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技術 記録媒体管理システム、廃棄処理装置および廃棄処理方法

出願人 富士ゼロックス株式会社
発明者 白石隆一上條裕義浜砂俊輔篠崎謙吾久保周作
出願日 2006年1月31日 (14年5ヶ月経過) 出願番号 2006-022699
公開日 2007年5月31日 (13年1ヶ月経過) 公開番号 2007-130625
状態 特許登録済
技術分野 破砕・粉砕(3) 特定用途計算機
主要キーワード シュートガイド 可動式ガイド 識別情報記録媒体 廃棄処理装置 センシング位置 サイド位置 ウェイト部材 廃棄モード
関連する未来課題
重要な関連分野

この項目の情報は公開日時点(2007年5月31日)のものです。
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図面 (20)

課題

機密文書等などを廃棄する場合に、文書保管期間を確認しながら廃棄作業を進めるのが面倒であった。

解決手段

本発明に係る記録媒体管理システムは、記録媒体に付加された識別情報を少なくとも当該記録媒体の保管期間と対応付けて管理するとともに、識別情報を指定した記録媒体の廃棄許可の問い合わせに対して、指定の識別情報に対応する記録媒体の保管期間を確認し、保管期間が過ぎている場合に廃棄許可を与える記録媒体管理装置と、当該記録媒体管理装置から廃棄許可が与えられた場合に記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理装置とを備えるもので、廃棄処理装置は、記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理手段と、識別情報を読み取る読取手段と前記廃棄処理手段による廃棄を規制する規制手段とを有しており、前記規制手段によって位置合わせされた記録媒体から前記識別情報を読み取ることを特徴とするものである。

概要

背景

一般に、企業のオフィス市役所などの公共機関では、部外秘や社外秘などの機密文書を扱うことが多い。こうした機密文書の原本は、第三者への漏洩を防止するために、厳重な管理のもとで保管される。また、不要になった機密文書は、シュレッダーなどを用いて廃棄される。

経理関係の機密文書(請求書領収書精算書等)には、当該機密文書を保管しておかなければならない期間が指定されるものが多い。このため、機密文書を細断によって廃棄する場合は、それに先立って、いま廃棄対象としている機密文書が本当に廃棄してよいものかどうかを担当者が原本台帳などで確認する必要がある。

しかしながら、大量の機密文書を廃棄する場合は、各々の機密文書の保管期間を1つずつ確認して廃棄の作業を進めることが非常に面倒でかつ時間がかかるものとなる。また、人為的な確認ミスによって、保管期間が残っている機密文書を誤って廃棄してしまう恐れがある。

そこで、下記特許文献1には、書類の切断手段と、書類に記載された書類記載情報を取得する書類記載情報取得手段と、切断手段で書類を切断する前に、書類記載情報取得手段を介して取得した書類記載情報を記憶手段に格納し、かつ格納した書類記載情報を外部装置へ送信する処理手段とを備えたシュレッダーに関する発明が記載されている。かかる装置によれば、仮に保管期間が残っている機密文書を誤って廃棄してしまった場合でも、機密文書の画像を電子データとして残すことができる。

特開2003−62476号公報

概要

機密文書等などを廃棄する場合に、文書の保管期間を確認しながら廃棄作業を進めるのが面倒であった。本発明に係る記録媒体管理システムは、記録媒体に付加された識別情報を少なくとも当該記録媒体の保管期間と対応付けて管理するとともに、識別情報を指定した記録媒体の廃棄許可の問い合わせに対して、指定の識別情報に対応する記録媒体の保管期間を確認し、保管期間が過ぎている場合に廃棄許可を与える記録媒体管理装置と、当該記録媒体管理装置から廃棄許可が与えられた場合に記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理装置とを備えるもので、廃棄処理装置は、記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理手段と、識別情報を読み取る読取手段と前記廃棄処理手段による廃棄を規制する規制手段とを有しており、前記規制手段によって位置合わせされた記録媒体から前記識別情報を読み取ることを特徴とするものである。

目的

効果

実績

技術文献被引用数
1件
牽制数
1件

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請求項1

記録媒体に付加された識別情報を管理する記録媒体管理装置と、前記記録媒体管理装置から廃棄許可が与えられた場合に記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理装置とを備え、前記廃棄処理装置は記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理手段と、前記識別情報を読み取る読取手段と前記廃棄処理手段による廃棄規制する規制手段とを有し、前記規制手段によって位置合わせされた記録媒体から前記識別情報を読み取ることを特徴とする記録媒体管理システム

請求項2

記録媒体に付加された識別情報に基づいて記録媒体管理装置から廃棄許可が与えられた場合に記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理装置であって、記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理手段と、前記識別情報を読み取る読取手段と前記廃棄処理手段による廃棄を規制する規制手段とを有し、前記規制手段によって位置合わせされた記録媒体から前記識別情報を読み取ることを特徴とする廃棄処理装置。

請求項3

記録媒体に付加された識別情報記録媒体管理装置から廃棄許可が与えられた場合に記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理装置であって、記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理手段と、前記識別情報を読み取る読取手段と前記廃棄処理手段による廃棄を規制する規制手段と、記録媒体の浮き上がりを防止する記録媒体押さえ手段とを有し、前記規制手段および記録媒体押さえ手段によって位置合わせされた記録媒体から前記識別情報を読み取ることを特徴とする廃棄処理装置。

請求項4

前記記録媒体押さえ手段は、自重により記録媒体の浮きを抑制するように配置されたことを特徴とする請求項3記載の廃棄処理装置。

請求項5

前記記録媒体押さえ手段は、記録媒体の浮きを抑制するよう一定の重量を持つが配置されことを特徴とする請求項3記載の廃棄処理装置。

請求項6

前記記録媒体押さえ手段は、記録媒体の挿入方向の垂直方向に対して複数配置されていることを特徴とする請求項3乃至請求項5のいずれか1項に記載の廃棄処理装置。

請求項7

前記読取手段に記録媒体を挿入するためのトレイ部を備え、前記トレイ部は、記録媒体の挿入路方向に向かって高さが狭くなる構成としたことを特徴とする請求項3乃至請求項6のいずれか1項に記載の廃棄処理装置。

請求項8

記録媒体が挿入された時の前記記録媒体押さえ手段の動きを検知する検知手段を備え、前記検知手段の検知結果に基づいて前記読取手段による識別情報の読み取りを開始することを特徴とする請求項3乃至請求項7のいずれか1項に記載の廃棄処理装置。

請求項9

前記読取手段に記録媒体を挿入するためのトレイ部と、前記トレイ部に記録媒体の挿入方向に沿って記録媒体の一端を位置決めするサイド位置決め手段とを備え、前記規制手段、前記記録媒体押さえ手段および前記サイド位置決め手段によって位置合わせされた記録媒体から前記識別情報を読み取ることを特徴とする請求項3乃至請求項8のいずれか1項に記載の廃棄処理装置。

請求項10

前記トレイ部に設けられた廃棄対象となる記録媒体を載置する載置面に、前記サイド位置決め手段に対向する方向に段差を設けたことを特徴とする請求項9記載の廃棄処理装置。

請求項11

前記段差は、前記サイド位置決め手段に対向する方向に向かって当該サイド位置決め手段からの距離が大きくなるに従って高くなるように構成され、挿入する記録媒体の位置決めを補助するよう配置したことを特徴とする請求項10記載の廃棄処理装置。

請求項12

記録媒体に付加された識別情報に基づいて記録媒体管理装置から廃棄許可が与えられた場合に記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理方法であって、記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理工程と、前記識別情報を読み取る読取工程と前記廃棄処理手段による廃棄を規制する規制工程とを有し、前記規制工程によって位置合わせされた記録媒体から前記識別情報を読み取ることを特徴とする廃棄処理方法。

技術分野

0001

本発明は、記録媒体を管理する際に適用して好適な記録媒体管理システム廃棄処理装置および廃棄処理方法に関する。

背景技術

0002

一般に、企業のオフィス市役所などの公共機関では、部外秘や社外秘などの機密文書を扱うことが多い。こうした機密文書の原本は、第三者への漏洩を防止するために、厳重な管理のもとで保管される。また、不要になった機密文書は、シュレッダーなどを用いて廃棄される。

0003

経理関係の機密文書(請求書領収書精算書等)には、当該機密文書を保管しておかなければならない期間が指定されるものが多い。このため、機密文書を細断によって廃棄する場合は、それに先立って、いま廃棄対象としている機密文書が本当に廃棄してよいものかどうかを担当者が原本台帳などで確認する必要がある。

0004

しかしながら、大量の機密文書を廃棄する場合は、各々の機密文書の保管期間を1つずつ確認して廃棄の作業を進めることが非常に面倒でかつ時間がかかるものとなる。また、人為的な確認ミスによって、保管期間が残っている機密文書を誤って廃棄してしまう恐れがある。

0005

そこで、下記特許文献1には、書類の切断手段と、書類に記載された書類記載情報を取得する書類記載情報取得手段と、切断手段で書類を切断する前に、書類記載情報取得手段を介して取得した書類記載情報を記憶手段に格納し、かつ格納した書類記載情報を外部装置へ送信する処理手段とを備えたシュレッダーに関する発明が記載されている。かかる装置によれば、仮に保管期間が残っている機密文書を誤って廃棄してしまった場合でも、機密文書の画像を電子データとして残すことができる。

0006

特開2003−62476号公報

発明が解決しようとする課題

0007

しかしながら、機密文書の原本は1つしか存在しないため、上記従来の技術を利用して機密文書の画像を電子データで残したとしても、元の原本を再生することはできない。したがって、機密文書等を廃棄する際の面倒な確認作業を省くことはできない。また、人為的な確認ミスによる誤廃棄を回避することもできない。また機密文書の識別情報の取得にあたっては、読み取り精度が低いという問題があった。

課題を解決するための手段

0008

請求項1の発明は、記録媒体に付加された識別情報を管理する記録媒体管理装置と、
前記記録媒体管理装置から廃棄許可が与えられた場合に記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理装置とを備え、
前記廃棄処理装置は記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理手段と、
前記識別情報を読み取る読取手段と
前記廃棄処理手段による廃棄を規制する規制手段とを有し、
前記規制手段によって位置合わせされた記録媒体から前記識別情報を読み取ることを特徴とする記録媒体管理システムである。

0009

また請求項2の発明は、記録媒体に付加された識別情報に基づいて記録媒体管理装置から廃棄許可が与えられた場合に記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理装置であって、
記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理手段と、
前記識別情報を読み取る読取手段と
前記廃棄処理手段による廃棄を規制する規制手段とを有し、
前記規制手段によって位置合わせされた記録媒体から前記識別情報を読み取ることを特徴とする廃棄処理装置である。

0010

また請求項3の発明は、記録媒体に付加された識別情報記録媒体管理装置から廃棄許可が与えられた場合に記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理装置であって、
記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理手段と、
前記識別情報を読み取る読取手段と
前記廃棄処理手段による廃棄を規制する規制手段と、
記録媒体の浮き上がりを防止する記録媒体押さえ手段とを有し、
前記規制手段および前記記録媒体押さえ手段によって位置合わせされた記録媒体から前記識別情報を読み取ることを特徴とする廃棄処理装置である。

0011

また請求項4の発明は、前記記録媒体押さえ手段は、自重により記録媒体の浮きを抑制するように配置されたことを特徴とする請求項3記載の廃棄処理装置である。

0012

また請求項5の発明は、前記記録媒体押さえ手段は、記録媒体の浮きを抑制するよう一定の重量を持つが配置されことを特徴とする請求項3記載の廃棄処理装置である。

0013

また請求項6の発明は、前記記録媒体押さえ手段は、記録媒体の挿入方向の垂直方向に対して複数配置されていることを特徴とする請求項3乃至請求項5のいずれか1項に記載の廃棄処理装置である。

0014

また請求項7の発明は、前記読取手段に記録媒体を挿入するためのトレイ部を備え、前記トレイ部は、記録媒体の挿入路方向に向かって高さが狭くなる構成としたことを特徴とする請求項3乃至請求項6のいずれか1項に記載の廃棄処理装置である。

0015

また請求項8の発明は、記録媒体が挿入された時の前記記録媒体押さえ手段の動きを検知する検知手段を備え、前記検知手段の検知結果に基づいて前記読取手段による識別情報の読み取りを開始することを特徴とする請求項3乃至請求項7のいずれか1項に記載の廃棄処理装置である。

0016

また請求項9の発明は、前記読取手段に記録媒体を挿入するためのトレイ部と、前記トレイ部に記録媒体の挿入方向に沿って記録媒体の一端を位置決めするサイド位置決め手段とを備え、前記規制手段、前記記録媒体押さえ手段および前記サイド位置決め手段によって位置合わせされた記録媒体から前記識別情報を読み取ることを特徴とする請求項3乃至請求項8のいずれか1項に記載の廃棄処理装置である。

0017

また請求項10の発明は、前記トレイ部に設けられた廃棄対象となる記録媒体を載置する載置面に、前記サイド位置決め手段に対向する方向に段差を設けたことを特徴とする請求項9記載の廃棄処理装置である。

0018

また請求項11の発明は、前記段差は、前記サイド位置決め手段に対向する方向に向かって当該サイド位置決め手段からの距離が大きくなるに従って高くなるように構成され、挿入する記録媒体の位置決めを補助するよう配置したことを特徴とする請求項10記載の廃棄処理装置である。

0019

また請求項12の発明は、記録媒体に付加された識別情報に基づいて記録媒体管理装置から廃棄許可が与えられた場合に記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理方法であって、記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理工程と、前記識別情報を読み取る読取工程と、前記廃棄処理手段による廃棄を規制する規制工程とを有し、前記規制工程によって位置合わせされた記録媒体から前記識別情報を読み取ることを特徴とする廃棄処理方法である。

発明の効果

0020

本発明によれば、記録媒体を廃棄する際に、識別情報の読み取りにあたって廃棄処理手段に廃棄を規制する規制手段を設けたので、例えば規制手段に記録媒体を突き当てるだけで記録媒体の位置決めが可能になり、位置決め用の部材を新たに設ける必要も無く、精度良く識別情報を読み取ることが可能となる。

発明を実施するための最良の形態

0021

以下、本発明の具体的な実施の形態について図面を参照しつつ詳細に説明する。

0022

図1は本発明の実施形態に係る記録媒体管理システムの構成を示す図である。

0023

文書生成装置1は、識別情報として文書IDが付加された記録媒体(文書)を生成するものである。文書管理装置2は、文書生成装置1によって生成された文書に関して種々の管理処理を行うものである。文書廃棄装置3は、文書生成装置1によって生成された文書や他の文書の廃棄処理を行うものである。ネットワーク4は、例えば、LAN(Local Area Network)やWA
N(Wide Area Network)を用いて構成されるものである。

0024

図2は文書生成装置1の構成例を示すブロック図である。文書生成装置1は、例えばデジタル複写機デジタル複合機多機能型複写機)などを用いて構成されるものである。この文書生成装置1は、操作パネル5と、画像読取部6と、画像処理部7と、画像出力部8、文書生成制御部9と、ネットワークインタフェース10とを用いて構成されている。

0025

操作パネル5は、文書生成装置1を使用するユーザが各種の情報を入力したり、ユーザに対して各種の情報を表示したりするためのユーザインターフェースとなるものである。操作パネル5は、例えば、各種のボタン、スイッチ、キー等を有する入力部と、タッチパネル付き液晶ディスプレイからなる表示部とによって構成されるものである。

0026

画像読取部6は、読み取り対象となる原稿の画像を光学的に読み取るものである。この画像読取部6では、透明な原稿台プラテンガラス)にセットされた原稿面に光を照射して、当該原稿面からの反射光ミラーレンズ等の結像光学系を介して読み取りセンサCCDセンサ等)の受光面で結像させることにより、原稿画像に対応した画像データ(スキャンデータ)を生成するものである。その際、原稿面は、結像光学系の移動によって読み取り走査される。

0027

画像処理部7は、画像読取部6で読み取られた原稿の画像データに所定の画像処理(例えば、色変換色補正階調補正拡大縮小画像回転スクリーン生成などの処理)を施すものである。

0028

画像出力部8は、画像読取部6で読み取られかつ画像処理部7で画像処理された画像データを用紙等の記録媒体に印刷出力するものである。この画像出力部8は、例えば、電子写真方式に基づいて画像データの印刷を行う。

0029

文書生成制御部9は、文書生成に係る種々の処理動作を制御するものである。この文書生成制御部9は、予め与えられた制御プログラムにしたがって、操作パネル5、画像読取部6、画像処理部7及び画像出力部8の各処理動作を制御する。

0030

ネットワークインタフェース10は、文書生成装置1がネットワーク4上で他の装置(文書管理装置2、文書廃棄装置3を含む)とデータの送受信を行うための通信インタフェースである。ネットワークインタフェース10を用いたデータの送受信は、文書生成制御部9によって制御される。

0031

図3は文書管理装置2の構成例を示すブロック図である。文書管理装置2は、例えばパーソナルコンピュータを用いて構成されるものである。この文書管理装置2は、ユーザインタフェース部(UI部)11と、バーコード解析部12と、検索部13と、データベース部14と、文書管理制御部15と、ネットワークインタフェース16とを用いて構成されている。

0032

ユーザインタフェース部11は、文書管理装置2を使用するユーザが各種の情報を入力したり、ユーザに対して各種の情報を表示したりするためのユーザインターフェースである。このユーザインタフェース部11は、例えば、キーボードマウス等の入力デバイスと、液晶ディスプレイ等の表示デバイスによって構成されるものである。

0033

バーコード解析部12は、画像データ(スキャンデータ)に含まれるバーコード解析してデコード処理するものである。バーコード解析部12が解析するバーコードは、文書生成装置1でバーコード付きの文書の画像を読み取ったときに得られる画像データに含まれるバーコードである。このバーコードは、少なくとも文書IDを含む情報となる。一般に、バーコードは、一次元方向にのみ情報をもつ一次元バーコードと、二次元方向に情報をもつ二次元バーコードに大別されるが、本発明を実施するにあたってはどちらも利用可能である。ただし、上述した文書IDの他に、種々の情報やデータを1つのバーコードに収納したい場合は、より多くのデータ容量をもつ二次元バーコードを用いることが望ましい。本実施形態では、一例として、二次元バーコードの一種で、一般に普及しているQRコード登録商標)を用いることとする。

0034

検索部13は、データベース部14に蓄積されたデータの検索を行うものである。データベース部14は、種々のデータを蓄積するものである。データベース部14は、例えば、ハードディスク(Hard Disk Drive)等を用いて構成されるものである。

0035

文書管理制御部15は、文書管理に係る種々の処理動作を制御するものである。この文書廃棄装置3は、予め与えられた制御プログラムにしたがって、ユーザインタフェース部11、バーコード解析部12、検索部13及びデータベース部14の各処理動作を制御する。

0036

ネットワークインタフェース16は、文書管理装置2がネットワーク4上で他の装置(文書生成装置1、文書廃棄装置3を含む)とデータの送受信を行うための通信インタフェースである。ネットワークインタフェース16を用いたデータの送受信は、文書管理制御部15によって制御される。

0037

図4は文書廃棄装置3の機構例を示す概略図である。この文書廃棄装置3は、例えばシュレッダー装置を用いて構成されるもので、文書トレイ部17と、インサートセンサ18と、バーコードスキャナ19と、ストッパーゲート20と、フィードロール21,22と、パスセンサ23と、シュレッダー部24とを備えている。

0038

文書トレイ部17は、廃棄対象となる文書を載置状態に支持するガイド面を有するものである。文書トレイ部17のガイド面(上面)は、ほぼ水平な状態で形成された水平ガイド面17Aと、当該水平ガイド面17Aから斜めに傾斜した傾斜ガイド面17Bとによって形成されている。文書トレイ部17の傾斜ガイド面17Bは、フィードロール21に向かって徐々に低位となるように、水平ガイド面17Aの端部から斜めに傾斜した状態で形成されている。また、文書トレイ部17の傾斜ガイド面17Bは、ストッパーゲート20を超えてフィードロール21の手前まで延在するように形成されている。また、フィードロール21の下流側には、別途シュートガイド(不図示)を用いて文書の搬送路が形成されている。

0039

インサートセンサ18は、文書トレイ部17の所定の位置まで文書が挿入されたことを検知するものである。「所定の位置」とは、文書IDとしてQRコードが印刷された文書を正規の向きで挿入した場合に、バーコードスキャナ19によるコード読み取りエリアE内にQRコードが配置される位置、つまり文書に印刷されたQRコードをバーコードスキャナ19で読み取ることができる位置をいう。インサートセンサ18は、例えば発光素子受光素子を有する反射型光学センサによって構成されるもので、当該インサートセンサ18のセンシング位置に文書が存在するときにオン状態、存在しないときにオフ状態となる。

0040

バーコードスキャナ19は、廃棄対象となる文書に付加されたバーコードを光学的に読み取るとともに、その読み取り結果に基づいて、文書内のバーコードに収納されている元の情報(データ)を出力するものである。バーコードスキャナ19は、廃棄対象となる文書のバーコード記録部分に対して、スキャナ内部の光源から照射された光の反射光を、スキャナ内部のレンズを介してエリアセンサで受光することにより、バーコードの画像を取り込む構成となっている。バーコード記録部分とは、文書の面内で、文書IDを情報の1つとして含むバーコードが記録される部分をいい、図12に示すようにその位置は文書コーナー部分で寸法的に予め規定されている。また、バーコードスキャナとしてエリアセンサを使用して読み取る構成を示したが、特にエリアセンサに限るものではなく一次元のバーコードを読むのであればラインセンサを使用しても読み取りが可能である。

0041

ストッパーゲート20は、廃棄許可がされるまで規制手段として文書トレイ部17における文書の挿入方向(差し込み方向)で、廃棄対象となる文書を上記所定の位置に停止させるために設けられたもので、インサートセンサ18とフィードロール21の間に配置されている。ストッパーゲート20は、フィードロール21,22によって形成される文書搬送路の入口部分で、当該文書搬送路の入口を開閉するものである。ストッパーゲート20を閉じた状態では、文書トレイ部17からフィードロール21に至る文書の通路遮断するように、ストッパーゲート20が下方に突出した状態で配置される。したがって、文書トレイ部17に載置した文書を奥側に差し込むようにすると、当該文書の先端がストッパーゲート20に突き当たる。これに対して、ストッパーゲート20を開いた状態では、文書トレイ17からフィードロール21に至る文書の通路から退避するように、ストッパーゲート20が上方に引っ込んだ状態で配置される。したがって、文書トレイ部17に載置した文書を奥側に差し込むようにすると、当該文書の先端がフィードロール21のニップ部分に突き当たる。

0042

フィードロール21は、ストッパーゲート20の開放によって差し込まれた文書をニップ(挟持)しつつ回転することにより、当該文書を文書搬送路に沿って搬送するものである。文書搬送路は、図示しない搬送案内部材シュート等)を用いて形成されるものである。フィードロール22は、フィードロール21によって搬送された文書をニップしつつ回転することにより、当該文書を文書搬送路に沿ってシュレッダー部24へと搬送するも
のである。

0043

パスセンサ23は、フィードロール22からシュレッダー部24に至る文書搬送路の途中(ほぼ中間点)で文書の通過を検知するものである。パスセンサ23は、例えば発光素子と受光素子を有する反射型の光学センサによって構成されるもので、当該パスセンサ23のセンシング位置に文書が存在するときにオン状態、存在しないときにオフ状態となるものである。したがって、パスセンサ23のセンシング位置を文書の先端が通過すると、それと同時にパスセンサ23がオフ状態からオン状態に切り替わり、その後、パスセンサ23のセンシング位置を文書の後端が通過すると、それと同時にパスセンサ23がオン状態からオフ状態に切り替わる。

0044

シュレッダー部24は、フィードロール22によって送り込まれた文書を一方向(矢印方向)に引き込みながら細断(廃棄処理)するものである。このシュレッダー部24は、複数枚の文書(例えば、A4サイズの普通紙で20枚程度の束)を一括で廃棄処理することが可能である。また、シュレッダー部24は、ステープル針ステープル処理された文書であっても、そのままの状態(ステープル針を外さない状態)で廃棄処理することが可能である。

0045

図5は文書廃棄装置3の一部を分解した斜視図である。文書廃棄装置3の装置本体25はアッパーカバー26を一体に備えるものである。アッパーカバー26には、上述した文書トレイ部17が一体に形成されている。また、装置本体25のアッパーカバー26には、スキャンユニット27がネジ等で着脱可能に実装(搭載)される構成となっている。スキャンユニット27は、大きくは、ユニット本体28とユニットカバー29とを用いて構成されている。ユニットカバー29は、装置本体25にスキャンユニット27を実装したときにユニット本体28を覆う樹脂製のカバーである。実際にスキャンユニット27を装置本体25のアッパーカバー26に実装すると図6のようになる。

0046

図7はユニット本体28の一部を分解した斜視図である。ユニット本体28は、サイドガイド30と、第1のフレーム部材31と、第2のフレーム部材32とを有している。サイドガイド30は、例えば樹脂の一体成形物からなるもので、ネジを用いて第1のフレーム部材31の一端部に取り付けられている。サイドガイド30は、ユニット本体28をアッパーカバー26に取り付けたときに、文書トレイ部17の一方の側端部に配置されるものである。サイドガイド30には、文書の挿入方向(差し込み方向)に沿うガイド面30Aと、当該ガイド面30Aと直角(L字形)をなすシュート面30Bが形成されている。

0047

第1のフレーム部材31は、文書トレイ部17との間に文書挿入ガイド用の通路を形成するもので、文書トレイ部17との間に所定の隙間を介在させた状態で取り付けられる。また、第1のフレーム部材31には、図8にも示すように、記録媒体第1のウエイト部材33と第2のウエイト部材34が取り付けられている。各々のウエイト部材33,34は、第1のフレーム部材31に設けられた支軸を中心に揺動自在に支持されている。これらのウエイト部材33,34は、ユーザの手差しによって所定の位置に挿入された文書の上面(最上面)に自重で乗り上がることにより、当該文書の先端側の浮き上がりを防止するものである。またウエイト部材33,34は自重により文書の先端側の浮き上がりを防止するものであったが、例えば図19に示すように文書の先端側の浮き上がりを防止するためにウエイト部材33,34に錘133、134を付けた構成でも浮き上がりを防止することが可能である。

0048

第2のフレーム部材32は、ネジを用いて第1のフレーム部材31に取り付けられるものである。第2のフレーム部材32には、上述したインサートセンサ18、バーコードスキャナ19及びストッパーゲート20の他に、ゲートソレノイド35が取り付けられている。ゲートソレノイド35は、ストッパーゲート20を開閉動作させるための駆動源となるものである。

0049

図9はゲートソレノイド35を用いたストッパーゲート20の駆動機構を示す図である。ストッパーゲート20は、例えば樹脂製の板状部材からなるもので、左右一対ストッパー部36と縦長のガイド孔37と横長のガイド孔38とを一体に有している。一対のストッパー部36は、ストッパーゲート20の左右両端に形成されるとともに、それぞれ下方に突出する状態で形成されている。ガイド孔37は、ストッパーゲート20の幅方向図9の左右方向)の中心部に形成されている。ガイド孔38は、ストッパーゲート20の幅方向の中心部でかつガイド孔37のほぼ真上に形成されている。

0050

ゲートソレノイド35は出力軸39を一体に有している。この出力軸39は作動アーム40を介してストッパーゲート20に連結されている。すなわち、作動アーム40は、第1の係合ピン41を用いてストッパーゲート38に連結されるとともに、第2の係合ピン42を用いて出力軸39に連結されている。また、第1の係合ピン41は、ストッパーゲート20のガイド孔38に係合されている。

0051

作動アーム40は、第2のフレーム部材32に設けられた支軸43を中心に回動自在に支持されている。また、作動アーム41には引っ張りコイルバネ44の一端が係止されている。引っ張りコイルバネ44の他端は、第2のフレーム42に一体に形成されたバネ掛け部45に係止されている。引っ張りコイルバネ44は、支軸43を中心に作動アーム40を一方向(図の時計回り方向)に付勢する部材である。

0052

ストッパーゲート20は、第2のフレーム部材32に設けられた上下一対ガイドピン46によって上下動自在に支持されている。各々のガイドピン46は、ストッパーゲート20に形成されたガイド孔37に係合するもので、所定の距離を隔て上下に配置されている。また、各々のガイドピン46には、第2のフレーム部材32からのストッパーゲート20の脱落を防止するために、抜け止め用のリング(例えば、Cリング)が取り付けられている。

0053

また、第1のフレーム部材31には、ストッパーゲート20のストッパ部36が抜き差しされるゲート孔47と、ストッパーゲート20との接触を避けるための逃げ孔48と、インサートセンサ18の検知窓49と、第1のウエイト部材34の最下部を文書トレイ部
17上に当接させるための開口部50と、第2のウエイト部材35の最下部を文書トレイ部17上に当接させるための開口部51とが形成されている。

0054

上記構成からなるストッパーゲート20の駆動機構において、ゲートソレノイド35を非励磁状態から励磁状態にすると、引っ張りコイルバネ44の付勢力対抗して出力軸39がソレノイド本体の内部に引き込まれる。これにより、作動アーム40は支軸41を中心に反時計回り方向に回転する。また、ストッパーゲート20は作動アーム40によって引き上げられる。このため、ストッパーゲート20のストッパー部36は、第1のフレーム部材31のゲート孔47から引っ込んだ状態に配置される。また、スキャンユニット27を装置本体25のアッパーカバー26に実装した状態では、ストッパーゲート20のストッパー部36が文書トレイ部17の傾斜ガイド面17Bから離間した状態(ストッパーゲート20が開放された状態)となる。

0055

これに対して、ゲートソレノイド35を励磁状態から非励磁状態にすると、引っ張りコイルバネ44の付勢力によって作動アーム40が支軸41を中心に時計回り方向に回転する。これにより、ゲートソレノイド35の出力軸39はソレノイド本体の外側に引き出される。また、ストッパーゲート20は作動アーム40によって押し下げられる。このため、ストッパーゲート20のストッパー部36は、第1のフレーム部材31のゲート孔47から下方に突出した状態に配置される。また、スキャンユニット27を装置本体25のアッパーカバー26に実装した状態では、ストッパーゲート20のストッパー部36が文書トレイ部17の傾斜ガイド面17Bに突き当たった状態(ストッパーゲート20が閉じた状態)となる。

0056

図10はスキャンユニット27を上方から見た図である。サイドガイド30のガイド面30Aは、文書52を手差しで挿入するときの差し込み方向(矢印方向)と平行な向きで配置されている。廃棄の対象となる文書52は、その先端側コーナー部分にQRコード53の記録部分(印刷部分)を配置する向きで差し込まれる。このとき、差し込み方向と直交する方向で文書52を位置決めするために、文書52の一方の側端をサイドガイド30のガイド面30Aに当接させて沿わせる。また、文書52の一方の側端近傍をサイドガイド30のシュート面30Bに載置する。

0057

これにより、ユーザの手差しによって文書52の先端をストッパーゲート20に突き当てた状態では、バーコードスキャナ19によるコード読み取りエリアE内にQRコード53の記録部分が位置決め配置される。また上記ユーザの手差しによって文書52の先端をストッパーゲート20に突き当てた状態に加え、サイドガイド30のガイド面30Aおよびウエイト部材33、34によってバーコードスキャナ19によるコード読み取りエリアE内にQRコード53の記録部分が位置決めする方法も可能である。この場合は文書の先端がめくれ上がった状態であっても文書52のx、y方向の位置が決まり、文書の浮き上がりを第1のウエイト部材33と第2のウエイト部材34で抑制することができる。したがって、バーコードスキャナ19で文書52のQRコード53を正常に読み取ることが可能となる。

0058

また前述した構成による位置決めはストッパーゲート20とサイドガイド30のガイド面30Aおよびウエイト部材33、34によって文書の位置決めを行ったが、図17はそれに加えて文書トレイ部17にサイドガイド30に対向する方向に段差をつけてたものである。段差は、例えばA4、B4、A3などの定型サイズに合わせてサイズが大きくなるに従って高さが高くなるように設けられ、文書を手差しで挿入するとき曲がった方向に挿入するのを防止するガイドの役目を果たすことができる。また段差をつける構成に代わって図18に示すように文書のサイズに合わせて文書の幅方向に移動可能なサブガイド135を設けてもよい。また2次元コードをエリアセンサで読み取る例としてストッパーゲート20とサイドガイド30のガイド面30Aおよびウエイト部材33、34により位置決めを行う構成としたが、一次元コードをラインセンサで読み取る構成では、文書搬送方向と上下方向の位置決めだけでよいのでストッパーゲート20またはストッパーゲート20およびウエイト部材33、34により位置合わせが可能となる。

0059

また、文書の差し込み方向において、インサートセンサ18はストッパーゲート20の手前(直近)に配置されている。このため、ユーザによって手差しされた文書52の先端がストッパーゲート20に突き当たるときには、その直前でインサートセンサ18がオフ状態からオン状態に切り替わる。このことから、インサートセンサ18がオンするタイミングは、文書52に印刷されたQRコード53がコード読み取りエリアE内に配置されおよび読み取り開始のタイミングを示すものとなる。なお本願実施例はインサートセンサ18により文書52の検知を行ったが、インサートセンサと同様のセンサを図20(A)の示すようにウエイト部材33または34に突起117を設け、図20(B)のようにウエイト部材33または34の動きにより突起117がフォトセンサ118の光軸を遮ることでフォトセンサ118がオンオフするように構成することで文書の挿入を検知することが可能である。

0060

図11は文書廃棄装置3の構成例を示すブロック図である。文書廃棄装置3は、上述した各々の構成要素の他に、操作パネル54と、フィーダー駆動部55と、シュレッダー駆動部56と、文書廃棄制御部57と、ネットワークインタフェース58とを備えている。

0061

操作パネル54は、文書廃棄装置3を使用するユーザによって操作されるもので、上述した装置本体25のアッパーカバー26に実装される。操作パネル54は、例えば、操作用のボタン(例えば、スタートボタン、ストップボタンなど)と、文書廃棄装置3の動作状態や操作用のガイダンス案内メッセージ)を含む各種の操作画面を表示する表示パネルとを用いて構成されるものである。

0062

フィーダー駆動部55は、上述したフィードロール21,22を回転動作させるものである。フィーダー駆動部55は、例えばモータを駆動源として構成することが可能である。シュレッダー駆動部56は、上述したシュレッダー部24を回転駆動するものである。シュレッダー駆動部56、例えばモータを駆動源として構成することが可能である。

0063

文書廃棄制御部57は、予め与えられた制御プログラムにしたがって、文書廃棄に係る種々の処理動作を制御するものである。この文書廃棄制御部57には、動作制御の対象となるバーコードスキャナ19、操作パネル54、ゲートソレノイド35、フィーダー駆動部55及びシュレッダー駆動部56が電気的に接続されている。また、文書廃棄制御部57には、上述したインサートセンサ18とパスセンサ23が電気的に接続されている。

0064

ネットワークインタフェース58は、文書廃棄装置3がネットワーク4上で他の装置(文書生成装置1、文書管理装置2を含む)とデータの送受信を行うための通信インタフェースである。ネットワークインタフェース58を用いたデータの送受信は、文書廃棄制御部57によって制御される。

0065

続いて、上記構成からなる文書管理システムを用いた文書管理の方法について説明する。まず、本発明で取り扱う文書は、1つずつ固有の文書IDを割り当てて文書生成装置1により生成されるものである。文書IDは、数字のみで構成してもよいし、数字やアルファベット記号などを適宜組み合わせて構成してもよい。以降は、会計監査調査などの証憑書類となる文書を取り扱う場合の具体的な管理方法について説明する。

0066

まず、文書の雛形となるバーコード付きの文書データ(電子データ)を文書生成装置1に入力し、その文書データを画像出力部8で用紙に印刷出力することにより、例えば図12(A)に示すように支払申請書59の台紙を作成する。文書データは、例えば、文書管理装置2で作成し、この文書管理装置2からネットワーク4を経由して文書生成装置1に入力してもよいし、別途、文書データ作成用のサーバ装置で作成し、このサーバ装置からネットワーク4を経由して文書生成装置1に入力してもよい。

0067

こうして文書生成装置1で生成される支払申請書59のコーナー部分には、当該支払申請書59に割り当てられた文書IDを情報の1つとして含むQRコード60が印刷によって付加される。つまり、文書生成装置1で生成される支払申請書59は、「文書IDが付加された文書」に該当するものとなる。また、支払申請書59の台紙には領収書を貼付するための領域61が設けられている。このため、申請者は、図12(B)に示すように、支払申請書59の台紙に領収書62を貼り付けるとともに、必要に応じて加筆押印捺印)を行うことにより、支払申請書59の原本を作成する。

0068

こうして支払申請書59を作成したら、この支払申請書59を文書生成装置1の原稿台にセットして、支払申請書59の画像を画像読取部6で読み取る。そうすると、画像読取部6で読み取られた支払申請書59の画像データは、ネットワーク4を経由して文書管理装置2に送信される。また、読み取りを終えた支払申請書59の原本は、ファイルなどに綴じて保管される。

0069

一方、文書生成装置1から支払申請書59の画像データ(スキャンデータ)を受け取った文書管理装置2では、その画像データをデータベース部14に蓄積するとともに、その画像データに含まれるQRコードの画像をバーコード解析部12で解析することにより、当該支払申請書59に割り当てられた文書IDのデコード情報を取り出す。こうして取得した文書IDは、文書管理制御部15によって文書管理テーブルに登録される。文書管理テーブルは、データベース部14内に作成されるものである。

0070

図13は文書管理テーブルの一例を示す図である。図示のように文書管理テーブルには、文書IDと、文書生成日時と、文書保管期間と、文書廃棄日時が、互いに対応付けて登録されるようになっている。文書生成日時及び文書廃棄日時を登録する場合、それぞれの時刻は、ネットワーク4を経由してインターネット上の時刻配信サーバ又は時刻認証サーバから取得した標準時刻を用いることが望ましい。文書IDは、バーコード解析部12でQRコードをデコードして得られたものを登録してもよいし、上述したバーコード付きの文書データを文書管理装置2又は他のサーバー装置で作成するときに、文書管理装置2自身が文書に割り当てたものや、他のサーバー装置が文書に割り当てたものを登録してもよい。文書生成日時は、文書が生成された日時を示すものである。本形態例では、文書生成装置1が支払申請書59等の文書から読み取った画像データを文書管理装置2宛に送信した日時、又は文書生成装置1から送信された文書の画像データを文書管理装置2で受信した日時を「文書生成日時」として登録するものとする。

0071

文書保管期間は、文書の保管期間を日時で示すものである。文書管理テーブルに文書IDが登録された文書は、文書保管期間が過ぎるまで保管しておく必要がある。ただし、文書保管期間が「指定なし」で登録されている場合は、いつでも廃棄可能な扱いとなり、文書保管期間が「永久」で登録されている場合は、常に廃棄不可の扱いとなる。

0072

また一般に、領収書に関しては、その領収金額によって保管期間が決められている。このため、例えば、支払申請書59に印刷したQRコードの中に、文書IDの情報に加えて、文書保管期間を設定するための情報を収納しておけば、バーコード解析部12のデコード情報から文書保管期間を自動的に設定することが可能である。具体的には、支払申請書59の保管期間を6年間で指定する情報をQRコードに収納することにより、支払申請書59の生成日時から起算して6年目の日時を文書保管期間に設定することが可能である。また、これ以外にも、支払申請書59に貼付する領収書の領収金額を示す情報をQRコードに収納することにより、その情報から領収書の保管期間を自動的に割り出して文書管理テーブルの文書保管期間に設定することが可能である。さらに、文書管理装置2が備えるユーザインタフェース部11を用いて、ユーザの手入力マニュアル操作)で文書管理テーブルの文書保管期間を設定又は変更することも可能である。

0073

文書廃棄日時は、文書が廃棄された日時を示すものである。文書の廃棄は、文書廃棄装置3によって行われる。このため、文書管理テーブルの文書廃棄日時は、文書廃棄装置3から文書管理装置2に対して、文書の廃棄を行った文書の文書IDを指定して、当該文書の廃棄を完了した旨の通知(以下、「廃棄完了通知」とも記す)があった日時で登録される。

0074

なお、文書管理テーブルに関しては、文書生成装置1で文書の生成を行ったユーザのユーザIDを文書生成者として文書管理テーブルに登録したり、文書廃棄装置3で文書の廃棄を行ったユーザのユーザIDを文書廃棄者として文書管理テーブルに登録したりする構成を採用してもよい。その場合、文書の生成や廃棄を行ったユーザのID情報は、既存のユーザ認証技術(例えば、ICカードを用いたユーザ認証技術)を利用して取得することが可能である。

0075

図14は文書廃棄装置3で文書を廃棄する際の処理手順を示すフローチャートである。この文書廃棄装置3は、廃棄対象となる文書の文書ID(本例ではQRコード)を読み取ることなく文書の廃棄処理を行う通常廃棄モードと、廃棄対象となる文書の文書IDを読み取るとともに、この読み取った文書IDを指定して文書の廃棄許可を文書管理装置2に問い合わせ、文書管理装置2から廃棄許可が与えられた場合に文書の廃棄処理を行うスキャン廃棄モードとを備えている。そして、図14のフローチャートは、スキャン廃棄モードでの処理手順を示している。

0076

通常廃棄モードでは、文書廃棄装置3が待機状態のもので、操作パネル54に設けられたスタートボタンがユーザに押されたときに、文書廃棄制御部57が、ゲートソレノイド35、フィーダー駆動部55及びシュレッダー駆動部54にそれぞれ駆動開始を指示することで、ストッパーゲート20を開放するとともに、フィードロール21,22とシュレッダー部24の駆動を開始する。これにより、文書廃棄装置3を使用するユーザが、廃棄対象となる文書を文書トレイ部17に載せて奥側に差し込むと、当該文書の先端がフィードロール21にニップされて装置内部に引き込まれ、そのままフィードロール21,22で搬送されてシュレッダー部24で細断(廃棄処理)される。

0077

また、上述のように操作パネル54のスタートボタンが押された後、操作パネル54のストップボタンがユーザによって押されるか、スタートボタンが押されてから所定の時間が経過すると、文書廃棄制御部57は、ゲートソレノイド35、フィーダー駆動部55及びシュレッダー駆動部56にそれぞれ駆動停止を指示することで、ストッパーゲート20を閉じた状態に戻すとともに、フィードロール21,22とシュレッダー部24の駆動を停止する。これにより、文書廃棄装置3は再び待機状態に戻る。

0078

これに対して、スキャン廃棄モードでは、文書廃棄装置3を使用するユーザが、廃棄対象となる文書を文書トレイ部17に載せて奥側に差し込む。このとき、廃棄対象となる文書にQRコードが印刷されている場合は、上記図10に示すように、QRコード53の印刷面が最上面(上向き)となる向きで、かつQRコード53の印刷部が差し込み方向の下流側(奥側)となる向きで文書52を差し込む。

0079

ここで、文書トレイ部17に載せられた文書52が、例えば繰り返し閲覧された古い文書や、多くの部署回覧された文書などである場合は、図15(A)に示すように、文書52のコーナー部がめくり上がった状態になっていることが多い。こうした文書のめくれ上がり図15(B)のようにQRコード53の印刷部近傍のコーナー部で発生していると、ユーザの手差しによって文書52が挿入される文書挿入口(文書の取り込み口)64に、文書52のめくり上がり部52Aが突き当たり、そのままめくり上がり部52Aが折り込まれた状態で文書挿入口の奥側へと差し込まれる。そうすると、図15(C)に示すように、文書52のめくり上がり部52Aの折り込みによってQRコード53の一部が隠れた状態となる。この結果、文書52のQRコード53をバーコードスキャナ19で正常に読み取ることができなくなってしまう。

0080

そこで本実施形態に係る文書廃棄装置3においては、図16に示すように、スキャンユニット27のユニットカバー29と一体又は別体で、文書挿入口の部分に文書取り込みシュート65を設けることとした。文書取り込みシュート65は、文書トレイ部17に載せられた文書52の先端側にめくり上がり部52Aが生じていた場合に、このめくり上がりを矯正する部材である。

0081

文書取り込みシュート65は、ユニットカバー29の前端部から文書トレイ部17の水平ガイド面17A側に突き出すように設けられている。また、文書取り込みシュート65は、文書トレイ部17の傾斜ガイド面17Bと平行状態に配置されるガイド面65Aを一体に有している。ガイド面65Aは、文書挿入口の上部に庇状に配置されるもので、文書トレイ部17の水平ガイド面17Aと所定の角度θをなすように形成されている。所定の角度θは例えば15°〜30°の範囲内で適宜設定されるもので、この角度θにしたがって文書トレイ部17の水平ガイド面17Aと文書取り込みシュート65のガイド面65Aとの上下間隔が文書挿入口の奥側に向かって徐々に小さくなっている。

0082

このような文書取り込みシュート65を文書挿入口に設けることにより、文書トレイ部17に載せられた文書52の先端側にめくり上がり部52Aが生じていた場合でも、この文書52をユーザの手差しによって文書挿入口に差し込んだときに、文書52のめくり上がり部52Aが文書取り込みシュート65のガイド面65Aに接触しながら徐々に下方に押さえ込まれる。このため、めくり上がり部52Aが折り込まれることなく、文書52のめくれ上がりが文書取り込みシュート65によって矯正される。したがって、バーコードスキャナ19で文書52のQRコード53を正常に読み取ることが可能となる。

0083

また、上述のように文書を差し込むと、文書の先端がストッパーゲート20に突き当たる直前にインサートセンサ18の信号がオフ状態からオン状態に切り替わる。その際、文書廃棄制御部57は、文書廃棄装置3の待機状態のもとで、インサートセンサ18の信号(オンオフ状態)を継続的に監視し(ステップS1)、上述したユーザによる文書の挿入(差し込み)によってインサートセンサ18がオン状態になると、バーコードスキャナ19に対してバーコードの読み取り指示を与える。そして、この読み取り指示にしたがってバーコードスキャナ19が、文書に印刷されているQRコードの読み取りを行う(ステップS2)。このとき、文書の先端側、特に、バーコードスキャナ19によるQRコードの読み取り位置(コード読み取りエリアE)において、文書の浮き上がりを第1のウエイト部材33と第2のウエイト部材34で抑制することにより、文書に印刷されたQRコードを、バーコードスキャナ19に正対する向きで配置することができる。したがって、バーコードスキャナ19でQRコードの読み取りを確実に行うことができる。

0084

次いで、文書廃棄制御部57は、QRコードの読み取りに成功したかどうかを判断する(ステップS3)。QRコードの読み取りに成功したかどうかは、文書に印刷されたQRコードからバーコードスキャナ19で正常に文書IDをデコード処理できたかどうかにより判断する。バーコードスキャナ19がQRコードの読み取りに失敗するケースとしては、主に2つのケースが考えられる。第1のケースは、文書にもともとQRコードが印刷されていなかった場合や、文書を差し込むときの向き(文書の表/裏の向き、文書の先端/後端の向き)が不適切だったために、コード読み取りエリアE(図10参照)にQRコードが存在しなかった場合(コード無しの場合)である。第2のケースは、コード読み取りエリアEにQRコードが存在したものの、QRコードに著しい汚れや破損が生じていたり、QRコードのデコード情報が文書IDを含むものでなかったりした場合(コード欠陥の場合)である。

0085

QRコードの読み取りに成功した場合(ステップS3でYesの場合)は、このQRコードに含まれる文書IDで特定される文書に関して、当該文書の廃棄が許可されているかどうかの問い合わせを文書管理装置2に対して行う(ステップS4)。文書廃棄許可の問い合わせは、バーコードスキャナ19で読み取ったQRコードに含まれる文書IDを指定した廃棄許可の問い合わせメッセージを作成し、この問い合わせメッセージをネットワークインタフェース58からネットワーク4を経由で文書管理装置2宛に送信することにより行う。つまり、文書廃棄許可の問い合わせは、この問い合わせで指定した文書IDで特定される文書を廃棄してもよいかどうかの問い合わせである。ちなみに、QRコードの読み取りに成功した場合は、このQRコードに収納されている情報を簡易的に操作パネル54に表示するようにしてもよい。

0086

問い合わせメッセージを受けた文書管理装置2では、当該問い合わせメッセージで指定された文書IDが文書管理テーブルに登録されているかどうかを検索部13で検索し、該当する文書IDが存在する場合は、当該文書IDに対応付けて登録されている文書保管期間を確認する。そして、文書廃棄装置3から文書廃棄許可の問い合わせを受けた日時(取り合わせの日時)が文書保管期間を過ぎている場合は、文書廃棄装置3に対して文書廃棄許可を与える旨の回答メッセージ返信する。また、文書廃棄装置3から文書廃棄許可の問い合わせを受けた日時が文書保管期間を過ぎていない場合は、文書廃棄装置3に対して文書廃棄許可を与えない旨(文書の廃棄を禁止する旨)の回答メッセージを返信する。

0087

こうして文書管理装置2から回答メッセージが返信されると、文書廃棄制御部57は、その回答メッセージをネットワークインタフェース58で受信し、その回答メッセージの内容が、自装置(文書廃棄装置3)からの問い合わせに対して文書の廃棄許可を与えるものであるかどうかを確認する(ステップS5)。そして、回答メッセージが文書の廃棄許可を与えるものであった場合は、予め用意された廃棄許可のガイダンス(案内メッセージ)を操作パネル54に表示した後、ゲートソレノイド35にストッパーゲート開放を指示してストッパーゲート20を開放させる(ステップS6,S7)。また、この時点で文書廃棄制御部57は、フィーダー駆動部34にフィードロール21,22の回転開始を指示し、この指示にしたがってフィーダ駆動部55がフィードロール21,22の回転駆動を開始する。廃棄許可ガイダンスの一例としては、「この文書を廃棄します。文書をさらに奥側まで差し込んでください。」などが考えられる。

0088

その後、操作パネル54に表示されたガイダンスにしたがってユーザが文書を差し込むと、文書の先端がフィードロール21のニップ部に突き当てられるとともに、このフィードロール21の回転にしたがって文書が文書搬送路の下流側へと送り込まれる(ステップS8)。こうしてフィードロール21によって送り込まれた文書は、それよりも搬送方向下流側のフィードロール22に受け渡され、このフィードロール22の回転にしたがってシュレッダー部24まで搬送される。このとき、文書の後端がインサートセンサ18のセンシング位置を通過し、これによってインサートセンサ18の信号がオン状態からオフ状態に切り替わると、文書廃棄制御部57は、予め設定された所定のタイミング(例えば、文書の後端がフィードロール21を抜けるタイミング)でゲートソレノイド35にストッパーゲート復帰を指示してストッパーゲート20を元の状態(閉じた状態)に戻しておく。

0089

また、フィードロール22による搬送中に文書の先端がパスセンサ23のセンシング位置を通過し、これによってパスセンサ23がオフ状態からオン状態に切り替わると、文書廃棄制御部57は、シュレッダー駆動部56に駆動開始を指示し、この指示を受けてシュレッダー駆動部56がシュレッダー部24の駆動を開始する。したがって、フィードロール22によって送り込まれた文書は、そのままシュレッダー部24に取り込まれ、そこでシュレッド処理(廃棄処理)されて細断される(ステップS9)。

0090

その後、文書の後端がパスセンサ23のセンシング位置を通過し、これによってパスセンサ23がオン状態からオフ状態に切り替わると、文書廃棄制御部57は、パスセンサ23がオフ状態になった時点から所定時間後(具体的には文書の後端がシュレッダー部24に取り込まれて文書全体が細断されるまでに要する時間後)に、先ほど文書廃棄許可を受けた文書の文書IDを指定して、当該文書の廃棄を完了した旨の廃棄完了通知をメッセージとして文書管理装置2に送信する(ステップS10)。廃棄完了通知メッセージは、ネットワークインタフェース58からネットワーク4を経由して文書管理装置2宛に送信される。これに対して、文書廃棄装置3から廃棄完了通知メッセージを受け取った文書管理装置2では、当該メッセージで指定された文書IDに対応する廃棄履歴情報として、文書廃棄日時の欄に、当該メッセージを受信した日時を登録する。

0091

一方、上記ステップS3において、QRコードの読み取りに失敗した場合は、予め用意された読取不可ガイダンスを操作パネル54に表示する(ステップS11)。読取不可ガイダンスの一例としては、「コード読み取りエラーが発生しました。文書を引き抜いてください。」などが考えられる。また、上記ステップS5において、文書管理装置2から文書の廃棄許可が与えられなかった場合は、予め用意された廃棄不許可のガイダンスを操作パネル54に表示する(ステップS12)。廃棄不許可ガイダンスの一例としては、「この文書は保管期間を過ぎていないため廃棄できません。文書を引き抜いてください。」などが考えられる。また、上記廃棄完了通知を送信した後は、文書廃棄装置3が直ちに待機状態に戻るが、ステップS11で読取不可ガイダンスを表示した後や、ステップS12で廃棄不許可ガイダンスを表示した後は、インサートセンサ18がオン状態からオフ状態に切り替わった後(ユーザが文書トレイ部17から文書を取り出した後)に文書廃棄装置3が待機状態に戻る。

0092

以上のような文書管理システムにおいては、文書に付加された文書IDを文書保管期間と対応付けて文書管理装置2で管理しておき、文書廃棄装置3を用いて文書を廃棄する際に、廃棄対象となる文書に印刷されたQRコードをバーコードスキャナ19で読み取って、そのQRコードに含まれる文書IDを取得するとともに、この文書IDで特定される文書の廃棄が許可されているかどうかを文書管理装置2に問い合わせ、この問い合わせに対する回答内容が廃棄許可を与えるものである場合に、文書廃棄装置3で文書の廃棄処理を行う構成となっているため、従来のように担当者がいちいち文書の廃棄可否を確認しなくても、保管期間が過ぎた文書だけを確実に廃棄することができる。また、人為的な確認ミスによる文書の誤廃棄を回避することができる。

0093

また、文書生成装置1を用いて生成された文書に関して、当該文書に付加された文書IDを文書保管期間と対応付けて文書管理装置2で管理するため、文書の生成から廃棄までを一貫して管理することができる。

0094

また、文書廃棄装置3で文書の廃棄処理(シュレッド処理)を行ったときに、その文書の文書IDを指定した廃棄完了通知のメッセージを文書管理装置2に送信し、その通知メッセージを受けた文書管理装置2で該当の文書IDに対応する廃棄履歴情報として文書廃棄日時を文書管理テーブルに登録する構成としたので、その文書を廃棄した事実と合わせて、実際にその文書を廃棄した日時を履歴として残すことができる。さらに、文書の廃棄を担当した文書廃棄者のユーザID情報などをユーザ認証技術で取得して廃棄履歴情報の1つとして残すこともできる。その結果、ある文書IDで特定される文書を、いつ、誰が廃棄したのかを、後で確認することができる。

0095

また、文書生成装置1で文書の生成処理印刷処理)を行ったときに、その文書の文書IDと合わせて、当該文書の生成を行った日時や文書生成を担当した文書生成者のユーザID情報などを文書管理装置2の文書管理テーブルに登録する構成を採用することにより、ある文書IDで特定される文書を、いつ、誰が生成したのかを、後で確認することができる。

0096

また、文書廃棄装置3の装置本体25(アッパーカバー26)上に、インサートセンサ18、バーコードスキャナ19、ストッパーゲート20などを含むスキャンユニット27を着脱可能に実装したので、文書廃棄装置3の構成上、スキャンユニット27を取り外した状態の装置本体25を標準装備の扱いとし、スキャンユニット27を後付けのオプション扱いで装置本体25に装備させることができる。

0097

なお、上記実施形態においては、文書IDを含むQRコードを文書に印刷するものとしたが、本発明はこれに限らず、文書IDを表す数字や記号などを文書に印刷してもよい。また、文書に対する文書IDの付加は印刷だけに限らず、例えば、ラベルの貼り付けなどによって文書IDを文書に付加するものとしてもよい。

図面の簡単な説明

0098

本発明の実施形態に係る文書管理システムの構成を示す図である。
文書生成装置の構成例を示すブロック図である。
文書管理装置の構成例を示すブロック図である。
文書廃棄装置の機構例を示す概略図である。
文書廃棄装置の一部を分解した斜視図である。
文書廃棄装置の斜視図である。
ユニット本体の一部を分解した斜視図である。
ユニット本体の構成部品の斜視図である。
ストッパーゲートの駆動機構を示す図である。
スキャンユニットを上方から見た図である。
文書廃棄装置の構成例を示すブロック図である。
文書の作成例を説明する図である。
文書管理テーブルの一例を示す図である。
文書廃棄装置の処理手順を示すフローチャートである。
文書廃棄装置で文書を挿入するときに起こり得る不具合を説明するための図である。
文書挿入時の不具合を解消するための装置構成を示す図である。
文書トレイ部に段差を設けた例を示す図である。
文書トレイ部に可動式ガイドを設けた例を示す図である。
ウェイト部材に錘を配置した例を示す図である。
ウェイト部材に突起を設けた例を示す図である。

符号の説明

0099

1…文書生成装置、2…文書管理装置、3…文書廃棄装置、4…ネットワーク、17…文書トレイ部、18…インサートセンサ、19…バーコードスキャナ、20…ストッパーゲート、30…サイドガイド、30A…ガイド面30A、30B…シュート面、33…第1のウエイト部材、34…第2のウエイト部材、117…突起、118…フォトセンサ、133…第1のウエイト部材の錘、134…第2のウエイト部材の錘、135…サブガイド

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