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技術 電子メール情報の検索方法および装置

出願人 株式会社日立製作所
発明者 鍵政秀子木下照己米永知泉多田勝己山口明彦
出願日 2000年6月28日 (20年4ヶ月経過) 出願番号 2000-200069
公開日 2002年1月18日 (18年10ヶ月経過) 公開番号 2002-014903
状態 未査定
技術分野 計算機間の情報転送 検索装置
主要キーワード 意思決定過程 作業プロセス 否定条件 提案者 メールオブジェクト 案件番号 メール情報表示 横断検索
関連する未来課題
重要な関連分野

この項目の情報は公開日時点(2002年1月18日)のものです。
また、この項目は機械的に抽出しているため、正しく解析できていない場合があります

図面 (19)

課題

関与者という条件から、メールのやり取りに基づく案件を的確にかつ容易に特定できる検索方法を提供することにある。

解決手段

複数ユーザ間送受された電子メールを蓄積管理するシステムにおいて、蓄積された電子メール群を複数のグループ分別して管理し、ユーザ名を検索条件に指定して検索が指示された場合に、該ユーザ名を関与者として含む電子メールが属するグループを検索結果とする。また、検索条件として指定されたユーザ名が、電子メールの送信者または受信者として記述されている場合に、前記ユーザ名が該電子メールの関与者であると判定する。さらに、組織または職位を検索条件に指定して検索が指示された場合に、該組織または該職位に属するユーザ名を関与者として含む電子メールが属するグループを検索結果とする。

概要

背景

近年、情報公開対応の文書管理システム需要が増大している。

官公自治体などの公的機関における「公文書」は、以前より様式や作成方法定式化され、保管・保存においても階層化された分類に従って行われてきた。しかしながら、情報公開に際しては、従来の「公文書公開」と異なり、最終形である公文書そのものだけではなく、組織的に用いる文書は基本的には全て公開対象となるため、公文書作成のプロセスがどのようになされたのかを遡って調べる必要性が高まった。

重要な書類や直接的に公文書に関係する資料は公文書の添付ファイルという形で管理対象として残されるものの、実際の行政事務遂行において意思決定が行われる際に発生する種々の文書は、そのほとんどが組織的な管理が行われておらず、個人管理になっている。

このような背景のもとで、今後、特に情報公開対応を視野に入れて公文書・情報の総合管理を考える場合は、従来組織的な管理がなされていなかった文書、すなわち意思決定のプロセスにおける文書の管理方法を検討する必要がある。そのためには、情報公開を念頭においた、文書情報の記録・管理の仕組みが必要である。

ところで近年は、電子メールシステム情報交換を行うことが普及し、組織内のオフィス業務における意思決定の手段として用いられるようになった。業務に必要な文書を電子メールに添付して送付するといった利用形態で、意思決定を行うことが定着しつつある。従って、情報公開を念頭においた文書情報の記録・管理という観点では、電子メールを介した情報交換についても、そのやり取りの経過を記録し、その内容を容易に検索できる仕組みが必要となる。

以上を踏まえ、電子メールの送信者がこれは組織共有すべき電子メールであると判断したものをデータベースに容易に登録でき、一連テーマに関してやり取りした電子メールを案件という単位で管理し検索できる仕組みとして、意思決定過程記録システムを提案し出願した(特願平11-263157)。

意思決定過程記録システムは、予算作成時の共同作業や、官庁/自治体の起案/決裁事務において、過去の経過を重要視する文書を作成したり利用したりするときの用途、情報公開における開示対象文書に関する事実と関連文書遡及するときの用途、その他公的な証明書類契約書類やそれらをやり取りした経過を記録として管理する用途などにおいても有効である。

上記の意思決定過程記録システムにおいては、電子メールを介していつ誰がどのように案件に関わったかという情報が重要な意味をもち、また、案件に関する情報開示および情報漏洩防止といった観点からも、メールの送受信に関わる「人」が重要なポイントとなる。すなわち、案件に関係する一連のメール送受信の経過と、それらのメールに関わる人々(関与者と呼ぶ)の記録に基づいて、関与者という条件で案件を特定するような検索を実現する必要がある。

このためには、従来のメールの送信者や受信者という条件でメールを特定する検索とは異なり、案件に含まれる複数のメールのいずれかにおいて送信者または受信者であるということを判断しなければならない。

さて、電子メールシステムは、受信メールはユーザ毎に管理されるので、一連のテーマに関して送受信されたメールや、やり取りの経過のすべてを参照できるわけではなく、ユーザは受信したメールのヘッダや本文に記載されている履歴をみることができるだけである。すなわち、受信者が当該メールを送信する以前にメールのやり取りに関わっていた人々を把握することはできない。それらのすべてを追跡して経緯を辿ることは非常に手間がかかり、現実的ではない。また、電子メールの検索においては、ユーザが直接送受信したメールに限定され、検索項目としてメール毎の送信者や受信者を指定することは可能であるが、一連のテーマに関わった送受者を検索することはできない。すなわち従来の電子メールシステムでは、一連のテーマに関わった「人」のすべてを容易に参照できるような手段がない。

また、一連のテーマに関わった人を管理する仕組みとしてワークフローシステムがある。ワークフローシステムは、作業プロセスとして、作業者作業内容とそれらの順序をあらかじめ定義しておく必要があり、フローの途中でアドホックに作業の流れを変えたり、作業者を変更したりする場合は、その時点ですべて定義に反映しなければならない。また、新たな作業および作業者を追加する場合は再定義が必要である。従って、ワークフローシステムにおいては、定義を参照することによってワークフロー案件の関与者は明快であり、未知のユーザが関与するような契機が存在しない。

すなわち、上記の二つのシステムの違いは、ワークフローがあらかじめ関与者を定義してから案件が始まるのに対して、電子メールシステムの場合は、メールの送信者の意図で受信者を確定して送付するという、いわゆる、メールをやり取りした結果として関与者が逐次的に増えていくことである。

従来の電子メールシステムの枠組みにワークフローの定義を適用して関与者を管理しようとすると、定義が無限に存在する可能性がある一方で、その時一度しか使われない可能性が高く、これは現実的ではない。

これに対し、意思決定過程記録システムでは、電子メールに関して、新たに「案件に基づく関与者の管理」という機能を実現した。しかしながら、意思決定過程記録システムでは、メールの送信者や受信者という条件でメールを特定する検索は可能であるが、関与者という条件で案件を特定するような検索はできなかった。

概要

関与者という条件から、メールのやり取りに基づく案件を的確にかつ容易に特定できる検索方法を提供することにある。

複数ユーザ間で送受された電子メールを蓄積管理するシステムにおいて、蓄積された電子メール群を複数のグループ分別して管理し、ユーザ名を検索条件に指定して検索が指示された場合に、該ユーザ名を関与者として含む電子メールが属するグループを検索結果とする。また、検索条件として指定されたユーザ名が、電子メールの送信者または受信者として記述されている場合に、前記ユーザ名が該電子メールの関与者であると判定する。さらに、組織または職位を検索条件に指定して検索が指示された場合に、該組織または該職位に属するユーザ名を関与者として含む電子メールが属するグループを検索結果とする。

目的

本発明は、上述した従来技術の問題点に鑑みてなされたものであり、関与者という条件から、メールのやり取りに基づく案件を特定するような検索を実現することを目的とする。

特定的には、本発明は、関与者の名前を検索条件に指定して案件を検索できる電子メール情報の検索方法および装置を提供することを目的とする。

また、本発明は、関与者の所属する組織や職位を検索条件に指定して案件を検索できる電子メール情報の検索方法および装置を提供することを目的とする。

効果

実績

技術文献被引用数
1件
牽制数
5件

この技術が所属する分野

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請求項1

複数ユーザ間送受された電子メールを蓄積管理するシステムにおいて、蓄積された電子メール群を複数のグループ分別して管理し、ユーザ名を検索条件に指定して検索が指示された場合に、該ユーザ名を関与者として含む電子メールが属するグループを検索結果とすることを特徴とする電子メール情報検索方法

請求項2

検索条件として指定されたユーザ名が、電子メールの送信者または受信者として記述されている場合に、前記ユーザ名が該電子メールの関与者であると判定することを特徴とする請求項1記載の電子メール情報の検索方法。

請求項3

組織または職位を検索条件に指定して検索が指示された場合に、該組織または該職位に属するユーザ名を関与者として含む電子メールが属するグループを検索結果とすることを特徴とする請求項1記載の電子メール情報の検索方法。

請求項4

複数ユーザ間で送受された電子メールを蓄積管理する装置であって、蓄積された電子メール群を複数のグループに分別して管理し、ユーザ名を検索条件に指定して検索が指示された場合に、該ユーザ名を関与者として含む電子メールが属するグループを検索結果とする手段を備えたことを特徴とする電子メール情報の検索装置

技術分野

0001

ネットワークを介してやり取りした情報の検索方法および装置に関する。

背景技術

0002

近年、情報公開対応の文書管理システム需要が増大している。

0003

官公自治体などの公的機関における「公文書」は、以前より様式や作成方法定式化され、保管・保存においても階層化された分類に従って行われてきた。しかしながら、情報公開に際しては、従来の「公文書公開」と異なり、最終形である公文書そのものだけではなく、組織的に用いる文書は基本的には全て公開対象となるため、公文書作成のプロセスがどのようになされたのかを遡って調べる必要性が高まった。

0004

重要な書類や直接的に公文書に関係する資料は公文書の添付ファイルという形で管理対象として残されるものの、実際の行政事務遂行において意思決定が行われる際に発生する種々の文書は、そのほとんどが組織的な管理が行われておらず、個人管理になっている。

0005

このような背景のもとで、今後、特に情報公開対応を視野に入れて公文書・情報の総合管理を考える場合は、従来組織的な管理がなされていなかった文書、すなわち意思決定のプロセスにおける文書の管理方法を検討する必要がある。そのためには、情報公開を念頭においた、文書情報の記録・管理の仕組みが必要である。

0006

ところで近年は、電子メールシステム情報交換を行うことが普及し、組織内のオフィス業務における意思決定の手段として用いられるようになった。業務に必要な文書を電子メールに添付して送付するといった利用形態で、意思決定を行うことが定着しつつある。従って、情報公開を念頭においた文書情報の記録・管理という観点では、電子メールを介した情報交換についても、そのやり取りの経過を記録し、その内容を容易に検索できる仕組みが必要となる。

0007

以上を踏まえ、電子メールの送信者がこれは組織共有すべき電子メールであると判断したものをデータベースに容易に登録でき、一連テーマに関してやり取りした電子メールを案件という単位で管理し検索できる仕組みとして、意思決定過程記録システムを提案し出願した(特願平11-263157)。

0008

意思決定過程記録システムは、予算作成時の共同作業や、官庁/自治体の起案/決裁事務において、過去の経過を重要視する文書を作成したり利用したりするときの用途、情報公開における開示対象文書に関する事実と関連文書遡及するときの用途、その他公的な証明書類契約書類やそれらをやり取りした経過を記録として管理する用途などにおいても有効である。

0009

上記の意思決定過程記録システムにおいては、電子メールを介していつ誰がどのように案件に関わったかという情報が重要な意味をもち、また、案件に関する情報開示および情報漏洩防止といった観点からも、メールの送受信に関わる「人」が重要なポイントとなる。すなわち、案件に関係する一連のメール送受信の経過と、それらのメールに関わる人々(関与者と呼ぶ)の記録に基づいて、関与者という条件で案件を特定するような検索を実現する必要がある。

0010

このためには、従来のメールの送信者や受信者という条件でメールを特定する検索とは異なり、案件に含まれる複数のメールのいずれかにおいて送信者または受信者であるということを判断しなければならない。

0011

さて、電子メールシステムは、受信メールはユーザ毎に管理されるので、一連のテーマに関して送受信されたメールや、やり取りの経過のすべてを参照できるわけではなく、ユーザは受信したメールのヘッダや本文に記載されている履歴をみることができるだけである。すなわち、受信者が当該メールを送信する以前にメールのやり取りに関わっていた人々を把握することはできない。それらのすべてを追跡して経緯を辿ることは非常に手間がかかり、現実的ではない。また、電子メールの検索においては、ユーザが直接送受信したメールに限定され、検索項目としてメール毎の送信者や受信者を指定することは可能であるが、一連のテーマに関わった送受者を検索することはできない。すなわち従来の電子メールシステムでは、一連のテーマに関わった「人」のすべてを容易に参照できるような手段がない。

0012

また、一連のテーマに関わった人を管理する仕組みとしてワークフローシステムがある。ワークフローシステムは、作業プロセスとして、作業者作業内容とそれらの順序をあらかじめ定義しておく必要があり、フローの途中でアドホックに作業の流れを変えたり、作業者を変更したりする場合は、その時点ですべて定義に反映しなければならない。また、新たな作業および作業者を追加する場合は再定義が必要である。従って、ワークフローシステムにおいては、定義を参照することによってワークフロー案件の関与者は明快であり、未知のユーザが関与するような契機が存在しない。

0013

すなわち、上記の二つのシステムの違いは、ワークフローがあらかじめ関与者を定義してから案件が始まるのに対して、電子メールシステムの場合は、メールの送信者の意図で受信者を確定して送付するという、いわゆる、メールをやり取りした結果として関与者が逐次的に増えていくことである。

0014

従来の電子メールシステムの枠組みにワークフローの定義を適用して関与者を管理しようとすると、定義が無限に存在する可能性がある一方で、その時一度しか使われない可能性が高く、これは現実的ではない。

0015

これに対し、意思決定過程記録システムでは、電子メールに関して、新たに「案件に基づく関与者の管理」という機能を実現した。しかしながら、意思決定過程記録システムでは、メールの送信者や受信者という条件でメールを特定する検索は可能であるが、関与者という条件で案件を特定するような検索はできなかった。

発明が解決しようとする課題

0016

本発明は、上述した従来技術の問題点に鑑みてなされたものであり、関与者という条件から、メールのやり取りに基づく案件を特定するような検索を実現することを目的とする。

0017

特定的には、本発明は、関与者の名前検索条件に指定して案件を検索できる電子メール情報の検索方法および装置を提供することを目的とする。

0018

また、本発明は、関与者の所属する組織や職位を検索条件に指定して案件を検索できる電子メール情報の検索方法および装置を提供することを目的とする。

課題を解決するための手段

0019

上記課題を達成するため、本発明は、電子メール情報の検索方法であり、複数ユーザ間で送受された電子メールを蓄積管理するシステムにおいて、蓄積された電子メール群を複数のグループ分別して管理し、ユーザ名を検索条件に指定して検索が指示された場合に、該ユーザ名を関与者として含む電子メールが属するグループを検索結果とするようにしている。

0020

また、検索条件として指定されたユーザ名が、電子メールの送信者または受信者として記述されている場合に、前記ユーザ名が該電子メールの関与者であると判定するようにしている。

0021

さらに、組織または職位を検索条件に指定して検索が指示された場合に、該組織または該職位に属するユーザ名を関与者として含む電子メールが属するグループを検索結果とするようにしている。

0022

以上により、ユーザは、記憶があいまいな場合でも、メールのやり取りの特徴である、関与者、関与組織および関与職位に着目した検索が可能である。その結果、ユーザは、特定の人や組織が関わった案件を容易に特定でき、その案件内で受送信されたメールとやり取りの経過の全てを参照できるので、特定の人や組織が案件に関していつどのように関わったのかを的確にかつ容易に把握できる。

発明を実施するための最良の形態

0023

以下、本発明の実施の形態を詳細に説明する。これにより本発明が限定されるものではない。

0024

図1は、本発明の一実施形態に係る文書処理システムの構成を示すブロック図である。本図に示す文書管理システムは、文書サーバ10と電子メールサーバ140及びユーザ端末A20とユーザ端末B30が、LAN、インターネット公衆回線等のネットワーク50で接続されている。文書サーバ10は、文書データベース100と、それを制御する文書管理プログラム110、文書検索表示プログラム120により構成される。電子メールサーバ140は、電子メールデータベース130と、それを制御するメールサーバ制御手段150と、メール転送アプリケーション160により構成される。メール転送アプリケーション160は、メールサーバ制御手段150を介して電子メールデータベース130のメールデータを、文書サーバ10に転送する。

0025

本実施例において文書管理プログラム110は、メール転送アプリケーション160が転送した電子メールデータを受信し、文書データベース100に登録し更新する制御を行う。

0026

ユーザ端末A20は電子メールクライアント200、文書作成アプリケーション210、Webブラウザ220、入力装置40からなる。ここで電子メールクライアント200はネットワークを介して電子メールサーバ140内のメールサーバ制御手段150とやり取りし、Webブラウザ220は文書検索・表示プログラム120とやり取りする。ユーザ端末B30はユーザ端末A20と同様の機能を持つ。

0027

文書データベース100には、案件およびメールのデータが格納される。案件フォルダは「案件の関与者」に関するプロパティを保持し、メールデータは「メールシーケンス順序情報、関与者」に関するプロパティを保持する。電子メールデータベース130には、受信メールや送信メールが格納される。

0028

以上が、本実施例における文書管理システムの構成である。

0029

次に、本実施例の文書管理システムにおけるデータ管理概念について図1を用いて説明する。

0030

本実施例の文書管理システムでは、ユーザが異なった議題(議題、仕事)でやり取りする個々の電子メールの送受信を“案件”といった概念で管理を行う。“案件”は、メールのやり取りを目的とする議題を一つのまとまった単位として定義する。あるユーザが新規の議題をメールで発信し、議論を開始することで1案件ができるとし、引続きユーザが他のユーザと返信や転送によってやり取りしたメールは“案件”として一まとまりの単位にする。このような概念を設けることで、ある議論に関しては、メールの送受信関与者となったユーザ全員が、自分以外に受送信された電子メールも含めて一つのまとまりとして管理できる。

0031

本実施例では、メールを案件の単位で管理する。案件は「ある議題で関連する電子メールデータの集合をまとめる単位」と定義する。このような管理単位で電子メールデータを格納しておくことで、議題のテーマ毎に関連する電子メールを分類できる。

0032

次に、“関与者”について説明する。“案件の関与者”とは、ある案件内で送受信したメールに関わる複数のユーザの集合のことである。“メールの関与者”とは、メール1件に関わる複数のユーザの集合のことである。この場合、ユーザとはメールの送信者および受信者を意味する。“メールの関与者”は、メール毎に固定であるが、“案件の関与者”は、メールの送受信が行われるに連れて更新されていくものである。本実施例では、案件におけるメール送受信の連続的なつながりを、メールシーケンスと呼ぶ。従って“メールシーケンスの関与者”とは、あるメールシーケンスに含まれる一連のメールに関わる全てのユーザを意味する。

0033

以上が、本実施例の文書管理システムにおけるデータ管理の概念である。

0034

次に、文書サーバ10が電子メールサーバ140から電子メールを取得する手順について、図1を用いて説明する。図1は、電子メール送受信における電子メールサーバ140と文書サーバ10の関係を示す。

0035

まず、ユーザが電子メールの送信操作を行うことで一連の処理が開始する。

0036

この例では、本システムで管理対象とするメールを、通常のメールと区別して業務メールと呼ぶことにする。ユーザは、業務メールを送信する場合は、予め決められたルールに従って、識別情報を付与してメールを送信する。識別情報は、メールのタイトル、本文、添付ファイル、またはメールの宛先等に記載することが可能である。例えば、メールタイトルに記載する場合は、「0001」や「公用0001」等の識別情報をタイトルに挿入すればよい。「0001」は案件の番号を表している。また、新たに案件を開始する際は、単に「」あるいは「公用」等の識別情報をタイトルに挿入すればよい。この場合、文書サーバ10では新規の案件番号割り当て(これを発番処理と呼ぶ)、識別情報を「0001」や「公用0001」に変更してから、メールの宛先にメールを送信する。本実施例では、メールの送信元に、発番した案件番号をメールにより通知することも可能である。

0037

ユーザ端末A20の電子メールクライアント200が電子メールサーバ140に電子メールデータを送信すると、メールサーバ制御手段150は電子メールデータベース130内の該当する宛先毎に電子メールデータを格納する。次に、メール転送アプリケーション160は、メールサーバ制御手段150が電子メールデータを受信したことを契機として起動し、電子メールデータが、文書サーバ10の管理対象であることを示す識別情報を有するかどうかを判別して、管理対象と判別した場合にのみ、電子メールデータを文書管理プログラム110に渡す。文書管理プログラム110は電子メールデータの内容を解析し、文書データベース100に登録する。続いて、文書管理プログラム110は、電子メールデータを、メールサーバ制御手段150に転送する。メールサーバ制御手段150は、指定された宛先に対して電子メールデータの送信処理を行う。最後に、ユーザ端末B30が電子メールデータを受信する。

0038

また、文書検索・表示プログラム120は、ユーザAからWebブラウザ220を介して要求された検索条件に従って、文書データベース100に蓄積されたデータを検索し、その結果をユーザ端末A20のWebブラウザ220に表示する。

0039

以上が、文書サーバが電子メールサーバから電子メールを取得し、文書データベースに格納する手順である。

0040

次に、文書管理プログラム110により文書データベース100に格納されるデータについて、具体的なメールシーケンスの例を用いて説明する。

0041

図2は、メール送信経路と関与者の表示画面の一例を示す図である。メール送信経路と関与者の表示画面には、案件における関与者数とメールの送信経路が表示される。メール送信経路は、メールからメールへの矢印で示される。各々のメールにはメールの送信日とメールの関与者すなわち送信者と受信者が表示される。図2のメール送信経路と関与者の表示画面では、案件番号0001の関与者数が5人であり、関与者名が「Ami」、「Ito」、「Uno」、「Eri」および「Ono」であることを示している。

0042

図2の例では、次のようなメールのやり取りが行われた経緯を表している。

0043

(メール1):7/5の日に、ユーザAmiが、ユーザItoとユーザUno宛てにメールを送信する。メール1は、案件0001を開始する契機となったメールであり、メール関与者であるユーザAmi、ItoおよびUnoの3人がまず案件の関与者となる。

0044

(メール2):7/10の日に、ユーザItoが、ユーザAmi宛てにメールを返信する。この場合、メールの関与者であるユーザItoとAmiは、すでに出現しているので案件の関与者は変わらない。

0045

(メール3):7/20の日に、ユーザUnoが、全員すなわちユーザAmiとユーザIto宛てにメールを返信する。この場合も、案件の関与者は変わらない。

0046

(メール4):8/1の日に、ユーザAmiが、ユーザUno宛てに、メールを転送する。ここでも、案件の関与者は変わらない。

0047

(メール5):8/5の日に、ユーザItoが、ユーザEriとユーザOno宛てにメールを転送する。この時点で、案件の関与者として、新たにユーザEriとOnoの2人が追加される。

0048

以上の経緯により、案件番号0001の関与者が「Ami」、「Ito」、「Uno」、「Eri」および「Ono」の5人となったことが把握できる。

0049

本実施例における図2のようなメール送信経路と関与者の表示画面によれば、ユーザは、自分が直接送受信したメール以外のメールも含めて、案件におけるメール送受信の経過と、誰がいつどのように案件に関わったかを的確にかつ容易に把握できる。

0050

さて、文書管理プログラム110では、図2のメールシーケンスの場合には、図3に示すようなデータを文書データベース100に格納する。図3は、文書データベースのデータ構造の例を示す図である。文書データベース100には、案件の単位でメールを蓄積管理する。各案件内の複数のメールは、案件フォルダの直下に格納される。図3のデータ構造において、案件フォルダのプロパティである「案件番号」は「0001」となっている。これは、図2のメール1において、新規の案件を開始した際に、システムが割り当てた番号である。メール1以後に送受信されたメール2、メール3、メール4およびメール5は、案件番号「0001」の案件に属するメールとして管理される。また、案件フォルダのプロパティ「関与者数」は「5」であり、これは案件0001の関与者が5人であることを意味する。プロパティ「関与者名一覧」は、案件0001の関与者が「Ami」、「Ito」、「Uno」、「Eri」および「Ono」であることを意味し、プロパティ「関与組織一覧」は、案件0001の関与者が所属する組織が「第三部」、「システム部」および「幹部」であることを意味する。

0051

図3において、メール2の場合、「前メールID」プロパティが「1」であり、これはメール2がメール1から続くメールであることを意味する。また、「次メールID」プロパティは「4」であり、これはメール2がメール4に続くメールであることを意味する。本実施例の文書管理システムでは、これらのプロパティにより、メールの接続情報すなわちメールシーケンスを管理する。

0052

次に、本実施例の文書データベース100に格納されるデータのプロパティについて説明する。

0053

図4は、案件フォルダのプロパティを示す図である。案件フォルダは、ある主題に関してやり取りされる一連のメールの情報を管理する。案件フォルダは、案件番号、案件名、案件提案者、案件提案日、最新メールの送信日、先頭メールID、メール数、案件の関与者数、案件の関与者名一覧および案件の関与組織一覧等のプロパティを保持する。図4プロパティ値は、図2の案件0001および図3のデータ構造に対応する値を例示している。

0054

図5は、メールデータのプロパティを示す図である。メールデータは、ある主題に関してやり取りされる個々のメールの情報を管理する。メールデータは、メッセージID、メールID、案件番号、メール送信日、メール送信者メール受信者(To)、メール受信者(Cc)、メールタイトル、前メールID、次メールID、添付ファイル数、メール本文データへのポインタ添付ファイルデータへのポインタ、案件フォルダへのポインタ、メールシーケンスの関与者数、メールシーケンスの関与者名一覧およびメールシーケンスの関与組織一覧等のプロパティを保持する。図5のプロパティ値は、図2の案件0001および図3のデータ構造における「メール4」の値を例示している。同様に図6のプロパティ値は、図2の案件0001および図3のデータ構造における「メール5」の値を例示している。

0055

本実施例の文書管理システムでは、メールが保持する上記のプロパティにより、案件とメールのシーケンスと関与者とを関連付けた管理を可能としており、これにより、案件の関与者およびメールシーケンス毎の関与者に関する検索や表示が可能である。

0056

次に、本実施例の文書管理プログラム110における案件およびメールシーケンスの関与者情報登録処理概要について説明する。

0057

電子メールデータを文書データベース100に登録する時の関与者情報に関する具体的な処理手順図7のフローチャートを用いて説明する。図7の処理は、登録する電子メールデータ1件毎に実行されるものである。なお、電子メールの登録先の案件はすでに確定しており、案件フォルダも作成されているものとする。

0058

テップ2000:メールを解析し、メールヘッダに記述されている受信メールのメッセージIDを取得し、メール接続情報として前メールのメッセージIDを取得する。メールのヘッダには、どのメールに対するリプライであるかを示す情報として、引用されたメールのメッセージIDが記述されており、さらに、メールシーケンスを遡ってリプライに引用された全てのメールのメッセージIDが記述されている。本実施例では、これらの情報に基づいてメールの接続情報を取得する。

0059

ステップ2010:メールオブジェクトを生成する。これによりメールIDが決定する。

0060

ステップ2020:ステップ2000で得られた前メールのメッセージIDをキーとして、案件内のメールオブジェクトを検索し、前メールのメールIDを取得する。

0061

ステップ2030:メールシーケンス情報として、前メールの「次メールID」プロパティに、現メールのメールIDを設定し、現メールの「前メールID」プロパティには、前メールのメールIDを設定する。

0062

ステップ2040:当該メールにおけるメールシーケンスの関与者情報の初期値として、前メールのプロパティ「メールシーケンスの関与者数」、「メールシーケンスの関与者名一覧」および「メールシーケンスの関与組織一覧」の値を現メールの各プロパティにコピーする。

0063

ステップ2050:関与者情報の登録・更新処理を行う。本処理の具体的な処理手順については後述する。

0064

ステップ2060:登録先の案件フォルダに対して、メールオブジェクト間のリンク付けを行い、案件フォルダに登録する。

0065

以上が電子メールデータ登録時の案件およびメールシーケンスの関与者情報登録の具体的な処理手順である。

0066

次に、ステップ2050の関与者情報の登録・更新処理の具体的な処理手順を図8のフローチャートを用いて説明する。

0067

ステップ2100:メール送信者のアドレス変数Mにセットする。メール送信者のアドレスはメールヘッダ情報のFrom:部から抽出する。

0068

ステップ2110:アドレスMの値が案件のプロパティ「案件の関与者名一覧」に含まれていない場合は、アドレスMをプロパティ「案件の関与者名一覧」に追加し、案件のプロパティ「案件の関与者数」の値を1加算する。このことは、本メールにおいて新規の案件関与者が出現したことを意味する。

0069

ステップ2120:アドレスMの所属する組織を調べて、変数Gにセットする。アドレスMの所属する組織については、図9に示すようなユーザ情報管理テーブルを参照する。ユーザ情報管理テーブルは、ユーザのアドレスと名前およびユーザが所属する組織等を管理する。アドレスにはメールアドレスや表示名が格納されている。

0070

ステップ2130:組織Gの値が案件のプロパティ「案件の関与組織一覧」に含まれていない場合は、組織Gをプロパティ「案件の関与組織一覧」に追加する。このことは、本メールにおいて新規の案件関与組織が出現したことを意味する。

0071

ステップ2140:アドレスMの値がメールのプロパティ「メールシーケンスの関与者名一覧」に含まれていない場合は、アドレスMをプロパティ「メールシーケンスの関与者名一覧」に追加し、メールのプロパティ「メールシーケンスの関与者数」の値を1加算する。このことは、本メールにおいてメールシーケンスの新規関与者が出現したことを意味する。

0072

ステップ2150:組織Gの値がメールのプロパティ「メールシーケンスの関与組織一覧」に含まれていない場合は、組織Gをプロパティ「メールシーケンスの関与組織一覧」に追加する。このことは、本メールにおいてメールシーケンスの新規関与組織が出現したことを意味する。

0073

ステップ2160:メールの全受信者について関与者情報の登録・更新が終了したか否かを判定し、「NO」の場合は、ステップ2170に進む。「YES」の場合は、関与者情報の登録・更新処理を終了する。

0074

ステップ2170:次のメール受信者のアドレスを変数Mにセットする。メール受信者のアドレスはメールヘッダ情報のTo:およびCc:部から抽出する。

0075

以上がステップ2050の関与者情報の登録・更新処理の具体的な処理手順である。

0076

次に、上記の関与者情報の登録・更新処理の内容を、図2の案件0001における「メール5」の場合を例として説明する。

0077

まずメール送信者「Ito」に関する処理を行う。ステップ2100において、メール送信者のアドレス「Ito」を変数Mにセットする。ステップ2110では、アドレスMの値「Ito」が既に案件のプロパティ「案件の関与者名一覧」すなわち「Ami,Ito,Uno」の中に含まれているので、処理をスキップする。ステップ2120では、図9のユーザ情報管理テーブルによりアドレスMの値「Ito」の所属する組織を調べて、「第三部」を変数Gにセットする。ステップ2130では、組織Gの値「第三部」が既に案件のプロパティ「案件の関与組織一覧」すなわち「第三部,システム部」の中に含まれているので、処理をスキップする。同様にしてステップ2140とステップ2150の処理もスキップする。

0078

次にメール受信者「Eri」に関する処理を行う。ステップ2170において、メール受信者のアドレス「Eri」を変数Mにセットする。ステップ2110では、アドレスMの値「Eri」が案件のプロパティ「案件の関与者名一覧」すなわち「Ami,Ito,Uno」の中に含まれていないので、「Eri」をプロパティ「案件の関与者名一覧」に追加し、案件のプロパティ「案件の関与者数」の値を1加算して「4」とする。このことは、メール5において新規の案件関与者として「Eri」が出現したことを意味する。

0079

ステップ2120では、図9のユーザ情報管理テーブルによりアドレスMの値「Eri」の所属する組織を調べて、「幹部」を変数Gにセットする。ステップ2130では、組織Gの値「幹部」が案件のプロパティ「案件の関与組織一覧」すなわち「第三部,システム部」の中に含まれていないので、「幹部」をプロパティ「案件の関与組織一覧」に追加する。このことは、メール5において新規の案件関与組織として「幹部」が出現したことを意味する。

0080

さらにステップ2140では、アドレスMの値「Eri」がメールのプロパティ「メールシーケンスの関与者名一覧」すなわち「Ami,Ito,Uno」の中に含まれていないので、「Eri」をプロパティ「メールシーケンスの関与者名一覧」に追加し、メールのプロパティ「メールシーケンスの関与者数」の値を1加算して「4」とする。このことは、メール5においてメールシーケンスの新規関与者として「Eri」が出現したことを意味する。次のステップ2150では、組織Gの値「幹部」がメールのプロパティ「メールシーケンスの関与組織一覧」すなわち「第三部,システム部」の中に含まれていないので、「幹部」をプロパティ「メールシーケンスの関与組織一覧」に追加する。このことは、メール5においてメールシーケンスの新規関与組織として「幹部」が出現したことを意味する。

0081

次に二人目のメール受信者「Ono」に関する処理を行う。ステップ2170において、メール受信者のアドレス「Ono」を変数Mにセットする。ステップ2110では、アドレスMの値「Ono」が案件のプロパティ「案件の関与者名一覧」すなわち「Ami,Ito,Uno,Eri」の中に含まれていないので、「Ono」をプロパティ「案件の関与者名一覧」に追加し、案件のプロパティ「案件の関与者数」の値を1加算して「5」とする。このことは、メール5において新規の案件関与者として「Ono」が出現したことを意味する。

0082

ステップ2120では、図9のユーザ情報管理テーブルによりアドレスMの値「Ono」の所属する組織を調べて、「幹部」を変数Gにセットする。ステップ2130では、組織Gの値「幹部」がすでに案件のプロパティ「案件の関与組織一覧」すなわち「第三部,システム部,幹部」の中に含まれているので、処理をスキップする。同様にして、ステップ2140では、「Ono」をプロパティ「メールシーケンスの関与者名一覧」に追加し、メールのプロパティ「メールシーケンスの関与者数」の値を1加算して「5」とする。このことは、メール5においてメールシーケンスの新規関与者として「Ono」が出現したことを意味する。次のステップ2150では、「Ono」の所属する組織「幹部」が、すでにメールのプロパティ「メールシーケンスの関与組織一覧」の中に含まれているので、処理をスキップする。

0083

最後にステップ2160で、メールの全受信者について関与者情報の登録・更新が終了したか否かを判定し、「YES」なので関与者情報の登録・更新処理を終了する。

0084

以上の「メール5」の関与者情報の登録・更新処理の結果として、図4に例示した案件フォルダのプロパティ値、すなわち「案件の関与者数」、「案件の関与者名一覧」および「案件の関与組織一覧」が設定される。同様に、図6に例示したメールデータのプロパティ値、すなわち「メールシーケンスの関与者数」、「メールシーケンスの関与者名一覧」および「メールシーケンスの関与組織一覧」が設定される。

0085

次に、本実施例における文書検索・表示プログラム120の検索機能について説明する。図10に検索画面の一例を示す。検索画面は、メールの内容を指定する検索項目3000と、メールの振る舞いを指定する検索項目3010と、添付ファイルの属性を指定する検索項目3030と、添付ファイルの詳細な特徴を指定する検索項目3040および検索開始タン3050で構成される。

0086

メールの内容を指定する検索項目3000は、メールの「タイトル」、「送信日」、「送信者」、「受信者(To:とCc:)」、「添付ファイル数」および「本文中の文字列」等が指定できる。

0087

メールの振る舞いを指定する検索項目3010は、「メールの往復回数」、「やり取りに関わった人数」等が指定できる。ここで、メールの振る舞い検索とは、案件内でのメールのやり取りの特徴を手がかりとした検索のことである。通常メールや添付ファイルの内容に関する記憶があいまいな場合には目的のメールや文書を探すことができない。そこで本実施例の文書管理システムでは、案件内でのメールのやり取りの特徴を手がかりとして案件を検索し、そこから目的のメールや文書を絞り込む機能を提供する。メールの振る舞いを指定する検索では、検索結果として条件に合致したメールや添付ファイルが属する案件が特定される。「メールの往復回数」とは、案件内でメールをやり取りした回数であり、例えばユーザAとBの間で連続して相互にメールが送信された頻度のことである。また、「やり取りに関わった人数」とは、ある案件においてメールを送信または受信した人の数である。本実施例においては、メールのやり取りに関わった人を関与者と呼ぶ。

0088

添付ファイルの属性を指定する検索項目3030は、「添付ファイル名」、「ファイルサイズ」等が指定できる。添付ファイルの詳細な特徴に関する検索項目3040としては、添付ファイルの「作成日」の他に、「添付ファイルの更新回数」、「添付ファイルの参照回数」および「添付ファイル中の文字列」等が指定できる。「添付ファイルの更新回数」とは、受信メールに添付されていたファイルが、案件内で変更された回数のことである。「添付ファイルの参照回数」とは、検索によって得られた添付ファイルを、ユーザが文書作成アプリケーション210を用いてオープンした回数、すなわちユーザが添付ファイルを閲覧した回数のことである。

0089

上記の検索は、本実施例の文書検索・表示プログラム120の基本機能である。図10の検索画面では、メールのタイトルが「A審議会の件」、送信日が「1999年8月1日から8月30日の間」および受信者が「Ito」であるようなメールの検索条件を例示している。ユーザは、検索開始ボタン3050をクリックすることにより、所望のメールを検索できる。例えば、図10の条件で検索した場合は、図5のメール4のプロパティ値が合致するので、まずメール4がヒットし、このメール4が属する案件0001が特定される。そして検索の結果得られる案件一覧の中に案件0001が含まれることになる。

0090

ユーザが、図10の検索画面のメールの振る舞いを指定する検索項目3010において、「関与者について詳細な条件を指定して検索する」ボタン3020をクリックすると、文書検索・表示プログラム120は、図11に示すような関与者についての振る舞い検索画面を表示する。

0091

図11に関与者についての振る舞い検索画面について説明する。関与者についての振る舞い検索画面では、「関与者数」、「関与者名」、「関与組織」、「関わった人の順序」および「関わった組織の順序」等が指定できる。また、検索対象として、案件またはメールシーケンスのいずれかを選択できる。デフォルトでは案件の関与者が検索対象である。実際に検索を実行する場合は、目的に応じてこれらの条件の一つを指定したり、複数の条件を指定して組合せて検索できる。

0092

ここで、本実施例の文書検索・表示プログラム120における関与者情報の検索に関する具体的な処理手順を図17のフローチャートを用いて説明する。図17の処理は、ユーザの検索実行要求に応じて開始されるものである。

0093

ステップ2200:ユーザが指定した検索条件を取得する。

0094

ステップ2210:検索条件を解析し、検索対象の指定が「案件」であるか否かを判定し、「YES」の場合は、ステップ2220に進む。「NO」の場合は、検索対象の指定が「メールシーケンス」であると判断し、ステップ2240に進む。

0095

ステップ2220:指定された案件に関する関与者の検索条件で、文書データベース100の案件のプロパティを検索し、検索結果のヒット案件のリストを作成する。

0096

ステップ2030:指定されたメールシーケンスに関する関与者の検索条件で、文書データベース100のメールのプロパティを検索し、検索結果のヒットメールのリストを作成する。

0097

ステップ2240:ヒットメールのリストに基づいて、対応する案件のリストを作成する。

0098

ステップ2250:検索結果として案件のリストを出力する。

0099

以上が関与者情報の検索に関する処理手順である。

0100

次に、図11の関与者についての振る舞い検索画面を用いて図17検索処理を具体的に説明する。図11の関与者についての振る舞い検索画面は検索条件指定の例を示している。画面には、便宜上複数の条件を指定して組合せて検索する場合の例を示しているが、以下の説明では、個々の条件を指定して検索開始ボタンをクリックしたものとする。

0101

図11の「関与者数」3100では、「5人以上が関与している案件」を検索する例を示している。この条件で検索した場合は、図17のステップ2220の処理により、図4の案件0001のプロパティ値が合致するので、検索結果として案件0001がヒットする。また、図11の「関与者名」3110では、「AmiとItoとOnoのすべて(AND条件)が関与した案件」を検索する例を示している。この条件で検索した場合は、図17のステップ2220の処理により、図4の案件0001のプロパティ値が合致するので、検索結果として案件0001がヒットする。

0102

同様に、図11の「関与組織」3120では、「システム部と幹部のすべて(AND条件)が関与した案件」を検索する例を示している。この条件で検索した場合も、同様に図4の案件0001のプロパティ値が合致するので、検索結果として案件0001がヒットする。

0103

次に関与者の順序について説明する。図11の「関与者の順序」3130では、「Amiの後でOnoが関与した案件」を検索する例を示している。この場合は、図4の案件0001のプロパティ値が合致するので、検索結果として案件0001がヒットする。また、図11の「関与組織の順序」3140では、「幹部の後で第三部が関与した案件」を検索する例を示している。この条件で検索した場合は、図4の案件0001のプロパティ値は合致しないので、検索結果として案件000はヒットしない。

0104

次に図11において検索対象として「メールシーケンス」を指定した場合について、以下に説明する。

0105

例えば図11の「関与者数」3100で、「5人以上が関与しているメールシーケンス」を検索する場合は、図17のステップ2230の処理により、図6のメール5のプロパティ値が合致するので、検索結果としてメール5がヒットする。図17のステップ2240の処理により、ヒットメールのリスト中のメール5については、対応する案件として案件0001が得られる。また、図11の「関与者の順序」3130で、「Amiの後でOnoが関与したメールシーケンス」を検索する場合は、、図17のステップ2230の処理により、図6のメール5のプロパティ値が合致するので、検索結果としてメール5がヒットする。図17のステップ2240の処理により、ヒットメールのリスト中のメール5については、対応する案件として案件0001が得られる。

0106

本実施例では、「関与者の順序」および「関与組織の順序」の扱いにおいて、メール内の出現順位なのかメールにまたがる出現順位なのかを区別していなかったが、メールにまたがる出現順位を対象とする方式を採用してもよい。その場合は、図8のステップ2110、ステップ2130、ステップ2140およびステップ2150においてプロパティを設定する際に、メールの境界を示す符号を追加することが可能である。

0107

例えば、メールの境界としてセミコロン(;)を用いた場合は、図4に例示した案件フォルダのプロパティ「案件の関与者名一覧」には、「Ami,Ito,Uno;Eri,Ono」が設定され、プロパティ「案件の関与組織一覧」には、「第三部,システム部;幹部」が設定される。また、図6に例示したメールデータのプロパティ「メールシーケンスの関与者名一覧」には、「Ami,Ito,Uno;Eri,Ono」が設定され、プロパティ「メールシーケンスの関与組織一覧」には、「第三部,システム部;幹部」が設定される。

0108

以上のようにメールにまたがる出現順位を対象とする方式を採用した場合には、図11の「関与者の順序」3130や「関与組織の順序」3140の検索条件で「メールにまたがる出現順位」を指定できるようにすればよい。

0109

また、図11の「関与者名」3110や「関与組織」3120においては、外部の関与者を指定するチェックボックスを設けることにより、不特定の外部ユーザが関与した案件を検索することも可能である。その場合は、あらかじめ設定されたドメイン以外のユーザを検索する等の実施方法が可能である。

0110

さらに、本実施例の図10および図11の検索画面における各検索項目の判定条件は、「含まない」等の否定条件を適用しても構わない。

0111

また、本実施例の図9のユーザ情報管理テーブルは、ユーザの所属する組織を階層化して格納したり、ユーザの職位等の情報を追加可能である。それに応じて、文書データベース内の案件のプロパティ、メールのプロパティおよび図11の検索画面を拡張することにより、より効果的な関与者に関する振る舞い検索機能を実現できる。

0112

上記の関与者についての振る舞い検索機能により、ユーザは、記憶があいまいな場合でも、メールのやり取りの特徴である、関与者および関与組織に着目した検索が可能である。また、ある条件でメールを検索した結果、件数が多過ぎると判断した場合には、さらに関与者についての振る舞い検索条件を追加して目的の案件を絞ることが可能である。

0113

以上が、本実施例における文書検索・表示プログラム120の検索機能の説明である。

0114

次に本実施例における文書検索・表示プログラム120の表示方法の概要を説明する。文書検索・表示プログラム120は、検索条件により案件またはメールまたは添付ファイルのいずれかを検索した場合に、検索結果として案件一覧3200を表示する。

0115

まず、文書検索・表示プログラム120が検索後に表示する案件一覧表示画面の一例を図12に示す。図12の案件一覧表示画面は、図11の「関与者名」3110に「AmiとItoとOnoのすべて(AND条件)が関与した案件」を指定した時の検索結果を示しており、図4の案件0001が含まれている。案件一覧表示画面における案件情報は、案件番号、案件タイトル、案件の開始日、案件の最新日、案件内のメール数および案件の関与者で構成される。案件の最新日とは、案件内の最新のメールが送信された日を意味する。また、案件の関与者には、関与者アイコンが表示される。ユーザは、案件一覧表示画面により、関与者の条件を満たす案件にはどのようなものがあるかを、まず把握することができる。

0116

次に、案件の関与者表示画面について説明する。図12の案件一覧表示画面3200で、ユーザが任意の案件の関与者アイコンをクリックすると、文書検索・表示プログラム120は、案件の関与者表示画面を表示する。案件関与者表示画面の一例を図13に示す。図13の案件関与者表示画面3300は、図12の案件一覧表示画面で、案件番号「0001」の関与者アイコンをクリックしたときに表示される画面である。

0117

図13の案件関与者表示画面3300の表示内容は、図2のメール送信経路と関与者の表示画面の表示内容に対応する。案件関与者表示画面3300において、関与者情報は、関与者数、関与者名一覧および関与組織一覧で構成される。この例では、案件0001における関与者が5人であり、関与者は「AmiとItoとUnoとEriとOno」であること、関与組織は「第三部とシステム部と幹部」であることを表わしている。ユーザは、案件関与者表示画面により、ある案件の関与者、すなわち一連のテーマに関してメールをやり取りした人々とそれらの人々が所属する組織の全てを容易に把握できる。

0118

次に、メール一覧表示画面について説明する。図12の案件一覧表示画面3200で、ユーザが任意の案件タイトルをクリックすると、文書検索・表示プログラム120は、案件に属するメールの一覧を表示する。メール一覧表示画面の一例を図14に示す。図14のメール一覧表示画面3400は、図12の案件一覧表示画面で、案件番号「0001」の案件タイトルをクリックしたときに表示される画面である。

0119

図14のメール一覧表示画面3400の表示内容は、図2のメール送信経路と関与者の表示画面の表示内容に対応する。メール一覧表示画面3400において、メール情報は、メール番号、メールタイトル、送信日、送信者およびメールシーケンスの関与者で構成される。この例では、案件0001におけるメールが5通あり、最新のメールであるメール5の送信者が「Ito」であることを表わしている。ユーザは、メール一覧表示画面により、ある案件内のメール、すなわち一連のテーマに関してやり取りされたメールやその経過の全てを容易に把握できる。ところで、図12の案件一覧表示画面における案件情報は、案件を開始したメールの情報に対応している。すなわち図12の案件0001の情報は、図14のメール番号1のメールの情報に対応している。このことにより、ユーザは、案件一覧表示画面を参照すれば案件の開始時の状況を把握できる。

0120

次に、メール情報表示画面について説明する。図14のメール一覧表示画面3400で、ユーザが任意のメールタイトルをクリックすると、文書検索・表示プログラム100はメールの情報を表示する。メール情報表示画面の一例を図15に示す。図15のメール情報表示画面は、図14のメール一覧表示画面3400で、メール番号4のメールタイトルをクリックしたときに表示される画面である。

0121

図15のメール情報表示画面は、メールの内容3500と添付ファイル一覧3510とで構成される。メール情報表示画面において、メールの内容3500は、メールのタイトル、送信日、送信者(From)、受信者(To:、Cc:)およびメールの本文で構成される。また、添付ファイル一覧3510は、添付ファイル名とファイルのサイズ構成される。ユーザは、メール情報表示画面により、あるメールの関与者としてメールの送信者と受信者を把握できる。

0122

次に、メールシーケンスの関与者表示画面について説明する。図14のメール一覧表示画面3400で、ユーザが任意のメールのメールシーケンス関与者アイコンをクリックすると、文書検索・表示プログラム120は、メールシーケンスの関与者表示画面を表示する。メールシーケンスの関与者表示画面の一例を図16に示す。図16のメールシーケンスの関与者表示画面3600は、図14のメール一覧表示画面で、メール番号4のメールシーケンス関与者アイコンをクリックしたときに表示される画面である。

0123

図16のメールシーケンスの関与者表示画面3600は、図2のメール送信経路と関与者の表示画面の表示内容に対応する。メールシーケンスの関与者表示画面3600において、関与者情報は、メールシーケンス、関与者数、関与者名一覧および関与組織一覧で構成される。この例では、メール4のメールシーケンスにおける関与者が3人であり、関与者は「AmiとItoとUno」であること、関与組織は「第三部とシステム部」であることを表わしている。ユーザは、メールシーケンスの関与者表示画面により、あるメールシーケンスに関して、メールをやり取りした人々とそれらの人々が所属する組織の全てを容易に把握できる。

0124

上述の実施の形態では、図1に示す文書サーバ10と電子メールサーバ140の二つのサーバからなるシステム構成を例にとったが、図18に示すようなマルチサーバによるシステム構成、すなわち文書サーバが複数、電子メールサーバが複数であるような場合にも、本発明を同様に利用できる。図18の電子メールサーバA300は、文書サーバA320に電子メールを転送し、同様に電子メールサーバB340は、文書サーバB360に電子メールを転送する。案件が開始された際に、案件番号を発番した文書サーバの文書データベースに、本実施例の案件が格納される。従って、文書サーバが管理していない案件番号に関わる電子メールが文書サーバに転送された場合には、管理している文書サーバに対して、再度該電子メールを転送する。この転送処理は文書管理プログラム110において可能である。また、案件番号は、ユニークな番号を維持するため、個々の文書サーバのドメイン名を案件番号に含めるものとする。一方、複数の文書サーバが管理する文書データベースに対する検索は、既知の技術により容易に実現できる。例えば、文書管理標準化団体AIIMでの文書管理標準モデルDMA(Doocument Management Alliance)における、Search Coordination(横断検索)の機能により実現可能である(文献:AIIM Doocument Management Alliance、DEN/Shamrock Convergence Document、15-Nov 1995)。すなわち、本文献によれば、図18の場合には、文書検索ミドルウェア400を追加することにより、二つの文書データベースを各々検索した後、その結果を統合した形でユーザに表示を提供できるようになる。

0125

以上のように、本発明の検索方法によれば、案件と一連のメール送受信の経過とそれらのメールに関わる人々の属性情報とを関連付けて管理できるように構成したので、ユーザは、記憶があいまいな場合でも、メールのやり取りの特徴である関与者および関与組織に着目した検索が可能である。その結果、ユーザは、特定の人や組織が関わった案件を容易に特定でき、その案件内で受送信されたメールとやり取りの経過の全てを参照できるので、特定の人や組織が案件に関していつどのように関わったのかを的確にかつ容易に把握できる。

0126

また、本発明の検索方法によると、特定の人や組織が関わった順序を条件とした案件の検索が可能である。その結果、ユーザは、特定の人や組織が関わった案件が多い場合にも、容易に絞り込むことができる。

0127

また、本発明の検索方法によると、ユーザは自分が関与した案件を検索することにより、自分が直接送信または受信したメール以外のメールを参照できるようになる。その結果、メールの受信者は当該メールを受信する以前のメールのやり取りにおいて誰がいつどのように関わったかを追跡して、意思決定の経緯を辿ることができる。また、メールの送信者は、当該メールを送信した以降のメールのやり取りにおいて誰がいつどのように関わったかを追跡して、意思決定の経過を辿ることができる。

0128

さらに、本発明の検索方法によると、ある案件に関する情報開示や情報漏洩防止の観点から関与者を追跡することができるので、監査的な業務において大きな効果をもたらすことができる。

発明の効果

0129

以上説明したように、本発明によれば、案件と一連のメール送受信の経過とそれらのメールに関わる人々の属性情報とを関連付けて管理できるように構成したので、ユーザは、記憶があいまいな場合でも、メールのやり取りの特徴である関与者および関与組織に着目した検索が可能である。その結果、ユーザは、特定の人や組織が関わった案件を容易に特定でき、その案件内で受送信されたメールとやり取りの経過の全てを参照できるので、特定の人や組織が案件に関していつどのように関わったのかを的確にかつ容易に把握できる。

図面の簡単な説明

0130

図1本発明の一実施形態に係る文書処理システムの構成を示すブロック図。
図2同実施形態の案件におけるメール送信経路と関与者の表示画面の一例を示す図。
図3同実施形態の文書データベースのデータ構造の例を示す図。
図4同実施形態の案件フォルダのプロパティを示す図。
図5同実施形態のメール4のメールデータのプロパティを示す図。
図6同実施形態のメール5のメールデータのプロパティを示す図。
図7同実施形態の文書管理プログラムにおける電子メールデータ登録時の関与者情報に関する処理手順を示すフローチャート。
図8同実施形態の文書管理プログラムにおける関与者情報の登録・更新処理の処理手順を示すフローチャート。
図9同実施形態のユーザ情報管理テーブルを示す図。
図10同実施形態の検索画面の構成の一例を示す図。
図11同実施形態の関与者についての振る舞い検索画面の構成の一例を示す図。
図12同実施形態の案件一覧表示画面の一例を示す図。
図13同実施形態の案件の関与者表示画面の一例を示す図。
図14同実施形態のメール一覧表示画面の一例を示す図。
図15同実施形態のメール情報表示画面の一例を示す図。
図16同実施形態のメールシーケンスの関与者表示画面の一例を示す図。
図17同実施形態の文書検索・表示プログラムにおける関与者情報の検索の処理手順を示すフローチャート。
図18本発明の実施形態におけるマルチサーバによるシステムの構成を示すブロック図。

--

0131

10:文書サーバ、20:ユーザ端末A、30:ユーザ端末B、40:入力装置、50:ネットワーク、100:文書データベース、110:文書管理プログラム、120:文書検索・表示プログラム、130:電子メールデータベース、140:メールサーバ制御プログラム、200:電子メールクライアント、210:文書作成アプリケーション、220:Webブラウザ。

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