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技術 文書データ処理装置およびそのプログラム記録媒体

出願人 カシオ計算機株式会社
発明者 三国伸伊藤正和
出願日 1998年1月30日 (23年0ヶ月経過) 出願番号 1998-034102
公開日 1999年8月10日 (21年6ヶ月経過) 公開番号 1999-219351
状態 未査定
技術分野 文書処理装置 文書処理装置
主要キーワード 省略形式 男女共用 各候補毎 一致位置 要素項目 使用者固有 抽出候補 保存指令
関連する未来課題
重要な関連分野

この項目の情報は公開日時点(1999年8月10日)のものです。
また、この項目は機械的に抽出しているため、正しく解析できていない場合があります

図面 (11)

課題

文書を構成する構成要素毎に目的とする文書に適した定型文を組み合せることにより、手直し部分を極力少なくし、所望する文書を効率良く作成する。

解決手段

記憶装置3には文書構造定型的な構成要素となる定型項目毎に複数種の定型文が記憶されている。CPU1は手紙文書の作成時に、定型項目を順次指定しながらそれに対応する定型文を検索して表示装置6に表示出力される。この状態において、入力装置5から任意の定型文が選択されると、CPU1は選択された定型文を定型項目毎に組み合せることによって手紙文書を作成する。

概要

背景

一般に、ワードプロセッサパーソナルコンピュータ等の文書データ処理装置においては、手紙や各種案内状等の文書を作成する場合、作成者の知識や表現力によらず、文書作成を効率良く行うようにするために、文書の種類/用途に対応付け雛形として予めシステム登録されている定型文書の中から任意に指定した種類の定型文書を呼び出し、それを一部修正することにより目的とする文書を作成するようにしていた。

概要

文書を構成する構成要素毎に目的とする文書に適した定型文を組み合せることにより、手直し部分を極力少なくし、所望する文書を効率良く作成する。

記憶装置3には文書構造定型的な構成要素となる定型項目毎に複数種の定型文が記憶されている。CPU1は手紙文書の作成時に、定型項目を順次指定しながらそれに対応する定型文を検索して表示装置6に表示出力される。この状態において、入力装置5から任意の定型文が選択されると、CPU1は選択された定型文を定型項目毎に組み合せることによって手紙文書を作成する。

目的

しかしながら、定型文書を利用して手紙文書等を作成する場合、一部の名詞を手直しする程度なら特に問題を生じることはないが、例え多数の雛形が登録されていても意図する文書でない場合が多く、かなりの部分を手直しする必要があり、定型文書を利用したとしても、このような場合には文書の作成効率はさほど高いものとは言えなかった。ところで、定型文書は問わず、両者共通の一般的な表現となっているため、より男性的・女性的な文書を作成する場合には更に手直し部分が多くなり、作成効率が悪くなる。このことは、定型文書を利用する場合に限らず、より男性的、女性的な表記漢字混り文を逐次かな漢字変換しながら作成する場合においても、第1候補として男性的な漢字表記、女性的な漢字表記が出現するとは必ず、何回も次候補キーを操作しなければならず、作成効率が悪くなる。この発明の課題は、文書を構成する構成要素毎に目的とする文書に適した定型文を組み合せることにより、手直し部分を極力少なくし、所望する文書を効率良く作成できるようにすることである。また他の発明の課題は、文書を作成する際に、男女等のユーザ属性に応じた表記の文書を効率良く作成できるようにすることである。

効果

実績

技術文献被引用数
1件
牽制数
5件

この技術が所属する分野

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請求項1

文書構造定型的な構成要素となる定型項目毎に、複数種定型文を記憶する定型文記憶手段と、文書を作成する際に、指定された定型項目に基づいて前記定型文記憶手段を検索する検索手段と、この検索手段によって検索された定型文を選択候補として表示する候補表示手段と、この候補表示手段によって表示された定型文の中から任意の定型文を選択指定する候補選択手段と、この候補選択手段によって選択された定型文を定型項目毎に組み合せて文書を作成する文書作成手段とを具備したことを特徴とする文書データ処理装置

請求項2

使用者固有ユーザ情報入力指定するユーザ指定手段を設け、前記定型文記憶手段は各定型項目毎に複数種の定型文を記憶すると共に、各定型文に対応付けて前記ユーザ情報を記憶し、前記検索手段は、指定された定型項目に基づいて前記定型文記憶手段を検索すると共に、検索された各定型文のうち前記ユーザ指定手段によって指定されたユーザ情報に対応する定型文を検索して選択候補の絞り込みを行うようにしたことを特徴とする請求項1記載の文書データ処理装置。

請求項3

定型的な文書の使用目的に応じて文書の種類を入力指定する文書指定手段を設け、前記定型文記憶手段は文書の種類毎にその種類に応じた定型項目に対応付けて複数種の定型文を記憶し、前記検索手段は前記文書指定手段によって指定された文書の種類に基づいて前記定型文記憶手段を検索すると共に、検索された文書の種類に対応する各定型項目のうち指定された項目に対応する定型文を検索するようにしたことを特徴とする請求項1記載の文書データ処理装置。

請求項4

前記候補表示手段は、各定型項目に対応して予め決められている特定の定型文をデフォルトデータとして初期表示するようにしたことを特徴とする請求項1記載の文書データ処理装置。

請求項5

日付情報を得る計時手段を設け、前記検索手段は、日付情報に関連付けられている定型項目に対応する定型文を前記計時手段によって得られた日付情報に基づいて検索するようにしたことを特徴とする請求項1記載の文書データ処理装置。

請求項6

各定型項目のうち相互に関連付けられて対の関係にある定型項目のうち、その何れか一方の定型項目が指定されてそれに対応する定型文が前記候補選択手段によって選択された際に、前記検索手段は当該定型項目の定型文と対の関係にある他の項目の定型文を検索するようにしたことを特徴とする請求項1記載の文書データ処理装置。

請求項7

キー別に複数種の選択候補を記憶すると共に、各候補毎に使用者固有のユーザ情報を記憶する候補記憶手段と、ユーザ情報を入力指定するユーザ指定手段と、指定されたキーに基づいて前記候補記憶手段を検索すると共に、検索された候補群の中から前記ユーザ指定手段によって指定されたユーザ情報に対応する候補を優先的に抽出する検索手段と、この検索手段によって検索された抽出候補を表示する候補表示手段と、この候補表示手段によって表示される候補の中から任意の候補を選択指定する候補選択手段と、この候補選択手段によって選択された候補を組み合せて文書を作成する文書作成手段とを具備したことを特徴とする文書データ処理装置。

請求項8

前記候補記憶手段はかな漢字変換辞書であり、読みをキーとして複数の同音異義語を選択候補として記憶するようにしたことを特徴とする請求項7記載の文書データ処理装置。

請求項9

コンピュータに対して、文書構造上定型的な構成要素となる定型項目毎に複数種の定型文を記憶する定型文記憶手段の内容を文書作成時に指定された定型項目に基づいて検索する機能と、検索された定型項目に対応する定型文を選択候補として表示出力させる機能と、表示出力されている定型文の中から任意の定型文が選択指定される毎に選択された定型文を定型項目毎に組み合せて文書を作成する機能を実現させるためのプログラムを記録した記録媒体

請求項10

コンピュータに対して、キー別に複数種の選択候補を記憶すると共に各候補に対応付けて使用者固有のユーザ情報を記憶する候補記憶手段の内容を文書作成時に指定されたキーに基づいて検索すると共に、検索された候補群の中から任意に入力指定されたユーザ情報に対応する候補を優先的に抽出する機能と、検索された抽出候補を表示出力させる機能と、表示出力される候補の中から任意の候補が選択指定される毎に選択された候補を組み合せて文書を作成する機能を実現させるためのプログラムを記録した記録媒体。

技術分野

0001

この発明は、文書データを作成する文書データ処理装置およびそのプログラム記録媒体に関する。

背景技術

0002

一般に、ワードプロセッサパーソナルコンピュータ等の文書データ処理装置においては、手紙や各種案内状等の文書を作成する場合、作成者の知識や表現力によらず、文書作成を効率良く行うようにするために、文書の種類/用途に対応付け雛形として予めシステム登録されている定型文書の中から任意に指定した種類の定型文書を呼び出し、それを一部修正することにより目的とする文書を作成するようにしていた。

発明が解決しようとする課題

0003

しかしながら、定型文書を利用して手紙文書等を作成する場合、一部の名詞手直しする程度なら特に問題を生じることはないが、例え多数の雛形が登録されていても意図する文書でない場合が多く、かなりの部分を手直しする必要があり、定型文書を利用したとしても、このような場合には文書の作成効率はさほど高いものとは言えなかった。ところで、定型文書は問わず、両者共通の一般的な表現となっているため、より男性的・女性的な文書を作成する場合には更に手直し部分が多くなり、作成効率が悪くなる。このことは、定型文書を利用する場合に限らず、より男性的、女性的な表記漢字混り文を逐次かな漢字変換しながら作成する場合においても、第1候補として男性的な漢字表記、女性的な漢字表記が出現するとは必ず、何回も次候補キーを操作しなければならず、作成効率が悪くなる。この発明の課題は、文書を構成する構成要素毎に目的とする文書に適した定型文を組み合せることにより、手直し部分を極力少なくし、所望する文書を効率良く作成できるようにすることである。また他の発明の課題は、文書を作成する際に、男女等のユーザ属性に応じた表記の文書を効率良く作成できるようにすることである。

課題を解決するための手段

0004

この発明の手段は次の通りである。請求項1記載の発明は、文書構造定型的な構成要素となる定型項目毎に、複数種の定型文を記憶する定型文記憶手段と、文書を作成する際に、指定された定型項目に基づいて前記定型文記憶手段を検索する検索手段と、この検索手段によって検索された定型文を選択候補として表示する候補表示手段と、この候補表示手段によって表示された定型文の中から任意の定型文を選択指定する候補選択手段と、この候補選択手段によって選択された定型文を定型項目毎に組み合せて文書を作成する文書作成手段とを具備するものである。なお、この発明は以下のようなものであってもよい。
使用者固有ユーザ情報入力指定するユーザ指定手段を設け、前記定型文記憶手段は各定型項目毎に複数種の定型文を記憶すると共に、各定型文に対応付けて前記ユーザ情報を記憶し、前記検索手段は、指定された定型項目に基づいて前記定型文記憶手段を検索すると共に、検索された各定型文のうち前記ユーザ指定手段によって指定されたユーザ情報に対応する定型文を検索して選択候補の絞り込みを行う。
定型的な文書の使用目的に応じて文書の種類を入力指定する文書指定手段を設け、前記定型文記憶手段は文書の種類毎にその種類に応じた定型項目に対応付けて複数種の定型文を記憶し、前記検索手段は前記文書指定手段によって指定された文書の種類に基づいて前記定型文記憶手段を検索すると共に、検索された文書の種類に対応する各定型項目のうち指定された項目に対応する定型文を検索する。
前記候補表示手段は、各定型項目に対応して予め決められている特定の定型文をデフォルトデータとして初期表示する。
日付情報を得る計時手段を設け、前記検索手段は、日付情報に関連付けられている定型項目に対応する定型文を前記計時手段によって得られた日付情報に基づいて検索する。
各定型項目のうち相互に関連付けられて対の関係にある定型項目のうち、その何れか一方の定型項目が指定されてそれに対応する定型文が前記候補選択手段によって選択された際に、前記検索手段は当該定型項目の定型文と対の関係にある他の項目の定型文を検索する。
請求項1記載の発明においては、文書構造上定型的な構成要素となる定型項目毎に複数種の定型文を記憶する定型文記憶手段の内容を文書作成時に指定された定型項目に基づいて検索すると共に、検索された定型文を選択候補として表示出力させ、その中から任意の定型文が選択指定される毎に選択された定型文を定型項目毎に組み合せて文書を作成する。したがって、文書を構成する構成要素毎に目的とする文書に適した定型文を組み合せることにより、手直し部分を極力少なくし、所望する文書を効率良く作成することができる。

0005

請求項7記載の発明は、キー別に複数種の選択候補を記憶すると共に、各候補毎に使用者固有のユーザ情報を記憶する候補記憶手段と、ユーザ情報を入力指定するユーザ指定手段と、指定されたキーに基づいて前記候補記憶手段を検索すると共に、検索された候補群の中から前記ユーザ指定手段によって指定されたユーザ情報に対応する候補を優先的に抽出する検索手段と、この検索手段によって検索された抽出候補を表示する候補表示手段と、この候補表示手段によって表示される候補の中から任意の候補を選択指定する候補選択手段と、この候補選択手段によって選択された候補を組み合せて文書を作成する文書作成手段とを具備するものである。なお、前記候補記憶手段はかな漢字変換辞書であり、読みをキーとして複数の同音異義語を選択候補として記憶するようにしてもよい。請求項7記載の発明においては、キー別に複数種の選択候補を記憶すると共に各候補に対応付けて使用者固有のユーザ情報を記憶する候補記憶手段の内容を文書作成時に指定されたキーに基づいて検索し、検索された候補群の中から任意に入力指定されたユーザ情報に対応する候補を優先的に抽出して表示出力させ、その中から任意の候補が選択指定される毎に、選択された候補を組み合せて文書を作成する。したがって、文書を作成する際に、男女等のユーザ属性に応じた表記の文書を効率良く作成することができる。

発明を実施するための最良の形態

0006

(第1実施形態)以下、図1図8を参照してこの発明の第1実施形態を説明する。図1は文書データ処理装置の全体構成を示したブロック図である。CPU1はRAM2内にロードされている各種プログラムにしたがってこの文書データ処理装置の全体動作を制御する中央演算処理装置である。記憶装置3はオペレーティングシステムや各種アプリケーションプログラムデータファイル文字フォントデータ等が予め格納されている記憶媒体4やその駆動系を有している。この記憶媒体4は固定的に設けたもの、もしくは着脱自在に装着可能なものであり、フロッピーディスクハードディスク光ディスク、RAMカード等の磁気的・光学的記憶媒体半導体メモリによって構成されている。また、記憶媒体4内のプログラムやデータは、必要に応じてCPU1の制御により、RAM2にロードされる。更に、CPU1は通信回線等を介して他の機器側から送信されて来たプログラム、データを受信して記憶媒体4に格納したり、他の機器側に設けられている記憶媒体に格納されているプログラム、データを通信回線等を介して使用することもできる。そして、CPU1にはその入出力周辺デバイスである入力装置5、表示装置6、印刷装置7がバスラインを介して接続されており、入出力プログラムにしたがってCPU1はそれらの動作を制御する。入力装置5は文字列データ等を入力したり、各種コマンドを入力するキーボードマウス等のポインティングデバイスを有している。ここで、文書作成時に入力装置5から文字列データが入力されると、表示装置6のテキスト画面に表示出力されると共に、かな漢字変換によって確定された確定文字列は、RAM2内に格納される。なお、表示装置6は多色表示を行う液晶表示装置CRT表示装置あるいはプラズマ表示装置等であり、また印刷装置7はフルカラープリンタ装置で、熱転写インクジェットなどのノンインパクトプリンタあるいはインパクトプリンタである。

0007

図2(A)は記憶装置3内に格納されている各種ファイルを示し、かな漢字変換辞書ファイルFAは入力された仮名文字列を漢字混り文に変換する際に参照される各種の変換辞書を格納するファイルである。手紙種類格納ファイルFBは定型的な構成要素を含む文書として手紙の種類を記憶するもので、CPU1は手紙作成が指示された際に手紙種類格納ファイルFBの内容を読み出し一覧表示させる。図3(A)はこの一覧表示の内容を示し、手紙の使用目的に応じた種類を示すデータとして手紙種類格納ファイルFBには「最も一般的」、「丁重に改まったとき」、「前文を省略するとき」、「急用のとき」、「返信のとき」、「再度の手紙のとき」が格納されている。手紙定型文格納ファイルFCは手紙文書の構造上定型的な構成要素となる定型項目毎に、複数種の定型文を記憶するもので、手紙文書の構造を分析してみると、一般に、頭語、時候挨拶安否や祝福する部分、儀礼的なお礼やお詫びをする部分、相手に伝える用件(本文)、結びの文、結語、日付、署名、宛先から構成されている場合あるいはこれらの各項目のうちいくつかの項目を省略した構成となっている場合が多い。この場合、本文に当たる部分は内容が多岐にわたっており、雛形を多数用意していても作成者の意図する文例に合うことは極めて少ないが、その他の主要部分は儀礼的な文であり、表現の多少の相違があるものの、ほとんど固定化されている。そこで、このような儀礼的な要素項目に対応付けて手紙定型文格納ファイルFCに複数種の定型文を予め登録させておき、定型項目毎に複数種の定型文の中から使用者が任意に選択指定した定型文を呼び出してそれらを項目毎に組み合せることにより手紙文書を作成するようにしている。

0008

図4(A)は手紙定型文格納ファイルFCの全体構成を示した図で、手紙文書を構成する各定型項目のうち儀礼的な項目「頭語」、「時候の挨拶」、「安否・祝福」、「お礼・お詫び」、「結び」、「結語」に対応してその文面(複数種の定型文)と各定型文毎に付加情報を記憶する構成となっている。図5(A)は「頭語」の文面情報および付加情報を具体的に示したもので、「拝啓」、「啓白」、「一啓上」、……「再呈」、「追啓」は頭語に対応する複数種の定型文であり、これら各定型文に対応付けられている「属性分類」、「使用者の性別」、「代表的結語」はその付加情報である。ここで、「属性分類」は手紙の種類を示し、「一般」、「丁重」、「前文省略」、「急ぎ」、「返信」、「再信」を示す分類コードが設定されている。また、「使用者の性別」はそれに対応する定型文が男性用か女性用、性別不問かを示すもので、図中「男性0、女性0」は性別不問、「男性0、女性1」は男性用、「男性1、女性0」は女性用を示している。また、「代表的結語」は対応する頭語に対応付けて一般的に使用される結語が定義されており、任意の頭語が選択された際にそれに対応する代表的な結語が第1候補として呼び出されて表示出力される。その際、結語の選択指定時、選択された結語が頭語に相当する代表的結語に一致するかをチェックする整合処理が行われ、その結果、不一致が検出された場合には、その旨をメッセージ表示し、結語選択の正当性を問い合わせるようにしている。なお、結語の方にも代表的な頭語が設定されており、各相互間において頭語と結語のマッチングをとるようにしている。また、手紙定型文格納ファイルFC内の項目「時候の挨拶」についても上述と同様に複数種の定型文とそれに対応する付加情報が格納されているが、この場合の定型文としては「初の候」、「暖の候」、「新涼の候」、「春の香気にめぐまれる」等であり、それに対応付けて付加情報(属性分類、使用者の性別)が設定されている。この時候の挨拶文は予め季節に対応付けて分類格納されており、現在のシステム月日を参照することによって手紙作成時点で最も適した挨拶文が自動的に呼び出されて表示出力される。勿論、現在の季節に拘らず、任意の時候挨拶文を選択することもできる。手紙フォーマットファイルFDは手紙の用途等に応じて各種の手紙フォーマットを記憶するもので、各構成要素毎にその配置位置や文字サイズ等がフォーマット情報として格納されている。

0009

図2(B)はRAM2の主要構成を示した図である。文書メモリ2−1は作成された手紙文書等を記憶するテキストメモリで、その文書データは通常と同様に任意に編集される。そして、文書メモリ2−1の内容は表示装置6に送られてそのテキスト画面に表示出力されたり、印刷装置7に送られて印刷出力され、更には保存指令応答して記憶媒体4に登録保存される。項目メモリ2−2は手紙作成時において、図4(B)に示すように手紙を構成する構成要素毎に、選択指定された定型文や自動設定されたデータを記憶するもので、項目メモリ2−2内の手紙文書を確定する確定指令が入力された際に、項目メモリ2−2内の手紙文書は文書メモリ2−1に転送される。その際、手紙文書を構成する各構成要素は、手紙フォーマットFDの定義内容にしたがった位置に配置される。選択レジスタ2−3は図5に示すように、6ビット構成で、使用者が任意に選択した情報を一時記憶する。すなわち、その最上位ビットは手紙の種類が選択されたか否かを示す属性分類使用フラグを示し、その値が「1」のときには属性分類を使用することを示している。また2ビット目〜4ビット目までのデータは、属性分類使用フラグが「1」のときにセットされる属性分類コードであり、図示の例では属性として「前文省略」が選択された場合である。5ビット目、6ビット目は男性用か女性用かを示すデータで、使用者が男性であり、男性が指定された場合にはその5ビット目に「1」がセットされ、女性が指定された場合にはその6ビット目に「1」がセットされる。図示の例では男性不問、女性使用が選択された場合である。なお、男女の性別不問の場合には5ビット目、6ビットにそれぞれ「0」がセットされる。計時情報メモリ2−4は現在の年月日情報時分秒を計時することによって得られた計時情報がセットされるメモリである。

0010

次に、文書データ処理装置の動作を図6に示すフローチャートにしたがって説明する。ここで、このフローチャートに記述されている各機能を実現するためのプログラムは、CPU1が読み取り可能なプログラムコードの形態で記憶媒体4に記憶されており、その内容がRAM2内のワークメモリにロードされている。なお、後述する他の実施形態におけるフローチャートにおいても同様である。図6は手紙作成時における主要動作を示したフローチャートである。先ず、手紙種類格納ファイルFBから呼び出されたデータが一覧表示される(ステップA1)。いま、図3(A)に示すメニュー表示画面の中から手紙の種類として「最も一般的」のメニュー項目が選択指定された場合には、ステップA2で項目指定有りが検出されて選択レジスタ2−3の最上位ビットに分類使用フラグ「1」をセットすると共に(ステップA3)、その属性分類を示す分類コードを選択レジスタ2−3にセットする(ステップA4)。そして、手紙の種類に対応する各構成要素毎に手紙定型文格納ファイルFCを検索することによって得られた定型文や計時情報メモリ2−4から取り込んだ日付情報などを項目メモリ2−2にデフォルトデータとして転送すると共に(ステップA5)、項目メモリ2−2の内容を第1候補として表示出力させる(ステップA6)。

0011

図3(A)はこの場合の表示例を示している。すなわち、CPU1は手紙文を構成する各定型項目のうち、その先頭項目から手紙定型文格納ファイルFCの内容を順次検索するが、その際、選択レジスタ2−3にセットされている属性分類に該当する先頭の定型文をデフォルトデータとして呼び出して項目メモリ2−2内の該当項目に転送すると共に表示出力させる。この場合、定型項目「頭語」を着目した際には属性分類が「一般」で先頭に格納されている定型文「拝啓」がデフォルトデータとして表示される。次に、定型項目として「時候の挨拶」を着目した際には、属性分類に該当し、かつ計時情報メモリ2−4内の現在日付に該当する先頭の定型文、この場合には「初冬の候」を手紙定型文格納ファイルFCから呼び出して項目メモリ2−2内の該当項目に転送すると共に表示出力される。更に、次の定型項目「安否・祝福」や「お礼・お詫び」を着目した際には、属性分類に該当する先頭の定型文「いかがお過ごしでしょうか。」、「先日はいろいろとお力添えくださり、厚くお礼申し上げます。」が手紙定型文格納ファイルFCから呼び出されて表示出力される。また、次の構成要素は「本文」であり、手紙定型文格納ファイルFCにはそれに該当する定型文は存在しないので、その項目の内容は空白のままとなる。また、「結び」も定型項目であるから手紙定型文格納ファイルFCからデフォルトデータが呼び出されて表示されるが、次の「結語」は「頭語」と対の関係にあるため、「頭語」の定型文が表示された際に、それに関連付けられている「結語」の定型文、この場合、「敬具」は既に表示出力されているため、次の項目「日付」に移り、計時情報メモリ2−4から取り込んだ日付データを項目メモリ2−2に転送して表示出力させる。なお、次の項目「署名」、「宛名」は定型項目ではないので、その項目内容は空白のままとなる。

0012

一方、手紙の種類がメニュー表示されている際に、メニュー項目の指定が一定時間経過しても行われなかった場合には、ステップA15に進み、選択レジスタ2−3内に分類使用フラグとして指定無しを示す「0」がセットされてステップA5に進む。この場合、属性分類にかかわらず、定型項目毎に手紙定型文格納ファイルFCの先頭に格納されている定型文がデフォルトデータとして呼び出されて表示される。なお、この場合においても定型項目「時候の挨拶」の検索時に計時情報メモリ2−4を参照したり、「頭語」と「結語」との相互においてそれらを関連付けたり、日付項目を自動設定することについては上述の場合と同様である。

0013

このような項目メモリ2−2の初期画面を表示出力させると、この項目ウインドウの先頭に位置する定型項目を着目するためにその項目位置にカーソルを表示させると共に(ステップA7)、当該定型項目に対応する定型文を選択候補として候補ウインドウに一覧表示させる(ステップA8)。すなわち、定型項目が「頭語」で、選択レジスタ2−3内の属性分類に該当する定型文をウインドウ行数分手紙定型文格納ファイルFCから読み出して一覧表示させる(図7参照)。この場合、候補ウインドウの内容は頁切り替えスクロール表示によって切り替え表示することができる。次に、図7に示すような各種のキー入力ウインドウを表示出力させる(ステップA9)。この状態においてキー入力待ちとなる(ステップA10)。いま、性別指定によって候補を絞り込む場合には、図7に示すキー入力ウインドウ内の「男性用」、「女性用」、「無指定」の何れかをクリックすると、ステップA11で絞り込み操作が行われたことが検出されてステップA16に進み、選択レジスタ2−3内に性別指定データをセットする。すなわち、選択レジスタ2−3の下位2ビットに男性用「10」、女性用「01」、無指定「00」がその指定に応じてセットされる。

0014

すると、この選択レジスタ2−3内の性別指定データに基づいて候補の絞り込みが行われる(ステップA18)。以下、図5を参照してこの絞り込み動作を具体的に説明する。ここで、選択レジスタ2−3の内容は属性分類であり、属性=前文省略、男性不問で女性が選択されている場合を示し、この選択レジスタ2−3の内容と手紙定型文格納ファイルFC内の付加情報(属性分類、使用者の性別)とに基づいて所定の演算を実行する。すなわち、手紙定型文格納ファイルFC内の各定型文に対応する付加情報を順次アクセスしながら選択レジスタ2−3内の属性分類と付加情報内の属性分類との排他的論理和(XOR)、選択レジスタ2−3内の男性指定データと付加情報内の男性指定データとの論理積(AND)、選択レジスタ2−3内の女性指定データと付加情報内の女性指定データとの論理積をそれぞれ求め、それらを加算した値が「0」か否かに基づいて候補の絞り込みを行う。この場合、演算結果が「0」であれば候補として採用し、「0」でなければ不採用とすることにより候補の絞り込みが行われる。なお、選択レジスタ2−3の分類使用フラグが「0=分類不使用」であれば、上述のXORの値にこの「0」を乗算することによってXORの値を「0」とするようにしている。図5(B)はこのような選択レジスタ2−3の内容に基づいて候補の絞り込みが行われる様子を示したもので、前文省略形式の手紙で女性用の頭語の選択候補として「前略」、「略啓」、「前略ごめんください」の3種類が抽出されることになる。このようにして絞り込まれた選択候補は候補ウインドウ画面に一覧表示される(ステップA17)。

0015

そして、キー入力待ち状態となり(ステップA10)、候補ウインドウの中から所望する候補が選択指定されると、ステップA12で選択操作が行われたことが検出されてステップA19に進み、選択された候補(定型文)を項目メモリ2−2の該当する項目位置に転送する。ここで、候補の選択が行われた定型項目が頭語/結語のように相互に関連する対の関係にあれば、関連項目の内容も自動変更するかのメッセージが行われ、変更指示があれば、項目メモリ2−2内の関連項目の内容を書き替える(ステップA20)。そして、次の定型項目に着目するために項目ウインドウ内のカーソルを次の項目位置に移動させる(ステップA21)。そして、ステップA6に戻り、項目メモリ2−2の内容を表示出力させてキー入力待ちとなる。このようにして各定型項目毎に任意の定型文を選択することによって項目メモリ2−2内に必要項目の定型文が揃うと、文書確定を指示する(ステップA13)。すると、項目メモリ2−2の内容が手紙フォーマットファイルFDにしたがって項目毎に配置されて文書メモリ2−1に格納される(ステップA14)。

0016

なお、このようにして文書メモリ2−1内に格納された手紙文書は、各構成要素毎に組み合せられて所定位置に配置されたデータ構造となる。ここで、文書メモリ2−1の内容を呼び出してテキスト画面に表示出力させた状態において、手紙文書の編集を指示し、仮名文字列をキー入力して漢字混り文に変換しながら本文項目のデータや署名、宛名項目のデータを作成する。この場合、署名や宛名項目のデータを予めユーザ登録しておけば、それを呼び出すだけでよい。勿論、定型項目に対応する定型文の一部を修正したり、挿入/削除することも可能であり、更に、一部の文字列を拡大したり、書体変更したり、その他の文字属性によって修飾することもできる。図8は上述のようにして作成された手紙文書例を示した図で、図中○印は手紙の各構成要素のうち使用者が選択した項目、×印は選択しなかった項目を示している。(A)は「お礼・お詫び」の項目を選択しなかった場合、(B)は「日付」、「署名」、「宛名」の各項目を選択しなかった場合、(C)は「時候の挨拶」、「安否・祝福」の項目を選択しなかった場合の手紙文書例で、各文書は手紙の種類として「一般」を選択、性別として男性共用を選択した場合である。

0017

以上のようにしてこの文書データ処理装置においては、手紙文書の構成上定型的な構成要素となる定型項目毎に手紙定型文格納ファイルFCには複数種の定型文が記憶されており、手紙文書作成時に定型項目毎に複数種の定型文を候補表示させ、その中から任意の定型文を選択することによって定型項目毎に選択された定型文を組み合せて手紙文書を作成するようにしたから、手紙マナーに合った構成および文を誰でも容易に作成することができる。また、定型項目に対応する複数種の定型文を候補表示させる際に、予め使用者固有のユーザ情報として男性用、女性用を指定しておけば、手紙定型文格納ファイルFC内に各定型文に対応付けて格納されている付加情報(使用者の性別)に基づいて男性用表記、女性用表記、男女共用表記の定型文を指定されたユーザ情報に基づいて抽出することにより候補の絞り込みを行うようにしたから、ユーザに合った表記の定型文を簡単に選択することが可能となる。

0018

更に手紙文書の使用目的に応じて手紙の種類(一般、丁重、前文省略等)を選択すると、それに応じた種類の定型文が定型項目毎に候補表示されるので、使用目的に応じて適切な表現を持った手紙文書を作成することができる。また、各定型項目毎に特定の定型文がデフォルトデータとして初期表示されるので、デフォルトデータが所望する候補であれば、直ちにそれを選択することが可能となり、また、定型項目「時候の挨拶」については、現在の日付情報に基づいて最適な定型文を抽出して候補表示することが可能となり、また、頭語、結語のように相互に関連付けられて対の関係にある定型項目については、一方の項目の定型文が選択されると、他方の項目の定型文も同時に選択することができるので、一層、手紙文書の作成が容易なものとなる。

0019

(第2実施形態)以下、図9図10を参照して第2実施形態を説明する。この第2実施形態においては、かな漢字変換時にユーザ情報(男女)に応じて漢字候補の出現順位を変えるようにしたものである。すなわち、かな漢字変換辞書ファイルCDFにおいて、読み「きんとう」に対応する漢字表記は、平均使用頻度順に図9に示すように「均等」、「謹答」、「近東」の順に並べられ、候補表示する際にも通常はこの順番で行われるのが一般であるが、「謹答」という漢字は男性が主に使用し、女性はほとんど使用されないので、使用者が女性の場合には、この「謹答」を最下位の候補とするように、漢字候補の出現順位を男女別に変えるようにしたものである。このため、かな漢字変換辞書ファイルCDFには漢字表記に対応付けて男女別の付加情報が設定されており、「1」は不使用、「0」は使用を示している。そして、選択レジスタCERは2ビット構成で、その1ビット目は男性、2ビット目は女性に対応付けられ、「1」は使用、「0」は不使用を示し、男性用、女性用が任意に選択されることによってそれに応じたデータが選択レジスタCERにセットされる。

0020

図10はかな漢字変換時の動作を示したフローチャートである。先ず、仮名文字が入力されて変換指示があると、かな漢字変換辞書ファイルCDFが検索されて読みが一致するかを調べ(ステップB1)、不一致が検出されると、辞書内の次の語を指定し(ステップB2)、辞書終了まで(ステップB3)、読みが一致するかを調べる(ステップB1)。いま、仮名文字列として「きんとう」が入力された場合には、漢字表記の「均等」で読みの一致が検出されるため、最初の一致位置をワークメモリに退避しておく(ステップB4)。そして、ステップB5に進み、その漢字表記の付加情報(使用者の性別)と選択レジスタCERの内容とに基づいて所定の演算を行う。すなわち、図9に示すように、辞書内の男性指定データと選択レジスタCER内の男性指定データとの論理積を求めると共に、辞書内の女性指定データと選択レジスタCER内の女性指定データとの論理積を求め、それらの論理和演算を行う。そして、次のステップB6ではこの演算結果が「0」か否かを調べる。いま、図9に示すように「均等」に対応する使用者性別として「0、0」、つまり、男女共用が設定されており、また選択レジスタCERには女性使用が指定されているので、OR演算等の結果は「0」となり、その漢字表記「均等」が候補表示される(ステップB7)。

0021

そして、ステップB8に進み、表示候補が選択されたが、次候補変換が指示されたかを調べ、選択操作が行われた場合にはこの時点で変換終了となるが、次候補が指示された場合には、辞書内の次の語に移り(ステップB9)、読みが一致するかを調べる(ステップB10)。いま漢字表記の「謹答」が指定されるので、読みの一致が検出されてステップB5に戻る。この場合、上述と同様の演算処理が行われるが、「謹答」には女性に「1」がセットされているため、OR演算の結果は「1」となる。この場合、候補表示を行わずにステップB9に移り、次の語を指定する。この場合、次の語として「近東」が指定されるので、ステップB10で読みの一致が検出されるため、ステップB5に戻る。ここで、「近東」は男性共用であるからOR演算の結果は再び「0」となり、「近東」が候補表示される。そして、次候補変換が指定された場合には、更に次の語に移るが、ステップB10で読みの不一致が検出されるためステップB11に進み、最初に一致した辞書の表記位置(均等の位置)に戻り、再び上述と同様の演算処理を行う(ステップB12)。その結果、演算結果は「0」でないか否かを調べるが(ステップB13)、いま、「0」であるから次の語に移る(ステップB16)。この場合、前回候補表示をスキップした「謹答」が指定され、ステップB17で読みの一致が検出されるので、ステップB12に戻り、その結果、「0」ではないことが検出される(ステップB13)。すると、ステップB14に進み、この「謹答」が候補表示される。これによって選択レジスタCERに女性用が指定されている場合には、「均等」、「近東」、「謹答」の順位で候補表示されることになる。なお、最後の「謹答」が候補表示されている状態において、更に次候補変換が指示された場合には、ステップB17に進み、次の語に移るが、この場合、読みの不一致が検出されるので、ステップB18に進み、最初に一致した表記位置に戻る。そして、ステップB5に移り、以下同様の動作が繰り返される。

0022

図9の下側の図は、選択レジスタCERの内容に応じて候補の出現順位を示したもので、選択レジスタCERの内容が「01」、つまり女性指定の場合には第1候補〜第3候補は「均等」、「近東」、「謹答」の順となるが、選択レジスタCERの内容が「10」のとき、つまり、男性指定の場合および性別設定無しの場合には、辞書の並び順通りに「均等」、「謹答」、「近東」が順次候補表示される。以上のようにこの文書データ処理装置においては、漢字候補の出現順位を性別指定に応じて変えるようにしたから、男性用の手紙文書や女性用の手紙文書を作成する場合、変換効率が高くなり、所望する文書を容易に作成することが可能となる。

0023

なお、上述した第1実施形態においては、定型項目をその先頭項目から自動的に順次指定するようにしたが、使用者が任意の項目を選択指定するようにしてもよい。また、定型項目毎に所望する定型文を選択した際に、その一部を修正したり、挿入/削除を行うようにしてもよい。更に、本文の項目や署名、宛名の項目については、項目メモリ2−2の内容を文書メモリ2−1に転送してからキー入力するようにしたが、項目メモリ2−2上で必要項目の内容を適宜入力するようにしてもよい。また、第1実施形態においては手紙を作成する場合を例に挙げたが、文書の種類や用途は任意であり、広告報告書等のように定型的な文を含む文書を作成する場合であってもよい。また、上述した各実施形態はユーザ情報として性別を指定するようにしたが、これに限らず、任意であり、例えば、年令中高生、大人等を指定するようにしてもよい。

発明の効果

0024

この発明によれば、文書を構成する構成要素毎に目的とする文書に適した定型文を任意に組み合せて文書を作成するようにしたから、手直し部分が極めて少なくなり、所望する文書を効率良く作成することができる。また、他の発明によれば、選択候補に対応付けてユーザ情報を記憶しておき、指定されたユーザ情報に対応して候補を優先的に抽出するようにしたから、文書を作成する際に、男女等のユーザ属性に応じた表記の文書を効率良く作成することができる。

図面の簡単な説明

0025

図1文書データ処理装置の全体構成を示したブロック構成図。
図2(A)は記憶装置3内の各種ファイルを示した図、(B)はRAM2の主要構成を示した図。
図3(A)は手紙種類格納ファイルFBの内容が一覧表示された状態を示した図、(B)は手紙の種類として「最も一般的」が選択指定された場合に、その手紙文書を構成する各構成要素に対応付けて定型文等がデフォルトデータとして表示出力される項目ウインドウを示した図。
図4(A)は手紙定型文格納ファイルFCの構成を示した図、(B)は項目メモリ2−2の構成を示した図。
図5(A)は手紙定型文格納ファイルFC内の定型項目「頭語」に対応して格納されている各種の定型文と付加情報を示した図、(B)は選択レジスタ2−3の内容に基づいて「頭語」の選択候補が絞り込まれる様子を説明するための図。
図6手紙作成時における主要動作を示したフローチャート。
図7項目ウインドウ、候補ウインドウ、キー入力ウインドウを具体的に示した図。
図8(A)、(B)、(C)は、手紙文書を作成する際に必要項目の選択状態に応じて定型文、入力文の組み合せによって作成された文書例を示した図。
図9第2実施形態におけるかな漢字変換辞書ファイルCDFの構成を示すと共に、選択レジスタCERの内容に応じて漢字候補がどのような順序で出現されるかを示した図。
図10第2実施形態におけるかな漢字変換時の動作を示したフローチャート。

--

0026

1 CPU
2 RAM
2−1文書メモリ
2−2項目メモリ
2−3、CER選択レジスタ
2−4計時情報メモリ
3記憶装置
4記憶媒体
5入力装置
6表示装置
FB手紙種類格納ファイル
FC 手紙定型文格納ファイル
FD手紙フォーマットファイル
CDE かな漢字変換辞書ファイル

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