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技術 文書検索システム、情報処理装置、文書検索方法およびプログラム

出願人 株式会社リコー
発明者 山際真紀
出願日 2010年6月4日 (9年3ヶ月経過) 出願番号 2010-129036
公開日 2011年12月22日 (7年8ヶ月経過) 公開番号 2011-257786
状態 未査定
技術分野 検索装置 デジタル計算機のユーザインターフェイス デジタル計算機のユーザインターフェイス
主要キーワード 付せん 簡易検索 辞書リスト セクション数 ユーザ辞書データ 検索依頼元 検索事項 基本タイプ
関連する未来課題
重要な関連分野

この項目の情報は公開日時点(2011年12月22日)のものです。
また、この項目は機械的に抽出しているため、正しく解析できていない場合があります

図面 (13)

課題

検索項目を探しやすくし、効率良く検索条件を設定できる文書検索システムを提供する。

解決手段

このシステムは、文書タイプと検索項目とを提示する条件提示部121と、ユーザにより文書タイプの選択を受け付けるタイプ選択部126と、選択された文書タイプに応じて検索項目を変更させる項目変更部127と、ユーザにより項目の選択を受け付け、検索項目として設定する項目選択部128と、検索項目に対して設定された検索条件を受け付ける設定受付部122と、検索項目と設定された検索条件とを検索キーとして検索する文書検索部123と、検索項目と設定された検索条件とを履歴データとして保存するデータ保存部124と、次の検索時に、履歴データを基に条件提示部121に提示させる検索項目を指定する項目指定部125とを含む。

概要

背景

ネットワーク技術の進展に伴い、ネットワークに複数のPCを接続して互いが保有する情報を共有し、利用することができるようにされている。文書作成においてもPC等を使用し、作成した文書をそのPC等に格納し、必要なときに読み出し印刷する等して利用している。

しかしながら、文書の増大は、その管理が面倒であり、PC等の記憶容量にも限度がある。そこで、多数の文書を分類、整理して管理する文書管理システムが設けられている。文書管理システムは、データベースを備えており、このデータベースに文書を分類、整理して管理している。

文書管理システムに登録された文書は、ネットワークを通じてその文書の作成者以外も利用することができる。例えば、文書の内容を修正あるいは変更したり、資料として利用するために印刷出力したり、電子メール等により回覧配布したり、新しく文書を作成する場合に雛形として用いたりすることができる。

文書を利用するには、大量に保管してある文書の中から必要な特定の文書や一定条件を満たした文書群検索する必要がある。文書名が特定できれば、文書名をキーワードとして入力し、入力したキーワードと一致する文書を検索することができる。しかしながら、常に文書名が特定できるとは限らず、特定できない場合は、文書の内容で検索を行うため、詳細検索として文書がもつ文書情報プロパティ)の項目検索項目として検索を行う。この検索項目は多岐にわたり、検索条件を設定するのに時間や手間がかかるという問題がある。

また、検索者によっては語彙不足であったり、検索技術未熟であるが故に、適切な語句を指定することができず、検索回数が増大したり、検索回数を重ねても目的の文書に到達できないことがある。

こういった問題に鑑み、検索履歴を利用して検索を行う技術が提案されている(例えば、特許文献1および2参照)。特許文献1に記載の技術では、データベース検索時の検索処理並行して過去の検索操作に関わる検索履歴を記録してデータベースに登録するとともに、そのデータベースに登録された検索履歴の中で検索者の検索目的とする情報と類似する情報があれば、その類似する情報をそのデータベースから読み出して表示する。この技術では、他の使用者の検索履歴を利用して、新たなデータベース検索を行うことから、収集できる情報の範囲を効率的に変化させることができる。

特許文献2では、利用者が入力した検索条件に類似する検索履歴を、利用者が所望する検索目的との適合性の判断が可能な形態で提供し、他の使用者の検索履歴を利用した再検索が可能な文書管理システムを提供し、この文書管理システムにおいて、検索条件を、利用者を特定する情報と関連付けて蓄積し、蓄積されている検索条件の履歴から、検索依頼に含まれる検索条件に類似する検索履歴を取得し、この検索履歴に関連付けて記憶されている利用者情報を取得し、これらを検索結果とともに検索依頼元クライアント手段へ提供するしくみが開示されている。

概要

検索項目を探しやすくし、効率良く検索条件を設定できる文書検索システムを提供する。 このシステムは、文書タイプと検索項目とを提示する条件提示部121と、ユーザにより文書タイプの選択を受け付けるタイプ選択部126と、選択された文書タイプに応じて検索項目を変更させる項目変更部127と、ユーザにより項目の選択を受け付け、検索項目として設定する項目選択部128と、検索項目に対して設定された検索条件を受け付ける設定受付部122と、検索項目と設定された検索条件とを検索キーとして検索する文書検索部123と、検索項目と設定された検索条件とを履歴データとして保存するデータ保存部124と、次の検索時に、履歴データを基に条件提示部121に提示させる検索項目を指定する項目指定部125とを含む。

目的

特許文献1に記載の技術では、データベース検索時の検索処理と並行して過去の検索操作に関わる検索履歴を記録してデータベースに登録するとともに、そのデータベースに登録された検索履歴の中で検索者の検索目的とする

効果

実績

技術文献被引用数
2件
牽制数
1件

この技術が所属する分野

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請求項1

複数の文書ファイルとして登録されている文書の中から一定条件を満たす文書群検索するための文書検索システムであって、検索要求応答して、前記登録されている文書を分類するための文書タイプとともに当該文書の文書情報に含まれる複数の項目のうち予め指定された数の項目を検索項目として提示する条件提示部と、選択可能な前記文書タイプを前記条件提示部に提示させ、ユーザの選択により前記文書タイプの選択を受け付けるタイプ選択部と、選択された前記文書タイプに応じて、前記条件提示部に提示させる前記検索項目を変更させる項目変更部と、選択可能な項目を前記条件提示部に提示させ、前記選択可能な項目の中から少なくとも1つの項目の選択を受け付け、受け付けた項目を前記検索項目として設定する項目選択部と、前記検索項目の各々に対して設定された検索条件を受け付ける設定受付部と、前記検索項目と当該検索項目に対して設定された検索条件とを検索キーとして検索する文書検索部と、前記検索項目と前記設定された検索条件とを前記文書タイプごとに履歴データとして保存するデータ保存部と、前記データ保存部に前記文書タイプごとに保存されている前記履歴データを基に、前記条件提示部に提示させる前記検索項目を指定する項目指定部とを含む、文書検索システム。

請求項2

前記条件提示部は、ユーザからの前記検索項目の増減の要求に応じて、当該検索項目を追加または削除して提示する、請求項1に記載の文書検索システム。

請求項3

前記データ保存部は、直前に検索した際に使用された項目と当該項目に対して設定された検索条件を保存し、前記項目指定部は、前記使用された項目を前記検索項目として指定し、前記条件提示部は、前記項目指定部が指定した前記検索項目を提示するとともに、当該検索項目に対して設定された検索条件を提示する、請求項1または2に記載の文書検索システム。

請求項4

前記項目指定部は、前記データ保存部に保存された前記履歴データを基に、前記文書タイプごとに各項目の使用頻度を計算し、前記使用頻度が高い予め指定された数の前記項目を前記検索項目として指定し、前記条件提示部に対し当該検索項目を提示させる、請求項1または2に記載の文書検索システム。

請求項5

ユーザ識別情報を受け付け、ユーザ認証を行うユーザ認証部を含む、請求項1〜4のいずれか1項に記載の文書検索システム。

請求項6

前記データ保存部は、前記履歴データを前記文書タイプと前記ユーザ識別情報とに対応付けユーザ辞書データとして保存するとともに、前記履歴データを前記文書タイプに対応付けて全ユーザ辞書データとして保存する、請求項5に記載の文書検索システム。

請求項7

前記設定受付部は、前記ユーザ辞書データまたは前記全ユーザ辞書データの選択を受け付け、選択された前記ユーザ辞書データまたは前記全ユーザ辞書データから前記検索項目に対応する前記検索条件を読み出し前記条件提示部に提示させ、前記ユーザにより選択された前記検索条件を、前記検索項目に対して設定された検索条件として受け付ける、請求項6に記載の文書検索システム。

請求項8

前記設定受付部は、前記ユーザ辞書データまたは前記全ユーザ辞書データの選択を受け付け、選択された前記ユーザ辞書データまたは前記全ユーザ辞書データから、前記検索項目に対応し、かつ前記ユーザが入力した文字列に前方一致する前記検索条件を読み出し前記条件提示部に提示させ、前記ユーザにより選択された前記検索条件を、前記検索項目に対して設定された検索条件として受け付ける、請求項6に記載の文書検索システム。

請求項9

前記文書検索システムは、前記条件提示部と前記タイプ選択部と前記項目変更部と前記項目選択部と前記設定受付部と前記文書検索部と前記データ保存部と前記項目指定部とを含む情報処理装置と、前記情報処理装置にネットワークを介して接続され、ユーザに対し前記文書タイプおよび前記検索項目を表示し、前記ユーザにより選択された前記文書タイプ、前記検索項目の少なくとも1つの項目、前記検索項目に対して設定された前記検索条件を前記情報処理装置へ送信するクライアント装置とを含む、請求項1〜8のいずれか1項に記載の文書検索システム。

請求項10

請求項1〜8のいずれか1項に記載の文書検索システムに用いられ、前記条件提示部と前記タイプ選択部と前記項目変更部と前記項目選択部と前記設定受付部と前記文書検索部と前記データ保存部と前記項目指定部とを含む、情報処理装置。

請求項11

複数の文書ファイルとして登録されている文書の中から一定条件を満たす文書群を検索する文書検索方法であって、前記方法は文書検索システムにより実行され、検索要求に応答して、前記登録されている文書を分類するための文書タイプとともに当該文書の文書情報に含まれる複数の項目のうち予め指定された数の項目を検索項目として提示するステップと、選択可能な前記文書タイプを提示し、ユーザの選択により文書タイプの選択を受け付けるステップと、選択された前記文書タイプに応じて、前記提示するステップで提示した前記検索項目を変更させるステップと、前記文書タイプごとに選択可能な項目を提示し、前記選択可能な項目の中から少なくとも1つの項目の選択を受け付け、受け付けた項目を前記検索項目として設定するステップと、前記検索項目の各々に対して設定された検索条件を受け付けるステップと、前記検索項目と当該検索項目に対して設定された検索条件とを検索キーとして文書を検索するステップと、前記検索項目と前記設定された検索条件とを前記文書タイプごとに履歴データとしてデータ保存部に保存するステップと、次の検索要求があるかを判定するステップと、前記次の検索要求がある場合に、前記データ保存部に前記文書タイプごとに保存されている履歴データを基に、前記提示するステップにおいて提示する検索項目を指定するステップとを含む、文書検索方法。

請求項12

前記登録されている文書を分類するための選択可能な文書タイプを提示し、ユーザの選択により文書タイプの選択を受け付けるステップと、選択された前記文書タイプと前記文書タイプごとに指定した前記検索項目とに基づき、前記提示するステップで提示した前記検索項目を変更させるステップとをさらに含む、請求項11に記載の文書検索方法。

請求項13

前記文書タイプごとに選択可能な項目を提示し、前記選択可能な項目の中から少なくとも1つの項目の選択を受け付け、受け付けた項目を前記検索項目として設定するステップをさらに含む、請求項12に記載の文書検索方法。

請求項14

前記提示するステップは、ユーザからの前記検索項目の増減の要求に応じて、当該検索項目を追加または削除して提示するステップを含む、請求項11〜13のいずれか1項に記載の文書検索方法。

請求項15

前記データ保存部は、直前に検索した際に使用された項目と当該項目に対して設定された検索条件を保存し、前記提示するステップでは、前記使用された項目を前記検索項目として提示するとともに、当該検索項目に対して設定された検索条件を提示する、請求項11〜14のいずれか1項に記載の文書検索方法。

請求項16

前記データ保存部に前記文書タイプごとに保存された前記履歴データを基に、前記文書タイプごとに各項目の使用頻度を計算するステップを含み、前記使用頻度が高い予め指定された数の前記項目を前記検索項目として指定し、当該検索項目を提示する、請求項11〜14のいずれか1項に記載の文書検索方法。

請求項17

ユーザ識別情報を受け付け、ユーザ認証を行うステップをさらに含む、請求項11〜16のいずれか1項に記載の文書検索方法。

請求項18

前記保存するステップでは、前記履歴データを前記文書タイプと前記ユーザ識別情報とに対応付けてユーザ辞書データとして保存するとともに、前記履歴データを前記文書タイプに対応付けて全ユーザ辞書データとして保存する、請求項17に記載の文書検索方法。

請求項19

前記検索条件を受け付けるステップでは、前記ユーザ辞書データまたは前記全ユーザ辞書データの選択を受け付け、選択された前記ユーザ辞書データまたは前記全ユーザ辞書データから前記検索項目に対応する前記検索条件を読み出し提示して、前記ユーザにより選択された前記検索条件を、前記検索項目に対して設定された検索条件として受け付ける、請求項18に記載の文書検索方法。

請求項20

前記検索条件を受け付けるステップでは、前記ユーザ辞書データまたは前記全ユーザ辞書データの選択を受け付け、選択された前記ユーザ辞書データまたは前記全ユーザ辞書データから、前記検索項目に対応し、かつ前記ユーザが入力した文字列に前方一致する前記検索条件を読み出し提示して、前記ユーザにより選択された前記検索条件を、前記検索項目に対して設定された検索条件として受け付ける、請求項18に記載の文書検索方法。

請求項21

請求項11〜20のいずれか1項に記載の文書検索方法を実行するためのコンピュータ可読なプログラム

技術分野

0001

本発明は、効率的に検索処理を実行することができる文書検索システムおよび情報処理装置、その文書検索システムにより実行される文書検索方法およびその方法を実行するためのコンピュータ可読なプログラムに関する。

背景技術

0002

ネットワーク技術の進展に伴い、ネットワークに複数のPCを接続して互いが保有する情報を共有し、利用することができるようにされている。文書作成においてもPC等を使用し、作成した文書をそのPC等に格納し、必要なときに読み出し印刷する等して利用している。

0003

しかしながら、文書の増大は、その管理が面倒であり、PC等の記憶容量にも限度がある。そこで、多数の文書を分類、整理して管理する文書管理システムが設けられている。文書管理システムは、データベースを備えており、このデータベースに文書を分類、整理して管理している。

0004

文書管理システムに登録された文書は、ネットワークを通じてその文書の作成者以外も利用することができる。例えば、文書の内容を修正あるいは変更したり、資料として利用するために印刷出力したり、電子メール等により回覧配布したり、新しく文書を作成する場合に雛形として用いたりすることができる。

0005

文書を利用するには、大量に保管してある文書の中から必要な特定の文書や一定条件を満たした文書群検索する必要がある。文書名が特定できれば、文書名をキーワードとして入力し、入力したキーワードと一致する文書を検索することができる。しかしながら、常に文書名が特定できるとは限らず、特定できない場合は、文書の内容で検索を行うため、詳細検索として文書がもつ文書情報プロパティ)の項目検索項目として検索を行う。この検索項目は多岐にわたり、検索条件を設定するのに時間や手間がかかるという問題がある。

0006

また、検索者によっては語彙不足であったり、検索技術未熟であるが故に、適切な語句を指定することができず、検索回数が増大したり、検索回数を重ねても目的の文書に到達できないことがある。

0007

こういった問題に鑑み、検索履歴を利用して検索を行う技術が提案されている(例えば、特許文献1および2参照)。特許文献1に記載の技術では、データベース検索時の検索処理と並行して過去の検索操作に関わる検索履歴を記録してデータベースに登録するとともに、そのデータベースに登録された検索履歴の中で検索者の検索目的とする情報と類似する情報があれば、その類似する情報をそのデータベースから読み出して表示する。この技術では、他の使用者の検索履歴を利用して、新たなデータベース検索を行うことから、収集できる情報の範囲を効率的に変化させることができる。

0008

特許文献2では、利用者が入力した検索条件に類似する検索履歴を、利用者が所望する検索目的との適合性の判断が可能な形態で提供し、他の使用者の検索履歴を利用した再検索が可能な文書管理システムを提供し、この文書管理システムにおいて、検索条件を、利用者を特定する情報と関連付けて蓄積し、蓄積されている検索条件の履歴から、検索依頼に含まれる検索条件に類似する検索履歴を取得し、この検索履歴に関連付けて記憶されている利用者情報を取得し、これらを検索結果とともに検索依頼元クライアント手段へ提供するしくみが開示されている。

発明が解決しようとする課題

0009

しかしながら、上記の技術では、以前に検索した条件でそのまま検索を行う場合には便利であるが、大量の項目群から検索したい項目を探し出すのが大変であり、文書タイプごとに使用できる検索項目についてどの文書タイプでどの項目が使用できるかがわかりにくいため、一部の条件を変更して検索したい場合には不便さを解決することができていないという問題があった。

0010

このため、検索項目を探しやすくし、効率良く検索条件を設定することができる文書検索システムやその方法の提供が望まれていた。

課題を解決するための手段

0011

本発明は、上記課題に鑑み、複数の文書ファイルとして登録されている文書の中から一定条件を満たす文書群を検索するための文書検索システムであって、検索要求応答して、登録されている文書を分類するための文書タイプとともに当該文書の文書情報に含まれる複数の項目のうち予め指定された数の項目を検索項目として提示する条件提示部と、検索項目の各々に対して設定された検索条件を受け付ける設定受付部と、検索項目と当該検索項目に対して設定された検索条件とを検索キーとして検索する文書検索部と、検索項目と設定された検索条件とを履歴データとして保存するデータ保存部と、データ保存部に保存されている履歴データを基に、条件提示部に提示させる検索項目を指定する項目指定部とを含むシステムを提供することができる。

0012

検索項目が提示されるので、検索条件を設定するだけで効率良く検索を行うことができる。また、履歴データを使用し、検索によく使用されている項目が提示されるので、検索項目を探す手間が省け、簡単に検索を行うことができる。

0013

選択可能な文書タイプを条件提示部に提示させ、ユーザの選択により文書タイプの選択を受け付けるタイプ選択部と、選択された文書タイプに応じて、すなわち、その文書タイプと項目指定部が文書タイプごとに指定した検索項目とに基づき、条件提示部に提示させる検索項目を変更させる項目変更部とを含む。このため、データ保存部は、履歴データを文書タイプごとに保存し、項目指定部は、検索項目を文書タイプごとに指定する。

0014

文書タイプの選択により、文書タイプで検索可能な項目が動的に変化するため、どの項目が設定可能であるかを意識することなく、簡単に項目を設定することができる。

0015

項目指定部は、文書タイプごとに選択可能な項目を指定し、このシステムは、選択可能な項目を条件提示部に提示させ、選択可能な項目の中から少なくとも1つの項目の選択を受け付け、受け付けた項目を検索項目として設定する項目選択部を含む。

0016

また、動的に変化した検索項目を変更したい場合においても、すべての項目から選択するのではなく、その文書タイプごとに指定された選択可能な項目の中から選択できるので、検索項目の変更も容易となる。

0017

条件提示部は、ユーザからの検索項目の増減の要求に応じて、その検索項目を追加または削除して提示することができる。これにより、ユーザが検索項目を簡単に増減することができ、ユーザの使いやすい検索画面カスタマイズすることが可能で、より便利な検索画面を提供することができる。

0018

また、ユーザ識別情報を受け付け、ユーザ認証を行うユーザ認証部を含み、条件提示部は、文書タイプおよびユーザ識別情報に対応した検索項目を提示し、データ保存部は、文書タイプおよびユーザ識別情報ごとに履歴データを保存し、項目指定部は、文書タイプおよびユーザ識別情報ごとに検索項目および選択可能な項目を指定することができる。これにより、ユーザごとにカスタマイズされた検索が可能となる。

0019

データ保存部は、直前に検索した際に使用された項目と当該項目に対して設定された検索条件を保存し、項目指定部は、使用された項目を検索項目として指定し、条件提示部が、項目指定部が指定した検索項目を提示し、当該検索項目に対して設定された検索条件も提示することができる。直前に検索した際に使用された項目および検索条件と同じ設定にして検索を行いたい場合、項目の設定や変更、検索条件の設定が不要になるため、さらに効率良く検索を行うことができる。

0020

項目指定部は、データ保存部に保存された履歴データを基に、文書タイプごとに各項目の使用頻度を計算し、使用頻度が高い予め指定された数の項目を検索項目として指定し、条件提示部に対し当該検索項目を提示させることができる。ユーザ識別情報を利用する場合は、項目指定部は、データ保存部にユーザ識別情報を対応付けて保存された履歴データを基に、ユーザ識別情報および文書タイプごとに各項目の使用頻度を計算し、使用頻度が高い予め指定された数の項目を検索項目として指定し、ユーザ認証に使用されたユーザ識別情報に応じて条件提示部に対し検索項目を提示させることができる。使用頻度が高い項目が自動的に設定されるので、検索条件を設定するのみで、効率良く設定を行い、検索することができる。

0021

また、データ保存部は、履歴データを文書タイプとユーザ識別情報とに対応付けてユーザ辞書データとして保存するとともに、履歴データを文書タイプに対応付けて全ユーザ辞書データとして保存することができる。設定受付部は、ユーザ辞書データまたは全ユーザ辞書データの選択を受け付け、選択されたユーザ辞書データまたは全ユーザ辞書データから検索項目に対応する検索条件を読み出し条件提示部に提示させ、ユーザにより選択された検索条件を、検索項目に対して設定された検索条件として受け付けることができる。また、設定受付部は、ユーザ辞書データまたは全ユーザ辞書データの選択を受け付け、選択されたユーザ辞書データまたは全ユーザ辞書データから、検索項目に対応し、かつユーザが入力した文字列に前方一致する検索条件を読み出し条件提示部に提示させ、ユーザにより選択された検索条件を、検索項目に対して設定された検索条件として受け付けることができる。

0022

上記のような構成を採用することで、ユーザが検索する際に入力した検索条件を、項目ごとに記憶しておき、項目ごとの条件をユーザ辞書データや全ユーザ辞書データとして自動的に保存し、保存してあるユーザ辞書データや全ユーザ辞書データを、ユーザが条件入力を行う際に自動的に呼び出し、条件入力欄カーソルが合わされた際にその項目に対応する検索条件のリストとして条件入力欄下に表示し、あるいは入力された際にその入力された文字列に前方一致する検索条件のリストとして条件入力欄下に表示し、表示されたリストから選択することにより、簡単に検索条件を設定することができる。

0023

また、これらの辞書データを自動的に呼び出して使用するのではなく、ユーザ辞書データを使用する場合、全ユーザ辞書データを使用する場合、いずれの辞書データも使用しない場合の3段階に切り替え可能とし、ユーザが望む方法で検索条件の設定を行うことができる。

0024

この文書管理システムは、条件提示部と、設定受付部と、文書検索部と、データ保存部と、項目指定部と、タイプ選択部と、項目変更部と、項目選択部とを備える情報処理装置と、情報処理装置にネットワークを介して接続され、ユーザに対し文書タイプおよび検索項目を表示し、ユーザにより検索項目に対して設定された検索条件を情報処理装置へ送信するクライアント装置とを含んで構成される。

0025

したがって、本発明は、上記の文書検索システムのほか、この文書検索システムを構成する情報処理装置を提供することもできる。なお、クライアント装置は、PCのほか、MFP(Multi Function Peripheral)やデジタル複合機等の画像形成装置であってもよい。

0026

また、本発明では、文書検索システムにより行われる処理を各ステップとして含む文書検索方法も提供することができる。すなわち、この方法は、検索要求に応答して登録されている文書を分類するための文書タイプとともに当該文書の文書情報に含まれる複数の項目のうち予め指定された数の項目を検索項目として提示するステップと、選択可能な文書タイプを提示し、ユーザの選択により文書タイプの選択を受け付けるステップと、選択された文書タイプに応じて、提示する検索項目を変更させるステップと、文書タイプごとに選択可能な項目を提示し、選択可能な項目の中から少なくとも1つの項目の選択を受け付け、受け付けた項目を検索項目として設定するステップと、検索項目の各々に対して設定された検索条件を受け付けるステップとを含む。

0027

加えて、検索項目と当該検索項目に対して設定された検索条件とを検索キーとして文書を検索するステップと、検索項目と設定された検索条件とを履歴データとしてデータ保存部に保存するステップと、次の検索要求があるかを判定するステップと、次の検索要求がある場合に、データ保存部に保存されている履歴データを基に、提示するステップにおいて提示する検索項目を指定するステップとを含む。

0028

本発明では、上記の文書検索システム、情報設定装置、文書検索システムにより実行される文書検索方法のほか、その方法を実行するためのコンピュータ可読なプログラムを提供することが可能である。また、そのプログラムを、CD−ROM、DVD−ROM、SDカード等の記録媒体に記録して提供することも可能である。

図面の簡単な説明

0029

本発明の文書検索システムの一実施形態を示したシステム構成図。
文書の文書情報に含まれる複数の項目を例示した図。
実際に検索を行う場合に表示される従来の画面を例示した図。
文書検索システムを構成する情報処理装置の機能ブロック図。
クライアント装置が備える表示装置に表示されるログイン画面を例示した図。
表示装置に表示されるメイン画面を例示した図。
表示装置に表示される詳細検索画面の第1実施形態を示した図。
詳細検索画面の第2実施形態を示した図。
詳細検索画面の第3実施形態を示した図。
詳細検索画面の第4実施形態を示した図。
詳細検索画面の第5実施形態を示した図。
文書検索処理の流れを示したフローチャート図。

実施例

0030

図1は、本発明の文書検索システムの一実施形態を示したシステム構成図である。このシステムは、少なくとも1台のクライアント装置100と、ネットワーク110を介して接続された情報処理装置としてのサーバ装置120とを含んで構成されている。なお、この図1では、クライアント装置100として利用可能なノートPCやMFP(Multi Function Peripheral)といった画像形成装置も示されている。

0031

クライアント装置100は、文書ファイルとして登録されている文書の検索のほか、文書ファイルの登録、文書の表示、フォルダの作成、お気に入りの登録、各種通知申請等を行うことができ、それらの処理を実行するためのアプリケーションを記憶するための記憶装置、その記憶装置から読み出して実行するプロセッサ、サーバ装置120との間で通信を行う通信インタフェース、文書作成等において文字等を入力するための入力装置および入力した文字等を表示するための表示装置を備えている。

0032

プロセッサは、OSやアプリケーションを実行し、装置全体の制御や各種の演算処理を行う。また、プロセッサは、ネットワーク110を介して通信を行い、ユーザから入力を受け付け、表示装置に演算結果等を出力し、コンテンツ再生リッピング、記憶装置へのデータ等の記憶、記憶装置からのデータ等の読み出し、データ等の管理を行う。

0033

通信インタフェースは、LAN端子モデム無線LANを実現するためのアンテナおよび送受信機を含むことができる。入力装置としては、文字や数字を入力するためのキーボード、画面に表示されるカーソルの移動、ウィンドウアイコン等の選択、ボタンの押下を実現するためのマウスのほか、指やスタイラス等を使用して画面上のカーソルの移動やアイコンの選択等を実現するタッチパネルを採用することができる。また、上述した表示装置として、液晶ディスプレイやCRT等を採用することができる。さらに、記憶装置として、ROM、RAM、HDD等を備えることができ、外部記憶装置としてのSDカード、CD−R、CD−RW、DVD−R、DVD−RW、DVD−RAM等に記憶するためにSDカードスロットCDドライブDVDドライブ等を備えることができる。

0034

クライアント装置100は、上記のハードウェア実装するものとしてPCを挙げることができるが、上述したPCやMFPに限定されるものではなく、携帯電話やPDA(Personal Digital Assistant)等の携帯情報端末等とすることも可能である。

0035

サーバ装置120は、クライアント装置100と同様のハードウェア構成とすることができ、記憶装置、プロセッサ、通信インタフェース、入力装置および表示装置を備えることができる。

0036

このシステムを利用するユーザは、クライアント装置100を使用し、クライアント装置100とサーバ装置120との間の通信を確立させ、サーバ装置120上のデータベースに文書ファイルとして格納されている文書がもつ文書情報の予め指定された数の項目およびそれらの項目を検索キーとして設定し、検索を行うことにより、高い精度で検索を行うことができる。具体的な検索方法については後述する。

0037

ここでまず、文書検索システムに登録されている文書について説明する。この文書は、数多くの文書情報の項目をもっている。図2は、その項目を例示した図である。文書情報は、管理情報システム情報ワークフロー情報ユーザ設定というカテゴリ(分類)に関する情報を含む。

0038

管理情報は、文書を管理するための情報であり、その項目として、文書の版、すなわちバージョン、その版に対するコメント、文書を分類するための文書タイプ、文書を識別するための文書名、保管期限文書状態メモが含まれる。文書タイプとしては、基本タイプスキャナタイプ、FAXタイプ等の初期設定されたいくつかの文書タイプとともに、管理者が利用形態に合わせて、例えば、議事録に関連する文書である「議事録タイプ」や契約書に関連する文書である「契約書タイプ」等を独自に設定することができる。これらのタイプは、キャビネット割り当てられているタイプに対応しており、文書は少なくとも1つのタイプが割り当てられる。この文書タイプは、検索条件の1つの項目とされており、1つのタイプを設定することで、詳細検索を行うことが可能になるが、これらのタイプに関係なく検索を行いたい場合があることから、「すべての文書タイプ」も設けられる。

0039

文書名は、その文書を他の文書から識別するためにつけられる文字列や数字、それらの組み合わせからなるものである。保管期限は、この文書が保管される期限の最終年月日を、文書状態は、「作成中」や「完成」等を情報として含む。

0040

システム情報は、その項目として、文書が格納されているキャビネットやフォルダ等の場所、文書に番号が付与されている場合はその文書番号、文書の作成者名、その文書の登録日、その文書の内容を修正や変更して文書の更新が行われた更新日、その文書の作成日、その文書へいずれかの者が最後にアクセスした最終アクセス日、その文書へのアクセス回数、その文書の文書ファイルのサイズ、セクション数を含む。

0041

すべての文書は、ワークフロー情報として、ワークフロー項目をもち、その項目に、設定情報がない場合は空とされ、設定情報がある場合はワークフローが実行されたとき値が入力される。その項目としては、回覧状態回覧ルート申請者名、承認者名、次の審査あるいは承認者名、配布先がある。例えば、回覧状態の場合、設定情報がなければ「状態なし」とされ、設定情報がある場合はその情報に応じて「すべて」、「回覧中」、「承認済み」等とされる。

0042

ユーザ設定は、ユーザを識別するための情報として、文字列から構成されるユーザ文字列数値から構成されるユーザ数値、これらを登録した日付であるユーザ日付、ユーザメモ、ユーザ文字列に番号を割り当てたユーザ文字列(採番)を含む。

0043

実際に検索を行う場合に表示される従来の画面を、図3に例示する。図3に示す画面では、タブにより「キーワード検索」または「全文検索」を選択することができるようになっていて、「キーワード検索」が選択された場合、検索場所として、任意のキャビネットやフォルダを指定し、その中に格納されている文書ファイルを検索する。フォルダの中には、さらにフォルダを含む階層構造とされている場合があり、そのような階層構造とされたすべてのフォルダ内にあるファイルを検索するために、「サブフォルダも探す」というチェックボックスが設けられている。

0044

検索項目として複数の項目を指定することができるようになっており、それらの項目間を「and」あるいは「or」でつなぎ、「and」であれば、指定したすべての項目が一致する文書のすべてを、「or」であれば、指定した項目の少なくとも1つが一致する文書のすべてを探し出すことができる。

0045

図3に示す画面では、文書名、作成者、サイズ、セクション名、付せんのコメント、付せん、文書状態、メモに対するキーワードを入力することができ、また、登録日、更新日、作成日、最終アクセス日を選択することができ、選択された日を指定することができ、さらには、それら入力した検索条件を保存し、過去に保存した検索条件を呼び出すことができるようにされている。また、入力した条件をすべて消去し、入力をやり直したい場合があることから、クリアボタンも設けられている。なお、入力が終わり、検索を行う場合、検索実行ボタンを押下し、検索を中止する場合は、キャンセルボタンを押下するように構成されている。検索実行ボタンが押下されたところで、入力された検索条件を基に、検索が実行される。

0046

このように検索を実行する際に、入力することができる検索条件は多岐にわたり、希望に沿った検索を行うための検索条件の設定は容易ではなく、また、図3に示すように、検索可能な項目を画面上に並べて表示する場合、その検索項目を探し出すのにも手間がかかる。このため、詳細検索が敬遠されてしまう要因となる。加えて、多数の検索項目の中には、すべての文書タイプに存在する項目と、文書タイプごとに存在する項目とがあるため、単純に並べて表示するだけでは、どの項目が希望する検索の設定に利用できるのかがわかりにくい。

0047

実際に詳細検索画面において、検索項目が多数存在しても、一度に設定する検索項目は少数であることが多い。例えば、2ないし3項目であり、多くても5項目程度である。そして、よく使用する検索項目はある程度決まっている。この点に着目し、検索画面の初期表示状態では表示する項目数をよく利用すると思われる数項目に絞り、その数項目だけで詳細検索を行うことができるようにする。また、検索項目をプルダウンとし、これにより容易に変更することを可能にし、プルダウン内には文書タイプごとに設定可能な項目あるいはすべての文書タイプに共通の項目を提示して、項目を探しやすくし、また、多数の項目から項目を探す手間を省く。

0048

さらに、文書タイプを最初に設定し、その文書タイプの設定によりプルダウン内に表示される検索項目が動的に変更されるようにすることで、どの項目が設定可能であるかを意識することなく、簡単に検索項目を設定することができるようにする。なお、検索項目が3つで足りない場合や、減らしたい場合もあることから、検索項目欄を簡単に増減することができるようにし、ユーザが使いやすい検索画面にカスタマイズできるようにする。これにより、より便利な検索画面を提供することができる。

0049

これらのことを踏まえ、本発明の文書管理システムは、図4に示す各部を備えることができる。この文書検索システムは、登録されている複数の文書の中から一定条件を満たす文書を効率良く探し出すことを可能にしたシステムであり、そのために、少なくとも条件提示部121、設定受付部122、文書検索部123、データ保存部124、項目指定部125、タイプ選択部126、項目変更部127、項目選択部128を備える。なお、データ保存部124を除き、プログラムとして構成し、メモリ等の記憶装置に格納し、プロセッサにより読み出し実行することにより、これらの各部として機能させることができる。データ保存部124は、上記のメモリ等の記憶装置とすることができる。

0050

条件提示部121は、クライアント装置100からユーザにより送信された検索要求に応答して、システムに文書ファイルとして登録されている文書の文書情報に含まれる項目のうち予め指定された数の項目を検索項目としてクライアント装置100へ送り、その表示装置に表示させることによりユーザに提示する。検索要求は、詳細検索画面の要求であり、提示する内容は、文書を分類するために使用される文書タイプや検索項目等である。システム起動初期では、デフォルトとして設定された検索項目を提示することができる。

0051

設定受付部122は、ユーザが入力する等して各検索項目に対して設定された検索条件を受け付ける。検索条件は、文字列、数値範囲、日付等を含む。文書検索部123は、検索項目と、その検索項目に対して設定された検索条件とを検索キー(検索キーワード)として文書を検索する。文書タイプが指定されていれば、文書検索部123は、その文書タイプの文書を、検索キーとしての検索項目および検索条件に基づき検索する。このため、単にキーワードのみを入力して検索を行う場合に比較して、詳細に検索を行うことができる。

0052

この文書検索後、データ保存部124は、検索キーとして使用した検索項目と検索条件とを対応付けて履歴データとして保存する。この履歴データは、文書タイプごとに保存することができ、後述するユーザ認証を行う場合には、ユーザを識別するためのユーザ識別情報を対応付け、ユーザごとに分けて保存することができる。

0053

項目指定部125は、次の検索要求の際、データ保存部124に保存された履歴データに基づき、条件提示部121に提示させる検索項目を指定する。例えば、直前に検索した際に使用された項目とその項目に対して設定された検索条件をデータ保存部124に保存しておき、項目指定部125は、その項目を検索項目として指定することができる。条件提示部121は、項目指定部125が指定した項目を提示させ、また、その項目に対して設定された検索条件も表示させることができる。

0054

ユーザは、それら検索項目および検索条件をそのまま利用する場合は、検索項目や検索条件を変更することなく、検索ボタンを押下する等して即座に検索を実行することができる。このため、検索条件の入力が不要となり、簡単かつ迅速に詳細検索を行うことができる。

0055

上記の構成により、検索画面の初期表示状態では表示する項目数をよく利用すると思われる数項目に絞ることができ、その数項目だけで詳細検索を行うことができる。

0056

タイプ選択部126は、ユーザに選択可能な文書タイプを条件提示部121に提示させて、ユーザが選択した文書タイプを受け付ける。文書タイプは、クライアント装置100の表示装置に選択可能な複数のタイプを表示し、ユーザがそのうちの1つを選択し、その選択された文書タイプの情報をサーバ装置120が受信することにより、タイプ選択部126がその情報から文書タイプの選択を受け付けることができる。

0057

項目変更部127は、タイプ選択部126により受け付けた文書タイプと、項目指定部125が文書タイプごとに指定した検索項目とに基づき、条件提示部121に提示させる検索事項を変更させる。このため、ユーザが異なる文書タイプを選択するごとに、提示される検索項目が変更される。

0058

項目指定部125は、条件提示部121に提示させる検索項目、例えば3つの項目のほか、その文書タイプにおいてユーザが選択することができる項目を含め、選択可能な項目としてそれらの項目を指定する。したがって、選択可能な項目は、3つ以上の項目とされる。

0059

項目選択部128は、項目指定部125が指定した選択可能な項目を条件提示部121に提示させ、ユーザが選択したその選択可能な項目の中の少なくとも1つを受け付け、その受け付けた項目を検索項目として設定する。このように、ユーザが選択できる項目が特定の項目に制限されることから、項目の設定が容易となり、効率良く検索を行うことができる。

0060

文書タイプや検索項目等を変更したい場合は、選択をやりなおすことにより設定変更することができ、また、検索条件を入力しなおすことにより設定しなおすことができる。

0061

データ保存部124は、文書タイプごとに履歴データを保存し、項目指定部125は、データ保存部124に保存された履歴データに基づき、文書タイプごとに各項目の使用頻度を計算し、使用頻度が高い順に並べ、予め指定された数の項目を検索項目として指定することができる。予め指定された数が上記の3である場合は、使用頻度の高い上位3つを検索項目として指定する。使用頻度は、これまでに使用したその項目数を、これまでに使用したすべての項目の総数で除し、百分率で表したものとすることができる。

0062

条件提示部121は、項目指定部125が指定した数の検索項目のほか、ユーザからの検索項目の増減の要求に応じて、検索項目を追加または削除して提示することができる。したがって、ユーザが3つの検索項目のうち1つを削除すると、その1つの検索項目を削除して提示し、1つを追加すると、1つの検索項目を1つ追加し、4つの検索項目を提示する。これにより、ユーザが使いやすい検索画面にカスタマイズすることができ、より便利な検索画面を提供することができる。

0063

データ保存部124は、履歴データを文書タイプに対応付けて全ユーザ辞書データとして保存することができる。これにより、ユーザは、自分が選択した検索項目に対し、設定すべき検索条件を、その全ユーザ辞書データから選択することができ、その検索項目と選択した検索条件とを検索キーとして用い、文書検索を行うことができる。

0064

例えば、ユーザが詳細検索画面で検索条件を入力する際、自動的にこの辞書データを呼び出し、検索条件を入力する欄にカーソルが合わせられた際に、検索条件のリストを表示し、そのリストからユーザが望む検索条件を選択させることができる。また、その欄に入力された文字列に前方一致する検索条件のリストを表示し、そのリストから選択させてもよい。ここで、前方一致する検索条件は、先頭が入力した文字列に一致する検索条件である。

0065

サーバ装置120は、さらに、図示しないユーザ認証部を備えることができ、ユーザを識別するためのユーザ識別情報を受け付け、ユーザ認証を行うことができる。このため、ユーザ認証部は、予めユーザ識別情報を保持しており、自己が保持するユーザ識別情報と、受け付けたユーザ識別情報とが一致するか否かにより、一致する場合に認証成功と判断し、一致しない場合は認証失敗と判断する。認証成功によりこのシステムを利用して文書検索を実行することができる。

0066

ユーザ認証を行う場合、ユーザ識別情報の入力によりユーザを識別することが可能となる。このため、条件提示部121は、文書タイプごとに異なる項目を提示させることができるほか、文書タイプごと、ユーザごとに異なる項目を提示させることができる。また、データ保存部124への履歴データの保存も、文書タイプごと、ユーザごとに保存することができ、それをユーザ辞書データとして保存することができる。このため、各ユーザに対し、ユーザ辞書データを保存し、そのユーザ辞書データを利用して上記の検索条件の選択を行うことができる。これらは、切り替えて行うことができ、ユーザが自己のユーザ辞書データを利用して検索条件を設定したい場合は、このユーザ辞書データを、ユーザが全ユーザ辞書データを利用して検索条件を設定したい場合は、この全ユーザ辞書データを選択し、また、いずれの辞書データも利用しない場合は、文字列等を入力して検索条件を設定できるように3段階に切り替えることができるようにすることができる。

0067

図5図11に示す画面を参照して、この文書検索システムを用いて行われる文書検索について詳細に説明する。ユーザが利用するクライアント装置100は、Webブラウザを実装し、サーバ装置120は、そのWebブラウザと通信するためにWebサーバを実装している。この間の通信は、HTTP(HyperText Transfer Protocol)を使用して行われる。

0068

ユーザは、クライアント装置100上でWebブラウザを起動させると、表示装置には、Webブラウザのホームページ画面が表示される。ユーザは、文書検索を行うために、お気に入り等に予め登録されている文書検索を行う開始画面のURL(Uniform resource locator)を選択し、その画面の表示をサーバ装置120に対して要求すると、クライアント装置100とサーバ装置120との間で通信を行い、この要求を受け付けたサーバ装置120は、ログイン画面をそのクライアント装置100へ送り、クライアント装置100の表示画面に表示させる。これは、特定の利用者のみがこの文書検索を行うことができるようにするためにユーザ認証を行うものである。

0069

図5に示すログイン画面では、ユーザを識別するユーザ識別情報としてのログイン名とそのユーザを一意に識別するパスワードの入力を要求する。ユーザは、ログイン名およびパスワードの入力欄に、それらを入力し、ログインボタンを押下することにより、ユーザ認証が行われる。なお、図5に示す実施形態では、ログイン情報を保存し、次回のログイン時に入力を省略することができるチェックボックスが設けられているのが示されている。

0070

マウス操作等によりログインボタンが押下されると、ログイン名およびパスワードがサーバ装置120へ送信される。サーバ装置120は、それらを受け付けると、上述したユーザ認証部が、ログイン名およびパスワードを確認し、一致するものが存在すれば認証成功と判断し、存在しなければ認証失敗と判断する。認証が失敗すれば、ログイン画面が保持され、ユーザが入力した情報が消去され、再度の入力が促される。

0071

一方、認証が成功した場合は、メイン画面をクライアント装置100へ提供する。メイン画面は、例えば、図6に示すような画面とすることができる。この図6では、ツールバーが図示されていないが、ツールバーを備えるものであってもよい。キーワードを入力して簡易検索を行うこともできるが、ここでは詳細検索を行う場合について説明する。ちなみに、簡易検索を行う場合は、ツールバーが表示されていれば、そのツールバーに備えるキーワード入力欄に任意の文字列等をキーワードとして入力することにより検索を行うことができる。一方、ツールバーが表示されていない場合は、「ファイル」メニューを開き、「簡易検索」を選択し、入力欄に任意の文字列等をキーワードとして入力することにより同様の検索を行うことができる。

0072

一方、詳細検索を行う場合は、同様に、「ファイル」メニューを開き、「詳細検索」を選択することにより、図7に示すような詳細検索画面を開くことができる。なお、メニューアイコンが表示されていれば、そのメニューアイコンをクリックして選択することにより、詳細検索画面を開くことができる。図7に示す画面には、検索キーワードの設定、詳細検索条件の設定、検索結果の並び順の設定、検索範囲の指定、検索条件の保存および検索実行といった各種設定を行い、保存し、実行することができる構成とされている。

0073

検索キーワードの設定では、画面上部の入力欄に文字列等を入力することにより検索を実行することができる。「のすべてを含む」という欄は、入力した文字列をすべて含む文書、フォルダを検索する。「のいずれかを含む」という欄は、入力した文字列のいずれかを含む文書、フォルダを検索する。「のいずれも含まない」という欄は、入力した文字列が含まれていない文書、フォルダを検索する。

0074

また、「文書」、「フォルダ」のどちらかまたは両方を検索する、「全文検索」という2種類のチェックボックスが設けられていて、文書のみを検索する場合は「文書」に、フォルダのみを検索する場合は「フォルダ」に、いずれも検索する場合は「文書」、「フォルダ」の両方に、全文検索を行う場合には「全文検索」にチェックマークを付けることにより各検索を実行することができる。なお、「全文検索」は、「文書」にチェックマークを付けていない場合にはチェックマークを付けることができないようにすることができ、また、「フォルダ」にチェックマークを付けていても、検索キーワードの部分のみが検索され、文書の詳細検索部分の条件を「フォルダ」に適用しないようにすることもできる。

0075

詳細検索条件の設定では、検索する文書タイプをドロップダウンリストから選択することができる。この選択により、タイプ選択部126がその選択を受け付け、項目変更部127が選択された文書タイプに応じて、検索項目が文書タイプの下側に自動的に変更されて表示される。図7では3つの項目、「名前」、「登録日」、「更新日」が表示されている。これらは、使用頻度が高い順に3つ指定されたものであり、それぞれプルダウンリストをもち、そのプルダウンリストに選択可能な項目が含まれている。

0076

文書タイプの向かって右側には、それらの項目についてAND検索を行うのか、OR検索を行うのかが選択できるようになっている。AND検索は、設定した条件をすべて満たす文書を検索し、OR検索は、設定した条件のいずれかを含む文書を検索する。項目は、文書タイプに設定されている項目が表示されるが、ドロップダウンリストから選択することも可能である。

0077

表示された項目の隣には、文字列、数値、日付等を入力することができる入力欄を備えており、入力した文字列、数値、日付等に対応して条件を設定することができるようにされている。なお、設定のために入力された検索条件は、設定受付部122がその設定を受け付ける。図7では、「名前」という項目では、文字列が入力できる入力欄が設けられ、それに続いて「すべてを含む」という条件が選択されている。この条件としてはそのほか、「いずれかを含む」、「いずれも含まない」、「いずれかで始まる」、「いずれかで終わる」、「どれかである」、「どれでもない」、あるいは値なし等があり、いずれかの条件を選択することができる。

0078

「登録日」や「更新日」という項目は、日付を入力することができ、「の範囲」あるいは値なしを選択することができ、開始日のみを設定する場合、値なしとし、向かって左側の入力欄のみ入力することができる。一方、終了日のみを設定する場合、値なしとし、向かって右側の入力欄のみ入力することができる。これらのほか、検索実行日を起点とした過去の範囲で検索を行うことができ、「過去3日以内」という条件を設定することもできる。ドロップダウンリストを開き、この「過去3日以内」のほか、「過去1週間以内」や「過去1ヶ月以内」という条件を設定することも可能である。

0079

検索結果の並び順の設定では、検索結果を項目に応じて昇順あるいは降順に並べて表示することができる。図7では、項目として「名前」が選択されているが、この項目はドロップダウンリストで他の項目を選択することができるようにされている。したがって、他の項目により昇順あるいは降順に並べて表示することができる。

0080

検索範囲の指定では、「検索範囲の設定」をクリックし、表示される画面で検索する場所を選択することができるようにされている。その場所として、任意のフォルダを選択することができるが、そのフォルダ内のフォルダも検索対象としたい場合は、「サブフォルダ以下も検索する」というチェックボックスにチェックマークを付けることにより、そのフォルダ内のすべてのファイルを検索することができる。

0081

検索条件の保存は、「条件保存」ボタンを押下し、登録画面を開くことにより行うことができる。この保存は、データ保存部124が予め指定されたフォルダ等に格納することにより行うことができ、お気に入りへ格納するように設定されていれば、お気に入りに検索条件を登録することができる。登録する検索条件に応じて自動的に名前が付与され、登録日時、検索条件である旨が関連付けられて格納される。名前は自動的に付与されて登録されるが、その名前はユーザが自由に変更することが可能であり、自分がわかりやすい名前に変更することができる。この格納された検索条件については、チェックボックスが設けられ、そのチェックボックスにチェックマークを付けることで、ログイン直後、直前に保存した条件で検索を実行し、一覧エリアに検索結果を表示することができる。

0082

検索条件を設定した後、検索を実行するには、「検索」ボタンを押下し、設定した検索条件での詳細検索を取りやめる場合は「キャンセル」ボタンを押下する。したがって、「検索」ボタンが押下されたことを検知して、文書検索部123が、選択された項目および設定された検索条件を検索キーとして用い、文書検索を実行する。

0083

図8は、文書タイプとして「スキャナ」が選択されており、その「スキャナ」という文書タイプに設定されている項目「名前」を変更するところを例示した図である。「名前」という項目のドロップダウンリストを開くと、「キーワード抽出1」、「キーワード抽出2」、「登録ページ数」、「あて先数」、「スキャナ登録日」という複数の他の項目が選択可能な項目として表示される。これらのうちの1つを選択することにより、「スキャナ」から他の項目へ変更することができる。これらの選択可能な項目は、文書タイプである「スキャナ」に対し、項目指定部125がデータ保存部124に保存された履歴データに基づき指定したものである。図8では、ドロップダウンリストにスキャナタイプに固有の項目のみを表示したが、これに限られるものではなく、すべてのタイプに共通な項目もリスト表示することができる。

0084

図9は、文書タイプとして「スキャナ」から「議事録タイプ」へ変更し、その変更に伴って項目が変更されることを例示した図である。文書タイプは、ドロップダウンリストで表示されるようになっているため、他の文書タイプをリスト表示することができ、その中から「議事録タイプ」を選択することによりその文書タイプへ変更することができる。これも、文書タイプである「議事録タイプ」に対し、項目指定部125がデータ保存部124に保存された履歴データに基づき指定したものである。

0085

この文書タイプの変更に伴って、各文書タイプに設定されている項目は異なるため、異なる項目が表示される。図9に示す実施形態では、図8と同様に、「名前」という項目が設定されているため、その項目が表示されるが、その項目を変更するために開いたドロップダウンリストの項目が「スキャナ」の場合とは異なっている。「議事録タイプ」の場合、変更することができる項目は、「申請者」、「承認者」、「次の審査/承認者」、「会議開催日」、「会議名」とされている。この図9でも、ドロップダウンリストに議事録タイプに固有の項目のみを表示したが、これに限られるものではなく、すべてのタイプに共通な項目もリスト表示することができる。

0086

図10では、文書タイプとして「議事録タイプ」から「契約書タイプ」へ変更し、その変更に伴って項目が変更されることを例示した図である。文書タイプは、ドロップダウンリストで表示されるようになっているため、「議事録タイプ」以外の他の文書タイプをリスト表示することができ、その中から「契約書タイプ」を選択することによりその文書タイプへ変更することができる。これも、文書タイプである「契約書タイプ」に対し、項目指定部125がデータ保存部124に保存された履歴データに基づき指定したものである。

0087

この文書タイプの変更に伴って、各文書タイプに設定されている項目は異なるため、異なる項目が表示される。図10に示す実施形態では、図9と同様に、「名前」という項目が設定されているため、その項目が表示されるが、その項目を変更するために開いたドロップダウンリストの項目が「議事録タイプ」の場合とは異なっている。「契約書タイプ」の場合、変更することができる項目は、「契約先」、「契約種類」、「発注額」、「受注額」、「契約概要」とされている。また、この図10でも、ドロップダウンリストに契約書タイプに固有の項目のみを表示したが、これに限られるものではなく、すべてのタイプに共通な項目もリスト表示することができる。

0088

図11は、文書タイプを変更するのではなく、項目を減らす場合を例示した図である。文書タイプとして「スキャナ」が選択されると、その「スキャナ」に設定されている「名前」、「登録日」、「更新日」のほか、図示しない「文書番号」、「作成者」といった項目も表示される。これでは設定する項目が多くなってしまい、簡易に設定することはできない。

0089

そこで、図示しない「文書番号」、「作成者」といった不要な項目については設定しないように、「名前」、「登録日」、「更新日」といった使用する項目については検索項目の前に−ボタンを表示させ、その表示されている一番最後の検索項目の次の行に+ボタンを表示させることにより、その後の項目を使用しない項目とし、項目を減らすことができる。これにより、ある程度の詳細検索を維持しつつ簡易に検索を行うことができる。ここでは、項目を減少させる方法について説明したが、項目を増加させ、より詳細な検索を実行したい場合には、この+ボタンをクリックして項目を増加させることができ、その項目は、ドロップダウンリストを開き、他の項目を選択することにより簡単に変更することができる。

0090

文書検索システムは、選択された項目と検索条件を、ユーザごと、文書タイプごとに、前回検索した際の状態を記憶していて自動的に文書タイプを設定した際に表示、または前回までに検索された条件の検索項目の使用頻度が高い上位項目が文書タイプを設定すると動的に設定されるようにすることができる。これにより、効率良く検索条件設定を行うことができる。

0091

また、文書検索システムは、ユーザが検索する際に入力した検索条件を、項目ごと、および全ユーザの使用した項目ごとの条件を、ユーザ辞書データ、全ユーザ辞書データとして自動的に保存する。そして、その保存してあるユーザ辞書データ、全ユーザ辞書データを、ユーザが詳細検索画面で条件入力を行う際に自動的に呼び出し、条件入力欄にカーソルが合わせられた際または入力された際に、その項目の辞書リスト全体またはその項目の辞書リストのうち入力された文字列に前方一致する検索条件のリストを条件入力欄下に表示し、表示されたリストから選択することで、簡単に検索条件を設定することができる。

0092

これらの辞書データは、入力補助用のユーザ辞書として利用することができ、例えば図示しない切り替えボタン等により、詳細検索画面上でログインユーザ(自分の過去の検索条件を見る)/全体(他の人の過去の検索条件を見る)/補助なし(過去の検索条件を表示しない)の3段階の切り替えを行うことができるようにされており、これらを切り替えることで、ユーザが望む方法で検索条件の設定を簡単に行うことができる。

0093

図12を参照して、文書検索システムが行う文書検索処理を詳細に説明する。図12に示すフローチャートでは、まず、ステップ1200において、ユーザがクライアント装置100を使用し、ログイン画面をサーバ装置120に要求し、Webブラウザ上にログイン画面を表示させ、ユーザがログイン名およびパスワードを入力するところから開始される。

0094

サーバ装置120は、ステップ1205で、クライアント装置100からログイン名およびパスワードを受信すると、ステップ1210で、ユーザ認証を行う。予め登録されているログイン名およびパスワードと一致するか否かを判断し、一致しない場合には、再びそれらを入力させるため、ステップ1205へ戻る。

0095

一方、一致する場合は、認証成功となり、メイン画面をクライアント装置100へ送り、表示装置に表示させる。その後、ステップ1215で詳細検索画面を表示する際、システムを初めて起動し、表示させる場合には履歴データが存在しないので、デフォルトの文書タイプを表示させるとともに、その文書タイプに設定されたデフォルトの検索項目を表示させる。一方、履歴データが存在する場合は、履歴データに基づき、項目指定部125が文書タイプごとに検索項目を指定し、文書タイプに応じてその指定した検索項目を表示させる。

0096

ステップ1220で、文書タイプの選択を受け付けたかを判断する。受け付けていない場合は、ステップ1230へ進み、受け付けた場合は、ステップ1225へ進む。受け付けた場合は、ステップ1225で、選択された文書タイプに応じて、項目指定部125が文書タイプごとに指定した検索項目を使用し、検索項目を変更する。なお、初めての場合は、デフォルトの検索項目を使用する。

0097

ステップ1230では、検索項目の変更を受け付けたかを判定する。受け付けていない場合は、ステップ1240へ進み、受け付けた場合は、ステップ1235へ進む。受け付けた場合は、ステップ1235で、変更された項目へ検索項目を設定変更する。

0098

ステップ1240では、その検索項目に対して設定された検索条件を受け付ける。ユーザが文字列、数値、日付等を入力し、「を含む」等の条件を選択することにより検索条件を設定すると、サーバ装置120の設定受付部122はこの設定を受け付ける。

0099

ステップ1245で、文書検索部123は、選択された文書タイプの複数の文書の中から、設定変更された検索項目および設定された検索条件に基づき一定条件を満たす文書群を検索し、それらの文書群の文書名等を検索結果としてリスト表示する。検索結果には、検索項目の検索条件を満たした文書の文書名、ファイルサイズ、登録日、更新日等を表示することができる。

0100

検索は、まず、設定された文書タイプによって分類される文書群を探す。次に、その文書群の中から、設定された3つの検索項目の検索条件を満たす文書を探す。このとき、任意の1つの検索項目の検索条件を満たす文書を探し、その1つ目の検索条件を満たした文書の中から2つ目の検索項目の検索条件を満たす文書を探し、その2つ目の検索条件を満たした文書の中から3つ目の検索項目の検索条件を満たす文書を探すことにより、一定条件を満たした文書を検索することができる。

0101

ステップ1250で、その検索項目と設定された検索条件とを対応付け、その文書タイプの履歴データとして保存し、ステップ1255で、次の検索要求があるかを判定する。履歴データは、対応テーブル等として保存することができる。検索要求がある場合は、ステップ1260で、履歴データを基に、どの項目を検索項目として使用するかを決定し、決定した項目を検索項目として指定し、条件提示部121に指定した検索項目を提示させる。その後、ステップ1220へ戻り、ステップ1220からステップ1255までの処理を実行する。ステップ1255で、ない場合は、ステップ1265へ進み、この処理を終了する。

0102

これまで本発明を上述した実施の形態をもって説明してきたが、本発明は上述した実施の形態に限定されるものではなく、他の実施の形態、追加、変更、削除など、当業者が想到することができる範囲内で変更することができ、いずれの態様においても本発明の作用・効果を奏する限り、本発明の範囲に含まれるものである。したがって、上記方法を実現するためのコンピュータ可読なプログラムとして構成し、プログラムとして提供することも可能であるし、そのプログラムが記録された記録媒体として提供することも可能である。

0103

100…クライアント装置、110…ネットワーク、120…サーバ装置、121…条件提示部、122…設定受付部、123…文書検索部、124…データ保存部、125…項目指定部、126…タイプ選択部、127…項目変更部、128…項目選択部

先行技術

0104

特開2001−109752号公報
特開2005− 78334号公報

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