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技術 連絡先管理システム及び連絡先管理方法

出願人 沖電気工業株式会社
発明者 梶谷直樹
出願日 2013年1月24日 (7年10ヶ月経過) 出願番号 2013-010891
公開日 2014年8月7日 (6年3ヶ月経過) 公開番号 2014-143576
状態 未査定
技術分野 電話通信サービス
主要キーワード オフィスレイアウト 異動対象者 連絡先入力 電算室 座席表 入力画 入力補助 ローカル端末
関連する未来課題
重要な関連分野

この項目の情報は公開日時点(2014年8月7日)のものです。
また、この項目は機械的に抽出しているため、正しく解析できていない場合があります

図面 (8)

課題

従来の電話環境を利用して、連絡先更新漏れなく実施することが可能な連絡先管理システムを提供する。

解決手段

識別情報ごとに連絡先が関連付けられた情報の一覧を取得する一覧取得部と、一覧に含まれる識別情報ごとに、当該識別情報に関連付けられた連絡先に対応する端末との接続を確立する接続部と、前記端末との接続が確立された場合に、当該端末から新たな連絡先の情報を取得する連絡先取得部と、当該識別情報に取得された前記新たな連絡先を関連付ける更新部と、を備えたことを特徴とする連絡先管理システム。

概要

背景

企業のように複数の従業員や複数の部署が存在する場合には、交換機PBX:Private Branch eXchange)を用いて、外部の公衆電話回線内線電話網と接続して運用するシステムを利用する場合がある。このようなシステムでは、例えば、従業員ごとや、部署ごと、または、部署内のグループごとに内線電話番号割り当てられ、外部の公衆電話回線または内線電話網を介した着信を、PBXを介して所望の内線電話番号宛に転送可能に構成されている。このようなシステムの具体的な一例として、コールセンタシステムでは、外部の公衆電話回線を介した着信は、まずコールセンタオペレータに接続され、そのオペレータが、当該着信の宛先となる従業員にその着信を転送する。これにより、着信の宛先である従業員は、外部の公衆電話回線を介した着信に対して、内線電話網内の端末を用いて応答することが可能となる。

概要

従来の電話環境を利用して、連絡先更新漏れなく実施することが可能な連絡先管理システムを提供する。識別情報ごとに連絡先が関連付けられた情報の一覧を取得する一覧取得部と、一覧に含まれる識別情報ごとに、当該識別情報に関連付けられた連絡先に対応する端末との接続を確立する接続部と、前記端末との接続が確立された場合に、当該端末から新たな連絡先の情報を取得する連絡先取得部と、当該識別情報に取得された前記新たな連絡先を関連付ける更新部と、を備えたことを特徴とする連絡先管理システム。

目的

本発明は、上記問題に鑑みてなされたものであり、本発明の目的とする

効果

実績

技術文献被引用数
1件
牽制数
0件

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請求項1

識別情報ごとに連絡先が関連付けられた情報の一覧を取得する一覧取得部と、一覧に含まれる識別情報ごとに、当該識別情報に関連付けられた連絡先に対応する端末との接続を確立する接続部と、前記端末との接続が確立された場合に、当該端末から新たな連絡先の情報を取得する連絡先取得部と、当該識別情報に取得された前記新たな連絡先を関連付ける更新部と、を備えたことを特徴とする連絡先管理システム

請求項2

前記更新部は、前記識別情報に関連付けられた前記連絡先を、取得された前記新たな連絡先で更新することで、当該識別情報と当該新たな連絡先とを関連付けることを特徴とする請求項1に記載の連絡先管理システム。

請求項3

前記連絡先取得部は、前記端末との接続が確立された場合に、連絡先の入力に係るガイダンスを当該端末に送信し、当該端末を介して入力された前記新たな連絡先の情報を取得することを特徴とする請求項1または2に記載の連絡先管理システム。

請求項4

前記更新部は、前記一覧中における、取得された前記新たな連絡先が関連付けられた前記識別情報に、前記新たな連絡先が関連付けられたことを示すフラグを設定することを特徴とする請求項1または2に記載の連絡先管理システム。

請求項5

前記一覧は、更新対象として指定された前記識別情報ごとに前記連絡先が関連付けられた一覧であり、あらかじめ登録された前記識別情報全てについて、当該識別情報ごとに前記連絡先を関連付けて記憶する記憶部を備えることを特徴とする請求項1〜4のいずれか一項に記載の連絡先管理システム。

請求項6

前記更新部は、前記記憶部に記憶された前記連絡先を、取得された前記新たな連絡先で更新することを特徴とする請求項5に記載の連絡先管理システム。

請求項7

前記更新部は、前記記憶部に記憶された前記連絡先が前記新たな連絡先で更新された前記識別情報に関する前記一覧中の情報を、当該一覧から削除することを特徴とする請求項6に記載の連絡先管理システム。

請求項8

前記一覧は、前記識別情報に、時間軸上の位置を示す時間情報が関連付けられており、前記更新部は、前記時間情報が示す時間軸上の位置を経過した場合に、前記記憶部に記憶された前記連絡先を前記新たな連絡先で更新することを特徴とする請求項6または7に記載の連絡先管理システム。

請求項9

識別情報ごとに連絡先が関連付けられた情報の一覧を取得するステップと、一覧に含まれる識別情報ごとに、当該識別情報に関連付けられた連絡先に対応する端末との接続を確立するステップと、前記端末との接続が確立された場合に、当該端末から新たな連絡先の情報を取得するステップと、当該識別情報に取得された前記新たな連絡先を関連付けるステップと、を含むことを特徴とする連絡先管理方法

技術分野

0001

本発明は、連絡先管理システム及び連絡先管理方法に関する。

背景技術

0002

企業のように複数の従業員や複数の部署が存在する場合には、交換機PBX:Private Branch eXchange)を用いて、外部の公衆電話回線内線電話網と接続して運用するシステムを利用する場合がある。このようなシステムでは、例えば、従業員ごとや、部署ごと、または、部署内のグループごとに内線電話番号割り当てられ、外部の公衆電話回線または内線電話網を介した着信を、PBXを介して所望の内線電話番号宛に転送可能に構成されている。このようなシステムの具体的な一例として、コールセンタシステムでは、外部の公衆電話回線を介した着信は、まずコールセンタオペレータに接続され、そのオペレータが、当該着信の宛先となる従業員にその着信を転送する。これにより、着信の宛先である従業員は、外部の公衆電話回線を介した着信に対して、内線電話網内の端末を用いて応答することが可能となる。

先行技術

0003

特開2007−28240号公報
特開平9−270851号公報

発明が解決しようとする課題

0004

一方で、企業では、人事異動による人的配置やオフィスレイアウトの変更により、各内線電話端末と、その内線電話端末に関連付けられる従業員(具体的には、従業員、部署、または部署内のグループ)との組み合わせが変更される場合がある。特に、部署ごとや部署内のグループごとに設置されている各電話機電話番号は、座席表等を確認しないとわからない場合が多く、その座席表についても、人事異動やオフィスレイアウトの変更にあわせて速やかに更新されるとは限らない。そのため、人事異動やオフィスレイアウトの変更に伴う各従業員の連絡先の更新を、漏れなく実施できる仕組みが求められている。

0005

このような問題を解決する手段の一例として、特許文献1には、内線電話端末に従業員情報が記憶されたICカードを挿入することにより、内線電話番号と従業員とを対応させて電番リストを作成する技術が開示されている。

0006

しかしながら、特許文献1に示す発明のように、ICカードを利用するような場合には、電話機のような端末側に対して、特別な装置の導入や、特別な端末への変更が必要となる。そのため、特許文献1に示す発明は、従来の端末を利用した電話環境下で連絡先を更新することが現実的には困難である。

0007

また、他の一例として、特許文献2には、リストに登録された電話番号に対して順次発信を行い、交換機からの応答によって新たな連絡先の番号を把握する技術が開示されている。具体的には、特許文献2に係る発明は、発信を行った番号が使用されていない場合に流れるアナウンス音声解析することで、そのアナウンス中から新たな連絡先を取得する。

0008

しかしながら、例えば、部署ごとや部署内のグループごとに内線電話番号が割り当てられている場合のように、電話機を一人で占有できない場合には、対応する従業員が異動した後においても、その連絡先は使用されていることになる。そのため、その番号に発信を行ったとしても、新たな連絡先を示すアナウンスを受けることができないため、連絡先の更新を行えず、対応する従業員の連絡先について更新漏れが生じる場合がある。

0009

そこで、本発明は、上記問題に鑑みてなされたものであり、本発明の目的とするところは、従来の電話環境を利用して、連絡先の更新を漏れなく実施することが可能な、新規かつ改良された連絡先管理システムを提供することにある。

課題を解決するための手段

0010

上記課題を解決するために、本発明のある観点によれば、識別情報ごとに連絡先が関連付けられた情報の一覧を取得する一覧取得部と、一覧に含まれる識別情報ごとに、当該識別情報に関連付けられた連絡先に対応する端末との接続を確立する接続部と、前記端末との接続が確立された場合に、当該端末から新たな連絡先の情報を取得する連絡先取得部と、当該識別情報に取得された前記新たな連絡先を関連付ける更新部と、を備えたことを特徴とする連絡先管理システムが提供される。

0011

前記更新部は、前記識別情報に関連付けられた前記連絡先を、取得された前記新たな連絡先で更新することで、当該識別情報と当該新たな連絡先とを関連付けてもよい。

0012

前記連絡先取得部は、前記端末との接続が確立された場合に、連絡先の入力に係るガイダンスを当該端末に送信し、当該端末を介して入力された前記新たな連絡先の情報を取得してもよい。

0013

前記更新部は、前記一覧中における、取得された前記新たな連絡先が関連付けられた前記識別情報に、前記新たな連絡先が関連付けられたことを示すフラグを設定してもよい。

0014

前記一覧は、更新対象として指定された前記識別情報ごとに前記連絡先が関連付けられた一覧であり、あらかじめ登録された前記識別情報全てについて、当該識別情報ごとに前記連絡先を関連付けて記憶する記憶部を備えてもよい。

0015

前記更新部は、前記記憶部に記憶された前記連絡先を、取得された前記新たな連絡先で更新してもよい。

0016

前記更新部は、前記記憶部に記憶された前記連絡先が前記新たな連絡先で更新された前記識別情報に関する前記一覧中の情報を、当該一覧から削除してもよい。

0017

前記一覧は、前記識別情報に、時間軸上の位置を示す時間情報が関連付けられており、前記更新部は、前記時間情報が示す時間軸上の位置を経過した場合に、前記記憶部に記憶された前記連絡先を前記新たな連絡先で更新してもよい。また、上記課題を解決するために、本発明の別の観点によれば、識別情報ごとに連絡先が関連付けられた情報の一覧を取得するステップと、一覧に含まれる識別情報ごとに、当該識別情報に関連付けられた連絡先に対応する端末との接続を確立するステップと、前記端末との接続が確立された場合に、当該端末から新たな連絡先の情報を取得するステップと、当該識別情報に取得された前記新たな連絡先を関連付けるステップと、を含むことを特徴とする連絡先管理方法が提供される。

発明の効果

0018

以上説明したように本発明によれば、従来の電話環境を利用して、連絡先の更新を漏れなく実施することが可能な連絡先管理システム及び連絡先管理方法を提供することが可能となる。

図面の簡単な説明

0019

本発明の実施形態に係る連絡先管理システムの構成図である。
連絡先更新サーバ音声応答部、及び人事情報サーバの構成に着目したブロック図である。
連絡先管理テーブルのデータ形式の一例を示した図である。
連絡先管理テーブル中の連絡先情報を参照するための管理画面の一例を示した図である。
連絡先管理テーブルを更新するための管理画面の一例を示した図である。
本発明の実施形態に係る連絡先管理システムにおける、連絡先の更新に係る一連の動作の流れを示した図である。
連絡先管理テーブルのデータ形式の他の一例を示した図である。

実施例

0020

以下に添付図面を参照しながら、本発明の好適な実施の形態について詳細に説明する。なお、本明細書及び図面において、実質的に同一の機能構成を有する構成要素については、同一の符号を付することにより重複説明を省略する。

0021

まず、図1を参照して、本発明の実施形態に係る連絡先管理システムの構成について説明する。図1は、本発明の実施形態に係る連絡先管理システムの構成図である。本実施形態に係る連絡先管理システムは、コールセンタシステムW20と、人事情報管理システムW30と、支店システムW40とを含む。コールセンタシステムW20の具体的な一例として、コールセンタ等のような企業側のシステムが挙げられる。また、支店システムW40の具体的な一例として、コールセンタシステムW20を運営する企業の営業店のシステムが挙げられる。

0022

コールセンタシステムW20と、支店システムW40とは、電話網N1を介して端末11と接続されている。端末11の具体的な一例として、顧客の電話機が挙げられる。また、コールセンタシステムW20と人事情報管理システムW30とは、電話網N1とは異なるネットワークN22(例えば、LAN:Local Area Network)を介して接続されている。人事情報管理システムW30の具体的な一例として、電算室などのように、コールセンタシステムW20よりもセキュリティレベルの高いエリアで管理されるシステムが挙げられる。

0023

コールセンタシステムW20は、交換機21と、オペレータ端末22と、連絡先更新サーバ23と、音声応答部24と、ローカル端末25と、連絡先DB26とを含む。また、人事情報管理システムW30は、人事情報サーバ31と、人事情報DB32とを含む。また、支店システムW40には、交換機41と、端末42とが含まれる。

0024

本実施形態に係る連絡先管理システムは、ユーザごとに連絡先を関連付けて管理し、端末11からの架電を受けて、端末11との間の電話回線を確立した場合(以降では、「電話接続」と呼ぶ)に、端末11からの電話接続を所望のユーザの端末に転送する機能を有する。また、この連絡先管理システムは、管理されている各ユーザの連絡先を、あらかじめ決められたイミングで更新する機能を有する。さらに、この管理システムは、管理されている各ユーザの連絡先を参照し、連絡先の更新を指示するためのI/Fを提供する機能を有する。以降では、本実施形態に係る連絡先管理システムの各構成について、「電話接続の転送」に係る機能、「連絡先の更新」に係る機能、及び「連絡先の参照及び更新I/F」に係る機能に分けて、各機能に関連する構成に着目して説明する。

0025

<電話接続の転送>
まず、「電話接続の転送」に係る構成に着目して説明する。コールセンタシステムW20の交換機21は、電話網N1に接続されている。また、交換機21とオペレータ端末22とは内線電話網N21を介して接続されている。オペレータ端末22の具体的な一例として、コールセンタのオペレータが使用する電話機が挙げられる。

0026

また、支店システムW40の交換機41は、電話網N1に接続されている。また、交換機41と端末42とは、内線電話網N41を介して接続されている。端末42の具体的な一例として、支店システムW40に対応する営業店に設置された電話機が挙げられる。

0027

端末11から電話網N1を介してコールセンタシステムW20に架電された場合、端末11からの架電は、まず交換機21につながる。交換機21は、端末11からの架電を受けると、端末11とオペレータ端末22との間で電話回線を確立する(即ち、電話接続させる)。これにより、端末11とオペレータ端末22との間で通話が開始される。なお、オペレータ端末22を複数設けてもよい。この場合には、交換機21に、各オペレータ端末22の回線空き状況に応じて、いずれのオペレータ端末22に接続するかを決定するための制御データを記憶させておくとよい。

0028

また、交換機21は、オペレータ端末22のように、内線通信網N21に接続された端末への電話接続を、内線通信網N21に接続された他の端末や、電話網N1を介して接続された支店システムW40内の端末42に転送可能に構成されている。例えば、オペレータ端末22への電話接続を、端末42に転送する場合には、交換機21は、オペレータ端末22への電話接続を、電話網N1を介して交換機41に転送する。交換機41は、転送された電話接続を、内線通信網N41を介して端末42に転送する。これにより、オペレータ端末22への電話接続が、端末42に転送される。

0029

<連絡先の更新>
次に、「連絡先の更新」に係る構成に着目して説明する。本実施形態に係る連絡先管理システムでは、例えば、人事異動やオフィスレイアウトの変更に伴い連絡先が変更されるユーザ(例えば、従業員)と、そのユーザの連絡先とが関連付けられた情報の一覧をあらかじめ作成しておく。連絡先管理システムは、この一覧中の各ユーザの連絡先に架電し、その応答として新たな連絡先を取得し、そのユーザの連絡先を取得した新たな連絡先で更新する。以降では、この連絡先の更新に係る動作に関連する各構成の詳細について説明する。

0030

交換機21と、連絡先更新サーバ23と、音声応答部24と、ローカル端末25と、連絡先DB26と、人事情報サーバ31と、人事情報DB32とは、ネットワークN22を介して接続されている。

0031

(人事情報DB32)
人事情報DB32は、登録されたユーザごとに、そのユーザの人事情報を関連付けて記憶する記憶部である。この人事情報には、例えば、「社員ID」のように、そのユーザを特定するための情報や、「連絡先」、「所属部部署」、「拠点所在地」等のように、そのユーザの所在を示す情報が含まれる。

0032

(連絡先DB26)
連絡先DB26は、人事情報DB32に記憶された各ユーザの人事情報のうち、少なくとも、ユーザごとに「連絡先」を示す情報が記憶されている。なお、連絡先DB26には、「連絡先」を示す情報に加えて、例えば、「所属部部署」及び「拠点所在地」のように、「連絡先」以外の情報を関連付けて記憶してもよい。連絡先DB26に記憶された各情報は、ローカル端末25を介して参照可能に構成されている。このような構成により、例えば、コールセンタのオペレータは、転送先となるユーザの連絡先を調べる場合には、ローカル端末25を介して連絡先DB26を検索し、所望のユーザの連絡先を取得することができる。

0033

連絡先DB26に記憶された各情報は、人事情報DB32に記憶された情報を基に作成される。連絡先DB26への各情報の登録は、例えば、人事情報DB32から必要な情報をデータとしてあらかじめ抽出しておき、このデータを連絡先DB26に挿入することで行えばよい。また、連絡先DB26と人事情報DB32との間で、情報を同期するための仕組みを設けてもよい。また、本実施形態では、連絡先DB26と人事情報DB32とを分けて説明するが、連絡先DB26及び人事情報DB32を単一の記憶部として構成してもよい。

0034

次に、図2を参照しながら、連絡先更新サーバ23、音声応答部24、及び人事情報サーバ31の詳細な構成について説明する。図2は、連絡先更新サーバ、音声応答部、及び人事情報サーバの構成に着目したブロック図である。

0035

(人事情報サーバ31)
まず、人事情報サーバ31の構成について説明する。図2に示すように、人事情報サーバ31は、一覧作成部311と、一覧送信部312とを含む。

0036

一覧作成部311は、人事異動やオフィスレイアウトの変更に伴い連絡先が変更されるユーザ(例えば、従業員)の連絡先を示す情報(例えば、連絡先DB26に管理された情報)を更新するための連絡先管理テーブルD10を作成するための作成部である。図3は、連絡先管理テーブルD10のデータ形式の一例を示した図である。図3に示すように、連絡先管理テーブルD10は、連絡先を更新するための連絡先情報D101を1以上含む。連絡先情報D101は、例えば、更新対象の連絡先ごと、または、ユーザごとに作成される。連絡先情報D101は、登録IDc11と、社員IDc121と、氏名c122と、連絡先c13と、所属部署c141と、拠点所在地c142と、異動発令日c15と、異動日c16と、入力結果c17と、備考c18とを含む。

0037

登録IDc11は、連絡先管理テーブルD10に登録された連絡先情報D101それぞれを一意に特定するための識別情報である。登録IDc11は、連絡先情報D101が作成されたとき、例えば、連絡先管理テーブルD10が作成されたときに、作成された連絡先情報D101に割り振られる。

0038

社員IDc121及び氏名c122は、ユーザを特定するための情報である。社員IDc121は、ユーザを一意に特定するための識別情報である。また、氏名c122は、社員IDc121で示されたユーザの氏名を示している。

0039

連絡先c13は、社員IDc121で示されたユーザの連絡先を示す情報である。連絡先c13の具体的な一例として、外線番号内線番号のような電話番号が挙げられる。

0040

所属部署c141及び拠点所在地c142は、社員IDc121で示されたユーザの所在を示す情報の一例である。所属部署c141は、ユーザが所属する部署を特定するための情報を示している。また、拠点所在地c142は、ユーザが勤務する拠点の所在地を特定するための情報を示している。

0041

社員IDc121、氏名c122、連絡先c13、所属部署c141、及び拠点所在地c142は、人事情報DB32に記憶されている人事情報を基に作成される。

0042

異動発令日c15及び異動日c16は、連絡先の更新に係る時間軸上の位置(タイミング)を示す情報である。異動発令日c15は、人事異動やオフィスレイアウトの変更に伴い連絡先の変更が発令されたタイミングを示している。また、異動日c16は、人事異動やオフィスレイアウトが完了し、ユーザの連絡先が更新後の新しい連絡先に切り替わるタイミングを示している。異動発令日c15及び異動日c16は、例えば、連絡先情報D101が作成されたときに入力される。なお、異動発令日c15及び異動日c16が、「時間情報」の一例に相当する。

0043

入力結果c17は、社員IDc121で示されたユーザの新たな連絡先が既に取得されているか否かを示すフラグである。図3に示す例では、登録IDc11が「x00001」で示された連絡先情報D101の入力結果c17には「OK」が設定されている。これは、社員IDc121が「y00011」であるユーザの新たな連絡先が、既に取得されていることを示している。また、登録IDc11が「x00002」で示された連絡先情報D101の入力結果c17には「NG」が設定されている。これは、社員IDc121が「y00012」であるユーザの新たな連絡先が、まだ取得されていないことを示している。入力結果c17は、最初に情報が登録された時には「OK」以外の情報(例えば、「NG」)が設定され、新たな連絡先が取得された場合に、「OK」に更新される。

0044

備考c18は、連絡先の更新にあたり、コメント等のその他の情報を示している。

0045

一覧作成部311は、人事情報DB32に記憶された各ユーザの人事情報に基づき、連絡先が更新されるユーザに対応した連絡先情報D101を含む連絡先管理テーブルD10を作成するためのインタフェースを提供する。また、別の一例として、一覧作成部311は、連絡先情報D101を作成するための各情報が所定のフォーマット記述されたデータを受けて、このデータを基に連絡先管理テーブルD10を作成するように構成してもよい。このように、連絡先管理テーブルD10を作成するための手段が提供されれば、一覧作成部311の態様は限定されない。

0046

ここで、再び図2を参照する。一覧作成部311は、作成された連絡先管理テーブルD10を一覧送信部312に出力する。一覧送信部312は、この連絡先管理テーブルD10を、後述する連絡先更新サーバ23の一覧受信部231に送信する。

0047

(連絡先更新サーバ23)
次に、連絡先更新サーバ23の構成について説明する。図2に示すように、連絡先更新サーバ23は、一覧受信部231と、一覧記憶部232と、架電制御部233と、連絡先更新部234と、連絡先管理部235とを含む。

0048

一覧受信部231は、一覧送信部312から連絡先管理テーブルD10を受ける。一覧受信部231は、この連絡先管理テーブルD10を一覧記憶部232に記憶させる。一覧記憶部232は、連絡先管理テーブルD10を記憶するための記憶部である。なお、一覧受信部231が、「一覧取得部」の一例に相当し、連絡先管理テーブルD10が、「識別情報ごとに連絡先が関連付けられた情報の一覧」の一例に相当する。

0049

架電制御部233は、一覧記憶部232に記憶された連絡先管理テーブルD10から、連絡先情報D101を読み出し、読み出された連絡先情報D101から連絡先c13を抽出する。架電制御部233は、抽出された連絡先c13を交換機21に通知する。この通知を受けて、交換機21は、連絡先c13に架電する。また、架電制御部233は、読み出された連絡先情報D101を、後述する音声応答部24に通知する。これにより、音声応答部24は、架電先のユーザに対応する情報を通知された連絡先情報D101から認識することが可能となる。

0050

また、架電制御部233は、交換機21の架電により確立された電話接続が切断されると、連絡先管理テーブルD10から、他の連絡先情報D101を読み出す。なお、架電制御部233は、電話接続が切断されたことを、音声応答部24からの通知により認識するとよい。また、別の一態様として、架電制御部233は、電話接続が切断されたことを、交換機21からの通知により認識してもよいし、交換機21の動作(架電の状況)を逐次監視することで認識してもよい。このように、電話接続が切断されたことを架電制御部233が認識できれば、その構成や方法は特に限定されない。このようにして、架電制御部233は、連絡先管理テーブルD10に記憶された一連の連絡先情報D101について、上述した処理を実行する。このような構成により、連絡先情報D101ごと、即ち、登録IDc11ごとに、登録IDc11に関連付けられた連絡先c13宛てに交換機21から架電され、その連絡先c13が示す宛先の端末(例えば、端末42)と交換機21との間で電話接続が確立される。なお、架電制御部233及び交換機21が、「接続部」の一例に相当する。

0051

なお、架電制御部233は、連絡先情報D101の入力結果c17を参照し、入力結果c17に「OK」が設定されていない場合に、連絡先c13を抽出して、その連絡先c13を交換機21に通知するようにしてもよい。

0052

また、架電制御部233は、連絡先管理テーブルD10に含まれる一連の連絡先情報D101に基づく一連の処理を、あらかじめ決められたタイミングで開始するように動作させるとよい。また、別の一態様として、架電制御部233は、操作者からの指示を受けて、この一連の処理を開始するように動作させてもよい。

0053

連絡先更新部234は、音声応答部24から、更新対象となる連絡先情報D101を特定するための情報と、新たな連絡先を示す情報とを受ける。更新対象となる連絡先情報D101を特定するための情報の具体的な一例として、登録IDc11が挙げられる。以降では、連絡先情報D101を特定するための情報が、登録IDc11であるものとして説明する。

0054

連絡先更新部234は、音声応答部24から通知された登録IDc11を基に、一覧記憶部232に記憶された連絡先管理テーブルD10から、更新対象となる連絡先情報D101を特定する。連絡先更新部234は、特定された連絡先情報D101中の連絡先c13を、音声応答部24から通知された新たな連絡先を示す情報で更新する。

0055

また、連絡先更新部234は、あらかじめ決められたタイミングで、一覧記憶部232に記憶された連絡先管理テーブルD10から、入力結果c17に「OK」が設定された連絡先情報D101を抽出する。連絡先更新部234は、抽出された連絡先情報D101に含まれる社員IDc121を基に、連絡先DB26を検索し、その社員IDc121に対応する人事情報を連絡先DB26から特定する。連絡先更新部234は、特定された人事情報中の「連絡先」を示す情報を、連絡先情報D101に含まれる連絡先c13(即ち、新たな連絡先を示す情報)で更新する。なお、連絡先DB26に社員IDc121で示されたユーザの情報が存在しない場合には、連絡先更新部234は、この連絡先情報D101に基づき、その社員IDc121が示すユーザの連絡先を連絡先DB26に登録するように動作させてもよい。これにより、例えば、既存のユーザの連絡先の更新に加えて、新規ユーザの連絡先の登録を行うことも可能となる。

0056

なお、連絡先更新部234は、連絡先情報D101を抽出したときに、この連絡先情報D101に含まれる異動日c16に基づき、連絡先DB26中の人事情報を更新するか否かを判断するように動作させてもよい。具体的な一例として、連絡先更新部234は、抽出された連絡先情報D101中の異動日c16が示す情報を参照した場合に、この異動日c16が示す情報を、現時点(例えば、異動日c16を参照したタイミング)を示す情報と比較する。そして、連絡先更新部234は、現時点が、異動日c16が示すタイミングを経過して後の場合に、連絡先DB26中の人事情報を更新するように動作させるとよい。

0057

また、連絡先更新部234は、抽出された連絡先情報D101に基づき、連絡先DB26中の対応する人事情報を更新した場合には、この抽出された連絡先情報D101を連絡先管理テーブルD10から削除するように動作させてもよい。

0058

また、連絡先更新部234の他の一態様として、音声応答部24から、更新対象となる連絡先情報D101の登録IDc11と、新たな連絡先を示す情報とを受けた場合に、連絡先DB26中の情報を更新するように動作させてもよい。この場合には、連絡先更新部234は、音声応答部24から通知された登録IDc11に基づいて連絡先情報D101を特定し、特定された連絡先情報D101に含まれる社員IDc121を基に、連絡先DB26中の人事情報を特定すればよい。また、連絡先更新部234は、連絡先DB26中の人事情報の更新が成功した場合に、対応する連絡先情報D101を一覧記憶部232に記憶された連絡先管理テーブルD10から削除するように動作させてもよい。このように動作させる場合には、必ずしも連絡先情報D101中に入力結果c17を設ける必要はない。

0059

連絡先管理部235は、音声応答部24から、新たな連絡先を示す情報の取得が完了したこと旨を示す通知と、その連絡先に対応する連絡先情報D101に対応する登録IDc11とを受ける。連絡先管理部235は、登録IDc11を基に、一覧記憶部232に記憶された連絡先管理テーブルD10を検索し、この登録IDc11に対応する連絡先情報D101を特定する。連絡先管理部235は、特定された連絡先情報D101の入力結果c17を「OK」に更新する。

0060

なお、連絡先管理部235は、音声応答部24からの通知に替えて、連絡先の更新が完了した旨の通知を連絡先更新部234から受けて、この通知に基づき、連絡先情報D101中の入力結果c17を更新するように動作させてもよい。この場合には、連絡先管理部235は、更新対象となる連絡先情報D101を識別するための情報(例えば、登録IDc11)を、連絡先更新部234から取得すればよい。

0061

また、上記では、連絡先管理部235が連絡先情報D101中の入力結果c17を更新しているが、連絡先更新部234が入力結果c17を更新するように動作させてもよい。この場合には、連絡先更新部234は、連絡先情報D101中の連絡先c13を、音声応答部24から通知された新たな連絡先を示す情報で更新した場合に、入力結果c17を「OK」に更新すればよい。

0062

また、連絡先更新部234及び連絡先管理部235が、更新対象となる連絡先情報D101が特定できれば、その態様は、上述したような音声応答部24から通知された登録IDc11に基づいて特定する態様には限定されない。例えば、別の一態様として、架電制御部233が、交換機21に連絡先c13を通知したときに、この連絡先c13の抽出元である連絡先情報D101の登録IDc11を、連絡先更新部234及び連絡先管理部235に通知するようにしてもよい。また、更新対象となる連絡先情報D101が一意に特定できれば、連絡先情報D101中の登録IDc11以外の情報を用いてもよい。なお、連絡先更新部234と連絡先管理部235とをあわせて「更新部」と呼ぶ場合がある。

0063

(交換機21)
交換機21は、架電制御部233から連絡先c13の通知を受ける。この通知を受けると、交換機21は、通知された連絡先c13に架電する。なお、以降では、この連絡先c13は、端末42の連絡先を示しているものとして説明する。なお、この場合には、交換機21は、交換機41を介して端末42に架電することとなる。この架電制御部233からの通知に基づく架電に対して端末42から応答があった場合に、交換機21は、端末42と後述する音声応答部24とを電話接続させる。なお、あらかじめ決められた時間経過しても応答が無かった場合には、交換機21は、端末42への架電を中止し、応答が無かった旨を架電制御部233に通知してもよい。これにより、架電制御部233は、この通知をトリガとして、次の連絡先情報D101に対する処理を開始することが可能となる。

0064

(音声応答部24)
音声応答部24は、架電先のユーザに対応する連絡先情報D101を架電制御部233から受ける。また、交換機21による架電に対して端末42から応答があった場合に、交換機21により、音声応答部24と端末42とが電話接続される。この電話接続が確立すると、音声応答部24は、新たな連絡先を取得するための一連の動作を開始する。以降では、この音声応答部24による、新たな連絡先を取得するための一連の動作の一例について説明する。

0065

端末42との電話接続が確立すると、まず音声応答部24は、電話接続を介して、端末42への音声ガイダンスの出力を開始する。この音声ガイダンスでは、一例として、まず音声ガイダンスの説明を流す。この音声ガイダンスの説明として、例えば、人事異動やオフィスレイアウトの変更により連絡先が変更されるユーザの新たな連絡先を確認することを目的としていることが説明される。

0066

音声ガイダンスの説明が終了すると、音声応答部24は、音声メッセージにより、端末42を操作するユーザに本人確認のための情報を促す。この応答として、ユーザにより端末42を介して入力された本人確認のための入力情報を、例えば、PBトーンにより取得する。なお、本人確認のための情報としては、例えば、社員IDが挙げられる。以降では、社員IDが入力されたものとして説明する。また、音声応答部24が、ユーザにより端末42を介して入力された入力情報が取得できれば、その方法はPBトーンに限定されない。例えば、音声応答部24に音声認識の機能を持たせ、端末42を介して入力されたユーザの音声を解析することで、入力情報を取得してもよい。

0067

音声応答部24は、端末42からの応答として取得された社員IDを、架電制御部233から受けた連絡先情報D101内の社員IDc121と比較する。音声応答部24は、取得された社員IDと連絡先情報D101内の社員IDc121とが一致する場合には、端末42を操作するユーザが、連絡先情報D101に対応するユーザ本人であるものと認識する。なお、取得された社員IDと連絡先情報D101内の社員IDc121とが一致しなかった場合には、音声応答部24は、音声ガイダンスを終了し、端末42との間の電話接続を切断する。

0068

端末42を操作するユーザが、連絡先情報D101に対応するユーザ本人であることが確認できた場合に、音声応答部24は、音声メッセージにより、端末42を操作するユーザに新たな連絡先の入力を促す。この応答として、音声応答部24は、ユーザにより端末42を介して入力された、新たな連絡先を示す情報を受ける。

0069

新たな連絡先の入力を受けると、音声応答部24は、入力された情報の内容を音声メッセージにより読み上げ、この情報を登録するか否かを確認するための入力を促す。この応答として、音声応答部24は、ユーザにより端末42を介して入力された、情報の登録に係る可否を示す情報を受ける。

0070

端末42を介してユーザから情報の登録が指示されると、音声応答部24は、連絡先情報D101から登録IDc11を抽出し、抽出された登録IDc11と、ユーザにより入力された新たな連絡先を示す情報とを連絡先更新部234に送信する。連絡先更新部234は、この登録IDc11に対応する連絡先情報D101を、一覧記憶部232に記憶された連絡先管理テーブルD10から特定し、特定された連絡先情報D101の連絡先c13を、新たな連絡先で更新する。

0071

また、登録IDc11と新たな連絡先を示す情報とを連絡先更新部234に送信したら、音声応答部24は、交換機21に、端末42との間の電話接続を切断させる。電話接続が切断されたら、音声応答部24は、端末42との間の電話接続を切断した旨を架電制御部233に通知する。また、音声応答部24は、抽出された登録IDc11とあわせて、新たな連絡先を示す情報の取得が完了したこと旨を連絡先管理部235に通知する。この通知を受けて、連絡先管理部235は、この登録IDc11に対応する連絡先情報D101を、一覧記憶部232に記憶された連絡先管理テーブルD10から特定し、特定された連絡先情報D101の入力結果c17に「OK」を設定する。なお、音声応答部24が、「連絡先取得部」の一例に相当する。

0072

<連絡先の参照及び更新I/F>
次に、「連絡先の参照及び更新I/F」に係る構成に着目して説明する。本実施形態に係る連絡先管理システムでは、コールセンタのオペレータのような操作者が、ローカル端末25を介して、連絡先DB26に記憶されているユーザの連絡先を参照できるように構成してもよい。また、連絡先の参照に加えて、連絡先が変更されるユーザや新たに連絡先を登録するユーザの連絡先情報D101を連絡先管理テーブルD10に登録できるようにしてもよい。この場合には、連絡先管理部235は、ユーザの連絡先や参照や、連絡先の登録または更新のためのI/F(インタフェース)を生成し、生成されたI/Fをローカル端末25に表示させるとように動作させるとよい。以降では、この連絡先の参照及び更新I/Fに関連し、このI/Fの画面構成や、このI/Fの表示に係る連絡先管理部235の動作に着目して説明する。

0073

例えば、図4A及び図4Bは、このI/Fの一例を示している。図4Aは、連絡先DB26に記憶されているユーザの連絡先を参照するため連絡先情報参照画面V10の画面構成の一例を示した図である。また、図4Bは、連絡先DB26に新たなユーザの連絡先を登録する、または、既存のユーザの連絡先を更新するために、連絡先情報D101を連絡先管理テーブルD10に登録するための連絡先情報登録・更新画面V20の画面構成の一例を示した図である。

0074

まず、図4A及び図2を参照しながら、連絡先情報参照画面V10の画面構成と、連絡先情報参照画面V10を表示させるための連絡先管理部235の動作について説明する。図4Aに示すように、連絡先情報参照画面V10は、連絡先情報表示部V11と、新規登録ボタンV12と、更新ボタンV13と、終了ボタンV14とを含む。

0075

連絡先情報表示部V11は、連絡先DB26に記憶されている各ユーザの連絡先を表示するための表示部である。ここで、図2を参照する。連絡先管理部235は、連絡先DB26から各ユーザの連絡先を示す情報を抽出し、抽出された情報を連絡先情報表示部V11に表示させる。このとき、連絡先管理部235は、所望の検索条件合致するユーザの連絡先のみを抽出できるように動作させてもよい。この場合には、例えば、連絡先情報参照画面V10に、検索条件を指定するためのI/Fを設けてもよい。

0076

また、連絡先管理部235は、連絡先情報表示部V11中に、連絡先が更新される予定のユーザを、他のユーザと識別可能に表示させてもよい。この場合には、連絡先管理部235は、一覧記憶部232に記憶された連絡先管理テーブルD10に連絡先情報D101が登録されているユーザを、連絡先が更新される予定のユーザとして認識すればよい。なお、ユーザの特定は、連絡先情報D101中の社員IDc121に基づき行えばよい。

0077

再度、図4Aを参照する。新規登録ボタンV12及び更新ボタンV13は、連絡先情報登録・更新画面V20を表示させるためのボタンである。新規登録ボタンV12は、連絡先DB26に新たなユーザの連絡先を登録するために、連絡先情報登録・更新画面V20を表示させるボタンである。また、更新ボタンV13は、連絡先情報表示部V11中に表示されたユーザの選択を受けて、このユーザの連絡先を更新するために、連絡先情報登録・更新画面V20を表示させるボタンである。新規登録ボタンV12が選択された場合と更新ボタンV13が選択された場合との違いについては、連絡先情報登録・更新画面V20の構成とあわせて後述する。

0078

終了ボタンV14は、ユーザの連絡先の参照や登録・更新に係る処理を終了するためのボタンである。連絡先管理部235は、終了ボタンV14が選択されると、ユーザの連絡先の参照や登録・更新に係る一連の処理を終了させ、連絡先情報参照画面V10を閉じる。

0079

次に、図4B及び図2を参照しながら、連絡先情報登録・更新画面V20の画面構成と、連絡先情報登録・更新画面V20を表示させるための連絡先管理部235の動作について説明する。図4Bに示すように、連絡先情報登録・更新画面V20は、社員ID入力欄V211と、社員氏名入力欄V212と、連絡先入力欄V22と、検索ボタンV23と、異動対象者指定部V24と、備考入力欄V25と、登録・更新ボタンV26と、中止ボタンV27とを含む。

0080

社員ID入力欄V211及び社員氏名入力欄V212は、連絡先を登録または更新するユーザを特定するための情報を入力するための入力欄である。社員ID入力欄V211は、そのユーザの社員IDを入力するための入力欄である。この社員ID入力欄V211に入力された情報は、連絡先情報D101中の社員IDc121に入力される。また、社員氏名入力欄V212は、そのユーザの氏名を入力するための入力欄である。この社員氏名入力欄V212に入力された情報は、連絡先情報D101中の氏名c122に入力される。

0081

連絡先入力欄V22は、連絡先を登録または更新するユーザの新たな連絡先を示す情報を入力するための入力欄である。この連絡先入力欄V22に入力された情報は、連絡先情報D101中の連絡先c13に入力される。

0082

なお、連絡先管理部235は、更新ボタンV13(図4A参照)の選択により連絡先情報登録・更新画面V20を表示させた場合には、社員ID入力欄V211、社員氏名入力欄V212、及び連絡先入力欄V22に選択されたユーザの情報を表示させてもよい。これに対して、新規登録ボタンV12(図4A参照)の選択により連絡先情報登録・更新画面V20を表示させた場合には、社員ID入力欄V211、社員氏名入力欄V212、及び連絡先入力欄V22は空欄のまま表示させればよい。

0083

検索ボタンV213は、社員ID入力欄V211、社員氏名入力欄V212、及び連絡先入力欄V22への入力補助として、連絡先DB26に記憶されているユーザの情報、即ち、「社員ID」、「氏名」、「連絡先」を入力するためのボタンである。この検索ボタンV213が選択されると、連絡先管理部235は、検索条件の入力画面(図示しない)を表示させ、入力された検索条件を基に連絡先DB26を検索する。そして、連絡先管理部235は、検索結果として特定されたユーザの情報を、社員ID入力欄V211、社員氏名入力欄V212、及び連絡先入力欄V22のそれぞれに表示させる。

0084

異動対象者指定部V24は、入力対称のユーザが人事異動に基づき連絡先が変更されるユーザか否かを指定するための指定部である。このような指定部を設けることにより、例えば、対象となるユーザの連絡先の変更が、人事異動に基づくものか否かを識別することができる。連絡先管理部235は、この異動対象者指定部V24の入力結果に基づき、連絡先情報表示部V11(図4A参照)にユーザごとに連絡先を表示させるときに、各ユーザが、人事異動の対象者か否かを識別可能に表示させてもよい。また、異動対象者指定部V24に入力された入力結果を、連絡先情報D101中に専用の欄を設けて記憶できるようにしてもよい。人事異動の対象者か否かを識別する情報を連絡先情報D101に記憶させることで、例えば、人事異動の対象者を識別して、他のユーザとは別に追加の処理を実行できるように構成することも可能である。

0085

備考入力欄V25は、連絡先の登録または更新にあたり、コメント等のその他の情報を入力するための入力欄である。この備考入力欄V25に入力された情報は、連絡先情報D101中の備考c18に入力される。

0086

登録・更新ボタンV26は、社員ID入力欄V211、社員氏名入力欄V212、連絡先入力欄V22、備考入力欄V25に入力された情報に基づき、社員ID入力欄V211に入力された情報に対応するユーザの連絡先を登録または更新するためのボタンである。登録・更新ボタンV26が選択されると、連絡先管理部235は、社員ID入力欄V211、社員氏名入力欄V212、連絡先入力欄V22、備考入力欄V25に入力された情報それぞれを読み出す。連絡先管理部235は、読み出された情報に基づき連絡先情報D101を作成する。連絡先管理部235は、作成された連絡先情報D101を、一覧記憶部232に記憶された連絡先管理テーブルD10に登録する。これにより、連絡先管理テーブルD10に登録されたこの連絡先情報D101が、所定のタイミングで、架電制御部233に読み出され、この連絡先情報D101の内容に基づき、対応するユーザの連絡先が登録または更新される。

0087

中止ボタンV27は、ユーザの連絡先の登録・更新に係る処理を中止するためのボタンである。連絡先管理部235は、中止ボタンV27が選択されると、連絡先情報登録・更新画面V20を閉じて、連絡先情報参照画面V10を再度表示させる。

0088

<動作>
次に、図5を参照しながら、本実施形態に係る連絡先管理システムにおいて、特に連絡先の更新に係る動作に着目し、一連の処理の流れについて説明する。図5は、連絡先管理システムにおける、連絡先の更新に係る一連の動作の流れを示した図である。

0089

(ステップS231)
一覧作成部311は、人事情報DB32に記憶された各ユーザの人事情報に基づき作成された連絡先管理テーブルD10を一覧送信部312に出力する。一覧送信部312は、この連絡先管理テーブルD10を、後述する連絡先更新サーバ23の一覧受信部231に送信する。

0090

一覧受信部231は、一覧送信部312から連絡先管理テーブルD10を受ける。一覧受信部231は、この連絡先管理テーブルD10を一覧記憶部232に記憶させる。

0091

(ステップS232)
架電制御部233は、一覧記憶部232に記憶された連絡先管理テーブルD10から、連絡先情報D101を読み出し、読み出された連絡先情報D101から連絡先c13を抽出する。架電制御部233は、抽出された連絡先c13を交換機21に通知する。また、架電制御部233は、読み出された連絡先情報D101を、後述する音声応答部24に通知する。これにより、音声応答部24は、架電先のユーザに対応する情報を通知された連絡先情報D101から認識することが可能となる。

0092

(ステップS211)
交換機21は、架電制御部233から連絡先c13の通知を受ける。この通知を受けると、交換機21は、通知された連絡先c13に架電する。なお、以降では、この連絡先c13は、端末42の連絡先を示しているものとして説明する。この場合には、交換機21は、まず交換機41に向けて架電する。

0093

(ステップS411、S421)
交換機41は、交換機21から架電を受ける。交換機41は、この交換機21からの架電を端末42に転送する(S411)。これにより、交換機21からの架電が、端末42に着呼する。

0094

(ステップS212)
架電制御部233からの通知に基づく架電に対して端末42から応答があった場合に、交換機21は、端末42と音声応答部24とを電話接続させる。なお、あらかじめ決められた時間経過しても応答が無かった場合には、交換機21は、端末42への架電を中止し、応答が無かった旨を架電制御部233に通知してもよい。

0095

(ステップS241)
音声応答部24は、架電先のユーザに対応する連絡先情報D101を架電制御部233から受ける。また、交換機21による架電に対して端末42から応答があった場合に、交換機21により、音声応答部24と端末42とが電話接続される。

0096

端末42との電話接続が確立すると、まず音声応答部24は、電話接続を介して、端末42への音声ガイダンスの出力を開始する。この音声ガイダンスでは、一例として、まず音声ガイダンスの説明を流す。この音声ガイダンスの説明として、例えば、人事異動やオフィスレイアウトの変更により連絡先が変更されるユーザの新たな連絡先を確認することを目的としていることが説明される。

0097

(ステップS242、ステップS422)
音声ガイダンスの説明が終了すると、音声応答部24は、音声メッセージにより、端末42を操作するユーザに本人確認のための情報を促す。この応答として、ユーザにより端末42を介して入力された本人確認のための入力情報を、例えば、PBトーンにより取得する。なお、本人確認のための情報としては、例えば、社員IDが挙げられる。以降では、社員IDが入力されたものとして説明する。また、音声応答部24が、ユーザにより端末42を介して入力された入力情報が取得できれば、その方法はPBトーンに限定されない。例えば、音声応答部24に音声認識の機能を持たせ、端末42を介して入力されたユーザの音声を解析することで、入力情報を取得してもよい。

0098

音声応答部24は、端末42からの応答として取得された社員IDを、架電制御部233から受けた連絡先情報D101内の社員IDc121と比較する。音声応答部24は、取得された社員IDと連絡先情報D101内の社員IDc121とが一致する場合には、端末42を操作するユーザが、連絡先情報D101に対応するユーザ本人であるものと認識する。なお、取得された社員IDと連絡先情報D101内の社員IDc121とが一致しなかった場合には、音声応答部24は、音声ガイダンスを終了し、端末42との間の電話接続を切断する。

0099

(ステップS243、ステップS423)
端末42を操作するユーザが、連絡先情報D101に対応するユーザ本人であることが確認できた場合に、音声応答部24は、音声メッセージにより、端末42を操作するユーザに新たな連絡先の入力を促す。この応答として、音声応答部24は、ユーザにより端末42を介して入力された、新たな連絡先を示す情報を受ける。

0100

(ステップS244、ステップS424)
新たな連絡先の入力を受けると、音声応答部24は、入力された情報の内容を音声メッセージにより読み上げ、この情報を登録するか否かを確認するための入力を促す。この応答として、音声応答部24は、ユーザにより端末42を介して入力された、情報の登録に係る可否を示す情報を受ける。

0101

(ステップS233)
端末42を介してユーザから情報の登録が指示されると、音声応答部24は、連絡先情報D101から登録IDc11を抽出し、抽出された登録IDc11と、ユーザにより入力された新たな連絡先を示す情報とを連絡先更新部234に送信する。連絡先更新部234は、この登録IDc11に対応する連絡先情報D101を、一覧記憶部232に記憶された連絡先管理テーブルD10から特定し、特定された連絡先情報D101の連絡先c13を、新たな連絡先で更新する。

0102

(ステップS213)
また、登録IDc11と新たな連絡先を示す情報とを連絡先更新部234に送信したら、音声応答部24は、交換機21に、端末42との間の電話接続を切断させる。電話接続が切断されたら、音声応答部24は、端末42との間の電話接続を切断した旨を架電制御部233に通知する。また、音声応答部24は、抽出された登録IDc11とあわせて、新たな連絡先を示す情報の取得が完了したこと旨を連絡先管理部235に通知する。この通知を受けて、連絡先管理部235は、この登録IDc11に対応する連絡先情報D101を、一覧記憶部232に記憶された連絡先管理テーブルD10から特定し、特定された連絡先情報D101の入力結果c17に「OK」を設定する。

0103

(ステップS234)
架電制御部233は、交換機21の架電により確立された電話接続が切断されると、連絡先管理テーブルD10から、他の連絡先情報D101を読み出す。このようにして、架電制御部233は、連絡先管理テーブルD10に記憶された一連の連絡先情報D101について、上述した処理を実行する。このような構成により、連絡先情報D101ごと、即ち、登録IDc11ごとに、登録IDc11に関連付けられた連絡先c13宛てに交換機21から架電され、その連絡先c13が示す宛先の端末(例えば、端末42)と交換機21との間で電話接続が確立される。そして、確立された電話接続を介して新たな連絡先が取得され、連絡先管理テーブルD10に記憶された一連の連絡先情報D101について、連絡先c13が取得された新たな連絡先で更新される。

0104

なお、上述した一連の動作は、連絡先更新サーバ23、交換機21、及び音声応答部24の各構成を動作させる装置のCPUを機能させるためのプログラムによって構成することができる。このプログラムは、その装置にインストールされたOS(Operating System)を介して実行されるように構成してもよい。また、このプログラムは、上述した処理を実行する構成が含まれる装置が読み出し可能であれば、記憶される位置は限定されない。例えば、このプログラムは、装置の外部から接続される記録媒体に格納されていてもよい。この場合には、この記録媒体を装置に接続することによって、その装置のCPUに当該プログラムを実行させるように構成するとよい。

0105

以上のように、本実施形態に係る連絡先管理システムでは、連絡先管理テーブルD10に基づき、連絡先が変更されるユーザの端末に荷電し、その応答として新たな連絡先を取得し、取得された連絡先で連絡先DB26に記憶された連絡先が更新される。このような構成により、交換機21、交換機41、及び端末42のように既存の電話環境を利用して連絡先の更新を行うことが可能となる。また、対象となるユーザの端末に荷電し、そのユーザから新たな連絡先の入力を受け、この入力結果を基に連絡先を更新する。そのため、電話機を一人で占有できない場合においても、新たな連絡先を取得することができ、結果として連絡先の更新を漏れなく実施することが可能となる。

0106

なお、上述した実施形態では、例えば電話番号のような連絡先c13を更新する例について説明したが、例えば、所属部署c141または拠点所在地c142のように、そのユーザの所在を示す情報を更新できるようにしてもよい。この場合には、例えば、音声応答部24に音声認識機能を設け、接続先の端末(例えば、端末42)を介したユーザの音声を解析して、所属部署c141または拠点所在地c142として更新する情報を取得してもよい。また、所属部署c141または拠点所在地c142に入力される情報の選択肢が限られている場合には、各選択肢を所定の番号にあらかじめ関連付けておき、PBトーンによりユーザに選択させるようにしてもよい。なお、この場合には、連絡先c13、所属部署c141、及び拠点所在地c142等を総じたものが「連絡先」の一例に相当する。

0107

また、連絡先情報D101に、異動発令日c15とあわせて、対応するユーザの連絡先が最後に更新された最終更新日を示す情報を含めてもよい。これにより、例えば、最終更新日と異動発令日c15とを比較することで、そのユーザの連絡先が、新たな連絡先に更新されているか否かを判断することが可能となる。例えば、最終更新日が異動発令日c15以前の場合には、そのユーザの連絡先が、新たな連絡先に更新されていないと判断することが可能となる。

0108

また、上述した実施形態では、図3に示す連絡先管理テーブルD10及び連絡先情報D101に基づき、連絡先c13を新たに取得された連絡先で更新する場合の例について説明した。これに対して、更新前の連絡先と、更新後の連絡先(即ち、新たに取得された連絡先)とを別々に管理・記憶させるように動作させてもよい。例えば、図6は、更新前の連絡先と、更新後の連絡先とを別々に管理できるように構成した、連絡先管理テーブルD10aのデータ形式の一例を示した図である。

0109

図6に示すように、連絡先情報D101aは、連絡先情報D101(図3参照)における連絡先c13に替えて、連絡先(更新前)c131と、連絡先(更新後)c132とを含む。この場合には、架電制御部233は、連絡先(更新前)c131を架電先として交換機21に通知する。また、連絡先更新部234は、音声応答部24から取得した新たな連絡先を、連絡先(更新後)c132として登録すればよい。

0110

このように、連絡先(更新前)c131と、連絡先(更新後)c132とを別々に記憶させることで、例えば、新たな連絡先が取得された後でも、連絡先(更新後)c132として更新前の連絡先を取得することが可能となる。これにより、例えば、異動日c16以前は、連絡先(更新前)c131を、社員IDc121で示されたユーザの連絡先として抽出し、異動日c16以前は、連絡先(更新後)c132を抽出するといった運用が可能となる。

0111

また、連絡先(更新後)c132に情報が入力されているか否かに基づき、新たな連絡先が取得されたか否かを判断することが可能となる。この場合には、必ずしも入力結果c17を設ける必要はない。

0112

以上、添付図面を参照しながら本発明の好適な実施形態について詳細に説明したが、本発明はかかる例に限定されない。本発明の属する技術の分野における通常の知識を有する者であれば、特許請求の範囲に記載された技術的思想範疇内において、各種の変更例または修正例に想到し得ることは明らかであり、これらについても、当然に本発明の技術的範囲に属するものと了解される。

0113

11端末
W20コールセンタシステム
21交換機
22オペレータ端末
23連絡先更新サーバ
231 一覧受信部
232 一覧記憶部
233架電制御部
234 連絡先更新部
235 連絡先管理部
24音声応答部
25ローカル端末
26 連絡先DB
W30人事情報管理システム
31人事情報サーバ
32 人事情報DB
W40支店システム
41 交換機
42 端末

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