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技術 ワークフロー管理システム、管理サーバ、担当者端末、ワークフロー管理システムの進捗管理方法、管理サーバの進捗管理方法、及び管理サーバの進捗管理プログラム

出願人 株式会社リコー
発明者 毛利隆軌
出願日 2007年3月7日 (13年8ヶ月経過) 出願番号 2007-057884
公開日 2008年9月18日 (12年1ヶ月経過) 公開番号 2008-217719
状態 拒絶査定
技術分野 特定用途計算機
主要キーワード 報告書の書式 基本処理手順 進捗管理プログラム タスク識別情報 下位タスク 作業完了報告 処理符号 記憶メディアドライブ
関連する未来課題
重要な関連分野

この項目の情報は公開日時点(2008年9月18日)のものです。
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図面 (20)

課題

タスクの情報を自動的に電子文書化し、進捗報告通知することができるワークフロー管理システム管理サーバ、ワークフロー管理システムの進捗管理方法、管理サーバの進捗管理方法、及び管理サーバの進捗管理プログラムを提供する。

解決手段

ワークフロー管理システム1は、ワークフローを構成する階層構造を有するタスクのタスク情報21を管理する管理サーバ100と、前記タスクの進捗報告を確認する端末300とを有するシステムであって、回覧ルート情報23を保持する回覧ルート情報保持手段52と、ユーザからの要求に従ってタスク情報21を取得するタスク情報取得手段61と、タスク情報21と回覧ルート情報23とを基に進捗報告情報27を生成する進捗報告情報生成手段62と、進捗報告情報27を回覧ルート情報23を基に端末300へ通知する進捗報告通知手段63とを有することを特徴とする。

概要

背景

昨今、製品開発などのプロジェクトは、数多くのタスク作業工程)から構成され、かつ複数の部門部署担当者が関わることによって、複雑化してきている。

このような背景から、プロジェクトを効率良く管理し遂行するために、プロジェクトの管理を支援するシステムとして、階層構造を有する複数個のタスクで構成されたワークフローを管理するワークフロー管理システムが、実際の業務で使用されている。

プロジェクトを効率良く遂行するためには、ワークフロー管理システムが有するワークフロー管理機能の他、ワークフローを構成する各タスクの進捗状況を管理する点が重要である。

そのため、例えば、特許文献1には、「作業の停滞やもれを防ぎ、作業効率を向上させる」ことを目的とし、「文書審査者承認者に対して審査承認依頼通知等を行うための審査・承認依頼通知手段を有し、審査・承認依頼通知手段によって、複数の審査・承認依頼について、予め定めた条件に基づいて依頼を結合し、審査・承認者に対して一括して審査・承認依頼通知を行う」と言うワークフロー管理システムが提案されている。

このように、従来のワークフロー管理システムでは、タスクが完了した際に、担当者によって作業完了報告の審査・承認依頼を申請し、申請された審査・承認依頼がプロジェクトの管理者へ通知することで、タスクの進捗管理を実現している。
特開2002−279335号公報

概要

タスクの情報を自動的に電子文書化し、進捗報告を通知することができるワークフロー管理システム、管理サーバ、ワークフロー管理システムの進捗管理方法、管理サーバの進捗管理方法、及び管理サーバの進捗管理プログラムを提供する。ワークフロー管理システム1は、ワークフローを構成する階層構造を有するタスクのタスク情報21を管理する管理サーバ100と、前記タスクの進捗報告を確認する端末300とを有するシステムであって、回覧ルート情報23を保持する回覧ルート情報保持手段52と、ユーザからの要求に従ってタスク情報21を取得するタスク情報取得手段61と、タスク情報21と回覧ルート情報23とを基に進捗報告情報27を生成する進捗報告情報生成手段62と、進捗報告情報27を回覧ルート情報23を基に端末300へ通知する進捗報告通知手段63とを有することを特徴とする。

目的

本発明では、上記従来技術の問題点を鑑み、タスクの情報を自動的に電子文書化し、タスクの進捗報告を通知することができるワークフロー管理システム、管理サーバ、ワークフロー管理システムの進捗管理方法、管理サーバの進捗管理方法、及び管理サーバの進捗管理プログラムを提供することを目的とする。

効果

実績

技術文献被引用数
1件
牽制数
1件

この技術が所属する分野

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請求項1

データベースに格納された、ワークフローを構成する階層構造を有するタスクに関する情報を管理する管理サーバと、前記管理サーバにより管理される前記タスクにおける進捗報告を確認する端末とがネットワークに接続されるワークフロー管理システムであって、前記タスクの進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報を保持する回覧ルート情報保持手段と、ユーザの要求に従って、進捗報告を行う対象となる前記タスクに関連する情報であるタスク情報を前記データベースから取得するタスク情報取得手段と、前記タスク情報取得手段により取得された前記タスク情報と、前記回覧ルート情報保持手段から読み出した前記回覧ルート情報とを基に、前記タスクの進捗報告である進捗報告情報を生成する進捗報告情報生成手段と、前記進捗報告情報生成手段により生成された前記進捗報告情報を、前記回覧ルート情報が示す回覧ルートに従って前記端末へ通知する進捗報告通知手段とを有することを特徴とするワークフロー管理システム。

請求項2

前記タスク情報取得手段は、進捗報告を行う対象である前記タスクが、前記タスクの下位に位置する下位タスクを有するタスクであった場合に、前記タスク情報と前記下位タスクのタスク情報とを、前記データベースから取得することを特徴とする請求項1に記載のワークフロー管理システム。

請求項3

前記データベースから前記タスク情報を取得するための条件を示す前記タスク情報の取得条件を保持するタスク情報取得条件保持手段を有し、前記タスク情報取得手段は、前記タスク情報を前記データベースから取得するときに、前記タスク情報取得条件保持手段から読み出した前記タスク情報の取得条件に従って、前記データベースから、該当する前記タスク情報を取得することを特徴とする請求項1又は2に記載のワークフロー管理システム。

請求項4

進捗報告の通知を定期的に行う期間を示す進捗報告の通知タイミング情報を保持する通知タイミング情報保持手段を有し、前記通知タイミング情報保持手段から読み出した前記通知タイミング情報が示す期間に従って、定期的に、前記タスク情報取得手段により前記タスク情報を前記データベースから取得し、前記進捗報告情報生成手段により、前記タスク情報と前記回覧ルート情報とを基に前記進捗報告情報を生成し、前記進捗報告通知手段により前記進捗報告通知情報を、前記回覧ルート情報が示す回覧ルートに従って前記端末へ通知することを特徴とする請求項1ないし3のいずれか一項に記載のワークフロー管理システム。

請求項5

タスクにおける進捗報告を確認する端末とネットワークを介して接続される、データベースに格納された、ワークフローを構成する階層構造を有するタスクに関する情報を管理する管理サーバであって、前記タスクの進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報を保持する回覧ルート情報保持手段と、ユーザの要求に従って、進捗報告を行う対象となる前記タスクに関連する情報であるタスク情報を前記データベースから取得するタスク情報取得手段と、前記タスク情報取得手段により取得された前記タスク情報と、前記回覧ルート情報保持手段から読み出した前記回覧ルート情報とを基に、前記タスクの進捗報告である進捗報告情報を生成する進捗報告情報生成手段と、前記進捗報告情報生成手段により生成された前記進捗報告情報を、前記回覧ルート情報が示す回覧ルートに従って前記端末へ通知する進捗報告通知手段とを有することを特徴とする管理サーバ。

請求項6

前記タスク情報取得手段は、進捗報告を行う対象である前記タスクが、前記タスクの下位に位置する下位タスクを有するタスクであった場合に、前記タスク情報と前記下位タスクのタスク情報とを、前記データベースから取得することを特徴とする請求項5に記載の管理サーバ。

請求項7

前記データベースから前記タスク情報を取得するための条件を示す前記タスク情報の取得条件を保持するタスク情報取得条件保持手段を有し、前記タスク情報取得手段は、前記タスク情報を前記データベースから取得するときに、前記タスク情報取得条件保持手段から読み出した前記タスク情報の取得条件に従って、前記データベースから、該当する前記タスク情報を取得することを特徴とする請求項5又は6に記載の管理サーバ。

請求項8

進捗報告の通知を定期的に行う期間を示す進捗報告の通知タイミング情報を保持する通知タイミング情報保持手段を有し、前記通知タイミング情報保持手段から読み出した前記通知タイミング情報が示す期間に従って、定期的に、前記タスク情報取得手段により前記タスク情報を前記データベースから取得し、前記進捗報告情報生成手段により、前記タスク情報と前記回覧ルート情報とを基に前記進捗報告情報を生成し、前記進捗報告通知手段により前記進捗報告情報を、前記回覧ルート情報が示す回覧ルートに従って前記端末へ通知することを特徴とする請求項5ないし7のいずれか一項に記載の管理サーバ。

請求項9

データベースに格納された、ワークフローを構成する階層構造を有するタスクに関する情報を管理する管理サーバと、前記管理サーバにより管理される前記タスクにおける進捗報告を確認する端末とがネットワークに接続されるワークフロー管理システムの進捗管理方法であって、該ワークフロー管理システムは、前記タスクの進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報を保持する回覧ルート情報保持手段を有しており、ユーザからの要求に従って、進捗報告を行う対象となる前記タスクに関連する情報であるタスク情報を前記データベースから取得するタスク情報取得手順と、前記タスク情報取得手順により取得された前記タスク情報と、前記回覧ルート情報保持手段から読み出した前記回覧ルート情報とを基に、前記タスクの進捗報告である進捗報告情報を生成する進捗報告情報生成手順と、前記進捗報告情報生成手順により生成された前記進捗報告情報を、前記回覧ルート情報が示す回覧ルートに従って前記端末へ通知する進捗報告通知手順とを有することを特徴とするワークフロー管理システムの進捗管理方法。

請求項10

タスクにおける進捗報告を確認する端末とネットワークを介して接続される、データベースに格納された、ワークフローを構成する階層構造を有するタスクに関する情報を管理する、ワークフロー管理システムにおける管理サーバの進捗管理方法であって、該管理サーバは、前記タスクの進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報を保持する回覧ルート情報保持手段を有しており、ユーザからの要求に従って、進捗報告を行う対象となる前記タスクに関連する情報であるタスク情報を前記データベースから取得するタスク情報取得手順と、前記タスク情報取得手順により取得された前記タスク情報と、前記回覧ルート情報保持手段から読み出した前記回覧ルート情報とを基に、前記タスクの進捗報告である進捗報告情報を生成する進捗報告情報生成手順と、前記進捗報告情報生成手順により生成された前記進捗報告情報を、前記回覧ルート情報が示す回覧ルートに従って前記端末へ通知する進捗報告通知手順とを有することを特徴とする管理サーバの進捗管理方法。

請求項11

タスクにおける進捗報告を確認する端末とネットワークを介して接続される、データベースに格納された、ワークフローを構成する階層構造を有するタスクに関する情報を管理する管理サーバにおける進捗管理プログラムであって、コンピュータは、前記タスクの進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報を保持する回覧ルート情報保持手段を有しており、コンピュータを、ユーザからの要求に従って、進捗報告を行う対象となる前記タスクに関連する情報であるタスク情報を前記データベースから取得するタスク情報取得手段と、前記タスク情報取得手段により取得された前記タスク情報と、前記回覧ルート情報保持手段から読み出した前記回覧ルート情報とを基に、前記タスクの進捗報告である進捗報告情報を生成する進捗報告情報生成手段と、前記進捗報告情報生成手段により生成された前記進捗報告情報を、前記回覧ルート情報が示す回覧ルートに従って前記端末へ通知する進捗報告通知手段として機能させる管理サーバの進捗管理プログラム。

技術分野

0001

本発明は、階層構造を有する複数個タスクで構成されたワークフローを管理するワークフロー管理システムに関するものである。

背景技術

0002

昨今、製品開発などのプロジェクトは、数多くのタスク(作業工程)から構成され、かつ複数の部門部署担当者が関わることによって、複雑化してきている。

0003

このような背景から、プロジェクトを効率良く管理し遂行するために、プロジェクトの管理を支援するシステムとして、階層構造を有する複数個のタスクで構成されたワークフローを管理するワークフロー管理システムが、実際の業務で使用されている。

0004

プロジェクトを効率良く遂行するためには、ワークフロー管理システムが有するワークフロー管理機能の他、ワークフローを構成する各タスクの進捗状況を管理する点が重要である。

0005

そのため、例えば、特許文献1には、「作業の停滞やもれを防ぎ、作業効率を向上させる」ことを目的とし、「文書審査者承認者に対して審査承認依頼通知等を行うための審査・承認依頼通知手段を有し、審査・承認依頼通知手段によって、複数の審査・承認依頼について、予め定めた条件に基づいて依頼を結合し、審査・承認者に対して一括して審査・承認依頼通知を行う」と言うワークフロー管理システムが提案されている。

0006

このように、従来のワークフロー管理システムでは、タスクが完了した際に、担当者によって作業完了報告の審査・承認依頼を申請し、申請された審査・承認依頼がプロジェクトの管理者へ通知することで、タスクの進捗管理を実現している。
特開2002−279335号公報

発明が解決しようとする課題

0007

しかしながら、実際に効率良くプロジェクトを遂行するために行うタスクの進捗管理では、従来のワークフロー管理システムにより行っているタスク完了報告ではなく、日常において定期的に行う日報週報月報などのような中間報告が重要である。

0008

このような中間報告を担当者が行う場合、担当しているタスクの進捗状態には、完了しているもの、作業中(未完了)のもの、未着手のものなどが存在する。

0009

よって、特許文献1に提案されているような従来のワークフロー管理システムでは、担当者によってタスクの進捗報告を行う場合、その都度、自身が担当している複数のタスクについて進捗状況を確認し、これらのタスクについて進捗報告を行う文書を作成した上で、プロジェクトの管理者へ、作成した文書を通知(確認を依頼する)することとなる。この作業は、業務の中で定期的に行わなければならず、担当者にとって煩雑な作業である。

0010

本発明では、上記従来技術の問題点を鑑み、タスクの情報を自動的に電子文書化し、タスクの進捗報告を通知することができるワークフロー管理システム、管理サーバ、ワークフロー管理システムの進捗管理方法、管理サーバの進捗管理方法、及び管理サーバの進捗管理プログラムを提供することを目的とする。

課題を解決するための手段

0011

上記目的を達成するため、本発明のワークフロー管理システムは、データベースに格納された、ワークフローを構成する階層構造を有するタスクに関する情報を管理する管理サーバと、前記管理サーバにより管理される前記タスクにおける進捗報告を確認する端末とがネットワークに接続されるワークフロー管理システムであって、前記タスクの進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報を保持する回覧ルート情報保持手段と、ユーザの要求に従って、進捗報告を行う対象となる前記タスクに関連する情報であるタスク情報を前記データベースから取得するタスク情報取得手段と、前記タスク情報取得手段により取得された前記タスク情報と、前記回覧ルート情報保持手段から読み出した前記回覧ルート情報とを基に、前記タスクの進捗報告である進捗報告情報を生成する進捗報告情報生成手段と、前記進捗報告情報生成手段により生成された前記進捗報告情報を、前記回覧ルート情報が示す回覧ルートに従って前記端末へ通知する進捗報告通知手段とを有することを特徴とする。

0012

これによって、本発明のワークフロー管理システムは、進捗報告を行う対象となるタスクに関する情報を取得し、進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報に従って、取得したタスクに関する情報から、回覧ルートに対応した、タスクの進捗状況を報告する情報を生成し、生成した進捗状況を報告する情報を通知することにより、タスクの情報を自動的に電子文書化し、進捗報告を通知することができる。

0013

また、上記目的を達成するため、本発明のワークフロー管理システムは、前記タスク情報取得手段において、進捗報告を行う対象である前記タスクが、前記タスクの下位に位置する下位タスクを有するタスクであった場合に、前記タスク情報と前記下位タスクのタスク情報とを、前記データベースから取得することを特徴とする。

0014

これによって、本発明のワークフロー管理システムは、進捗報告を行う対象とする親タスクを構成する子タスクを含めたタスク群を一括して進捗報告を行う対象とし、進捗状況を報告する情報を生成するときに必要なタスク情報を取得することができる。

0015

よって、担当者は、プロジェクトの見直しによるタスクの追加や削除など、担当するタスクに変化があった場合でも、正確に担当するタスクの進捗報告を行うことができる。

0016

また、上記目的を達成するため、本発明のワークフロー管理システムは、前記データベースから前記タスク情報を取得するための条件を示す前記タスク情報の取得条件を保持するタスク情報取得条件保持手段を有し、前記タスク情報取得手段において、前記タスク情報を前記データベースから取得するときに、前記タスク情報取得条件保持手段から読み出した前記タスク情報の取得条件に従って、前記データベースから、該当する前記タスク情報を取得することを特徴とする。

0017

これによって、本発明のワークフロー管理システムは、進捗報告を行う対象とするタスク群の中から、更に、担当者が設定した所定の条件に従って、進捗状況を報告する情報を生成するときに必要なタスクに絞り込み、必要なタスク情報のみを取得することができる。

0018

よって、担当者は、適切な情報量でタスクの進捗報告を行うことができる。

0019

また、上記目的を達成するため、本発明のワークフロー管理システムは、進捗報告の通知を定期的に行う期間を示す進捗報告の通知タイミング情報を保持する通知タイミング情報保持手段を有し、前記通知タイミング情報保持手段から読み出した前記通知タイミング情報が示す期間に従って、定期的に、前記タスク情報取得手段により前記タスク情報を前記データベースから取得し、前記進捗報告情報生成手段により、前記タスク情報と前記回覧ルート情報とを基に前記進捗報告情報を生成し、前記進捗報告通知手段により前記進捗報告通知情報を、前記回覧ルート情報が示す回覧ルートに従って前記端末へ通知することを特徴とする。

0020

これによって、本発明のワークフロー管理システムは、担当者が設定した進捗報告の通知を行うタイミングに従って、生成された進捗状況を報告する情報を、定期的に管理者へ通知することができる。

0021

よって、担当者は、日報、週報、月報など、進捗報告を通知するタイミングが異なる報告に対して柔軟に対応することができる。

0022

上記目的を達成するため、本発明の管理サーバは、タスクにおける進捗報告を確認する端末とネットワークを介して接続される、データベースに格納された、ワークフローを構成する階層構造を有するタスクに関する情報を管理する管理サーバであって、前記タスクの進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報を保持する回覧ルート情報保持手段と、ユーザの要求に従って、進捗報告を行う対象となる前記タスクに関連する情報であるタスク情報を前記データベースから取得するタスク情報取得手段と、前記タスク情報取得手段により取得された前記タスク情報と、前記回覧ルート情報保持手段から読み出した前記回覧ルート情報とを基に、前記タスクの進捗報告である進捗報告情報を生成する進捗報告情報生成手段と、前記進捗報告情報生成手段により生成された前記進捗報告情報を、前記回覧ルート情報が示す回覧ルートに従って前記端末へ通知する進捗報告通知手段とを有することを特徴とする。

0023

これによって、本発明の管理サーバは、進捗報告を行う対象となるタスクに関する情報を取得し、進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報に従って、取得したタスクに関する情報から、回覧ルートに対応した、タスクの進捗状況を報告する情報を生成し、生成した進捗状況を報告する情報を通知することにより、タスクの情報を自動的に電子文書化し、進捗報告を通知することができる。

0024

また、上記目的を達成するため、本発明の管理サーバは、前記タスク情報取得手段において、進捗報告を行う対象である前記タスクが、前記タスクの下位に位置する下位タスクを有するタスクであった場合に、前記タスク情報と前記下位タスクのタスク情報とを、前記データベースから取得することを特徴とする。

0025

これによって、本発明の管理サーバは、進捗報告を行う対象とする親タスクを構成する子タスクを含めたタスク群を一括して進捗報告を行う対象とし、進捗状況を報告する情報を生成するときに必要なタスク情報を取得することができる。

0026

よって、担当者は、プロジェクトの見直しによるタスクの追加や削除など、担当するタスクに変化があった場合でも、正確に担当するタスクの進捗報告を行うことができる。

0027

また、上記目的を達成するため、本発明の管理サーバは、進捗報告を行う対象である前記タスクの進捗状況を基に前記データベースから前記タスク情報を取得するための条件を示す前記タスク情報の取得条件を保持するタスク情報取得条件保持手段を有し、前記タスク情報取得手段において、前記タスク情報を前記データベースから取得するときに、前記タスク情報取得条件保持手段から読み出した前記タスク情報の取得条件に従って、前記データベースから、該当する前記タスク情報を取得することを特徴とする。

0028

これによって、本発明の管理サーバは、進捗報告を行う対象とするタスク群の中から、更に、担当者が設定した所定の条件に従って、進捗状況を報告する情報を生成するときに必要なタスクに絞り込み、必要なタスク情報のみを取得することができる。

0029

よって、担当者は、適切な情報量でタスクの進捗報告を行うことができる。

0030

また、上記目的を達成するため、本発明の管理サーバは、進捗報告の通知を定期的に行う期間を示す進捗報告の通知タイミング情報を保持する通知タイミング情報保持手段を有し、前記通知タイミング情報保持手段から読み出した前記通知タイミング情報が示す期間に従って、定期的に、前記タスク情報取得手段により前記タスク情報を前記データベースから取得し、前記進捗報告情報生成手段により、前記タスク情報と前記回覧ルート情報とを基に前記進捗報告情報を生成し、前記進捗報告通知手段により前記進捗報告情報を、前記回覧ルート情報が示す回覧ルートに従って前記端末へ通知することを特徴とする。

0031

これによって、本発明の管理サーバは、担当者が設定した進捗報告の通知を行うタイミングに従って、生成された進捗状況を報告する情報を、定期的に管理者へ通知することができる。

0032

よって、担当者は、日報、週報、月報など、進捗報告を通知するタイミングが異なる報告に対して柔軟に対応することができる。

0033

上記目的を達成するため、本発明のワークフロー管理システムの進捗管理方法は、データベースに格納された、ワークフローを構成する階層構造を有するタスクに関する情報を管理する管理サーバと、前記管理サーバにより管理される前記タスクにおける進捗報告を確認する端末とがネットワークに接続されるワークフロー管理システムの進捗管理方法であって、該ワークフロー管理システムが、前記タスクの進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報を保持する回覧ルート情報保持手段を有しており、ユーザからの要求に従って、進捗報告を行う対象となる前記タスクに関連する情報であるタスク情報を前記データベースから取得するタスク情報取得手順と、前記タスク情報取得手順により取得された前記タスク情報と、前記回覧ルート情報保持手段から読み出した前記回覧ルート情報とを基に、前記タスクの進捗報告である進捗報告情報を生成する進捗報告情報生成手順と、前記進捗報告情報生成手順により生成された前記進捗報告情報を、前記回覧ルート情報が示す回覧ルートに従って前記端末へ通知する進捗報告通知手順とを有することを特徴とする。

0034

また、上記目的を達成するため、本発明のワークフロー管理システムにおける管理サーバの進捗管理方法は、タスクにおける進捗報告を確認する端末とネットワークを介して接続される、データベースに格納された、ワークフローを構成する階層構造を有するタスクに関する情報を管理する、ワークフロー管理システムにおける管理サーバの進捗管理方法であって、該管理サーバが、前記タスクの進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報を保持する回覧ルート情報保持手段を有しており、ユーザからの要求に従って、進捗報告を行う対象となる前記タスクに関連する情報であるタスク情報を前記データベースから取得するタスク情報取得手順と、前記タスク情報取得手順により取得された前記タスク情報と、前記回覧ルート情報保持手段から読み出した前記回覧ルート情報とを基に、前記タスクの進捗報告である進捗報告情報を生成する進捗報告情報生成手順と、前記進捗報告情報生成手順により生成された前記進捗報告情報を、前記回覧ルート情報が示す回覧ルートに従って前記端末へ通知する進捗報告通知手順とを有することを特徴とする。

0035

これによって、本発明のワークフロー管理システムにおける管理サーバの進捗管理方法は、進捗報告を行う対象となるタスクに関する情報を取得し、進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報に従って、取得したタスクに関する情報から、回覧ルートに対応した、タスクの進捗状況を報告する情報を生成し、生成した進捗状況を報告する情報を通知することにより、タスクの情報を自動的に電子文書化し、進捗報告を通知することができる。

0036

上記目的を達成するため、本発明のワークフロー管理システムにおける管理サーバの進捗管理プログラムは、タスクにおける進捗報告を確認する端末とネットワークを介して接続される、データベースに格納された、ワークフローを構成する階層構造を有するタスクに関する情報を管理する管理サーバにおける進捗管理プログラムであって、コンピュータが、前記タスクの進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報を保持する回覧ルート情報保持手段を有しており、コンピュータを、ユーザからの要求に従って、進捗報告を行う対象となる前記タスクに関連する情報であるタスク情報を前記データベースから取得するタスク情報取得手段と、前記タスク情報取得手段により取得された前記タスク情報と、前記回覧ルート情報保持手段から読み出した前記回覧ルート情報とを基に、前記タスクの進捗報告である進捗報告情報を生成する進捗報告情報生成手段と、前記進捗報告情報生成手段により生成された前記進捗報告情報を、前記回覧ルート情報が示す回覧ルートに従って前記端末へ通知する進捗報告通知手段として機能させる。

0037

これによって、本発明のワークフロー管理システムの進捗管理プログラムは、コンピュータを、進捗報告を行う対象となるタスクに関する情報を取得し、進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報に従って、取得したタスクに関する情報から、回覧ルートに対応した、タスクの進捗状況を報告する情報を生成し、生成した進捗状況を報告する情報を通知するように機能させることができる。

0038

よって、本発明のワークフロー管理システムにおける管理サーバの進捗管理プログラムは、コンピュータで、タスクの情報を自動的に電子文書化し、進捗報告を通知すると言う進捗管理機能を実現することができる。

発明の効果

0039

本発明によれば、進捗報告を行う対象となるタスクに関する情報を取得し、進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報に従って、取得したタスクに関する情報から、回覧ルートに対応した、タスクの進捗状況を報告する情報を生成し、生成した進捗状況を報告する情報を通知することにより、タスクの情報を自動的に電子文書化し、タスクの進捗報告を通知することができるワークフロー管理システム、管理サーバ、ワークフロー管理システムの進捗管理方法、管理サーバの進捗管理方法、及び管理サーバの進捗管理プログラムを提供することを目的とする。

発明を実施するための最良の形態

0040

以下、本発明の好適な実施の形態(以下、「実施形態」と言う。)について、図面を用いて詳細に説明する。

0041

[第1の実施形態]
<ワークフロー管理システムのシステム構成
まず、本実施形態に係るワークフロー管理システム1のシステム構成について、図1を用いて説明する。

0042

図1は、本発明の第1の実施形態に係るワークフロー管理システム1のシステム構成の一例を示す図である。

0043

本実施形態に係るワークフロー管理システム1は、例えば、担当者(システムを利用するユーザ)が、担当するタスクに関する情報(以下、「タスク情報」と言う。)や進捗報告に関する情報(以下、「進捗報告関連情報」と言う。)を設定する担当者端末200と、データベースに格納された、ワークフローを構成する階層構造を有するタスクに関する情報を管理する管理サーバ100と、管理サーバ100により管理されるタスクの進捗報告を、管理者(システムを利用するユーザ)が確認する管理者端末300とが、有線及び/又は無線回線により構築されたLAN(Local Area Network)やWAN(Wide Area Network)などのネットワーク(データ通信網)90に接続されることにより構成される。

0044

このように構成される本実施形態に係るワークフロー管理システム1では、以下に示す手順によって、各タスクの進捗管理を行っている。

0045

(手順1)進捗報告関連情報の設定
担当者端末200は、担当者(システムを利用するユーザ)から設定された、進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報や、管理者(システムを利用するユーザ)へ進捗報告の通知を定期的に行う期間を示す通知タイミング情報などを管理サーバ100へ送信する。

0046

(手順2)進捗報告情報の生成
管理サーバ100は、担当者端末200から送信された進捗報告関連情報に基づいて、進捗報告を行う対象となるタスクのタスク情報をデータベースから取得し、取得したタスク情報から、回覧ルート情報が示す回覧ルートに対応した進捗状況を報告する情報(以下、「進捗報告情報」と言う。)、すなわち進捗報告用の電子文書(電子文書化された報告書)を生成する。

0047

(手順3)進捗報告の通知
管理サーバ100は、生成した進捗報告情報(電子文書化された報告書)を、回覧ルート情報が示す回覧ルートに従って管理者端末300へ通知する。

0048

(手順4)進捗確認の実施
管理者端末300は、管理サーバ100から通知された進捗報告情報(電子文書化された報告書)を受信し、管理者(システムを利用するユーザ)がタスクの進捗報告を確認する。

0049

本実施形態に係るワークフロー管理システム1は、複数個のタスクで構成されたワークフローを管理する機能の他、上記(手順1)〜(手順3)によって、タスクの情報を自動的に電子文書化し、進捗報告を通知すると言う「タスクの進捗管理機能」を実現している。

0050

<管理サーバ及び担当者端末のハードウェア構成について>
次に、本実施形態に係るワークフロー管理システム1が有する「タスクの進捗管理機能」において重要な管理サーバ100及び担当者端末200のハードウェア構成について、図2を用いて説明する。

0051

図2は、本発明の実施形態1に係るワークフロー管理システム1が有する管理サーバ100及び担当者端末200のハードウェア構成の一例を示す図である。

0052

本実施形態に係る管理サーバ100及び担当者端末200は、図2に示すように、同一のハードウェアによって構成された情報処理装置である。よって、以下に行うハードウェア構成についての説明では、管理サーバ100を例に挙げて説明を行い、担当者端末200については、その説明をもって省略する。

0053

図2に示すように、本実施形態に係る管理サーバ100は、制御部11、主記憶部12、補助記憶部13、ネットワークI/F14、外部記憶装置I/F15、外部装置I/F16、出力装置I/F17、及び入力装置I/F18とから構成されている。

0054

制御部(CPU:Central Processing Unit)11は、以下に説明する主記憶部12、補助記憶部13、及びネットワークI/F14など、本実施形態に係る管理サーバ100が有する各装置の制御を行う。また、制御部11は、主記憶部12に記憶されたプログラムを実行する装置で、入力装置や記憶装置からデータを受け取り、データを演算・加工した上で、出力装置や記憶装置に出力する(例えば、キーボードで入力した文字ディスプレイに表示するなど)。

0055

主記憶部(ROM:Read Only Memory、RAM:Random Access Memory)12は、制御部11が実行するプログラムや関連するデータを記憶(一時的に保持する場合も含む)する装置である。ROMには、制御部11が実行するプログラムや関連するデータが記憶されており、記憶されたプログラムや関連するデータは、制御部11により、必要に応じてRAM上へ展開(ロード)され、展開(ロード)されたプログラムや関連するデータは、制御部11により、演算・加工される。

0056

補助記憶部(HD:Hard Disk)13は、基本ソフトウェアであるOS(Operating System)やアプリケーションソフトウェアなどを関連するデータとともに記憶する装置である。また、補助記憶部13には、本実施形態に係る管理サーバ100が管理する各種情報(例えば、タスク情報や進捗報告関連情報など。)が格納され、データベース(DB:database)やファイルシステムFS:File System)などにより管理される。

0057

ネットワークI/F14は、有線及び/又は無線回線などのデータ伝送路により構築されたLAN、WANなどのネットワーク(データ通信網)90を介して接続された通信機能を有する周辺機器(例えば、担当者端末200や管理者端末300など。)と本実施形態に係る管理サーバ100とのインタフェースである。

0058

外部記憶装置I/F15は、USB(Universal Serial Bus)などのデータ伝送路を介して接続された外部記憶装置(例えば、記憶メディアドライブなど。)と本実施形態に係る管理サーバ100とのインタフェースである。

0059

外部装置I/F16は、USBなどのデータ伝送路を介して接続された外部入力装置(例えば、外付けHDやUSBメモリデジタルカメラスキャナなど。)と本実施形態に係る管理サーバ100とのインタフェースである。

0060

本実施形態に係る管理サーバ100は、これらのインタフェースを介して、外部と各種データのやり取り(送受信や読み込み/書き込み)を行っている。

0061

出力装置I/F17は、専用ケーブルなどのデータ伝送路を介して接続された出力装置(例えば、CRT(Cathode Ray Tube)やLCD(Liquid Crystal Display)など。)と本実施形態に係る管理サーバ100とのインタフェースである。

0062

入力装置I/F18は、USBなどのデータ伝送路を介して接続された入力装置(例えば、キーボードやマウスなど。)と本実施形態に係る管理サーバ100とのインタフェースである。

0063

このように、本実施形態に係る管理サーバ100は、主記憶部12や補助記憶部13などの記憶装置に格納されたプログラムを実行し、各装置を制御することで、以降に説明する「タスクの進捗管理機能」を実現している。

0064

<ワークフロー管理システムが有する「タスクの進捗管理機能」の主な機能構成について>
では、図1で説明したシステム構成及び図2で説明したシステムを構成する各装置のハードウェア構成により実現される、本実施形態に係るワークフロー管理システム1が有する「タスクの進捗管理機能」の主要な機能構成について、図3を用いて説明する。

0065

図3は、本発明の第1の実施形態に係るワークフロー管理システム1が有する主な機能構成の一例を示すブロック図である。

0066

図3に示すように、管理サーバ100は、システムを利用する担当者及び管理者(システムを利用するユーザ)に対してGUI(Graphical User Interface)を提供するGUI提供部101と、階層構造を有する複数個のタスクにより構成されたワークフローを管理するワークフローエンジン104と、各種のデータベース109(以下、「DB」と言う。)とを備えている。

0067

各種DB109は、タスク間依存関係に従ったタスクの実行順書(作業手順)を示すワークフロー情報を格納するワークフローDB110と、進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報を格納する回覧ルート情報DB111と、タスク情報から進捗報告情報を生成するときに用いる、タスク情報を電子文書化するための文書フォーマットが定義された定義データを、回覧ルートに対応付けて格納する文書フォーマットDB112と、ワークフローを構成する各タスクのタスク情報を格納するタスク情報DB113と、担当者及び管理者(システムを利用するユーザ)を識別するための識別情報電子メールアドレスなどのユーザ情報を格納するユーザ情報DB114とを備えている。

0068

GUI提供部101は、担当者端末200や管理者端末300の表示画面(CRTやLCDなどに表示される画面)を描画するためのレンダリングエンジン102と、担当者端末200や管理者端末300との間で、ネットワーク90を介して情報のやり取りを行う入出力制御部103とを備えている。

0069

ワークフローエンジン104は、ワークフローDB110に格納されたワークフロー情報の実行や情報更新及びワークフロー情報の追加や削除などを行い、ワークフロー情報を管理するワークフロー管理部105と、文書フォーマットDB112に格納された定義データの取得やデータ更新及び定義データの追加や削除を行い、文書フォーマットを管理する文書フォーマット管理部106と、タスク情報DB113に格納されたタスク情報の取得や情報更新及びタスク情報の追加や削除を行い、タスクを管理するタスク管理部107と、ユーザ情報DB114に格納されたユーザ情報の取得や情報更新及びユーザ情報の追加や削除を行い、ユーザ情報を管理するユーザ管理部108とを備えている。

0070

「ワークフローの管理機能」の動作概要としては、GUI提供部101が提供するGUIを介して、担当者(システムを利用するユーザ)からのワークフロー実行指示受け付ける(もしくは、管理サーバ100内の時計機能を用いて、担当者(システムを利用するユーザ)が予め設定しておいた時間になったときにワークフローの実行を自動的に指示しても良い)。

0071

次に、管理サーバ100は、受け付けた実行指示に従って、ワークフローエンジン104のワークフロー管理部105により、ワークフローDB110から実行指示を受けたワークフローの情報を検索し、該当するワークフロー情報を実行し、ワークフローエンジン104のタスク管理部107により、実行指示を受けたワークフローを構成するタスクが、順次、タスク情報DB113から読み出され実行される。

0072

その結果、管理サーバ100は、GUI提供部101を介して、担当者端末200の表示画面に作業を促す旨を表示させ、担当者(システムを利用するユーザ)の作業遂行を支援する。

0073

次に、「タスクの進捗管理機能」の動作概要としては、まず、GUI提供部101が提供するGUIを介して、担当者(システムを利用するユーザ)により、進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報や進捗報告の通知を定期的に行う期間を示す通知タイミング情報などの進捗報告関連情報が設定され、GUI提供部101の入出力制御部103を介して、設定された進捗報告関連情報が担当者端末200から管理サーバ100へ送信される。

0074

次に、管理サーバ100は、時計機能を用いて、送信された進捗報告関連情報の通知タイミング情報を基に、進捗報告の通知を行う時間になったときに、ワークフローエンジン104のタスク管理部107により、進捗報告を行う対象となるタスクのタスク情報をタスク情報DB113から取得し、ワークフローエンジン104の文書フォーマット管理部106により、進捗報告関連情報の回覧ルート情報が示す回覧ルートに対応付けられた定義データを文書フォーマットDB112から取得する。

0075

図4は、本発明の第1の実施形態に係るタスク情報DB113に格納されたタスク情報21のデータ構造の一例を示す図である。

0076

管理サーバ100が備えるタスク情報DB113には、図4に示すようなタスク情報21がタスク毎に格納されている。

0077

タスク情報21は、格納されたタスクを識別するための「タスク識別情報(タスクid)」、タスクの名称である「タスク名」、タスク間の階層関係を示す「階層関係情報(親タスクid)」、タスクの開始から完了までの期間を示す「実施期間」、担当者(システムを利用するユーザ)を識別するための「担当者情報(担当者id)」、タスクの進捗状況を示す「進捗状況」などから構成されている。

0078

このように、タスク管理部107は、各情報項目検索キーにして、タスク情報DB113を検索することによって、タスクに関する情報を取得することができる。

0079

図3戻り、管理サーバ100は、ワークフローエンジン104のユーザ管理部108により、タスク管理部107によって取得されたタスク情報21に含まれる担当者情報を基に、担当者(システムを利用するユーザ)に関する情報をユーザ情報DB114から取得し、進捗報告関連情報の回覧ルート情報(例えば、回覧ルートを識別する識別コードなど。)を基に、管理者(システムを利用するユーザ)に関する情報をユーザ情報DB114から取得する。

0080

図5は、本発明の第1の実施形態に係るユーザ情報DB114に格納されたユーザ情報22のデータ構造の一例を示す図である。

0081

管理サーバ100が備えるユーザ情報DB114には、図5に示すようなユーザ情報22がタスク毎に格納されている。

0082

ユーザ情報22は、担当者及び管理者(システムを利用するユーザ)を識別するための「ユーザ識別情報(ユーザid)」、担当者及び管理者(システムを利用するユーザ)の名前である「名前」、担当者及び管理者(システムを利用するユーザ)の連絡先の1つである「電子メールアドレス」などから構成されている。

0083

このように、ユーザ管理部108は、各情報項目を検索キーにして、ユーザ情報DB114を検索することによって、担当者及び管理者(システムを利用するユーザ)に関する情報を取得することができる。

0084

図3に戻り、管理サーバ100は、ワークフローエンジン104のワークフロー管理部105により、文書フォーマット管理部106によって取得された回覧ルートに対応した文書フォーマットが定義された定義データを基に、タスク管理部107によって取得されたタスク情報から進捗報告情報(電子文書化された報告書)を生成し、生成した進捗報告情報(電子文書化された報告書)を管理者端末300へ通知する。

0085

次に、担当者端末200は、管理サーバ100が備えたGUI提供部101のレンダリングエンジン102により描画されたGUIの画面を表示するブラウザ201を備えている。

0086

これによって、担当者(システムを利用するユーザ)は、ブラウザ201から、自身が担当するタスクのタスク情報21の閲覧やタスクの進捗状況の更新(例えば、作業完了(済)/作業中もしくは未着手(未)など、状況に応じて更新。)、及び進捗報告関連情報の設定(例えば、進捗報告の回覧ルート情報や通知タイミング情報などの設定。)などを行うことができる。

0087

次に、管理者端末300は、担当者端末200と同じように、管理サーバ100が備えたGUI提供部101のレンダリングエンジン102により描画されたGUIの画面を表示するブラウザ301を備えている。

0088

これによって、管理者(システムを利用するユーザ)は、ブラウザ301から、所定の文書フォーマットに統一された進捗報告情報(電子文書化された報告書)から各担当者(システムを利用するユーザ)が行っているタスクの進捗状況を確認する(以下、「進捗確認」と言う。)ことができる。また、ブラウザ301から、日報、週報、月報などのような報告書の種類毎の文書フォーマット設定や報告書の種類毎の回覧ルート設定などを行うことができる。

0089

このように、本実施形態に係るワークフロー管理システム1は、上記に説明した各機能部を実現するプログラムを、主記憶部12であるRAM上に展開(ロード)し、制御部11で実行することにより、タスクの情報を自動的に電子文書化し、進捗報告を通知すると言う「タスクの進捗管理機能」を実現している。

0090

<「タスクの進捗管理機能」の主な機能を構成する手段について>
では、本実施形態に係るワークフロー管理システム1が有する「タスクの進捗管理機能」の主な機能を構成する各手段について、図6〜18を用いて説明する。

0091

図6は、本発明の第1の実施形態に係るワークフロー管理システム1が有する主な機能を構成する手段の一例を示すブロック図である。

0092

図6では、本実施形態に係るワークフロー管理システム1が有する「タスクの進捗管理機能」が、主に、担当者端末200が有する「進捗報告関連情報を設定する機能」と、管理サーバ100が有する「タスクの情報を電子文書化し、進捗報告の通知を行う機能」とを構成する各手段によって行われる例を示している。

0093

以降に、担当者端末200が有する手段、管理サーバ100が有する手段の順に説明を行う。

0094

<<担当者端末200が有する手段>>
本実施形態に係る担当者端末200が有する機能は、タスク情報取得条件設定手段31、回覧ルート情報設定手段32、通知タイミング情報設定手段33、タスク情報取得条件送信手段41、回覧ルート情報送信手段42、及び通知タイミング情報送信手段43とから構成されている。

0095

図7は、本発明の第1の実施形態に係る進捗報告関連情報の設定画面の一例を示す図である。

0096

以下に説明する設定手段31、32、及び33は、図7に示すような、担当者端末200が有する出力装置I/F17を介して接続された、CRTやLCDなどの出力装置に表示されたGUI71によって進捗報告関連情報の設定を行う。このGUI71は、管理サーバ100が備えたGUI提供部101のレンダリングエンジン102により描画される。

0097

タスク情報取得条件設定手段31は、進捗報告関連情報のうち、タスク情報DB113から、進捗報告を行う対象となるタスク情報21を取得するための条件を示すタスク情報21の取得条件を設定する。

0098

タスク情報取得条件設定手段31は、図7破線枠で示す、GUI71の進捗報告対象タスクにおける取得条件設定領域71cに表示された複数個の選択肢(複数個のチェックボックス)の中から、進捗報告の通知を行う担当者(システムを利用するユーザ)によって選択された肢(チェックされたチェックボックス)に対応する取得条件を設定する。

0099

図7では、タスク情報21の取得条件として、作業完了(完了)/作業処理中もしくは作業未着手(未完了)などのタスクの進捗状況に応じて、「完了/未完了の全て」と「完了したタスク」との2つの条件が設定でき、担当者(システムを利用するユーザ)によって「完了/未完了の全て」が条件として設定された例を示している。このとき、タスク情報取得条件設定手段31が選択された取得条件として受け取った設定値は、チェックボックスの選択による入力であるため、選択肢を識別する識別コードが対応する条件値である。ここで言う「条件値」とは、後に、管理サーバ100において、タスク情報DB113からタスク情報21を取得するときに、取得するタスク情報21を絞り込むための検索キーである。例えば、担当者(システムを利用するユーザ)の名前を示す"武田"などの文字列やタスクの進捗状況を示す"済"/"未"などの文字である。

0100

図8は、本発明の第1の実施形態に係る進捗報告を行う対象とするタスクの閲覧画面の一例(その1:登録された全てのタスクを表示)を示す図である。

0101

本実施形態に係るワークフロー管理システム1では、図7の破線枠に示す、GUI71の進捗報告対象のタスク選択領域71aに表示された複数個の選択肢(複数個のチェックボックス)の中から、進捗報告の通知を行う担当者(システムを利用するユーザ)によって選択された肢(チェックされたチェックボックス)に対応する進捗報告を行う対象とするタスクの選択方法を設定する。

0102

図7では、タスクの選択方法として「全てのタスク」と「選択したタスク」との2つの方法が設定でき、担当者(システムを利用するユーザ)によって「全てのタスク」がタスクの選択方法として設定された例を示している。

0103

例えば、図7に示すように、進捗報告を行う対象とするタスクの選択方法を「全てのタスク」として設定した場合、図8に示すタスクの閲覧画面には、現在、担当者(システムを利用するユーザ)が関連するワークフローを構成する全てのタスクが表示される。

0104

図8では、担当者"武田"が関連するワークフローを構成する全てのタスクが表示された例を示している。

0105

図9は、本発明の第1の実施形態に係る進捗報告を行う対象とするタスク選択の様子の一例を示す図である。

0106

また、進捗報告を行う対象とするタスクの選択方法を「選択したタスク」として設定した場合(図示せず)、図7に示す[選択]ボタンが有効となり、担当者(システムを利用するユーザ)がマウスなどのポインティングデバイスを介して選択することで、図9に示すような進捗報告を行う対象とするタスクを個々に選択することができるGUI71が表示される。

0107

図9では、担当者(システムを利用するユーザ)によって"システムAの開発"のワークフローが、進捗報告を行う対象として選択された例を示している。

0108

また、図9に示すように、タスクを選択したポインティングデバイスであるマウスを右クリックするとメニュー81が表示され、選択したタスクのタスク情報21から電子文書化された報告書の生成を実行指示する[文書化]や、電子文書化された報告書の通知を実行指示する[通知]などを選択することで、それぞれの処理を実行することができる。

0109

図6に戻り、タスク情報取得条件設定手段31は、例えば、図8に示したような担当者(システムを利用するユーザ)が関連する全てのタスクを進捗報告を行う対象として選択された場合に、設定したタスク情報21の取得条件によって、実際に取得する情報を絞り込む。

0110

図10は、本発明の第1の実施形態に係る進捗報告を行う対象とするタスクの閲覧画面の一例(その2:担当者のタスクを表示)を示す図である。また、図11は、本発明の第1の実施形態に係る進捗報告を行う対象とするタスクの閲覧画面の一例(その3:担当者のタスクで未完了なタスクの表示)を示す図である。

0111

図10では、例えば、タスク情報取得条件設定手段31によって「担当者」と言う取得条件が設定された場合(図示せず)に、選択された担当者(システムを利用するユーザ)が関連する全てのタスクの中から、担当するタスクのみに絞り込んだ様子(図中の破線)が示されている。

0112

また、図11では、例えば、タスク情報取得条件設定手段31によって「担当者」及び「未完了」と言う取得条件が設定された場合(図示せず)に、選択された担当者(システムを利用するユーザ)が関連する全てのタスクの中から、担当するタスクで作業中や未着手の進捗状況であるタスクのみに絞り込んだ様子(図中の破線)が示されている。

0113

図6に戻り、このように、担当者端末200では、タスク情報取得条件設定手段31によって、担当者(システムを利用するユーザ)が進捗報告の通知を行う前に、進捗報告を行う対象とするタスクの情報量を柔軟に制御することができる。

0114

次に、回覧ルート情報設定手段32は、進捗報告関連情報のうち、進捗報告を行うときに、進捗報告情報(電子文書化された報告書)が回覧される順序を示す回覧ルート情報を設定する。

0115

図12は、本発明の第1の実施形態に係る回覧ルート情報の設定画面の一例を示す図である。

0116

本実施形態に係る担当者端末200は、図7の破線枠で示す、GUI71の回覧ルート設定領域71dに表示された[選択]ボタンを、担当者(システムを利用するユーザ)がマウスなどのポインティングデバイスを介して選択することで、図12に示すような回覧ルートを選択することができるGUI71が表示される。

0117

回覧ルート情報設定手段32は、図12に示すGUI71の回覧ルート名に表示された複数個の選択肢(複数個のチェックボックス)の中から、進捗報告の通知を行う担当者(システムを利用するユーザ)によって選択された肢(チェックされたチェックボックス)に対応する進捗報告情報(電子文書化された報告書)を回覧する順序を設定する。

0118

図12では、回覧ルート情報として、各ルートの管理者(システムを利用するユーザ)のメンバーに応じて、「ルート1」、「ルート2」、「ルート3」の3つのルートが設定でき、担当者(システムを利用するユーザ)によって「ルート1」が回覧ルート情報として設定された例を示している。このとき、回覧ルート情報設定手段32が選択された回覧ルート情報として受け取った設定値は、チェックボックスの選択による入力であるため、選択肢を識別する識別コード、すなわち回覧ルートを識別するための識別コードである。

0119

図13は、本発明の第1の実施形態に係る回覧ルート情報DB111に格納された回覧ルート情報23のデータ構造の一例を示す図である。

0120

管理サーバ100が備える回覧ルート情報DB111には、図13に示すような回覧ルート情報23がルート毎に格納されている。

0121

回覧ルート情報23は、管理者(システムを利用するユーザ)によって予め設定された回覧ルートを識別するための「回覧ルート識別情報(ルートid)」、回覧ルートの名称である「回覧ルート名」、及び回覧ルート(報告書の回覧順序)の中で進捗確認を行う管理者(システムを利用するユーザ)の名前を示す「管理者」などから構成されている。

0122

回覧ルート情報設定手段32によって設定された回覧ルートを識別するための識別コードとは、「回覧ルート識別情報(ルートid)」であり、GUI71のチェックボックスを選択することで設定される。

0123

図6に戻り、このように、本実施形態に係る担当者端末200では、回覧ルート情報設定手段32によって、担当者(システムを利用するユーザ)が進捗報告の通知を行う前に、進捗報告情報(電子文書化された報告書)を回覧する順序を簡便に決定することができる。

0124

次に、通知タイミング情報設定手段33は、進捗報告関連情報のうち、進捗報告の通知を定期的に行う期間、すなわち、進捗報告を行う対象となるタスクのタスク情報21をタスク情報DB113から取得し、取得したタスク情報21から進捗報告情報(電子文書化された報告書)を生成し、生成した進捗報告情報(電子文書化された報告書)を通知する処理手順を定期的に行う期間を示す通知タイミング情報を設定する。

0125

通知タイミング情報設定手段33は、図7の破線枠で示す、GUI71の通知タイミング設定領域71bに設けられたテキストボックスに入力された日数を、進捗報告の通知を行う期間として設定する。

0126

図7では、通知タイミング情報として、日報、週報、月報などの報告書の種類に応じて適切な日数が設定でき、担当者(システムを利用するユーザ)によって、週報に対応した「7日」が進捗報告の通知を行う期間として設定された例を示している。このとき、通知タイミング情報設定手段33が日数として受け取った設定値は、テキストボックスからの入力値であるためテキスト形式整数値となる。

0127

図6に戻り、このように、本実施形態に係る担当者端末200では、通知タイミング情報設定手段33によって、担当者(システムを利用するユーザ)が進捗報告の通知を行う前に、進捗報告の通知に関する処理手順をどの程度の期間毎に行うかを柔軟に設定することができる。

0128

次に、本実施形態に係る担当者端末200は、各設定手段31、32、及び33によって設定された進捗報告関連情報を、管理サーバ100へ送信する各送信手段41、42、及び43を有している。

0129

タスク情報取得条件送信手段41は、タスク情報取得条件設定手段31により設定されたタスク情報21の取得条件(例えば、設定値として受け取った文字や文字列。)を、ネットワークI/F14からネットワーク90を介して管理サーバ100へ送信する。

0130

回覧ルート情報送信手段42は、回覧ルート情報設定手段32により設定された回覧ルート情報23(「回覧ルート識別情報(ルートid)」)を、ネットワークI/F14からネットワーク90を介して管理サーバ100へ送信する。

0131

通知タイミング情報送信手段43は、通知タイミング情報設定手段33により設定された通知タイミング情報(例えば、設定値として受け取った整数値。)を、ネットワークI/F14からネットワーク90を介して管理サーバ100へ送信する。

0132

これらの各送信手段41、42、及び43は、担当者(システムを利用するユーザ)が図7に示すGUI71を介して進捗報告関連情報の設定を行った後、設定内容確定した場合に、図中の右下に示す[OK]ボタンがマウスなどのポインティングデバイスを介して選択することで、設定された進捗報告関連情報を管理サーバ100へ送信する。本実施形態に係る担当者端末200では、進捗報告関連情報の各情報項目に対応した送信手段を有する構成を例に挙げているが、進捗報告関連情報を一括して送信する手段としても良い。

0133

図6に戻り、このように、本実施形態に係る担当者端末200は、GUI71を介して設定された進捗報告関連情報を、各送信手段41、42、及び43によって管理サーバ100へ送信する。

0134

<<管理サーバ100が有する手段>>
本実施形態に係る管理サーバ100が有する機能は、タスク情報取得条件保持手段51、回覧ルート情報保持手段52、通知タイミング情報保持手段53、タスク情報取得手段61、進捗報告情報生成手段62、及び進捗報告通知手段63とから構成されている。

0135

本実施形態に係る管理サーバ100は、担当者端末200が有する各送信手段41、42、及び43によって送信された進捗報告関連情報を、管理サーバ100が有する補助記憶部13で保持する各保持手段51、52、及び53を有している。

0136

タスク情報取得条件保持手段51は、担当者端末200が有するタスク情報取得条件送信手段51により送信されたタスク情報21の取得条件(例えば、文字や文字列。)を、管理サーバ100が有する補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置に保持する。

0137

管理サーバ100が有する補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置内には、予め、進捗報告関連情報の「タスク情報取得条件」、「回覧ルート」、及び「通知タイミング」などの情報を保持するために、情報項目毎に格納領域が確保されている(例えば、テーブル形式の格納領域など)。

0138

よって、タスク情報取得条件保持手段51は、担当者端末200から受信し、主記憶部12のRAM上に一時保持したタスク情報21の取得条件(例えば、文字や文字列。)を、補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置内の「タスク情報取得条件」の領域に保持する。

0139

回覧ルート情報保持手段52は、担当者端末200が有する回覧ルート情報送信手段52により送信された回覧ルート情報23(「回覧ルート識別情報(ルートid)」)を、管理サーバ100が有する補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置に保持する。

0140

回覧ルート情報保持手段52は、担当者端末200から受信し、主記憶部12のRAM上に一時保持した回覧ルート情報23(「回覧ルート識別情報(ルートid)」)を、補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置内の「回覧ルート」の領域に保持する。

0141

通知タイミング情報保持手段53は、担当者端末200が有する通知タイミング情報送信手段53により送信された通知タイミング情報(例えば、進捗報告を通知する期間の日数を示す整数値。)を、管理サーバ100が有する補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置に保持する。

0142

通知タイミング情報保持手段53は、担当者端末200から受信し、主記憶部12のRAM上に一時保持した通知タイミング情報(例えば、進捗報告を通知する期間の日数を示す整数値。)を、補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置内の「通知タイミング」の領域に保持する。

0143

本実施形態に係る管理サーバ100では、進捗報告関連情報の各情報項目に対応した保持手段を有する構成を例に挙げているが、進捗報告関連情報を一括して保持する手段としても良い。

0144

本実施形態に係る管理サーバ100は、補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置に保持した進捗報告関連情報を基に、以降に説明する「タスクの情報を電子文書化し、進捗報告の通知を行う機能」を実現している。

0145

タスク情報取得手段61は、タスク情報DB113から、進捗報告を行う対象となるタスク情報21を取得する。

0146

タスク情報取得手段61は、図8及び9に示すようなGUI71を介して、担当者(システムを利用するユーザ)によって予め、進捗報告を行う対象とするタスクとして選択された情報を基に、タスク情報DB113から該当するタスク情報21を取得する。

0147

また、タスク情報取得手段61は、図8に示すように、進捗報告を行う対象として選択されたタスク(図中の"システムAの開発")が、自身の階層より下位に位置するタスク(以下、「下位タスク」と言う。)を有する場合、選択されたタスク(親タスク)と下位タスク(子タスク)のタスク情報21を、タスク情報DB113から取得する。

0148

図6に戻り、タスク情報取得手段61は、進捗報告を行う対象とするタスクのタスク情報21を取得するとき、補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置(タスク情報取得条件保持手段51)から読み出したタスク情報21の取得条件に従って、タスク情報DB113から取得するタスク情報21を絞り込む。すなわち、選択されたタスクのうち、取得条件に該当するタスクのタスク情報21のみをタスク情報DB113から取得する。

0149

このように、本実施形態に係る管理サーバ100は、進捗報告を行う対象とするタスク(親タスク)を構成する下位タスク(子タスク)を含めたタスク群を一括して進捗報告を行う対象とし、進捗報告情報(電子文書化された報告書)を生成するときに必要なタスク情報21を取得することができる。また、管理サーバ100は、進捗報告を行う対象とするタスク群の中から、更に、担当者(システムを利用するユーザ)が設定した所定の条件(タスク情報21の取得条件)に従って、進捗報告情報(電子文書化された報告書)を生成するときに必要なタスクに絞り込むことができる。

0150

進捗報告情報生成手段62は、タスク情報21から、回覧ルート情報23が示す回覧ルートに対応した進捗報告情報(電子文書化された報告書)を生成する。そのとき、進捗報告情報生成手段62は、タスク情報取得手段61により取得されたタスク情報21と、補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置(回覧ルート情報保持手段52)から読み出した回覧ルート情報23(「回覧ルート識別情報(ルートid)」)とを基に、進捗報告情報(電子文書化された報告書)を生成する。

0151

進捗報告情報生成手段62は、以下に示す手順によって、進捗報告情報(電子文書化された報告書)を生成する。
(手順A)文書フォーマットの決定
補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置(回覧ルート情報保持手段52)から読み出した回覧ルート情報23(「回覧ルート識別情報(ルートid)」)を検索キーとして、文書フォーマットDB112を検索する。
(手順B)タスク情報21の埋め込み
(手順A)の検索によって該当した文書フォーマットが定義された定義データに、タスク情報取得手段61により取得したタスク情報21を埋め込み、タスク情報21から進捗報告情報(電子文書化された報告書)を生成する。

0152

以下に、上記に説明した(手順A)及び(手順B)について詳細に説明する。

0153

まず、上記(手順A)において、回覧ルート情報23(「回覧ルート識別情報(ルートid)」)を検索キーに検索する文書フォーマットDB112に格納されたデータについて説明する。

0154

図14は、本発明の第1の実施形態に係る回覧ルートと文書フォーマットとの対応付けを行う設定画面の一例を示す図である。

0155

本実施形態に係る文書フォーマットDB112に格納されるデータには、タスク情報21から進捗報告情報(電子文書化された報告書)を生成するときの書式などを示す文書フォーマットの名称である「文書フォーマット名」と、回覧ルートの名称である「回覧ルート名」の2つがある。

0156

文書フォーマットDB112に格納されるデータは、図14に示すようなGUI71を介して、管理者(システムを利用するユーザ)により予め設定される。例えば、図中に示す「文書フォーマット名」は、日報、週報、月報などの報告書の種類に応じて、"フォーマット1"、"フォーマット2"、"フォーマット3"のような、書式を識別する情報である文字列をGUI71のテキストボックスに入力することで設定できる。また、図中に示す「回覧ルート名」は、それぞれの書式に従って生成した進捗報告情報(電子文書化された報告書)を、どのルートに従って進捗報告を行うかを考慮し、"ルート1"、"ルート2"、"ルート3"のような、回覧ルートを識別する情報である文字列をテキストボックスに入力することで、文書フォーマットと回覧ルートとを対応付けて設定できる。

0157

図14では、"ルート1"に従って進捗報告を行うときには、"フォーマット1"の書式に従って進捗報告情報(電子文書化された報告書)を生成し、"ルート1"又は"ルート2"に従って進捗報告を行うときには、"フォーマット2"の書式に従って進捗報告情報(電子文書化された報告書)を生成するように、文書フォーマットと回覧ルートとを対応付けて設定された例を示している。

0158

図15は、本発明の第1の実施形態に係る文書フォーマットDB112のデータ構造の一例を示す図である。

0159

図14において説明した方法によって設定された結果、文書フォーマットDB112には、図15に示すような、回覧ルートと文書フォーマットとの対応付け情報24が格納される。

0160

回覧ルートと文書フォーマットとの対応付け情報24は、回覧ルートと文書フォーマットとの対応付けを識別するための「対応付け識別情報(対応付けid)」、文書フォーマットを識別するための「文書フォーマット識別情報(文書id)」、回覧ルートを識別するための「回覧ルート識別情報(ルートid)」などから構成されている。

0161

図6に戻り、(手順A)として、進捗報告情報生成手段62は、補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置(回覧ルート情報保持手段52)から読み出した回覧ルート情報23(「回覧ルート識別情報(ルートid)」)を検索キーとして、文書フォーマットDB112を検索する。

0162

その結果、進捗報告情報生成手段62は、検索キーに該当する文書フォーマットを識別するための「文書フォーマット識別情報(文書id)」を取得する。

0163

例えば、補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置(回覧ルート情報保持手段52)から読み出した回覧ルート情報23(「回覧ルート識別情報(ルートid)」)が"R002"であった場合に、"R002"を検索キーに、図15の示す文書フォーマットDB112を検索すると、該当する文書フォーマットを識別するための「文書フォーマット識別情報(文書id)」として"D002"を取得することができる。

0164

図6に戻り、進捗報告情報生成手段62は、(手順A)により、該当する文書フォーマットを識別するための「文書フォーマット識別情報(文書id)」を取得した後、(手順B)として、該当した文書フォーマットが定義された定義データに、タスク情報取得手段61により取得したタスク情報21を埋め込み、タスク情報21から進捗報告情報(所定の書式で文書化された報告書)を生成する。

0165

図16は、本発明の第1の実施形態に係る文書フォーマット25の書式と定義データ26のデータ構造の一例を示す図である。

0166

(手順A)により取得した、該当する文書フォーマットを識別するための「文書フォーマット識別情報(文書id)」には、図16の左側に示すような、報告書の書式を示す文書フォーマット25が定義された、図16の右側に示す定義データ26が対応付けられている。

0167

定義データ26は、タスク情報21から進捗報告情報(電子文書化された報告書)を生成するときの書式などを示す文書フォーマットが定義されたデータであり、予め、文書フォーマットを識別するための「文書フォーマット識別情報(文書id)」に対応付けて、補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置に保持されている。

0168

また、定義データ26のデータ形式は、例えば、図16の右側に示すようにXHTML(Extensible HyperText Markup Language)などの「書式などを表現する処理を文字の形で直接書き込むことのできる言語、すなわち拡張可能マークアップ言語によって記述されたテキストデータなどである。

0169

図16の右上に示す定義データ26には、図16の左上に示す報告書の書式(例えば、パラグラフ(段落)、大見出し小見出し箇条書き強調語句、表、図版などの要素。)がXHTMLのタグと言われる処理符号によって定義されている。

0170

図6に戻り、進捗報告情報生成手段62は、まず、(手順A)により取得した、該当する文書フォーマットを識別するための「文書フォーマット識別情報(文書id)」を基に、対応する定義データ26を、補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置から主記憶部12のRAM上に展開(ロード)する。

0171

次に、進捗報告情報生成手段62は、主記憶部12のRAM上に展開(ロード)した定義データ26の記述を構文解析する。このときの構文解析は、定義データ26を記述した言語が解釈可能なパーサーによって行う。

0172

進捗報告情報生成手段62は、構文解析を行いながら、定義データ26内の"{$X}"に該当する情報(例えば、タスク情報21など。)を埋め込む。

0173

具体的には、図16の右上に示す定義データ26の場合、進捗報告情報生成手段62は、構文解析を行いながら、"{$user name}"を、進捗報告を通知する担当者(システムを利用するユーザ)の名前(文字列)に置き換え、"{$Date}"を、進捗報告を行う日付(文字列)に置き換える。また、"{$completed task}"を作業が完了したタスクの名前(文字列)に置き換え、"{$not completed task}"を作業が未完了の状態(作業中や未着手などの状態)であるタスクの名前(文字列)に置き換える。

0174

図6に戻り、進捗報告情報生成手段62では、定義データ26内の"{$X}"を、所定の情報(文字列や数値といった実値)に置き換える変換先として解釈し、"X"に該当する文字列や数値に置き換えることによって、タスク情報取得手段61により取得したタスク情報21から進捗報告情報(電子文書化された報告書)を生成している。

0175

このように、本実施形態に係る管理サーバ100は、所定の書式に従って、タスクの進捗状態を電子文書化することができる。

0176

進捗報告通知手段63は、進捗報告情報生成手段62により生成された進捗報告情報(電子文書化された報告書)を、回覧ルート情報23が示す回覧ルートに従って管理者端末300へ通知する。

0177

進捗報告通知手段63は、補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置(回覧ルート情報保持手段52)から読み出した回覧ルート情報23(「回覧ルート識別情報(ルートid)」)を検索キーとして、回覧ルート情報DB111を検索する。

0178

その結果、進捗報告通知手段63は、検索キーに該当する回覧ルート(報告書の回覧順序)の中で進捗報告を行う管理者(システムを利用するユーザ)の名前を示す「管理者名」を取得する。

0179

次に、進捗報告通知手段63は、取得した「管理者名」を検索キーとして、ユーザ情報DB114を検索する。

0180

その結果、進捗報告通知手段63は、検索キーに該当する管理者(システムを利用するユーザ)の連絡先の1つである「電子メールアドレス」を取得する。

0181

例えば、補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置に格納された回覧ルート情報(「回覧ルート識別情報(ルートid)」)が"R002"であった場合に、"R002"を検索キーに、図13の示す回覧ルート情報DB111を検索すると、該当する回覧ルート(報告書の回覧順序)の中で進捗報告を行う管理者(システムを利用するユーザ)の名前を示す「管理者名」として"山内"及び"前田"を取得することができる。

0182

次に、取得した「管理者名」"山内"及び"前田"を検索キーに、図5に示すユーザ情報DB114を検索すると、該当する管理者(システムを利用するユーザ)の連絡先の1つである「電子メールアドレス」として"yamauchi@abc.com"及び"maeta@abc.com"を取得することができる。

0183

進捗報告通知手段63では、進捗報告情報生成手段62により生成された進捗報告情報(電子文書化された報告書)を、例えば、取得した管理者(システムを利用するユーザ)の連絡先の1つである「電子メールアドレス」に送信することで、管理者端末300へ通知している。

0184

図17は、本発明の第1の実施形態に係る進捗確認の表示画面の一例(その1:回覧ルート1の場合)を示す図である。また、図18は、本発明の第1の実施形態に係る進捗確認の表示画面の一例(その2:回覧ルート2又は3の場合)を示す図である。

0185

その結果、管理者端末300では、管理サーバ100が有する進捗報告通知手段63により、回覧ルートに従って通知された進捗報告情報(電子文書化された報告書)27を、図17及び図18に示すようなGUI71を介して、閲覧することができる。

0186

このように、本実施形態に係る管理サーバ100は、管理者端末300へ進捗報告を通知することができる。

0187

本実施形態に係るワークフロー管理システム1は、上記に説明した管理サーバ100及び担当者端末200のそれぞれが有する各手段を、以下の手順に従って実施することで、「タスクの進捗管理機能」を実現している。

0188

(手順1)進捗報告関連情報の設定
本実施形態に係る担当者端末200は、タスク情報取得条件設定手段31によって設定された進捗報告を行う対象とするタスク情報21の取得条件や、回覧ルート情報設定手段32によって設定された進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報23や、通知タイミング情報設定手段33によって設定された進捗報告の通知を定期的に行う期間を示す通知タイミング情報などの進捗報告関連情報を、各送信手段41、42、及び43によって管理サーバ100へ送信する。

0189

(手順2)タスク情報21の取得
本実施形態に係る管理サーバ100は、担当者端末200から送信された進捗報告関連情報を、補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置(各保持手段51、52、及び53)に保持する。
本実施形態に係る管理サーバ100は、タスク情報取得手段61により、進捗報告を行う対象となるタスク情報21をタスク情報DB113から取得する。
このとき、管理サーバ100は、タスク情報取得手段61により、補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置(タスク情報取得条件保持手段51)から読み出したタスク情報21の取得条件に従って、タスク情報DB113から取得するタスク情報21を絞り込む。すなわち、選択されたタスクのうち、取得条件に該当するタスクのタスク情報21のみをタスク情報DB113から取得する。

0190

(手順3)進捗報告情報27の生成
本実施形態に係る管理サーバ100は、進捗報告情報生成手段62により、タスク情報21から、回覧ルート情報23が示す回覧ルートに対応した進捗報告情報(電子文書化された報告書)を生成する。
すなわち、管理サーバ100は、進捗報告情報生成手段62により、取得されたタスク情報21と、補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置(回覧ルート情報保持手段52)から読み出した回覧ルート情報23(「回覧ルート識別情報(ルートid)」)とを基に、進捗報告情報(電子文書化された報告書)27を生成する。

0191

(手順3−1)文書フォーマット25の決定
本実施形態に係る管理サーバ100は、進捗報告情報生成手段62により、補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置(回覧ルート情報保持手段52)から読み出した回覧ルート情報23(「回覧ルート識別情報(ルートid)」)を検索キーとして、文書フォーマットDB112を検索し、検索の結果、検索キーに該当する文書フォーマット25を識別するための「文書フォーマット識別情報(文書id)」を取得する。

0192

(手順3−2)タスク情報21の埋め込み
本実施形態に係る管理サーバ100は、進捗報告情報生成手段62により、該当する文書フォーマット25を識別するための「文書フォーマット識別情報(文書id)」を取得した後、該当する文書フォーマットを識別するための「文書フォーマット識別情報(文書id)」を基に、対応する定義データ26を、補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置から主記憶部12のRAM上に展開(ロード)する。
次に、管理サーバ100は、進捗報告情報生成手段62により、主記憶部12のRAM上に展開(ロード)した定義データ26の記述を構文解析する。
このとき、管理サーバ100は、進捗報告情報生成手段62により、定義データ26内の"{$X}"を、所定の情報(文字列や数値といった実値)に置き換える変換先として解釈し、"X"に該当する文字列や数値に置き換えることによって、定義データ26内の"{$X}"に該当する情報(例えば、タスク情報21など。)を埋め込み、進捗報告情報(電子文書化された報告書)27を生成する。

0193

(手順4)進捗報告の通知
本実施形態に係る管理サーバ100は、生成した進捗報告情報(電子文書化された報告書)27を、回覧ルート情報23が示す回覧ルートに従って管理者端末300へ通知する。

0194

また、本実施形態に係るワークフロー管理システム1では、上記(手順1)において、補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置(通知タイミング情報保持手段33)から読み出した通知タイミング情報の設定値(進捗報告を行う期間を示す日数)に従って、上記(手順2)〜(手順4)までを定期的に実行する。

0195

このように、本実施形態に係るワークフロー管理システム1は、上記に説明した「タスクの進捗管理機能」の(手順1)〜(手順4)により、タスクの情報を自動的に電子文書化し、進捗報告を通知する処理を実現している。

0196

但し、上記(手順1)で説明した処理手順は、進捗報告関連情報を設定する方法の一例であって、本実施形態に係るワークフロー管理システム1では、本発明が目的とする「タスクの情報を自動的に電子文書化し、進捗報告を通知する」と言う機能を実現するために、進捗報告関連情報が補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置に保持されていれば良い。

0197

<ワークフロー管理システムにおける「タスクの進捗管理機能」の処理手順について>
これまでに説明した本実施形態に係るワークフロー管理システム1が有する「タスクの進捗管理機能」の具体的な処理手順について、図19を用いて説明する。

0198

図19は、本発明の第1の実施形態に係るワークフロー管理システム1の基本処理手順の一例を示すシーケンス図である。

0199

本実施形態に係るワークフロー管理システム1は、例えば、管理サーバ100が有する補助記憶部13に格納された「タスクの進捗管理機能」の処理を行う進捗管理プログラムを主記憶部12であるRAM上に展開(ロード)し、制御部11で実行する。このとき、以下の処理手順(S101〜S116)が実行される。

0200

まず、本実施形態に係るワークフロー管理システム1における担当者端末200では、各設定手段31、32、及び33により、タスク情報21の取得条件、回覧ルート情報23、及び通知タイミング情報などの進捗報告関連情報が設定される。また、GUI71を介して、担当者(システムを利用するユーザ)によって、進捗報告を行う対象とするタスクが選択される。

0201

その結果、担当者端末200は、各送信手段41、42、及び43により、設定された進捗報告関連情報を管理サーバ100へ送信する(S101)。

0202

それに伴い、本実施形態に係るワークフロー管理システム1における管理サーバ100は、担当者端末200から送信された進捗報告関連情報を、補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置内の所定の領域に格納し保持する(各保持手段51、52、及び53)。

0203

次に、管理サーバ100は、補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置に保持された進捗報告関連情報のうち、通知タイミング情報が示す期間(進捗報告の通知を行う期間の日数)に従って、以降に説明する処理手順S102〜S116を定期的に実行する。

0204

管理サーバ100は、ワークフロー管理部105により、選択された進捗報告を行う対象となるタスクの情報と、補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置(タスク情報取得条件保持手段51)から読み出したタスク情報21の取得条件とを基に、タスク管理部107へ、進捗報告を行う対象となるタスクのタスク情報21の取得を要求する(S102)。

0205

タスク管理部107は、取得要求に従って、タスク情報DB113から該当するタスク情報21を取得し(S103)、取得したタスク情報21をワークフロー管理部105へ送信する(S104)。

0206

また、タスク管理部107は、取得したタスク情報21の中から、進捗報告の通知を行う担当者(システムを利用するユーザ)の識別情報(担当者情報(担当者id))を基に、ユーザ管理部108へ、担当者情報の取得を要求する(S105)。

0207

ユーザ管理部108は、取得要求に従って、ユーザ情報DB114から該当する担当者情報(例えば、名前や電子メールアドレスなどの担当者(システムを利用するユーザ)固有の情報。)を取得し(S106)、取得した担当者情報をタスク管理部108へ送信する。

0208

タスク管理部107は、ユーザ管理部108から受信した担当者情報を、ワークフロー管理部105へ送信する(S107)。

0209

次に、管理サーバ100は、ワークフロー管理部105により、補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置(回覧ルート情報保持手段52)から読み出した回覧ルート情報23(回覧ルートの識別情報(ルートid))を基に、回覧ルート情報DB111から該当する回覧ルート情報23(例えば、進捗報告を行う管理名などの回覧ルート固有の情報。)を取得する(S108)。

0210

ワークフロー管理部105は、取得した回覧ルート情報23に含まれる「管理名」を基に、ユーザ管理部105へ、担当者(システムを利用するユーザ)が指定した回覧ルートにおける管理者情報の取得を要求する(S109)。

0211

ユーザ管理部108は、取得要求に従って、ユーザ情報DB114から該当する管理者情報(例えば、名前や電子メールアドレスなどの管理者(システムを利用するユーザ)固有の情報。)を取得し(S110)、取得した管理者情報をワークフロー管理部105へ送信する(S111)。

0212

次に、管理サーバ100は、ワークフロー管理部105により、補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置(回覧ルート情報保持手段52)から読み出した回覧ルート情報23(回覧ルートの識別情報(ルートid))を基に、文書フォーマット管理部106へ、回覧ルートに対応した文書フォーマット25が定義された定義データ26の取得を要求する(S112)。

0213

文書フォーマット管理部106は、取得要求に従って、文書フォーマットDB112から該当する文書フォーマット25(タスク情報21を電子文書化するときの書式)の識別情報(文書id)を検索する。

0214

その結果、文書フォーマット管理部106は、検索された文書フォーマット25の識別情報(文書id)に対応付けられ、予め、補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置に保持された定義データ26を取得する(S113)。

0215

文書フォーマット管理部106は、取得した定義データ26を、ワークフロー管理部105へ送信する(S114)。

0216

次に、管理サーバ100は、ワークフロー管理部105により、取得した定義データ26を構文解析し、その解析結果に基づいて、定義データ26内の"{$X}"を、タスク情報21などの所定の情報へ置き換えることで、進捗報告を行う対象となるタスク情報21から電子文書化された報告書である進捗報告情報27を生成する(S115)。

0217

次に、管理サーバ100は、ワークフロー管理部105により、生成した進捗報告情報27(電子文書化された報告書)を、回覧ルート情報23が示す回覧ルートに従って、管理者端末300へ通知する(例えば、管理者(システムを利用するユーザ)の電子メールアドレスに送信など。)(S116)。

0218

このように、本実施形態に係るワークフロー管理システム1は、図19に示す(S101)〜(S116)のによって、進捗報告を行う対象となるタスクのタスク情報21を取得し、進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報23に従って、取得したタスク情報21から、回覧ルートに対応した進捗報告情報27を生成し、生成した進捗報告情報27を、進捗報告の通知を定期的に行う期間を示す通知タイミング情報に従って管理者(システムを利用するユーザ)へ定期的に通知すると言う処理を実現している。

0219

<まとめ>
以上のように、本発明の第1の実施形態によれば、本実施形態に係るワークフロー管理システム1は、「タスクの進捗管理機能」を、以下の処理手順により実現している。

0220

(手順1)進捗報告関連情報の設定
本実施形態に係る担当者端末200は、タスク情報取得条件設定手段31によって設定された進捗報告を行う対象とするタスク情報21の取得条件や、回覧ルート情報設定手段32によって設定された進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報23や、通知タイミング情報設定手段33によって設定された進捗報告の通知を定期的に行う期間を示す通知タイミング情報などの進捗報告関連情報を、各送信手段41、42、及び43によって管理サーバ100へ送信する。

0221

(手順2)タスク情報21の取得
本実施形態に係る管理サーバ100は、担当者端末200から送信された進捗報告関連情報を、補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置(各保持手段51、52、及び53)に格納し保持する。
本実施形態に係る管理サーバ100は、タスク情報取得手段61により、進捗報告を行う対象となるタスク情報21をタスク情報DB113から取得する。
このとき、管理サーバ100は、タスク情報取得手段61により、補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置(タスク情報取得条件保持手段51)から読み出したタスク情報21の取得条件に従って、タスク情報DB113から取得するタスク情報21を絞り込む。すなわち、選択されたタスクのうち、取得条件に該当するタスクのタスク情報21のみをタスク情報DB113から取得する。

0222

(手順3)進捗報告情報27の生成
本実施形態に係る管理サーバ100は、進捗報告情報生成手段62により、タスク情報21から、回覧ルート情報23が示す回覧ルートに対応した進捗報告情報(電子文書化された報告書)を生成する。
すなわち、管理サーバ100は、管理サーバ100は、進捗報告情報生成手段62により、取得されたタスク情報21と、補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置(回覧ルート情報保持手段52)から読み出した回覧ルート情報23(「回覧ルート識別情報(ルートid)」)とを基に、進捗報告情報(電子文書化された報告書)27を生成する。

0223

(手順3−1)文書フォーマット25の決定
本実施形態に係る管理サーバ100は、進捗報告情報生成手段62により、補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置(回覧ルート情報保持手段52)から読み出した回覧ルート情報23(「回覧ルート識別情報(ルートid)」)を検索キーとして、文書フォーマットDB112を検索し、検索の結果、検索キーに該当する文書フォーマット25を識別するための「文書フォーマット識別情報(文書id)」を取得する。

0224

(手順3−2)タスク情報21の埋め込み
本実施形態に係る管理サーバ100は、進捗報告情報生成手段62により、該当する文書フォーマット25を識別するための「文書フォーマット識別情報(文書id)」を取得した後、該当する文書フォーマットを識別するための「文書フォーマット識別情報(文書id)」を基に、対応する定義データ26を、補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置から主記憶部12のRAM上に展開(ロード)する。
次に、管理サーバ100は、進捗報告情報生成手段62により、主記憶部12のRAM上に展開(ロード)した定義データ26の記述を構文解析する。
このとき、管理サーバ100は、進捗報告情報生成手段62により、定義データ26内の"{$X}"を、所定の情報(文字列や数値といった実値)に置き換える変換先として解釈し、"X"に該当する文字列や数値に置き換えることによって、定義データ26内の"{$X}"に該当する情報(例えば、タスク情報21など。)を埋め込み、進捗報告情報(電子文書化された報告書)27を生成する。

0225

(手順4)進捗報告の通知
本実施形態に係る管理サーバ100は、生成した進捗報告情報(電子文書化された報告書)27を、回覧ルート情報23が示す回覧ルートに従って管理者端末300へ通知する。

0226

また、本実施形態に係るワークフロー管理システム1では、上記(手順1)において、通知タイミング情報設定手段33により設定された通知タイミング情報の設定値(進捗報告の通知を行う期間を示す日数)に従って、上記(手順2)〜(手順4)までを定期的に実行する。

0227

このように、本実施形態に係るワークフロー管理システム1は、上記(手順1)〜(手順4)によって、進捗報告を行う対象となるタスクのタスク情報21を取得し、進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報23に従って、取得したタスク情報21から、回覧ルートに対応した進捗報告情報27を生成し、生成した進捗報告情報27を、進捗報告の通知を定期的に行う期間を示す通知タイミング情報に従って管理者(システムを利用するユーザ)へ定期的に通知することができる。

0228

よって、本実施形態に係るワークフロー管理システム1は、タスクの情報を自動的に電子文書化し、進捗報告を通知することができる。

0229

第1の実施形態に基づき本発明の説明を行ってきたが、本発明の第1の実施形態に係るワークフロー管理システム1が有する「タスクの進捗管理機能」は、第1の実施形態において説明した管理サーバ100及び担当者端末200が有する各処理手順を、それぞれの動作環境プラットフォーム)にあったプログラミング言語コード化したプログラムをコンピュータで実行することで実現することができる。よって、本発明の第1の実施形態に係るワークフロー管理システム1が有する「タスクの進捗管理機能」を実行するプログラム(進捗管理プログラム)は、コンピュータが読み取り可能な記憶媒体に格納することができる。

0230

また、本発明の第1の実施形態に係るワークフロー管理システム1が有する「タスクの情報を自動的に電子文書化し、進捗報告を通知する」機能は、主に、管理サーバ100において実現される機能である。よって、本実施形態において説明した担当者端末200が有する各設定手段31、32、及び33、並びに各送信手段41、42、及び43は、進捗報告を行う対象とするタスク情報21の取得条件、進捗報告の回覧順序を示す回覧ルート情報23、進捗報告の通知を定期的に行う期間を示す通知タイミング情報などの進捗報告関連情報を、管理サーバ100が有する補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置へ格納する方法の一例であり、既に、管理サーバ100が有する補助記憶部13などの不揮発性の記憶装置に、進捗報告関連情報が保持されていれば、本実施形態において説明した機能を実現することができる。

0231

最後に、上記各実施形態に挙げた形状に、その他の要素との組み合わせなど、ここで示した要件に、本発明が限定されるものではない。これらの点に関しては、本発明の主旨をそこなわない範囲で変更することが可能であり、その応用形態に応じて適切に定めることができる。

図面の簡単な説明

0232

本発明の第1の実施形態に係るワークフロー管理システムのシステム構成の一例を示す図である。
本発明の第1の実施形態に係るワークフロー管理システムが有する管理サーバ及び担当者端末のハードウェア構成の一例を示す図である。
本発明の第1の実施形態に係るワークフロー管理システムが有する主な機能構成の一例を示すブロック図である。
本発明の第1の実施形態に係るタスク情報DBに格納されたタスク情報のデータ構造の一例を示す図である。
本発明の第1の実施形態に係るユーザ情報DBに格納されたユーザ情報のデータ構造の一例を示す図である。
本発明の第1の実施形態に係るワークフロー管理システムが有する主な機能を構成する手段の一例を示すブロック図である。
本発明の第1の実施形態に係る進捗報告関連情報の設定画面の一例を示す図である。
本発明の第1の実施形態に係る進捗報告を行う対象とするタスクの閲覧画面の一例(その1:登録された全てのタスクを表示)を示す図である。
本発明の第1の実施形態に係る進捗報告を行う対象とするタスク選択の様子の一例を示す図である。
本発明の第1の実施形態に係る進捗報告を行う対象とするタスクの閲覧画面の一例(その2:担当者のタスクを表示)を示す図である。
本発明の第1の実施形態に係る進捗報告を行う対象とするタスクの閲覧画面の一例(その3:担当者のタスクで未完了なタスクの表示)を示す図である。
本発明の第1の実施形態に係る回覧ルート情報の設定画面の一例を示す図である。
本発明の第1の実施形態に係る回覧ルート情報DBに格納された回覧ルート情報のデータ構造の一例を示す図である。
本発明の第1の実施形態に係る回覧ルートと文書フォーマットとの対応付けを行う設定画面の一例を示す図である。
本発明の第1の実施形態に係る文書フォーマットDBのデータ構造の一例を示す図である。
本発明の第1の実施形態に係る文書フォーマットの書式と定義データのデータ構造の一例を示す図である。
本発明の第1の実施形態に係る進捗確認の表示画面の一例(その1:回覧ルート1の場合)を示す図である。
本発明の第1の実施形態に係る進捗確認の表示画面の一例(その2:回覧ルート2又は3の場合)を示す図である。
本発明の第1の実施形態に係るワークフロー管理システムの基本処理手順の一例を示すシーケンス図である。

符号の説明

0233

1ワークフロー管理システム
11 制御部(CPU)
12主記憶部(ROM,RAM)
13補助記憶部(HD)
14ネットワークI/F
15外部記憶装置I/F
16 外部装置I/F
17出力装置I/F
18入力装置I/F
21タスク情報
22ユーザ情報
23回覧ルート情報
24回覧ルートと文書フォーマットとの対応付け情報
25 文書フォーマット
26定義データ
27進捗報告情報
31 タスク情報取得条件設定手段
32 回覧ルート情報設定手段
33通知タイミング情報設定手段
41 タスク情報取得条件送信手段
42 回覧ルート情報送信手段
43 通知タイミング情報送信手段
51 タスク情報取得条件保持手段
52 回覧ルート情報保持手段
53 通知タイミング情報保持手段
61 タスク情報取得手段
62 進捗報告情報生成手段
63進捗報告通知手段
71グラフィカルユーザインタフェース(GUI)
71a 進捗報告対象のタスク選択領域
71b 通知タイミング設定領域
71c 進捗報告対象タスクにおける取得条件設定領域
71d 回覧ルート設定領域
101 GUI提供部
102レンダリングエンジン
103入出力制御部
104ワークフローエンジン
105ワークフロー管理部
106 文書フォーマット管理部
107タスク管理部
108ユーザ管理部
109データベース(DB)
110ワークフローDB
111 回覧ルート情報DB
112 文書フォーマットDB
113 タスク情報DB
114 ユーザ情報DB
90 ネットワーク
100管理サーバ(情報処理装置)
200担当者端末(情報処理装置)
201ブラウザ(担当者端末のUI)
300管理者端末(情報処理装置)
301 ブラウザ(管理者端末のUI)

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