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技術 文書に関する情報識別管理システム

出願人 富士ゼロックス株式会社
発明者 菊池洋
出願日 2005年3月10日 (14年4ヶ月経過) 出願番号 2005-067072
公開日 2006年9月21日 (12年9ヶ月経過) 公開番号 2006-252123
状態 特許登録済
技術分野 タイプライター等へのデジタル出力 カ-ドリ-ダライタ及び複合周辺装置 記録担体の読み取り デジタルマーク記録担体
主要キーワード プラスチック媒体 物品流 無線送受信端末 書込モジュール 円形マーク 樹脂ポッティング 小型モジュール 作動電力
関連する未来課題
重要な関連分野

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図面 (6)

課題

文書に関する情報識別管理システムにおいて、文書の識別情報と文書の出力を指示した者の識別情報との関連付けを可能とすることである。

解決手段

文書に関する情報識別管理システム10は、本体制御部40とプリンタ21とを含む本体部と、指示者識別情報を読み取るICカードリーダ22と、無線タグ発行貼付機24と、割印機26等で構成される。本体制御部40は、CPU42と、所望の文書情報識別する文書識別情報が入力される入力部44、各種インタフェース文書情報蓄積記憶装置30、登録された指示者識別情報を記憶する認証記憶装置54等を含む。CPU42の関連付け部は、指示者識別情報と文書識別情報とを一体化関連付け識別情報を形成し、出力部68は、関連付け識別情報を無線タグに書き込み、所望の文書情報が印刷される用紙に貼り付け、割印を押す機能を有する。

概要

背景

文字や図形を含む文書識別には、例えば文書のタイトル等が用いられ、複数の文書を記憶する文書データベース等ではこれらの文書識別情報に関連付けて文書情報の管理が行われる。

また、文書データベースから任意の文書をハードコピー等で出力する際に、まったく関係のない第3者に文書情報が流通することを防ぐため、文書の出力指示を行うものの認証が行われることがある。この場合の出力指示者の認証には、例えば、認証カード等が用いられる。

このように文書に関する情報管理には、文書の識別や、指示者識別管理が行われる。文書に限られず、一般的に流通する物品の識別管理を行うものとして、物品の識別情報、例えば物品名等をバーコードで表し、物品の表面にバーコードラベルを貼り付け、バーコードリーダでバーコードを読み取る方式が周知である。したがって、文書に関する情報管理にバーコードを用いることができる。

バーコードの内容は、通常物品名であり、文書管理の場合では文書のタイトル、指示者の氏名等である。したがって、文書のタイトルが長い場合、あるいは文書の内容の分類情報等を識別情報として扱うには通常のバーコードでは入りきれない。同様に指示者の識別情報として氏名以外の性別年令所属職場等の情報を扱うのも通常のバーコードでは表示できる情報容量が不十分である。また、ラベル印刷されたバーコードは書き換えることができず、データが変更になると、新しく別のバーコードラベルを用いる必要がある。そこで、メモリ容量が大きく取れ、データを書き換えることができるものとして、近年無線機能付メモリモジュールが用いられる。

無線機能付メモリモジュールとは、データを読み書きできるメモリと、アンテナ等を組み合わせて1つの小型モジュールとしたもので、外部のリーダライタとの間で非接触の無線通信を行い、無線機能付メモリモジュールにデータを書き込み、また、無線機能付メモリモジュールに記憶されているデータを読みだすことができるものである。このような無線機能付メモリモジュールとしては、無線機能付のICカードや、部品に取り付けられるいわゆる無線タグ(TAG)あるいはIDタグ等が知られている。

例えば、指示者の識別のための識別カードには無線タグが組み込まれたICカードが用いられることは周知である。無線タグ等の無線機能付メモリモジュールを用いると、識別データの容量を増加させることができ、識別の精度が向上する。また、データを書き換え、あるいは追加が可能なので、例えば指示者情報が変更になっても、その履歴に関するデータも書き加える等ができる。

文書に関するものではないが、無線機能付メモリモジュールを用いて識別管理を行うものとして、例えば、特許文献1には、IDタグを付した白衣の個別管理ステムが開示される。

特開2002−169879号公報

概要

文書に関する情報識別管理システムにおいて、文書の識別情報と文書の出力を指示した者の識別情報との関連付けを可能とすることである。文書に関する情報識別管理システム10は、本体制御部40とプリンタ21とを含む本体部と、指示者識別情報を読み取るICカードリーダ22と、無線タグ発行貼付機24と、割印機26等で構成される。本体制御部40は、CPU42と、所望の文書情報を識別する文書識別情報が入力される入力部44、各種インタフェース文書情報蓄積記憶装置30、登録された指示者識別情報を記憶する認証記憶装置54等を含む。CPU42の関連付け部は、指示者識別情報と文書識別情報とを一体化関連付け識別情報を形成し、出力部68は、関連付け識別情報を無線タグに書き込み、所望の文書情報が印刷される用紙に貼り付け、割印を押す機能を有する。

目的

本発明の目的は、文書の識別情報と文書の出力を指示した者の識別情報との関連付けを可能とする文書に関する情報識別管理システムを提供することである。

効果

実績

技術文献被引用数
1件
牽制数
0件

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請求項1

文書識別情報に関連付けて文書情報蓄積する文書蓄積手段と、予め認証された文書出力指示者指示者識別情報に関連付けて記憶する認証記憶手段と、文書出力指示者を認証する指示者識別情報と、出力指示文書の文書識別情報とを取得する指示取得手段と、取得した指示者識別情報をキーとして認証記憶手段を検索し、文書出力指示者を識別する識別手段と、識別手段の結果に応じ、取得した文書識別情報をキーとして文書蓄積手段を検索し、対応する文書情報を取得する文書取得手段と、指示者識別情報と文書識別情報とを関連付けて一体化し、関連付け識別情報として形成する関連付け手段と、関連付け識別情報を、取得した文書情報とともに出力する出力手段と、を備えることを特徴とする文書に関する情報識別管理システム

請求項2

請求項1に記載の文書に関する情報識別管理システムにおいて、出力手段は、取得した文書情報を記録媒体上に出力して提供するとともに、関連付け識別情報を無線タグに書き込み、書き込まれた無線タグを提供することを特徴とする文書に関する情報識別管理システム。

請求項3

請求項2に記載の文書に関する情報識別管理システムにおいて、文書情報が出力された記録媒体上に、提供された無線タグを貼り付ける貼付手段を備えることを特徴とする文書に関する情報識別管理システム。

請求項4

請求項3に記載の文書に関する情報識別管理システムにおいて、文書情報が出力された記録媒体上に貼付された無線タグに対し、記録媒体上にまたがって割印を押す割印出力手段を備えることを特徴とする文書に関する情報識別管理システム。

請求項5

請求項1に記載の文書に関する情報識別管理システムにおいて、出力手段は、取得した文書情報を記録媒体上に出力して提供するとともに、その記録媒体上に、関連付け識別情報を任意の読取手段で読み取れる2次元バーコードで出力することを特徴とする文書に関する情報識別管理システム。

請求項6

請求項5に記載の文書に関する情報識別管理システムにおいて、出力手段は、2次元バーコードを、記録媒体上の縁部であって、文書情報の出力領域の外の部分に出力することを特徴とする文書に関する情報識別管理システム。

請求項7

請求項1に記載の文書に関する情報識別管理システムにおいて、関連付け識別情報を記憶する関連付け識別情報記憶手段を備えることを特徴とする文書に関する情報識別管理システム。

請求項8

請求項4に記載の文書に関する情報識別管理システムは、無線タグの提供手段と貼付手段と割印手段とを含んで一体化された装置であることを特徴とする文書に関する情報識別管理システム。

技術分野

0001

本発明は、文書に関する情報識別管理システム係り、特に、文書の識別情報と、文書の出力を指示した者の識別情報とを管理する情報識別管理システムに関する。

背景技術

0002

文字や図形を含む文書の識別には、例えば文書のタイトル等が用いられ、複数の文書を記憶する文書データベース等ではこれらの文書識別情報に関連付けて文書情報の管理が行われる。

0003

また、文書データベースから任意の文書をハードコピー等で出力する際に、まったく関係のない第3者に文書情報が流通することを防ぐため、文書の出力指示を行うものの認証が行われることがある。この場合の出力指示者の認証には、例えば、認証カード等が用いられる。

0004

このように文書に関する情報管理には、文書の識別や、指示者識別管理が行われる。文書に限られず、一般的に流通する物品の識別管理を行うものとして、物品の識別情報、例えば物品名等をバーコードで表し、物品の表面にバーコードラベルを貼り付け、バーコードリーダでバーコードを読み取る方式が周知である。したがって、文書に関する情報管理にバーコードを用いることができる。

0005

バーコードの内容は、通常物品名であり、文書管理の場合では文書のタイトル、指示者の氏名等である。したがって、文書のタイトルが長い場合、あるいは文書の内容の分類情報等を識別情報として扱うには通常のバーコードでは入りきれない。同様に指示者の識別情報として氏名以外の性別年令所属職場等の情報を扱うのも通常のバーコードでは表示できる情報容量が不十分である。また、ラベル印刷されたバーコードは書き換えることができず、データが変更になると、新しく別のバーコードラベルを用いる必要がある。そこで、メモリ容量が大きく取れ、データを書き換えることができるものとして、近年無線機能付メモリモジュールが用いられる。

0006

無線機能付メモリモジュールとは、データを読み書きできるメモリと、アンテナ等を組み合わせて1つの小型モジュールとしたもので、外部のリーダライタとの間で非接触の無線通信を行い、無線機能付メモリモジュールにデータを書き込み、また、無線機能付メモリモジュールに記憶されているデータを読みだすことができるものである。このような無線機能付メモリモジュールとしては、無線機能付のICカードや、部品に取り付けられるいわゆる無線タグ(TAG)あるいはIDタグ等が知られている。

0007

例えば、指示者の識別のための識別カードには無線タグが組み込まれたICカードが用いられることは周知である。無線タグ等の無線機能付メモリモジュールを用いると、識別データの容量を増加させることができ、識別の精度が向上する。また、データを書き換え、あるいは追加が可能なので、例えば指示者情報が変更になっても、その履歴に関するデータも書き加える等ができる。

0008

文書に関するものではないが、無線機能付メモリモジュールを用いて識別管理を行うものとして、例えば、特許文献1には、IDタグを付した白衣の個別管理ステムが開示される。

0009

特開2002−169879号公報

発明が解決しようとする課題

0010

特許文献1に示されるように、一般の物品流通における識別管理には無線タグ等が広く用いられる。ところで、文書に関する管理には、上記のように大別して、文書の識別や、指示者の識別管理が行われる。しかし、文書の識別管理は主に文書管理サーバにおいて行われ、例えば所望の文書をプリンタ等で出力する際に文書の識別情報が用いられる。また、指示者の識別管理は、いわゆる認証管理で、例えば、文書管理サーバへのアクセス、あるいは文書管理サーバと接続されるプリンタ等の出力手段へのアクセス許可に用いられる。そしてこれらの文書の識別管理と、指示者の識別管理とは、それぞれの局面で独立して行われ、関連性がない。

0011

例えば、プリンタ等で出力された文書について、その文書の識別情報と、その文書の出力を指示した者の識別情報とが関連付けられると、その文書の識別に加えて、誰がその文書の出力指示を行ったのか、その指示者が権限を有するのか、等の情報が得られ、文書に関する情報識別管理に便利である。

0012

本発明の目的は、文書の識別情報と文書の出力を指示した者の識別情報との関連付けを可能とする文書に関する情報識別管理システムを提供することである。

課題を解決するための手段

0013

本発明に係る文書に関する情報識別管理システムは、文書識別情報に関連付けて文書情報を蓄積する文書蓄積手段と、予め認証された文書出力指示者を指示者識別情報に関連付けて記憶する認証記憶手段と、文書出力指示者を認証する指示者識別情報と、出力指示文書の文書識別情報とを取得する指示取得手段と、取得した指示者識別情報をキーとして認証記憶手段を検索し、文書出力指示者を識別する識別手段と、識別手段の結果に応じ、取得した文書識別情報をキーとして文書蓄積手段を検索し、対応する文書情報を取得する文書取得手段と、指示者識別情報と文書識別情報とを関連付けて一体化し、関連付け識別情報として形成する関連付け手段と、関連付け識別情報を、取得した文書情報とともに出力する出力手段と、を備えることを特徴とする。

0014

また、出力手段は、取得した文書情報を記録媒体上に出力して提供するとともに、関連付け識別情報を無線タグに書き込み、書き込まれた無線タグを提供することが好ましい。

0015

また、本発明に係る文書に関する情報識別管理システムにおいて、文書情報が出力された記録媒体上に、提供された無線タグを貼り付ける貼付手段を備えることが好ましい。

0016

また、本発明に係る情報識別管理システムにおいて、文書情報が出力された記録媒体上に貼付された無線タグに対し、記録媒体上にまたがって割印を押す割印出力手段を備えることが好ましい。

0017

また、出力手段は、取得した文書情報を記録媒体上に出力して提供するとともに、その記録媒体上に、関連付け識別情報を任意の読取手段で読み取れる2次元バーコードで出力することとしてもよい。

0018

また、出力手段は、2次元バーコードを、記録媒体上の縁部であって、文書情報の出力領域の外の部分に出力することが好ましい。

0019

また、本発明に係る文書に関する情報識別管理システムにおいて、関連付け識別情報を記憶する関連付け識別情報記憶手段を備えることが好ましい。

0020

また、本発明に係る文書に関する情報識別管理システムは、無線タグの提供手段と貼付手段と割印手段とを含んで一体化された装置であることが好ましい。

発明の効果

0021

上記構成により、指示者識別情報と文書識別情報とを関連付けて一体化し、関連付け識別情報として形成し、形成された関連付け識別情報を、取得した文書情報とともに出力する。したがって、出力された文書について、その文書の識別情報とその文書の出力を指示した者の識別情報との関連付けが行われ、その関連付け識別情報がその文書の出力とともに提供されるので、文書に関する情報識別管理に便利である。

0022

また、関連付け識別情報は無線タグに書き込まれて提供されるので、関連付け識別情報の内容を通常のバーコードに比較して十分な内容とでき、文書に関する情報識別管理に便利である。

0023

また、文書情報が出力された記録媒体上に提供された無線タグが貼り付けられるので、出力された文書と、無線タグに記憶されている関連付け識別情報とが一体として提供され、文書に関する情報識別管理に好都合である。

0024

また、無線タグに対し、記録媒体上にまたがって割印が押されるので、例えば第3者が無線タグを剥がす、あるいは別の無線タグに貼り替えることを抑制できる。

0025

また、関連付け識別情報は任意の読取手段で読み取れる2次元バーコードで出力されるので、無線タグを用いる場合に比較し、貼り付けや割り印等の工程を要せず便利である。また、2次元バーコードを用いるので、関連付け識別情報の内容を通常のバーコードに比較して十分な内容とでき、文書に関する情報識別管理に便利である。

0026

また、2次元バーコードを、記録媒体上の縁部であって、文書情報の出力領域の外の部分に出力するので、記録媒体の目立たないところ等に関連付け識別情報のデータを配置できる。

0027

また、関連付け識別情報を記憶する関連付け識別情報記憶手段を備えるので、関連付け識別情報のデータ自体の管理に便利である。

0028

また、情報識別管理システムは、無線タグの提供手段と貼付手段と割印手段とを含んで一体化された装置とするので、小型化等を図ることができる。

発明を実施するための最良の形態

0029

以下に図面を用いて本発明に係る実施の形態につき、詳細に説明する。以下において、文書は紙に出力されるものとしたが、紙は一般的な記録用紙のほか、コーティング紙等の特殊な紙でもよく、また、白紙でなく、伝票のように罫線や枠等が設けられてもよく、また用途に合わせた模様が印刷されてあるものでもよい。また、シート状の紙以外でもよく、例えば閉じられているノート等であってもよい。また、紙以外の記録媒体、たとえば透明プラスチックシート等のプラスチック媒体、布等であってもよい。また、文書は、文字情報のみでもよく、図面、写真等を含むものでもよい。

0030

また、文書に関する情報識別管理システムは、一体の装置として説明するが、例えば文書情報蓄積記憶装置は独立した文書蓄積サーバとし、ネットワーク等で接続されるものとしてもよい。また、本体部を一般的な制御装置つき複写機あるいはプリンタとし、これにICカードリーダ無線タグ発行機、その貼付機、その割印機等を別途信号線で接続するものとしてもよい。もちろん、これらの各機能を任意に分割し、あるいは一体化して、複数種類ユニットの組み合わせとして構成してもよい。

0031

また、市場でいわゆる無線タグと呼ばれているものにはさまざまな種類があるが、本明細書中で用いる無線タグの語は、市場で用いられる用語の如何を問わず、リーダライタのような無線送受信端末無線交信が可能で、製品及び外箱に固定して取り付けが可能な、アンテナを含む無線機能付メモリモジュールを広くさすものとする。

0032

図1は、文書に関する情報識別管理システム10の構成を示す図である。文書に関する情報識別管理システム10は、文書印刷機の1種であって、ICカード8を所持するものが所望の文書を指定してアクセスすると、文書情報蓄積記憶装置30の中からその所望の文書情報を抽出し、その文書の識別情報と、ICカード8の所持者の識別情報とを無線タグに書き込み、その無線タグが貼り付けられ所望の文書情報が印刷された用紙12を提供する機能を有する装置である。無線タグに書き込まれている識別情報等は、所定の無線機能を有する無線タグ用のリーダライタ等を用いて読み出すことができ、これを用いて文書に関する情報の識別管理を行うことができる。

0033

文書に関する情報識別管理システム10は、プリンタ21を内蔵する本体部20と、ICカードが挿入されるとその情報を読み取るICカードリーダ22と、無線タグ発行・貼付機24と、割印機26と、無線タグが貼り付けられ文書情報が印刷された用紙12が出力される出力トレイ28と、文書情報蓄積記憶装置30とを含んで構成される。

0034

図2は、文書に関する情報識別管理システム10の構成を示すブロック図である。図1と同様の要素には同一の符号が付してある。文書に関する情報識別管理システム10は、本体部20に含まれる本体制御部40と、上記のように本体部20に内蔵されるプリンタ21と、ICカードリーダ22と、無線タグ発行・貼付機24と、割印機26等で構成される。本体制御部40は、コンピュータまたはそれに相当する制御回路ブロックであって、CPU42と、キーボードあるいは会話型操作パネルである入力部44、プリンタ21のインタフェースである出力I/F46、ICカードリーダ22のインタフェースであるICカードI/F48、無線タグ発行・貼付機24のインタフェースである無線タグ機I/F50、割印機26のインタフェースである割印機I/F52、文書情報蓄積記憶装置30、ICカード所持者の認証データを記憶する認証記憶装置54、後述する関連付け識別情報を記憶する関連付け識別情報記憶装置56とを含んで構成される。これらの要素は相互に内部バスで接続される。

0035

CPU42は、文書作成を指示する者の識別情報である指示者識別情報と、出力指示文書の識別情報である文書識別情報とを取得する指示取得部60、指示者識別情報の内容を認証記憶装置54に記憶されている内容と比較して指示者の識別を行う識別部62と、文書識別情報に従って文書情報蓄積記憶装置30から所望の文書情報を取得する文書取得部64と、指示者識別情報と文書識別情報とを関連付けて一体化し、関連付け識別情報として形成する関連付け部66と、無線タグが貼り付けられ文書情報が印刷された用紙を出力する出力部68とを含む。出力部68はさらに、関連付け識別情報を無線タグに書き込む無線タグ書込モジュール70と、所望の文書情報が印刷された用紙に無線タグを貼り付ける無線タグ貼付モジュール72と、所望の文書情報が印刷された用紙と無線タグとの間に渡って割印を押す割印モジュール74とを含む。これらの機能はソフトウエアによって実現することができ、具体的には対応する文書に関する情報識別管理プログラムを実行することで実現できる。また、各機能の一部をハードウエアで実現するように構成してもよい。

0036

文書情報蓄積記憶装置30は、複数の文書情報データを記憶する装置で、例えば大容量ハードディスク装置等で構成できる。それぞれの文書情報データは、文書識別情報に関連付けて記憶される。文書識別情報は、いわゆる文書IDで、所定の規則に従って順序付けられた数字または記号等の組み合わせのほか、文書種類文書サイズ文書タイトル文書内容キーワード、文書作成日付、文書作成者事項等を示すコード等を含むことができる。したがって、文書情報蓄積記憶装置30において、これら各種の文書識別のための内容によって階層付けられ、それぞれを検索キーとして所望の文書データを検索できる。

0037

認証記憶装置54は、文書に関する情報識別管理システム10へのアクセス、特に文書情報蓄積記憶装置30へのアクセスが許可される者の識別情報を登録して記憶する装置で、例えばハードディスクあるいは半導体メモリ等で構成できる。それぞれの識別情報は、文書作成指示者の識別情報で、具体的にはICカード8に記憶される指示者識別情報である。指示者識別情報は、いわゆる人物IDで、所定の規則に従って順序付けられた数字または記号等の組み合わせのほか、性別、年令、所属職場名、役職名等を示すコード等を含むことができる。したがって、認証記憶装置54において、ICカード8から読み取られた指示者識別情報を検索キーとして、その人物が登録されているかを検索することができる。

0038

関連付け識別情報記憶装置56は、関連付け識別情報を記憶する装置で、例えばハードディスクあるいは半導体メモリ等で構成できる。それぞれの識別情報は、関連付け識別情報を構成する指示者識別情報と文書識別情報との階層で記憶される。したがって、関連付け識別情報記憶装置56において、指示者識別情報と文書識別情報を検索キーとして、すでに出力された文書の関連付け識別情報を検索できる。

0039

プリンタ21は、文書情報データを用紙に印刷する機能を有するもので、一般的な印刷装置で構成できる。例えばディジタル制御されるインクジェットプリンタレーザジェットプリンタを用いることができる。

0040

ICカードリーダ22は、ICカード8の着脱機構を備え、挿入されたICカード8に記憶されている情報、特に指示者識別情報を読み取る機能を有する。ICカードリーダ22は、ICカード読み取り用の接触式又は非接触式カードリーダを用いることができる。

0041

無線タグ発行・貼付機24は、無線タグに所定のデータを書き込み、データが書き込まれた無線タグを、所望の文書情報が印刷された用紙に貼り付ける機能を有する複合装置である。無線タグ発行・貼付機24は、無線タグ用のリーダライタと、無線タグを把持し、それに接着剤を塗布して用紙に貼り付ける貼付機とから構成できる。貼付機は、接着材の塗布の代わりに、接着剤が片面に塗布された透明のカバーシート等を用い、無線タグを用紙に位置決めし、そのうえから接着剤を塗布した面を用紙側にしてカバーシートを貼り付ける装置であってもよい。

0042

割印機26は、用紙と無線タグとにまたがって用紙上に割印マークを印刷する装置である。割印マークは、適当なものでよいが、無線タグと用紙との段差にまたがって連続するマークであることが要求されるので、ある程度の線幅を有する円形マークあるいは楕円マーク等が望ましい。かかる割印機26は、いわゆるハンコ状の印刷ジグインクを塗布し、これを用紙及び無線タグに押し付けて割印マークを印刷するものを用いることができる。また、インクジェットプリンタ等を用いてもよい。割印に用いるインクは顔料インクのように、非水溶性のものが好ましい。

0043

ここで無線タグは、無線タグ用のリーダライタとの間でデータの交信を行い、データを送信し、受け取ったデータを書き込むことができる無線機能付メモリモジュールである。図3は、無線タグ80の平面図及び側面図で、これはいわゆる無線タグのごく一般的な構成である。すなわち、無線タグ80は、概略矩形形状の電子部品搭載回路モジュールであり、回路基板82の上に無線タグIC84が配置され、これに接続されるアンテナを構成する周回配線86がパターンとして形成され、全体として、適当な樹脂ポッティングあるいは樹脂封止が施される。必要があれば他の電子部品88も配置され接続される。寸法の一例を述べると、回路基板82は厚みが約0.4mmで、約15〜22mm角の形状を有する。無線タグIC84は、厚みが約0.9mmで、その大きさは縦横ともそれぞれ数mm程度である。アンテナを構成する周回配線86は、例えば4ターン程度巻回される。なお、これらの数値は、あくまで説明のための一例に過ぎず、これ以外のものであってもよい。無線タグ80には、例えば近距離の無線交信が可能な13.56MHz帯用の無線タグを用いることができる。

0044

無線タグ80の中の無線タグIC84は、RFID−ICとも、あるいは単にRFIDと呼ばれることがある半導体チップであり、外部との無線交信によりデータを読み書き可能な無線機能付メモリICである。無線タグIC84の内部は、送受信回路、アンテナから受け取った無線信号に基づいて作動電力を生成する回路データメモリ、CPU等を含んで構成される。データメモリは、EEPROM(Electric Erasable Programable Read Only Memory)等のデータの読み書き可能な不揮発性メモリを用いることができる。

0045

上記構成の文書に関する情報識別管理システム10の動作、特にCPU42の各機能につき、詳細に説明する。ユーザが所望の文書を印刷して出力したいと考えるときは、まず文書に関する情報識別管理システム10を始動させ、初期化の後、文書に関する情報識別管理プログラムを立ち上げる。そして、まず、ユーザ自身の認証のために、ICカード8をICカードリーダ22に挿入する。また、入力部44から、所望の文書に関する識別情報を入力する。

0046

入力部44への文書に関する識別情報の入力は、文書識別情報である文書IDそのものを入力することができる。また、文書情報蓄積記憶装置30から蓄積されている文書の例えばタイトル一覧を表示させ、その中から所望の文書情報をクリック等で特定してもよい。また、キーワード検索等を用いて所望の文書情報を特定してもよい。

0047

ICカード8が挿入されると、CPU42の指示取得部60の機能により、ICカードI/F48を介してICカードリーダ22に読み取り指示が与えられ、ICカード8から指示者識別情報が読み取られ、読み取られた指示者識別情報はCPU42に転送される。また、入力部44へ文書識別情報が入力されると、入力された文書識別情報はCPU42に転送される。上記のように、文書タイトル等で特定が行われると、文書情報蓄積記憶装置30が検索され、その文書に関する文書識別情報が特定されて、CPU42に転送される。

0048

転送されて取得された指示者識別情報は、識別部62の機能により、登録された指示者かどうかの認証が行われる。具体的には、取得された指示者識別情報を検索キーとして認証記憶装置54が検索され、その検索結果に基づき、その指示者識別情報がすでに登録されているか否かが判断される。登録されていると判断されると、その指示者識別情報は識別の結果、認証され、次の工程に進む。登録されていると判断されない場合は、そのICカード8によるアクセスが拒否され、会話型の入力部にその旨の表示が行われる。

0049

指示者識別情報の識別によって認証されると、文書取得部64の機能により、CPU42に転送され取得された文書識別情報を検索キーとして、文書情報蓄積記憶装置30が検索され、対応する文書情報のデータが取得され、CPU42を経由してプリンタ21に転送される。

0050

次に、関連付け部66の機能により、取得された指示者識別情報と文書識別情報とが関連付けられ、一体化した関連付け識別情報として形成される。関連付けの1つの例は、指示者識別情報と文書識別情報とを単純に直列的に接続して配列するものである。例えば指示者識別情報が16バイトで、文書識別情報が32バイトであるとすると、16バイトの指示者識別情報の後にそのまま32バイトの文書識別情報を並べ、合計48バイトの関連付け識別情報を形成することができる。この他に文書出力日付等の付加的な情報を加えてもよい。形成された関連付け識別情報は、上記の関連付け識別情報記憶装置56に記憶される。

0051

出力部68において、無線タグ書込モジュール70の機能は、無線タグ機I/F50を介して無線タグ発行・貼付機24に指示を与え、図示されていない無線タグ収納トレイからまだデータが書き込まれていない無線タグを取り出し、これに関連付け識別情報を書き込ませる。この間に、文書取得部64から転送された文書情報データは、プリンタ21において所定の用紙上に印刷される。印刷された用紙は、無線タグ発行・貼付機24に送られる。

0052

そして、無線タグ貼付モジュール72の機能は、引き続き無線タグ機I/F50を介して無線タグ発行・貼付機24に指示を与え、プリンタ21から送られてきた用紙、すなわち所望の文書情報データが印刷された用紙に、先ほどの関連付け識別情報が書き込まれた無線タグが貼り付けられる。次に、割印モジュール74の機能により、割印機I/F52を介し割印機26に指示が与えられ、用紙上で、無線タグと用紙とまたがって割印が押される。

0053

図4は、そのようにして作成されて出力トレイ28に提供され、無線タグ80が貼り付けられ割印90が押され、所望の文書情報14が印刷された用紙12の様子を示す図である。このように、関連付け識別情報が書き込まれた無線タグ80が所望の文書情報14とともに同じ用紙12上に貼り付けられているので、文書情報14と一体の識別情報として無線タグ80に記憶されている関連付け情報を用いることができる。無線タグ80に記憶されている関連付け識別情報は、上記のように、無線タグ用リーダライタを用いて読み出し、また必要に応じ付加情報を書き込むことができる。

0054

また、割印が施されているので、第3者が故意に無線タグ80を剥がし、あるいは他の無線タグ80を付け替えればそのことが直ちに発見できるので、改ざん等を防止できる。したがって、所望の文書情報14が印刷された用紙12の真性保証することができる。

0055

図5は、無線タグを用いる代わりに、2次元バーコード92を用いる例を示す図である。この例の場合、所望の文書情報14が印刷された用紙13の縁部16の目立たないところに2次元バーコード92が印刷される。この場合、文書に関する情報識別管理システムは、無線タグ発行・貼付機24、割印機26に代わり、2次元バーコード印刷機を設け、出力部68の機能を変更して、関連付け識別情報を2次元バーコードに変換する機能と、2次元バーコード印刷機を制御し、所望の文書情報14が印刷された用紙13の縁部16にその関連付け識別情報を含む2次元バーコードを印刷させる機能とを有するように変更される。

0056

ここで2次元バーコードとは、通常のバーコードが1次元方向のみに情報を表現できるものであるのに対し、縦横の2次元方向に情報を表現できるコードを指す。かかる2次元バーコードの表現形式については複数の方式が提案されているが、例えばQRコード(デンソーウェーブ社の商品名、Quick Response コード)を用いることができる。QRコードのデータ量は、数字データ換算して7,089ビットであるので、関連付け識別情報を表現するのに十分な容量を有する。

0057

そして、関連付け識別情報を含む2次元バーコード92が所望の文書情報14とともに同じ用紙12の上に印刷されているので、文書情報14と一体の識別情報として2次元バーコード92に記憶されている関連付け情報を用いることができる。また、無線タグを用いる場合に比べ、貼付、割印処理が不要となる。2次元バーコードに記憶される関連付け識別情報は、その仕様に対応する2次元バーコードリーダを用いて読み出すことができ、文書に関する情報識別管理を行うことができる。

図面の簡単な説明

0058

本発明に係る実施の形態における文書に関する情報識別管理システムの構成を示す図である。
本発明に係る実施の形態における文書に関する情報識別管理システムの構成を示すブロック図である。
無線タグの平面図及び側面図である。
本発明に係る実施の形態において、関連付け識別情報が記録された無線タグが貼り付けられ割印が押され、所望の文書情報が印刷された用紙の様子を示す図である。
他の実施の形態において、関連付け識別情報を含む2次元バーコードが所望の文書情報とともに印刷された用紙の様子を示す図である。

符号の説明

0059

8ICカード、10文書に関する情報識別管理システム、12,13 用紙、14文書情報、16 縁部、20 本体部、21プリンタ、22ICカードリーダ、24無線タグ発行・貼付機、26割印機、28出力トレイ、30文書情報蓄積記憶装置、40 本体制御部、42 CPU、44 入力部、46 出力I/F、48 ICカードI/F、50 無線タグ機I/F、52 割印機I/F、54認証記憶装置、56関連付け識別情報記憶装置、60 指示取得部、62識別部、64文書取得部、66 関連付け部、68 出力部、70 無線タグ書込モジュール、72 無線タグ貼付モジュール、74 割印モジュール、80 無線タグ、82回路基板、84 無線タグIC、86周回配線、88電子部品、90 割印、92 2次元バーコード。

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