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技術 清掃作業管理システム及び清掃作業の管理方法

出願人 ミネルバグループ株式会社
発明者 中島幹裕
出願日 2002年4月25日 (18年8ヶ月経過) 出願番号 2002-125054
公開日 2003年11月7日 (17年1ヶ月経過) 公開番号 2003-316893
状態 未査定
技術分野 特定用途計算機
主要キーワード 総合ビル 清掃管 ケミカル類 清掃業務 定期清掃 ワックス仕上 ビル所有者 組織体制
関連する未来課題
重要な関連分野

この項目の情報は公開日時点(2003年11月7日)のものです。
また、この項目は機械的に抽出しているため、正しく解析できていない場合があります

図面 (9)

課題

主に小規模事業者により行われていて管理が困難な清掃作業について、清掃作業の作業内容や使用する資機材標準化した作業仕様書を作成し、この作業仕様書に則って複数の清掃事業者間で効率的な作業員の配置や資機材の調整を行うことにより、清掃作業の効率化と品質の向上を図ろうとするものである。

解決手段

清掃作業管理システム100は、仕様書作成ステム110、人員データベース120、資機材データベース130、仕様書データベース140、作業発注先選択システム150、資機材調達システム160、作業発注データベース170、資機材発注データベース180、発注書作成システム191及び請求書作成システム192から構成されている。人員データベース120及び資機材データベース130を参照することにより標準化された作業仕様書を作成し、これに基づいて作業のシフト調整や資機材の調達を効率的に管理する。

概要

背景

ビルなどの大型建築物における清掃作業は、一般に警備業務設備業務とあわせて総合ビル管理業務の一つに位置付けられている。これらの総合ビル管理業務はビル所有者が総合ビル管理業者委託することが一般的であるが、それぞれの業務は総合ビル管理業者からさらに専門業者に再委託されることが多い。

このうち、警備業務と設備業務については大手専門業者を中心にサービスの方式が確立されており、こうした業者に委託することで、ビル所有者も総合ビル管理業者も品質の安定したサービスの提供を受けることが可能である。

一方、清掃業務については小規模事業者が乱立する傾向にあるため、一般に総合ビル管理業者は複数の清掃業者に委託せざるを得ず、これらの委託を受けた清掃業者からもさらに他の清掃業者に外注されるなど、管理責任者がその実態を把握することが困難であるために、作業の効率化が進みにくい状況となっている。

また、これらの中小規模の清掃業者はそれぞれ独自に事業を行なっているために、作業現場の場所に対応して派遣するスタッフを調整することや、大量仕入れなどで清掃に用いる資機材を効率的に調達することも、行なわれにくい状況にある。

概要

主に小規模事業者により行われていて管理が困難な清掃作業について、清掃作業の作業内容や使用する資機材を標準化した作業仕様書を作成し、この作業仕様書に則って複数の清掃事業者間で効率的な作業員の配置や資機材の調整を行うことにより、清掃作業の効率化と品質の向上を図ろうとするものである。

清掃作業管理システム100は、仕様書作成ステム110、人員データベース120、資機材データベース130、仕様書データベース140、作業発注先選択システム150、資機材調達システム160、作業発注データベース170、資機材発注データベース180、発注書作成システム191及び請求書作成システム192から構成されている。人員データベース120及び資機材データベース130を参照することにより標準化された作業仕様書を作成し、これに基づいて作業のシフト調整や資機材の調達を効率的に管理する。

目的

効果

実績

技術文献被引用数
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牽制数
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請求項1

清掃作業を管理するための管理システムであって、前記清掃作業に関する顧客からの要求内容を受信する要求内容受信手段と、前記清掃作業に関する一般的な作業項目毎に必要な工数に関する情報を記録した工数情報記録手段と、前記要求内容を前記工数情報記録手段と照合して作業仕様書を作成する作業仕様書作成手段と、前記作業仕様書を記録した作業仕様書記録手段と、を備えた清掃作業管理システム

請求項2

前記清掃作業に関する一般的な作業項目毎に必要な資機材に関する情報を記録した資機材情報記録手段を備えており、前記作業仕様書作成手段は前記要求内容を前記工数情報記録手段及び前記資機材情報記録手段と照合して作業仕様書を作成することを特徴とする請求項1記載の清掃作業管理システム。

請求項3

清掃作業を管理するための管理システムであって、前記清掃作業の作業仕様書を受信する作業仕様書受信手段と、前記清掃作業の担当が可能な人員に関する情報を記録した人員情報記録手段と、前記作業仕様書を前記人員情報記録手段と照合して前記清掃作業の二次発注先を選定する作業発注先選定手段と、前記二次発注先及び前記二次発注先に対する清掃作業の発注内容に関する情報を記録した作業発注情報記録手段と、を備えた清掃作業管理システム。

請求項4

清掃作業を管理するための管理システムであって、前記清掃作業の作業仕様書を受信する作業仕様書受信手段と、前記清掃作業に必要な資機材についての調達先及び調達条件に関する情報を記録した調達情報記録手段と、前記作業仕様書を前記調達情報記録手段と照合して必要な資機材の調達先及び調達条件を決定する調達先決定手段と、前記調達先に対する資機材の発注内容を記録した資機材発注情報記録手段と、を備えた清掃作業管理システム。

請求項5

前記清掃作業に必要な資機材についての調達先及び調達条件に関する情報を記録した調達情報記録手段と、前記作業仕様書を前記調達情報記録手段と照合して必要な資機材の調達先及び調達条件を決定する調達先決定手段と、前記調達先に対する資機材の発注内容を記録した資機材発注情報記録手段と、を備えた請求項3記載の清掃作業管理システム。

請求項6

前記清掃作業に関する顧客からの要求内容を受信する要求内容受信手段と、前記清掃作業に関する一般的な作業項目毎に必要な工数に関する情報を記録した工数情報記録手段と、前記要求内容を前記工数情報記録手段と照合して作業仕様書を作成する作業仕様書作成手段と、前記作業仕様書を記録した作業仕様書記録手段と、を備えており、前記作業仕様書受信手段は前記作業仕様書作成手段又は前記作業仕様書記録手段から作業仕様書を受信することを特徴とする請求項3記載の清掃作業管理システム。

請求項7

前記清掃作業に関する顧客からの要求内容を受信する要求内容受信手段と、前記清掃作業に関する一般的な作業項目毎に必要な工数に関する情報を記録した工数情報記録手段と、前記清掃作業に関する一般的な作業項目毎に必要な資機材に関する情報を記録した資機材情報記録手段と、前記要求内容を前記工数情報記録手段及び前記資機材情報記録手段と照合して作業仕様書を作成する作業仕様書作成手段と、前記作業仕様書を記録した作業仕様書記録手段と、を備えており、前記作業仕様書受信手段は前記作業仕様書作成手段又は前記作業仕様書記録手段から作業仕様書を受信することを特徴とする請求項5記載の清掃作業管理システム。

請求項8

前記作業発注情報記録手段より前記二次発注先に対する作業の発注書を出力する第一の発注書出力手段と、前記二次発注先が注文を受けた清掃作業を完了した情報を受信する完了情報受信手段と、前記完了情報を受信すると前記二次発注先の前記清掃作業に関する代金請求書の様式を発行する請求書様式発行手段と、を備えた請求項3,5,6又は7記載の清掃作業管理システム。

請求項9

前記資機材発注情報記録手段より調達先に対する資機材の発注書を出力する第二の発注書出力手段と、前記二次発注先が注文を受けた清掃作業を完了した情報を受信する完了情報受信手段と、前記完了情報を受信すると前記二次発注先に対する前記資機材の代金に関する請求書を発行する請求書発行手段と、を備えた請求項4,5又は7記載の清掃作業管理システム。

請求項10

前記二次発注先別に前記二次発注先に所属する作業員勤務情報を記録した勤務情報記録手段と、前記二次発注先が注文を受けた清掃作業を完了した情報を受信する完了情報受信手段と、前記完了情報を受信すると前記清掃作業を行った作業員について前記勤務情報を書き換える勤務情報書換手段と、前記二次発注先が作業員の勤務情報を参照できるよう前記勤務情報を表示する勤務情報表示手段と、を備えた請求項3,5,6又は7記載の清掃作業管理システム。

請求項11

前記二次発注先別に資機材別の在庫情報を記録した在庫情報記録手段と、前記在庫情報を参照して調達先に対する資機材の発注条件を算出する発注条件算出手段と、前記二次発注先が注文を受けた清掃作業を完了した情報を受信する完了情報受信手段と、前記完了情報を受信すると使用した資機材について前記在庫情報を書き換える在庫情報書換手段と、を備えた請求項5又は7記載の清掃作業管理システム。

請求項12

前記清掃作業は建物の清掃作業であり、前記二次発注先は清掃作業業者であることを特徴とする請求項1乃至11記載の清掃作業管理システム。

請求項13

前記清掃作業はビル建築物の清掃作業であり、前記資機材には洗剤仕上剤清掃器具の少なくとも一つを含んでおり、前記清掃器具には清掃作業業者への貸出物件を含んでいることを特徴とする請求項2,4,5,7,8,9,10又は11記載の清掃作業管理システム。

請求項14

清掃作業を管理するための管理方法であって、コンピュータが、前記清掃作業に関する顧客からの要求内容を受信する要求内容受信ステップと、前記清掃作業に関する一般的な作業項目毎に必要な工数に関する情報を工数情報記録手段に記録する工数記録ステップと、前記清掃作業に関する一般的な作業項目毎に必要な資機材に関する情報を資機材情報記録手段に記録する資機材情報記録ステップと、前記要求内容を前記工数情報記録手段及び前記資機材情報記録手段と照合して作業仕様書作成手段が作業仕様書を作成する作業仕様書作成ステップと、前記作業仕様書を作業仕様書記録手段に記録する作業仕様書記録ステップと、からなる清掃作業管理方法。

請求項15

清掃作業を管理するための管理方法であって、コンピュータが、前記清掃作業の作業仕様書を作業仕様書受信手段が受信する作業仕様書受信ステップと、前記清掃作業の担当が可能な人員に関する情報を人員情報記録手段に記録する人員情報記録ステップと、前記作業仕様書を前記人員情報記録手段と照合して清掃作業の二次発注先を選定する依頼先選定ステップと、前記二次依頼先及び前記二次依頼先に対する清掃作業の発注内容に関する情報を作業発注情報記録手段に記録する作業発注情報記録ステップと、前記清掃作業に必要な資機材についての調達先及び調達条件に関する情報を調達情報記録手段に記録する調達情報記録ステップと、前記作業仕様書を前記調達情報記録手段と照合して必要な資機材の調達先及び調達条件を決定する調達条件決定ステップと、前記調達先に対する資機材の発注内容を資機材発注情報記録手段に記録する資機材発注情報記録ステップと、からなる清掃作業管理方法。

請求項16

コンピュータが、前記清掃作業に関する依頼者からの要求内容を受信する要求内容受信ステップと、前記清掃作業に関する一般的な作業項目毎に必要な工数に関する情報を工数情報記録手段に記録する工数記録ステップと、前記清掃作業に関する一般的な作業項目毎に必要な資機材に関する情報を資機材情報記録手段に記録する資機材情報記録ステップと、前記要求内容を前記工数情報記録手段及び前記資機材情報記録手段と照合して作業仕様書作成手段が作業仕様書を作成する作業仕様書作成ステップと、前記作業仕様書を作業仕様書記録手段に記録する作業仕様書記録ステップと、を有しており、前記作業仕様書受信手段は前記作業仕様書作成手段又は前記作業仕様書記録手段から作業仕様書を受信することを特徴とする請求項15記載の清掃作業管理方法。

技術分野

0001

本発明は、建物などの清掃作業を行う際に、清掃作業の外注先や資機材調達を管理して作業効率を向上させるための清掃作業管理システム及び清掃作業管理方法に関するものである。

背景技術

0002

ビルなどの大型建築物における清掃作業は、一般に警備業務設備業務とあわせて総合ビル管理業務の一つに位置付けられている。これらの総合ビル管理業務はビル所有者が総合ビル管理業者委託することが一般的であるが、それぞれの業務は総合ビル管理業者からさらに専門業者に再委託されることが多い。

0003

このうち、警備業務と設備業務については大手専門業者を中心にサービスの方式が確立されており、こうした業者に委託することで、ビル所有者も総合ビル管理業者も品質の安定したサービスの提供を受けることが可能である。

0004

一方、清掃業務については小規模事業者が乱立する傾向にあるため、一般に総合ビル管理業者は複数の清掃業者に委託せざるを得ず、これらの委託を受けた清掃業者からもさらに他の清掃業者に外注されるなど、管理責任者がその実態を把握することが困難であるために、作業の効率化が進みにくい状況となっている。

0005

また、これらの中小規模の清掃業者はそれぞれ独自に事業を行なっているために、作業現場の場所に対応して派遣するスタッフを調整することや、大量仕入れなどで清掃に用いる資機材を効率的に調達することも、行なわれにくい状況にある。

発明が解決しようとする課題

0006

このような状況にあるために、清掃作業においては次のような問題が生じている。

0007

まず、清掃を委託するビル所有者や総合ビル管理業者にとっては、作業を依頼する清掃業者が複数存在するために、清掃業者によって清掃方法や清掃の品質に差が生じることが避けられず、安定したサービスを受けることができない。このように清掃業者間に統一的な体制が整わないことから、サービスの内容が標準化されないため、清掃作業の内容を自由に選択することができないという問題や、清掃業者の品質を評価することが困難という問題も生じさせている。

0008

また、清掃業者間の責任体制が不明確であるために、依頼者からの連絡内容伝わりにくかったり、クレーム処理に時間がかかったりするという問題も生じている。このような非効率性により、作業の合理化による料金の値下げも妨げられている。

0009

清掃業者にとっては、同業者間での時間や場所のシフト調整が行われないために、遠隔地の作業や空き時間の発生など、作業員労働時間が長時間化する一方で売上効率が上がらないという問題が生じている。また、資金力や組織体制が不十分であることから、大量仕入れで洗剤などの資材を安価に購入することや、清掃器具など必要な機材の購入やリースも困難な状況になっている。

0010

このような問題を解決するためには、同業者間での作業員の配置や資機材の調達について、統一的に管理して効率的に配分するシステムが求められる。しかしながら、顧客の要求、清掃を行う建物の規模や構造など、個々に扱う対象が異なるため、単に作業員の配置や資機材の調達を調整するだけでは十分でない。また、安定したサービスと作業品質の向上という、ビル所有者や総合ビル管理事業者ニーズに対応することも必要である。

0011

本発明はこれらの課題に対応して、清掃作業の作業内容や使用する資機材を標準化した作業仕様書を作成し、この作業仕様書に則って複数の清掃事業者間で効率的な作業員の配置や資機材の調整を行うことにより、清掃作業の効率化と品質の向上を図ろうとするものである。

課題を解決するための手段

0012

これらの課題を解決するために、第一の発明は、清掃作業を管理するための管理システムであって、前記清掃作業に関する顧客からの要求内容を受信する要求内容受信手段と、前記清掃作業に関する一般的な作業項目毎に必要な工数に関する情報を記録した工数情報記録手段と、前記要求内容を前記工数情報記録手段と照合して作業仕様書を作成する作業仕様書作成手段と、前記作業仕様書を記録した作業仕様書記録手段と、を備えることを特徴とする。

0013

また、前記清掃作業に関する一般的な作業項目毎に必要な資機材に関する情報を記録した資機材情報記録手段を備えており、前記作業仕様書作成手段は前記要求内容を前記工数情報記録手段及び前記資機材情報記録手段と照合して作業仕様書を作成することを特徴とするよう構成してもよい。

0014

この発明においては、清掃作業を一般的な作業内容別分類し、それぞれにかかる工数を記録したデータベースを作成することにより、建物の仕様予算などの前提条件に対してこのデータを適用することにより、標準化された清掃作業の仕様書を作成することができる。

0015

また、資機材についても同様に、清掃作業を一般的な作業内容別に分類し、それぞれに必要な資機材を記録したデータベースを作成することにより、建物の仕様や予算などの前提条件に対してこのデータを適用することにより、標準化された清掃作業の仕様書に、必要となる資機材の調達項目を加えることができる。

0016

このように作業仕様書を作成することで、ビル所有者や総合ビル管理業者は安定した清掃作業のサービスを受けることが可能となる。また、このように標準化された作業仕様書を利用することで、複数の清掃業者が業務のシフト調整を行ったり共同で資機材を調達するためのデータを管理することも可能になる。

0017

尚、ここで清掃作業とは、主としてビルなど管理者を備えた一定規模以上の建物の清掃作業を指すが、一般家庭の清掃作業であっても、公園運動場など屋外における清掃作業であってもよい。

0018

資機材とは、清掃作業に必要な資材及び機材のことをいう。資材には、洗剤や仕上剤などのケミカル類が含まれ、機材にはポリッシャー送風機などの清掃器具が含まれる。これらの資機材は、清掃作業の一般的な内容を分類して標準化することにより、それぞれの内容に必要な数量を定めることができる。

0019

第二の発明は、清掃作業を管理するための管理システムであって、前記清掃作業の作業仕様書を受信する作業仕様書受信手段と、前記清掃作業の担当が可能な人員に関する情報を記録した人員情報記録手段と、前記作業仕様書を前記人員情報記録手段と照合して前記清掃作業の二次発注先を選定する作業発注先選定手段と、前記二次発注先及び前記二次発注先に対する清掃作業の発注内容に関する情報を記録した作業発注情報記録手段と、を備えることを特徴とする。

0020

また、清掃作業を管理するための管理システムであって、前記清掃作業の作業仕様書を受信する作業仕様書受信手段と、前記清掃作業に必要な資機材についての調達先及び調達条件に関する情報を記録した調達情報記録手段と、前記作業仕様書を前記調達情報記録手段と照合して必要な資機材の調達先及び調達条件を決定する調達先決定手段と、前記調達先に対する資機材の発注内容を記録した資機材発注情報記録手段と、を備えることを特徴とすることもある。

0021

この発明においては、依頼を受けた清掃作業に関する情報を標準化した作業仕様書に従って管理し、一方で実際に作業を行う清掃業者が作業可能な時間や場所についてデータベースに登録しておくことで、作業員の空き時間や遠隔地への移動を減少させるなど、業務の効率的なシフト調整が可能になる。

0022

また、作業仕様書に記載された資機材についても、資機材を提供する業者と価格等の条件を記録したデータベースを設置することにより、具体的な調達先と調達条件を選択することができる。これによって、清掃業者は他業者との資材の一括調達によりコストを抑えることができるとともに、他業者との共同利用により多様な機材を利用することも可能になる。尚、作業員のデータベースと資機材のデータベースは、どちらか一方のみでなく、双方を備えるよう構成してもよい。

0023

ここで第二の発明における作業仕様書受信手段は、第一の発明において作成された作業仕様書を受信するよう構成してもよい。第二の発明で受信する作業仕様書とは、その後のデータ処理作業指示を行うために必要な項目に関するデータを一定の仕様に則って記録したものであり、このようなデータを含むものであれば、物理的な仕様書としての形態をとっていることは要件としない。

0024

第三の発明は、第二の発明に加えて、前記作業発注情報記録手段より前記二次発注先に対する作業の発注書を出力する第一の発注書出力手段と、前記二次発注先が注文を受けた清掃作業を完了した情報を受信する完了情報受信手段と、前記完了情報を受信すると前記二次発注先の前記清掃作業に関する代金請求書の様式を発行する請求書様式発行手段と、を備えることを特徴としている。

0025

また、第二の発明に加えて、前記資機材発注情報記録手段より調達先に対する資機材の発注書を出力する第二の発注書出力手段と、前記二次発注先が注文を受けた清掃作業を完了した情報を受信する完了情報受信手段と、前記完了情報を受信すると前記二次発注先に対する前記資機材の代金に関する請求書を発行する請求書発行手段と、を備えることを特徴としてもよい。

0026

この発明においては、作業員のシフト調整や資機材の調達と併せて、その内容に従った発注書や請求書を自動的に作成することができるので、小規模事業者が多い清掃業者の事務処理負担を軽減することができる。

0027

さらに、第三の発明においては、前記二次発注先別に前記二次発注先に所属する作業員の勤務情報を記録した勤務情報記録手段と、前記二次発注先が注文を受けた清掃作業を完了した情報を受信する完了情報受信手段と、前記完了情報を受信すると前記清掃作業を行った作業員について前記勤務情報を書き換える勤務情報書換手段と、前記二次発注先が作業員の勤務情報を参照できるよう前記勤務情報を表示する勤務情報表示手段と、を備えることを特徴としてもよい。

0028

又は、前記二次発注先別に資機材別の在庫情報を記録した在庫情報記録手段と、前記在庫情報を参照して調達先に対する資機材の発注条件を算出する発注条件算出手段と、前記二次発注先が注文を受けた清掃作業を完了した情報を受信する完了情報受信手段と、前記完了情報を受信すると使用した資機材について前記在庫情報を書き換える在庫情報書換手段と、を備えることを特徴としてもよい。

0029

このように構成すると、清掃業者は作業員の勤怠管理や資機材の在庫管理についても、本発明により併せて管理することが可能になる。これらは主として小規模事業者である清掃業者の事務処理負担の軽減を目的とするものであるが、清掃業者を管理する立場からは、例えば在庫の減り具合により使用した資材の分量を把握することができるため、清掃業者の手抜き作業発見することにより品質管理が可能になるという効果もある。

0030

尚、前記勤務情報記録手段については、作業発注が行われるとその作業が完了したことにより作業に関わった作業員の勤務実績が生じることから作業発注に関する内容と結び付くものであるので、前記作業発注情報記録手段の一部として構成してもよい。前記勤務情報の書換えは、作業完了の確認によりこの作業に関わった作業員の勤務時間の増加を記録することとして行われる。

0031

また、前記在庫情報記録手段については、資機材の発注により在庫量が変動することから資機材の発注に関する内容と結びつくものであるので、前記資機材発注情報記録手段の一部として構成してもよい。前記在庫情報の書換えは、作業完了の確認によりこの作業に使用した資機材の減少を記録することとして行われる。

0032

尚、これらの清掃作業管理システムに関する発明は、これらのシステムを用いて行うことができる清掃作業の管理方法として構成してもよい。

発明を実施するための最良の形態

0033

本発明の実施の形態について、以下に図面を用いて詳細に説明する。尚、以下の説明は実施形態の一例を示したものであり、その一部を含むシステムとして構成されるものであってもよい。

0034

図1は、本発明の概要を示す図である。図2は、本発明にかかる清掃作業管理システムの構成の一例を示すブロック図である。図3図5は、本発明にかかる清掃作業管理システムにより、それぞれ清掃仕様書、作業発注書、資機材発注書を作成する場合の一例を示す図である。図6図7は、本発明にかかる清掃作業管理システムによる、それぞれ勤務情報管理、在庫情報管理の一例を示す図である。図8は、本発明にかかる清掃作業管理システムのフローを示す図である。

0035

図1において、本発明にかかる清掃管理システムは、清掃管理会社により運営されている。ビル所有者や総合ビル管理業者などの依頼者から清掃業務の依頼を受けると、清掃管理会社が作業内容、作業時間や作業場所などを検討して清掃作業会社のシフト調整を行う。清掃管理会社は、必要な資機材を資機材供給会社から調達し、清掃作業会社に提供する。

0036

ここで、清掃管理会社が清掃作業を依頼する二次発注先として、通外注先となる清掃会社を想定しているが、二次発注先は清掃作業をフランチャイズとして同一規格展開する場合のフランチャイジーであってもよいし、清掃管理会社の規模が拡大して自社で作業を行う場合には、二次発注先は社内の各営業部店でありこれを本部が管理する形態で構成してもよい。

0037

図2において清掃作業管理システム100は、仕様書作成システム110、人員データベース120、資機材データベース130、仕様書データベース140、作業発注先選択システム150、資機材調達システム160、作業発注データベース170、資機材発注データベース180、発注書作成システム191及び請求書作成システム192から構成されている。また、これらの一部を含むシステムとして構成されるものであってもよい。さらに清掃作業管理システム100は、インターネット専用線などの通信ネットワークを通じて、作業発注先端末200及び資機材調達先端末300と接続されている。

0038

依頼者からの清掃作業の作業要求内容は、入力端末101より仕様書作成システム110に送信される。仕様書作成システム110では、標準工数テーブル121と標準資機材テーブル131を参照して、作業仕様書が作成される。

0039

作業仕様書を作成する手順を、図3を用いて説明する。標準工数テーブル121には、日常清掃として床清掃、定期清掃としてワックス仕上げなど、一般的な清掃作業の項目についての必要工数と料金が記録されている。作業要求内容として、建物の仕様や清掃予算などの前提条件を入力すると、これらの項目を組み合わせて、建物の仕様や予算にあった清掃仕様が定められ、清掃仕様書に定期清掃や日常清掃の回数や時間と作業項目が記録される。

0040

標準資機材テーブル131には、床清掃に必要な資材と所要量など、作業項目毎に必要になる資機材の数量が記録されている。清掃仕様書に記録された個別の作業項目について、標準資機材テーブル131を参照することにより必要な資機材の数量が算出され、併せて清掃仕様書に記録される。このような手順により、図3の例に示すような作業仕様書が作成される。

0041

このようにして作成された作業仕様書は、図2の仕様書データベース140に記録される。次に、それぞれの作業仕様書について、人員登録テーブル122と資機材登録テーブル132を参照して、作業発注先選択システム150と資機材調達システム160により具体的な二次発注先の選択と資機材の調達が行われ、決定した事項がそれぞれ作業発注データベース170、資機材発注データベース180に記録される。

0042

人員登録テーブル122、資機材登録テーブル132は、それぞれ作業発注先端末200、資機材調達先端末300にネットワークを通じて接続されているため、清掃作業会社は自社の人員について作業が可能な体制の最新情報を、資機材供給会社は供給が可能な資機材とその価格についての最新情報を、常時更新することができる。

0043

作業発注データベース170と資機材発注データベース180に記録された発注情報について、発注書作成システム191で発注書が作成され、それぞれ作業発注先端末200、資機材調達先端末300に送信される。尚、発注書を紙媒体提出しなければならない場合は、発注書は紙媒体でアウトプットされて郵便等で送付される。

0044

作業発注先の選択と発注書作成の手順について、図4を用いて説明する。仕様書データベース140には、依頼者別に清掃作業の内容や使用する資機材の情報が、詳しく登録されている。このうち作業内容に関する内容について、登録人員テーブル122に登録された作業場所と作業可能人員についての情報を照合し、作業の依頼先を選択する。図4では、Y社からの依頼作業について、清掃業者A社と作業場所が近接し、作業可能人員も一致しているため、A社に対してY社についての作業発注書が作成されている。

0045

次に、資機材調達先の選択と発注書作成の手順について、図5を用いて説明する。仕様書データベース140には、依頼者別に清掃作業の内容や使用する資機材の情報が、詳しく登録されている。このうち使用資機材に関する内容について、登録資機材テーブル132に登録された資機材についての情報を照合し、資機材の調達先を選択する。図5では、Y社からの依頼作業について、資材供給業者C社が作業に必要なワックスWを供給しているため、C社に対してY社で使うワックスWについての資機材発注書が作成されている。

0046

このように作業と資機材の発注が行われ、作業が完了した旨の情報が作業発注先端末200から作業発注データベース170に記録される。この記録は、作業発注先からの連絡を受けて清掃管理業者が行ってもよい。作業完了の情報は、請求書作成システム192に送信される。

0047

請求書作成システム192では、当該作業にかかる請求書の様式を作成して、作業発注先である清掃業者に対して送信する。清掃業者はこの様式を用いて清掃管理業者に対して請求を行うことができる。この請求書は通常は清掃業者自身が作成するものであるが、清掃管理業者が管理するデータを活用することにより清掃業者の事務手続負担を軽減することができる。

0048

併せて請求書作成システム192は資機材発注データベース180を参照し、調達した資機材に関する請求書を発行して、作業発注先である清掃業者に送信する。清掃業者が資機材を直接購入する場合にはこの請求書は不要であるが、清掃管理業者が一括して資機材を調達する場合は、それぞれ使用した清掃業者に対する請求書が必要になるため、これを効率化しようとするものである。

0049

図6を用いて、勤務情報管理の一例について説明する。作業発注データベース170には、依頼した作業毎に担当する作業員の氏名が記されており、作業が完了すると当該項目にチェックマークが入る。このチェックが記録されると、発注先の清掃業者毎に用意された勤務情報テーブル171において、作業員別に管理された勤務情報に作業時間が記録される。

0050

図6においては、S、T、Uの3名について、作業を行った4月10日に作業時間である2時間が、勤務時間として記録されている。このように清掃作業管理システムのデータを活用することにより、清掃業者は容易に所属する作業員の勤務情報管理を行うことができる。

0051

図7を用いて、在庫情報管理の一例について説明する。資機材発注データベース180には、調達した資機材毎に、資機材の内容及び分量と、納品日及び作業完了のチェックマークが記されている。作業完了欄を設けずに、作業発注データベース170に作業完了記録がされれば同時に資機材発注データベース180の内容が在庫情報テーブル181に反映されるように構成してもよい。

0052

図7においては、清掃業者であるA社がY社向けの作業のためにワックスWを0.5リットル調達すると、納品日である4月9日に在庫情報テーブル181に在庫の増加が記録されている。さらに4月10日に作業の完了を確認すると、使用した0.5リットル分の在庫が減じられている。

0053

このような管理により、清掃管理業者の側で清掃業者の在庫状況を把握し、資機材の調達に活用することができるため、清掃業者にとっては資機材の在庫管理と調達の事務処理負担が軽減される効果がある。清掃管理業者にとっては、清掃業者の実際の在庫確認を行うと、記録された在庫量と相違する場合には、資材を減らした手抜き作業などを発見することができる可能性もあり、清掃業者の品質管理に活用することもできる。

0054

図8を用いて、本発明のフローを説明する。まず、営業担当等が依頼者から要求内容を受取ると、その内容を端末から入力する(S01)。この要求内容を標準工数及び標準資機材と参照することにより(S11、S21)、作業仕様書が作成され(S02)、データベースに記録される(S03)。

0055

作成された作業仕様書に基づいて、作業が可能な登録人員を参照し(S12)、作業の二次発注先の選定を行う(S04)。また、作業仕様書に基づいて、調達が可能な登録資機材を参照して(S22)、調達資機材の選定を行う(S05)。このようにして、作業の発注先と調達する資機材についての発注内容が決定される(S06)。

0056

決定した発注内容について発注書が作成され(S07)、作業発注および資材発注の発注書が送信される(S13、S23)。作業の二次発注先より作業完了報告を受信すると(S08)、二次発注先の作業員の勤務情報が記録され(S14)、二次発注先別の在庫情報に在庫の減少が記録される(S24)。さらに、作業についての請求書様式が作成されて(S09)、二次発注先に送信される(S15)。

発明の効果

0057

本発明により、清掃作業の作業内容や使用する資機材を標準化した作業仕様書を作成し、この作業仕様書に則って複数の清掃事業者間で効率的な作業員の配置や資機材の調整を行うことにより、小規模事業者が多く作業管理の行い難い清掃業界において、清掃作業の効率化と品質の向上を図ることができる。

0058

すなわち、清掃作業を依頼するビル所有者や総合ビル管理業者にとっては、安定した質の高いサービスを受けることが可能になるとともに、作業の効率化に伴う料金の低下を期待できる効果がある。

0059

作業を行う清掃業者にとっては、効率的なシフト調整と資材管理、また事務処理負担の軽減により、収益力の改善強化につながる効果がある。

図面の簡単な説明

0060

図1本発明の概要を示す図である。
図2本発明にかかる清掃作業管理システムの構成の一例を示すブロック図である。
図3本発明にかかる清掃作業管理システムにより清掃仕様書を作成する場合の一例を示す図である。
図4本発明にかかる清掃作業管理システムにより作業発注書を作成する場合の一例を示す図である。
図5本発明にかかる清掃作業管理システムにより資機材発注書を作成する場合の一例を示す図である。
図6本発明にかかる清掃作業管理システムによる勤務情報管理の一例を示す図である。
図7本発明にかかる清掃作業管理システムによる在庫情報管理の一例を示す図である。
図8本発明にかかる清掃作業管理システムのフローを示す図である。

--

0061

100清掃作業管理システム
101入力端末
110仕様書作成システム
120人員データベース
121標準工数テーブル
122人員登録テーブル
130資機材データベース
131標準資機材データベース
132資機材登録テーブル
140仕様書データベース
150 作業発注先選択システム
160資機材調達システム
170 作業発注データベース
171勤務情報テーブル
180 資機材発注データベース
181在庫情報テーブル
191発注書作成システム
192請求書作成システム
200 作業発注先端末
300 資機材調達先端末

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