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技術 社内事務申請方法及びシステム並びに社内事務申請用プログラム

出願人 日本電気株式会社
発明者 谷口邦和
出願日 2001年7月18日 (19年5ヶ月経過) 出願番号 2001-217930
公開日 2003年1月31日 (17年11ヶ月経過) 公開番号 2003-032431
状態 特許登録済
技術分野 特定用途計算機 伝票、表計算処理 ファクシミリ一般
主要キーワード 書類イメージ 否認情報 申請項目 紙資料 申請サーバ 申請事項 紙書類 送信票
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図面 (16)

課題

紙ベースでの書類確認を不要にして、申請の事務手続及び事務処理の効率化を可能にする。

解決手段

事務申請を希望する社員申請事項を証明するための確証書類を最寄りFAX端末60から確証書類イメージ情報として確証資料受付サーバ50に送信して格納する。ユーザ端末10を用いて、届出を行いたい事務申請情報を入力し、この申請情報に確証資料受付サーバ50から読み込んだ確証書類イメージ情報をリンクして申請サーバ30に送信する。また、上位上司のユーザ端末20においては、申請サーバ30上に申請データがあることを確認し、この申請データに対し確証書類イメージ情報を参照して承認を与える。管理部門業務端末40では、申請サーバ30上に上位上司の承認済み申請データがあることを確認したならば、確証書類イメージ情報を参照して申請データに承認を与える。

概要

背景

近年の社内事務システムにおいては、各社員個人パソコンから個人情報オンライン申請を行うことができるようになっている。以下、従来の社内事務申請システムについて、図15を参照して説明する。図15において、社内事務申請システムは、ユーザ端末410及び420と、管理部門に置かれた申請サーバ430、業務端末440及び業務サーバ450と、これらを相互に接続する社内LAN500とから構成されている。

社内事務申請に際しては、例えば社員がユーザ端末410を使用して、社内LAN500を通して申請サーバ430にアクセスし、申請情報をユーザ端末410から入力して申請サーバ430へ送信する。また、申請事項を証明する確証資料としては、別途の紙からなる書類が上位上司に手渡される。上位上司は、自身のユーザ端末420を使用して、申請サーバ430にアクセスし、申請データを参照する。ここで、上位上司は別途に手渡れた紙書類の確証資料を参照して、申請データに対する承認を行うと、ユーザ端末420から申請サーバ430に対して、申請承認情報が送信される。そして、上位上司は、確証資料としての紙書類を別途に管理部門に手渡す。管理部門の申請サーバ430は、管理部門の業務端末440に、管理部門の判定依頼情報が送信する。業務端末440では、申請サーバ430にアクセスして申請データを参照し、別途に手渡された紙書類をもとに承認を行い、申請サーバ430に対して申請承認情報を送信し、更新データを作成して、業務サーバ450に送信する。業務サーバ450で更新データを受け取ると、現在のデータを更新する。

概要

紙ベースでの書類確認を不要にして、申請の事務手続及び事務処理の効率化を可能にする。

事務申請を希望する社員が申請事項を証明するための確証書類を最寄りFAX端末60から確証書類イメージ情報として確証資料受付サーバ50に送信して格納する。ユーザ端末10を用いて、届出を行いたい事務申請情報を入力し、この申請情報に確証資料受付サーバ50から読み込んだ確証書類イメージ情報をリンクして申請サーバ30に送信する。また、上位上司のユーザ端末20においては、申請サーバ30上に申請データがあることを確認し、この申請データに対し確証書類イメージ情報を参照して承認を与える。管理部門の業務端末40では、申請サーバ30上に上位上司の承認済み申請データがあることを確認したならば、確証書類イメージ情報を参照して申請データに承認を与える。

目的

本発明の目的は、紙ベースでの書類確認を不要にして、申請の事務手続及び事務処理の効率化を可能にした社内事務申請方法及びシステム並びに社内事務申請用プログラムを提供することにある。

効果

実績

技術文献被引用数
0件
牽制数
1件

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請求項1

ユーザ端末からネットワークを介して申請サーバアクセスすることで社内事務申請を行い、上位者及び管理部門のそれぞれの端末からネットワークを介し前記申請サーバにアクセスすることで前記社内事務申請に対する承認を行う方法であって、社内事務申請の申請事項を証明する書類イメージデータに生成するとともに該イメージデータを確証書類イメージデータとして受け付ける確証資料受付ステップと、前記ユーザ端末から前記申請サーバにログインして届出を行いたい申請情報を入力し、該申請情報の入力に伴い前記確証書類イメージデータを取り込んで前記申請情報にリンク申請データとして前記申請サーバに送信し登録する社内事務申請ステップと、前記上位者及び管理部門のそれぞれの端末から前記申請サーバへアクセスすることにより前記申請サーバから前記申請データを取り込み、該申請データにリンクされた前記確証書類イメージデータを参照して申請情報に対する承認・否認を行い、これに対応する申請判定情報を前記申請サーバに送信する認証ステップと、を備えることを特徴とする社内事務申請方法。

請求項2

前記確証書類イメージデータはFAX端末により生成され、前記FAX端末からネットワークを介して送信されてくる確証書類イメージデータを確証資料受付サーバで受け付けて格納することを特徴とする請求項1記載の社内事務申請方法。

請求項3

前記確証書類イメージデータはFAX端末により生成され、前記FAX端末からネットワークを介して送信されてくる確証書類イメージデータを前記申請サーバで受け付けて格納することを特徴とする請求項1記載の社内事務申請方法。

請求項4

前記確証資料受付サーバまたは前記申請サーバは、前記FAX端末から送信されたFAX送信票および確証資料をイメージデータとして受信し、FAX送信票と確証資料イメージデータとに切り分け、FAX送信票に記載された日付、社員番号、氏名の文字を認識して確証資料イメージデータを社員別に格納し保管することを特徴とする請求項2または3記載の社内事務申請方法。

請求項5

前記ユーザ端末と前記申請サーバのログインに際し、前記ユーザ端末から前記申請サーバへのアクセスにより前記申請サーバから前記ユーザ端末へログイン画面情報を送信して該ユーザ端末にログイン画面を表示し、このログイン画面を参照して入力された申請社員の社員番号及びパスワード等の識別情報を前記申請サーバに送信し、該申請サーバで正規の申請社員であると識別された時は前記申請サーバから前記ユーザ端末へ申請メニュー情報を送信して該ユーザ端末に申請メニュー画面を表示し、この申請メニュー画面から申請項目を選択して該申請項目情報を前記申請サーバに送信することにより該申請項目情報に応じた入力フォームを前記申請サーバから前記ユーザ端末に送信して表示し、この入力フォームに従い必要な申請情報を入力するように構成されていることを特徴とする請求項1乃至3の何れか1項記載の社内事務申請方法。

請求項6

前記申請サーバは、前記ユーザ端末から受け取った申請データの内容に不備がないかどうかを検査し、不備がなければ該申請データを格納するとともに申請受付情報を前記ユーザ端末に送出し、かつ判定依頼情報を前記上位者の端末に送出することを特徴とする請求項1または4記載の社内事務申請方法。

請求項7

前記申請サーバは、前記上位者の端末が送出した申請判定情報を受け取り、承認の場合は申請承認情報を管理部門の端末に送出し、否認の場合は申請否認情報を前記ユーザ端末に送出することを特徴とする請求項1または4記載の社内事務申請方法。

請求項8

社員情報更新する業務サーバを備え、前記申請サーバは、前記管理部門の端末が送出した申請判定情報を受け取り、承認の場合は申請データをもとに更新データを生成して前記業務サーバに更新データを送出し、否認の場合は申請否認情報を前記ユーザ端末に送出することを特徴とする請求項1または4記載の社内事務申請方法。

請求項9

ユーザ端末からネットワークを介して申請サーバにアクセスすることで社内事務申請を行い、上位者及び管理部門のそれぞれの端末からネットワークを介し前記申請サーバにアクセスすることで前記社内事務申請に対する承認を行う社内事務申請システムであって、社内事務申請の申請事項を証明する書類をイメージデータに生成するとともに該イメージデータを確証書類イメージデータとして受け付ける確証資料受付手段と、前記ユーザ端末から前記申請サーバにログインして届出を行いたい申請情報を入力し、該申請情報の入力に伴い前記確証書類イメージデータを取り込んで前記申請情報にリンクし申請データとして前記申請サーバに送信し登録する社内事務申請手段と、前記上位者及び管理部門のそれぞれの端末から前記申請サーバへアクセスすることにより前記申請サーバから前記申請データを取り込み、該申請データにリンクされた前記確証書類イメージデータを参照して申請情報に対する承認・否認を行い、これに対応する申請判定情報を前記申請サーバに送信する認証手段と、を備えることを特徴とする社内事務申請システム。

請求項10

前記確証資料受付手段は、前記申請事項を証明する書類を確証書類イメージデータに生成して送信するFAX端末と、前記FAX端末からネットワークを介して送信されてくる確証書類イメージデータを受け付けて格納する確証資料受付サーバとから構成されていることを特徴とする請求項9記載の社内事務申請システム。

請求項11

前記確証資料受付手段は、前記申請事項を証明する書類を確証書類イメージデータに生成して送信するFAX端末と、前記FAX端末からネットワークを介して送信されてくる確証書類イメージデータを受け付けて格納する前記申請サーバとから構成されていることを特徴とする請求項9記載の社内事務申請システム。

請求項12

前記確証資料受付サーバまたは前記申請サーバは、前記FAX端末から送信されたFAX送信票および確証資料をイメージデータとして受信し、FAX送信票と確証資料イメージデータとに切り分け、FAX送信票に記載された日付、社員番号、氏名の文字を認識して確証資料イメージデータを社員別に格納し保管することを特徴とする請求項10または11記載の社内事務申請システム。

請求項13

前記ユーザ端末と前記申請サーバのログインに際し、前記ユーザ端末から前記申請サーバへのアクセスにより前記申請サーバから前記ユーザ端末へログイン画面情報を送信して該ユーザ端末にログイン画面を表示し、このログイン画面を参照して入力された申請社員の社員番号及びパスワード等の識別情報を前記申請サーバに送信し、該申請サーバで正規の申請社員であると識別された時は前記申請サーバから前記ユーザ端末へ申請メニュー情報を送信して該ユーザ端末に申請メニュー画面を表示し、この申請メニュー画面から申請項目を選択して該申請項目情報を前記申請サーバに送信することにより該申請項目情報に応じた入力フォームを前記申請サーバから前記ユーザ端末に送信して表示し、この入力フォームに従い必要な申請情報を入力するように構成されていることを特徴とする請求項9乃至12の何れか1項記載の社内事務申請システム。

請求項14

前記申請サーバは、前記ユーザ端末から受け取った申請データの内容に不備がないかどうかを検査し、不備がなければ該申請データを格納するとともに申請受付情報を前記ユーザ端末に送出し、かつ判定依頼情報を前記上位者の端末に送出することを特徴とする請求項9または13記載の社内事務申請システム。

請求項15

前記申請サーバは、前記上位者の端末が送出した申請判定情報を受け取り、承認の場合は申請承認情報を管理部門の端末に送出し、否認の場合は申請否認情報を前記ユーザ端末に送出することを特徴とする請求項9または13記載の社内事務申請システム。

請求項16

社員情報を更新する業務サーバを備え、前記申請サーバは、前記管理部門の端末が送出した申請判定情報を受け取り、承認の場合は申請データをもとに更新データを生成して前記業務サーバに更新データを送出し、否認の場合は申請否認情報を前記ユーザ端末に送出することを特徴とする請求項9または13記載の社内事務申請システム。

請求項17

ユーザ端末からネットワークを介して申請サーバにアクセスすることで社内事務申請を行い、上位者及び管理部門のそれぞれの端末からネットワークを介し前記申請サーバにアクセスすることで前記社内事務申請に対する承認を行う社内事務申請用プログラムであって、社内事務申請の申請事項を証明する書類をイメージデータに生成するとともに該イメージデータを確証書類イメージデータとして受け付ける確証資料受付処理と、前記ユーザ端末から前記申請サーバにログインして届出を行いたい申請情報を入力し、該申請情報の入力に伴い前記確証書類イメージデータを取り込んで前記申請情報にリンクし申請データとして前記申請サーバに送信し登録する社内事務申請処理と、前記上位者及び管理部門のそれぞれの端末から前記申請サーバへアクセスすることにより前記申請サーバから前記申請データを取り込み、該申請データにリンクされた前記確証書類イメージデータを参照して申請情報に対する承認・否認を行い、これに対応する申請判定情報を前記申請サーバに送信する認証処理と、をコンピュータに実行させるための社内事務申請用プログラム。

請求項18

前記確証書類イメージデータはFAX端末により生成され、前記FAX端末からネットワークを介して送信されてくる確証書類イメージデータを確証資料受付サーバで受け付けて格納することを特徴とする請求項17記載の社内事務申請用プログラム。

請求項19

前記確証書類イメージデータはFAX端末により生成され、前記FAX端末からネットワークを介して送信されてくる確証書類イメージデータを前記申請サーバで受け付けて格納することを特徴とする請求項17記載の社内事務申請用プログラム。

請求項20

前記確証資料受付サーバまたは前記申請サーバは、前記FAX端末から送信されたFAX送信票および確証資料をイメージデータとして受信し、FAX送信票と確証資料イメージデータとに切り分け、FAX送信票に記載された日付、社員番号、氏名の文字を認識して確証資料イメージデータを社員別に格納し保管することを特徴とする請求項18または19記載の社内事務申請用プログラム。

請求項21

前記ユーザ端末と前記申請サーバのログインに際し、前記ユーザ端末から前記申請サーバへのアクセスにより前記申請サーバから前記ユーザ端末へログイン画面情報を送信して該ユーザ端末にログイン画面を表示し、このログイン画面を参照して入力された申請社員の社員番号及びパスワード等の識別情報を前記申請サーバに送信し、該申請サーバで正規の申請社員であると識別された時は前記申請サーバから前記ユーザ端末へ申請メニュー情報を送信して該ユーザ端末に申請メニュー画面を表示し、この申請メニュー画面から申請項目を選択して該申請項目情報を前記申請サーバに送信することにより該申請項目情報に応じた入力フォームを前記申請サーバから前記ユーザ端末に送信して表示し、この入力フォームに従い必要な申請情報を入力するように構成されていることを特徴とする請求項17乃至20の何れか1項記載の社内事務申請用プログラム。

請求項22

前記申請サーバは、前記ユーザ端末から受け取った申請データの内容に不備がないかどうかを検査し、不備がなければ該申請データを格納するとともに申請受付情報を前記ユーザ端末に送出し、かつ判定依頼情報を前記上位者の端末に送出することを特徴とする請求項17または21記載の社内事務申請用プログラム。

請求項23

前記申請サーバは、前記上位者の端末が送出した申請判定情報を受け取り、承認の場合は申請承認情報を管理部門の端末に送出し、否認の場合は申請否認情報を前記ユーザ端末に送出することを特徴とする請求項17または21記載の社内事務申請用プログラム。

請求項24

社員情報を更新する業務サーバを備え、前記申請サーバは、前記管理部門の端末が送出した申請判定情報を受け取り、承認の場合は申請データをもとに更新データを生成して前記業務サーバに更新データを送出し、否認の場合は申請否認情報を前記ユーザ端末に送出することを特徴とする請求項17または21記載の社内事務申請用プログラム。

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0001

本発明は、社員ユーザ端末からネットワークを介し申請サーバアクセスして社内事務申請を行い、上位者及び管理部門のそれぞれの端末からネットワークを介し申請サーバにアクセスして社内事務申請に対するの承認を行うようにした社内事務申請方法及びシステム並びに社内事務申請用プログラムに関するものである。

背景技術

0002

近年の社内事務システムにおいては、各社員が個人パソコンから個人情報オンライン申請を行うことができるようになっている。以下、従来の社内事務申請システムについて、図15を参照して説明する。図15において、社内事務申請システムは、ユーザ端末410及び420と、管理部門に置かれた申請サーバ430、業務端末440及び業務サーバ450と、これらを相互に接続する社内LAN500とから構成されている。

0003

社内事務申請に際しては、例えば社員がユーザ端末410を使用して、社内LAN500を通して申請サーバ430にアクセスし、申請情報をユーザ端末410から入力して申請サーバ430へ送信する。また、申請事項を証明する確証資料としては、別途の紙からなる書類が上位上司に手渡される。上位上司は、自身のユーザ端末420を使用して、申請サーバ430にアクセスし、申請データを参照する。ここで、上位上司は別途に手渡れた紙書類の確証資料を参照して、申請データに対する承認を行うと、ユーザ端末420から申請サーバ430に対して、申請承認情報が送信される。そして、上位上司は、確証資料としての紙書類を別途に管理部門に手渡す。管理部門の申請サーバ430は、管理部門の業務端末440に、管理部門の判定依頼情報が送信する。業務端末440では、申請サーバ430にアクセスして申請データを参照し、別途に手渡された紙書類をもとに承認を行い、申請サーバ430に対して申請承認情報を送信し、更新データを作成して、業務サーバ450に送信する。業務サーバ450で更新データを受け取ると、現在のデータを更新する。

発明が解決しようとする課題

0004

しかし、上記のような従来の社内事務申請システムでは、次のような問題点があった。すなわち、従来の申請情報の確証は、紙資料で手渡れた書類を確認することで行われ、しかも、申請情報に対する管理部門承認は、紙資料でまわってきた書類を確認した上で行われるため、承認までに多くの時間がかかる。その結果、古い個人情報のままでおかれる時間が長くなり、場合によっては古い情報を参照した他の処理が行われ、誤りが生じることがある。また、各社員及び上位上司はそれぞれ、上位上司、管理部門まで直接紙資料を届ける必要があるため、無駄な労力を必要とするとともに、申請の事務手続及び事務処理が非能率となっていた。

0005

本発明の目的は、紙ベースでの書類確認を不要にして、申請の事務手続及び事務処理の効率化を可能にした社内事務申請方法及びシステム並びに社内事務申請用プログラムを提供することにある。

課題を解決するための手段

0006

上記の目的を達成するために本発明は、ユーザ端末からネットワークを介して申請サーバにアクセスすることで社内事務申請を行い、上位者及び管理部門のそれぞれの端末からネットワークを介し前記申請サーバにアクセスすることで前記社内事務申請に対する承認を行う方法であって、社内事務申請の申請事項を証明する書類をイメージデータに生成するとともに該イメージデータを確証書類イメージデータとして受け付ける確証資料受付ステップと、前記ユーザ端末から前記申請サーバにログインして届出を行いたい申請情報を入力し、該申請情報の入力に伴い前記確証書類イメージデータを取り込んで前記申請情報にリンクし申請データとして前記申請サーバに送信し登録する社内事務申請ステップと、前記上位者及び管理部門のそれぞれの端末から前記申請サーバへアクセスすることにより前記申請サーバから前記申請データを取り込み、該申請データにリンクされた前記確証書類イメージデータを参照して申請情報に対する承認・否認を行い、これに対応する申請判定情報を前記申請サーバに送信する認証ステップとを備えることを特徴とする。

0007

また、本発明は、ユーザ端末からネットワークを介して申請サーバにアクセスすることで社内事務申請を行い、上位者及び管理部門のそれぞれの端末からネットワークを介し前記申請サーバにアクセスすることで前記社内事務申請に対する承認を行う社内事務申請システムであって、社内事務申請の申請事項を証明する書類をイメージデータに生成するとともに該イメージデータを確証書類イメージデータとして受け付ける確証資料受付手段と、前記ユーザ端末から前記申請サーバにログインして届出を行いたい申請情報を入力し、該申請情報の入力に伴い前記確証書類イメージデータを取り込んで前記申請情報にリンクし申請データとして前記申請サーバに送信し登録する社内事務申請手段と、前記上位者及び管理部門のそれぞれの端末から前記申請サーバへアクセスすることにより前記申請サーバから前記申請データを取り込み、該申請データにリンクされた前記確証書類イメージデータを参照して申請情報に対する承認・否認を行い、これに対応する申請判定情報を前記申請サーバに送信する認証手段とを備えることを特徴とする。

0008

また、本発明は、ユーザ端末からネットワークを介して申請サーバにアクセスすることで社内事務申請を行い、上位者及び管理部門のそれぞれの端末からネットワークを介し前記申請サーバにアクセスすることで前記社内事務申請に対する承認を行う社内事務申請用プログラムであって、社内事務申請の申請事項を証明する書類をイメージデータに生成するとともに該イメージデータを確証書類イメージデータとして受け付ける確証資料受付処理と、前記ユーザ端末から前記申請サーバにログインして届出を行いたい申請情報を入力し、該申請情報の入力に伴い前記確証書類イメージデータを取り込んで前記申請情報にリンクし申請データとして前記申請サーバに送信し登録する社内事務申請処理と、前記上位者及び管理部門のそれぞれの端末から前記申請サーバへアクセスすることにより前記申請サーバから前記申請データを取り込み、該申請データにリンクされた前記確証書類イメージデータを参照して申請情報に対する承認・否認を行い、これに対応する申請判定情報を前記申請サーバに送信する認証処理とをコンピュータに実行させることを特徴とする。

0009

本発明の社内事務申請方法では、確証資料受付ステップにおいて、社内事務申請の申請事項を証明する書類をイメージデータに生成するとともに該イメージデータを確証書類イメージデータとして受け付ける。社内事務申請ステップにおいて、ユーザ端末から申請サーバにログインして届出を行いたい申請情報を入力し、この申請情報の入力に伴い確証書類イメージデータを取り込んで申請情報にリンクし申請データとして申請サーバに送信し登録する。認証ステップにおいて、上位者及び管理部門のそれぞれの端末から申請サーバへアクセスすることにより申請サーバから申請データを取り込み、この申請データにリンクされた確証書類イメージデータを参照して申請情報に対する承認・否認を行い、これに対応する申請判定情報を申請サーバに送信する。

0010

本発明の社内事務申請システムでは、確証資料受付手段が社内事務申請の申請事項を証明する書類をイメージデータに生成するとともに該イメージデータを確証書類イメージデータとして受け付ける。社内事務申請手段が、ユーザ端末から申請サーバにログインして届出を行いたい申請情報を入力し、この申請情報の入力に伴い確証書類イメージデータを取り込んで申請情報にリンクし申請データとして申請サーバに送信し登録する。認証手段では、上位者及び管理部門のそれぞれの端末から申請サーバへアクセスすることにより申請サーバから申請データを取り込み、この申請データにリンクされた確証書類イメージデータを参照して申請情報に対する承認・否認を行い、これに対応する申請判定情報を申請サーバに送信する。

0011

また、本発明の社内事務申請用プログラムでは、確証資料受付処理において、社内事務申請の申請事項を証明する書類をイメージデータに生成するとともに該イメージデータを確証書類イメージデータとして受け付ける。社内事務申請処理において、ユーザ端末から申請サーバにログインして届出を行いたい申請情報を入力し、この申請情報の入力に伴い確証書類イメージデータを取り込んで申請情報にリンクし申請データとして申請サーバに送信し登録する。認証処理において、上位者及び管理部門のそれぞれの端末から申請サーバへアクセスすることにより申請サーバから申請データを取り込み、この申請データにリンクされた確証書類イメージデータを参照して申請情報に対する承認・否認を行い、これに対応する申請判定情報を申請サーバに送信する。

0012

したがって、本発明によれば、紙ベースでの書類確認を不要になり、申請の事務手続を効率化することができるとともに、申請内容と確証資料は常にリンクされているため、多数の申請の中の特定の申請に対し、簡単に確証資料を見つけることができ、事務処理をより効率化することができる。

発明を実施するための最良の形態

0013

以下、本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。図1は本発明にかかる社内事務申請システムの第1の実施の形態を示すブロック図、図2図5は本発明の第1の実施の形態における社内事務申請システムの申請処理手順を示すフローチャートである。以下では、これらの図面を参照しながら本発明の社内事務申請システムの一例について説明し、同時に本発明の社内事務申請方法並びに社内事務申請用プログラムの実施例についても説明する。

0014

図1において、社内事務申請システムは、ユーザ端末10,20と、申請サーバ30と、業務端末40と、確証資料受付サーバ50と、FAX端末60と、業務サーバ70と、これらユーザ端末10,20、申請サーバ30、業務端末40、確証資料受付サーバ50、業務サーバ70を相互に接続するローカルエリアネットワーク(LAN)等の通信ネットワーク100と、確証資料受付サーバ50とFAX端末60を接続する構内電話回線等の通信ネットワーク110とから構成されている。

0015

ユーザ端末10は、パーソナルコンピュータ等の情報処理装置から構成される。このユーザ端末10は、ネットワーク100を介して申請サーバ30に事務申請情報を登録するために、申請情報入力用フォーム画面に表示し、このフォームに従い入力されたデータを基に申請データとして作成する機能を備えている。この場合の事務申請情報としては、例えば住所変更時の旧住所・新住所情報結婚出産時の扶養家族情報、氏名変更時の旧氏名・新氏名情報であり、これらの確証資料としては、例えば住民票の写しなどが挙げられる。また、ユーザ端末10は、確証資料受付サーバ50に登録された確証書類イメージ情報をネットワーク100を介して取り込み、この確証書類イメージ情報を上記表示および作成された申請情報にリンクし、申請データとしてネットワーク100を介し申請サーバ30にデータ登録させる機能を有している。

0016

ユーザ端末20は、ユーザ端末10と同様にパーソナルコンピュータ等の情報処理装置から構成され、社員の上位上司が使用し、ユーザ端末10から入力された社員の申請データを申請サーバ30からネットワーク100を介して取り込み、その申請データの内容を確認の上、申請判定情報を送出する機能を備えている。

0017

申請サーバ30は、ワークステーションサーバ等の情報処理装置によって構成され、各社員の社員番号、氏名、パスワード、所属、上位上司等の社員識別情報を管理する。また、この申請サーバ30は、社員がユーザ端末10により申請を行う際に、社員を識別するためのログイン画面情報をユーザ端末10に送出し、ユーザ端末10から入力された識別情報により、社員の識別を行う。また、申請サーバ30は、社員の操作によりユーザ端末10が送出した申請データを受け取り、申請データの内容に不備がないかどうかの検査を行い、問題がなければ申請データを格納するとともに、申請受付情報をユーザ端末10に送出し、判定依頼情報をユーザ端末20に送出する。ここで、申請受付情報は、申請を受け付けたことを端末に示すための情報であり、判定依頼情報は申請された情報に対する承認・否認を行うよう依頼するための情報である。

0018

さらに、申請サーバ30は、上位上司の操作によりユーザ端末20が送出した申請判定情報を受け取り、承認の場合は判定依頼情報を業務端末40に送出し、否認の場合は申請否認情報をユーザ端末10に送出する。ここで、申請判定情報は、承認または否認かを示す情報であり、申請否認情報は、否認を行ったことを示す情報である。また、申請サーバ30は、管理部門担当者の操作により業務端末40が送出した申請判定情報を受け取り、承認の場合は申請データをもとに更新データを生成し、ネットワーク100を介して業務サーバ70に更新データを送出する。

0019

業務端末40は、パーソナルコンピュータ等の情報処理装置から構成されるもので、申請事務業務を行う管理部門の担当者が使用し、申請サーバ30から判定依頼情報を受け付けると、社員の申請データを申請サーバ30からネットワーク100を介して取り込み、その申請データの内容を確認の上、申請判定情報を送出する機能を備えている。FAX端末60は、ファクシミリ送受信装置から構成され、申請を行う社員のオフィス内に設置されているものであり、確証資料をネットワーク110を介して確証資料受付サーバに送信する。

0020

確証資料受付サーバ50は、ワークステーション・サーバ等の情報処理装置によって構成される。この確証資料受付サーバ50は、FAX端末60から送信されてきた確証資料イメージ情報自動受信するとともにFAX送信票に書かれた文字を識別して格納し、ユーザ端末10からのリクエストに応じて、ネットワーク100を介して確証資料イメージ情報を提供する機能を有する。なお、FAX送信票に書かれた文字はワープロ文字であり、決められたフォーマットに従って書かれたものである。

0021

次に、上記のように構成された本実施例の動作について図2図9を参照して詳細に説明する。なお、以下の説明では、ネットワーク100は社内LANであり、ネットワーク110は構内電話回線網とする。まず、図2において、社員は、最寄りのFAX端末60に定められた形式のFAX送信票を表紙として確証資料をセットし、社内管部門が管理する確証資料受付サーバ50への確証資料の送信を指示する。これにより、FAX端末60はこれらの資料を読み取り、その読み取り情報を構内電話回線網110を介して確証資料受付サーバ50に送信する(ステップA1)。ここで、確証資料としては、例えば、住所が変わったときの住民票の写しなどである。

0022

確証資料受付サーバ50では、送信された送信票および確証資料をイメージ情報として受信し(ステップA2)、送信票と確証資料イメージ情報とに切り分け、FAX送信票に記載された日付、社員番号、氏名の文字を認識して確証資料イメージ情報を社員別に格納し、保管する(ステップA3)。次に、社員は自分のユーザ端末10を使用して、社内LAN100を介して申請サーバ30にアクセスする(ステップA4)。これにより、申請サーバ30では、社員を識別するためのログイン画面情報をユーザ端末10に送出する(ステップA5)。このログイン画面情報を受け取ったユーザ端末10では、例えば図6に示すような社員番号、パスワードを入力するログイン画面をユーザ端末10の表示部に表示する(ステップA6)。

0023

申請社員は、ユーザ端末10を利用して図6に示す画面に従い、自身の社員番号と、予め登録されているパスワードを入力する。入力された社員番号、パスワード情報は、ユーザ端末10から社内LAN100を介して申請サーバ30に送信される(ステップA7)。なお、各社員の社員番号、氏名、パスワード、所属、上位上司の情報は、図7に示すようにデータベースとして構築され、このデータベースは申請サーバ30により管理される構成になっている。したがって、申請サーバ30では、送信された社員番号、パスワードをデータベースに格納された情報と突き合わせ、チェックする(ステップA8)。ここで、誤りがあれば、エラーメッセージをユーザ端末10に送信し、再入力を促す。また、正しければ、図8に示すような申請メニュー情報をユーザ端末10に送信する(ステップA9)。ユーザ端末10では、受信した申請メニュー画面をユーザ端末10の表示部に表示する(ステップA10)。

0024

次に、図3において、ユーザ端末10では、ユーザ端末10に表示されたメニュー画面から、自分が申請したい内容の申請項目を選択する(ステップA11)。例えば、住所変更の場合は、図8に示すメニュー画面から「住所変更」ボタンクリックする。ユーザ端末10で申請項目が選択されると、その情報は申請サーバ30に送信される。申請サーバ30では、選択された申請に必要な入力フォームをユーザ端末10に送信する(ステップA12)。ユーザ端末10では、申請サーバ30から送られてきた入力フォームをユーザ端末10の表示部に表示し、この入力フォームに従い、必要事項を入力する(ステップA13)。さらに、ユーザ端末10から確証受付サーバ60に対しアクセスし、確証資料のイメージ情報の取得を依頼する(ステップA14)。これにより、確証受付サーバ60では、社員番号、日付をもとに最新のイメージデータをユーザ端末10に送信する(ステップA15)。

0025

ユーザ端末10では、入力された申請情報と確証資料イメージデータとをリンクして申請データを作成し(ステップA16)、この申請データを社内LAN100を介して申請サーバ30に送信する(ステップA17)。申請サーバ30では、申請データの入力項目形式審査を行い(ステップA18)、しかる後、申請データの入力項目に間違いがなければ申請受付情報をユーザ端末10に送信する(ステップA19)。また、上位上司に承認・否認行為を促進するため、社内LAN100を介して上位上司のユーザ端末20に判定依頼情報を送信する(ステップA20)。

0026

次に、図4において、社員の上位上司が使用するユーザ端末20が判定依頼情報を受け取ると、このユーザ端末20は社内LAN100を介して申請サーバ30にアクセスし(ステップA21)、申請サーバ30から送信される申請データを取得する(ステップA22)。そして、この申請データをユーザ端末20の表示部に、図9に示すような「社内申請承認業務メニュー」として表示する。その後、社員の上位上司は、この社内申請承認業務メニュー画面上の「確証イメージ参照」ボタン92をクリックして、確証資料のイメージデータと申請内容の確認を行う(ステップA23)。例えば、申請内容が住所変更である場合、変更後の新住所が確証資料のイメージデータと一致しているかを判定する。ここで、一致する場合は社内申請承認業務メニュー画面上の「承認」ボタン94をクリックし、一致しない場合は「否認」ボタン96をクリックする。この「承認」または「否認」は申請判定情報として、ユーザ端末20から申請サーバ30に送信される(ステップA24)。

0027

申請サーバ30では、ユーザ端末20からの申請判定情報を受信すると、その内容が否認の場合は、その旨が記載された申請否認情報がユーザ端末10に送信され(ステップA25)、必要に応じて、再申請を促す。また、承認の場合は、その旨が記載された申請承認情報が社内LAN100を介して社内管理部門の業務端末40に送信される(ステップA26)。この申請承認情報を受けた業務端末40では、社内LAN100を介して申請サーバ30にアクセスし(ステップA27)、上位上司と同様な処理を行う。すなわち、業務端末40から申請サーバ30へのアクセスにより、申請サーバ30から申請データを取得し(ステップA28)、この申請データを業務端末40で判定し(ステップA29)、その判定結果である申請判定情報を申請サーバ30に送信する(ステップA30)。

0028

次に、図5において、申請サーバ30では、業務端末40からの申請判定情報を受信すると、その内容が否認の場合は、その旨が記載された申請否認情報がユーザ端末10に送信され(ステップA31)、必要に応じて、再申請を促す。また、承認の場合は、現在業務サーバ50に登録されている社員情報を更新するための更新データを作成し(ステップA32)、この更新データを社内LAN100を介して業務サーバ50に送信する(ステップA33)。業務サーバ50では、受信した更新データに基づき社員情報の更新を行う(ステップA34)。

0029

このような第1の実施の形態によれば、社内事務申請に際し、事務申請を希望する社員が申請事項を証明するための確証書類を最寄りのFAX端末60から確証書類イメージ情報としてネットワーク110を通じ確証資料受付サーバ50に送信して格納し、次いで、社員自身のユーザ端末10を用いて、届出を行いたい事務申請情報を入力し、この申請情報に確証資料受付サーバ50からネットワーク100を通して読み込んだ確証書類イメージ情報をリンクして申請サーバ30に送信し、また、上位上司のユーザ端末20においては、申請サーバ30上に申請データがあることを確認して、この申請データに対し確証書類イメージ情報を参照して承認を与え、さらに、管理部門の業務端末40では、ネットワーク100を通して申請サーバ30上に上位上司の承認済み申請データがあることを確認したならば、確証書類イメージ情報を参照して申請データに承認を与え、そして、承認された申請データを基にして業務サーバ70上の既存の申請データの内容を更新するように構成したので、上位上司や管理部門等の確証書類が必要な部門に紙ベースの確証書類を次々にまわしていく必要がなくなり、申請の事務手続を効率化することができる。しかも、申請内容と確証資料は常にリンクされているため、多数の申請の中の特定の申請に対し、簡単に確証資料を見つけることができ、事務処理をより効率化することができる。

0030

次に、図10図14により本発明にかかる社内事務申請システムの第2の実施の形態について説明する。図10は本発明にかかる社内事務申請システムの第2の実施の形態を示すブロック図、図11図14は本発明の第2の実施の形態における社内事務申請システムの申請処理手順を示すフローチャートである。

0031

この第2の実施の形態における社内事務申請システムは、図10に示すように、ユーザ端末210,220と、申請サーバ230と、業務端末240と、FAX端末250と、業務サーバ260と、これらユーザ端末210,220、申請サーバ230、業務端末240、業務サーバ260を相互に接続するローカルエリアネットワーク(LAN)等の通信ネットワーク300と、申請サーバ230とFAX端末250を接続する構内電話回線等の通信ネットワーク310とから構成されている。なお、この第2の実施の形態において、第1の実施の形態と異なる点は、申請サーバ230が確証資料受付機能も備えているところにある。

0032

ユーザ端末210は、パーソナルコンピュータ等の情報処理装置から構成される。このユーザ端末210は、ネットワーク300を介して申請サーバ230に事務情報を登録するために、申請情報入力用のフォームを画面に表示し、このフォームに従い入力されたデータを基に申請データとして作成する機能を備えている。この場合の事務情報としては、例えば住所変更時の旧住所・新住所情報、結婚・出産時の扶養家族情報、氏名変更時の旧氏名・新氏名情報であり、これらの確証資料としては、例えば住民票の写しなどが挙げられる。また、ユーザ端末210は、申請サーバ230に登録された確証書類イメージ情報をネットワーク300を介して取り込み、この確証書類イメージ情報を上記表示および作成された申請データにリンクし、ネットワーク300を介して申請サーバ230にデータ登録させる機能を有している。

0033

ユーザ端末220は、ユーザ端末210と同様にパーソナルコンピュータ等の情報処理装置から構成され、社員の上位上司が使用し、ユーザ端末210から入力された社員の申請データを申請サーバ230からネットワーク300を介して取り込み、その申請データの内容を確認の上、申請判定情報を送出する機能を備えている。

0034

申請サーバ230は、ワークステーション・サーバ等の情報処理装置によって構成され、各社員の社員番号、氏名、パスワード、所属、上位上司等の社員識別情報を管理する。また、この申請サーバ330は、社員がユーザ端末210により申請を行う際に、社員を識別するためのログイン画面情報をユーザ端末210に送出し、ユーザ端末210から入力された識別情報により、社員の識別を行う。また、申請サーバ230は、社員の操作によりユーザ端末210が送出した申請データを受け取り、申請データの内容に不備がないかどうかの検査を行い、問題がなければ申請データを格納するとともに、申請受付情報をユーザ端末210に送出し、判定依頼情報をユーザ端末220に送出する。ここで、申請受付情報は、申請を受け付けたことを端末に示すための情報であり、判定依頼情報は申請された情報に対する承認・否認を行うよう依頼するための情報である。

0035

さらに、申請サーバ230は、上位上司の操作によりユーザ端末220が送出した申請判定情報を受け取り、承認の場合は判定依頼情報を業務端末240に送出し、否認の場合は申請否認情報をユーザ端末210に送出する。ここで、申請判定情報は、承認または否認かを示す情報であり、申請否認情報は、否認を行ったことを示す情報である。また、申請サーバ230は、管理部門担当者の操作により業務端末240が送出した申請判定情報を受け取り、承認の場合は申請データをもとに更新データを生成し、ネットワーク300を介して業務サーバ260に更新データを送出する。さらにまた、申請サーバ230は、構内回線網用のインタフェースを備え、FAX端末250が送信した確証資料イメージデータを受け取った場合、送信された送信票および確証資料のイメージデータを受信し、送信票と確証資料イメージデータとに切り分け、FAX送信票に記載された日付、社員番号、氏名の文字を認識して確証資料イメージデータを社員別に格納、保管する機能を有するほか、ユーザ端末210からの確証資料イメージ参照に対し、イメージデータを送出する機能を有する。

0036

業務端末240は、パーソナルコンピュータ等の情報処理装置から構成されるもので、申請事務業務を行う管理部門の担当者が使用し、申請サーバ230から判定依頼情報を受け付けると、社員の申請データを申請サーバ230からネットワーク300を介して取り込み、その申請データの内容を確認の上、申請判定情報を送出する機能を備えている。FAX端末250は、ファクシミリ送受信装置から構成され、申請を行う社員のオフィス内に設置されているものであり、確証資料をネットワーク310を介して確証資料受付サーバに送信する。

0037

次に、上記のように構成された本実施例の動作について図11図14を参照して詳細に説明する。なお、以下の説明では、ネットワーク300は社内LANであり、ネットワーク310は構内電話回線網とする。まず、図11において、社員は、最寄りのFAX端末250に定められた形式のFAX送信票を表紙として確証資料をセットし、申請サーバ230への確証資料の送信を指示する。これにより、FAX端末250はこれらの資料を読み取り、その読み取り情報を構内電話回線網310を介して申請サーバ230に送信する(ステップB1)。ここで、確証資料としては、例えば、住所が変わったときの住民票の写しなどである。

0038

申請サーバ230では、送信された送信票および確証資料をイメージ情報として受信し(ステップB2)、送信票と確証資料イメージとに切り分け、FAX送信票に記載された日付、社員番号、氏名の文字を認識して確証資料イメージデータを社員別に格納、保管する(ステップB3)。次に、社員は自分のユーザ端末210を使用して、社内LAN300を介して申請サーバ230にアクセスする(ステップB4)。これにより、申請サーバ230では、社員を識別するためのログイン画面情報をユーザ端末210に送出する(ステップB5)。このログイン画面情報を受け取ったユーザ端末210では、図6に示すような社員番号、パスワードを入力するログイン画面をユーザ端末210の表示部に表示する(ステップB6)。

0039

申請社員は、ユーザ端末210を利用して図6に示す画面に従い、自身の社員番号と、予め登録されているパスワードを入力する。入力された社員番号、パスワード情報は、ユーザ端末210から社内LAN300を介して申請サーバ230に送信される(ステップB7)。なお、各社員の社員番号、氏名、パスワード、所属、上位上司の情報は、図7に示すようにデータベースとして構築され、このデータベースは申請サーバ230により管理される構成になっている。したがって、申請サーバ230では、送信された社員番号、パスワードをデータベースに格納された情報と突き合わせ、チェックする(ステップB8)。ここで、誤りがあれば、エラーメッセージをユーザ端末210に送信し、再入力を促す。また、正しければ、図8に示すような申請メニュー情報をユーザ端末10に送信する(ステップB9)。ユーザ端末210では、受信した申請メニュー画面をユーザ端末210の表示部に表示する(ステップB10)。

0040

次に、図12において、ユーザ端末210では、ユーザ端末210に表示されたメニュー画面から、自分が申請したい内容の申請項目を選択する(ステップB11)。例えば、住所変更の場合は、図8に示すメニュー画面から「住所変更」ボタンをクリックする。ユーザ端末210で申請項目が選択されると、その情報は申請サーバ230に送信される。申請サーバ230では、選択された申請に必要な入力フォームをユーザ端末210に送信する(ステップB12)。ユーザ端末210では、申請サーバ230から送られてきた入力フォームをユーザ端末210の表示部に表示し、この入力フォームに従い、必要事項を入力する(ステップB13)。さらに、ユーザ端末210から申請サーバ230に対しアクセスし、確証資料のイメージ情報の取得を依頼する(ステップB14)。これにより、申請サーバ230では、社員番号、日付をもとに最新の確証資料イメージデータをユーザ端末210に送信する(ステップB15)。

0041

ユーザ端末210では、入力された申請情報と確証資料イメージデータとをリンクして申請データを作成し(ステップB16)、この申請データを社内LAN300を介して申請サーバ230に送信する(ステップB17)。申請サーバ230では、申請データの入力項目の形式審査を行い(ステップB18)、しかる後、申請データの入力項目に間違いがなければ申請受付情報をユーザ端末210に送信する(ステップB19)。また、上位上司に承認・否認行為を促進するため、社内LAN300を介して上位上司のユーザ端末220に判定依頼情報を送信する(ステップB20)。

0042

次に、図13において、社員の上位上司が使用するユーザ端末220が判定依頼情報を受け取ると、このユーザ端末220は社内LAN300を介して申請サーバ230にアクセスし(ステップB21)、申請サーバ230から送信される申請データを取得する(ステップB22)。そして、この申請データをユーザ端末220の表示部に、図9に示すような「社内申請承認業務メニュー」として表示する。その後、社員の上位上司は、この社内申請承認業務メニュー画面上の「確証イメージ参照」ボタン92をクリックして、確証資料のイメージデータと申請内容の確認を行う(ステップB23)。例えば、申請内容が住所変更である場合、変更後の新住所が確証資料のイメージデータと一致しているかを判定する。ここで、一致する場合は社内申請承認業務メニュー画面上の「承認」ボタン94をクリックし、一致しない場合は「否認」ボタン96をクリックする。この「承認」または「否認」は申請判定情報として、ユーザ端末220から申請サーバ230に送信される(ステップB24)。

0043

申請サーバ230では、ユーザ端末220からの申請判定情報を受信すると、その内容が否認の場合は、その旨が記載された申請否認情報がユーザ端末210に送信され(ステップB25)、必要に応じて、再申請を促す。また、承認の場合は、その旨が記載された申請承認情報が社内LAN300を介して社内管理部門の業務端末240に送信される(ステップB26)。この申請承認情報を受けた業務端末240では、社内LAN300を介して申請サーバ230にアクセスし(ステップB27)、上位上司と同様な処理を行う。すなわち、業務端末240から申請サーバ230へのアクセスにより、申請サーバ230から申請データを取得し(ステップB28)、この申請データを業務端末240で判定し(ステップB29)、その判定結果である申請判定情報を申請サーバ230に送信する(ステップB30)。

0044

次に、図14において、申請サーバ230では、業務端末240からの申請判定情報を受信すると、その内容が否認の場合は、その旨が記載された申請否認情報がユーザ端末210に送信され(ステップB31)、必要に応じて、再申請を促す。また、承認の場合は、現在業務サーバ260に登録されている社員情報を更新するための更新データを作成し(ステップB32)、この更新データを社内LAN300を介して業務サーバ260に送信する(ステップB33)。業務サーバ260では、受信した更新データに基づき社員情報の更新を行う(ステップB34)。

0045

このような第2の実施の形態によれば、社内事務申請に際し、事務申請を希望する社員が申請事項を証明するための確証書類を最寄りのFAX端末250から確証書類イメージ情報としてネットワーク310を通じ申請サーバ230に送信して格納し、次いで、社員自身のユーザ端末210を用いて、届出を行いたい事務申請情報を入力し、この申請情報に申請サーバ230からネットワーク300を通して読み込んだ確証書類イメージ情報をリンクして申請サーバ30に送信し、また、上位上司のユーザ端末220においては、申請サーバ230上に申請データがあることを確認して、この申請データに対し確証書類イメージを参照して承認を与え、さらに、管理部門の業務端末240では、ネットワーク300を通して申請サーバ230上に上位上司の承認済み申請データがあることを確認したならば、確証書類イメージデータを参照して申請データに承認を与え、そして、承認された申請データを基にして業務サーバ260上の既存の申請データの内容を更新するように構成したので、上位上司や管理部門等の確証書類が必要な部門に紙ベースの確証書類を次々にまわしていく必要がなくなり、申請の事務手続を効率化することができる。しかも、申請内容と確証資料は常にリンクされているため、多数の申請の中の特定の申請に対し、簡単に確証資料を見つけることができ、事務処理をより効率化することができる。また、この第2の実施の形態においては、申請サーバ230が確証資料受付機能を備えているため、第1の実施の形態に示す確証資料受付サーバ50を省略することができる。

発明の効果

0046

以上のように本発明の社内事務申請方法及び社内事務申請システム並びに社内事務申請用プログラムによれば、紙ベースでの書類確認を不要になり、申請の事務手続を効率化することができるとともに、申請内容と確証資料は常にリンクされているため、多数の申請の中の特定の申請に対し、簡単に確証資料を見つけることができ、事務処理をより効率化することができる。

図面の簡単な説明

0047

図1本発明にかかる社内事務申請システムの第1の実施の形態を示すブロック図である。
図2本発明の第1の実施の形態における社内事務申請システムの申請処理手順を示すフローチャートである。
図3本発明の第1の実施の形態における社内事務申請システムの申請処理手順を示すフローチャートである。
図4本発明の第1の実施の形態における社内事務申請システムの申請処理手順を示すフローチャートである。
図5本発明の第1の実施の形態における社内事務申請システムの申請処理手順を示すフローチャートである。
図6本発明の実施の形態におけるログイン画面の表示例を示す説明図である。
図7本発明の実施の形態における社員情報データベースの一例を示す説明図である。
図8本発明の実施の形態における社内申請業務メニューの一例を示す説明図である。
図9本発明の実施の形態における社内申請承認業務メニューの一例を示す説明図である。
図10本発明にかかる社内事務申請システムの第2の実施の形態を示すブロック図である。
図11本発明の第2の実施の形態における社内事務申請システムの申請処理手順を示すフローチャートである。
図12本発明の第2の実施の形態における社内事務申請システムの申請処理手順を示すフローチャートである。
図13本発明の第2の実施の形態における社内事務申請システムの申請処理手順を示すフローチャートである。
図14本発明の第2の実施の形態における社内事務申請システムの申請処理手順を示すフローチャートである。
図15従来における社内事務申請システムのブロック図である。

--

0048

10、20……ユーザ端末、30……申請サーバ、40……業務端末、50……確証資料受付サーバ、60……FAX端末、70……業務サーバ、100……通信ネットワーク、110……通信ネットワーク、210、220……ユーザ端末、230……申請サーバ、240……業務端末、250……FAX端末、260……業務サーバ、300……通信ネットワーク、310……通信ネットワーク。

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