイルであると判断する。

0040

参加者端末400は、前述した会議予定登録装置200、ファイル利用状況判断装置300と同様の構成(図2の構成)を有しており、CPU301がプログラムを実行することで、操作部410、会議ファイル受信部420、アプリ実行部440、閲覧アプリ450、及び現在日時管理部470としての機能を実現する。なお、図3においては、HDD305等により実現される会議ファイル記憶部430及び操作ログ記憶部460についても図示されている。

0041

操作部410は、参加者が操作するインタフェースである。操作部410は、参加者による操作に基づいて、例えば閲覧アプリ450を実行するアプリ実行指示をアプリ実行部440に送信する。また、操作部410は、参加者による表示操作に基づいて、会議ファイルに含まれるページを進めたり戻したりする遷移指示を閲覧アプリ450(より詳しくはページ操作取得部452)に送信する。

0042

会議ファイル受信部420は、会議ファイル配信部330から配信された会議ファイル、会議終了日時を受信する。会議ファイル受信部420は、受信した会議ファイル及び会議終了日時を会議ファイル記憶部430に登録する。なお、会議ファイル配信部330から配信された閲覧アプリ450は不図示のプログラム記憶部に登録される。

0043

アプリ実行部440は、操作部410から送信されたアプリ実行指示に基づいて、プログラム記憶部に記憶された閲覧アプリ450を実行する。これにより、閲覧アプリ450が参加者端末400の表示装置520上に表示される。ここで、閲覧アプリ450は、図3に示すように、ページ表示部451、ページ操作取得部452、参加者識別部453及び操作ログ生成部454を含んでいる。

0044

ページ表示部451は、会議ファイル記憶部430から会議ファイルを取得し、会議ファイルに含まれるいずれかのページを表示する。

0045

ページ操作取得部452は、参加者からの遷移指示を操作ログ生成部454に送信するとともに、該遷移指示に基づいて、ページ表示部451に表示されるページを進めたり戻したりする。

0046

参加者識別部453は、閲覧アプリ450を操作する参加者を識別し、識別した参加者の参加者IDを操作ログ生成部454に送信する。参加者の識別には例えば参加者端末400に参加者がログインする際に用いるログインIDが利用される。

0047

操作ログ生成部454は、操作ログを生成する。図9(a)〜図9(c)には、操作ログの一例が示されている。これら図9(a)〜図9(c)に示すように、操作ログには、「操作日時」、「参加者ID」、「ファイルNo.」、「遷移前頁」、「遷移後頁」が含まれる。「操作日時」には、参加者(又は主催者)が行った表示操作の操作日時が格納される。なお、「操作日時」に格納される日時は、参加者端末400の現在日時管理部470によって管理されている。「参加者ID」には、参加者(又は主催者)の参加者IDが格納され、「ファイルNo.」には、操作した会議ファイルを識別するNo.が格納される。また、「遷移前頁」及び「遷移後頁」には、表示操作前及び表示操作後のページ番号が格納される。なお、表示操作前又は表示操作後がファイルを閉じた状態である場合(ファイルの表紙が表示された状態である場合)には、「遷移前頁」、「遷移後頁」には「閉じ状態」が格納される。操作ログ生成部454は操作ログを操作ログ記憶部460に登録する。

0048

なお、主催者端末100も、上述した参加者端末400と同一の機能を有している。

0049

次に、会議支援システムSにおける処理・動作について説明する。

0050

(会議ファイル登録処理)
まず、図4のフローチャートに沿って会議予定登録装置200の会議ファイル登録処理について説明する。

0051

図4の処理においては、会議ファイル登録部210は、主催者端末100から送信された会議ファイルを受信する(ステップS101)。ここで、例えば、主催者は、図5に示すように、主催者端末100に会議ファイル登録画面を表示させた状態で、会議ファイル登録画面内の入力ボックスBxに開催予定の会議の情報を入力する。具体的には、主催者は、会議ファイル登録画面において、会議タイトル、会議の開始日時、会議の終了日時、参加者及び会議ファイルのファイル名を対応する見出しの入力ボックスBxに入力する。この状態で、主催者がアップロードボタンBt1を押下すると、各入力ボックスBxに入力された事項が開催予定の会議情報として主催者端末100のログインIDとともに会議ファイル登録部210に送信される。

0052

次いで、会議ファイル登録部210は、会議ファイルを登録する(ステップS102)。この場合、主催者が会議ファイル登録画面において入力した事項は、図6(a)に示す配信リストテーブルに登録される。例えば、図6(a)の配信リストテーブルに、会議が既に終了したNo.=1〜3の会議情報が登録されていれば、新たに登録する会議情報にはNo.=4が付与されて登録される。また、図6(a)の配信リストテーブルでは、図5の会議ファイル登録画面において主催者が入力した参加者及びファイル名を、参加者テーブル(図6(b))のNo.及び会議ファイルテーブル(図6(c))のNo.に置き換えて格納する。なお、会議ファイル登録画面に初めて入力されたファイル名があった場合、当該ファイル名を会議ファイルテーブルに格納した後、当該ファイル名に対応するNo.を配信リストテーブルの「ファイルNo.」のフィールドに格納する。

0053

(会議ファイル配信処理)
次に、図7のフローチャートに沿って、ファイル利用状況判断装置300による会議ファイル配信処理について説明する。この会議ファイル配信処理は、開催予定の会議の会議開始日時になったときに、会議の参加者に対して会議ファイルや会議終了日時の情報、閲覧アプリを配信する処理である。

0054

図7の処理においては、配信制御部320は、現在日時管理部310を監視する(ステップS201)。配信制御部320は、現在日時が正秒(00秒)になった場合、会議ファイル記憶部220を確認し(ステップS202)、現在日時に開始する会議情報があるか否かを判断する(ステップS203)。例えば、現在日時が「2013年8月28日16:00:00」であったとする。この場合、配信制御部320は、会議ファイル記憶部220(図6(a)の配信リストテーブル)を確認し、現在日時「2013年8月28日16:00:00」に開始する会議情報として、No.=4の会議情報があると判断する(ステップS203:YES)。一方、配信制御部320現在日時に開始する会議情報がないと判断した場合(ステップS203:NO)、ステップS201〜S203の処理を繰り返す。

0055

配信制御部320は、現在日時に開始する会議情報があると判断した場合、該当する会議情報の会議ファイル、会議終了日時及び参加者No.を取得する(ステップS204)。会議ファイル配信部330は、配信制御部320が取得した会議ファイル及び会議終了日時を閲覧アプリとともに参加者端末400に配信する(ステップS205)。配信先は配信先を特定可能な参加者IDにより決定される。参加者IDに主催者のIDも含まれていれば、会議ファイル配信部330は、主催者端末100にも同様の配信を行う。この結果、会議ファイル、会議終了日時及び閲覧アプリは、参加者端末400(及び主催者端末100)に配信される。

0056

(参加者端末400の処理)
次に、図8のフローチャートに沿って参加者端末400の処理について説明する。なお、主催者端末100においても、同様の処理が行われる。なお、図9(a)は、会議の主催者「富士太郎」の操作ログの一例を示すテーブルであり、図9(b)は、参加者「富士花子」の操作ログの一例を示すテーブルであり、図9(c)は、参加者「山田」の操作ログの一例を示すテーブルである。

0057

図8の処理では、図7のステップS205の処理が行われたタイミングで、会議ファイル受信部420は会議ファイルを受信する(ステップS301)。なお、会議ファイル受信部420は、会議ファイルの受信と併せて会議終了日時及び閲覧アプリ450も受信する。会議ファイル受信部420は、これらを受信した後、会議ファイルを会議ファイル記憶部430に登録する(ステップS302)。なお、会議ファイルは会議終了日時と関連付けて登録される。一方、閲覧アプリ450は、不図示のプログラム記憶部に登録される。

0058

次いで、アプリ実行部440はアプリ実行指示があったか否かを判断する(ステップS303)。アプリ実行部440は操作部410からアプリ実行指示があるまで待機し(ステップS303:NO)、アプリ実行指示があったと判断した場合(ステップS303:YES)、閲覧アプリ450を実行する(ステップS304)。より詳しくは、アプリ実行部440はプログラム記憶部に記憶された閲覧アプリ450を取得して実行する。

0059

閲覧アプリ450が実行されると、参加者識別部453は参加者を識別し(ステップS305)、ページ表示部451は会議ファイルを取得して(ステップS306)、会議ファイルに含まれるページの表紙を表示する(ステップS307)。参加者の識別は、例えば主催者端末100や参加者端末400にログインする際に要求されたログインIDに基づいて行われる。参加者が識別されると、識別された参加者の参加者IDがログとして出力される。また、会議ファイルは会議ファイル記憶部430から取得される。会議ファイルが取得される際には、会議終了日時も併せて取得される。これにより、各参加者端末400及び主催者端末100のそれぞれには閲覧アプリ450が表示され、閲覧アプリ450のページ表示部451には会議ファイルの表紙が表示される。

0060

会議が開始すると、ページ操作取得部452は、会議終了日時までに表示操作があったか否かを判断する(ステップS308)。表示操作があったと判定された場合(ステップS308:YES)、操作ログ生成部454は表示操作があった現在日時を取得し(ステップS309)、操作ログを生成する(ステップS310)。例えば主催者「富士太郎」が日時「2013年8月28日16時05分05秒」にファイル名「製品A仕様書v2」の表紙から1ページ目にページを進めた場合、操作ログ生成部454は、これらの内容に応じた図9(a)の1つ目のログを生成する。操作ログ生成部454は操作ログを生成すると、操作ログを操作ログ記憶部460に登録し(ステップS311)、ステップS308の処理に戻る。このような処理が繰り返されることで、例えば、図8の処理が主催者端末100の処理である場合には、図9(a)に示すような主催者「富士太郎」の操作ログが生成される。そして、会議終了日時が経過すると(ステップS308:NO)、操作ログ生成部454は操作ログ記憶部460に操作ログをアップロードさせる(ステップS312)。この結果、操作ログは操作ログ記憶部460から操作ログ受信部340にアップロードされる。したがって、図9(a)に示す主催者「富士太郎」の操作ログがファイル利用状況判断装置300に送られる。尚、会議終了日時の経過に代えて、閲覧アプリ450の終了に併せてアップロードが行われてもよい。

0061

また、例えば、図8の処理が参加者「富士花子」の参加者端末400の処理である場合には、図9(b)に示す操作ログが生成される。また、例えば、図8の処理が参加者「山田」の参加者端末400の処理である場合には、図9(c)に示す操作ログが生成される。

0062

ここで、図9(c)に示すように、参加者「山田」の操作ログの中には、ファイルNo.=5、6が含まれている。すなわち、参加者「山田」は、ファイル名「製品A仕様書v2」(ファイルNo.=5)の1ページ目から表紙にページを戻し、ファイル名「製品A概要説明資料v2」(ファイルNo.=6)を開いて表紙から1ページ目にページを進めた後、再び表紙にページを戻し、ファイル名「製品A仕様書v2」を開いて表紙から1ページ目にページを進めるという表示操作を行ったことがわかる。

0063

(ファイル利用状況判断処理)
次に、図10のフローチャートに沿ってファイル利用状況判断装置300によるファイル利用状況判断処理について説明する。なお、図10の処理は、図8のステップS312の処理が行われたタイミングで行われる処理である。

0064

図10の処理では、操作ログ受信部340は主催者及び各参加者の操作ログを受信する(ステップS400)。利用状況判断部350は、操作ログ受信部340が主催者及び各参加者の操作ログを受信すると、変数(x,y)に(1,1)をセットする(ステップS401)。ここで、変数xは遷移後のページ番号であり、変数yは表示操作を行った参加者の順番である。したがって、変数(x,y)に(1,1)がセットされると、1人目の参加者による1ページ目の表示操作が以降の処理対象となる。

0065

次いで、利用状況判断部350は、xページ目y人目のログID:Lxyの操作日時Tyを取得する(ステップS402)。取得先は操作ログ受信部340である。ここでは、表示操作を行った1人目の参加者による1ページ目の表示操作日時が操作ログ受信部340から取得される。例えば、図11(a)の上段に示すように、主催者「富士太郎(ftaro)」が操作日時「2013年8月28日16時05分05秒」を示す時刻T1に表示操作を一人目の参加者として行っているため、図9(a)に示す操作ログから参加者ID「ftaro」及び遷移後ページ「1」に基づいて、該当する操作日時、参加者ID及びファイルNo.がログ情報として取得される。当該ログ情報には、図11(a)の下段に示すように、ログID「L11」が付与される。尚、図11(a)及び図11(b)に示すように、主催者及び各参加者の操作ログは、ファイル名毎に1つのタイムラインに重ね合わせられる。

0066

次いで利用状況判断部350は、xページ目(y+1)人目のログID:Lx(y+1)の操作日時T(y+1)を取得する(ステップS403)。ここでは、表示操作を行った2人目の参加者による1ページ目の表示操作日時が操作ログ受信部340から取得される。例えば、図11(a)の上段に示すように、参加者「富士花子(fhanako)」が操作日時「2013年8月28日16時05分12秒」を示す時刻T2に表示操作を二人目の参加者として行っているため、図9(b)に示す操作ログから参加者ID「fhanako」及び遷移後ページ「1」に基づいて、該当する操作日時、参加者ID及びファイルNo.がログ情報として取得される。当該ログ情報には、図11(a)の下段に示すように、ログID「L12」が付与される。

0067

次いで利用状況判断部350は、参加者2人の操作日時のズレΔTを算出する(ステップS404)。例えば、図11(a)下段において、ログID「L12」の操作日時「2013年8月28日16時05分12秒」とログID「L11」の操作日時「2013年8月28日16時05分05秒」との差がズレΔTとして算出される。この場合、ズレΔTとして「7秒」が算出される。

0068

次いで、利用状況判断部350は、ズレΔTが追随許容時間閾値M以下であるか否かを判断する(ステップS405)。閾値Mは数秒から十数秒(例えば8秒、10秒や15秒)であることが望ましい。ズレΔTが追随許容時間閾値M以下である場合(ステップS405:YES)、2人目の参加者は1人目参加者の表示操作に追随して表示操作を行ったと判断される。例えば、ズレΔTが「7秒」で、閾値Mが8秒であった場合、参加者「富士花子」は参加者(主催者)「富士太郎」の表示操作に追随して表示操作を行ったと判断される。

0069

利用状況判断部350は、ズレΔTが閾値M以下である場合、そのページが会議に沿って参照されたページであると判断し、ページxに対する評価値Exに数値「1」を加算する(ステップS406)。すなわち、2人目の参加者による表示操作が1人目の参加者(又は主催者)による表示操作に追随していれば、利用状況判断部350は、そのページを含む会議ファイルが会議に沿って参照された会議ファイルであると判断する。そして、利用状況判断部350は、会議に沿って参照された会議ファイルであると判断した場合に、その会議ファイルに参照回数に応じた評価値を付与する。

0070

その後、利用状況判断部350は全参加者に対し評価が完了したか否かを判断する(ステップS407)。図11(a)の下段に示すように、3人目の参加者「山田」の表示操作に対する処理はまだ行われていないため、利用状況判断部350は全参加者に対する評価が完了していないと判断し(ステップS407:NO)、表示操作を行った参加者の順番を繰り上げる(y←y+1:ステップS408)。その後、利用状況判断部350は、3人目の参加者「山田」が表紙から1ページ目にページを進めたログID「L13」の操作日時T3を取得し、参加者「山田」が参加者「富士花子」の表示操作に追随して表示操作を行ったか否かを判断する。この場合、参加者「山田」と参加者「富士花子」の操作日時のズレΔTは「3秒」であり、閾値M以下であるので、利用状況判断部350は、評価値Exに数値「1」をさらに加算する。また、利用状況判断部350は、4人目の参加者「山田」が表紙から1ページ目にページを進めたログID「L14」の操作日時T4を取得し、4人目の参加者とされている参加者「山田」が3人目の参加者とされている参加者「山田」の表示操作に追随して表示操作を行ったか否かを判断する。この場合、T4とT3との差(ズレΔT)は閾値Mを超えているので、利用状況判断部350は、評価値Exに数値「1」を加算しない。

0071

このように、1ページ目に対する評価値Exが算出されると(ステップS407:YES)、利用状況判断部350は、全ページに対する処理が完了したか否かを判断する(ステップS409)。利用状況判断部350は全ページに対する処理が完了していないと判断した場合(ステップS409:NO)、ページ番号を繰り上げて(x←x+1:ステップS410)、ステップS402〜S409の処理を繰り返す。これにより、2ページ目、3ページ目及び4ページ目に対する評価値Exが算出されることになる。なお、利用状況判断部350は、会議に沿って参照された会議ファイルに参照回数に応じた評価値Exを付与する付与部として機能している。

0072

利用状況判断部350は、全ページに対する処理が完了したと判断した場合(ステップS409:YES)、全ページの評価値Exの総和をページ数正規化する(ステップS411)。利用状況判断部350は、正規化を、例えば全ページの評価値Exの総和をページ数で除算することにより行う。そして、除算により得られた結果が会議ファイルの最終的な評価値となる。このような正規化を行うことで、ページ数が多い会議ファイルほど高い評価値が付与されるのを防止することができる。

0073

次いで、利用状況判断部350は、全会議ファイルに対して最終的な評価値が付与されたか否かを判断する(ステップS412)。上述したステップS402〜S411の処理では、ファイルNo.=5のファイル名「製品A仕様書v2」に対する処理対象となっていたため、利用状況判断部350は、全会議ファイルに対して最終的な評価値が付与されていないと判断する(ステップS412:NO)。これにより、ファイルNo.=6のファイル名「製品A概要説明資料v2」が処理対象となり、最終的な評価値が付与される。なお、図11(b)に示すように、ファイル名「製品A概要説明資料v2」については誰かの表示操作に追随して表示操作が行われたというログが存在しないため、ファイル名「製品A概要説明資料v2」の会議ファイルには評価値は加算されない。

0074

利用状況判断部350は、全会議ファイルに対して最終的な評価値が付与されたと判断すると(ステップS412:YES)、各会議ファイルに付与された最終的な評価値をファイル評価登録部230に送信する(ステップS413)。

0075

(評価値登録・支援画面表示処理)
次に、図12のフローチャートに沿って会議予定登録装置200による評価値登録・支援画面表示処理について説明する。なお、図12の処理は、図10のステップS413の処理が行われたタイミングで実行される処理である。

0076

図12の処理では、ファイル評価登録部230は評価値を受信すると(ステップS501)、対応する会議ファイルに評価値を登録する(ステップS502)。この結果、図13に示すように、ファイルNo.=5のファイル名「製品A仕様書v2」からファイルNo.=8のファイル名「企画提案資料v2」までの各評価値に受信した評価値がそれぞれ割り当てられる。

0077

ここで、関連会議ファイル抽出部240は主催者端末100から支援画面表示指示があったか否かを判断する(ステップS503)。関連会議ファイル抽出部240は主催者端末100から支援画面表示指示があったと判断した場合(ステップS503:YES)、関連する会議ファイルを抽出する(ステップS504)。より詳しく説明すると、図14の左図に示すように、主催者端末100の表示装置520に会議ファイル登録画面が表示された状態で、主催者が、会議タイトルの入力ボックスBx1に検索情報(例えばキーワード)「製品A企」を入力してボタンBt2「過去会議から流用」を押下したとする。この場合、検索情報「製品A企」を含む支援画面表示指示が関連会議ファイル抽出部240に送信される。関連会議ファイル抽出部240は、配信リストテーブル(図6(a)参照)から、検索情報「製品A企」を含む会議情報を特定し、特定した会議情報からファイルNo.を抽出する。図6(a)では、ファイルNo.=1〜8が抽出される。関連会議ファイル抽出部240は、さらに、会議ファイルテーブル(図6(c)参照)から抽出したファイルNo.=1〜8に対応するファイル名及び評価値を抽出する。この結果、図13の右側に示す全ての会議ファイル名と会議ファイル名に割り当てられた評価値が抽出される。

0078

支援画面表示部250は、関連会議ファイル抽出部240が会議ファイル名及び評価値を抽出し終えると、支援画面を主催者端末100に表示する(ステップS505)。この結果、図14の右側に示すように、支援画面が主催者端末100に表示される。主催者は支援画面に表示された評価値を参考にしながら使用する(流用する)会議ファイルを選択する。主催者が支援画面のボタン「OK」を押下すると、選択された会議ファイル名が会議ファイル登録画面におけるファイル名の入力ボックスBx2に反映される。なお、主催者は、会議ファイル登録画面において開催予定の会議の開始日時及び終了日時等を入力し、ボタン「アップロード」を押下する。これにより、前述した図4の処理が実行され、新たな会議予定が会議予定登録装置200に登録されるようになっている。

0079

以上説明したように、本実施形態によれば、利用状況判断部350は、会議で参照される会議ファイルを表示する表示操作をある利用者が行って、その表示操作に追随して同じ内容の会議ファイルを表示する表示操作を別の利用者が行った場合に会議ファイルが会議に沿って参照された会議ファイルであると判断する。これにより、利用状況判断部350は、各会議ファイルが会議に沿って参照された会議ファイルであるか否かを適切に判断することができる。このため、会議の主催者は過去の会議ファイルを流用する際に、利用状況判断部350の判断結果を参照することで、利用(流用)する会議ファイルの選択を適切に行うことが可能となる。

0080

また、本実施形態によれば、利用状況判断部350は、会議に沿って参照されたファイルに参照回数に応じた評価値Exを付与するので、会議の主催者は過去の会議ファイルを流用する際に、評価値Ex(実際には、ページ数で正規化された評価値)を参照することで、利用(流用)する会議ファイルの選択を適切かつ容易に行うことが可能となる。

0081

また、本実施形態によれば、利用状況判断部350は、会議に沿って参照された会議ファイルの評価値Exを会議ファイルに含まれるページ数で正規化するので、ページ数による影響を排除した適切な評価値を求めることが可能となる。

0082

また、本実施形態によれば、利用状況判断部350は、ある参加者(又は主催者)が表示操作を行った時刻と他の参加者(又は主催者)が表示操作を行った時刻との差(ズレΔT)が閾値M以下であった場合に、他の参加者(又は主催者)による表示操作がある参加者(又は主催者)による表示操作に追随していると判断する(S405:YES)。これにより、表示操作の時刻の差分を算出し、該差分と閾値とを比較するという簡易な方法により、会議に沿って参照された会議ファイルか否かの判断を行うことが可能となる。

0083

以上、本発明の好ましい実施形態について詳述したが、本発明に係る特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。例えば、図3に示す少なくとも2つの機能(例えば現在日時管理部310と配信制御部320など)を1つの機能で実現してもよいし、1つの機能を少なくとも2つ以上の機能に分散してもよい。また、上述した実施形態では、会議予定登録装置200とファイル利用状況判断装置300をそれぞれ別の装置として説明したが、会議予定登録装置200とファイル利用状況判断装置300を1つの装置にまとめてもよい。さらに、上述した実施形態ではログIDを付与する際に遷移後のページを利用したが遷移前のページを利用して同様の処理を行ってもよい。さらに、上述した実施形態では、ファイル名毎の最終的な評価値を支援画面に表示させたが、最終的な評価値に代えてページ毎の評価値を支援画面に表示させるようにしてもよい。

0084

なお、上記の処理機能は、コンピュータによって実現することができる。その場合、処理装置が有すべき機能の処理内容記述したプログラムが提供される。そのプログラムをコンピュータで実行することにより、上記処理機能がコンピュータ上で実現される。処理内容を記述したプログラムは、コンピュータで読み取り可能な記録媒体(ただし、搬送波は除く)に記録しておくことができる。

0085

プログラムを流通させる場合には、例えば、そのプログラムが記録されたDVD(Digital Versatile Disc)、CD−ROM(Compact Disc Read Only Memory)などの可搬型記録媒体の形態で販売される。また、プログラムをサーバコンピュータ記憶装置に格納しておき、ネットワークを介して、サーバコンピュータから他のコンピュータにそのプログラムを転送することもできる。

0086

プログラムを実行するコンピュータは、例えば、可搬型記録媒体に記録されたプログラムもしくはサーバコンピュータから転送されたプログラムを、自己の記憶装置に格納する。そして、コンピュータは、自己の記憶装置からプログラムを読み取り、プログラムに従った処理を実行する。なお、コンピュータは、可搬型記録媒体から直接プログラムを読み取り、そのプログラムに従った処理を実行することもできる。また、コンピュータは、サーバコンピュータからプログラムが転送されるごとに、逐次、受け取ったプログラムに従った処理を実行することもできる。

0087

なお、以上の説明に関して更に以下の付記を開示する。
(付記1)会議で参照されるファイルを表示する第1の利用者による第1の表示操作と、同じ内容の前記ファイルを表示する第2の利用者による第2の表示操作とを受信する受信部と、前記第2の表示操作が前記第1の表示操作に追随している場合に、前記ファイルが前記会議に沿って参照されたファイルであると判断する判断部と、を備えるファイル利用状況判断装置。
(付記2)前記会議に沿って参照されたファイルに参照回数に応じた評価値を付与する付与部を更に備えることを特徴とする付記1に記載のファイル利用状況判断装置。
(付記3)前記付与部は、前記会議に沿って参照されたファイルの評価値を該ファイルに含まれるページ数で正規化することを特徴とする付記2に記載のファイル利用状況判断装置。
(付記4)前記判断部は、前記第1の表示操作を行った第1の操作時刻と前記第2の表示操作を行った第2の操作時刻との差分が所定時間以下である場合に、前記第2の表示操作が前記第1の表示操作に追随していると判断することを特徴とする付記1〜3のいずれか一項に記載のファイル利用状況判断装置。
(付記5)コンピュータが、会議で参照されるファイルを表示する第1の利用者による第1の表示操作と、同じ内容の前記ファイルを表示する第2の利用者による第2の表示操作とを受信し、前記第2の表示操作が前記第1の表示操作に追随している場合に、前記ファイルが前記会議に沿って参照されたファイルであると判断する、処理を実行するファイル利用状況判断方法。
(付記6)前記会議に沿って参照されたファイルに参照回数に応じた評価値を付与する処理を更に実行することを特徴とする付記5に記載のファイル利用状況判断方法。
(付記7)前記付与する処理は、前記会議に沿って参照されたファイルの評価値を該ファイルに含まれるページ数で正規化することを特徴とする付記6に記載のファイル利用状況判断方法。
(付記8)前記判断する処理は、前記第1の表示操作を行った第1の操作時刻と前記第2の表示操作を行った第2の操作時刻との差分が所定時間以下である場合に、前記第2の表示操作が前記第1の表示操作に追随していると判断することを特徴とする付記5〜7のいずれか一項に記載のファイル利用状況判断方法。
(付記9)会議で参照されるファイルを表示する第1の利用者による第1の表示操作と、同じ内容の前記ファイルを表示する第2の利用者による第2の表示操作とを受信し、前記第2の表示操作が前記第1の表示操作に追随している場合に、前記ファイルが前記会議に沿って参照されたファイルであると判断する、処理をコンピュータに実行させるファイル利用状況判断プログラム。
(付記10)前記会議に沿って参照されたファイルに参照回数に応じた評価値を付与する処理を前記コンピュータに更に実行させることを特徴とする付記9に記載のファイル利用状況判断プログラム。
(付記11)前記付与する処理は、前記会議に沿って参照されたファイルの評価値を該ファイルに含まれるページ数で正規化することを特徴とする付記10に記載のファイル利用状況判断プログラム。
(付記12)前記判断する処理は、前記第1の表示操作を行った第1の操作時刻と前記第2の表示操作を行った第2の操作時刻との差分が所定時間以下である場合に、前記第2の表示操作が前記第1の表示操作に追随していると判断することを特徴とする付記9〜11のいずれか一項に記載のファイル利用状況判断プログラム。

0088

100主催者端末
200会議予定登録装置
300ファイル利用状況判断装置
340操作ログ受信部(受信部)
350 利用状況判断部(判断部、付与部)
400 参加者端末

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