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技術 データ作成装置およびデータ作成方法

出願人 株式会社リコー
発明者 岡本拓也
出願日 2012年12月18日 (8年0ヶ月経過) 出願番号 2012-276229
公開日 2014年6月30日 (6年6ヶ月経過) 公開番号 2014-120077
状態 特許登録済
技術分野 ファクシミリ一般 文書処理装置
主要キーワード 定型文情報 会社識別情報 決まり文句 送り主情報 撮像要求 送り先情報 送付済 返信対象
関連する未来課題
重要な関連分野

この項目の情報は公開日時点(2014年6月30日)のものです。
また、この項目は機械的に抽出しているため、正しく解析できていない場合があります

図面 (17)

課題

受け取った手紙に対して返信する際の手間を省く。

解決手段

宛先リストの宛先を利用して手紙の電子データを作成する手紙作成部117と、作成した手紙を印刷する印刷部118と、印刷した手紙に利用した宛先を送付済宛先リストに追加する情報管理部116と、配達された手紙から手紙情報を手紙から取得する手紙情報取得部113と、手紙情報における送り主情報が送付済宛先リストにあるか否かを判断し、送り主情報が送付済宛先リストになかった場合、手紙作成条件と手紙情報とを比較して手紙を作成するか否かを判断する手紙作成判断部115とを備え、手紙作成部117は、手紙を作成すると判断された場合、送り主情報を利用して手紙の電子データを作成し、印刷部118は、送り主情報を利用して作成された手紙の電子データを印刷する。

概要

背景

従来、年賀状などの手紙手作業によって1枚1枚作成するのは非常に手間がかかる。そのため、あらかじめ作成された送り先の宛先を登録した宛先リストを利用して年賀状を作成し、印刷するというシステムがすでに知られている。

例えば、イベント毎宛先人の宛先リストを記録しており、当該宛先リストに基づいて宛先人に送付するハガキイベントに対するメッセージを印刷するハガキ印刷システムが開示されている(特許文献1参照)。

この特許文献1のハガキ印刷システムは、年賀状や誕生日カード等の送付する必要のあるメッセージを、送付していない宛先に対してより確実に送ることができる。

具体的には、特許文献1のハガキ印刷システムは、イベントごとに宛先リストを作成している。例えば、イベント1およびイベント2があり、両方のイベントの宛先リストの中に宛先Aがあるとする。そして、イベント1のメッセージを送付する際に宛先Aに対して当該メッセージを送り忘れた場合、イベント2のメッセージを宛先Aに送付する際にイベント1の情報(メッセージ)も合わせて記載することによって、遅ればせながら宛先Aにイベント1のメッセージも送付できるというものである。

概要

受け取った手紙に対して返信する際の手間を省く。宛先リストの宛先を利用して手紙の電子データを作成する手紙作成部117と、作成した手紙を印刷する印刷部118と、印刷した手紙に利用した宛先を送付済宛先リストに追加する情報管理部116と、配達された手紙から手紙情報を手紙から取得する手紙情報取得部113と、手紙情報における送り主情報が送付済宛先リストにあるか否かを判断し、送り主情報が送付済宛先リストになかった場合、手紙作成条件と手紙情報とを比較して手紙を作成するか否かを判断する手紙作成判断部115とを備え、手紙作成部117は、手紙を作成すると判断された場合、送り主情報を利用して手紙の電子データを作成し、印刷部118は、送り主情報を利用して作成された手紙の電子データを印刷する。

目的

本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、受け取った手紙に対して返信する際の手間を省くデータ作成装置およびデータ作成方法を提供する

効果

実績

技術文献被引用数
2件
牽制数
1件

この技術が所属する分野

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請求項1

手紙の宛先を示す宛先情報と、出力済みの手紙の宛先を示す送付済宛先情報とを記憶する宛先情報記憶手段と、手紙を作成するか否かを判断するための手紙作成条件を記憶する作成条件記憶手段と、前記宛先情報が示す宛先を送付先とする手紙の電子データを作成する手紙作成手段と、前記電子データを出力する出力手段と、前記電子データを出力した手紙で送付先とした宛先を、前記送付済宛先情報に追加する情報管理手段と、送り主を示す送り主情報を含む手紙情報を手紙から取得する手紙情報取得手段と、前記送り主情報が前記送付済宛先情報にあるか否かを判断し、前記送り主情報が前記送付済宛先情報になかった場合、前記手紙作成条件と前記手紙情報とを比較して手紙を作成するか否かを判断する作成判断手段と、を備え、前記手紙作成手段は、さらに、手紙を作成すると判断された場合、前記送り主情報を利用して、手紙の電子データを作成し、前記出力手段は、さらに、前記送り主情報を利用して作成された手紙の電子データを出力することを特徴とするデータ作成装置

請求項2

配達された手紙を読み取る読取手段をさらに備え、前記手紙情報取得手段は、読み取られた画像データから、前記手紙情報を取得し、前記出力手段は、作成した前記電子データを印刷することを特徴とする請求項1に記載のデータ作成装置。

請求項3

配達された手紙を撮像する撮像手段をさらに備え、前記手紙情報取得手段は、撮像された画像データから、前記手紙情報を取得し、前記出力手段は、作成した前記電子データを画像形成装置に送信することを特徴とする請求項1に記載のデータ作成装置。

請求項4

前記手紙作成条件は、送り主が会社であることを認識するための会社識別情報を含み、前記作成判断手段は、前記送り主情報が前記送付済宛先情報になかった場合、前記送り主情報に前記会社識別情報が含まれているか否かを判断し、前記会社識別情報が含まれている場合は手紙を作成すると判断することを特徴とする請求項1〜3のいずれか一つに記載のデータ作成装置。

請求項5

前記手紙作成条件は、送り先利用者の会社であることを特定するための会社特定情報を含み、前記手紙情報取得手段は、前記送り主情報と、送り先を示す送り先情報と、を含む手紙情報を取得し、前記作成判断手段は、前記送り主情報が前記送付済宛先情報になかった場合、前記送り先情報に前記会社特定情報が含まれているか否かを判断し、前記会社特定情報が含まれている場合は手紙を作成すると判断することを特徴とする請求項1〜3のいずれか一つに記載のデータ作成装置。

請求項6

前記手紙作成条件は、手紙の返信送付しない返信対象外者が登録された返信拒否情報を含み、前記作成判断手段は、前記送り主情報が前記送付済宛先情報になかった場合、送り主が前記返信対象外者であるか否かを判断し、送り主が前記返信対象外者である場合は手紙を作成しないと判断することを特徴とする請求項1〜3のいずれか一つに記載のデータ作成装置。

請求項7

前記手紙作成条件は、さらに、手紙の種類と手紙の形式とを対応付け種類情報を含み、前記作成判断手段は、さらに、手紙を作成する場合、前記手紙情報に前記手紙の種類が含まれているか否かを判断し、前記手紙作成手段は、前記手紙情報に前記手紙の種類が含まれている場合、前記種類情報を参照し、前記手紙情報に含まれている前記手紙の種類に対応する前記手紙の形式を利用して、手紙の電子データを作成することを特徴とする請求項4〜6のいずれか一つに記載のデータ作成装置。

請求項8

前記手紙作成条件は、さらに、前記会社識別情報と予め定めた定型文とを対応付けた定型文情報を含み、前記手紙作成手段は、手紙を作成する場合、前記定型文情報を参照し、前記送り主情報に含まれている前記会社識別情報に対応する前記定型文を利用して、手紙の電子データを作成することを特徴とする請求項4に記載のデータ作成装置。

請求項9

前記情報管理手段は、前記手紙作成手段により前記送り主情報を利用して手紙の電子データを作成し、前記出力手段により前記送り主情報を利用して作成した手紙の電子データを出力した場合、前記送り主情報を、前記送付済宛先情報に追加することを特徴とする請求項1〜8のいずれか一つに記載のデータ作成装置。

請求項10

前記手紙作成条件に登録される判断基準の入力を受け付け入力受付手段をさらに備え、前記情報管理手段は、受け付けた前記判断基準を、前記手紙作成条件に追加して登録することを特徴とする請求項1〜9のいずれか一つに記載のデータ作成装置。

請求項11

データ作成装置で実行されるデータ作成方法であって、前記データ作成装置は、手紙の宛先を示す宛先情報と、出力済みの手紙の宛先を示す送付済宛先情報とを記憶する宛先情報記憶手段と、手紙を作成するか否かを判断するための手紙作成条件を記憶する作成条件記憶手段と、を備え、前記宛先情報が示す宛先を送付先とする手紙の電子データを作成する第1手紙作成ステップと、前記電子データを出力する第1出力ステップと、前記電子データを出力した手紙で送付先とした宛先を、前記送付済宛先情報に追加する情報管理ステップと、送り主を示す送り主情報を含む手紙情報を手紙から取得する手紙情報取得ステップと、前記送り主情報が前記送付済宛先情報にあるか否かを判断し、前記送り主情報が前記送付済宛先情報になかった場合、前記手紙作成条件と前記手紙情報とを比較して手紙を作成するか否かを判断する作成判断ステップと、手紙を作成すると判断された場合、前記送り主情報を利用して、手紙の電子データを作成する第2手紙作成ステップと、前記送り主情報を利用して作成された手紙の電子データを出力する第2出力ステップと、を含むことを特徴とするデータ作成方法。

技術分野

0001

本発明は、データ作成装置およびデータ作成方法に関する。

背景技術

0002

従来、年賀状などの手紙手作業によって1枚1枚作成するのは非常に手間がかかる。そのため、あらかじめ作成された送り先の宛先を登録した宛先リストを利用して年賀状を作成し、印刷するというシステムがすでに知られている。

0003

例えば、イベント毎宛先人の宛先リストを記録しており、当該宛先リストに基づいて宛先人に送付するハガキイベントに対するメッセージを印刷するハガキ印刷システムが開示されている(特許文献1参照)。

0004

この特許文献1のハガキ印刷システムは、年賀状や誕生日カード等の送付する必要のあるメッセージを、送付していない宛先に対してより確実に送ることができる。

0005

具体的には、特許文献1のハガキ印刷システムは、イベントごとに宛先リストを作成している。例えば、イベント1およびイベント2があり、両方のイベントの宛先リストの中に宛先Aがあるとする。そして、イベント1のメッセージを送付する際に宛先Aに対して当該メッセージを送り忘れた場合、イベント2のメッセージを宛先Aに送付する際にイベント1の情報(メッセージ)も合わせて記載することによって、遅ればせながら宛先Aにイベント1のメッセージも送付できるというものである。

発明が解決しようとする課題

0006

しかしながら、上述したような特許文献1のハガキ印刷システムなどでは、宛先リストに登録されている宛先に対してだけ年賀状などの手紙を作成するため、宛先リストに入っていない人から手紙が届いて、その人に対して返信する場合には、自分で手紙を作成しないといけない。また、年賀状などは大量にもらうケースも多く、その場合、1枚1枚に対して返信する必要があるかどうかを判断し、返信する場合は自分で作成する、というのは非常に手間がかかるという問題があった。

0007

本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、受け取った手紙に対して返信する際の手間を省くデータ作成装置およびデータ作成方法を提供することを目的とする。

課題を解決するための手段

0008

上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明は、手紙の宛先を示す宛先情報と、出力済みの手紙の宛先を示す送付済宛先情報とを記憶する宛先情報記憶手段と、手紙を作成するか否かを判断するための手紙作成条件を記憶する作成条件記憶手段と、前記宛先情報が示す宛先を送付先とする手紙の電子データを作成する手紙作成手段と、前記電子データを出力する出力手段と、前記電子データを出力した手紙で送付先とした宛先を、前記送付済宛先情報に追加する情報管理手段と、送り主を示す送り主情報を含む手紙情報を手紙から取得する手紙情報取得手段と、前記送り主情報が前記送付済宛先情報にあるか否かを判断し、前記送り主情報が前記送付済宛先情報になかった場合、前記手紙作成条件と前記手紙情報とを比較して手紙を作成するか否かを判断する作成判断手段と、を備え、前記手紙作成手段は、さらに、手紙を作成すると判断された場合、前記送り主情報を利用して、手紙の電子データを作成し、前記出力手段は、さらに、前記送り主情報を利用して作成された手紙の電子データを出力することを特徴とする。

0009

また、本発明は、データ作成装置で実行されるデータ作成方法であって、前記データ作成装置は、手紙の宛先を示す宛先情報と、出力済みの手紙の宛先を示す送付済宛先情報とを記憶する宛先情報記憶手段と、手紙を作成するか否かを判断するための手紙作成条件を記憶する作成条件記憶手段と、を備え、前記宛先情報が示す宛先を送付先とする手紙の電子データを作成する第1手紙作成ステップと、前記電子データを出力する第1出力ステップと、前記電子データを出力した手紙で送付先とした宛先を、前記送付済宛先情報に追加する情報管理ステップと、送り主を示す送り主情報を含む手紙情報を手紙から取得する手紙情報取得ステップと、前記送り主情報が前記送付済宛先情報にあるか否かを判断し、前記送り主情報が前記送付済宛先情報になかった場合、前記手紙作成条件と前記手紙情報とを比較して手紙を作成するか否かを判断する作成判断ステップと、手紙を作成すると判断された場合、前記送り主情報を利用して、手紙の電子データを作成する第2手紙作成ステップと、前記送り主情報を利用して作成された手紙の電子データを出力する第2出力ステップと、を含むことを特徴とする。

発明の効果

0010

本発明によれば、受け取った手紙に対して返信する際の手間を省くことができるという効果を奏する。

図面の簡単な説明

0011

図1−1は、実施の形態1にかかる複合機において手紙を作成する際の流れを示すイメージ図である。
図1−2は、実施の形態1にかかる複合機において手紙を作成する際の流れを示すイメージ図である。
図1−3は、実施の形態1にかかる複合機において手紙を作成する際の流れを示すイメージ図である。
図1−4は、実施の形態1にかかる複合機において手紙を作成する際の流れを示すイメージ図である。
図2は、実施の形態1にかかる複合機のハードウェア構成図である。
図3は、実施の形態1にかかる複合機の構成を示す機能ブロック図である。
図4は、実施の形態1にかかる複合機により手紙を作成する処理の流れを示すシーケンス図である。
図5は、実施の形態1にかかる複合機により手紙を作成する処理の流れを示すフローチャートである。
図6は、手紙作成判断処理の流れを示すフローチャートである。
図7は、他の手紙作成判断処理の流れを示すフローチャートである。
図8は、他の手紙作成判断処理の流れを示すフローチャートである。
図9は、手紙作成処理の流れを示すフローチャートである。
図10は、他の手紙作成処理の流れを示すフローチャートである。
図11は、実施の形態2にかかる携帯端末のハードウェア構成図である。
図12は、実施の形態2にかかる携帯端末の構成を示す機能ブロック図である。
図13は、実施の形態2にかかる携帯端末により手紙を作成する処理の流れを示すフローチャートである。

実施例

0012

以下に添付図面を参照して、データ作成装置およびデータ作成方法の実施の形態を詳細に説明する。

0013

(実施の形態1)
本実施の形態では、データ作成装置をコピー機能プリンタ機能スキャナ機能およびファクシミリ機能のうち少なくとも2つの機能を有する複合機に適用した例を挙げて説明するが、作成した手紙のデータを印刷可能なプリンタ等の画像形成装置であればいずれにも適用することができる。

0014

図1−1〜図1−4は、実施の形態1にかかる複合機において手紙を作成する際の流れを示すイメージ図である。図1−1〜図1−4では、作成する手紙として「年賀状」を例に挙げて説明している。

0015

まず、複合機100は、図1−1に示すように、手紙(年賀状)の送付先の名前住所、および電話番号を含む宛先を示す宛先リストを利用して年賀状の印刷を行い、印刷した宛先を送付済宛先リストに追加する。

0016

その後、複合機100は、図1−2に示すように、もらった年賀状をスキャンすることで読み取りOCR(Optical Character Reader)処理で年賀状の情報を読み取る。年賀状の情報とは、送り主の名前および住所と、送り先の名前および住所と、を含む手紙情報である。

0017

次に、複合機100は、図1−3に示すように、読み取った年賀状の情報と、手紙(年賀状)を作成するか否かを判断するための年賀状の作成条件とを照らし合わせて年賀状を作成して返信する必要があるか否かを判断する。例えば、年賀状の送り主の名前または住所が送付済宛先リスト(詳細は後述)にない場合であって、かつ送り主の名前が会社名である場合は、年賀状を返信すると判断する。

0018

そして、複合機100は、図1−4に示すように、送り主宛に年賀状を作成して返信すると判断した場合、当該送り主宛の年賀状を作成して印刷する。

0019

図2は、実施の形態1にかかる複合機のハードウェア構成図である。複合機100は、複合機100の全体制御を行うCPU(Central Processing Unit)10と、プログラムやデータの格納用メモリ、プログラムやデータの展開用メモリ、プリンタの描画用メモリなどとして用いるメモリ11と、画像データ等を蓄積するHDD(Hard Disk Drive)12と、各種情報を表示するオペレーションパネル13と、画像データ等を印刷するプロッタ14と、画像を読み取るスキャナ15と、を主に備えている。

0020

図3は、実施の形態1にかかる複合機の構成を示す機能ブロック図である。本実施の形態の複合機100は、複合機100を制御する制御部110と、宛先リスト記憶部140と、手紙作成条件記憶部130と、を主に備えている。また、制御部110は、読み取り部111と、入力受付部112と、手紙情報取得部113と、OCR処理部114と、手紙作成判断部115と、情報管理部116と、手紙作成部117と、印刷部118とを主に備えている。

0021

宛先リスト記憶部140は、手紙の送付先の名前、住所、および電話番号等を含む宛先を登録した宛先リストと、印刷済みの手紙の宛先を登録した送付済宛先リストと、を記憶するHDDやメモリ等の記憶媒体である(図1−1参照)。

0022

手紙作成条件記憶部130は、手紙作成判断部115により送付されてきた(配達されて受け取った)手紙に対して返信する手紙を作成するか否かを判断するための基準となる手紙作成条件を記憶するHDDやメモリ等の記憶媒体である。

0023

具体的には、例えば、手紙作成条件とは、送り主が会社であることを認識するための会社を示すキーワード会社識別情報)である。会社を示すキーワードとしては、「会社」、「(株)」、「(有)」、「商会」、「事務所」、「産業」、「建設」などが挙げられる。

0024

また、手紙作成条件は、さらに、上述した会社を示すキーワードと、予め定めた定型文とを対応付け定型文情報でもよい。定型文としては、「お世話になっております」等の決まり文句等が挙げられる。

0025

また、例えば、手紙作成条件とは、送り先が複合機100の自分(利用者)の会社であることを特定するための自分の会社を示すキーワード(会社特定情報)である。自分の会社を示すキーワードとしては、「利用者(自分)の会社名」などが挙げられる。

0026

また、例えば、手紙作成条件とは、手紙を受け取っても、手紙の返信を送付しない送り主である返信対象外者が登録された返信拒否リスト(返信拒否情報)である。返信拒否リストには、例えば、手紙の返信を送付しない「送り主(送り先)の名前」などが登録されている。

0027

さらに、手紙作成条件は、手紙の種類を示すキーワードと手紙のフォーマット形式)とを対応付けた種類情報が含まれている。手紙の種類を示すキーワードとしては、例えば、「年賀状」、「謹賀」、「明けましておめでとうございます」、「暑中」、「残暑」などが挙げられ、それぞれのキーワードに対して手紙のフォーマットが対応付けられている。

0028

読み取り部111は、利用者に配達された手紙をスキャナ15により読み取るものである。入力受付部112は、利用者から、年賀状などの手紙の作成要求、手紙の印刷要求、および手紙作成条件記憶部130に記憶されている手紙作成条件に登録される判断基準の入力などを受け付けるものである。

0029

手紙情報取得部113は、読み取り部111により読み取られた手紙の画像データから、送り主の名前および住所などの送り主情報と、送り先の名前および住所などの送り先情報とを含む手紙情報を取得するものである。手紙情報取得部113は、まず、画像データのうちOCR処理をかけるべき領域を特定する。そして、OCR処理部114を用いて、特定した領域から文字を認識し、手紙情報を取得する。

0030

OCR処理部114は、手紙情報取得部113により特定された領域から、文字を認識するOCR処理により文字データを抽出する。OCR処理は、画像データの特徴を分析し、文字らしさを判定し、文字コードに変換する処理である。OCR処理により、文字コードの他、文字の配置位置、文字サイズ、文字認識確信度など各種情報を得ることもできる。

0031

手紙作成判断部115は、手紙情報取得部113により取得された手紙情報を参照し、手紙情報における送り主の名前または住所が、宛先リスト記憶部140に記憶されている送付済宛先リストにあるか否かを判断する。

0032

すなわち、送り主の名前または住所が送付済宛先リストにあった場合、手紙作成判断部115は、すでにその送り主に対しては手紙を送付していると判断できるため、手紙の返信を行わないと判断する。一方、送り主の名前または住所が送付済宛先リストになかった場合、手紙作成判断部115は、該送り主には手紙を送付していないと判断することができる。

0033

そして、手紙作成判断部115は、送り主の名前または住所が送付済宛先リストになかった場合、手紙作成条件記憶部130に記憶されている手紙作成条件と手紙情報とを比較して手紙を作成するか否かを判断する。

0034

具体的な判断方法としては、手紙作成判断部115は、送り主の名前および住所が送付済宛先リストになかった場合、送り主情報に会社を示すキーワードが含まれているか否かを判断し、送り主情報に会社を示すキーワードが含まれている場合は手紙を作成すると判断する。これにより、送り主が会社であることが判断でき、会社からきた手紙に対しては返信用手紙を印刷するということができるので、個人からの手紙はとりあえず置いておいて、ビジネス用の手紙にだけは確実に返信したいという利用者の希望をかなえることができる。

0035

また、他の判断方法としては、手紙作成判断部115は、送り主の名前および住所が送付済宛先リストになかった場合、送り先情報に自分の会社を示すキーワードが含まれているか否かを判断し、送り先情報に自分の会社を示すキーワードが含まれている場合は手紙を作成すると判断する。これにより、送り先が会社であることが判断でき、会社宛にきた手紙に対しては返信用手紙を印刷するということができるので、個人宛の手紙はとりあえず置いておいて、ビジネス用の手紙にだけは確実に返信したいという利用者の希望をかなえることができる。

0036

また、他の判断方法としては、手紙作成判断部115は、送り主の名前および住所が送付済宛先リストになかった場合、送り主が返信対象外者であるか否かを判断し、送り主が返信対象外者である場合は手紙を作成しないと判断する。これにより、特定の人に対しては返信用手紙を印刷しないということができるので、絶縁状態にしたい相手に対して誤って返信用手紙を送付してしまうということを防止できる。

0037

さらに、手紙作成判断部115は、手紙を作成すると判断した場合、手紙情報に手紙の種類を示すキーワードが含まれているか否かを判断する。

0038

情報管理部116は、手紙作成条件記憶部130に記憶された手紙作成条件や、宛先リスト記憶部140に記憶された送付済宛先リストの管理を行うものである。具体的には、情報管理部116は、入力受付部112により受け付けた判断基準を、手紙作成条件に追加して登録する。

0039

また、情報管理部116は、手紙作成部117により送り主情報を利用して手紙の電子データを作成し、印刷部118により電子データを用いて手紙を印刷した場合、送り主情報(印刷した手紙に利用した宛先)を、送付済宛先リスト情報に追加して、送付済宛先リストを更新する。これにより、利用者が自分の手で送付済宛先リストを更新する手間を省くことができる。

0040

手紙作成部117は、宛先リストの宛先を利用して、手紙を印刷するための電子データを作成するものである。また、手紙作成部117は、手紙作成判断部115により手紙を作成すると判断された場合、送り主情報を利用して、手紙の電子データを作成する。

0041

さらに、手紙作成部117は、手紙情報に手紙の種類を示すキーワードが含まれている場合、種類情報を参照し、手紙情報に含まれている手紙の種類を示すキーワードに対応する手紙のフォーマットを利用して、手紙の電子データを作成する。これにより、手紙の種類に対応するフォーマットで手紙の電子データを作成することができるため、利用者が求めるフォーマットの手紙を印刷することができる。

0042

また、手紙作成部117は、手紙の電子データを作成する場合、定型文情報が記憶されている場合、送り主情報に含まれている会社を示すキーワードに対応する定型文を利用して、手紙の電子データを作成する。これにより、会社宛に対しては決まり文句の定型文を印刷し、個人宛の手紙に対しては、自分オリジナルのメッセージを記載するといった使い方が可能になるため、利用者の意図に反して、個人宛の手紙に定型文が印刷されてしまうことを防止できる。

0043

印刷部118は、宛先リストや送り主情報を利用して作成された手紙の電子データを用いて手紙を印刷するものである。

0044

次に、本実施の形態にかかる複合機100により手紙を返信するか否かの判断を行い、返信すると判断した場合に手紙を作成する処理の流れを説明する。図4は、実施の形態1にかかる複合機100により手紙を作成する処理の流れを示すシーケンス図である。

0045

まず、利用者から手紙の作成要求と印刷要求を受け付けると、手紙作成部117が手紙の電子データを作成し(ステップS1)、印刷部118が作成された電子データを基に手紙を印刷する(ステップS2)。

0046

そして、情報管理部116は、印刷した宛先により送付済宛先リストを作成し(ステップS3)、作成した送付済宛先リストを宛先リスト記憶部140に記憶する(ステップS4)。なお、既に送付済宛先リストが作成されていた場合は、印刷した宛先を送付済宛先リストに追加する。

0047

そして、利用者に手紙が届いた後、当該手紙のスキャン要求を受け付けると、手紙を読み取り部111により読み取る(ステップS5:スキャン処理実行)。次に、制御部110は、手紙情報取得部113に対して手紙情報の取得を要求する(ステップS6)。手紙情報取得部113は、OCR処理部114を用いてOCR処理に手紙情報を取得する(ステップS7:OCR処理実行)。

0048

次に、手紙作成判断部115は、届いた手紙に対して返信する手紙を作成するかどうかの判断を行う(ステップS8)。すなわち、手紙作成判断部115は、送付済宛先リストを参照し、届いた手紙の送り主が送付済宛先リストに登録されているか否かを判断し(ステップS9)、登録されていない場合に手紙作成条件を参照し、手紙作成条件と手紙情報とを照らし合わせて手紙を作成するかどうか判断する(ステップS10)。

0049

手紙を作成すると判断した場合は、手紙作成部117は、送り主の宛先を利用して手紙の電子データを作成し(ステップS11)、印刷部118は、作成された電子データを基に手紙を印刷する(ステップS12)。そして、情報管理部116は、印刷した手紙の宛先を送付済宛先リストに追加して(ステップS13)、送付済宛先リストを更新する(ステップS14)。

0050

次に、フローチャートを用いて、本実施の形態にかかる複合機100により手紙を返信するか否かの判断を行い、返信すると判断した場合に手紙を作成する処理の流れを説明する。図5は、実施の形態1にかかる複合機により手紙を作成する処理の流れを示すフローチャートである。

0051

まず、利用者から手紙の作成要求と印刷要求を受け付けると、手紙作成部117は、手紙の電子データを作成し(ステップS31)、印刷部118は、作成された電子データを基に手紙を印刷する(ステップS32)。

0052

そして、情報管理部116は、作成した手紙の宛先を送付済宛先リストに追加する(ステップS33)。なお、送付済宛先リストが作成されていなかった場合は、作成後に宛先リスト記憶部140に記憶する。

0053

その後、利用者に届いた手紙のスキャン要求を受け付けると、読み取り部111は、手紙をスキャンして読み取る(ステップS34)。次に、手紙情報取得部113は、スキャンして得られた画像データからOCR処理により手紙情報を取得する(ステップS35)。

0054

そして、手紙作成判断部115は、届いた手紙の送り主の名前または住所が、送付済宛先リストにあるか否かを判断する(ステップS36)。送り主の名前または住所が送付済宛先リストにある場合(ステップS36:Yes)、すでに該送り主には手紙を送っているため、返信用の手紙を作成せずにそのまま処理を終了する。

0055

一方、送り主の名前または住所が送付済宛先リストにない場合(ステップS36:No)、未だ該送り主に手紙を送っていないため、手紙作成判断部115は、手紙作成条件による手紙作成判断処理を行う(ステップS37)。

0056

そして、手紙作成部117は、手紙作成判断部115による手紙作成判断処理によって、手紙を作成すると判断されたかを判定し(ステップS38)、作成しないと判断された場合(ステップS38:No)、返信用の手紙を作成せずにそのまま処理を終了する。

0057

一方、作成すると判断された場合(ステップS38:Yes)、手紙作成部117は、手紙作成処理を行い(ステップS39)、印刷部118は、作成された電子データを基に手紙を印刷する(ステップS40)。そして、情報管理部116は、印刷した手紙の宛先を送付済宛先リストに追加して、送付済宛先リストを更新する(ステップS41)。

0058

次に、図5における手紙作成判断処理について説明する。図6は、手紙作成判断処理の流れを示すフローチャートである。

0059

手紙作成判断部115は、送り主情報における送り主の名前に会社を示すキーワードが含まれているか否かを判断する(ステップS51)。

0060

送り主の名前に会社を示すキーワードが含まれている場合は(ステップS51:Yes)、手紙作成判断部115は、手紙を作成すると判断する(ステップS52)。一方、送り主の名前に会社を示すキーワードが含まれていない場合は(ステップS51:No)、手紙作成判断部115は、手紙を作成しないと判断する(ステップS53)。

0061

これにより、送り主が会社であることが判断でき、会社からきた手紙に対しては返信用手紙を印刷するということができるので、個人からの手紙はとりあえず置いておいて、ビジネス用の手紙にだけは確実に返信したいという利用者の希望をかなえることができる。

0062

次に、図5における他の手紙作成判断処理について説明する。図7は、他の手紙作成判断処理の流れを示すフローチャートである。

0063

手紙作成判断部115は、送り先情報における送り先の名前に自分の会社を示すキーワードが含まれているか否かを判断する(ステップS61)。

0064

送り先の名前に自分の会社を示すキーワードが含まれている場合は(ステップS61:Yes)、手紙作成判断部115は、手紙を作成すると判断する(ステップS62)。一方、送り先の名前に自分の会社を示すキーワードが含まれていない場合は(ステップS61:No)、手紙作成判断部115は、手紙を作成しないと判断する(ステップS63)。

0065

これにより、送り先が会社であることが判断でき、会社宛にきた手紙に対しては返信用手紙を印刷するということができるので、個人宛の手紙はとりあえず置いておいて、ビジネス用の手紙にだけは確実に返信したいという利用者の希望をかなえることができる。

0066

次に、図5における他の手紙作成判断処理について説明する。図8は、他の手紙作成判断処理の流れを示すフローチャートである。

0067

手紙作成判断部115は、送り主が返信拒否リストの返信対象外者か否かを判断する(ステップS71)。

0068

送り主が返信対象外者でない場合は(ステップS71:No)、手紙作成判断部115は、手紙を作成すると判断する(ステップS72)。一方、送り主が返信対象外者である場合は(ステップS71:Yes)、手紙作成判断部115は、手紙を作成しないと判断する(ステップS73)。

0069

これにより、特定の人に対しては返信用手紙を印刷しないということができるので、絶縁状態にしたい相手に対して誤って返信用手紙を送付してしまうということを防止できる。

0070

次に、図5における手紙作成処理について説明する。図9は、手紙作成処理の流れを示すフローチャートである。

0071

手紙作成部117は、手紙情報の中に手紙の種類を示すキーワードが含まれているか否かを判断する(ステップS81)。手紙の種類を示すキーワードが含まれている場合(ステップS81:Yes)、手紙作成部117は、受け取った手紙の種類に応じたフォーマットで手紙の電子データを作成する(ステップS82)。一方、手紙の種類を示すキーワードが含まれていない場合(ステップS81:No)、手紙作成部117は、通常のフォーマットで手紙の電子データを作成する(ステップS83)。

0072

これにより、手紙の種類に対応するフォーマットで手紙の電子データを作成することができるため、利用者が求めるフォーマットの手紙を印刷することができる。

0073

次に、図5における他の手紙作成処理について説明する。図10は、他の手紙作成処理の流れを示すフローチャートである。

0074

手紙作成部117は、送り主情報における送り主の名前に会社を示すキーワードが含まれているか否かを判断する(ステップS91)。送り主の名前に会社を示すキーワードが含まれている場合は(ステップS91:Yes)、手紙作成部117は、裏面には会社を示すキーワードに対応する定型文を印字する手紙の電子データを作成する(ステップS92)。送り主の名前に会社を示すキーワードが含まれていない場合は(ステップS91:No)、手紙作成部117は、裏面には何も印字しない手紙の電子データを作成する(ステップS93)。

0075

これにより、会社宛に対しては決まり文句の定型文を印刷し、個人宛の手紙に対しては、自分オリジナルのメッセージを記載するといった使い方が可能になるため、利用者の意図に反して、個人宛の手紙に定型文が印刷されてしまうことを防止できる。

0076

このように、本実施の形態の複合機100は、利用者が受け取った年賀状などの手紙を読み取り、手紙作成条件と照らし合わせることで、受け取った手紙に対して返信する必要があるかどうかを判断し、返信する場合は手紙を作成することで、受け取った手紙に対して返信する際における手紙作成判断および手紙作成の手間を省くことができる。

0077

(実施の形態2)
実施の形態1では、複合機を利用して、手紙作成処理を行っていた。これに対し、本実施の形態では、スマートフォン(Smartphone)などの携帯端末を利用して手紙作成処理を行うものである。

0078

図11は、実施の形態2にかかる携帯端末のハードウェア構成図である。携帯端末200は、携帯端末200の全体制御を行うCPU20と、プログラムやデータの格納用メモリ、プログラムやデータの展開用メモリ、プリンタの描画用メモリなどとして用いるメモリ21と、画像データ等を蓄積するSDカード(SD Memory Card)22と、各種情報を表示するオペレーションパネル23と、他の機器との通信制御を行うネットワーク通信制御部24と、画像を撮像するカメラ25と、を主に備えている。そして、携帯端末200は不図示のプリンタにネットワークを介して接続されている。

0079

図12は、実施の形態2にかかる携帯端末の構成を示す機能ブロック図である。本実施の形態の携帯端末200は、携帯端末200を制御する制御部210と、宛先リスト記憶部140と、手紙作成条件記憶部130と、を主に備えている。また、制御部210は、撮像部211と、入力受付部112と、手紙情報取得部113と、OCR処理部114と、手紙作成判断部115と、情報管理部116と、手紙作成部117と、通信制御部218とを主に備えている。

0080

ここで、宛先リスト記憶部140と、手紙作成条件記憶部130と、入力受付部112と、手紙情報取得部113と、OCR処理部114と、手紙作成判断部115と、情報管理部116と、手紙作成部117の構成および機能は、実施の形態1と同様であるため、説明を省略する。

0081

撮像部211は、利用者に配達された手紙をカメラ25により撮像して画像を読み取るものである。そして、手紙情報取得部113は、撮像部211により撮像された手紙の画像データから手紙情報を取得する。

0082

通信制御部218は、宛先リストや送り主情報を利用して作成された手紙を、ネットワーク通信制御部24により、ネットワークを介して接続されたプリンタに送信(転送)するものである。

0083

次に、フローチャートを用いて、本実施の形態にかかる携帯端末200により手紙を返信するか否かの判断を行い、返信すると判断した場合に手紙を作成する処理の流れを説明する。図13は、実施の形態2にかかる携帯端末により手紙を作成する処理の流れを示すフローチャートである。

0084

まず、利用者から手紙の作成要求を受け付けると、手紙作成部117は、手紙の電子データを作成し(ステップS101)、通信制御部218は、作成された電子データをプリンタへ転送する(ステップS102)。

0085

そして、情報管理部116は、作成した手紙の宛先を送付済宛先リストに追加する(ステップS103)。なお、送付済宛先リストが作成されていなかった場合は、作成後に宛先リスト記憶部140に記憶する。

0086

その後、利用者に届いた手紙の撮像要求を受け付けると、撮像部211は、手紙を撮像して画像を読み取る(ステップS104)。手紙情報の取得から手紙作成処理まで(ステップS105〜109)は、実施の形態1と同様であるため説明を省略する(ステップS35〜ステップS39参照)。

0087

手紙作成部117により手紙作成処理が行われると(ステップS109)、通信制御部218は、作成された手紙の電子データをプリンタに転送する(ステップS110)。そして、情報管理部116は、電子データを転送した手紙の宛先を送付済宛先リストに追加して、送付済宛先リストを更新する(ステップS111)。手紙の電子データを受信したプリンタは、電子データを用いて手紙を印刷する。

0088

このように、本実施の形態の携帯端末200は、利用者が受け取った年賀状などの手紙を読み取り、手紙作成条件と照らし合わせることで、受け取った手紙に対して返信する必要があるかどうかを判断し、返信する場合は手紙を作成することで、受け取った手紙に対して返信する際における手紙作成判断および手紙作成の手間を省くことができる。

0089

上記の実施の形態1、2では、それぞれ複合機100、携帯端末200により手紙作成判断および手紙作成を行っていたが、手紙作成判断および手紙作成を行うサーバを設置し、複合機または携帯端末がスキャン(撮像)した画像を当該サーバ上で処理して、複合機または携帯端末に返すという構成にしてもよい。

0090

100複合機
110、210 制御部
111読み取り部
112入力受付部
113手紙情報取得部
114OCR処理部
115 手紙作成判断部
116情報管理部
117 手紙作成部
118印刷部
130 手紙作成条件記憶部
140宛先リスト記憶部
200携帯端末
211撮像部
218通信制御部

先行技術

0091

特開2003−157246号公報

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