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技術 電子承認システム

出願人 キヤノン株式会社
発明者 池田早苗
出願日 2006年8月25日 (15年4ヶ月経過) 出願番号 2006-229296
公開日 2008年3月6日 (13年9ヶ月経過) 公開番号 2008-052561
状態 未査定
技術分野 特定用途計算機
主要キーワード 電子データ処理装置 Y座標 電子データ処理 作業権限 X座標 配置計算 承認権限者 電子承認システム
関連する未来課題
重要な関連分野

この項目の情報は公開日時点(2008年3月6日)のものです。
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図面 (13)

課題

複数ユーザ承認を要する電子文書承認処理過程で、電子データ処理のみでなく、物理的な処理を行うユーザが存在する場合、従来のシステムでは電子承認文書に対して物理承認者承認結果を反映(承認印列記)することができない。

解決手段

電子文書とその案件識別子、及びそれを承認する各承認者の承認者情報を持ち、承認者情報中の承認者識別子に対応する、承認証明用データ登録・保持する手段と、ユーザが、承認処理フローにおける現在の承認者であるか否かを判定する手段と、予め登録されている、あるいはその場で入力される現承認者の承認証明用データを付加して電子文書を更新する手段と、現承認者の処理内容を反映して承認者情報を更新する手段と、更新した前記電子文書及び前記承認者情報を、現承認者の後に承認を行うべき次承認者通知する手段とを有することを特徴とする。

概要

背景

近年広く普及しつつある電子承認システムが導入される以前は、紙などの印刷媒体上に印刷された書類などの文書を用いて決済を行う業務形態が主であり、この業務形態では、物理的な文書が存在し、この文書の内容を承認者が確認し、所定欄に承認印を押すなどの処理を行うことで、当該承認者の承認処理が終了する。

また、このような承認処理を必要とする文書において、複数の承認決済者が設定されている場合、各承認者が承認した証として捺印又はサインを行うための欄が存在している。

このような紙などの印刷媒体ベースの文書は、通常役職が下位の者から順次上位の者へ順に回覧され、承認・決済が行われ、捺印欄、サイン欄が埋められる。

最終的に捺印欄が埋められると、承認・決済は完了し、当該文書に記載された内容について正式な承認手続きが取られたと見なされる。

このように印刷された文書を用いる従来型の承認処理に対し、電子承認システムにおいては、ネットワークで接続されたパーソナルコンピュータなどの電子データ処理装置上で、従来物理文書の書面上に記載されていた案件や捺印欄、サイン欄の内容が電子化された電子文書を回覧する。

クライアントサーバ方式の電子承認システムにおいては、各ユーザが直接操作する例えば図2に示すようなクライアントPCにおいては、アプリケーションによりネットワーク上のファイルサーバ上のデータベースに格納されている案件データが表示部に表示される。

各ユーザは、クライアントPC上のアプリケーションを用いて案件データを参照し、承認するか否かを決定し、その決定結果をキーボード等の入力機器を使用して該当する承認欄に所定の記号を入力する。

この承認結果は、ファイルサーバ上のデータベースに反映され、更新される。他のユーザは対象の案件データ及び現在の状況を、ネットワーク上の他のパーソナルコンピュータ上において確認することができ、さらに承認者である場合は、承認や非承認の決定を入力することができる。

非クライアント/サーバ方式の場合、当該承認者が承認済みの電子文書は次の承認者の受け取り・操作可能なパーソナルコンピュータ等へネットワーク経由、あるいはメモリ装置などを介して渡され、同じく承認処理が実行される。

いずれのシステムにおいても、全ての担当者が承認を入力することで承認・決済は完了し、当該文書に記載された内容について正式な承認手続きが取られたと見なされることは、物理文書の業務形態の場合と同様である。

従来例としては、例えば、紙伝票押印すると、スイッチを介してこれを検出し、押印が検出されると本人識別子伝票識別情報が上位の電子承認システムへ転送され、電子伝票への承認印の表示も同期して行い、紙伝票に承認印を押すとその情報を読み取って対応する電子伝票の承認印欄に印を表示するものがある(特許文献1参照)。
特開平6—348738号公報公報番号

概要

複数ユーザの承認を要する電子文書の承認処理過程で、電子データ処理のみでなく、物理的な処理を行うユーザが存在する場合、従来のシステムでは電子承認文書に対して物理承認者の承認結果を反映(承認印を列記)することができない。 電子文書とその案件識別子、及びそれを承認する各承認者の承認者情報を持ち、承認者情報中の承認者識別子に対応する、承認証明用データ登録・保持する手段と、ユーザが、承認処理フローにおける現在の承認者であるか否かを判定する手段と、予め登録されている、あるいはその場で入力される現承認者の承認証明用データを付加して電子文書を更新する手段と、現承認者の処理内容を反映して承認者情報を更新する手段と、更新した前記電子文書及び前記承認者情報を、現承認者の後に承認を行うべき次承認者通知する手段とを有することを特徴とする。

目的

本発明が課題とする、電子承認処理過程に物理承認処理過程が混在するケースにおいては、物理承認処理時に電子文書の真正性を判断・保証するための前記承認者情報を伝達することができない。

効果

実績

技術文献被引用数
0件
牽制数
0件

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請求項1

電子文書とその案件識別子、及びそれを承認する各承認者承認者情報を持ち、承認者情報中の承認者識別子に対応する、承認証明用データ登録・保持する手段と、ユーザが、承認処理フローにおける現在の承認者であるか否かを判定する手段と、予め登録されている、あるいはその場で入力される現承認者の承認証明用データを付加して電子文書を更新する手段と、現承認者の処理内容を反映して承認者情報を更新する手段と、更新した前記電子文書及び前記承認者情報を、現承認者の後に承認を行うべき次承認者通知する手段とを有することを特徴とする電子承認システム

請求項2

請求項1にかかる電子承認システムにおいて、ユーザが識別子を入力する手段と、入力された識別子と承認者情報が持つ現承認者の属性情報から、ユーザが現承認者であるか否かを判定する手段と、を有することを特徴とする電子承認システム。

請求項3

請求項1にかかる電子承認システムにおいて、各承認者が電子文書に付加する情報について、配置情報を、承認者情報の中に保持する手段と、前記埋め込み情報から、登録あるいは入力された承認証明用データが電子データの所定の範囲に収まるサイズを計算し、前記サイズとなるよう画像データの拡大・縮小を行う手段と、を有することを特徴とする電子承認システム。

請求項4

請求項1および3にかかる電子承認システムにおいて、現承認者の識別子から、デバイスが保持する承認証明用データを特定する手段と、電子文書の所定位置に合わせてリサイズされた前記承認証明用データを、電子文書の所定位置に合成する手段と、を有することを特徴とする電子承認システム。

請求項5

請求項1にかかる電子承認システムにおいて、次承認者の識別子と、送信先アドレスを、承認者情報の中に保持する手段と、前記送信先アドレスを取得して、現承認者により更新された電子文書を次承認者へ送信する手段と、を有することを特徴とする電子承認システム。

請求項6

電子文書とその案件識別子、及びそれを承認する各承認者の属性情報である承認者情報を持ち、ユーザが、承認処理フローにおける現在の承認者であるか否かを判定する手段と、現承認者と判定されたユーザに対して電子文書の表示または印刷媒体への出力の可否を決定する手段と、現承認者により、現承認者により物理的な処理がなされた印刷媒体出力文書を読み込む手段と、現承認者が付加した前記物理処理部分の変更を反映させた電子文書の更新を行う手段と、現承認者の処理内容を反映して承認者情報を更新する手段と、更新した前記電子文書データ及び前記承認者情報を、次承認者へ通知する手段と、を有することを特徴とする電子承認システム。

請求項7

請求項6にかかる電子承認システムにおいて、ユーザが識別子を入力する手段と、入力された識別子と、承認者情報が持つ現承認者情報から、ユーザが現承認者であるか否かを判定する手段と、を有することを特徴とする電子承認システム。

請求項8

請求項6にかかる電子承認システムにおいて、物理処理を行う承認者に対して、許可情報を承認者情報の中に保持する手段と、前記許可情報を用いて、現承認者による電子文書出力操作の可否を決定する手段と、を有することを特徴とする電子承認システム。

請求項9

請求項9にかかる電子承認システムにおいて、物理処理を行う承認者が、許可された場合、許可された操作内容の制限・条件を承認者情報の中に保持する手段と、前記制限・条件情報を用いて、現承認者による電子文書出力操作の種類を決定する手段と、を有することを特徴とする電子承認システム。

請求項10

請求項6にかかる電子承認システムにおいて、各承認者が印刷媒体に出力された文書に物理的に付加する情報について、種類や埋め込み位置の配置情報を、承認者情報の中に保持する手段と、前記埋め込み情報から、各承認者により物理的に付加された情報を、読み込んだ印刷媒体出力文書画像から特定し、電子文書に反映させる手段と、を有することを特徴とする電子承認システム。

請求項11

請求項6にかかる電子承認システムにおいて、現承認者の後に承認を行う次承認者の識別子と、送信先アドレスを、承認者情報の中に保持する手段と、現承認者が再度電子文書を出力する際に、電子文書の案件識別子と共に、前記次承認者への通知情報を印刷媒体上に記録する手段と、物理的な処理がなされた印刷媒体文書を読み込んだ際に前記送信先アドレスを取得して、現承認者により更新された電子文書を次承認者へ送信する手段と、を有することを特徴とする電子承認システム。

請求項12

請求項6にかかる電子承認システムにおいて、各承認者情報として、印刷媒体上への出力操作を許可するか否かを承認者情報中に保持する手段と、出力操作が行われた場合に、現承認者の識別子と前記承認者情報から出力の可否を決定する手段と、を有することを特徴とする電子承認システム。

請求項13

請求項6にかかる電子承認システムにおいて、各承認者情報として、表示媒体上への表示操作を許可するか否かを承認者情報中に保持する手段と、表示操作が行われた場合に、現承認者の識別子と前記承認者情報から表示の可否を決定する手段と、を有することを特徴とする電子承認システム。

請求項14

請求項6にかかる電子承認システムにおいて、現承認者により印刷媒体上への出力操作が行われた場合に、現承認者に許可されている物理処理が反映される領域を特定する手段と、前記領域を除く電子文書の内容を一部または全部不可視、または内容の判読不可状態印刷とする手段と、を有することを特徴とする電子承認システム。

技術分野

0001

電子承認システムに関するものである。

背景技術

0002

近年広く普及しつつある電子承認システムが導入される以前は、紙などの印刷媒体上に印刷された書類などの文書を用いて決済を行う業務形態が主であり、この業務形態では、物理的な文書が存在し、この文書の内容を承認者が確認し、所定欄に承認印を押すなどの処理を行うことで、当該承認者の承認処理が終了する。

0003

また、このような承認処理を必要とする文書において、複数の承認決済者が設定されている場合、各承認者が承認した証として捺印又はサインを行うための欄が存在している。

0004

このような紙などの印刷媒体ベースの文書は、通常役職が下位の者から順次上位の者へ順に回覧され、承認・決済が行われ、捺印欄、サイン欄が埋められる。

0005

最終的に捺印欄が埋められると、承認・決済は完了し、当該文書に記載された内容について正式な承認手続きが取られたと見なされる。

0006

このように印刷された文書を用いる従来型の承認処理に対し、電子承認システムにおいては、ネットワークで接続されたパーソナルコンピュータなどの電子データ処理装置上で、従来物理文書の書面上に記載されていた案件や捺印欄、サイン欄の内容が電子化された電子文書を回覧する。

0007

クライアントサーバ方式の電子承認システムにおいては、各ユーザが直接操作する例えば図2に示すようなクライアントPCにおいては、アプリケーションによりネットワーク上のファイルサーバ上のデータベースに格納されている案件データが表示部に表示される。

0008

各ユーザは、クライアントPC上のアプリケーションを用いて案件データを参照し、承認するか否かを決定し、その決定結果をキーボード等の入力機器を使用して該当する承認欄に所定の記号を入力する。

0009

この承認結果は、ファイルサーバ上のデータベースに反映され、更新される。他のユーザは対象の案件データ及び現在の状況を、ネットワーク上の他のパーソナルコンピュータ上において確認することができ、さらに承認者である場合は、承認や非承認の決定を入力することができる。

0010

非クライアント/サーバ方式の場合、当該承認者が承認済みの電子文書は次の承認者の受け取り・操作可能なパーソナルコンピュータ等へネットワーク経由、あるいはメモリ装置などを介して渡され、同じく承認処理が実行される。

0011

いずれのシステムにおいても、全ての担当者が承認を入力することで承認・決済は完了し、当該文書に記載された内容について正式な承認手続きが取られたと見なされることは、物理文書の業務形態の場合と同様である。

0012

従来例としては、例えば、紙伝票押印すると、スイッチを介してこれを検出し、押印が検出されると本人識別子伝票識別情報が上位の電子承認システムへ転送され、電子伝票への承認印の表示も同期して行い、紙伝票に承認印を押すとその情報を読み取って対応する電子伝票の承認印欄に印を表示するものがある(特許文献1参照)。
特開平6—348738号公報公報番号

発明が解決しようとする課題

0013

<課題1>
物理承認代替手段:PC上での電子承認手段を持たない承認者が、物理処理(押印など)と同等の処理内容を電子文書に対して施し、次の承認者へ渡す
従来の文書承認システムにおいては、紙などの印刷媒体上に印刷された物理文書を用いて承認処理を行う処理過程と、電子文書を用いて承認処理を行う過程は独立しており、併用することはできなかった。即ち、電子承認を行うためには、電子データ処理装置と、電子文書に対する承認処理が可能なアプリケーションが必要なため、このような環境を持たないユーザは電子承認処理過程に参加することができない。

0014

また、物理承認処理過程においては、全て物理文書上に実際の承認印などが押されていなければならず、処理過程の一部分のみ電子承認を行うことは意味がない。

0015

従って、承認処理過程に存在する承認者の中に電子承認を行うことのできないユーザが存在する場合、全員が物理文書による承認処理過程を採用しなければならず、多数のユーザが電子承認を行える環境があったとしても、電子承認システムを活用できないケースが存在する。

0016

<課題2>
電子文書への物理処理:電子文書に何らかの物理処理(領収書添付など)が必要な場合に、物理処理がなされた文書での処理を電子承認処理フローに組み込む。

0017

また、従来の電子承認処理システムにおいては、承認処理過程において電子文書に対し物理的な処理を施す必要がある場合には対応することができない。即ち、処理過程においては全て電子データのまま処理がなされるので、例えば、出金伝票を承認する過程において、承認者Aが持つ領収書の実物を出金伝票に添付し、次の承認者は実際に添付されている(コピーでない)領収書を確認した後に自身の承認処理を行うような処理フローが存在する場合、従来の電子承認処理フローでは対応できない。

0018

<課題3>
出力文書承認者情報を付加:物理承認後の物理文書のみで、承認者情報を含めて承認フローを進める。

0019

上記課題1および2を解決して、電子承認処理過程に物理文書での承認処理を含めるためには、電子承認処理特有の承認者情報の伝達を何らかの形で物理文書処理時にも実行しなければならない。即ち、物理承認処理過程においては、通常文書上にサインや捺印などの承認証明用データが存在し、それが物理的に対応文書に直接載せられたものであることが真正性根拠となる。(コピー画像を含む)電子画像は一般的に有効な承認証明用データとはみなされない。

0020

一方、電子承認処理過程においては、原文書を含む全てのデータは電子化されているため、電子文書上に存在する承認証明用データは、それ自体は文書の有効性保証するものにはなり得ない。そのため、電子データの承認処理を証明するものは電子文書上の可視画像ではなく、別途電子文書を処理するユーザが有効な承認者であることの証明手段が必要となる。

0021

通常、電子文書に対して行われた電子承認の真正性を保証する手段としては、電子データ自体に含まれるか、あるいは別データとして保持する、承認者及び承認時の状況に関する情報を使用するのが一般的である。すなわち、電子文書に対してあるユーザが承認処理を行う際、承認者としての識別子や必要情報を入力し、電子承認システムは前記入力された情報と、電子文書に付帯する承認者情報とを比較して承認者権限の是非を確認すると共に、実際に承認処理が行われた場合の状況を当該案件に対する承認状況データとして前記承認者情報に追加する。次の承認者や他のユーザは電子文書とこれに付帯する承認者情報を用いて、当該電子文書の真正性を判断する。

0022

本発明が課題とする、電子承認処理過程に物理承認処理過程が混在するケースにおいては、物理承認処理時に電子文書の真正性を判断・保証するための前記承認者情報を伝達することができない。

0023

<課題4>
出力時の制限:物理処理を行う際に操作制限を設けることで、セキュリティを保つ。

0024

本発明が課題とする、電子承認処理過程に物理承認処理過程が混在するケースにおいて、物理承認を行う際に電子文書を出力する必要があるため、承認処理が完了していない非公式文書が出力物として存在することになる。また、電子承認権限を持たないユーザでも表示・出力により内容を閲覧することが出来てしまう。

0025

図3は、一般的な電子承認システムの処理フローを示す概念図である。

0026

電子文書の作成者、一次承認者、最終承認者が設定されており、最初に処理を行う作成者により図2/202や204のクライアントPCなどで作成された電子文書には、作成者欄に作成者のサインなどが電子データとして付加され、承認(作成)のシンボルとなる。さらに電子文書とは別に、電子文書の真正性を保証するための案件及び承認者情報データを生成し、前記電子文書とリンクしたデータを構成する。

0027

作成終了後は、次の承認者(一次承認者)に対して電子データをネットワーク経由、またはメモリデバイスなどを介して授受する。

0028

上記電子文書及び承認者情報を受け取った一次承認者は、同様にクライアントPC202・204などで自身の権限に従って承認処理を行い、一次承認者欄に承認シンボル画像を付加する。この時承認者情報には、一次承認者の情報が追加される。

0029

同様に、次の承認者(最終承認者)に対して電子データの授受が行われ、全ての作業(作成・承認)が終了すると、電子文書は正式に承認処理が終了した公式文書となる。

0030

その後、電子文書に対応する承認者情報を用いることで当該電子文書の真正性や承認履歴を検証することが可能である。

0031

上述したような電子承認処理フローを完了するためには、全ての作業者が電子文書を操作し、かつ電子承認を行うことが可能な電子データ処理環境を持っている必要がある。

0032

しかしながら、課題1で述べたように処理フロー上の一部の承認者が上記環境を持たない場合、または課題2で述べたような処理フロー上で電子文書に対する物理的な処理が発生するような承認処理においては、上記電子承認システムを利用することができず、従来のような物理承認処理を行わなければならない。

0033

図4は、途中に電子承認を行うことのできない承認者が存在する場合の概念図である。作成者から一次承認者へ渡された電子文書に対し、物理的に捺印などを行っても、それを次の最終承認者へ電子文書として引き継ぐことができないため、電子文書には一次承認のシンボルが記載されず、承認者情報も更新されないため、最終承認者が電子承認を行うことができず、承認処理が完了しないことになってしまう。

課題を解決するための手段

0034

上述した問題を解決するために、本発明は、
電子文書とその案件識別子、及びそれを承認する各承認者の承認者情報を持ち、
承認者情報中の承認者識別子に対応する、承認証明用データを登録・保持する手段と、
ユーザが、承認処理フローにおける現在の承認者であるか否かを判定する手段と、
予め登録されている、あるいはその場で入力される現承認者の承認証明用データを付加して電子文書を更新する手段と、
現承認者の処理内容を反映して承認者情報を更新する手段と、
更新した前記電子文書及び前記承認者情報を、現承認者の後に承認を行うべき次承認者へ通知する手段と
を有することを特徴とする。

0035

また、電子承認システムにおいて、
ユーザが識別子を入力する手段と、入力された識別子と承認者情報が持つ現承認者の属性情報から、ユーザが現承認者であるか否かを判定する手段と、
を有することを特徴とする。

0036

また、電子承認システムにおいて、
各承認者が電子文書に付加する情報について、種類や埋め込み位置などの配置情報を、承認者情報の中に保持する手段と、
前記埋め込み情報から、登録あるいは入力された承認証明用データが電子データの所定の範囲に収まるサイズを計算し、前記サイズとなるよう画像データの拡大・縮小を行う手段と、
を有することを特徴とする。

0037

また、電子承認システムにおいて、
現承認者の識別子から、デバイスが保持する承認証明用データを特定する手段と、
電子文書の所定位置に合わせてリサイズされた前記承認証明用データを、電子文書の所定位置に合成する手段と、
を有することを特徴とする。

0038

また、電子承認システムにおいて、
次承認者の識別子と、送信先アドレスを、承認者情報の中に保持する手段と、
前記送信先アドレスを取得して、現承認者により更新された電子文書を次承認者へ送信する手段と、
を有することを特徴とする。

0039

上述した問題を解決するために、本発明は、
電子文書とその案件識別子、及びそれを承認する各承認者の属性情報である承認者情報を持ち、
ユーザが、承認処理フローにおける現在の承認者であるか否かを判定する手段と、
現承認者と判定されたユーザに対して電子文書の表示または印刷媒体への出力の可否を決定する手段と、
現承認者により、現承認者により物理的な処理がなされた紙などの印刷媒体出力文書を読み込む手段と、
現承認者が付加した前記物理処理部分の変更を反映させた電子文書の更新を行う手段と、
現承認者の処理内容を反映して承認者情報を更新する手段と、
更新した前記電子文書データ及び前記承認者情報を、次承認者へ通知する手段と、
を有することを特徴とする。

0040

また、電子承認システムにおいて、
ユーザが識別子を入力する手段と、入力された識別子と、承認者情報が持つ現承認者情報から、ユーザが現承認者であるか否かを判定する手段と、
を有することを特徴とする。

0041

また、電子承認システムにおいて、
物理処理を行う承認者に対して、電子文書の出力、内容表示などに関する許可情報を承認者情報の中に保持する手段と、
前記許可情報を用いて、現承認者による電子文書出力操作の可否を決定する手段と、
を有することを特徴とする。

0042

また、電子承認システムにおいて、
物理処理を行う承認者が、電子文書の出力、内容表示などを許可された場合、許可された操作内容の制限・条件を承認者情報の中に保持する手段と、
前記制限・条件情報を用いて、現承認者による電子文書出力操作の種類を決定する手段と、
を有することを特徴とする。

0043

また、電子承認システムにおいて、
各承認者が紙などの印刷媒体に出力された文書に物理的に付加する情報について、種類や埋め込み位置の配置情報を、承認者情報の中に保持する手段と、
前記埋め込み情報から、各承認者により物理的に付加された情報を、読み込んだ紙などの印刷媒体出力文書画像から特定し、電子文書に反映させる手段と、
を有することを特徴とする電子承認システム。

0044

また、電子承認システムにおいて、
現承認者の後に承認を行う次承認者の識別子と、送信先アドレスを、承認者情報の中に保持する手段と、
現承認者が再度電子文書を出力する際に、電子文書の案件識別子と共に、前記次承認者への通知情報を紙などの印刷媒体上に記録する手段と、
物理的な処理がなされた紙などの印刷媒体文書を読み込んだ際に前記送信先アドレスを取得して、現承認者により更新された電子文書を次承認者へ送信する手段と、
を有することを特徴とする。

0045

また、電子承認システムにおいて、
各承認者情報として、紙などの印刷媒体上への出力操作を許可するか否かを承認者情報中に保持する手段と、出力操作が行われた場合に、現承認者の識別子と前記承認者情報から出力の可否を決定する手段と、
を有することを特徴とする。

0046

また、電子承認システムにおいて、
各承認者情報として、ディスプレイなどの表示媒体上への表示操作を許可するか否かを承認者情報中に保持する手段と、表示操作が行われた場合に、現承認者の識別子と前記承認者情報から表示の可否を決定する手段と、
を有することを特徴とする。

0047

また、電子承認システムにおいて、
現承認者により紙などの印刷媒体上への出力操作が行われた場合に、
現承認者に許可されている物理処理が反映される領域を特定する手段と、
前記領域を除く電子文書の内容を一部または全部不可視、または内容の判読不可状態で印刷する手段と、
を有することを特徴とする。

発明の効果

0048

本発明における効果として、PC上での電子承認手段を持たない承認者が、物理処理(押印など)と同等の処理内容を電子文書に対して施し、次の承認者へ渡すことが可能となる
さらに、本発明の別の効果として、電子文書に何らかの物理処理(領収書添付など)が必要な場合に、物理処理がなされた文書での処理を電子承認処理フローに組み込むことが可能となる。

0049

さらに、本発明の別の効果として、物理承認後の物理文書のみで、承認者情報を含めて承認フローを進めることが可能となる。

0050

さらに、本発明の別の効果として、物理処理を行う際に操作制限を設けることで、セキュリティを保つことが可能となる。

発明を実施するための最良の形態

0051

(実施例1)
以下、請求項1〜5にかかる実施例を、詳細に説明する。

0052

図1は,本発明が機能する保存機能印刷装置を示すブロック図である。

0053

印刷装置は,スキャナなどの画像入力部100,UIパネルなどの動作環境設部101,ビデオコントローラなどの画像処理部102、HDなどの外部記憶装置103、ネットワークI/FボードやFaxなどの画像送受信部104、プリンタなどの画像出力部105から構成される。上記はホストコンピュータ116と接続するプリンタや、スキャナを備えたコピー、Faxなどが一体となる複合型印刷装置を想定しているが、本発明の構成として全てを要求するものではない。

0054

データ処理部102は、入力部I/F110、設定部I/F111、出力部I/F112、送受信I/F113、記憶装置I/F114を備え、内部バスによって、データ処理・制御用プログラムROM106、データROM107、CPU108、内部記憶領域であるRAM109、タイマ時計機能)115などに接続される。

0055

入力データは、スキャナなどの画像入力部100で画像をスキャンしたり、外部ホストコンピュータ、外部Faxやネットワーク経由で送られたプリントデータを送受信部104を介して受信することによりデータ処理部102に取り込まれる。

0056

102に取り込まれたプリントデータは、101で設定された動作環境、または外部からのプリントデータに含まれる動作環境情報に従って処理され、処理後のプリントデータを、目的とする動作に応じて、当該印刷装置で印刷する場合は105、外部ネットワークへプリントデータを送信する場合は104、当該印刷装置内に保存する場合は103へそれぞれ渡される。

0057

102におけるプリントデータ処理時は、必要に応じてデータROM107の情報などを使用しながら111を経由して取得した処理動作環境に従って、プログラムROM106からプログラムを読み出し、内部記憶領域109などを利用しながら処理を実行する。

0058

図2は、前記画像処理装置を含む電子承認システムを示す概念図であり、共有サーバと各種接続形態を持つクライアント(PC・画像処理装置)の構成を示す。

0059

共有サーバ101は、クライアントPC(1)102やクライアント画像処置装置(2)103とネットワークを介して接続され、またクライアントPC(3)104とはローカル接続されており、それぞれの接続経路を介して共有サーバ101上で管理・保存されている電子文書データや承認者情報データにアクセスし、必要な場合はクライアント上へのダウンロードや共有サーバへのアップロードを行う。

0060

図5は、一次承認者が電子承認環境を持たない場合の本発明にかかる処理フローを示す。

0061

作成者から電子文書及び承認者情報を渡された一次承認者は、本発明にかかる電子承認システム機能を持つ画像処理装置(図2の203)に両データを入力する。更に、当該電子文書に対応する自身の承認者識別子を電子文書の案件にリンクさせて登録すると共に、承認のシンボルデータである承認証明用画像(印影画像など)を登録する。前記画像処理装置内では、登録ユーザが当該電子文書案件の適正な承認者であることを確認した後、ユーザの承認処理実行命令に従って、登録された承認証明用画像を電子文書の所定の場所に合成・付加すると共に、承認者情報に対し一次承認がなされた旨ステータス変更を行う。

0062

更に、承認者情報中に次の承認者(最終承認者)へのデータ送付先情報がある場合に、ネットワーク経由で次承認者へデータを送信する。

0063

これにより、一次承認者は自身が電子承認環境を持たない場合に、本発明にかかる画像処理装置を用いることで承認処理を行うことが可能になる。

0064

図7の(1)は、本発明にかかる電子承認システムを実現する画像処理装置内に保持する、ユーザ登録データを示す。

0065

図7(2)及び(3)は、本発明にかかる電子承認システムを実現する案件及び承認者情報データを示す。

0066

図8から図10は、本実施例で示す処理を説明するフローチャートである。

0067

図8(a)は、承認処理を行うためのユーザ登録処理である。

0068

画像処理装置に対して、S1001でまずユーザ名を登録し、さらにS1002で電子文書に対応する案件識別子(図7の“案件ID”に記載されるコードに該当)を、S1003で前記案件識別子に対応する自身の承認者識別子((図7の“承認者ID”に記載されるコードに該当)を登録し、さらにS1004で承認を実行した時にシンボルデータとして付加される承認証明用画像(図7の“承認証明画像”で指定される画像に該当)を登録し、S1005で上記更新を有効にする。

0069

S1006で異なる電子文書の案件に対して登録を行うか否かを判断し、引続き登録する場合はS1002に戻り処理を継続する。継続しない場合は登録を終了する。

0070

これにより、画像処理装置内には、各案件に対する承認者を特定し、代替電子承認を行うための情報が保存される。

0071

図8(b)は、本実施例における基本の承認処理を示すフロー図である。

0072

先作業者(承認者)から電子文書及び承認者情報を受け取った現作業(承認者)は、S2001で画像処理装置に対し登録ユーザ名を入力し、S2002で承認者情報データを画像処理装置にダウンロードする。S2003で先に入力したユーザ登録名と承認者情報の内容から、ユーザが現承認者として何らかの作業権限を持つか否かを判断する。

0073

この承認者判定においては、図9(a)にて詳細に説明する。

0074

S3001で現電子文書の案件識別子Aを取得し、S3002でAに対応するユーザ別に登録済みの承認者識別子Bを、S3003において、承認者情報からAに対する現在の承認者識別子Cを取得する。

0075

S3004で前記BとCを比較し、B=Cであれば、現ユーザは当該電子文書の現承認者、B≠Cの場合は現ユーザは当該電子データの承認権限者ではないと判断し、S2004に戻る。

0076

図8(b)に戻り、S2004で、ユーザに承認権限がないと判断された場合は何も処理せず終了する。ユーザが現承認者と判断された場合は、続いて電子文書を受け取る。S2006で当該電子文書に対してユーザが承認処理を行う場合は、S2007で電子文書更新処理を実行する。

0077

この承認者判定においては、図9(b)及び図10(a)にて詳細に説明する。

0078

図10(a)において、電子文書更新を開始すると、S5001で、画像装置内に登録されている案件Aに対応する承認証明用データDを取得し、S5002で付加情報配置計算処理に移行する。

0079

この配置計算処理は、図9(b)にて詳細に説明する。

0080

図9(b)では、ユーザが画像処理装置に登録した、当該案件Aに対応する承認証明用画像を、電子文書上に合成するためのリサイズ処理を行う。

0081

S4001で案件Aに対応する承認者情報内より、付加情報に対する配置設定を取得する。この付加情報配置設定は、図7の(3)に記載の承認者情報の中に、付加情報(種類/配置)が含まれていることを示す。

0082

図7の(3)の例では、付加情報の種類は「押印」であり、配置は3cm四方の画像を用紙上のX座標=20mm/Y座標50mmの部分に印字するよう設定されている。従って、この配置情報から、予め画像処理装置に登録されている承認者証明用データ画像をS4002で必要に応じて拡大・縮小し、更に印字位置をGとして決定する。

0083

図10(a)に戻り、付加情報配置処理が終了すると、S5003で元電子文書のG(付加情報配置位置)に、登録されている承認証明用データを合成・付加し、図8右図のS2008に戻る。

0084

次にS2008で承認者情報を更新する。ここでは、図7の(3)の案件情報ステータスを進め(“一次承認待ち”から“最終承認待ち”へ)、現承認者の(承認)作業日付を更新する。

0085

上記により電子文書及び承認者情報が更新されると、S2009で次承認者へのデータ授受が行われる。

0086

この次承認者へのデータ授受は、図10(b)にて詳細に説明する。

0087

図10(b)では、S7001で案件Aにおける次の承認者(この例では最終承認者)の識別子Hを取得し、S7002でHのデータ受信用アドレスIを取得する。(ここでは、データ受信用アドレスが無い場合にサーバへ問い合わせるなどの機能を持たせることも可能)
S7003で取得したアドレスIに対して、一次承認済みの電子文書及び承認者情報をネットワーク経由またはメモリデバイスなどを介して渡し、終了する。

0088

上記処理機能を実現することにより、電子承認環境を持たない作業者が、電子承認処理フローに乗りつつ承認処理を実施することが可能となる。

0089

(実施例2)
以下、請求項6〜14にかかる実施例を、詳細に説明する。

0090

図6は、一次承認者が電子文書に対して何らかの物理処理を行う必要がある場合の本発明にかかる処理フローを示す。

0091

作成者から電子文書及び承認者情報を渡された一次承認者は、本発明にかかる電子承認システム機能を持つ画像処理装置(図2の203)に両データを入力する。前記画像処理装置内では、登録ユーザが当該電子文書案件の適正な承認者であることを確認した後、ユーザの出力処理実行命令に従って、電子文書を紙などの印刷媒体に出力する。

0092

ユーザ(承認者)は出力した紙文書に対して物理的な処理(署名捺印、領収書添付など)を実行する。

0093

この時、出力された紙文書には、電子文書に付帯する承認者情報が何らかの形態(暗号化されたデータ、透かしデータなど)で印字されており、電子承認処理フローにおいて保持される情報が全て含まれる。

0094

現承認者により物理処理が施された紙文書は、画像処理装置で再度読み込むことにより、再度電子文書化される。この時、紙文書上の承認者情報も復号される。

0095

次承認者へのデータ授受は紙文書によって行うことも、画像処理装置に読み込んで電子データ化して送信処理することも可能である。(承認者情報中に次の承認者(最終承認者)へのデータ送付先情報がある場合に、ネットワーク経由で次承認者へデータを送信する。)
これにより、一次承認者は電子文書に物理処理を施した後に場合に、再び電子承認処理フローにデータを載せることが可能となる。

0096

図7の(1)は、実施例1と同じく、本発明にかかる電子承認システムを実現する画像処理装置内に保持する、ユーザ登録データを示す。

0097

図7(2)及び(3)も同様に、本発明にかかる電子承認システムを実現する案件及び承認者情報データを示す。

0098

図11から図12は、本実施例で示す処理を説明するフローチャートである。

0099

図11(a)は、本実施例における基本の承認処理を示すフロー図である。

0100

先作業者(承認者)から電子文書及び承認者情報を受け取った現作業(承認者)は、S8001で画像処理装置に対し登録ユーザ名を入力し、S8002で承認者情報データを画像処理装置にダウンロードする。S8003で先に入力したユーザ登録名と承認者情報の内容から、ユーザが現承認者として何らかの作業権限を持つか否かを判断する。(実施例1と同様)
この承認者判定において、現承認者と判定されなかった場合は当該電子文書に対して何らかの処理を行うことができず、S8009で次の承認者へ文書データを渡すか、先の承認者へ返信する。

0101

S8004でユーザが現承認者と判断された場合は、S8005で電子文書を受け取り、S8006で承認処理を行うか否かを判定する。

0102

行わない場合はS8009へ移行して、次承認者へ文書データを渡す。

0103

承認を行う場合は、S8007で電子文書を紙などの印刷媒体に出力する。

0104

この電子文書出力処理は、図11(b)にて詳細に説明する。

0105

S8007で電子文書出力がなされると、S9001で現案件の識別子Aを、さらに S9002でAにおける現承認者の識別子を取得する。またS9003では現承認者Cに対して許可されている作業情報Jを取得する。

0106

これらの情報から、S9004で現承認者が当該電子文書を印刷処理可能か否かを判断し、不可の場合は何もせずS8008へ戻る。この場合は物理処理は行わず承認処理のみ実施する。

0107

可能な場合はS9005で電子文書及び承認者情報の出力処理を行う。

0108

この電子文書出力処理は、図12(c)において、S1201で電子文書データに対して、付帯する承認者情報を、透かし処理や暗号化によって解読不可な状態で印字する。

0109

これにより、電子データとして引き継がれた情報を全て印刷媒体上に転記・保存したことになる。

0110

図11(b)に戻り、S9005からS9006に移行し、電子文書出力を実行する。

0111

この時、本電子文書案件Aに、出力などの処理に制限事項が存在する場合、S9006中で処理制限をかける必要がある。

0112

この部分は図12(a)で説明する。

0113

S1001において、Aの案件情報から電子文書に対する処理制限情報を取得し、S1002で制限があるか否かを判定する。

0114

制限がない場合はS8008で通常の出力処理を行う。

0115

制限がある場合は、制限内容に従って、S1003で出力データの再構築を行う。この時の制限は、例えば出力物から内容が漏洩しないために、文書内容の一部または全部を判読不可な形に変更する、出力データに地紋などを付加することで2次利用不可とする、などが考えられる。

0116

どの制限を設けるかは、図7(3)に示すように、案件情報の項目として追加することで設定可能である。

0117

S1003では上記に従って出力データを再構築した後、S8007で出力処理を行う。

0118

ここまでで、現承認者は電子文書の出力を終了する。

0119

図11(a)に戻り、S8007で出力した紙などの物理文書に対して、現承認者はS8008で署名捺印や例えば領収書添付などの物理処理を施すことができる。

0120

S8009で上記物理処理後の物理文書は、次の承認者へと渡されるが、この時の受け渡しは、物理文書のまま受け渡して次承認者が再電子文書かを行うことも、また、現承認者が画像処理装置で物理文書を再読み込みすることで、最電子化し、そのまま電子文書として送信することも可能である。

0121

S8010で、現承認者、または物理文書を受けとった次承認者は、S8011で電子文書の再作成を行う。

0122

この部分は図12(b)で説明する。

0123

S1101で、現承認者Cは電子文書の更新(物理処理実施)を許可されているか否かを判定し、されていない場合は(承認を含めて)処理を行う必要がないため、そのまま終了する。

0124

許可されている場合は、S1102で不可情報に関する配置処理(S5002と同じ)を実施する。

0125

前記配置情報から、再読み込みした物理文書の読取データに対して、現承認者Cにより何らかの情報付加が行われている位置Gを特定し、S1103でこの部分にデータが付加されているかどうかを確認する。

0126

許可情報通りの情報が付加されていればそのまま終了し、されていなければ、情報が欠落している旨警告をして終了する。

0127

これにより、現承認者によってなされた電子文書に対する物理処理は、現承認者または次承認者により再度電子データ化され、電子承認処理フローにのって処理されることとなる。

0128

すなわち、電子文書に対して物理的な捺印や領収書添付などの処理を行いつつ、これらの処理の真正性を保証しながら再度電子文書化することで、電子承認と物理承認を併用することが可能となる。

図面の簡単な説明

0129

本発明における電子承認システムを実現する画像処理装置の構成を示す。
共有サーバと各種接続形態を持つクライアント(PC及び画像処理装置)の構成を示す。
一般的な電子承認処理フローを示す。
電子承認処理フロー中に、電子承認処理を行えない承認者が存在する場合を示す。
本発明の実施例1における、電子承認/物理承認混在処理を示す。
本発明の実施例2における、電子承認/物理承認混在処理を示す。
本発明を実現するための、承認者情報の具体例を示す。
本発明の実施例1で示す処理を説明する、フローチャートである。
本発明の実施例1で示す処理を説明する、フローチャートである。
本発明の実施例1で示す処理を説明する、フローチャートである。
本発明の実施例2で示す処理を説明する、フローチャートである。
本発明の実施例2で示す処理を説明する、フローチャートである。

符号の説明

0130

100スキャナ
101環境設定
102データ処理・制御部
103内部記憶領域部
104データ送受信
105画像出力部
106プログラムROM
107 データROM
108 CPU
109 RAM
110 入力部I/F
111 設定部I/F
112 出力部I/F
113送受信部I/F
114 記憶部I/F
115タイマ
116 ホストコンピュータ

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