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技術 文書管理システム、文書管理装置、文書管理依頼装置、文書管理プログラム、文書管理依頼プログラム

出願人 富士ゼロックス株式会社
発明者 筧大日朗
出願日 2008年3月19日 (12年11ヶ月経過) 出願番号 2008-071791
公開日 2009年10月8日 (11年4ヶ月経過) 公開番号 2009-230221
状態 特許登録済
技術分野 文書処理装置 文書処理装置
主要キーワード コンテキスト処理 管理依頼 ファックス送信処理 文書入力装置 文書管理処理 ジョブフロー 格納要求 編集履歴
関連する未来課題
重要な関連分野

この項目の情報は公開日時点(2009年10月8日)のものです。
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図面 (9)

課題

文書に施した処理の確認や、確認した処理の他の文書への適用等を容易に行うことのできる文書管理システム文書管理装置文書管理依頼装置文書管理プログラム文書管理依頼プログラムを提供する。

解決手段

指示書に基づいて文書に対する処理を施す文書処理システム4により施された処理の内容を該処理が施された文書のコンテキストとして関連情報保存部31に保存し、このコンテキストを関連情報通知部32を介して文書作成装置1が取得し、文書作成装置1は、取得したコンテキストに基づいて作成若しくは編集した文書に対する文書処理システム4による処理を文書管理装置3に依頼する。

概要

背景

入力元入力装置)や出力先出力装置)との接続、イメージ処理フォーマット変換処理文字認識処理等の各種処理に応じた機能をプラグインとし、このプラグインを組み合わせることで、文書に対する入力、加工、配信等の文書処理を行うシステムがある。このような文書処理システムは、ジョブフローと称されることがあり、例えば、ある格納場所フォルダ等)に文書を登録すると、当該文書を暗号化してから公開先リポジトリに文書を登録するといった処理を実現できる。ジョブフローのルール事前構築する必要があり、入力がスキャンであればどういったジョブフローで処理するかを事前に選択することとなる。

一方、文書は、他人から引き継ぐこともあり、その場合には、引き継いだ文書を更新した際に、その他人が適用していたのと同じジョブフローを適用したいといった要求が生じることがあるが、ジョブフローの履歴情報が多数存在したり、ジョブフローを適用した文書の文書名が変更されていたなどの場合には、履歴情報から文書にどのようなジョブフローが適用されたかを判断することは困難である。

なお、文書に対する編集履歴アプリケーションソフトウェア毎に保存し、後に再生する技術は提案されている(例えば、特許文献1参照)。
特開2003−36130号公報

概要

文書に施した処理の確認や、確認した処理の他の文書への適用等を容易に行うことのできる文書管理システム文書管理装置文書管理依頼装置文書管理プログラム文書管理依頼プログラムを提供する。指示書に基づいて文書に対する処理を施す文書処理システム4により施された処理の内容を該処理が施された文書のコンテキストとして関連情報保存部31に保存し、このコンテキストを関連情報通知部32を介して文書作成装置1が取得し、文書作成装置1は、取得したコンテキストに基づいて作成若しくは編集した文書に対する文書処理システム4による処理を文書管理装置3に依頼する。

目的

本発明は、文書に施した処理の確認や、確認した処理の他の文書への適用等を容易に行うことのできる文書管理システム、文書管理装置、文書管理依頼装置、文書管理プログラム、文書管理依頼プログラムを提供することを目的とする。

効果

実績

技術文献被引用数
0件
牽制数
0件

この技術が所属する分野

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請求項1

文書管理装置文書管理依頼装置とからなり、前記文管理装置は、指示情報に基づいて文書に対する処理を施す文書処理システムにより施された処理の内容を該処理が施された文書の関連情報として保存する保存手段と、文書の関連情報に基づいて該文書に施す処理を示す指示情報を作成する作成手段と、前記作成手段が作成した指示情報と該指示情報に対応する文書とを前記文書処理システムに送信して該文書に対する処理の実行を指示する指示手段と、前記保存手段が保存する関連情報を前記文書管理依頼装置に通知する通知手段とを具備し、前記文書管理依頼装置は、前記通知手段により通知された関連情報を取得する取得手段と、文書と前記取得手段が取得した関連情報とを前記文書管理装置へ送信して該文書に対する前記文書処理システムによる処理を依頼する依頼手段とを具備することを特徴とする文書管理システム

請求項2

前記文書管理依頼装置は、文書を格納する格納手段と、前記格納手段に文書が格納される際に、該格納手段に既に格納されている文書に対応する関連情報の通知を前記通知手段に要求する要求手段とをさらに具備することを特徴とする請求項1記載の文書管理システム。

請求項3

前記文書管理依頼装置は、前記取得手段が取得した関連情報から利用する関連情報の選択を受け付け選択受付手段をさらに具備し、前記依頼手段は、前記選択手段により選択された関連情報を前記文書管理装置に送信して該関連情報に対応する文書に対する前記文書処理システムによる処理を依頼することを特徴とする請求項1または2に記載の文書管理システム。

請求項4

前記文書管理依頼装置は、前記取得手段が取得した関連情報を編集する編集手段をさらに具備し、前記依頼手段は、前記編集手段により編集された関連情報を前記文書管理装置に送信して該関連情報に対応する文書に対する前記文書処理システムによる処理を依頼することを特徴とする請求項1乃至3のいずれかに記載の文書管理システム。

請求項5

指示情報に基づいて文書に対する処理を施す文書処理システムにより施された処理の内容を該処理が施された文書の関連情報として保存する保存手段と、文書管理依頼装置から取得した関連情報に基づいて該関連情報に対応する文書に施す処理を示す指示情報を作成する作成手段と、前記作成手段が作成した指示情報と該指示情報に対応する文書とを前記文書処理システムに送信して該文書に対する処理の実行を指示する指示手段と、前記保存手段が保存する関連情報を前記文書管理依頼装置に通知する通知手段とを具備することを特徴とする文書管理装置。

請求項6

指示情報に基づいて文書に対する処理を施す文書処理システムにより施された処理の内容を該処理が施された文書の関連情報として保存するとともに、文書の関連情報に基づいて該文書に施す処理を示す指示情報を作成し、該作成した指示情報と該指示情報に対応する文書とを前記文書処理システムに送信して該文書に対する処理の実行を指示する文書管理装置から通知された関連情報を取得する取得手段と、文書と前記取得手段が取得した関連情報とを送信して該文書に対する前記文書処理システムによる処理を依頼する依頼手段とを具備することを特徴とする文書管理依頼装置。

請求項7

指示情報に基づいて文書に対する処理を施す文書処理システムにより施された処理の内容を該処理が施された文書の関連情報として保存手段に保存する保存処理と、文書管理依頼装置から取得した関連情報に基づいて該関連情報に対応する文書に施す処理を示す指示情報を作成する作成処理と、前記作成処理で作成した指示情報と該指示情報に対応する文書とを前記文書処理システムに送信して該文書に対する処理の実行を指示する指示処理と、前記保存手段に保存された関連情報を前記文書管理依頼装置に通知する通知処理とを情報処理装置に実行させることを特徴とする文書管理プログラム

請求項8

指示情報に基づいて文書に対する処理を施す文書処理システムにより施された処理の内容を該処理が施された文書の関連情報として保存するとともに、文書の関連情報に基づいて該文書に施す処理を示す指示情報を作成し、該作成した指示情報と該指示情報に対応する文書とを前記文書処理システムに送信して該文書に対する処理の実行を指示する文書管理装置から通知された関連情報を取得する取得処理と、文書と前記取得処理で取得した関連情報とを送信して該文書に対する前記文書処理システムによる処理を依頼する依頼処理とを情報処理装置に実行させることを特徴とする文書管理依頼プログラム

技術分野

背景技術

0002

入力元入力装置)や出力先出力装置)との接続、イメージ処理フォーマット変換処理文字認識処理等の各種処理に応じた機能をプラグインとし、このプラグインを組み合わせることで、文書に対する入力、加工、配信等の文書処理を行うシステムがある。このような文書処理システムは、ジョブフローと称されることがあり、例えば、ある格納場所フォルダ等)に文書を登録すると、当該文書を暗号化してから公開先リポジトリに文書を登録するといった処理を実現できる。ジョブフローのルール事前構築する必要があり、入力がスキャンであればどういったジョブフローで処理するかを事前に選択することとなる。

0003

一方、文書は、他人から引き継ぐこともあり、その場合には、引き継いだ文書を更新した際に、その他人が適用していたのと同じジョブフローを適用したいといった要求が生じることがあるが、ジョブフローの履歴情報が多数存在したり、ジョブフローを適用した文書の文書名が変更されていたなどの場合には、履歴情報から文書にどのようなジョブフローが適用されたかを判断することは困難である。

0004

なお、文書に対する編集履歴アプリケーションソフトウェア毎に保存し、後に再生する技術は提案されている(例えば、特許文献1参照)。
特開2003−36130号公報

発明が解決しようとする課題

0005

本発明は、文書に施した処理の確認や、確認した処理の他の文書への適用等を容易に行うことのできる文書管理システム、文書管理装置、文書管理依頼装置、文書管理プログラム、文書管理依頼プログラムを提供することを目的とする。

課題を解決するための手段

0006

上述した目的を達成するため、請求項1の発明は、文書管理装置と文書管理依頼装置とからなり、前記文管理装置は、指示情報に基づいて文書に対する処理を施す文書処理システムにより施された処理の内容を該処理が施された文書の関連情報として保存する保存手段と、文書の関連情報に基づいて該文書に施す処理を示す指示情報を作成する作成手段と、前記作成手段が作成した指示情報と該指示情報に対応する文書とを前記文書処理システムに送信して該文書に対する処理の実行を指示する指示手段と、前記保存手段が保存する関連情報を前記文書管理依頼装置に通知する通知手段とを具備し、前記文書管理依頼装置は、前記通知手段により通知された関連情報を取得する取得手段と、文書と前記取得手段が取得した関連情報とを前記文書管理装置へ送信して該文書に対する前記文書処理システムによる処理を依頼する依頼手段とを具備することを特徴とする。

0007

また、請求項2の発明は、請求項1の発明において、前記文書管理依頼装置は、文書を格納する格納手段と、前記格納手段に文書が格納される際に、該格納手段に既に格納されている文書に対応する関連情報の通知を前記通知手段に要求する要求手段とをさらに具備することを特徴とする。

0008

また、請求項3の発明は、請求項1または2の発明において、前記文書管理依頼装置は、前記取得手段が取得した関連情報から利用する関連情報の選択を受け付け選択受付手段をさらに具備し、前記依頼手段は、前記選択手段により選択された関連情報を前記文書管理装置に送信して該関連情報に対応する文書に対する前記文書処理システムによる処理を依頼することを特徴とする。

0009

また、請求項4の発明は、請求項1乃至3のいずれかの発明において、前記文書管理依頼装置は、前記取得手段が取得した関連情報を編集する編集手段をさらに具備し、前記依頼手段は、前記編集手段により編集された関連情報を前記文書管理装置に送信して該関連情報に対応する文書に対する前記文書処理システムによる処理を依頼することを特徴とする。

0010

また、請求項5の発明は、指示情報に基づいて文書に対する処理を施す文書処理システムにより施された処理の内容を該処理が施された文書の関連情報として保存する保存手段と、文書管理依頼装置から取得した関連情報に基づいて該関連情報に対応する文書に施す処理を示す指示情報を作成する作成手段と、前記作成手段が作成した指示情報と該指示情報に対応する文書とを前記文書処理システムに送信して該文書に対する処理の実行を指示する指示手段と、前記保存手段が保存する関連情報を前記文書管理依頼装置に通知する通知手段とを具備することを特徴とする。

0011

また、請求項6の発明は、指示情報に基づいて文書に対する処理を施す文書処理システムにより施された処理の内容を該処理が施された文書の関連情報として保存するとともに、文書の関連情報に基づいて該文書に施す処理を示す指示情報を作成し、該作成した指示情報と該指示情報に対応する文書とを前記文書処理システムに送信して該文書に対する処理の実行を指示する文書管理装置から通知された関連情報を取得する取得手段と、文書と前記取得手段が取得した関連情報とを送信して該文書に対する前記文書処理システムによる処理を依頼する依頼手段とを具備することを特徴とする。

0012

また、請求項7の発明は、指示情報に基づいて文書に対する処理を施す文書処理システムにより施された処理の内容を該処理が施された文書の関連情報として保存手段に保存する保存処理と、文書管理依頼装置から取得した関連情報に基づいて該関連情報に対応する文書に施す処理を示す指示情報を作成する作成処理と、前記作成処理で作成した指示情報と該指示情報に対応する文書とを前記文書処理システムに送信して該文書に対する処理の実行を指示する指示処理と、前記保存手段に保存された関連情報を前記文書管理依頼装置に通知する通知処理とを情報処理装置に実行させることを特徴とする。

0013

また、請求項8の発明は、指示情報に基づいて文書に対する処理を施す文書処理システムにより施された処理の内容を該処理が施された文書の関連情報として保存するとともに、文書の関連情報に基づいて該文書に施す処理を示す指示情報を作成し、該作成した指示情報と該指示情報に対応する文書とを前記文書処理システムに送信して該文書に対する処理の実行を指示する文書管理装置から通知された関連情報を取得する取得処理と、文書と前記取得処理で取得した関連情報とを送信して該文書に対する前記文書処理システムによる処理を依頼する依頼処理とを情報処理装置に実行させることを特徴とする。

発明の効果

0014

請求項1の発明によれば、文書に施された処理を確認することができ、他の文書に対して同様の処理を施すことが可能となる。

0015

請求項2の発明によれば、文書に対して施すべき処理の適用忘れを防止することが可能となる。

0016

請求項3の発明によれば、文書に対して施すべき処理の適用を容易に指示することが可能となる。

0017

請求項4の発明によれば、文書に施された処理を確認することができ、他の文書に対して確認した処理の一部を変更した処理を施すことが可能となる。

0018

請求項5の発明によれば、文書に施された処理を確認することができ、他の文書に対して同様の処理を施すことが可能となり、文書に対する処理の自動適用も可能となる。

0019

請求項6の発明によれば、文書に施された処理を確認することができ、他の文書に対して同様の処理を施すことが可能となる。

0020

請求項7の発明によれば、文書に施された処理を確認することができ、他の文書に対して同様の処理を施すことが可能となり、文書に対する処理の自動適用も可能となる。

0021

請求項8の発明によれば、文書に施された処理を確認することができ、他の文書に対して同様の処理を施すことが可能となる。

発明を実施するための最良の形態

0022

以下、本発明に係る文書管理システム、文書管理装置、文書管理依頼装置、文書管理プログラム、文書管理依頼プログラムの一実施の形態について、添付図面を参照して詳細に説明する。

0023

図1は、文書管理システムの構成例を示した図である。同図に示すように、文書管理システムは、複数の文書作成装置1(1−1〜1−n)と、文書入力装置2、文書管理装置3、文書処理システム4、文書保存装置5が、それぞれ、ネットワーク6を介して接続されている。

0024

文書作成装置1は、パーソナルコンピュータ等の情報処理装置で、ワードプロセッサ等の文書の作成、編集を行うソフトウェアを動作させているもので、他に、文書管理装置3に対してクライアントとして動作する文書管理処理部(詳細は後述)を、ソフトウェアを動作させることにより実現しているものである。

0025

文書入力装置2は、原稿を読み取って文書を生成するもので、他に、文書管理装置3に対してクライアントとして動作する文書管理処理部を、ソフトウェアを動作させることにより実現しているものである。

0026

文書管理装置3は、文書作成装置1と文書入力装置2、文書保存装置5の文書管理処理部に対してサーバとして動作するもので、パーソナルコンピュータ等の情報処理装置でソフトウェアを動作させることで実現される。この文書管理装置3は、文書の関連情報であるコンテキストを管理し、このコンテキストに文書処理システム4で実施した処理の内容を保存する。

0027

文書処理システム4は、文書に対する入力、加工、配信等の処理を行うジョブフローを実現するもので、1または複数の装置により構成されるものである。

0028

文書保存装置5は、文書を保存、管理するもので、パーソナルコンピュータ等の情報処理装置でソフトウェアを動作させることで実現される。この文書保存装置5は、リポジトリと称されることもあり、他に、文書管理装置3に対してクライアントとして動作する文書管理処理部を、ソフトウェアを動作させることにより実現しているものである。

0029

なお、文書作成装置1と文書入力装置2は、いずれか一方のみが存在すれば、文書管理システムは成立し、文書作成装置1と文書入力装置2の数に制限は無い。また、文書保存装置5は、実施例1においては、必須の要素では無い。

0030

次に、文書作成装置1、文書入力装置2、文書管理装置3の構成について説明する。文書作成装置1と文書管理装置3は、いずれも、情報処理装置により実現されるもので、文書入力装置2は、原稿を読み取る機能を有する他は情報処理装置に準じた構成となる。文書作成装置1、文書入力装置2、文書管理装置3は、いずれも、図2に示すような構成となる。ただし、同図中に破線で示す画像入力部107は、文書入力装置2のみが有するものとなる。

0031

図2は、文書作成装置1(文書入力装置2、文書管理装置3)の構成を示すブロック図である。同図に示すように、文書作成装置1(文書入力装置2、文書管理装置3)は、演算部101と、記憶部102、一時記憶部103、記憶装置接続部104、記憶装置105、通信部106、画像入力部107、入力装置接続部108、入力装置109、表示装置接続部110、表示装置111を有している。

0032

演算部101は、演算処理を行うもので、例えば、CPU(Central Processing Unit)等のプロセッサにより実現されるものである。記憶部102は、情報等を記憶するもので、例えば、ROM(Read Only Memory)、不揮発性メモリ(Nonvolatile Memory)等のメモリで実現されるものである。一時記憶部103は、情報等を一時的に記憶するもので、例えば、RAM(Random Access Memory)等のメモリで実現されるものである。記憶装置接続部104は、記憶装置105を接続するインタフェイスである。記憶装置105は、情報等を記憶するもので、例えば、磁気ディスク等で実現されるものである。通信部106は、ネットワーク6とのインタフェイスである。画像入力部107は、撮像素子等を有し、原稿を光学的に読み取って画像データを生成するものである。この画像入力部107を有するのは、文書入力装置2のみである。入力装置接続部108は、入力装置109を接続するインタフェイスである。入力装置109は、情報や指示の入力を行うもので、例えば、キーボードマウス等で実現されるものである。表示装置接続部110は、表示装置111を接続するインタフェイスである。表示装置111は、情報等を表示するもので、例えば、ディスプレイ装置等で実現されるものである。

0033

演算部101は、それぞれ、記憶装置105または記憶部102に記憶されているプログラム等により動作し、そのプログラム等の種別により、それぞれ、文書作成装置1、文書入力装置2、文書管理装置3として動作する。

0034

この記憶装置105または記憶部102に記憶されているプログラムは、CD−ROM(Compact Disk Read Only Memory)等の記憶媒体やネットワークを介して提供可能なもので、プログラムの製造元が記憶媒体やネットワークを介して提供したプログラムを記憶装置105または記憶部102に記憶することができる。

0035

次に、文書作成装置1、文書入力装置2、文書管理装置3の機能的な構成について説明する。図3は、文書作成装置1と文書管理装置3の機能的な構成を示すブロック図である。なお、同図においては、文書の作成や編集のための機能等は省略している。また、文書入力装置2の機能も文書作成装置1の機能に準ずるため、図示および文書作成装置1と同様の機能についての説明は省略する。

0036

同図に示すように、文書作成装置1は、文書管理処理部10を有し、文書管理処理部10は、関連情報取得部11と関連情報編集部12、処理依頼部13を有している。文書管理装置3は、関連情報保存部31と関連情報通知部32、指示情報作成部33、処理指示部34を有している。これら各機能部は、いずれも、プログラム等に基づいて演算部101等を動作させることにより実現される。

0037

文書管理処理部10は、文書管理装置3に対してクライアントとして動作するものである。関連情報取得部11は、編集中等の処理対象の文書に関連するコンテキスト、または、当該文書で利用可能なコンテキストを文書管理装置3の関連情報通知部32から取得する。関連情報編集部12は、関連情報取得部11が取得したコンテキストを編集し、このコンテキストに含まれる文書に施す処理内容を編集する。なお、関連情報編集部12は、後述する指示書を編集することができるようにし、その指示書をコンテキストに含めるか指示書自体をコンテキストとして保存できるうようにすることもできる。処理依頼部13は、関連情報編集部12が編集したコンテキストを対応する文書とともに文書管理装置3の指示情報作成部33に渡し、当該文書に対する処理を依頼する。なお、文書管理処理部10を文書入力装置2で実現する場合には、関連情報編集部12を省略し、関連情報取得部11が文書管理装置3の文書管理処理部10で編集されたコンテキストを取得することができるようにし、文書入力装置2でコンテキストの編集を行わないようにすることも可能である。もちろん、文書入力装置2でコンテキストの編集を行っても良い。

0038

関連情報保存部31は、各文書に対応するコンテキストを保存している。関連情報通知部32は、文書管理処理部10の関連情報取得部11からの要求に応じて、処理対象の文書に関連するコンテキスト、または、当該文書で利用可能なコンテキストを関連情報取得部11に通知する。指示情報作成部33は、文書管理処理部10の処理依頼部13から渡されたコンテキストに基づいて、文書処理システム4に対して処理対象の文書に施す処理を指示する指示書を作成する。指示書は、文書に施す処理を記載したもので、基本的には、文書に対する加工処理配信処理を記載する。加工処理には、例えば、イメージ処理、フォーマット変換処理、文字認識処理、暗号化処理文書内容編集処理等の種類があり、配信処理には、例えば、リポジトリへの格納処理メール送信処理ファックス送信処理等の種類がある。指示書には、これらの処理を1以上記載することができる。処理指示部34は、指示情報作成部33が作成した指示書を、対応する文書とともに文書処理システム4へ渡し、当該文書に対する処理を指示するとともに、文書処理システム4から処理結果の通知を受け、成功した処理の内容を該当文書のコンテキストに含め、関連情報保存部31に保存する。

0039

次に、文書管理システムの動作について説明する。図4は、文書管理処理部10と文書管理装置3、文書処理システム4の間の情報等の流れを示した図であり、図5は、文書管理処理部10の動作の流れを示すフローチャートであり、図6は、文書管理装置3の動作の流れを示すフローチャートである。

0040

まず、文書作成装置1で作成した文書をコンテキスト対応の文書として処理しようとするか、コンテキスト対応の文書のコンテキストプロパティを確認するといったコンテキスト処理を行おうとすると(図5のステップ221でYES)、文書管理処理部10の関連情報取得部11が、文書管理装置3に対して利用可能な処理を問い合わせる(ステップ222、図4のステップ201)。なお、コンテキスト処理がコンテキスト対応の文書のコンテキストプロパティを確認するといった処理であった場合には、当該文書のコンテキストの取得要求も同時に行われる。

0041

一方、文書管理装置3では、文書管理処理部10からの問い合わせがあると(図6のステップ241でYES)、関連情報通知部32は、関連情報保存部31に保存されているコンテキストから、利用可能な処理が含まれるコンテキストや要求された文書に対応するコンテキストを特定し(ステップ242)、特定したコンテキストを文書管理処理部10に通知する(ステップ243、図4のステップ202)。

0042

文書管理処理部10では、関連情報取得部11が関連情報通知部32から通知されたコンテキストを取得すると、関連情報編集部12が文書作成装置1の表示装置111に利用可能な処理等を表示し(図5のステップ223)、処理内容の編集を受け付ける(ステップ224)。処理内容が編集されるか、編集が不要との指示を受けると、処理依頼部13が、当該コンテキストと対応する文書を文書管理装置3に送信し、文書に対する処理実行を依頼する(ステップ225、図4のステップ203)。なお、ステップ243において文書管理装置3から文書管理処理部10へコンテキストに含まれる情報全てを常に通知するのではなく、最初に文書管理装置3から文書管理処理部10へコンテキストに含まれる情報の一部のみ(例えば、利用可能な処理が判別できる情報)を通知し、ユーザからコンテキストの編集要求を受け付けた場合に文書管理装置3から文書管理処理部10へコンテキストに含まれる全ての情報を通知するようにしてもよい。

0043

文書管理装置3では、処理依頼部13からの依頼を受け付けると(図6のステップ241でNOおよびステップ244でYES)、指示情報作成部33が、受信したコンテキストに基づいて指示書を作成し(ステップ245)、処理指示部34が、この指示書と対応する文書の両者を文書処理システム4に渡し、処理の実行を指示する(ステップ246、図4のステップ204)。

0044

そして、文書処理システム4から実行した指示の結果が通知されると(図6のステップ247でYES、図4のステップ205)、指示した全ての処理が成功していれば(図6のステップ248でYES)、処理指示部34は、指示した処理内容を当該文書のコンテキストとして、関連情報保存部31に保存若しくは追加保存する(図6のステップ249)。コンテキストを保存するのは当該文書が文書作成部1で作成または編集された時点でコンテキスト対応文書でなかった場合で、コンテキストを追加保存するのは、当該文書が文書作成部1で作成または編集された時点でコンテキスト対応文書であった場合である。 一方、指示した全ての処理が成功していなければ(ステップ248でNO)、処理指示部34は、指示した処理内容のうち、成功した処理内容のみを当該文書のコンテキストとして、関連情報保存部31に保存若しくは追加保存し(ステップ250)、失敗した処理を文書管理処理部10に通知する(ステップ251、図4のステップ206)。文書管理処理部10では、失敗した処理の通知を受けた場合には(図5のステップ226でYES)、当該通知を受けた処理依頼部13が文書作成装置1の表示装置111に失敗した処理を表示し(ステップ227)、処理を終了する。

0045

実施例2では、文書管理装置1に対してクライアントとして動作する文書管理処理部を文書保存装置5で動作させた場合の例を説明する。図7は、文書保存装置5と文書管理装置3の機能的な構成を示すブロック図である。

0046

同図に示すように、文書保存装置5は、文書格納部50と文書管理処理部51を有し、文書管理処理部51は、文書確認部52と、関連情報取得部53、関連情報選択部54、処理依頼部55を有している。文書管理装置3は、関連情報保存部31と関連情報通知部32、指示情報作成部33、処理指示部34を有している。これら各機能部は、いずれも、プログラム等に基づいて演算部101等を動作させることにより実現される。このプログラムは、CD−ROM等の記憶媒体やネットワークを介して提供可能なもので、プログラムの製造元が記憶媒体やネットワークを介して提供したプログラムを記憶するようにすることができる。また、文書格納部50については、文書を記憶装置105に記憶することで格納する。

0047

文書格納部50は、文書を記憶するもので、階層構造を含む複数の領域(以下、フォルダと称する)のそれぞれに、文書を記憶することができる。

0048

文書管理処理部51は、文書管理装置3に対してクライアントとして動作するものである。文書確認部52は、文書を格納しようとするフォルダに既に格納されている文書が存在する場合に、当該文書がコンテキスト対応文書であるか否かを確認する。関連情報取得部53は、文書確認部52がコンテキスト対応文書であると確認した文書のコンテキストを文書管理装置3の関連情報通知部32から取得する。関連情報選択部54は、文書確認部52がコンテキスト対応文書であると確認した文書が複数あった場合や1つの文書に複数のコンテキストが対応していた場合、つまり、関連情報取得部53が複数のコンテキストを取得した場合に、利用するコンテキストの選択を受け付ける。処理依頼部55は、関連情報選択部54により選択を受け付けたコンテキストを対応する文書とともに文書管理装置3の指示情報作成部33に渡し、当該文書に対する処理を依頼する。

0049

なお、文書管理装置3の各機能部については、実施例1で説明したものと同様であるため、ここでの説明は省略する。

0050

次に、文書管理システムの動作について説明する。図8は、文書管理処理部51の動作の流れを示すフローチャートである。なお、文書管理装置3の動作は、基本的に実施例1の場合と同様であるため、図6を参照して説明する。

0051

文書保存装置5は、文書作成装置1または文書入力装置2から文書の格納要求があると(ステップ301でYES)、文書管理処理部51の文書確認部51が、要求された格納先のフォルダにコンテキスト対応文書が格納されているか否かを確認する(ステップ302)。なお、この実施例2においては、文書作成装置1と文書入力装置2の両者は、実施例1で説明した文書管理処理部10を有している必要は無い。

0052

確認の結果、要求された格納先のフォルダにコンテキスト対応文書が格納されていた場合には(ステップ303でYES)、関連情報取得部53が対応するコンテキストの通知を文書管理装置3に要求する(ステップ304)。

0053

一方、文書管理装置3では、文書管理処理部51からの問い合わせがあると(図6のステップ241でYES)、関連情報通知部32は、関連情報保存部31に保存されているコンテキストから、要求された文書に対応するコンテキストを特定し(ステップ242)、特定したコンテキストを文書管理処理部51に通知する(ステップ243)。

0054

文書管理処理部51では、関連情報取得部53が関連情報通知部32から通知されたコンテキストを取得すると、関連情報選択部53が文書格納要求を発した文書作成装置1または文書入力装置2に取得したコンテキストの処理内容を通知し(ステップ305)、文書作成装置1または文書入力装置2の表示装置111に利用可能な処理等を表示させる。その結果、文書作成装置1または文書入力装置2で処理が選択され、その適用が要求されると(ステップ305でYES)、処理依頼部55が、選択されたコンテキストと格納要求のあった文書を文書管理装置3に送信し、コンテキストの作成と文書に対する処理実行の両者を依頼する(図6のステップ225)。

0055

文書管理装置3では、処理依頼部55からの依頼を受け付けると(図6のステップ241でNOおよびステップ244でYES)、指示情報作成部33が、受信したコンテキストに基づいて指示書を作成し(ステップ245)、処理指示部34が、この指示書と対応する文書の両者を文書処理システム4に渡し、処理の実行を指示する(ステップ246)。

0056

その結果、文書処理システム4で文書に対する処理が施され、処理が施された文書が文書処理システム4により文書保存装置5の文書格納部50に格納されるとともに(ステップ308)、文書管理装置3では、文書処理システム4からの処理結果の通知を受けた処理指示部34が、指示した処理内容を当該文書のコンテキストとして関連情報保存部31に保存する(図6のステップ249)。

0057

また、文書確認部51が確認を行った結果、要求された格納先のフォルダにコンテキスト対応文書が格納されていなかった場合や(ステップ303でNO)、文書作成装置1または文書入力装置2で処理の適用が要求されなかった場合には(ステップ306でNO)、格納を要求された文書は、コンテキストに対応しない文書として、そのまま文書格納部50に格納される(ステップ308)。

0058

なお、文書保存装置5に、ウェブサーバとして動作する機能部を追加してウェブリポジトリとして利用する場合にも、文書処理部51が同様の処理を行うことで、コンテキストを利用した処理の適用を行うことが可能である。

図面の簡単な説明

0059

文書管理システムの構成例を示した図である。
文書作成装置1(文書入力装置2、文書管理装置3)の構成を示すブロック図である。
文書作成装置1と文書管理装置3の機能的な構成を示すブロック図である。
文書管理処理部10と文書管理装置3、文書処理システム4の間の情報等の流れを示した図である。
文書管理処理部10の動作の流れを示すフローチャートである。
文書管理装置3の動作の流れを示すフローチャートである。
文書保存装置5と文書管理装置3の機能的な構成を示すブロック図である。
文書管理処理部51の動作の流れを示すフローチャートである。

符号の説明

0060

1、1−1〜1−n文書作成装置
2文書入力装置
3文書管理装置
4文書処理システム
5文書保存装置
6ネットワーク
10文書管理処理部
11関連情報取得部
12 関連情報編集部
13処理依頼部
31 関連情報保存部
32 関連情報通知部
33指示情報作成部
34処理指示部
50文書格納部
51 文書管理処理部
52 文書確認部
53 関連情報取得部
54 関連情報選択部
55 処理依頼部
101演算部
102 記憶部
103一時記憶部
104記憶装置接続部
105 記憶装置
106通信部
107画像入力部
108入力装置接続部
109 入力装置
110表示装置接続部
111 表示装置

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