図面 (/)

技術 滞留防止機能付きワークフローシステム

出願人 株式会社東芝
発明者 木村みどり上野真樹子
出願日 2001年9月5日 (19年2ヶ月経過) 出願番号 2001-269188
公開日 2003年3月14日 (17年8ヶ月経過) 公開番号 2003-076823
状態 未査定
技術分野 特定用途計算機
主要キーワード 中間作業 適時情報 定型作業 滞留防止 平均作業時間 使用申請 タスク内容 業務計画
関連する未来課題
重要な関連分野

この項目の情報は公開日時点(2003年3月14日)のものです。
また、この項目は機械的に抽出しているため、正しく解析できていない場合があります

図面 (7)

課題

作業者事前タスク情報を参照することができ、予め処理結果を設定することで自動的にタスクを処理し、またタスクの滞留が発生した場合は自動的にタスクの分散を行うワークフローシステムを提供することを課題とする。

解決手段

滞留防止機能付きワークフローシステム1は、回答保存データベース14、タスク情報データベース11を有し、適時情報を開示することができるデータベース部6と、タスクの処理時間に係る機能を有する滞留監視部8と、ワークフロー管理制御を行うワークフロー機能部5を有するサーバ2と、クライアント3と、ネットワーク4とから成る。滞留監視部8はタスクの流れを監視し、タスクの宛先の変更を指示する滞留監視機能、タスクの到着予定時間を計算する到着予定時間計算機能を有し、ワークフロー機能部5は回答流用機能自動処理機能を有することを特徴とする。

概要

背景

基幹業務の効率向上のために、これまで汎用機クライアントサーバシステムによる大規模で全社的なシステム化が進められてきた。また、複数人共同作業支援する電子メールやグループウェアといったツールも普及してきている。

クライアント・サーバシステム上で、業務の流れを管理するためのソフトウェアワークフローである。ワークフローとは、複数のグループ部門にまたがった業務において、作業の受け渡しの順番処理手順ルール化し、業務やデータの流れをコンピュータで管理することであり、その目的はビジネスプロセスを自動化することによって、事務処理合理化生産性の向上、仕事の質の向上を図ろうとするものである。

[共有文書制御型]のワークフローシステムを例として、従来のワークフローシステム101の実施形態について図6に基づいて説明する。このシステムタスクデータベース化し、そのデータベースへのアクセス順序を制御することによってワークフローが構築される。

図6は4つのクライアント103とサーバ102と、それぞれを接続するネットワーク104から構成されるワークフローシステム101である。今、タスクの流れる順番がクライアント131→クライアント132→クライアント133→クライアント134であるワークフローを考える。

サーバ102はワークフローを管理、制御し、各クライアント103から送信されるタスクと処理内容を図示しないデータベースに保存している。また作業者141がタスクの申請を行い、作業者142〜作業者144が順に審査承認等の処理を行う。

まず作業者141がクライアント131からタスク申請を行う。タスクはクライアント131によってサーバ102に転送、保存され、プロセス定義に従ってサーバ102はクライアント132に電子メールを送信し、タスクの存在を作業者142に通知する。

電子メールによってタスクの到着を確認した作業者142は、サーバ102からタスク情報を取り込み、処理を行う。作業者142によって処理されたタスクはクライアント132によってサーバ102に転送、保存され、プロセス定義に従ってサーバ102はクライアント133に電子メールを送信し、タスクの存在を作業者143に通知する。以降、同様の手続を繰り返す。

このワークフローシステム101において、タスクが申請されサーバ102に保存された時点で、各作業者はタスクの存在(進捗状況を含む)を確認することが可能となる。タスクはワークフローの定義に従って処理されるため、後工程の作業者はタスクの存在を確認するためサーバ102にアクセスしなければならないが、そうすることによって、どのタスクがどの作業者まで進んでいるか、またそのタスクの種類を確認することができる。

概要

作業者が事前にタスク情報を参照することができ、予め処理結果を設定することで自動的にタスクを処理し、またタスクの滞留が発生した場合は自動的にタスクの分散を行うワークフローシステムを提供することを課題とする。

滞留防止機能付きワークフローシステム1は、回答保存データベース14、タスク情報データベース11を有し、適時情報を開示することができるデータベース部6と、タスクの処理時間に係る機能を有する滞留監視部8と、ワークフローの管理制御を行うワークフロー機能部5を有するサーバ2と、クライアント3と、ネットワーク4とから成る。滞留監視部8はタスクの流れを監視し、タスクの宛先の変更を指示する滞留監視機能、タスクの到着予定時間を計算する到着予定時間計算機能を有し、ワークフロー機能部5は回答流用機能自動処理機能を有することを特徴とする。

目的

本発明は上記事情に鑑みてなされたもので、作業者が事前にタスクの具体的な内容や中間処理の結果を常時参照することができ、予め処理結果を設定することで自動的にタスクを処理することができ、またタスクの滞留が発生した場合は自動的にタスクの分散を行うことができるワークフローシステムを提供することを目的としている。

効果

実績

技術文献被引用数
2件
牽制数
6件

この技術が所属する分野

(分野番号表示ON)※整理標準化データをもとに当社作成

ライセンス契約や譲渡などの可能性がある特許掲載中! 開放特許随時追加・更新中 詳しくはこちら

請求項1

クライアントサーバシステム上で、定型的な業務であるタスクを予め設定し、複数の作業者または作業工程を基に、一定の規則に従って一連の業務手続を作成し、前記タスクと前記業務手続を管理制御するワークフローシステムであって、サーバは、作業者の処理内容に応じてタスク情報更新可能に保存するタスク保存手段と、クライアントからのタスク開示要求受け付ける受付手段と、受け付けられた開示要求に応じて、前記タスク保存手段から該当するタスク情報を抽出するタスク検索手段と、抽出された検索結果を前記クライアントへ送信する送信手段とを備えることを特徴とする滞留防止機能付きワークフローシステム。

請求項2

請求項1に記載の滞留防止機能付きワークフローシステムにおいて、作業者が過去に処理したタスクの処理内容である回答を保存する回答保存手段と、作業者からの回答開示要求を受け付ける受付手段と、受け付けられた開示要求に応じて、開示要求に適合する回答を前記回答保存手段から抽出する回答検索手段と、抽出された検索結果を作業者へ提示する出力手段と、を備えることを特徴とする滞留防止機能付きワークフローシステム。

請求項3

請求項1または請求項2に記載の滞留防止機能付きワークフローシステムにおいて、前記サーバは、タスクが作業者に到着する前に、このタスクに対してこの作業者が予め作成しておいた回答を保存する回答保存手段と、前記タスクが作業者に到着した時点では、前記回答保存手段から該当する回答を抽出して前記タスクに付加して、次工程の作業者に伝達する自動回答処理手段と、を備えることを特徴とする滞留防止機能付きワークフローシステム。

請求項4

請求項1乃至請求項3に記載の滞留防止機能付きワークフローシステムにおいて、前記サーバは、作業者に到着しているタスクの数と種類から作業時間を計算する作業時間演算手段と、前記作業時間演算手段の演算結果と、予め設定されたしきい値とを比較し、前記演算結果がしきい値を超えた場合には、当該作業者の代わりに作業を行う代行者を設定する代行者設定手段と、タスクの宛先を変更して、設定された代行者に対してタスクを分配するタスク分配手段と、を備えることを特徴とする滞留防止機能付きワークフローシステム。

請求項5

請求項1乃至請求項4に記載の滞留防止機能付きワークフローシステムにおいて、前記サーバは、前記作業時間演算手段の演算結果から、ある特定のタスクが次工程の作業者に到着する予定時間を計算する到着予定時間計算手段を備えることを特徴とする滞留防止機能付きワークフローシステム。

請求項6

請求項4または請求項5に記載の滞留防止機能付きワークフローシステムにおいて、前記作業時間演算手段は、作業者がタスクの種類ごとに1タスクに要する平均作業時間を保存する平均作業時間保存手段と、前記作業者に到着しているタスクを対象に、タスクの種類ごとに前記平均作業時間とタスク数とを乗算し、その乗算結果を積算し、その積算結果を前記作業者の作業時間とする計算手段と、を備えることを特徴とする滞留防止機能付きワークフローシステム。

技術分野

0001

本願発明は、複数の作業者が関わるタスクと、一定の規則に従って一連の業務手続ビジネスプロセス)を作成および管理するワークフローシステムに関する。

背景技術

0002

基幹業務の効率向上のために、これまで汎用機クライアントサーバシステムによる大規模で全社的なシステム化が進められてきた。また、複数人共同作業支援する電子メールやグループウェアといったツールも普及してきている。

0003

クライアント・サーバシステム上で、業務の流れを管理するためのソフトウェアワークフローである。ワークフローとは、複数のグループ部門にまたがった業務において、作業の受け渡しの順番処理手順ルール化し、業務やデータの流れをコンピュータで管理することであり、その目的はビジネスプロセスを自動化することによって、事務処理合理化生産性の向上、仕事の質の向上を図ろうとするものである。

0004

[共有文書制御型]のワークフローシステムを例として、従来のワークフローシステム101の実施形態について図6に基づいて説明する。このシステムはタスクをデータベース化し、そのデータベースへのアクセス順序を制御することによってワークフローが構築される。

0005

図6は4つのクライアント103とサーバ102と、それぞれを接続するネットワーク104から構成されるワークフローシステム101である。今、タスクの流れる順番がクライアント131→クライアント132→クライアント133→クライアント134であるワークフローを考える。

0006

サーバ102はワークフローを管理、制御し、各クライアント103から送信されるタスクと処理内容を図示しないデータベースに保存している。また作業者141がタスクの申請を行い、作業者142〜作業者144が順に審査承認等の処理を行う。

0007

まず作業者141がクライアント131からタスク申請を行う。タスクはクライアント131によってサーバ102に転送、保存され、プロセス定義に従ってサーバ102はクライアント132に電子メールを送信し、タスクの存在を作業者142に通知する。

0008

電子メールによってタスクの到着を確認した作業者142は、サーバ102からタスク情報を取り込み、処理を行う。作業者142によって処理されたタスクはクライアント132によってサーバ102に転送、保存され、プロセス定義に従ってサーバ102はクライアント133に電子メールを送信し、タスクの存在を作業者143に通知する。以降、同様の手続を繰り返す。

0009

このワークフローシステム101において、タスクが申請されサーバ102に保存された時点で、各作業者はタスクの存在(進捗状況を含む)を確認することが可能となる。タスクはワークフローの定義に従って処理されるため、後工程の作業者はタスクの存在を確認するためサーバ102にアクセスしなければならないが、そうすることによって、どのタスクがどの作業者まで進んでいるか、またそのタスクの種類を確認することができる。

発明が解決しようとする課題

0010

しかしながら従来のワークフローシステム101では、タスクの到着前にはタスクの具体的な内容や、中間作業者の処理内容が開示されないため、事前にどのような処理を行うか決めておくことができなかった。

0011

上記例では、作業者141が申請を行った時点で、作業者144はそのタスクの存在を知ることはできる。しかし、作業者144は作業者142と作業者143がいつそのタスクを処理するか、またどのような処理を行うのか不明であるため、タスクの処理内容を用意することができない。そのため業務計画を立てる上で支障をきたしていた。

0012

またタスクが一人の作業者に集中し、処理が滞った場合、後続の作業者は待機するしかなく、業務の停滞が発生していた。また事前に集中することが予測される場合においても、自動的に対策をとることができなかった。

0013

本発明は上記事情に鑑みてなされたもので、作業者が事前にタスクの具体的な内容や中間処理の結果を常時参照することができ、予め処理結果を設定することで自動的にタスクを処理することができ、またタスクの滞留が発生した場合は自動的にタスクの分散を行うことができるワークフローシステムを提供することを目的としている。

課題を解決するための手段

0014

上記目的を達成するために、請求項1に記載の発明である滞留防止機能付きワークフローシステムは、クライアント・サーバシステム上で、定型的な業務であるタスクを予め設定し、複数の作業者または作業工程を基に、一定の規則に従って一連の業務手続を作成し、前記タスクと前記業務手続を管理制御するワークフローシステムであって、サーバは、作業者の処理内容に応じてタスク情報を更新可能に保存するタスク保存手段と、クライアントからのタスク開示要求受け付ける受付手段と、受け付けられた開示要求に応じて、前記タスク保存手段から該当するタスク情報を抽出するタスク検索手段と、抽出された検索結果を前記クライアントへ送信する送信手段とを備えることを特徴とする。

0015

請求項2に記載の発明である滞留防止機能付きワークフローシステムは、請求項1に記載の滞留防止機能付きワークフローシステムにおいて、作業者が過去に処理したタスクの処理内容である回答を保存する回答保存手段と、作業者からの回答開示要求を受け付ける受付手段と、受け付けられた開示要求に応じて、開示要求に適合する回答を前記回答保存手段から抽出する回答検索手段と、抽出された検索結果を作業者へ提示する出力手段とを備えることを特徴とする。

0016

請求項3に記載の発明である滞留防止機能付きワークフローシステムは、請求項1または請求項2に記載の滞留防止機能付きワークフローシステムにおいて、前記サーバは、タスクが作業者に到着する前に、このタスクに対してこの作業者が予め作成しておいた回答を保存する回答保存手段と、前記タスクが作業者に到着した時点では、前記回答保存手段から該当する回答を抽出して前記タスクに付加して、次工程の作業者に伝達する自動回答処理手段とを備えることを特徴とする。

0017

請求項4に記載の発明である滞留防止機能付きワークフローシステムは、請求項1乃至請求項3に記載の滞留防止機能付きワークフローシステムにおいて、前記サーバは、作業者に到着しているタスクの数と種類から作業時間を計算する作業時間演算手段と、前記作業時間演算手段の演算結果と、予め設定されたしきい値とを比較し、前記演算結果がしきい値を超えた場合には、当該作業者の代わりに作業を行う代行者を設定する代行者設定手段と、タスクの宛先を変更して、設定された代行者に対してタスクを分配するタスク分配手段とを備えることを特徴とする。

0018

請求項5に記載の発明である滞留防止機能付きワークフローシステムは、請求項1乃至請求項4に記載の滞留防止機能付きワークフローシステムにおいて、前記サーバは、前記作業時間演算手段の演算結果から、ある特定のタスクが次工程の作業者に到着する予定時間を計算する到着予定時間計算手段を備えることを特徴とする。

0019

請求項6に記載の発明である滞留防止機能付きワークフローシステムは、請求項4または請求項5に記載の滞留防止機能付きワークフローシステムにおいて、前記作業時間演算手段は、作業者がタスクの種類ごとに1タスクに要する平均作業時間を保存する平均作業時間保存手段と、前記作業者に到着しているタスクを対象に、タスクの種類ごとに前記平均作業時間とタスク数とを乗算し、その乗算結果を積算し、その積算結果を前記作業者の作業時間とする計算手段とを備えることを特徴とする。

発明を実施するための最良の形態

0020

本願発明の滞留防止機能付きワークフローシステム1を図1図5に基づいて説明する。

0021

図1において、本願発明の滞留防止機能付きワークフローシステム1は、サーバ2と複数のクライアント3と、それぞれを接続するネットワーク4とから構成される。サーバ2は、データベース部6とワークフロー機能部5とサーバ側通信部7と滞留監視部8とを有する。

0022

ワークフロー機能部5は、ワークフローのプロセス定義に従ってタスクの管理制御を行う機能を有する。ワークフロー機能部5はサーバ側通信部7に対して、各種情報を転送し、その情報をクライアント3へ送信を行うよう指示する機能を有し、またクライアント3へ各種電子メールの送信を行うよう指示する機能を有する。さらにサーバ側通信部7を介して受信したクライアント3からの検索指示を後述する各検索部に送信し、その検索結果を受信する機能を有する。

0023

またワークフロー機能部5は滞留監視部8の指示により、タスクの代行処理を行う代行者を選定し、タスクの宛先を自動的に変更する機能を有する。

0024

またワークフロー機能部5は、後述するデータベース部6が管理制御するタスク情報データベース11,回答保存データベース14に対して情報を操作する権限を有し、各種情報を保存または更新するようデータベース部6に指示することができる。また宛先情報データベース13と平均リードタイムデータベース15に対しては検索する権限のみを有し、それぞれのデータベースからデータベース部6を介して情報を得ることができる。

0025

またワークフロー機能部5はタスク検索部9と回答検索部10を有する。タスク検索部9はタスク情報データベース11に対して検索する権限のみを有し、それぞれのデータベースからデータベース部6を介して情報を得ることができる。また回答検索部10は回答保存データベース14に対して検索する権限のみを有し、回答保存データベース14からデータベース部6を介して情報を得ることができる。

0026

タスク検索部9はワークフロー機能部5を介して受信したクライアント3からの検索指示で、タスク情報データベース11を検索し、検索指示に適合する情報を抽出し、ワークフロー機能部5へ検索結果を送信する機能を有する。

0027

また回答検索部10はクライアント3またはワークフロー機能部5からの検索指示で回答保存データベース14を検索し、検索指示に適合する情報を抽出し、ワークフロー機能部5へ検索結果を送信する機能を有する。

0028

データベース部6は、情報の入出力を管理制御する機能を有する。またデータベースとして、タスク情報データベース11、宛先情報データベース13、回答保存データベース14、平均リードタイムデータベース15(以下[データベース]は、[DB]と略す)を有する。

0029

データベース部6は、各部からの保存または更新指示に対して、権限の有無を監視し、操作権限を有する場合は情報の保存または更新を行う。また各部からの検索指示に対して検索権限の有無を監視し、検索権を有する場合は情報を抽出し提供する。

0030

図2に示すタスク情報DB11は、[タスクID]、[タスク名]、[帳票名]、[宛先]、[完了時間]を含むデータテーブルである(図2参照)。[タスクID]には個別のタスクを識別するインデックス番号記号)が保存される。[タスク名]にはタスクの名前が、[帳票名]は帳票の名前が保存される。また[宛先]はタスクの宛先情報である。[完了時間]にはタスクの完了時間が保存される。またタスク情報DB11に保存される情報は、全てのクライアント3から適時参照することができる。

0031

図3に示す回答保存DB14は、[回答ID]、[タスクID]、[作成者]、[タスク名]、[帳票名]、[自動処理有無]、[適用]を含むデータテーブルである。[回答ID]には蓄積された回答を識別するインデックス番号(記号)が保存される。 [タスクID]にはタスクの識別番号が保存される。また[作成者]には回答を作成した作業者の作業者IDが保存される。[タスク名]にはタスクの名前が、[帳票名]には帳票の名前が保存される。

0032

回答保存DB14は、タスクが処理されるごとに随時更新されるが、後述する回答流用機能で一定期間再利用されなかった回答は随時削除されていく。ただし事前に作成した回答は削除の対象からは外される。

0033

図4に示す宛先情報DB13は組織構成表である。組織ごとに[組織ID]が与えられ、各作業者には[作業者ID]と[電子メールアドレス]が与えられる。また各作業者には1名以上の代行者が設定され、その代行者を示す作業者の作業者IDが[代行者ID]として与えられる。

0034

図5に示す平均リードタイムDB15は、[作業者ID]、[平均リードタイム]、[帳票名]、[タスク名]を含むデータテーブルである。[平均リードタイム]には、各作業者がタスクの受信から回答を入力するまでに要する作業時間の平均値が保存され、作業者ごとに帳票名単位で計算される。[帳票名]には帳票名が保存され、[作業者ID]には各作業者の作業者IDが保存され、[タスク名]にはタスクの名前が保存される。

0035

またサーバ側通信部7は、各クライアント3のクライアント側通信部16と、ネットワーク4を介して、各種情報通信を行う機能を有する。またワークフロー機能部5からの指示で、電子メールを送信する機能を有する。また宛先情報DB13に対して電子メールアドレスを検索する権限を有し、宛先情報DB13からデータベース部6を介して情報を得て、前述の電子メールを送信する。ワークフロー機能部5が送信を要求する電子メールは3種類あり、タスクが到着(差し戻しを含む)したことを知らせる電子メール、代行者として設定されたことをしらせる電子メール、後述する自動処理機能で、予め設定した回答が自動的に処理されたことを知らせる電子メールの3つである。

0036

また滞留監視部8は、平均リードタイムDB15に保存される平均リードタイムを算出する機能を有する。また、常時作業者ごとに平均リードタイムDB15に保存される平均リードタイムと、各作業者に到着しているタスク数と種類を基にタスクの流れを監視し、タスクが滞留していると判断した場合は、ワークフロー機能部5にタスクの作業順序の変更を指示する機能(滞留監視機能)を有する。さらにワークフロー機能部5の指示により、平均リードタイムDB15に保存される平均リードタイムと、各作業者に到着しているタスクを基に、次工程の作業者にタスクが到着する予定時間を計算する機能(到着予定時間計算機能)を有する。

0037

滞留監視部8はデータベース部6の平均リードタイムDB15に対して情報を操作する権限を有し、平均リードタイムDB15に各種情報をデータベース部6へ転送し、保存または更新するよう指示する機能を有する。

0038

滞留監視部8は、ある一定期間(例えば週単位や月単位等)を定めて、作業者ごとに同じ帳票のタスク単位リードタイムの合計を計算し、その結果を一定期間中に発生したタスク数で割って、平均リードタイムを得る。その計算結果はデータベース部6へ転送され、データベース部6は平均リードタイムDB15に、帳票名ごとに算出される各作業者の平均リードタイムを保存する。平均リードタイムは定期的に更新されるので、滞留監視機能に対して、作業者の“慣れ”による作業時間の短縮や、季節的作業負荷の変動を反映することができる。

0039

クライアント3は、ディスプレーキーボード等の入出力装置を備えた情報端末であり、クライアント側通信部16と回答入力部17とタスク回答表示部18を有する。

0040

クライアント側通信部16は、ネットワーク4を介して、サーバ2から送られてきた電子メールを受信し、タスク情報や回答情報等の各種情報の送受信を行う機能を有する。また作業者が入力した回答情報や検索指示等を回答入力部17から受信する機能を有し、タスク回答表示部18へ各種情報を送信する機能を有する。

0041

回答入力部17は、作業者が入力した各種情報や検索指示をクライアント側通信部16へ転送し、サーバ2へ送信するようクライアント側通信部16に指示する機能を有する。また作業者に到着しているタスクから、選択された複数のタスクに対して、連続して回答を与える機能(以下、連続処理機能)を有し、選択された複数のタスクに対して、一括して1つの回答を与える機能(以下、一括処理機能)を有する。

0042

タスク回答表示部18は、クライアント側通信部16が受信したタスクや回答等を表示する機能を有する。また作業者が入力する条件を基に、クライアント3が受信した情報の中から、複数のタスクや回答をソートする機能、適合するタスクを抽出する機能、連続処理機能においては連続してタスクを表示する機能を有する。

0043

連続処理機能とは、タスク回答表示部18によって表示されたタスク一覧から、タスク名と帳票名でタスクをソート、抽出するグループ化を行い、グループ化された複数のタスクを処理する間は、一覧表示に戻らずに連続して回答入力処理を行うという機能である。回答入力部17は、グループ化されたタスクに対して連続処理機能が指定されると、タスク情報DB11から一括してタスクを受信し、作業者が回答を入力するたびに受信したタスクの表示を連続して行う。作業者は回答を入力するたびに一覧表示からタスクを選択する手間を省くことができ、効率的に作業を行うことができる。

0044

また一括処理機能とは、タスク回答表示部18によって表示されたタスク一覧から、タスク名と帳票名でタスクをソート、抽出するグループ化を行い、グループ化された複数のタスクに対して、1つの回答をもって回答入力処理を行うという機能である。回答入力部17は、グループ化されたタスクに対して一括処理機能が指定されると、タスク情報DB11から一括してタスクを受信し、作業者が入力した1つの回答を自動的に受信した全てのタスクに指定し、サーバ2へ送信し処理を終了する。作業者はタスクごとに回答を入力する手間を省くことができ、効率的に作業を行うことができる。

0045

次に本願発明である滞留防止機能付きワークフローシステム1の一連の基本動作を、図1図4に基づいて説明する。このシステムは[共有文書制御型]である。

0046

図2のタスクID[TA0001]〜[TA0003]のワークフローは物品購入の申請に関する一連の作業を定義したものである。このワークフローは3つのクライアント3(作業者)で構成されている。ワークフローの業務手続はクライアント31(作業者41、作業者ID[S00199])→クライアント32(作業者42、作業者ID[S00185])→クライアント34(作業者44、作業者ID[S00224])となっている。

0047

まず作業者41が物品購入を申請(タスクID[TA0001])する。ワークフローのプロセス定義に従って入力されたタスク情報は、クライアント31の回答入力部17によってクライアント側通信部16を介してサーバ2へ送信される。サーバ側通信部7を介してクライアント31からのタスク情報を受信したワークフロー機能部5は、タスク情報をデータベース部6に転送し、タスク情報DB11に保存するよう指示を出す。

0048

データベース部6は、ワークフロー機能部5の指示に従い、タスク情報をタスク情報DB11に保存する。保存が完了した時点で、各作業者はタスク情報DB11の情報を参照することができるようになる。

0049

次にワークフロー機能部5は、作業者42にタスクの到着を通知する電子メールを送信するように、サーバ側通信部7に指示を出す。サーバ側通信部7はデータベース部6を介して宛先情報DB13を参照することによって電子メールアドレスを得て、作業者42の電子メールアドレス(クライアント32)にタスクの到着を知らせる電子メールを送信する。

0050

次に、クライアント32のクライアント側通信部16は電子メールを受信し、タスク回答表示部18に送信し、タスク回答表示部18によって電子メールは表示される。電子メールによってタスクの到着を確認した時点で、作業者42が回答入力部17にタスクを表示させるよう入力すると、クライアント32の回答入力部17は、タスク情報DB11から作業者42に該当するタスクの情報を送信するようクライアント側通信部16を介してサーバ2に指示を出す。なお該当するタスクには、到着したタスクと未到着のタスクを含むこともできる。

0051

サーバ側通信部7を介してクライアント32からの指示を受信したワークフロー機能部5は、タスク検索部9に作業者42に該当するタスクを検索するように指示を出す。タスク検索部9はデータベース部6を介してタスク情報DB11から作業者42に該当するタスクを抽出し、ワークフロー機能部5へ送信する。ワークフロー機能部5はタスク検索部9から受信したタスク情報を、サーバ側通信部7を介してクライアント32へ送信する。

0052

クライアント32のクライアント側通信部16はタスクを受信し、タスク回答表示部18へ送信する。タスク回答表示部18は、クライアント側通信部16を介して受信したタスク情報を表示する。

0053

次に作業者42が特定のタスクを選択することで、クライアント32は上記と同様の手順で選択されたタスクの詳細な情報をタスク情報DB11から受信し、表示する。

0054

作業者42は表示されたタスク(タスクID[TA0002])に対する回答を入力すると、入力された回答はクライアント32の回答入力部17によってクライアント側通信部16へ送信され、クライアント側通信部16からサーバ2のワークフロー機能部5へ送信される。クライアント32からサーバ側通信部7を介して回答を受信したワークフロー機能部5は、データベース部6に回答を送信し、回答の情報を回答保存DB14に保存する。

0055

作業者42が回答を送信することによって、タスクは作業者44に送られる。なお以降は上記と同様の動作を繰り返すので省略する。

0056

次に回答IDを利用した回答入力方法(回答流用機能および自動処理機能)について、図1図4に基づいて説明する。

0057

通常、作業者が入力した回答は[回答ID]、[タスクID]、[自動処理有無]、[適用]を付加され、回答保存DB14に保存、蓄積される。また作業者が事前(タスク到着前)にタスク情報を確認し、予め回答を作成した場合は、その回答を回答保存DB14に保存しておくことができる。図3の回答ID[K0002]、 [K0004]は、事前に作成された回答を示す。事前に作成された回答は、タスクIDが同一の場合には、いずれか一つのみが[適用]に[○]が付与される。

0058

回答流用機能とは、回答保存DB14に保存されている回答を、他のタスクの回答に流用し、作業者の回答入力を支援する機能である。回答保存DB14の回答情報は随時更新されるが、回答流用機能によって頻繁に利用される回答は削除されず、回答保存DB14に残されていく。利用頻度の高い回答を残していくため、ワークフロー特有定型作業を行う上で、効率的に作業者の回答入力を支援することができる。

0059

作業者は、回答を入力する際に回答保存DB14から[タスクID]で検索することによって事前に作成した回答を呼び出したり、過去に入力した回答を[作成者]で検索することによって、その作業者自身に該当する回答を呼び出したりすることができる。さらに[帳票名]および[タスク名]で検索することによって、同じような処理内容の回答を呼び出すことができる。この検索処理によって抽出された回答群から、適切なものを選択し、タスクの回答として処理する。

0060

回答流用機能の一連の動作を図1図2および図3に基づいて、タスクID[TC0001]〜[TC0003]のワークフローについて説明する。

0061

タスク([TC0003])の到着を確認した作業者44は、まずタスク情報をサーバ2からクライアント34に取り込む。次に、作業者44は過去において入力した回答、または事前に作成した回答を検索するよう回答入力部17に入力する。回答入力部17はクライアント側通信部16を介してサーバ2へ回答保存DB14の検索を指示する。

0062

サーバ側通信部7を介して検索指示を受信したワークフロー機能部5は、回答検索部10に作業者43に該当する回答を、回答保存DB14から検索するよう指示を出す。回答検索部10はデータベース部6に回答保存DB14を検索するよう指示を出す。データベース部6によって抽出された検索結果は、回答検索部10を介してワークフロー機能部5に送信され、ワークフロー機能部5はサーバ側通信部7を介してクライアント34に送信する。

0063

検索結果を受信したクライアント側通信部16は、タスク回答表示部18へ検索結果を送信し、タスク回答表示部18は作業者が指定するキーワード、例えば[帳票名]で検索結果をソートし表示する。図5の場合、作業者44が予め用意した2つの回答[K0003],[K0004]が表示されるので、その中で[承認]を指す回答[K0003]を作業者44が選択すると、回答入力部17は選択された回答を流用して、クライアント側通信部16を介してサーバ2へ送信する。

0064

サーバ側通信部7を介してクライアント34から回答を受信したワークフロー機能部5は、新たにタスクID[TC0003]の回答として回答IDが付与され、[適用]には[○]が付与される。そして次のタスクへと処理を進める。

0065

以上のように回答にインデックス番号(記号)を付加し、回答保存DB14に保存しておくことで、回答を入力する際に流用することができる。そのため作業者の入力作業負荷を低減することができ、業務を円滑に行うことができる。また一括処理機能や連続処理機能を使用する際には、一度受信した回答一覧の表示を継続することによって、さらに大きな効果を得ることができる。

0066

次に自動処理機能について、図1図2および図3の、タスクID[TA0002]のタスクに基づいて説明する。

0067

自動処理機能とは、タスクが到着する前に、作業者がタスク情報DB11と回答保存DB14のタスク情報を確認した上で、事前にそのタスクに対する回答を設定し、タスクの到着と同時にワークフロー機能部5がタスクに対して自動的に回答を処理する機能である。タスクの自動処理が行われると、その自動処理を設定した作業者に[自動処理完了]の通知が電子メールで送信される。

0068

図3の回答保存DB14が示すとおり、作業者ID[S00185]、すなわち作業者42が事前に用意した回答を指している。作業者41の入力が終了し、タスクが作業者42に到着した時点で、自動的に回答ID[K0002]の示す[経理受付]が回答として付加される。

0069

またサーバ側通信部7にクライアント34(作業者44)へ[自動処理完了]の通知を電子メールで送信するよう指示を出し、サーバ側通信部7は宛先情報DBに保存されている作業者46の電子メールアドレスを参照して、電子メールを送信する。

0070

作業者は適時タスク情報とタスク内容を把握することができるので、事前に回答を用意できる状況が発生する。そのような場合、予め作成した回答、または回答保存DB14に保存されている回答を自動処理機能で利用することで、作業者はタスクの到着を待つことなく処理を完了することができ、自動的に次作業者へタスクを伝達することができる。そのため無用なタスクの滞留を防ぐことができ、業務を円滑に行うことができる。

0071

次に滞留監視機能ついて、図5の平均リードタイムDB15に基づいて説明する。

0072

滞留監視機能とは、ワークフローの流れを監視し、タスクの滞留が発生しているか否か判定する機能である。

0073

滞留監視部8は、作業者に到着しているタスク数と、平均リードタイムDB15に保存されている作業者ごとの平均リードタイムを基に、作業者ごとに帳票名単位でタスク数と平均リードタイムとの積を計算する。その計算結果の積算値がある判定基準値(しきい値)を超えると「タスクの滞留が発生している」と判定する。

0074

滞留監視部8が「タスクの滞留が発生している」と判定した場合は、その作業者に設定されている1名以上の代行者の中から、一番作業負荷の少ない代行者を選択し、ワークフロー機能部5に指示を出す。代行者を決定する際には、設定されている代行者ごとに帳票名単位でタスク数と平均リードタイムの積を計算し、その計算結果の積算値の一番小さいものが代行者として設定される。

0075

滞留監視部8から代行者設定の指示を受信したワークフロー機能部5は、滞留の発生している作業者に代わって滞留監視部8から指定された代行者にタスクを振り分ける。ワークフロー機能部5はタスク情報DB11の[宛先]の内容を変更するようデータベース部6に指示を出す。このようにしてワークフローの構成は自動的に変更され、タスクは代行者に移行される。

0076

また同時にワークフロー機能部5は、代行者に設定された作業者と本来の作業者に対して、代行者が設定されたことを電子メールで通知するようサーバ側通信部7に指示を出す。サーバ側通信部7は宛先情報DB13を参照して、作業者と代行者の電子メールアドレスに「タスクが代行者に移行される」旨の電子メールを送信する。

0077

図5の作業者ID[S00185]の作業者43の平均リードタイムを例に説明する。今、作業者43に帳票名[経費扱い購買依頼]のタスク[承認]が55個、[常備用度品請求申請]のタスク[承認]が40個、[駐車場使用申請]のタスク[承認]が30個、それぞれ到着しているとする。作業者43の平均リードタイムは図5の通りなので、積算値は下記の通りとなる。

0078

55個 × 10分 = 550分
40個 × 7分 = 280分
30個 × 3分 = 90分
550分 + 280分 + 90分 = 920分
仮に判定基準値(しきい値)が720分に設定されているとすると、作業者43には200分の過負荷が発生していることになるので、「タスクの滞留が発生している」と判定されることになる。そして代行者にはこの200分に相当するタスク数が分配されることになり、ワークフロー機能部5によってタスクの宛先は変更される。

0079

以上のようにタスクの流れを監視し、滞留が発生した場合には代行者の設定を自動で行うことによって、タスクの集中を緩和し、業務負荷を分散させることができる。そのため無用なタスクの滞留を防ぐことができ、業務を円滑に行うことができる。

0080

次に到着予定時間計算機能ついて、図2および図5に基づいて説明する。

0081

到着予定時間計算機能とは、特定のタスクが作業者へ到着する予定時間を計算する機能である。タスクの到着予定時間は、前述の滞留監視機能と同様に、平均リードタイムとタスク数の乗算結果の積算値によって求められる。到着予定時間は、タスクの表示を行う際に、未到着分のタスクの表示を行う場合に合わせて表示される。

0082

今、作業者44にタスクID[TD0002]のタスクが到着し、作業者44は、このタスクが10番目に処理すると仮定する。次工程の作業者45にタスクID[TD0003]のタスクが到着するのは、1番目〜10番目のタスク全ての処理に要する時間となり、タスクの種類ごとにタスク数と平均作業時間を乗算した結果の積算値である。

0083

ワークフロー機能部5は、クライアント3がタスク情報の表示を行う度に、滞留監視部8に到着予定時間を計算するよう指示を出す。次に、滞留監視部8はタスクの種類ごとにタスク数と平均作業時間との乗算し、その乗算結果を積算し、積算結果を到着予定時間としてワークフロー機能部5に送信する。積算結果を受信したワークフロー機能部5は、データベース部6からのタスク情報と、滞留監視部8からの到着予定時間を合わせて、サーバ側通信部7を介して、クライアント3へ送信する。

0084

以上のように到着予定時間を計算することによって、作業者がタスクの進捗状況を知ることができるので、作業計画を立てることが容易になる。そのため無用なタスクの滞留を防ぐことができ、業務を円滑に行うことができる。

0085

以上、図1図5に基づいて実施形態を説明したが、本願発明はこれに限定されるものではない。

0086

作業者が入力した回答を保存する回答保存DB14と、回答保存DB14を検索する回答検索部10は必ずしもサーバ2が有する必要はなく、クライアント3が有することも考えられる。

0087

クライアント3が回答保存DB14と回答検索部10を有した場合、回答流用機能を実現する上で何ら支障をきたすものではない。作業者がクライアント3に保存される回答を検索し、操作する機能を有することで、上記実施形態と同様の効果を実現することができる。また自動処理機能の場合では、事前に作成した回答をクライアント3側に保存し、サーバ2側では一時的に記憶装置上に保存することで、上記実施形態と同様の効果を実現することができる。また事前に作成した回答のみを保存するデータベースをサーバ2が有し、そのデータベースのみを検索する検索部をサーバ2側に設けても、同様の効果が得られる。

0088

また滞留監視機能において、上記実施形態では一番作業負荷の少ない作業者を代行者として設定するとしたが、複数設定する場合も考えられる。過負荷分の作業を、作業者に設定されている複数の代行者に均等に割り振る場合や、各代行者の作業負荷の状態に応じて、タスクを割り振る割合を変える等、様々な方法が上げられる。

発明の効果

0089

以上説明したように、本願発明の滞留防止機能付きワークフローシステムは、タスクの滞留を防止し、作業者の作業効率の向上を図るために様々な機能を持つ。

0090

サーバがタスク情報をクライアントへ適時開示する機能を有することで、作業者は事前にタスク情報を得ることができる。そのため作業者は、予め回答を設定することが可能になるので、自動処理機能を実現することができる。この自動処理機能によって作業者は入力作業の負荷を低減することができ、業務を円滑に行うことができ、業務の効率化を図ることができる。また回答流用機能によって、作業者は効率的に回答入力を行うことができ、業務の効率化を図ることができる。

0091

また滞留監視機能によってタスクの流れを監視し、自動的に代行者を設定しタスクを振り分けることによって、業務の効率化を図ることができ、業務の中断や停滞を防止することができる。

0092

また到着予定時間計算機能と合わせて、タスク情報やタスク内容を作業者に開示することで、作業者はタスクの集中や滞留を知ることができ、業務計画を立て易くなる。そのため業務の効率化を図ることができ、業務の中断や停滞を防止することができる。

図面の簡単な説明

0093

図1本願発明の滞留防止機能付きワークフローシステムの構成図である。
図2タスク情報データベースのデータテーブルである。
図3回答保存データベースのデータテーブルである。
図4宛先情報データベースのデータテーブルである。
図5平均リードタイムデータベースのデータテーブルである。
図6従来型のワークフローシステムの構成図である。

--

0094

1滞留防止機能付きワークフローシステム
2サーバ
3クライアント
4ネットワーク
5データベース部
6ワークフロー機能部
7 サーバ側通信部
8滞留監視部
9タスク検索部
10回答検索部
11タスク情報データベース
13宛先情報データベース
14 回答保存データベース
15平均リードタイムデータベース
16 クライアント側通信部
17回答入力部
18 タスク回答表示部
31〜36 クライアント
41〜46作業者
101 従来のワークフローシステム
102 サーバ
103 クライアント
104 ネットワーク
131〜134 クライアント
141〜144 作業者

ページトップへ

この技術を出願した法人

この技術を発明した人物

ページトップへ

関連する挑戦したい社会課題

関連する公募課題

ページトップへ

技術視点だけで見ていませんか?

この技術の活用可能性がある分野

分野別動向を把握したい方- 事業化視点で見る -

(分野番号表示ON)※整理標準化データをもとに当社作成

ページトップへ

おススメ サービス

おススメ astavisionコンテンツ

新着 最近 公開された関連が強い技術

この 技術と関連性が強い人物

関連性が強い人物一覧

この 技術と関連する社会課題

関連する挑戦したい社会課題一覧

この 技術と関連する公募課題

関連する公募課題一覧

astavision 新着記事

サイト情報について

本サービスは、国が公開している情報(公開特許公報、特許整理標準化データ等)を元に構成されています。出典元のデータには一部間違いやノイズがあり、情報の正確さについては保証致しかねます。また一時的に、各データの収録範囲や更新周期によって、一部の情報が正しく表示されないことがございます。当サイトの情報を元にした諸問題、不利益等について当方は何ら責任を負いかねることを予めご承知おきのほど宜しくお願い申し上げます。

主たる情報の出典

特許情報…特許整理標準化データ(XML編)、公開特許公報、特許公報、審決公報、Patent Map Guidance System データ